Trabajo 3

INDICE
1. INTRODUCCIÓN

2. ASPECTOS GENERALES

2.1 Objetivo

2.2 Ámbito De Aplicación

2.3 Utilización Y Actualización Del Manual

2.4 Estructura Del Manual

2.5 Organigrama Del Área De Compras

3. POLITICAS DE COMPRAS

3.1 Compras De Artículos Y Bienes

3.2 Cotizaciones

3.3 Órdenes De Compra

3.4 Limites Discrecionales

4. PROCEDIMIENTO DE COMPRA

4.1 Requisición de Compra

4.1.1 Modificación de requisición de compra

4.2 Compulsa de Precios

4.2.1 Compras Nacionales

4.2.1.1 Pedido de cotización por escrito - Fax o correo

4.2.1.2 Pedido de cotización por Internet

4.2.2 Compras Importadas

4.3 Evaluación de ofertas y adjudicación


4.3.1.1 Registración de ofertas escritas

4.3.1.2 Registración de ofertas recibidos por Internet

4.3.1.3 Preselección de proveedor telefónico o único
proveedor Consultado


4.4 Emisión de Orden de Compra



4.4.3 Modificación de Orden de Compra

4.4.4 Anulación de Orden de Compra

4.5 Activación de Orden de Compra



1. INTRODUCCION

Para contar con una guía de las políticas y procedimientos de compras,
establecidos por los agentes administrativos se ha diseñado este manual para que
la administración disponga de una herramienta de control que le permita manejar
con efectividad los procesos de compras. Dicho manual se ha elaborado con el
objetivo de que le gerencia y el personal competente este debidamente informado
sobre el procedimiento a seguir en la adquisición de bienes a ser utilizados en el
desarrollo de las actividades que lleva a cabo la organización.
La utilidad de este manual se mantendrá sólo si se revisa periódicamente y se
introducen los cambios que la dinámica funcional de la organización requiere.

2. ASPECTOS GENERALES

2.1 OBJETIVO

Los objetivos del manual son los siguientes:

• Establecer un método estándar para ejecutar las operaciones rutinarias del
área de administración de compras. Lo que significa dotar a la organización
de una descripción detallada de cada una de las etapas en que se
descompone la tarea del manejo de las compras.

• Ofrecer al personal una guía descriptiva de la secuencia a seguir en el
proceso. Esta guía servirá de base para orientar a los nuevos empleados.

• Proporcionar a la gerencia una herramienta para medir la eficiencia de las
operaciones que sirva a la vez para controlar la uniformidad en la ejecución
de la labor administrativa.

• Eficiencia del control interno de compras para evitar la duplicidad de
funciones y lograr ejecutar esta acción con la menor dedicación de tiempo y
esfuerzo.

• Facilitar la continuidad de las operaciones, asegurando que las tareas sean
realizadas de manera uniforme y estándar.

2.2 AMBITO DE APLICACION

El presente manual comprende el proceso de compras para los recursos
que son asignados a los Departamentos: Administrativos, Recursos
Humanos, Soporte, Operaciones, Producción y Ventas de acuerdo a lo
establecido anualmente en la organización.

2.3 UTILIZACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL

Se recomienda que periódicamente sea revisado el manual para
incorporarle los nuevos estándares y permanezca actualizado para lograr
una adecuada utilización del mismo.
La edición, actualización y distribución de este manual es responsabilidad
de la Administración.

2.4 ESTRUCTURA DEL MANUAL

El contenido del manual se ha dividido en secciones, donde cada una
representa el detalle del tema tratado.

• Las políticas orientan sobre las acciones a tomar en determinadas
situaciones.
• El procedimiento está dedicado a ordenar, en forma lógica, todos los
pasos que se deben ejecutar secuencialmente.
En este esquema se realiza una descripción narrativa donde se especifica
la acción a ejecutar y el responsable de realizar dicha acción

2.5 ORGANIGRAMA DEL AREA DE COMPRAS

3. POLITICAS DE COMPRAS

3.1 COMPRAS DE ARTICULOS Y BIENES

• Los bienes y servicios a comprar deberán estar incluidos en el presupuesto
aprobado de la organizacion.

• Los bienes y servicios a comprar, que no estén incluidos en el presupuesto,
deberán cumplir con las exigencias establecidas en las diferentes aéreas
solicitantes.

• Las compras de artículos, bienes y servicios, serán realizadas, previo
análisis de la administración con la aprobación de la Dirección Ejecutiva.

• La administración será responsable de determinar los renglones de material
gastable, formularios y material de limpieza que requieran
reabastecimiento.

3.2 COTIZACIONES

• El Formulario de Requisición de Compras (FORM. PC1) deberá ser llenado
y enviado por el departamento solicitante a la administración, quien controla
el presupuesto de compras y solicita cotizaciones.
• El Formulario de Requisición de Compras deberá contener la descripción y
las especificaciones claras de los materiales y productos.
• El Formulario de Requisición de Compras deberá especificar a qué renglón
del presupuesto se hará el cargo correspondiente.
• Se deben solicitar Cotizaciones a los proveedores para obtener mejores
condiciones en el mercado en cuanto a precios, calidad y servicios.
• Las Cotizaciones deberán contener descripciones iguales a las
especificaciones requeridas en el Formulario de Requisición para los
artículos que se desean comprar.
• Las Cotizaciones deben contener precios firmes y fechas posibles de
entrega.
• Las Cotizaciones (FORM. PC2) pueden provisionalmente recibirse por fax y
en el expediente final deben presentarse por escrito, en original y sin
tachaduras.
• Las Cotizaciones serán objeto de estudio por el Director Ejecutivo y
Administración

3.3 ORDENES DE COMPRA.

Las Órdenes de Compra (FORM. PC3) serán con numeración consecutiva pre-
impresa.
Las Órdenes de Compra serán distribuidas de la manera siguiente:

• Original para el Proveedor
• Copia para el área de compras.
• Copia para el área de contabilidad.

Las Requisiciones y Órdenes de Compra dañadas o anuladas serán selladas
como “Cancelada”, devolviéndose el original y las copias a Contabilidad para
ser archivadas.

3.4 LIMITES DISCRECIONALES

SOLICITUD DE COTIZACIONES:

• Las Compras por valor inferior a la suma de $4,000.00 podrán
efectuarse de manera directa sin cotizaciones escritas, procurando en lo
posible diversificar los proveedores.
• Para Compras de $4,001.00 a $7,000.00 se deben solicitar por lo
menos dos (2) cotizaciones escritas.
• De $7,001.00 en adelante se requieren por lo menos tres (3)
cotizaciones escritas.

APROBACION COTIZACIONES

• Las Cotizaciones menores de $4,000.00 serán aprobadas directamente
el jefe de adjunto.
• El jefe de compras revisará y aprobará las Cotizaciones con valores
hasta $30,000.00.
• Las Compras de valores superiores a los $30,000.00 deberán ser
avaladas por el gerente comercial y sometidas a la aprobación de la
dirección, cuya integración y aprobación la hará presidente.

APROBACION ÓRDENES DE COMPRAS

• Todas las Órdenes de Compras, previa autorización de las Cotizaciones,
según las políticas establecidas, serán aprobadas por la gerencia
comercial y el directorio.

RECEPCION DE MERCANCIAS.

• La Mercancía deberá ser recibida por el jefe de almacén quien se
asegurará de que la mercancía recibida está de acuerdo con la Orden
de Compra y sus especificaciones.
• El jefe de almacén procederá a firmar el Conduce o Factura como
prueba de haber recibido conforme la Mercancía.
• Deberá informarse a Contabilidad de la recepción de la mercancia para
su registro y numeración antes de ser distribuido.
• La secretaria del area de compras anexará el Conduce o Factura a la
Orden de Compra para su pago siguiendo el procedimiento de solicitud
de cheque.

DISPOSICIONES GENERALES.-

• Ningún empleado de la organización participara en la selección,
adjudicación o administración de una Orden de Compra y/o Contrato, si
tiene alguna relación, parentesco o negocios con los proveedores que
califiquen.

• Los empleados involucrados en el proceso de Compras de bienes y
materiales, no deberán aceptar gratificaciones, favores o cualquier otro
valor monetario de los proveedores.
• Las Requisiciones de Compras que no estén debidamente completadas
y autorizadas no serán recibidas por la secretaria del área de compras.
• Las violaciones a estas disposiciones generales, serán sancionadas con
medidas disciplinarias que incluyen desde amonestaciones por escrito
hasta expulsión definitiva del empleado.

4. PROCEDIMIENTO DE COMPRA
4.1 Requisición de Compra

Secretaria del Área de Compras

1. Recibe:

Los Listados de Requisiciones de Compra Automáticas desde las áreas de:

• Almacenes de Planta
• Forestal Taller Campana

Las Requisiciones de Compra Manuales desde las áreas de:

• Administrativos
• Recursos Humanos
• Soporte, Operaciones
• Producción y Ventas

2. Sella la primera página de la documentación mencionada en el punto
anterior, Consignando la fecha de ingreso al área.

3. De las Requisiciones de Compra Manuales, separa las provenientes de
correlativo.

4. Envía al Jefe de Compras, o al Jefe Adjunto en ausencia de aquél, los
Listados de Requisiciones de Compra Automáticas y las Requisiciones
de Compra Manuales.

Jefe de Compras

5. Sobre la documentación recibida, verifica el cumplimiento de los
requisitos relacionados con la emisión y autorización de Requisiciones
de Compra y establecidos en la Parte 1 – Normativa de Compras y en la
Tabla de Niveles de Aprobaciones Económicas de la Normativa de
Papel Prensa S. A.
En el caso de que existan Requisiciones de Compra Manuales o Listados
de Requisiciones de Compra Automáticas que no se hallen firmados por
quien corresponda, los devolverá al área solicitante, a fin de que se
regularice la situación.

6. Asigna un Comprador a cada Requisición de Compra Manual y a cada
Listado de Requisiciones de Compra Automáticas, a cuyo fin anota y
firma la pertinente identificación, enviando luego los documentos a la
Secretaria.

Secretaria del Área de Compras

7. Recibe el Listado de Requisiciones de Compra Automáticas y las
Requisiciones de Compra Manuales, y separa y envía estas últimas al
Jefe Adjunto.

Jefe Adjunto

8. En cada una de las Requisiciones de Compra Manuales recibidas,
asigna y anota el respectivo Código de Rubro, de acuerdo con el Listado
de Codificación de Bienes y Servicios. En caso de que se trate de una
requisición de bienes o servicios críticos, realiza la asignación de
acuerdo con el Listado de Suministros críticos.

9. Envía a la Secretaria las Requisiciones de Compra Manuales
codificadas.

Secretaria del área Compras

10. Recibe las requisiciones de compra manuales codificadas e ingresa
manualmente al sistema “Compras Web” los datos de las mismas junto
con los Compradores asignados.

11. A través de dicho sistema, accede a las requisiciones de compra
automáticas ingresando su número total de control que figura en el
“Listado de requisiciones de compra automáticas”, registra sus
Compradores asignados y las imprime.

12. Ingresa los datos de las requisiciones de compra manuales
correspondientes al área de Administración Central en una planilla Excel
denominada “Control de OC – RC – MRC”.

13. Distribuye las requisiciones de compra manuales y automáticas a los
Compradores asignados.

4.1.1 Modificación de requisición de compra


14. En el caso de que sea necesario modificar una requisición de compra
manual o automática, recibe desde el área solicitante del material el
formulario preimpreso “Modificación de requisición de compra” con los
datos a modificar y envía el mismo al Jefe de Compras. Jefe de
Compras:

15. Verifica que el formulario “Modificación de requisición de compra”
contenga las firmas correspondientes, en función de la “Tabla de Niveles
de Aprobaciones Económicas de la Normativa de Papel Prensa S. A.”

16. Firma el mismo como constancia de la verificación realizada y lo envía a
Secretaria.


17. Carga manualmente en el sistema de “Compras Web” los datos
contenidos en el formulario de modificación, asociando los mismos al
número de requisición de compra a modificar.

18. Ingresa los datos modificados sobre las requisiciones de compra en la
planilla Excel “Control de OC – RC – MRC”.

19. Distribuye el formulario “Modificación de requisición de compra” al
Comprador correspondiente.

NOTA: Las causas de modificación de una requisición de compra pueden deberse
a cambios sobre una cantidad previamente solicitada o bien la anulación de la
misma requisición.

4.2 Compulsa de Precios


20. Recibe las requisiciones de compra manuales y automáticas.

21. Selecciona el medio de cotización -telefónico o escrito- en virtud del tipo
de requerimiento, según lo detallado en el “Cuadro Resumen de
Operatoria de la Normativa de Papel Prensa S. A.”

22. Crea el “legajo de compra”: carpeta a la que se incorpora la requisición
de compra y el resto de la documentación relacionada a la compra que
será obtenida en el transcurso del presente procedimiento.

23. Selecciona los proveedores que va a invitar a cotizar, teniendo en
cuenta antecedentes previos de compra sobre los ítems solicitados.
Para ello, visualiza a través del sistema de compras “Pick” un listado con
las últimas compras realizadas por código de producto.

Comprador

24. En caso en el que se presente espontáneamente un proveedor inscripto
en el “Padrón de Proveedores” administrado por el área Contabilidad
General, recibe comunicación del proveedor solicitando participar en la
compulsa de precios e incluye al mismo junto con los proveedores
seleccionados anteriormente.

25. En el sistema “Pick”, carga el pedido de cotización ingresando los datos
de número de requisición de compra, código de proveedor y medio de
envío de dicho pedido - Internet, Fax o correo-. Al registrarse la
información, el sistema le asigna automáticamente un número
correlativo al pedido de cotización.

Jefe de Compras

26. Verifica los proveedores invitados a cotizar y aprueba en el sistema el
pedido de cotización, accediendo al mismo por su número respectivo. Al
registrarse dicha aprobación, el sistema automáticamente genera e
imprime:

• Una planilla denominada “Pedidos de Cotización”, que es enviada al
Comprador
• El formulario “Pedido de cotización”, para el caso de aquellos
proveedores que coticen en forma escrita.

4.2.1.1 Pedido de cotización por escrito - Fax o correo


27. Envía por fax o correo el pedido de cotización al proveedor e incorpora
la constancia de envío en el “legajo de compra”, en el primero de los
casos.

4.2.1.2 Pedido de cotización por Internet

Comprador

28. En función de los datos obtenidos de la planilla “Pedidos de cotización”,
carga los datos del pedido de cotización a través del sistema
“Proveedores”, sistema Web utilizado para la emisión de pedidos de
cotización a los proveedores como así también la recepción de ofertas
en respuesta a los mismos.

29. Al ser registrado el pedido de cotización, el sistema envía en forma
automática un correo electrónico al proveedor dándole aviso que Papel
Prensa S. A. lo invita a cotizar. Dicho correo contiene una clave de
seguridad que le permitirá al proveedor visualizar el pedido de cotización
a través de la página Web de la Compañía www.papelprensa.com

Proveedor

30. Accede a la visualización del pedido de cotización a través del vínculo
“Login Proveedores” de la página nombrada, selecciona el tipo de
comprobante -en este caso, “Pedido de cotización”- e ingresa el número
de pedido y su clave de seguridad correspondiente.

31. Carga y registra por el mismo medio los datos de su oferta en respuesta
al pedido de cotización.


Comprador

32. Recibe las requisiciones de compra manuales y automáticas.

33. Selecciona los proveedores que va a invitar a cotizar, teniendo en
cuenta antecedentes previos de compra sobre los ítems solicitados.
Para ello, visualiza a través del sistema de compras “Pick” un listado con
las últimas compras realizadas por código de producto.

34. En el sistema “Pick”, carga el pedido de cotización ingresando los datos
de número de requisición de compra, código de proveedor y medio de
envío de dicho pedido - Fax o correo-. Al registrarse la información, el
sistema le asigna automáticamente un número correlativo al pedido de
cotización.

Jefe de Compras

35. Verifica los proveedores invitados a cotizar y aprueba en dicho sistema
el pedido de cotización, accediendo al mismo por su número respectivo.
Al registrarse dicha aprobación, el sistema automáticamente genera e
imprime:
• Una planilla denominada “Pedidos de Cotización”.
• El formulario “Pedido de cotización”.

36. Envía ambos documentos al Comprador.

Comprador

37. Envía el formulario “Pedido de cotización” por Fax o por correo al
representante comercial, si es que existe el mismo en la Argentina; de lo
contrario, se lo envía directamente al proveedor del exterior.

4. 3. Evaluación de ofertas y adjudicación


38. Recibe diariamente las ofertas escritas, registra su fecha de recepción
en el sistema “Pick” y en forma manuscrita ingresa sobre las mismas la
fecha de vencimiento prevista para su presentación.

39. En el caso de tratarse de ofertas ingresadas por el proveedor a través
de la página Web de la Compañía, realiza un seguimiento diario de la
recepción de las ofertas para los distintos pedidos de cotización a través
del sistema “Proveedores”.

40. Indica diariamente en el “Listado Diario de Pedidos de Cotización”
-obtenido e impreso a través del sistema “Pick”- las ofertas recibidas en

forma escrita y por Internet y archiva las primeras hasta su fecha de
vencimiento prevista para su presentación.

41. Una vez recibidas todas las ofertas -escritas o a través de Internet- o
bien habiéndose cumplido el plazo previsto para la presentación de las
mismas, la que fuere anterior, comunica dicha situación al Jefe Adjunto y
envía al mismo todas las ofertas escritas.

Jefe Adjunto

42. Controla los siguientes aspectos formales de las mismas:
• Que el proveedor haya cotizado todos los ítems requeridos
• Que sean legibles los importes cotizadosEn caso que no cotice, salva
los espacios en blanco, a fin de reflejar que el ítem no ha sido cotizado.

43. Ingresa en forma manuscrita sobre las ofertas escritas la fecha en que
realiza el control, firma las mismas y envía al Jefe de Compras para su
firma.

Jefe de Compras

44. Firma las ofertas escritas y envía al Administrativo. Jefe Adjunto

45. En el caso de las ofertas recibidas a través de Internet, ingresa en el
sistema “Proveedores” la fecha de puesta a disposición del
Administrativo y le comunica tal situación.

4.3.1.1 Registración de ofertas escritas

Administrativo

46. Ingresa por medio del sistema “Pick” al pedido de cotización y carga en
el mismo los datos de todas las ofertas recibidas por los proveedores en
forma escrita.
47. Obtiene, a través de una calculadora manual, un número de control que
le permite validar los datos cargados en el sistema “Pick”.

Nota: El número de control generado en este paso surge de la sumatoria entre el
precio unitario de cada uno de los ítems por la cantidad respectiva.

48. Ingresa en el sistema “Pick” y registra el número de control obtenido, a
efectos de generar de manera automática una planilla denominada
“Ofertas Capturadas por Administrativa”, que contiene todas las ofertas
recibidas por cada pedido de cotización.

49. Imprime desde dicho sistema la planilla “Ofertas Capturadas por
Administrativa”, adjunta las ofertas escritas a la misma y las envía a
Control Administrativo para su revisión. Control Administrativo

50. Verifica que los datos cargados en dicha planilla (unidad de medida,
precio, cantidad, condición de IVA, moneda, condición de pago y plazo y
lugar de entrega) coincidan con los datos que figuran en las ofertas
escritas. En el caso que no coincidan los datos, indica en forma
manuscrita en la planilla los errores encontrados, adjunta a la misma las
ofertas escritas y envía al Administrativo para que realice las
correcciones necesarias. Administrativo

51. Conforme a las observaciones indicadas en la planilla “Ofertas
Capturadas por Administrativa”, corrige los datos en el sistema “Pick”,
imprime nuevamente la planilla y envía a Control Administrativo. Control
Administrativo

52. En el caso de no existir errores en la carga de datos o habiéndose
corregido los mismos, aprueba en el sistema “Pick” la planilla “Ofertas
Capturadas por Administrativa” ingresando el número de pedido de
cotización y el número de control que figura al pie de la misma.
53. Ingresa en forma manuscrita sobre la planilla “Ofertas Capturadas por
Administrativa” su fecha de aprobación y firma la misma como
constancia de la conciliación realizada.

54. Envía al Comprador dicha planilla.

4.3.1.2 Registración de ofertas recibidos por Internet

Administrativo

55. Ingresa en el sistema “Proveedores” el número de pedido de cotización
y realiza, en cada oferta escrita, un ajuste consistente en reducir la
cantidad de decimales que presentan las cifras cotizadas, a efectos de
permitir la exportación de los datos al sistema “Pick”.

56. Imprime a través del sistema “Proveedores” un listado denominado
“Cotizaciones Ingresadas para el Pedido Nro. XXXX”, que contiene cada
una de las ofertas recibidas para el pedido de cotización y un número de
control –asignado automáticamente por el sistema- en la última hoja del
mismo.

57. Firma y envía a Control Administrativo el listado “Cotizaciones
Ingresadas para el Pedido Nro. XXXX” para su revisión. Control
Administrativo

58. Recibe el listado “Cotizaciones Ingresadas para el Pedido Nro. XXXX” y
controla, de los datos cargados por el proveedor, la moneda ingresada y
la alícuota de IVA. En caso que existan errores en la carga de los
mismos, envía el listado al Comprador para que realice los ajustes
necesarios. Comprador

59. Registra en el sistema “Proveedores” el ajuste sobre la moneda y/o
alícuota de IVA y comunica a Control Administrativo. Control
Administrativo

60. Envía al Activador el listado “Cotizaciones Ingresadas para el Pedido
Nro. XXXX”, con el objeto de que adjunte al mismo, de existir, aquellas
ofertas escritas recibidas de proveedores que hubiesen sido invitados a
cotizar por Internet y hayan elegido otra vía para la presentación de las
mismas.

Activador

61. Adjunta las mismas al listado “Cotizaciones ingresadas para el Pedido
Nro. XXXX” y envía al Administrativo. En tal caso, el circuito se remite al
Punto 5.1.1. Registración de ofertas escritas.

Control Administrativo

62. Mediante el ingreso en el sistema “Proveedores” del número de control
impreso que figura al pie del listado “Cotizaciones Ingresadas para el
Pedido Nro. XXXX”, aprueba dicho listado en el sistema y exporta sus
datos al sistema “Pick”. Adicionalmente, firma el listado como constancia
de su revisión.

63. Envía dicho listado al Comprador.

Comprador

64. Preselecciona un proveedor a través del sistema “Pick” conforme al
precio más bajo por cada uno de los ítems, salvo en aquellos casos que
por circunstancias particulares -calidad del bien, plazo de entrega,
condición de pago o indicación del proveedor por parte del requirente-
deba modificar este criterio.

Nota: El sistema “Pick” adjudica por defecto aplicando el criterio del precio más
bajo a cada uno de los ítems. Si se decide utilizar otro criterio de adjudicación,
deberá aclararlo en el sistema mediante la opción destinada a tal fin.

65. Genera e imprime desde el mismo sistema:

• La “Planilla de Trabajo del Comprador”, que presenta las cotizaciones
realizadas por los proveedores para cada uno de los ítems
requeridos, el importe total por proveedor, como así también su
condición de IVA, lugar de entrega, plazo de entrega y condición de
pago.
• La “Planilla de Adjudicación del Comprador”, que contiene los precios
cotizados por los proveedores para cada uno de los ítems requeridos
y proveedor preseleccionado por el Comprador y/o por el sistema.
• La “Planilla de Diferencias por Modificaciones del Comprador” con los
datos modificados por el Comprador en relación a la aplicación de
factores de conversión -que calcula el Comprador cuando existen
diferencias entre las unidades de medida que figuran en la requisición
de compra y en la oferta recibida- y su justificación.

66. Incorpora en el “legajo de compra” las planillas nombradas en el paso
anterior y envía el mismo al Jefe de Compras para la aprobación de la
propuesta de adjudicación.

4.3.1.3 Preselección de proveedor telefónico o único proveedor
Consultado

Esta es una opción en el sistema “Pick” que se utiliza en aquellos casos de
pedidos de cotización telefónicos o de único proveedor consultado.
Comprador:

67. Ingresa en forma manuscrita los datos de la oferta en una planilla prei-
mpresa denominada “Análisis de Cotización”, utilizada para realizar la
preselección del proveedor.

68. Registra los datos de la planilla en el sistema “Pick”, a efectos de que el
mismo efectúe la adjudicación automáticamente conforme al precio más
bajo.

En caso de tratarse de más de un proveedor que cotiza telefónicamente, la
preselección se realiza conforme al precio más bajo por cada uno de los ítems,
salvo en aquellos casos que por circunstancias particulares -calidad del bien,
plazo de entrega, condición de pago o indicación del proveedor por parte del
requirente- deba modificar este criterio.

Jefe de Compras (en caso de ausencia, Jefe Adjunto)

69. Recibe del Comprador el “legajo de compra”, analiza los datos de la
“Planilla de Adjudicación del Comprador” -plazo de entrega de la
mercadería, condiciones de pago, precios, moneda y descripción del
artículo- y realiza la aprobación en el sistema “Pick” mediante el ingreso
del número total de control que aparece al pie de la misma.

70. Firma dicha planilla como constancia de aprobación y envía el “legajo de
compra” al Comprador.

En caso de no aprobar la propuesta realizada, le comunica al Comprador la
necesidad de modificar la preselección del proveedor y lo habilita por
sistema para efectuar dicha modificación.

4.3.2. Compras Importadas

Activador

71. Recibe diariamente las ofertas escritas, registra su fecha de recepción
en el sistema “Pick” y en forma manuscrita ingresa sobre las mismas la
fecha de vencimiento prevista para su presentación.

72. Indica diariamente en el “Listado Diario de Pedidos de Cotización”
-obtenido e impreso a través del sistema “Pick”- las ofertas recibidas en
forma escrita y archiva las mismas hasta su fecha de vencimiento
prevista para su presentación.

73. Una vez recibidas todas las ofertas escritas o bien habiéndose cumplido
el plazo previsto para la presentación de las mismas, la que fuere
anterior, comunica dicha situación al Jefe Adjunto y envía al mismo
todas las ofertas escritas.

Jefe de Compras

74. Realiza la apertura de las ofertas escritas.

75. Para cada una de las ofertas escritas, controla los siguientes aspectos
formales de la misma:
• Que el proveedor haya cotizado todos los ítems requeridos;
• Que sean legibles los importes cotizados;
• Que no existan tachaduras ni enmiendas;
• Y, en caso que no cotice, salva los espacios en blanco, a fin de reflejar
que el ítem no fue cotizado.

76. Ingresa en forma manuscrita la fecha de apertura sobre cada una de las
ofertas escritas, firma las mismas como evidencia del control realizado y
las envía al Comprador.

Comprador

77. Recibe del Jefe de Compras las ofertas firmadas.

78. Crea una “carpeta de importación”, en la cual incorpora la requisición de
compra y el resto de la documentación de la importación que se obtenga
en el transcurso del presente procedimiento. Ingresa de forma
manuscrita en la portada de la misma el número de requisición de
compra correspondiente.

79. Ingresa en forma manuscrita en el libro “Master de Importaciones” el
número de requisición de compra, ítems y cantidades solicitados y
ofertas recibidas por cada importación requerida.

80. Ingresa en forma manuscrita los datos de las ofertas escritas en la
planilla preimpresa denominada “Análisis de cotización” e indica sobre la
misma la propuesta de adjudicación más conveniente, teniendo en
cuenta el precio y las especificaciones técnicas solicitadas.

81. Incorpora en la “carpeta de importación” la planilla “Análisis de
cotización” con el proveedor seleccionado y envía dicha carpeta al Jefe
de Compras.

Jefe de Compras

82. Recibe “carpeta de importación” y aprueba la propuesta de adjudicación
firmando la planilla “Análisis de cotización” y envía al Comprador.

En caso de no aprobar la propuesta de adjudicación, le comunica al Comprador la
necesidad de modificar la adjudicación de la compra y lo habilita por sistema para
efectuar dicha modificación.

4.4 Emisión de Orden de Compra


Comprador

83. En el sistema “Pick”, por medio del ingreso del número de pedido de
cotización de la oferta adjudicada, carga los datos para la generación del
borrador de orden de compra.

84. Al registrarse todos los datos del borrador de orden de compra, el
sistema genera de manera automática su respectivo número.

85. Ingresa a un sistema llamado “Editor de Notas” en el cual confecciona
las notas vinculadas al número del borrador de orden compra. Las
mismas pueden ser, por ejemplo, aclaraciones en la condición de pago.

86. Imprime el borrador de orden de compra, junto a las notas generadas, y
automáticamente se generan en el sistema 2 (dos) planillas:

• “Análisis de cotización para aprobación de borrador”
• “Planilla de diferencias de análisis”.

87. Ingresa en forma manuscrita sobre la portada del “legajo de compras”:
• El número de requisición de compra asociada
• El número de borrador de orden de compra (el número de borrador de
orden de compra generado por el sistema es el mismo para la orden de
compra definitiva.)
• Proveedor seleccionado.

88. Incorpora en el “legajo de compras” el borrador de orden de compra, las
planillas de “Análisis de cotización para aprobación de borrador” y
“Diferencias de análisis” y la requisición de compra”; y envía al Jefe de
Compras para su aprobación.

Jefe de Compras

89. Aprueba en el sistema “Pick” el borrador de la orden de compra,
generándose automáticamente la orden de compra.

En caso de no aprobar el borrador de la orden de compra, se comunica con el
Comprador a efectos de que éste realice las correcciones correspondientes y lo
habilita por sistema para efectuar dicha modificación.

90. Firma el borrador de orden de compra como constancia de aprobación,
incorpora el mismo en el “legajo de compras” y lo envía a la Secretaria.

Secretaria del área

91. A través del sistema “Pick”, por medio del ingreso del número de orden
de compra, accede a la misma y la imprime por cuadruplicado.

92. En el caso en que el proveedor seleccionado haya operado por Internet
a través el sistema “Proveedores”, accede al mismo al link “Login
Proveedores”, selecciona el tipo de comprobante (en este caso, “Orden

de Compra”) e ingresa el número de la misma y la clave que
correspondan, según el e-mail recibido desde el área de Compras.

En caso contrario, envía por fax la orden de compra original al proveedor y
archiva la misma en un bibliorato de órdenes de compra del área.

93. El resto de las copias las incorpora al “legajo de compras” y lo envía al
Comprador.

94. Carga los datos en la planilla Excel de control interno “Control de OC –
RC – MRC”.

Comprador

95. Distribuye las copias de la orden de compra de la siguiente manera:

Si el proveedor adjudicado no operó por Internet:

• Duplicado: adjunta en “legajo de compras”.
• Triplicado: envía al área Planeamiento y Control Presupuestario junto
con el original de requisición de compra.
• Cuadruplicado: envía al sector solicitante y/o sector receptor.

Si el proveedor adjudicado operó por Internet:

• Duplicado: adjunta en “legajo de compras”.
• Triplicado: envía al área Planeamiento y Control Presupuestario junto
con el original de requisición de compra.
• Cuadruplicado: envía al sector solicitante y/o sector encargado de la
confección del “Informe de recepción”, en el caso de tratarse de las
áreas Administración Central o Planta San Pedro.

Nota: En el caso de órdenes de compra generadas por requisiciones provenientes
del área Forestal, el Cuadruplicado es archivado en el área de Administración
Forestal y se emiten dos ejemplares adicionales:

• Quintuplicado: en el caso de servicios, envía al área solicitante para la
confección del “Informe de servicio recibido”.
• Sextuplicado: envía al área Taller Campana, como encargado de la
confección del “Informe de recepción”, en el caso de compra de bienes.

Planeamiento y Control Presupuestario

96. Firma la requisición de compra y devuelve la misma al área de Compras.

97. Controla el triplicado de la orden de compra y envía al área de Cuentas
a Pagar.


98. Recibe el original de requisición de compra, señala con un sello
fechador su fecha de reingreso al área de Compras y envía la misma al
Comprador para su posterior archivo en el “legajo de compra”.

Comprador

99. Separa el borrador de orden de compra del “legajo de compra” y lo
archiva temporalmente en una carpeta de borradores de orden de
compra hasta el cumplimiento total de la orden de compra.

100.Incorpora al “legajo de compra” la requisición de compra y archiva el
mismo de acuerdo al número de orden de compra.


Comprador:

101. Confecciona y envía al despachante de aduana el memorando
solicitando la posición arancelaria y la forma de pago.

Despachante de Aduana:

102.Comunica por correo electrónico al Comprador la posición arancelaria y
condición de pago.

Comprador

103.Confecciona por triplicado un memorando de solicitud de Banco Local
al área Tesorería.

104.Incorpora en la “carpeta de importación” la impresión del correo
electrónico con la respuesta del despachante de aduana especificando
la posición arancelaria y condición de pago asignada.

105. Completa y firma la “Hoja de Circuito de Firmas” – que es utilizada a
efectos de hacer un seguimiento administrativo de la operación de
importación, y adjunta la misma a la carpeta.

106.Envía al Jefe de Compras para su aprobación la “carpeta de
importación” con la documentación detallada en los pasos precedentes.

Jefe de Compras

107. Controla los datos registrados en:
• Orden de compra,
• Triplicado del memorando de solicitud de banco local al área de
Tesorería,
• Correo electrónico de respuesta del despachante de aduana
especificando la posición arancelaria y condición de pago asignada,
• “Hoja de circuito de firmas”.
Como constancia de su aprobación, firma la “Hoja de circuito de firmas” y
envía la “carpeta de importación” al Comprador.

Comprador

108.Envía por triplicado memorando de solicitud de banco local al área
Tesorería.

Tesorería

109.Recibe y sella una de las copias del triplicado del memorando como
constancia de recepción y envía al Comprador.

En una de las dos (2) copias restantes del triplicado, determina y asigna el
banco local y condición de pago seleccionada -carta crédito, transferencia
bancaria u otros. Envía la misma al Jefe de Finanzas para su aprobación
mediante firma.

Archiva la copia restante del triplicado del memorando como constancia de
recepción del mismo por parte del área de Compras y de haber asignado el
banco local y condición de pago.

Comprador

110. Archiva la copia del memorando de solicitud de banco local y condición
de pago sellada, enviada por parte el área Tesorería, y la copia del
triplicado del memorando con la firma del Jefe de Finanzas como
constancia de la correcta asignación del banco local y de la condición de
pago.

111.Confecciona en forma manuscrita el borrador preimpreso de la orden
de compra, señalando el banco local y condición de pago asignados, y
lo incorpora a la “carpeta de importación”.

112.Por medio del sistema “Pick”, carga los datos que figuran en el borrador
preimpreso de la orden de compra.

113.Envía por fax al despachante de aduana:

• Memorando comunicando el banco local y condición de pago asignados
• Copia del borrador de la orden de compra impresa desde el sistema
“Pick”.

114. Completa y firma la “Hoja de circuito de firmas” como constancia de
haber realizado el paso anterior.

115.Envía al Jefe de Compras la “carpeta de importación”.
Jefe de Compras

116. Ingresa en el sistema “Pick” y aprueba el borrador de orden de
compra, generando la orden de compra con dicha registración.

117.Envía la “carpeta de importación” a la Secretaria. Secretaria:

118.Imprime desde el sistema “Pick” la orden de compra original y cuatro
(4) copias. Para acceder a la misma, ingresa en la pantalla su respectivo
número asignado por el sistema al momento de ser creada.

119.Envía al Comprador la “carpeta de importación” junto con la orden de
compra original y sus copias incorporadas a la misma.

Comprador

120. Gestiona cuatro (4) fotocopias de la orden de compra original,
distribuyéndolas de la siguiente manera:

• Original: al representante en Argentina ó proveedor exterior.
• Fotocopia 1 (uno) y 2 (dos): al área Tesorería.
• Fotocopia 3(tres): agente de embarque.
• Fotocopia 4 (cuatro): archivo en “carpeta de importación”.
• Duplicado: área Compras/archivo correlativo.
• Triplicado: área Cuentas a pagar.
• Cuadruplicado: al sector solicitante -para la confección del “Informe de
servicio recibido” o sector receptor del material -para la confección del
“Informe de Recepción”.

121. Completa en forma manuscrita el registro de los datos de la operatoria
en el “Master de Importaciones”, libro foliado con los registros de todas
las compras de bienes importados.

122.Recibe comunicación por correo electrónico del agente de embarque
informando los gastos de embarque vinculados a la orden de compra y
la imprime.

123.Compara los gastos de embarque -en función de gastos de embarque
anteriores y valores corrientes-, registra en forma manuscrita sus
observaciones en el correo impreso y envía el mismo al Jefe de
Compras.

Jefe de Compras

124.Aprueba los gastos de embarque vinculados a la orden de compra con
su firma sobre el correo electrónico recibido y envía el mismo al
Comprador.

Comprador

125. Envía una copia del correo electrónico al área Tesorería e incorpora la
copia original a la “carpeta de importación”.

126.Archiva temporalmente la “carpeta de importación” hasta el momento
de recibir el “Informe de recepción”, que confirma la entrega de la
mercadería.

127.Recibe del área Tesorería y archiva en “carpeta de importación” copia
de la siguiente documentación del despacho:

• “Carta de Porte” del agente de embarque, utilizada para transportar
mercadería -desde su envío desde el exterior hasta su ingreso al
país.
• “Factura de Carga y Transporte” del agente de embarque.

128. Completa en forma manuscrita en el registro respectivo del “Master de
importaciones” los datos de la documentación del punto anterior.

129. Una vez que la mercadería llega al país, recibe del área Tesorería y
archiva en la “carpeta de importación”, copia de la siguiente
documentación del embarque recibido:

• “Carta de Porte” del agente de embarque utilizada para transportar
mercadería -desde que ingresa al país hasta la planta destino-
• “Factura original del proveedor”.

130. Completa en forma manuscrita en el registro respectivo del “Master de
importaciones” los datos de la documentación del punto anterior.

131. Mensualmente realiza un seguimiento y actualización de la operatoria
de laimportación por medio de la carga manual de la “Planilla mensual
de estado de importaciones” y envía fotocopias de dicha planilla al Jefe
de Compras y a las áreas de Administración, Finanzas, Gerencia de
Planta, Almacenes y Presupuesto.

4.4.3 Modificación de Orden de Compra

Los motivos por los cuales se puede modificar una orden de compra ya
emitida son los siguientes:

• Cambios en los ítems que la componen (por ejemplo, cantidad y/o
precio)
• Cambios en las condiciones pautadas para la operación (por ejemplo,
plazo de entrega, lugar de entrega, etc.)
• Cambios a las notas aclaratorias generales de la orden de compra o
particulares de algún ítem.

Comprador

132.En caso que se produzca algunos de los cambios mencionados ingresa
en el sistema “Pick” la modificación de la orden de compra, indicando el
motivo por el cual se originó.

133.Envía el “legajo de compra” al Jefe de Compras junto al borrador de
orden de compra impreso con la modificación incorporada.

Jefe de Compras

134.Aprueba la modificación de orden de compra en el sistema “Pick”,
accediendo a la misma a través del ingreso de su respectivo número, y
envía el “legajo de compra” a la Secretaria.


135. Accede a través del sistema “Pick” a la orden de compra modificada,
por medio del ingreso de su respectivo número, repitiendo el mismo
procedimiento para la emisión de orden de compra para el caso de
Compras Nacionales.

136.Carga los datos de la planilla de control interno “Control de OC – RC –
MRC”.

4.4.4 Anulación de Orden de Compra

En el caso de que el Jefe de Compras o Jefe Adjunto, al momento de la
aprobación de la orden de compra, detecten algún inconveniente:
Jefe de Compras o Jefe Adjunto (en forma indistinta):

137. Registra la anulación de la orden de compra en el sistema “Pick”,
accediendo a dicha función mediante el ingreso de su respectivo
número.
Nota: Únicamente los mencionados poseen acceso en el sistema a realizar la
anulación de una orden de compra.

138.Ingresa en el mismo sistema el motivo de la anulación y la persona
encargada a quien corresponde la responsabilidad del hecho -E: PP SA
o P: Proveedor-, por cuanto es un elemento a considerar toda vez que
se evalúa a un proveedor.

4.5. Activación de Orden de Compra

4.5.1. Compras Nacionales

Activador

139.En forma mensual, el primer día hábil de cada mes, a través del
sistema “Pick” se generan los “Listados Automáticos – Activación
Compras”, los cuales contienen todos los datos de las operaciones de
compra normales y de emergencia realizadas. Los listados se
denominan “A”, “B”, “C”, D”, “E” y “Z” y se encuentra distribuidos de la
siguiente manera:

• “Listado Automático - Activación Compras A”: órdenes de compra
normales vencidas con una antigüedad de entre 30 a 180 días.
• “Listado Automático - Activación Compras B”: órdenes de compra
normales vencidas con una antigüedad de hasta 30 días.
• “Listado Automático - Activación Compras C”: órdenes de compra
normales a vencer con una antigüedad de hasta 30 días.
• “Listado Automático - Activación Compras D”: órdenes de compra de
emergencia vencidas con una antigüedad de hasta 180 días.
• “Listado Automático - Activación Compras E”: órdenes de compra de
emergencia a vencer con una antigüedad de hasta 30 días.

• “Listado Automático - Activación Compras Z”: órdenes de compra
normales y de emergencia vencidas con una antigüedad de mayor a 180
días.

Diariamente, el área de Compras recibe de las áreas receptoras de bienes
y/o servicios los siguientes documentos:

• En el caso de Planta San Pedro: “Listado de comunicación de informes
de recepción” y el “Informe de recepción”, como confirmación de entrega
de la mercadería comprada.
• En el caso de Depósito contratado, Taller Campana y Establecimientos
• Forestales: Fax de los remitos que respalden las entregas de
proveedores.
• En el caso de Sede Central - Compras: los remitos que respaldan las
entregas.

140.Diariamente, ingresa en el sistema “Pick” los datos de cada uno de los
“Informes de recepción”, remitos y solicitudes de transporte enviados por
los distintos sectores involucrados. Luego envía dicha documentación al
Comprador para que archive en el “legajo de compra”.

141. Mensualmente, el primer día hábil de cada mes, imprime los “Listados
Automáticos – Activación Compras A, B, D, E y Z” y se realiza un
seguimiento del estado de cada una las órdenes de compra.
Administrativo Ayudante Activación:

142.En el caso del “Listado Automático - Activación Compras C”, realiza un
seguimiento del estado de las órdenes de compra, de la misma forma
que el Activador, y se comunica telefónicamente con aquellos
proveedores cuyo plazo de entrega vence ese mismo día o haya
vencido el día anterior.

Activador
143.Depura cada uno de los listados: en principio, descarta cada una de las
órdenes de compra que tengan asociado un “Informe de recepción”,
teniendo en cuenta que las mismas hayan sido ingresadas en el
sistema.

A su vez, verifica que los “Informes de recepción”, remitos o solicitudes de
transporte recibidos en el día y que aún no hayan sido registrados en el

sistema, se correspondan a alguna de las órdenes de compra que
aparecen en los listados. Si esto ocurre, depura nuevamente el listado y
repite el mismo procedimiento.

144.En el caso de existencia de una orden de compra que no posea un
“Informe de recepción”, remito o solicitud de transporte asociado/s a la
misma, analiza los posibles inconvenientes: en principio, se comunica
por correo electrónico con el área encargada de recibir la mercadería, a
efectos de verificar que no haya olvidado enviarle dicho informe, remito
o solicitud de transporte y de no efectuar reclamos innecesarios al
proveedor posteriormente.

En el caso de que la mercadería no haya sido recibida por el sector
encargado, verifica cual de las siguientes alternativas puede estar
ocurriendo:
a) se venció el plazo de entrega definido inicialmente y no se cumplió la
entrega;
b) se venció el plazo otorgado al proveedor (luego de vencido el plazo
especificado en el punto anterior) y no se cumplió la entrega;
c) no se produzca la entrega, luego de ser activado en varias
ocasiones.

Para el caso a):

• Reclama al proveedor telefónicamente por la entrega vencida;
• Acuerda con el proveedor una nueva fecha de entrega. En tal caso, se
reinicia la rutina de activación descripta al comienzo; y como recordatorio
de la nueva fecha acordada, utiliza la alarma que ofrece el programa
Microsoft Outlook para que le dé aviso el día pactado de próxima entrega
con el proveedor.

En el caso de que el proveedor no indique una fecha posible de cumplimiento
de la entrega o prestación del servicio, se reinicia este proceso de reclamo,
pasados 7 días desde la última activación.

Completa manualmente en una hoja preimpresa llamada “Seguimiento
Interno de Orden de Compra Nro. XXXX” los datos de reclamos efectuados
sobre la orden de compra. La misma es enumerada correlativamente en forma
manuscrita.

Para el caso (b), da aviso al Jefe Adjunto para que ambos analicen el caso
(único proveedor, situación del mercado, carácter de emergencia, anticipo
otorgado, bienes importados, etc.). A partir de dicho análisis las conclusiones
pueden ser las siguientes:

• Anulación de la orden de compra;
• Nueva prórroga de plazo de entrega;
• Solicitud de anulación de la requisición de compra.

Cualquier sea la conclusión abordada, la deja asentada en la hoja
“Seguimiento interno de orden de compra. Nro XXXX”.

Para el caso (c), se lo comunica al Comprador, quien será el encargado de
obtener una nueva fecha de compromiso de entrega. Vencido el plazo
otorgado para la entrega y no habiéndose cumplido, se repite el procedimiento
del caso b), detallado anteriormente.

145.Completa mensualmente, en base a la información que contienen los
“Listados Automáticos – Activación Compras”, los datos de una planilla
Excel denominada “Posición Mensual de Activación”, verifica su
contenido junto con el Jefe Adjunto de Compras, y la envía al Gerente
del área Compras.

146.No habiéndose vencido aún el plazo de entrega y a pedido del
requirente, gestiona el adelanto de la entrega, para lo cual se comunica
telefónicamente o por correo electrónico. Como finalización del proceso
de activación, se da conocimiento al responsable del área requirente de
lo pautado con el proveedor.


Activador

147. Recibe diariamente por parte de la/s área/s involucrada/s en la
recepción, el documento “Informe de recepción” con el detalle de la
mercadería ingresada o servicio recibido.

148.Verifica en el sistema “Pick” que dichos datos hayan sido ingresados.
En el caso en que alguna compra no haya sido registrada en el mismo,
ingresa los datos de la misma a dicho sistema.

149.Envía el “Informe de recepción” al Comprador para que lo incorpore en
la “carpeta de importación”.

Comprador

150. Incorpora el “Informe de recepción” en la “carpeta de importación” con
el resto de la documentación de la compra.

151.Archiva la “carpeta de importación”.

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