Este documento define la terminología técnica relacionada con el proceso de recepción de mercancía en una tienda. Explica los roles y responsabilidades de las direcciones de compras, gerencia de recepción de mercancía, receptor de mercancía, asistente de recepción y personal de seguridad en tareas como emitir órdenes de compra, verificar datos de facturas, autorizar descargue de mercancía, registrar entrada de mercancía en el sistema y mantener control de inventario de insumos. También describe los formularios utilizados para entrada y sal

1. 10.- Terminología Técnica:
a.- Las Direcciones de Compras Alimentos Secos, Perecederos y No
Alimentos: serán responsables de emitir las Ordenes de Compras a los
proveedores, para los despachos de mercancía a las Tiendas y serán
responsables de evaluar el OPL de las Tiendas y las solicitudes para Ventas
Especiales, a fin de efectuar las negociaciones con el Proveedor y coordinar
los despachos mediante la Orden de Compra.
b.- La Gerencia de A.L.C.: será responsable de atender las solicitudes de
reserva de los Proveedores que así lo requieran, tomando en cuenta las
Ordenes y el stock de los artículos existentes en el sistema de Tienda, luego
registran ésta información fin de generar el Booking in. Y evaluará mediante
revisión en el sistema, el stock del producto, su movimiento y si ha sido
ordenado; con la finalidad de detectar la necesidad de ingreso del mismo en
Piso de Ventas y emitir la Orden de Compra correspondiente a su vez será
responsable de imprimir y entregar el Booking-in diariamente a la Gerencia
de Recepción de Mercancía, a fin que realice la planificación correspondiente
y de notificar al proveedor en caso de Devoluciones pendientes por retirar a
fin de que éste informe al Transportista
c.- El Oficinista de Recepción de Mercancía: A la llegada del proveedor
deberá verificar los datos contenidos en la Factura tales como: Dirección
Fiscal, R.I.F. y N.I.T. de la empresa, número de la Orden de Compra y la
fecha planificada de entrega en el Boking-in, y el status de la Orden de
Compra (0= Pendiente, 6=Parcial, 8= Total) a su vez deberá digitar la
Factura a la llegada del Proveedor, según sea la planificación del día. La
Orden es entregada al Receptor de Mercancía luego desglosará la factura
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2. original de la copia y anexará esta última a la impresión de la Orden de
Compra.
d.- La Gerencia de Recepción de Mercancía: será responsable de
autorizar al desembarque de la mercancía.
e.- El Receptor de Mercancía: será responsable de verificar que los
artículos cumplan con el empaque Makro igualmente deberá aplicar los
estándares de almacenaje en paletas o cestas y la colocación del hablador
correspondiente; a fin de facilitar la gestión del Piso de Venta. Tambien
verificar que las cantidades facturadas sean igual a las recibidas; deberá
colocar en la impresión de la Orden de Compra las cantidades que
ingresarán a la Tienda, firmar y luego deberá entregar al Oficinista de
Recepción de Mercancía para el ingreso de los datos en el sistema. En caso
de diferencias entre lo facturado y lo recibido; el Receptor de Mercancía
deberá resaltar en la impresión de la Orden de Compra los artículos y
cantidades que presenten diferencias y entregarlo en la taquilla del área de
muelle.
f.- El Asistente de Recepción de Mercancía: Deberá indicar las diferencias
o errores remarcando los mismos sobre el listín y enviarlos con la
documentación registrada en el sistema por medio de las valijas al
Departamento de Control de Facturas.
g.- El Personal de Seguridad de Recepción de Mercancía: Estará en la
puerta principal de proveedores y puerta de muelle y deberán recibir a cada
transportista y anotar en una hoja control los datos correspondientes al
vehículo y la empresa que representa, hora de llegada y de salida.
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3. Avisos de Diferencias anulados: la Gerencia de Recepción de Mercancía
deberá colocar el sello de “Anulado” y el motivo de su anulación; estos
Avisos deberán estar archivados en forma correlativa en la carpeta
correspondiente.
h.- Los Form. 2-006: Entrada de Mercancía.
i.- Form 2-007: Salida de Mercancía.
j.- El Supervisor y Oficinista de la Gerencia de Recepción de Mercancía:
serán responsables de verificar las entradas y salidas de mercancía
(Insumos de Proveedores Externos, salida y entrada de maquinarías, salida
de paletas, salida de plástico, cambio de mercancía,etc).
k.- El receptor: se encargará de solicitarle al proveedor el documento o nota
de entrega de la mercancía que ingresará mediante Entra de Mercancía; a fin
de mantener el control y actualización de los insumos que entran y salen de
la Tienda.
l.- El control de Entrada y Salida de Mercancía procedente del Centro de
Acopio (Tienda 97) se realizará diariamente a través del Form. 2-116
Control de Insumos, a fin de cotejar las cantidades de Insumos (cestas,
paletas, bines) que entran y salen de la Tienda; para ello es necesario la
firma del receptor y transportista, igualmente se efectuará inventario semanal
de los insumos pertenecientes a Tienda 97.
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