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MGP
Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital

2011
Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos
para las Entidades y Organismos del Distrito
Capital

1
MGP
Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital

Tabla de Contenido
1. Introducción
a.
b.
c.
d.

Objetivo de la MGP
Fundamentos
Ciclo de vida de un proyecto y de un producto
Modelo del PMI®

2. Tipos de formatos (plantillas) a usar en el desarrollo de la Metodología de
Gerencia de Proyectos (MGP)
3. Elementos conceptuales en la Gerencia de Proyectos
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Secuencia de realización de los grupos de procesos
Elementos organizacionales (organización)
Tipos de soporte
Esquema de interacción con las otras áreas de la entidad
Plan de comunicaciones
Indicadores de gestión - Indicadores de avance de un proyecto - Control de
cambios

4. Modelo de Control de Cambios
5. Iniciación
a. Acta de Constitución del Proyecto e Identificación de los interesados
(stakeholders)
6. Planeación
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.

Plan de Gerencia de Alcance
Plan de Gerencia de Tiempo
Plan de Gerencia de Costo
Plan de Gerencia de Calidad
Plan de Gerencia de Recursos Humanos
Plan de Gerencia de Comunicaciones
Plan de Gerencia de Riesgos
Plan de Gerencia de Adquisiciones

7. Lineamientos de la Ejecución
a. Modelo de Documentación de un proyecto
8. Esquema de Seguimiento y Control
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MGP
Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital

a. Indicadores
b. Modelo de Lecciones Aprendidas
9. Guía de Cierre
10. Modelo de Portal Web Interno
11. Evaluación ex – post
12. Glosario de términos
13. Anexos
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
I.
J.
K.
L.
M.
N.
O.
P.
Q.

Acta de Constitución del Proyecto
Plan de Gerencia de Alcance
Plan de Gerencia de Tiempo
Plan de Gerencia de Costo
Plan de Gerencia de Calidad
Plan de Gerencia de Recursos Humanos
Plan de Gerencia de Comunicaciones
Plan de Gerencia de Riesgos
Plan de Gerencia de Adquisiciones
Modelo de Documentación de un Proyecto
Modelo de Seguimiento y Control – Indicadores
Modelo de Control de Cambios
Modelo de Lecciones Aprendidas
Esquema de Cierre de un Proyecto
Modelo de Portal Web Interno
Formato de Evaluación Ex – Post
Glosario de Términos

Nota:
PMBOK y PMI son marcas registradas del Project Management Institute
de Pennsylvania, USA.

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MGP
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1. Introducción
El desarrollo de la Metodología de Gerencia de Proyectos (MGP) fue producto
de la iniciativa del señor Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.,
quien mediante oficio, invitó a los directivos del Distrito a participar en la construcción
de la MGP.
La MGP servirá de marco gerencial para la administración de los proyectos en
las Entidades y Organismos Distritales de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Esta guía
podrá apoyar en la construcción de los diferentes tipos de proyectos en consonancia
con los modelos, manuales, metodologías, documentos y marcos de trabajo
existentes.
a. Objetivo de la Metodología para la Gerencia de Proyectos – MGP
La Metodología de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos
Distritales de la Alcaldía Mayor de Bogotá ha sido desarrollada para proveer una
orientación práctica que ayude al gerente a planear, ejecutar y realizar el seguimiento
y control a sus proyectos, administrando adecuadamente los procesos que
conforman sus etapas, para asegurar el cumplimiento exitoso de los objetivos.
La Gerencia de Proyectos es la disciplina que organiza y administra los
recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de
las restricciones de alcance, tiempo y costo planteados a su inicio.
La Gerencia de Proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que
consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación
(entre otros) para cumplir unos objetivos predefinidos.
Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u
operaciones de una organización, administrar o gerenciar un proyecto requiere de
una filosofía distinta, así como de habilidades y competencias específicas; de allí la
necesidad de la disciplina de la Gerencia de Proyectos.
La MGP conducirá al gerente a través de unos pasos y formatos o plantillas
para asegurar al máximo posible el éxito del proyecto y comprende un conjunto de
componentes que permiten identificar los puntos claves que deben ser considerados
durante su gerencia.

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b. Fundamentos
Antes de definir la metodología es importante desarrollar unos conceptos que
permitirán entender de mejor manera esta Guía Metodológica.
Estos conceptos se enmarcan en los lineamientos definidos por el Project
Management Institute (PMI®), identificando en cada uno de ellos los formatos a
utilizar en la gerencia de un proyecto.
Esta guía explica los procesos que debe desarrollar un proyecto de acuerdo
con los lineamientos definidos por el PMI®.
Un proyecto es un trabajo especial, temporal, único, con un inicio y un fin, que
persigue objetivos, desarrolla actividades, congrega recursos y obtiene resultados o
entregables. Existen distintos tipos de proyectos; por ejemplo: productivo, público o
social.
Es único porque debe generar un resultado o entregable final; normalmente
está representado en un bien o un servicio y estos deben cumplir con los
requerimientos del cliente.
Un proyecto representa una unidad de la planeación del desarrollo que vincula
recursos para apoyar en la resolución de problemas o necesidades sentidas de la
comunidad, así como un conjunto de acciones interrelacionadas y dirigidas a apoyar
en el logro de unos resultados para transformar o mejorar una situación, en un plazo
limitado y con recursos presupuestados.
En otras palabras, un proyecto es un conjunto de actividades, realizadas en
cierta secuencia o concurrentemente, que tienen un resultado con ciertas
especificaciones (alcance), incluyen fechas de inicio y de fin (tiempo) y consumen
tiempo, recursos, capital y/o equipo (costo).
La gerencia de proyectos es una ciencia y un arte que pretende balancear
alcance, tiempo y costo. La ciencia se desarrolla a través de la MGP y los activos de
soporte organizacional. El arte incluye las habilidades gerenciales, comunicación,
confianza, trabajo en equipo, honestidad, integridad, liderazgo, valores y flexibilidad.
La gerencia de proyectos es, en esencia, planificación, programación y control
de las actividades de un proyecto para cumplir con sus objetivos, que se logra dentro
de la cultura y estructura de las organizaciones participantes.
La gerencia de un proyecto balancea las necesidades y expectativas de los
interesados (stakeholders) del proyecto, tanto internos como externos. Está basada
en procesos que son apoyados por un conocimiento especializado que los dirige.

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Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital

Un interesado es cualquier persona y/o entidad que es afectada por las
actividades de un proyecto.
Ejemplos de interesados, pueden ser:
 los funcionarios de esa organización
 La Junta Directiva
 La población beneficiaria
 Los sindicatos
 Los comités
 Las organizaciones civiles
 Las organizaciones gubernamentales
 Otros.
El proyecto puede afectar a los interesados de manera positiva, negativa o
neutra.
Los requerimientos o requisitos de un proyecto serán la expresión de
necesidades y expectativas de uno o más interesados que serán cumplidas
mediante su desarrollo.
Los requerimientos del proyecto deben contener las siguientes condiciones
básicas:
 Deben ser claros y concretos sin dar pie a libres interpretaciones
 Deben estar formulados de manera que su resultado sea medible
 Se deben poder observar, es decir, deben referirse a cosas reales.
Un objetivo de un proyecto es “la expresión de un deseo, mediante acciones
concretas para conseguirlo”. Los objetivos servirán para cumplir con los
requerimientos de los interesados.
Un entregable de un proyecto es “la expresión del resultado” que se desea
lograr para cumplir con los objetivos del proyecto. La descripción de los entregables
del proyecto debe contener las mismas condiciones básicas de los objetivos.
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Todo proyecto se fundamenta en la planeación, debe cumplir con los
requerimientos o requisitos de sus interesados y estar alineado con el plan
estratégico de la Entidad y Organismo Distrital que lo implemente, que a su vez
estará alineado con el Plan de Desarrollo de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.
Es necesario señalar además que su desarrollo debe estar enmarcado en 4
aspectos fundamentales de la gerencia de un proyecto:
 Conocimientos
 Habilidades
 Herramientas y
 Técnicas.
c. Ciclo de vida de un proyecto y de un producto
El ciclo de vida de un proyecto identifica las fases o etapas que se deben
cumplir a lo largo de su desarrollo, el cual está basado en el PMBOK® Cuarta
Edición.
Una referencia interesante es la que se señala a continuación (se adjunta la
gráfica correspondiente)
Ciclo del Proyecto: “Manual de procedimientos para la operación y
administración del Banco Distrital de Programas y Proyectos de la
Administración Central y Establecimientos Públicos (BDPP-ACEP). SDP-2008.

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R E S U M E N D E L C IC L O D E L P R O Y E C T O

P R E IN V E R S IO N

ID E A
P E R F IL
P R E F A C T IB IL .
F A C T IB IL ID A D
D IS E Ñ O F IN A L
IN V E R S IO N
E JE C U C IO N
O P E R A C IO N

Identificación de una
necesidad.
N úm eros a la idea.
E studios del perfil.
E studios profundos
del proyecto.
D etalles, pliegos de
la licitación.
C oncreción del proy. y
m aterialización de $$.
Inauguración y, al fin,
ingresos.

Observando la gráfica anterior podemos decir que la MGP se puede aplicar,
por ejemplo: a todo el proyecto, a la etapa de preinversión solamente y a la de
inversión/ejecución. No obstante, en todos los casos podemos y debemos usar la
MGP desde la Iniciación hasta el Cierre.
Cable aclarar, sin embargo, que esta MGP no contempla el desarrollo de un
producto ya que es una guía de gerencia de proyecto. El desarrollo de un producto,
dependiendo del tipo de industria, de disciplina y otros, usa diferentes nombres en
sus respectivas fases o etapas, para diferentes tipos de productos, como se ilustra
en la gráfica anterior.
La gerencia de un proyecto, sin embargo, va a usar una serie de etapas
comunes, independientemente del tipo de proyecto que se desarrolle. Esas etapas
comunes son:
 Iniciación
 Planeación
 Ejecución
 Seguimiento y Control

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 Cierre
d. Modelo del PMI®
El modelo que se usará es el referenciado en el Project Management Body Of
Knowledge (PMBOK®) Cuarta Edición del PMI®. Está basado en cinco grupos de
procesos y nueve áreas de conocimiento.
Iniciación: Es la etapa de conceptualización del proyecto. Desarrolla el Acta
de Constitución, que define y autoriza su inicio, o una fase de este,
por parte del Directivo Encargado, quien a su vez designa al
gerente responsable. En esta Acta se incluye la Identificación de los
Interesados.
Planeación: Establece la solución detallada, genera el Plan de Gerencia del
Proyecto - PGP (Project Management Plan - PMP).
Ejecución: Desarrolla las actividades del PGP.
Seguimiento & Control: Valida el logro de los resultados en el desarrollo del
PGP.
Cierre: Formaliza la aceptación del producto final y termina el proyecto o
fase.

Ciclo de Vida de un Proyecto

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Nota: El Seguimiento y Control puede tener incidencia en Iniciación y en
Cierre, aunque su mayor gestión se desarrolla alrededor de Planeación y
Ejecución.

Dentro de este modelo del PMI® hay dos personas claves que asumen una
responsabilidad particular:
 El Directivo Encargado
 El Gerente de Proyecto
El Directivo Encargado será el responsable final del éxito de un proyecto.
El Gerente será el que tiene a su cargo el día a día de este para llevarlo a
cabo a satisfacción del cliente.
La tarea del Gerente de Proyecto se centra en la dirección y la toma de
decisiones que, a través del uso adecuado de la Metodología de Gerencia de
Proyectos para las Entidades y Organismos de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.,
pretende lograr sus objetivos. Además, el Gerente de Proyecto responde
estratégicamente al Directivo Encargado.
La Gerencia de Proyectos es la aplicación apropiada de conocimientos,
habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para asegurar
el logro de los objetivos y requerimientos.
La gerencia de proyectos enmarca este conjunto de competencias mínimas
que debe tener todo Gerente de Proyecto en nueve áreas de conocimiento
(Basado en el PMBOK® Cuarta Edición). Estas se presentan en la gráfica
siguiente:

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INTEGRACIÓN
•Coordinar apropiadamente el desarrollo del ciclo de vida del proyecto.
ALCANCE
•Cumplir con el trabajo requerido.
TIEMPO
•Lograr que el proyecto cumpla con la duración acordada.
COSTOS
•Asegurar que el proyecto respete el cumplimiento de los costos del proyecto
CALIDAD
•Asegurar el cumplimiento de los entregables así como los estándares, normas y regulaciones por
medio del cumplimiento del proyecto y de su producto.
RECURSOS HUMANOS
•Asegurar que se cuenta con el equipo humano para desarrollar el proyecto.
COMUNICACIONES
•Administración del ciclo de vida de la información del proyecto.
RIESGOS
•Lograr reducir al mínimo la incertidumbre del proyecto asegurando el logro de los objetivos del
proyecto.
ADQUISICIONES
•Manejo de adquisiciones de bienes y servicios a terceros y requeridos por el proyecto.

Áreas de conocimiento de la Gerencia de Proyectos

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2. Tipos de Formatos (Plantillas) a usar en el
desarrollo de la MGP
Esta MGP se encuentra diseñada para manejar proyectos en las Entidades y
Organismos Distritales por medio de una serie de plantillas que se nombran a
continuación y que se encuentran en el Capítulo 13 de Anexos:
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
I.
J.
K.
L.
M.
N.
O.
P.
Q.

Acta de Constitución del Proyecto
Plan de Gerencia de Alcance
Plan de Gerencia de Tiempo
Plan de Gerencia de Costo
Plan de Gerencia de Calidad
Plan de Gerencia de Recursos Humanos
Plan de Gerencia de Comunicaciones
Plan de Gerencia de Riesgos
Plan de Gerencia de Adquisiciones
Modelo de Documentación de un Proyecto
Modelo de Seguimiento y Control – Indicadores
Modelo de Control de Cambios
Modelo de Lecciones Aprendidas
Esquema de Cierre de un Proyecto
Modelo de Portal Web Interno
Formato de Evaluación Ex – Post
Glosario de Términos

Estas plantillas se irán elaborando durante el desarrollo de esta MGP en los
correspondientes capítulos o secciones de esta MGP.

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3. Elementos conceptuales en la gerencia de proyectos
La Metodología de Gerencia de Proyectos (MGP), como ya se señaló, se
compone de cinco grupos de procesos básicos dentro del marco de trabajo del ciclo
de vida del proyecto.
Estos cinco grupos de procesos son:
 Iniciación
 Planeación
 Ejecución
 Seguimiento & Control
 Cierre
Y están integrados a las nueve áreas de conocimiento.
Estas nueve áreas de conocimiento son:
 Integración
 Alcance
 Tiempo
 Costos
 Calidad
 Recursos Humanos
 Comunicaciones
 Riesgos
 Adquisiciones
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a. Secuencia de realización de los grupos de procesos
Para el desarrollo del proyecto, el Gerente debe enfocar sus esfuerzos a la
realización de los siguientes grupos de procesos:

INICIACION
•Elaborar y
Aprobar el
Acta de
Constitución

PLANEACION
•Desarrollar
el Plan de
Gerencia del
Proyecto
(PGP)

EJECUCION

CIERRE

•Dirigir la
Ejecución de
Actividades
del PGP

•Formalizar
Aceptación
del Producto
y Cierre del
Proyecto

SEGUIMIENTO & CONTROL

•Generar Informes de Avance y Administrar
Controles de Cambio

Grupos de Procesos de la MGP

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b. Elementos organizacionales (organización)
Quien realiza el proyecto debe tener en cuenta que su organización parte de la
conformación de un equipo de trabajo interdisciplinario que consta de personal de la
organización-cliente (entidad/organismo) y de personal de la organizaciónintegradora (contratista), sea interna y/o externa, incluyendo los demás interesados
identificados en el proyecto.
La organización del proyecto se construye a partir de los organigramas de los
interesados participantes.
Entre los que se deben designar están:
 El Directivo Encargado
 El Gerente de Proyecto
 El Equipo de Proyecto
 El Asegurador de la Calidad
 El Responsable del Manejo Documental
 El o los posibles Comités
 Otros
Es preciso aclarar que, respetando los niveles jerárquicos en cada entidad y
organismo, el equipo que trabaje en el proyecto se debe al Gerente, ya que es la
figura responsable del día a día del trabajo. Los miembros del equipo se deben
volcar hacia él y suministrarle todo su apoyo para lograr su cumplimiento.
c. Tipos de soporte
Se recomienda que la MGP se use para gerenciar los proyectos en la Alcaldía
Mayor de Bogotá, D.C.
La MGP permitirá que la entidad pueda administrar (gerenciar) proyectos de
una manera relativamente sencilla, en forma estructurada y de uso común para los
distintos tipos de proyectos.
d. Esquema de interacción con las otras áreas de la entidad

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Todo proyecto que se desarrolle, con el apoyo de la MGP, debe ser, en
esencia, transversal y esto requerirá el concurso de todas las áreas de la entidad y/u
organismo que tengan afectación directa e indirecta en el proyecto.

e. Plan de comunicaciones
Las comunicaciones son vitales en cualquier proyecto, por lo tanto el manejo
de la información y la documentación estarán presentes durante su desarrollo.
En este sentido, se hace
comunicaciones dentro de la MGP.

imprescindible

estructurar

un

plan

de

Este plan se desarrollará oportunamente cuando sean analizados los ocho
planes de gestión, tal y como la tabla de contenido señala.

f. Indicadores de gestión, indicadores de avance de un proyecto y
control de cambios
El seguimiento y control de un proyecto requiere indicadores de gestión que
midan su grado de avance.
Este marco de trabajo permitirá determinar las desviaciones de los acuerdos
pactados entre las partes (planeación).
Se desarrollará un modelo sencillo y práctico (dentro de la MGP) que
determine las varianzas (variaciones) y permita activar las acciones que mantengan
el cumplimiento de lo pactado entre las partes. Igualmente, se establecerá un modelo
funcional de control de cambios para modificar los acuerdos originales.
El modelo de control de cambios se describe a continuación.

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4. Modelo de Control de Cambios
El control de cambios busca:
 Influenciar el proyecto para evitar que haya modificaciones a los acuerdos
 Asegurar que esos cambios sean de beneficio para las partes
 Determinar que hayan ocurrido
 Manejarlos cuando ocurran
El control de cambios no persigue su prevención, sino que está relacionado
con la identificación y la gerencia de los posibles cambios al proyecto.
El manejo de los cambios consiste en su administración, seguimiento,
evaluación y revisión programada, la toma de decisiones mediante el control
integrado de cambios y la comunicación de la decisión a los interesados. Se inicia
con una solicitud.
Los cambios se pueden dar con ocasión de un desempeño no esperado
durante la ejecución del proyecto, o también por solicitud de alguno de los
interesados mediante un procedimiento previamente acordado entre las partes.
Los cambios aprobados deben reflejarse en el Plan de Gerencia del Proyecto
(PMP) creando un nuevo conjunto de acuerdos.
En el Anexo L encontrará el Formato de Modelo de Control de Cambios que
incluye su solicitud.
Dicha solicitud se remitirá a un Comité de Control de Cambios (CCC).
Este CCC estará conformado por un representante de cada parte interesada y
el apoyo de los expertos que ellos necesiten.
El CCC revisará la solicitud, sus implicaciones en todas las ocho áreas de
conocimiento (alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos, comunicaciones,
riesgos y adquisiciones) y aprobará, postergará o rechazará la solicitud; el CCC
empleará el tiempo que necesite para tomar una decisión que puede ser de
aprobación, postergación o rechazo.

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5. Iniciación
La iniciación establece el arranque formal del proyecto. Es una etapa clave
que debe ser dirigida y suscrita por el Directivo Encargado.
Con esta etapa se da comienzo formal al proyecto.
Si bien es de carácter preliminar, es la base sobre la que se fundamenta el
Plan de Gerencia del Proyecto que desarrolla el Grupo de Proceso de Planeación.
a. Acta de Constitución del Proyecto e Identificación de los
Interesados (stakeholders)
El Acta de Constitución del Proyecto es el documento formal que autoriza los
recursos que se van a comprometer en el proyecto. Además en él se define:
 El alcance básico del proyecto.
 El cronograma inicial
 El presupuesto general
 Los aspectos organizacionales
 Las consideraciones documentales
 Los elementos de calidad que regulan el proyecto
 La identificación de los interesados
 Los riesgos básicos
 Los aspectos relacionados con la contratación de terceros
Los interesados pueden afectar el proyecto a favor o en contra, así como el
desarrollo del proyecto puede también afectar positiva o negativamente a los
interesados; de ahí la gran importancia de identificarlos para tenerlos en cuenta a
todos a la hora de desarrollar el proyecto desde sus inicios hasta su cierre.
A continuación encontrará el flujo básico que describe el trabajo a realizar
durante la Iniciación.

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Desarrollo
del
Acta
de
Constitución
del
Proyecto

Se parte de una idea
o una necesidad que
deberá
materializarse en un
proyecto

El proponente de la
idea consigue el
apoyo inicial del
patrocinador

El proponente
elabora el Acta
de Constitución
del Proyecto
con el equipo
básico, la
presenta al
patrocinador, se
hacen los
ajustes y se
obtiene la
versión
definitiva

Se convoca al
patrocinador y
al equipo básico
a una reunión
inicial de
lanzamiento y
se obtiene firma
del Acta por
parte del
Patrocinador
quien aprueba
el inicio del
proyecto

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En el Anexo A encontrará el formato del Acta de Constitución del Proyecto que
contiene, a su vez, la Identificación de los Interesados.

6. Planeación
La planeación es el segundo grupo de proceso del Modelo del PMI®. Con esta
etapa se da inicio a la elaboración detallada de cada uno de los ocho planes de
gerencia formal del proyecto. Es importante señalar que cada uno de los ocho planes
debe ser aprobado por el Directivo Encargado.

a. Plan de Gerencia de Alcance
El Plan de Gerencia del Alcance contiene los aspectos relacionados con los
requisitos del proyecto, con la definición y declaración del alcance de la solución, el
establecimiento de la WBS (EDT) o Representación Gráfica de los Entregables y su
Diccionario, los Supuestos y las Restricciones.
Este plan debe contemplar, también, el cruce entre los requerimientos y los
objetivos así como entre estos y los entregables.
Este Plan es de vital importancia para el desarrollo del proyecto.
En el Anexo B encontrará el formato del Plan de Gerencia del Alcance.

b. Plan de Gerencia de Tiempo
El Plan de Gerencia de Tiempo maneja las duraciones de las actividades, de
los entregables y del proyecto desde su definición hasta el control de su duración.
Debe apoyarse en el uso de una herramienta computarizada.
El insumo clave para determinar este Plan es la WBS o EDT. Debe
contemplar, también, el horario de trabajo del proyecto así como la disponibilidad de
cada recurso a usar.
En el Anexo C encontrará el formato del Plan de Gerencia de Tiempo.

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c. Plan de Gerencia de Costo
El Plan de Gerencia de Costo maneja los costos de las actividades, de los
entregables y del proyecto desde su definición hasta el control de sus costos. Debe
apoyarse en el uso de una herramienta computarizada.
Este Plan usa como insumo el cronograma detallado del proyecto. Se apoyará
en los recursos definidos en el cronograma a los que se les asignarán los costos
respectivos.
En el Anexo D encontrará el formato del Plan de Gerencia de Costo.

d. Plan de Gerencia de Calidad
El Plan de Gerencia de Calidad contempla el cumplimiento de los entregables,
los aspectos del aseguramiento de la calidad, así como los elementos a tener en
cuenta en el control de calidad. También define y vigila el cumplimiento de los
estándares, normas y regulaciones de ley.
El aseguramiento controlará el cumplimiento de los procesos del proyecto y el
control vigilará que su producto se pruebe a cabalidad hasta la aceptación final por
parte del cliente.
En el Anexo E encontrará el formato del Plan de Gerencia de Calidad.
e. Plan de Gerencia de Recursos Humanos
El Plan de Gerencia de Recursos Humanos gerencia los perfiles, los roles y
responsabilidades y el organigrama del proyecto. Guarda estrecha relación con el
Plan de Gestión de las Comunicaciones.
Este Plan establecerá quién deberá responder por cada uno de los
entregables.
Además, contemplará la capacitación que se requiera en el proyecto así como
el manejo de las competencias de los recursos.
En el Anexo F encontrará el formato del Plan de Gerencia de los Recursos
Humanos.
f. Plan de Gerencia de Comunicaciones
El Plan de Gerencia de las Comunicaciones administra todo el ciclo de vida de
la información del proyecto, de su documentación y mantiene su historia.
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Este plan deberá contemplar el origen y el destino de cada documento, los
tipos de documentos que deben generarse y las responsabilidades que les
corresponden.
En el Anexo G encontrará el formato del Plan de Gerencia de las
Comunicaciones.

g. Plan de Gerencia de Riesgos
El Plan de Gerencia de Riesgos administra la incertidumbre del proyecto;
identifica, analiza, responde y controla los riesgos en todo su ciclo de vida.
Este plan pretende determinar con precisión los detalles y variables del
proyecto para que este tenga la mayor certidumbre.
Los riesgos deben contemplarse desde la iniciación y manejarse durante todo
el ciclo de vida del proyecto.
En el Anexo H encontrará el formato del Plan de Gerencia de Riesgos.

h. Plan de Gerencia de Adquisiciones
El Plan de Gerencia de Adquisiciones administra el aprovisionamiento de
bienes o servicios por fuera de la organización ejecutante; en esencia administra los
terceros tanto del cliente como del integrador o proveedor.
Este plan cubre el manejo de los proveedores (terceros) desde su invitación a
participar y hasta que se cierran los aspectos contractuales con aquellos.
En el Anexo I encontrará el formato del Plan de Gerencia de Adquisiciones.

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7. Lineamientos de la Ejecución
La ejecución del proyecto consiste en llevar a cabo el Plan de Gerencia del
Proyecto (PMP) en toda su extensión.
Durante la ejecución se recopila toda la información del proyecto para que en
el seguimiento y el control se produzcan los informes de avance pertinentes.
Durante la ejecución se debe seguir construyendo la historia del proyecto.
Para ello, se recomienda tener en cuenta el Modelo de Documentación de un
proyecto.
a. Modelo de Documentación de un proyecto
El Modelo de Documentación de un proyecto contempla la lista de
documentos oficiales entre las partes que se involucran en él.

En el Anexo J encontrará el Modelo de Documentación de un Proyecto, con
una lista de chequeo de la información recomendada, que debe conformar su
historia.

8. Esquema de Seguimiento y Control
El grupo de proceso de seguimiento y control se encarga de cumplir lo
pactado entre las partes y/o administrar los cambios a los acuerdos.
El objetivo es lograr mantener esos acuerdos, evitando al máximo posible la
introducción de solicitudes de cambio.
a. Indicadores
Los indicadores le ayudarán a perfilar la ejecución acorde con lo estipulado
oficialmente en el proyecto. Estos indicadores facilitarán el grado de cumplimiento en
tiempo y costo y, por ende, en alcance.
En el anexo K encontrará el Modelo de Seguimiento y Control – Indicadores
que se utilizará para monitorear y controlar la ejecución del proyecto.

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MGP
Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital

b. Modelo de Lecciones Aprendidas
Durante el desarrollo de la ejecución se van creando los entregables. Después
de que cada entregable ha sido finalizado y recibido formalmente es necesario crear
y/o actualizar las Lecciones Aprendidas.
Estas lecciones deben documentar los éxitos, las mejoras, los incidentes y
problemas encontrados y las acciones que se tienen que tomar para acrecentar el
conocimiento del proyecto y consolidar buenas prácticas para el futuro.
En el Anexo M encontrará el Modelo de Lecciones Aprendidas.

9. Guía de Cierre
El cierre de un proyecto debe contemplar la finalización de los aspectos
administrativos y contractuales del proyecto.
El cierre debe realizarse luego de que los entregables hayan sido aceptados
por parte de los interesados (stakeholders) del proyecto.
En esta etapa se se debe realizar un Informe de Evaluación PostImplantación
del proyecto.
En el Anexo N encontrará el Esquema de Cierre de un Proyecto

10.

Modelo de Portal Web Interno

En el Anexo O encontrará las referencias documentales que deben aparecer
en el portal de cada entidad por cada proyecto.

11.

Evaluación ex – post

Posterior a la entrega final del proyecto y, normalmente, varios meses
después, se debe realizar una evaluación ex – post que determine cuán estable
quedó el producto del proyecto en plena operación.

En el Anexo P encontrará el Formato de Evaluación Ex - Post.

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MGP
Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital

12.

Glosario de términos

El glosario incluido en esta MGP ayudará a volver comunes los términos que
normalmente se usan dentro de un proyecto.

En el Anexo Q encontrará el Glosario de Términos

13.

Anexos

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  • 2. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital Tabla de Contenido 1. Introducción a. b. c. d. Objetivo de la MGP Fundamentos Ciclo de vida de un proyecto y de un producto Modelo del PMI® 2. Tipos de formatos (plantillas) a usar en el desarrollo de la Metodología de Gerencia de Proyectos (MGP) 3. Elementos conceptuales en la Gerencia de Proyectos a. b. c. d. e. f. Secuencia de realización de los grupos de procesos Elementos organizacionales (organización) Tipos de soporte Esquema de interacción con las otras áreas de la entidad Plan de comunicaciones Indicadores de gestión - Indicadores de avance de un proyecto - Control de cambios 4. Modelo de Control de Cambios 5. Iniciación a. Acta de Constitución del Proyecto e Identificación de los interesados (stakeholders) 6. Planeación a. b. c. d. e. f. g. h. Plan de Gerencia de Alcance Plan de Gerencia de Tiempo Plan de Gerencia de Costo Plan de Gerencia de Calidad Plan de Gerencia de Recursos Humanos Plan de Gerencia de Comunicaciones Plan de Gerencia de Riesgos Plan de Gerencia de Adquisiciones 7. Lineamientos de la Ejecución a. Modelo de Documentación de un proyecto 8. Esquema de Seguimiento y Control 2
  • 3. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital a. Indicadores b. Modelo de Lecciones Aprendidas 9. Guía de Cierre 10. Modelo de Portal Web Interno 11. Evaluación ex – post 12. Glosario de términos 13. Anexos A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K. L. M. N. O. P. Q. Acta de Constitución del Proyecto Plan de Gerencia de Alcance Plan de Gerencia de Tiempo Plan de Gerencia de Costo Plan de Gerencia de Calidad Plan de Gerencia de Recursos Humanos Plan de Gerencia de Comunicaciones Plan de Gerencia de Riesgos Plan de Gerencia de Adquisiciones Modelo de Documentación de un Proyecto Modelo de Seguimiento y Control – Indicadores Modelo de Control de Cambios Modelo de Lecciones Aprendidas Esquema de Cierre de un Proyecto Modelo de Portal Web Interno Formato de Evaluación Ex – Post Glosario de Términos Nota: PMBOK y PMI son marcas registradas del Project Management Institute de Pennsylvania, USA. 3
  • 4. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital 1. Introducción El desarrollo de la Metodología de Gerencia de Proyectos (MGP) fue producto de la iniciativa del señor Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., quien mediante oficio, invitó a los directivos del Distrito a participar en la construcción de la MGP. La MGP servirá de marco gerencial para la administración de los proyectos en las Entidades y Organismos Distritales de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Esta guía podrá apoyar en la construcción de los diferentes tipos de proyectos en consonancia con los modelos, manuales, metodologías, documentos y marcos de trabajo existentes. a. Objetivo de la Metodología para la Gerencia de Proyectos – MGP La Metodología de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos Distritales de la Alcaldía Mayor de Bogotá ha sido desarrollada para proveer una orientación práctica que ayude al gerente a planear, ejecutar y realizar el seguimiento y control a sus proyectos, administrando adecuadamente los procesos que conforman sus etapas, para asegurar el cumplimiento exitoso de los objetivos. La Gerencia de Proyectos es la disciplina que organiza y administra los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y costo planteados a su inicio. La Gerencia de Proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación (entre otros) para cumplir unos objetivos predefinidos. Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u operaciones de una organización, administrar o gerenciar un proyecto requiere de una filosofía distinta, así como de habilidades y competencias específicas; de allí la necesidad de la disciplina de la Gerencia de Proyectos. La MGP conducirá al gerente a través de unos pasos y formatos o plantillas para asegurar al máximo posible el éxito del proyecto y comprende un conjunto de componentes que permiten identificar los puntos claves que deben ser considerados durante su gerencia. 4
  • 5. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital b. Fundamentos Antes de definir la metodología es importante desarrollar unos conceptos que permitirán entender de mejor manera esta Guía Metodológica. Estos conceptos se enmarcan en los lineamientos definidos por el Project Management Institute (PMI®), identificando en cada uno de ellos los formatos a utilizar en la gerencia de un proyecto. Esta guía explica los procesos que debe desarrollar un proyecto de acuerdo con los lineamientos definidos por el PMI®. Un proyecto es un trabajo especial, temporal, único, con un inicio y un fin, que persigue objetivos, desarrolla actividades, congrega recursos y obtiene resultados o entregables. Existen distintos tipos de proyectos; por ejemplo: productivo, público o social. Es único porque debe generar un resultado o entregable final; normalmente está representado en un bien o un servicio y estos deben cumplir con los requerimientos del cliente. Un proyecto representa una unidad de la planeación del desarrollo que vincula recursos para apoyar en la resolución de problemas o necesidades sentidas de la comunidad, así como un conjunto de acciones interrelacionadas y dirigidas a apoyar en el logro de unos resultados para transformar o mejorar una situación, en un plazo limitado y con recursos presupuestados. En otras palabras, un proyecto es un conjunto de actividades, realizadas en cierta secuencia o concurrentemente, que tienen un resultado con ciertas especificaciones (alcance), incluyen fechas de inicio y de fin (tiempo) y consumen tiempo, recursos, capital y/o equipo (costo). La gerencia de proyectos es una ciencia y un arte que pretende balancear alcance, tiempo y costo. La ciencia se desarrolla a través de la MGP y los activos de soporte organizacional. El arte incluye las habilidades gerenciales, comunicación, confianza, trabajo en equipo, honestidad, integridad, liderazgo, valores y flexibilidad. La gerencia de proyectos es, en esencia, planificación, programación y control de las actividades de un proyecto para cumplir con sus objetivos, que se logra dentro de la cultura y estructura de las organizaciones participantes. La gerencia de un proyecto balancea las necesidades y expectativas de los interesados (stakeholders) del proyecto, tanto internos como externos. Está basada en procesos que son apoyados por un conocimiento especializado que los dirige. 5
  • 6. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital Un interesado es cualquier persona y/o entidad que es afectada por las actividades de un proyecto. Ejemplos de interesados, pueden ser:  los funcionarios de esa organización  La Junta Directiva  La población beneficiaria  Los sindicatos  Los comités  Las organizaciones civiles  Las organizaciones gubernamentales  Otros. El proyecto puede afectar a los interesados de manera positiva, negativa o neutra. Los requerimientos o requisitos de un proyecto serán la expresión de necesidades y expectativas de uno o más interesados que serán cumplidas mediante su desarrollo. Los requerimientos del proyecto deben contener las siguientes condiciones básicas:  Deben ser claros y concretos sin dar pie a libres interpretaciones  Deben estar formulados de manera que su resultado sea medible  Se deben poder observar, es decir, deben referirse a cosas reales. Un objetivo de un proyecto es “la expresión de un deseo, mediante acciones concretas para conseguirlo”. Los objetivos servirán para cumplir con los requerimientos de los interesados. Un entregable de un proyecto es “la expresión del resultado” que se desea lograr para cumplir con los objetivos del proyecto. La descripción de los entregables del proyecto debe contener las mismas condiciones básicas de los objetivos. 6
  • 7. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital Todo proyecto se fundamenta en la planeación, debe cumplir con los requerimientos o requisitos de sus interesados y estar alineado con el plan estratégico de la Entidad y Organismo Distrital que lo implemente, que a su vez estará alineado con el Plan de Desarrollo de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. Es necesario señalar además que su desarrollo debe estar enmarcado en 4 aspectos fundamentales de la gerencia de un proyecto:  Conocimientos  Habilidades  Herramientas y  Técnicas. c. Ciclo de vida de un proyecto y de un producto El ciclo de vida de un proyecto identifica las fases o etapas que se deben cumplir a lo largo de su desarrollo, el cual está basado en el PMBOK® Cuarta Edición. Una referencia interesante es la que se señala a continuación (se adjunta la gráfica correspondiente) Ciclo del Proyecto: “Manual de procedimientos para la operación y administración del Banco Distrital de Programas y Proyectos de la Administración Central y Establecimientos Públicos (BDPP-ACEP). SDP-2008. 7
  • 8. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital R E S U M E N D E L C IC L O D E L P R O Y E C T O P R E IN V E R S IO N ID E A P E R F IL P R E F A C T IB IL . F A C T IB IL ID A D D IS E Ñ O F IN A L IN V E R S IO N E JE C U C IO N O P E R A C IO N Identificación de una necesidad. N úm eros a la idea. E studios del perfil. E studios profundos del proyecto. D etalles, pliegos de la licitación. C oncreción del proy. y m aterialización de $$. Inauguración y, al fin, ingresos. Observando la gráfica anterior podemos decir que la MGP se puede aplicar, por ejemplo: a todo el proyecto, a la etapa de preinversión solamente y a la de inversión/ejecución. No obstante, en todos los casos podemos y debemos usar la MGP desde la Iniciación hasta el Cierre. Cable aclarar, sin embargo, que esta MGP no contempla el desarrollo de un producto ya que es una guía de gerencia de proyecto. El desarrollo de un producto, dependiendo del tipo de industria, de disciplina y otros, usa diferentes nombres en sus respectivas fases o etapas, para diferentes tipos de productos, como se ilustra en la gráfica anterior. La gerencia de un proyecto, sin embargo, va a usar una serie de etapas comunes, independientemente del tipo de proyecto que se desarrolle. Esas etapas comunes son:  Iniciación  Planeación  Ejecución  Seguimiento y Control 8
  • 9. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital  Cierre d. Modelo del PMI® El modelo que se usará es el referenciado en el Project Management Body Of Knowledge (PMBOK®) Cuarta Edición del PMI®. Está basado en cinco grupos de procesos y nueve áreas de conocimiento. Iniciación: Es la etapa de conceptualización del proyecto. Desarrolla el Acta de Constitución, que define y autoriza su inicio, o una fase de este, por parte del Directivo Encargado, quien a su vez designa al gerente responsable. En esta Acta se incluye la Identificación de los Interesados. Planeación: Establece la solución detallada, genera el Plan de Gerencia del Proyecto - PGP (Project Management Plan - PMP). Ejecución: Desarrolla las actividades del PGP. Seguimiento & Control: Valida el logro de los resultados en el desarrollo del PGP. Cierre: Formaliza la aceptación del producto final y termina el proyecto o fase. Ciclo de Vida de un Proyecto 9
  • 10. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital Nota: El Seguimiento y Control puede tener incidencia en Iniciación y en Cierre, aunque su mayor gestión se desarrolla alrededor de Planeación y Ejecución. Dentro de este modelo del PMI® hay dos personas claves que asumen una responsabilidad particular:  El Directivo Encargado  El Gerente de Proyecto El Directivo Encargado será el responsable final del éxito de un proyecto. El Gerente será el que tiene a su cargo el día a día de este para llevarlo a cabo a satisfacción del cliente. La tarea del Gerente de Proyecto se centra en la dirección y la toma de decisiones que, a través del uso adecuado de la Metodología de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., pretende lograr sus objetivos. Además, el Gerente de Proyecto responde estratégicamente al Directivo Encargado. La Gerencia de Proyectos es la aplicación apropiada de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para asegurar el logro de los objetivos y requerimientos. La gerencia de proyectos enmarca este conjunto de competencias mínimas que debe tener todo Gerente de Proyecto en nueve áreas de conocimiento (Basado en el PMBOK® Cuarta Edición). Estas se presentan en la gráfica siguiente: 10
  • 11. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital INTEGRACIÓN •Coordinar apropiadamente el desarrollo del ciclo de vida del proyecto. ALCANCE •Cumplir con el trabajo requerido. TIEMPO •Lograr que el proyecto cumpla con la duración acordada. COSTOS •Asegurar que el proyecto respete el cumplimiento de los costos del proyecto CALIDAD •Asegurar el cumplimiento de los entregables así como los estándares, normas y regulaciones por medio del cumplimiento del proyecto y de su producto. RECURSOS HUMANOS •Asegurar que se cuenta con el equipo humano para desarrollar el proyecto. COMUNICACIONES •Administración del ciclo de vida de la información del proyecto. RIESGOS •Lograr reducir al mínimo la incertidumbre del proyecto asegurando el logro de los objetivos del proyecto. ADQUISICIONES •Manejo de adquisiciones de bienes y servicios a terceros y requeridos por el proyecto. Áreas de conocimiento de la Gerencia de Proyectos 11
  • 12. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital 2. Tipos de Formatos (Plantillas) a usar en el desarrollo de la MGP Esta MGP se encuentra diseñada para manejar proyectos en las Entidades y Organismos Distritales por medio de una serie de plantillas que se nombran a continuación y que se encuentran en el Capítulo 13 de Anexos: A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K. L. M. N. O. P. Q. Acta de Constitución del Proyecto Plan de Gerencia de Alcance Plan de Gerencia de Tiempo Plan de Gerencia de Costo Plan de Gerencia de Calidad Plan de Gerencia de Recursos Humanos Plan de Gerencia de Comunicaciones Plan de Gerencia de Riesgos Plan de Gerencia de Adquisiciones Modelo de Documentación de un Proyecto Modelo de Seguimiento y Control – Indicadores Modelo de Control de Cambios Modelo de Lecciones Aprendidas Esquema de Cierre de un Proyecto Modelo de Portal Web Interno Formato de Evaluación Ex – Post Glosario de Términos Estas plantillas se irán elaborando durante el desarrollo de esta MGP en los correspondientes capítulos o secciones de esta MGP. 12
  • 13. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital 3. Elementos conceptuales en la gerencia de proyectos La Metodología de Gerencia de Proyectos (MGP), como ya se señaló, se compone de cinco grupos de procesos básicos dentro del marco de trabajo del ciclo de vida del proyecto. Estos cinco grupos de procesos son:  Iniciación  Planeación  Ejecución  Seguimiento & Control  Cierre Y están integrados a las nueve áreas de conocimiento. Estas nueve áreas de conocimiento son:  Integración  Alcance  Tiempo  Costos  Calidad  Recursos Humanos  Comunicaciones  Riesgos  Adquisiciones 13
  • 14. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital a. Secuencia de realización de los grupos de procesos Para el desarrollo del proyecto, el Gerente debe enfocar sus esfuerzos a la realización de los siguientes grupos de procesos: INICIACION •Elaborar y Aprobar el Acta de Constitución PLANEACION •Desarrollar el Plan de Gerencia del Proyecto (PGP) EJECUCION CIERRE •Dirigir la Ejecución de Actividades del PGP •Formalizar Aceptación del Producto y Cierre del Proyecto SEGUIMIENTO & CONTROL •Generar Informes de Avance y Administrar Controles de Cambio Grupos de Procesos de la MGP 14
  • 15. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital b. Elementos organizacionales (organización) Quien realiza el proyecto debe tener en cuenta que su organización parte de la conformación de un equipo de trabajo interdisciplinario que consta de personal de la organización-cliente (entidad/organismo) y de personal de la organizaciónintegradora (contratista), sea interna y/o externa, incluyendo los demás interesados identificados en el proyecto. La organización del proyecto se construye a partir de los organigramas de los interesados participantes. Entre los que se deben designar están:  El Directivo Encargado  El Gerente de Proyecto  El Equipo de Proyecto  El Asegurador de la Calidad  El Responsable del Manejo Documental  El o los posibles Comités  Otros Es preciso aclarar que, respetando los niveles jerárquicos en cada entidad y organismo, el equipo que trabaje en el proyecto se debe al Gerente, ya que es la figura responsable del día a día del trabajo. Los miembros del equipo se deben volcar hacia él y suministrarle todo su apoyo para lograr su cumplimiento. c. Tipos de soporte Se recomienda que la MGP se use para gerenciar los proyectos en la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. La MGP permitirá que la entidad pueda administrar (gerenciar) proyectos de una manera relativamente sencilla, en forma estructurada y de uso común para los distintos tipos de proyectos. d. Esquema de interacción con las otras áreas de la entidad 15
  • 16. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital Todo proyecto que se desarrolle, con el apoyo de la MGP, debe ser, en esencia, transversal y esto requerirá el concurso de todas las áreas de la entidad y/u organismo que tengan afectación directa e indirecta en el proyecto. e. Plan de comunicaciones Las comunicaciones son vitales en cualquier proyecto, por lo tanto el manejo de la información y la documentación estarán presentes durante su desarrollo. En este sentido, se hace comunicaciones dentro de la MGP. imprescindible estructurar un plan de Este plan se desarrollará oportunamente cuando sean analizados los ocho planes de gestión, tal y como la tabla de contenido señala. f. Indicadores de gestión, indicadores de avance de un proyecto y control de cambios El seguimiento y control de un proyecto requiere indicadores de gestión que midan su grado de avance. Este marco de trabajo permitirá determinar las desviaciones de los acuerdos pactados entre las partes (planeación). Se desarrollará un modelo sencillo y práctico (dentro de la MGP) que determine las varianzas (variaciones) y permita activar las acciones que mantengan el cumplimiento de lo pactado entre las partes. Igualmente, se establecerá un modelo funcional de control de cambios para modificar los acuerdos originales. El modelo de control de cambios se describe a continuación. 16
  • 17. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital 4. Modelo de Control de Cambios El control de cambios busca:  Influenciar el proyecto para evitar que haya modificaciones a los acuerdos  Asegurar que esos cambios sean de beneficio para las partes  Determinar que hayan ocurrido  Manejarlos cuando ocurran El control de cambios no persigue su prevención, sino que está relacionado con la identificación y la gerencia de los posibles cambios al proyecto. El manejo de los cambios consiste en su administración, seguimiento, evaluación y revisión programada, la toma de decisiones mediante el control integrado de cambios y la comunicación de la decisión a los interesados. Se inicia con una solicitud. Los cambios se pueden dar con ocasión de un desempeño no esperado durante la ejecución del proyecto, o también por solicitud de alguno de los interesados mediante un procedimiento previamente acordado entre las partes. Los cambios aprobados deben reflejarse en el Plan de Gerencia del Proyecto (PMP) creando un nuevo conjunto de acuerdos. En el Anexo L encontrará el Formato de Modelo de Control de Cambios que incluye su solicitud. Dicha solicitud se remitirá a un Comité de Control de Cambios (CCC). Este CCC estará conformado por un representante de cada parte interesada y el apoyo de los expertos que ellos necesiten. El CCC revisará la solicitud, sus implicaciones en todas las ocho áreas de conocimiento (alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones) y aprobará, postergará o rechazará la solicitud; el CCC empleará el tiempo que necesite para tomar una decisión que puede ser de aprobación, postergación o rechazo. 17
  • 18. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital 5. Iniciación La iniciación establece el arranque formal del proyecto. Es una etapa clave que debe ser dirigida y suscrita por el Directivo Encargado. Con esta etapa se da comienzo formal al proyecto. Si bien es de carácter preliminar, es la base sobre la que se fundamenta el Plan de Gerencia del Proyecto que desarrolla el Grupo de Proceso de Planeación. a. Acta de Constitución del Proyecto e Identificación de los Interesados (stakeholders) El Acta de Constitución del Proyecto es el documento formal que autoriza los recursos que se van a comprometer en el proyecto. Además en él se define:  El alcance básico del proyecto.  El cronograma inicial  El presupuesto general  Los aspectos organizacionales  Las consideraciones documentales  Los elementos de calidad que regulan el proyecto  La identificación de los interesados  Los riesgos básicos  Los aspectos relacionados con la contratación de terceros Los interesados pueden afectar el proyecto a favor o en contra, así como el desarrollo del proyecto puede también afectar positiva o negativamente a los interesados; de ahí la gran importancia de identificarlos para tenerlos en cuenta a todos a la hora de desarrollar el proyecto desde sus inicios hasta su cierre. A continuación encontrará el flujo básico que describe el trabajo a realizar durante la Iniciación. 18
  • 19. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital Desarrollo del Acta de Constitución del Proyecto Se parte de una idea o una necesidad que deberá materializarse en un proyecto El proponente de la idea consigue el apoyo inicial del patrocinador El proponente elabora el Acta de Constitución del Proyecto con el equipo básico, la presenta al patrocinador, se hacen los ajustes y se obtiene la versión definitiva Se convoca al patrocinador y al equipo básico a una reunión inicial de lanzamiento y se obtiene firma del Acta por parte del Patrocinador quien aprueba el inicio del proyecto 19
  • 20. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital En el Anexo A encontrará el formato del Acta de Constitución del Proyecto que contiene, a su vez, la Identificación de los Interesados. 6. Planeación La planeación es el segundo grupo de proceso del Modelo del PMI®. Con esta etapa se da inicio a la elaboración detallada de cada uno de los ocho planes de gerencia formal del proyecto. Es importante señalar que cada uno de los ocho planes debe ser aprobado por el Directivo Encargado. a. Plan de Gerencia de Alcance El Plan de Gerencia del Alcance contiene los aspectos relacionados con los requisitos del proyecto, con la definición y declaración del alcance de la solución, el establecimiento de la WBS (EDT) o Representación Gráfica de los Entregables y su Diccionario, los Supuestos y las Restricciones. Este plan debe contemplar, también, el cruce entre los requerimientos y los objetivos así como entre estos y los entregables. Este Plan es de vital importancia para el desarrollo del proyecto. En el Anexo B encontrará el formato del Plan de Gerencia del Alcance. b. Plan de Gerencia de Tiempo El Plan de Gerencia de Tiempo maneja las duraciones de las actividades, de los entregables y del proyecto desde su definición hasta el control de su duración. Debe apoyarse en el uso de una herramienta computarizada. El insumo clave para determinar este Plan es la WBS o EDT. Debe contemplar, también, el horario de trabajo del proyecto así como la disponibilidad de cada recurso a usar. En el Anexo C encontrará el formato del Plan de Gerencia de Tiempo. 20
  • 21. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital c. Plan de Gerencia de Costo El Plan de Gerencia de Costo maneja los costos de las actividades, de los entregables y del proyecto desde su definición hasta el control de sus costos. Debe apoyarse en el uso de una herramienta computarizada. Este Plan usa como insumo el cronograma detallado del proyecto. Se apoyará en los recursos definidos en el cronograma a los que se les asignarán los costos respectivos. En el Anexo D encontrará el formato del Plan de Gerencia de Costo. d. Plan de Gerencia de Calidad El Plan de Gerencia de Calidad contempla el cumplimiento de los entregables, los aspectos del aseguramiento de la calidad, así como los elementos a tener en cuenta en el control de calidad. También define y vigila el cumplimiento de los estándares, normas y regulaciones de ley. El aseguramiento controlará el cumplimiento de los procesos del proyecto y el control vigilará que su producto se pruebe a cabalidad hasta la aceptación final por parte del cliente. En el Anexo E encontrará el formato del Plan de Gerencia de Calidad. e. Plan de Gerencia de Recursos Humanos El Plan de Gerencia de Recursos Humanos gerencia los perfiles, los roles y responsabilidades y el organigrama del proyecto. Guarda estrecha relación con el Plan de Gestión de las Comunicaciones. Este Plan establecerá quién deberá responder por cada uno de los entregables. Además, contemplará la capacitación que se requiera en el proyecto así como el manejo de las competencias de los recursos. En el Anexo F encontrará el formato del Plan de Gerencia de los Recursos Humanos. f. Plan de Gerencia de Comunicaciones El Plan de Gerencia de las Comunicaciones administra todo el ciclo de vida de la información del proyecto, de su documentación y mantiene su historia. 21
  • 22. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital Este plan deberá contemplar el origen y el destino de cada documento, los tipos de documentos que deben generarse y las responsabilidades que les corresponden. En el Anexo G encontrará el formato del Plan de Gerencia de las Comunicaciones. g. Plan de Gerencia de Riesgos El Plan de Gerencia de Riesgos administra la incertidumbre del proyecto; identifica, analiza, responde y controla los riesgos en todo su ciclo de vida. Este plan pretende determinar con precisión los detalles y variables del proyecto para que este tenga la mayor certidumbre. Los riesgos deben contemplarse desde la iniciación y manejarse durante todo el ciclo de vida del proyecto. En el Anexo H encontrará el formato del Plan de Gerencia de Riesgos. h. Plan de Gerencia de Adquisiciones El Plan de Gerencia de Adquisiciones administra el aprovisionamiento de bienes o servicios por fuera de la organización ejecutante; en esencia administra los terceros tanto del cliente como del integrador o proveedor. Este plan cubre el manejo de los proveedores (terceros) desde su invitación a participar y hasta que se cierran los aspectos contractuales con aquellos. En el Anexo I encontrará el formato del Plan de Gerencia de Adquisiciones. 22
  • 23. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital 7. Lineamientos de la Ejecución La ejecución del proyecto consiste en llevar a cabo el Plan de Gerencia del Proyecto (PMP) en toda su extensión. Durante la ejecución se recopila toda la información del proyecto para que en el seguimiento y el control se produzcan los informes de avance pertinentes. Durante la ejecución se debe seguir construyendo la historia del proyecto. Para ello, se recomienda tener en cuenta el Modelo de Documentación de un proyecto. a. Modelo de Documentación de un proyecto El Modelo de Documentación de un proyecto contempla la lista de documentos oficiales entre las partes que se involucran en él. En el Anexo J encontrará el Modelo de Documentación de un Proyecto, con una lista de chequeo de la información recomendada, que debe conformar su historia. 8. Esquema de Seguimiento y Control El grupo de proceso de seguimiento y control se encarga de cumplir lo pactado entre las partes y/o administrar los cambios a los acuerdos. El objetivo es lograr mantener esos acuerdos, evitando al máximo posible la introducción de solicitudes de cambio. a. Indicadores Los indicadores le ayudarán a perfilar la ejecución acorde con lo estipulado oficialmente en el proyecto. Estos indicadores facilitarán el grado de cumplimiento en tiempo y costo y, por ende, en alcance. En el anexo K encontrará el Modelo de Seguimiento y Control – Indicadores que se utilizará para monitorear y controlar la ejecución del proyecto. 23
  • 24. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital b. Modelo de Lecciones Aprendidas Durante el desarrollo de la ejecución se van creando los entregables. Después de que cada entregable ha sido finalizado y recibido formalmente es necesario crear y/o actualizar las Lecciones Aprendidas. Estas lecciones deben documentar los éxitos, las mejoras, los incidentes y problemas encontrados y las acciones que se tienen que tomar para acrecentar el conocimiento del proyecto y consolidar buenas prácticas para el futuro. En el Anexo M encontrará el Modelo de Lecciones Aprendidas. 9. Guía de Cierre El cierre de un proyecto debe contemplar la finalización de los aspectos administrativos y contractuales del proyecto. El cierre debe realizarse luego de que los entregables hayan sido aceptados por parte de los interesados (stakeholders) del proyecto. En esta etapa se se debe realizar un Informe de Evaluación PostImplantación del proyecto. En el Anexo N encontrará el Esquema de Cierre de un Proyecto 10. Modelo de Portal Web Interno En el Anexo O encontrará las referencias documentales que deben aparecer en el portal de cada entidad por cada proyecto. 11. Evaluación ex – post Posterior a la entrega final del proyecto y, normalmente, varios meses después, se debe realizar una evaluación ex – post que determine cuán estable quedó el producto del proyecto en plena operación. En el Anexo P encontrará el Formato de Evaluación Ex - Post. 24
  • 25. MGP Guía Metodológica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos del Distrito Capital 12. Glosario de términos El glosario incluido en esta MGP ayudará a volver comunes los términos que normalmente se usan dentro de un proyecto. En el Anexo Q encontrará el Glosario de Términos 13. Anexos 25