Teoría General de Sistemas

1. Toma de Decisiones en la
Organización
UNMSM
Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática
Profesor: Lic. Luis Roig del Alcázar
Junio - 2005

2. Introducción
Conceptos Básicos

3. Concepto de Organización
Estamos frente a una organización cuando dos o
mas personas trabajan juntas de manera
estructurada para alcanzar un determinado objetivo.
• Con fines o sin fines de lucro
• Pública o privada
• Con objetivos:
• Utilidades vs. Responsabilidad Social

4. El Proceso de Transformación en las
Organizaciones
Caso Típico
Organización
Administra el
Proceso de Transformación
Entradas
Materias Primas
RRHH
Energía
Recursos Financieros
Información
Equipos
Salidas Bienes/
Servicios

5. La Administración
La administración le permite a las
organizaciones lograr ventajas competitivas.
• Calidad
• Oportunidad
• Innovación
• Competitividad en costos

6. Concepto de Administración
Es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el
que las personas trabajando en grupos, alcanzando con
eficiencia los objetivos seleccionados.
• Ciencia: conocimiento organizado
• Arte: práctica
La administración se aplica en todos los niveles y a
todo tipo de organización.

7. La administración significa hoy
en día, sustituir:
 La fuerza por el pensamiento
 La tradición por el conocimiento
 La imposición por la cooperación
Peter Drucker
Concepto de
Administración

8. Funciones de la
Administración
 Planificación
 Organización
 Dirección
 Control
 Ambiente interno
 Ambiente externo
 Globalización
 Calidad

9. Conceptos Básicos
 Planificación: proceso que permite establecer objetivos
y cursos e acción para alcanzarlos.
 Organización: proceso que permite ordenar y distribuir
el trabajo, definir la autoridad y los recursos que necesitan
sus miembros para alcanzar los objetivos.
 Dirección: implica mandar, influir y motivar a los
empleados para que realicen las tareas asignadas.
 Control: proceso para asegurar que las actividades reales
se ajustan a las actividades planificadas.

10. Roles Gerenciales
 Interpersonales: Dirige, intermediario,
símbolo
 Informativo: Vigila, comparte información,
genera conocimiento.
 Decisión: Toma decisiones, maneja
desacuerdos, invierte y asigna recursos.

11. El Desafío de la Gerencia
Cambios permanentes
Entorno complejo y dinámico
Necesidad de una visión
Necesidad de un comportamiento ético
Necesidad de tomar las mejores
decisiones

12. Qué hace un gerente?
 Fundamentalmente, trabaja con la
gente y con recursos para alcanzar los
objetivos organizacionales, que le
permita:
 Hacer las cosas con eficiencia y
eficacia.
 Tomar decisiones para identificar la
mejor inversión

13. Eficiencia vs. Eficacia
 Eficiencia:
 Eficacia:
“Hacer las cosas correctamente”
Insumos-Productos
“Hacer las cosas correctas“
Objetivos acertados

14. INVERSION
Cualquier sacrificio de recursos hoy
con la esperanza de recibir algún
beneficio en el futuro.

15. sacrificio de recursos hoy con la esperanza
de recibir algún beneficio en el futuro.
 Dejar la tendencia al consumo
inmediato
 El capital no invertido en el consumo
debe de ser recompensado.
CONCEPTOS GENERALES

16. sacrificio de recursos hoy con la esperanza
de recibir algún beneficio en el futuro.
CONCEPTOS GENERALES
Los recursos sacrificados para una
inversión no solamente deben
comprender los recursos monetarios,
también se deben de tener en cuenta los
demás recursos DESEABLES y
ESCASOS.

17. sacrificio de recursos hoy con la esperanza
de recibir algún beneficio en el futuro.
El tiempo es el elemento principal de la
rentabilidad que brinda una inversión.
El valor del dinero como recurso tiene sentido
UNICAMENTE cuando este se usa por un
periodo de tiempo.
CONCEPTOS GENERALES

18. En cualquier inversión, existe el
riesgo de no recibir parte o toda
la inversión y los beneficios
esperados
sacrificio de recursos hoy con la esperanza
de recibir algún beneficio en el futuro.
CONCEPTOS GENERALES

19. Implica que además de recibir la inversión,
debe recibir algún recurso adicional.
sacrificio de recursos hoy con la esperanza
de recibir algún beneficio en el futuro.
CONCEPTOS GENERALES
Beneficio =
Recuperación
de la inversión +
Ingreso
adicional
Interés o
Beneficio

20. Qué es una decisión?
Es la determinación de una acción o de un
curso a seguir, que debe tomarse para
conseguir un objetivo definido.
La decisión no sólo debe ser correcta sino
que debe ser oportuna y tener el menor
costo posible

21. Importancia de la Toma de Decisiones
La toma de decisiones en las organizaciones es la
primera habilidad administrativa.
Peter Drucker
La toma de decisiones el la principal responsabilidad y
función del gerente/empresario.
David Miller y Martin Starr

22. Conceptos claves en la Toma de
Decisiones
 Decisión: selección de un curso de acción determinado
para alcanzar un objetivo planteado, a la cual se le asignan
recursos de una manera consciente.
 Decisor: Persona o equipo de personas con autoridad para
escoger un determinado curso de acción.
 Resultados: es lo que sucede o se espera que suceda.
 Riesgo: es el posible daño esperado en los resultados
 Probabilidad: juicio subjetivo o no, acerca de la ocurrencia
de eventos futuros, utilizado para cuantificar el riesgo
asociado a la ocurrencia de una decisión.
 Valor: resultado de la evaluación de alternativas o cursos
de acción que permite su comparación entre sí.

23. Clasificación de las decisiones mas
comunes
Según el conocimiento del ambiente
• Certeza
• Riesgo
• Incertidumbre
Según el grado de conciencia
 Sistemáticas
 Intuitivas
 Inconscientes
Según el grado de rutina
• Programadas
• No programadas

24. La toma de Decisiones según Peter
Drucker
 Comprensión del problema
 Fijación de restricciones
 Solución
 Acción
 Retroalimentación
El procedimiento formal cubre 5 pasos:

25. Las Decisiones en el Mundo Real
 Características:
Múltiples objetivos
Negociación entre actores
Múltiples decisores
Incertidumbre
Decisiones secuenciales

26. Ejemplo de decisión
 Construcción de una nueva fabrica de
producción y embotellamiento de
cerveza.
 Objetivos:
1. Elevada efectividad
2. Bajo costo
3. Cliente satisfechos
4. Mínimo tiempo de producción y espera
5. Control de sabores y olores

27. Tipos de Decisiones
(según el conocimiento del ambiente)
Bajo certeza
Bajo incertidumbre
No hay ninguna posibilidad de que suceda un
resultado distinto al esperado.
Ante imposibilidad de precisar el futuro se espera
Que ocurra uno u otro resultado según como se
Presenten diferentes eventos.

28. La Toma de Decisiones
 La toma de decisiones es las principal función y la
más importante de los gerentes dentro de una
organización
 Este proceso normalmente afecta a terceras
personas
 La cultura de cada país es un factor importante
por la forma en que se desarrolla la toma de
decisiones

29. La Toma de Decisiones y la
Incertidumbre
1. La mayoría de las decisiones personales o de
los negocios se toman bajo condiciones de
incertidumbre.
2. El decisor debe seleccionar una alternativa o
curso de acción entre todos los posibles.
3. Bajo condiciones de incertidumbre puede
ocurrir mas de un resultado para cada
alternativa.

30. TOMA DE DECISIONES
Concepto
 Es el proceso de planeamiento, identificación y
seguimiento de la acción adecuada para la solución
de un problema específico o aprovechar una
oportunidad, en el momento oportuno.
 Es el generador constante del beneficio dentro de
una empresa.

31. DETECCION DE UN PROBLEMA
Y/O UNA OPORTUNIDAD
Problema
 Situación que se produce cuando un
estado de las cosas real difiere del estado
de las cosas que se desea
 Existencia o potencialidad de un riesgo
(pérdida de valor)

32. IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS
 Una desviación respecto de un plan o actividad
establecidos
 Una desviación respecto de una adecuada
experiencia pasada
 La ventaja competitiva en el desempeño de los
competidores
 Cualquier riesgo que atente contra la
rentabilidad esperada.

33. IDENTIFICACIÓN OPORTUNIDADES
 Una oportunidad es aquello que ofrece la posibilidad de
superar los objetivos
 Situación que se produce cuando las circunstancias
prevalecientes ofrecen a la organización la posibilidad de ir
más allá de las metas y objetivos que se habían fijado
 Las oportunidades son claves para alcanzar el éxito en una
organización
(Peter Drucker)

34. CÓMO TOMAR LA DECISIÓN DE
DECIDIR
 Umbrales de la detección del problema:
– ¿Qué tan grande es la brecha entre el
estado real de las cosas y el deseado?
– ¿Cómo afecta esta brecha las posibilidades
de alcanzar las metas organizacionales ?
– ¿Qué tan difícil será la solución ?
 Se deben establecer prioridades
 ¿ Es el problema fácil de manejar ?
 ¿ Puede el problema resolverse por sí mismo ?

35. DECISIONES PROGRAMADAS
Y NO PROGRAMADAS
 Decisiones Programadas: Son las soluciones a
los problemas de rutinas determinadas por las
reglas, procedimientos y hábitos
 Decisiones no programadas: Son las soluciones
específicas creadas por medio de un proceso
no estructurado con el fin de tratar problemas
que no son de rutina

36. Ejemplos
Decisiones
programadas
Decisiones no
programadas
Empresa Comercial
Realización periódica de
inventario físico.
Diversificación hacia
nuevos productos y
mercados
Empresa Productiva
Realización del
presupuesto de costos
anual.
Reconversión
tecnológica.
Atención Hospitalaria
Procedimiento para
admisión de pacientes.
Procedimiento para
atención de desastres
Gobierno
Sistema de méritos para
ascensos de funcionarios.
Reorganización de
dependencias públicas.
Educación
Materias aprobadas como
requisito para otras.
Seminarios de
actualización para
refuerzo por semestre.

37. CERTIDUMBRE, RIESGO E
INCERTIDUMBRE
 Certidumbre: Conocemos nuestro objetivo y tenemos
información exacta, medida y confiable acerca de los
resultados de cada una de las alternativas que
consideramos
 Riesgo: Cuando no preveemos con certeza el resultado
de alguna alternativa que genera pérdida de valor, pero
contamos con información para preveer la probabilidad
que una alternativa específica nos lleve al logro de una
meta o de un resultado deseado

38.  Incertidumbre. Cuando los ejecutivos se enfrentan a
condiciones externas imprevisibles o cuando les falta la
información necesaria para la toma de decisiones
 Turbulencia. Condición en que la toma de decisiones
tiene lugar cuando los objetivos no están claros o cuando
el ambiente cambia con rapidez
CERTIDUMBRE, RIESGO E
INCERTIDUMBRE

39. EL MODELO RACIONAL DE LA
TOMA DE DECISIONES
1. INVESTIGAR
LA SITUACIÓN
•Identificación
del problema
•Diagnosticar
las causas
2. DESARROLLAR
ALTERNATIVAS
Identificar los
criterios de
la decisión
•Buscar alterna-
tivas creativas
•No evaluar
todavía
3. EVALUAR
ALTERNATIVAS
Y ELEGIR LA
MEJOR
•Evaluar las
alternativas
•Seleccionar
la mejor
4. IMPLANTAR
LA DECISIÓN
Y SUPERVISAR
El control es la
clave que
permitirá que la
decisión
correcta cumpla
lo esperado
Monitoreo de la decisión tomada

40. TIPOS DE PROBLEMAS Y
DECISIONES
 Problemas bien estructurados y decisiones programadas
– Problemas bien estructurados. Problemas directos,
conocidos y fáciles de definir
– Decisión programada. Decisión repetitiva que
puede tomarse mediante la aplicación de un enfoque
rutinario
– Procedimiento. Serie de pasos secuenciales entre sí
que pueden usarse para enfrentar un problema
estructurado
– Políticas. Guía que establece parámetros para la
toma de decisiones

41.  Problemas mal estructurados y decisiones no
programadas
– Problemas mal estructurados. Problemas nuevos
acerca de los cuales sólo se cuenta con información
ambigua o incompleta
– Decisión no programada. Decisión de carácter único
que requiere solución a la medida
TIPOS DE PROBLEMAS Y
DECISIONES

42. TIPOS DE PROBLEMAS Y DE DECISIONES
DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
Decisiones
programadas
Decisiones no
programadas
Mal
estructurado
Bien
estructurado
Alto
Bajo

43. EL MODELO RACIONAL EN SU
PERSPECTIVA
 El modelo racional supone que siempre que tomamos una
decisión lo hacemos bajo el mismo esquema mental decisorio
 La toma de decisiones normalmente, en el nivel directivo, se
da con poca información, en tiempos cortos y por una élite
 Entonces existen algunos conceptos que nos permiten
focalizar la perspectiva del modelo racional:
– Racionalidad limitada
– El conformismo
– Heurística y los prejuicios

44. RACIONALIDAD LIMITADA
 La personas que toman decisiones se enfrentan con
información inadecuada, carencia de tiempo y dinero para la
reunión de información, incapacidad para recordar gran
cantidad de información y límites de la propia inteligencia
humana (Teoría de la Racionalidad Limitada, Simon, 1983)
 En la racionalidad limitada, los directivos construyen
modelos simplificados, extrayendo las características
esenciales de los problemas sin captar toda su complejidad

45. RACIONALIDAD LIMITADA
 Los directivos se conforman con la decisión que les sirve de
mejor forma a sus propósitos
 La persona eficaz para tomar decisiones aprende a quedar
satisfecha, teniendo en mente una idea clara de las metas de
la organización

46. HEURÍSTICA
 Heurística: Arte de inventar. Busca o investiga documentos o
fuentes históricas (Real Academia)
 Las personas dependen de principios heurísticos, o reglas
prácticas, para la toma de decisiones
 Principios heurísticos. Método de toma de decisiones en el que
se procede según líneas empíricas, empleando reglas de
procedimientos elementales para la identificación de
soluciones.
 Cuando las personas toman decisiones, tres elementos
heurísticos se presentan una y otra vez:

47.  Disponibilidad. Los hechos que están más “disponibles”
en la memoria, tendrán más probabilidad de ser usados
en el futuro
 Representatividad. Las personas tienden a determinar la
probabilidad de un hecho tratando de compararlo con
un problema anterior
 Anclas y ajustes. Para tomar decisiones las personas,
parten de un valor inicial (ancla), y después ajustan ese
valor para llegar a una decisión final
HEURÍSTICA

48. CÓMO DECIDIR QUIÉN
DECIDE
 El modelo racional NO NOS dice quién decide bien
 Normalmente las decisiones más trascendentales las toman
los altos directivos
 Dada la complejidad en el manejo de las organizaciones, hoy
día, lo más usual es, que en el proceso de toma de decisiones
se involucre a una mayor cantidad de personas de distintas
posiciones dentro de la escala jerárquica.

49. Para una adecuada toma de decisiones debe
de tener en cuenta:
1. El análisis interno y externo
- FODA, Análisis Oferta-Demanda, etc.
2. El análisis del retorno de la inversión y/o del beneficio
esperado
- VPN, TIR, Relación Costo-Beneficio, etc.
3. La Tecnología y los sistemas del entorno
BASES DE LA TOMA DE
DECISIONES

50. MODELO TOMA DE DECISIONES
Toma de
Decisiones
Con Certidumbre
- Información
- Conocimiento
- Experiencia
Con Incertidumbre
- Sin información
- Sin conocimiento
- Sin experiencia
Riesgo
Casi 0%
Con Incertidumbre
- Sin información
- Sin conocimiento
- Sin experiencia
Investigación
- Requiere recursos
- Es costosa

51. LA CURVA “S” DE LAS
DECISIONES
Decisión
Esfuerzo (tiempo)
Aprendizaje
y pruebas
iniciales
Etapa I
Rendimientos
crecientes y
estables
Etapa II
Rendimientos
decrecientes
Etapa III

52. LAS GERENCIAS REACCIONAN
 Al ver su mercado invadido por un nuevo competidor o riesgo,
las gerencias se defienden, mejorando su producto y/o proceso,
con base en mejores decisiones.
 Es usual ver importantes mejoras e innovaciones en la
tecnología, más aún, se basan en las tecnologías para su
decisiones
 Pero dada su etapa en la curva “S” de su organización, las
decisiones son marginalmente incrementales.

53. LA REACCIÓN DECISORIA EN
FORMA GRÁFICA:
Decisión
Esfuerzo (tiempo)
Tecnología Antigua
Nueva Tecnología
TD
TD
Reconoce la amenaza
La reacción

54. Modelo de Toma de Decisiones
RESUMEN
Para resolver un problema las decisiones deberán de
basarse, en que:
Decidir es organizar recursos, con base a una base
tecnológica y científica.
Antes de iniciar la toma de decisiones debemos hacer
un diagnóstico preciso, un “estado de situación”, que
nos diga dónde estamos, a dónde queremos llegar y
cuáles son nuestras tendencias.
El objetivo primario es alcanzar el objetivo perseguido,
es decir, ser eficaz en la meta señalada.

55. El objetivo secundario es optimizar el uso de los
recursos escasos
La toma de decisiones debe observar también el
contexto, “clima” o entorno.
Cuando sabemos lo que queremos, analizamos las
tendencias y las restricciones
Entonces especificamos las distintas alternativas. Es
decir, una toma de decisión científica.
Modelo de Toma de Decisiones
RESUMEN

56. Al analizar las alternativas debemos tomar en cuenta si
todas o varias de ellas conducen al mismo resultado,
cuáles son las vías más óptimas, los requisitos que
implica cada una de ellas y si hay “atajos”.
Igualmente debemos analizar si esas rutas son
estáticas, permanentes o si son dinámicas o dependen de
las circunstancias, es decir si son determinísticas,
probabilísticas y cualitativas.
Modelo de Toma de Decisiones
RESUMEN