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CICLO DE INGRESOS

Introducción
El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por
efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el
embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar
las cuentas por cobrar a clientes y recibir de éstos el efectivo. En virtud de que el ciclo de ingresos es el ciclo en que el
control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se venden, la determinación del costo de ventas es una
función contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos.

Las funciones asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de ingresos que se
describen más adelante, son aquellas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse
en cuenta que las mismas deberán servir tan solo una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión
del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables comunes, formas y
documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso en particular.

Las funciones típicas de un ciclo de ingresos podrían ser:

•Otorgamiento de crédito.
•Toma de pedidos.
•Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio.
•Facturación.
•Contabilización de comisiones.
•Contabilización de garantías.
•Cuentas por cobrar.
•Cobranza.
•Ingreso del efectivo.
•Ajuste a facturas y/o notas de crédito.
•Determinación del costo de ventas.

Asientos contables comunes
Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes 4 asientos contables comunes
•Ventas.
•Costo de ventas.
•Ingresos de caja.
•Devoluciones o rebajas sobre ventas.
•Descuentos por pronto pago.
•Provisiones para cuentas de cobro dudoso.
•Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables.
•Gastos de comisiones.
•Creación de pasivos por el impuesto de ventas.
•Provisiones para gastos de garantía.
Formas y documentos importantes

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de ingresos podrían ser:
•Pedidos de clientes.
•Órdenes de venta y embarque.
•Conocimientos de embarque.
•Facturas de venta.
•Notas de crédito por devoluciones y rebajas sobre ventas.
•Avisos de remesas de clientes.
•Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes.
Bases usuales de datos
Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella
información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como
resultado del proceso de las transacciones, Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar
como sigue:

a.Bases de referencia. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.
b.Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está
modificando constantemente

Las bases usuales de datos para el ciclo de ingresos podrían ser las siguientes:

Bases de referencia
•Listas y/o archivos maestros de clientes y de crédito.
•Catálogos de productos y listados o archivos de precios.

Bases dinámicas
•Archivos de órdenes de clientes pendientes de surtir.
•Auxiliares de clientes.
•Estadísticas de ventas.
•Diarios de ventas.
Enlaces con otros ciclos

Dentro del cielo de ingresos podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros cielos:
•Ingresos de caja que se enlazan en el ciclo de tesorería
•Embargues de productos que se enlazan con el ciclo de producción
•Concentraciones de actividades (pólizas de registros contable) que se enlazan con el ciclo de informe financiero.

Objetivos
Para efectos del ciclo de ingresos que se han identificado 21 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido
clasificados en cuatro clases como sigue:

•A) De autorización.
•B) De procesamiento y clasificación de transacciones.
•C) De verificación y evaluación.
•D) De salvaguarda física.

        A) Objetivos de autorización.-
           Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de
           que se están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración y que estos son
           adecuados. Estos objetivos para el ciclo de ingreso son:

1.Los clientes deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
2.El precio y condiciones de las mercancías y servicios que han de proporcionarse a los clientes deben de autorizarse de
acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
3.Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventas gastos de venta y cuentas de clientes, deben
de autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

         B) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento,
procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a
éstas. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:
4.Los procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben estar de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por
la administración.
5.Solo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancías o servicios que se ajusten a políticas adecuadas
establecidas por la administración.
6.Debe requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancías o servicios.
7.Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente.
8.Todos y únicamente los embarques efectuados y los servicios prestados deben producir facturación.
9.Las facturas deben prepararse correcta y oportunamente.
10.Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepción, hasta su depósito.
11.Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
12.Los costos de las mercancías y servicios vendidos, así como los gastos relativos a las ventas deben clasificarse
concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
13.La información del efectivo recibido de clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
14.Los ajustes a los ingresos, costo de ventas, gastos de ventas y cuentas de clientes deben clasificarse, concentrarse e
informarse correcta y oportunamente
15.Las facturas, cobros y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud a las cuentas apropiadas de cada cliente
16.En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para facturaciones, costos de mercancías y servicios
vendidos, gastos relativos a las ventas, efectivo recibido y ajustes relativos.
17.Los asientos contables del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con las políticas
establecidas por la gerencia
18.La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de ingreso debe producirse correcta
y oportunamente.

        C) Objetivos de verificación y evaluación
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se
informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:

    1. Deben evaluarse en forma periódica los saldos de cuentas por cobrar y las transacciones relativas.

        D) Objetivos de salvaguarda física
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de
proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:

1.El acceso al efectivo recibido debe permitirse únicamente de acuerdo con controles adecuados establecidos por la
gerencia hasta que se transfiera dicho control al ciclo de tesorería.
2.El acceso a los registros de embarque, facturación, cobranza y cuentas por cobrar, así como a las formas importantes,
lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por
la gerencia.

CICLO DE COMPRAS

Introducción
Debido a que en casi todas las empresas las funciones relacionadas con la nómina son distintas de las funciones de
compra; se ha considerado conveniente mostrar separadamente dichas funciones en dos guías, para facilitar la revisión
del control interno del ciclo de egresos.

El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para:
•La adquisición de bienes, mercancías y servicios.
•El pago de las adquisiciones anteriores.
•Clasificar, resumir e informar lo que se adquiere y lo que se paga.

El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de:
•Inventarios.
•Activos fijos.
•Servicios Externos.
•Suministros o abastecimientos.
En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y de
resultados. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los recursos y el pago de los mismos,
deben considerarse también como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la
adquisición de dichos recursos.

Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de compras que se
describen más adelante, son aquellas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse
en cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuándo lleve la revisión
del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables comunes, formas y
documentos importantes etc., se deberán efectuar para cada caso en particular.

Funciones Típicas
•Las funciones típicas de compras podrían ser:
•Selección de proveedores.
•Preparación de solicitudes de compras.
•Función específica de compras.
•Recepción de mercancías y suministros.
•Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos.
•Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados.
•Desembolsos de efectivo.
Asientos contables comunes

Dentro del ciclo de compras podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:
•Compras.
•Desembolsos de efectivo.
•Pagos anticipados.
•Acumulaciones de pasivos.
•Ajustes de compras.
Formas y documentos importantes.

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de compras podrían ser:
Requisiciones de compras.
Órdenes de compra y contratos.
Documentos de recepción de mercancías.
Facturas de proveedores.
Notas de cargo y de crédito.
Solicitudes de cheques.
Recibos de servicios.
Póliza de cheque

Bases usuales de datos
Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas auxiliares, etc., que contienen aquella
información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como
resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se le da, se pueden clasificar
como sigue:

a.Bases de referencias. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.
b.Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal sé esta
modificado constantemente.
Las bases usuales de datos para compras podrían ser las siguientes:
•Archivos de proveedores conteniendo, nombre, dirección, productos que ofrece, premios etc.
•Archivos de cuentas por pagar que contenga las cuentas pendientes de pago (auxiliares) e historial de pagos
efectuados.
•Los pedidos a proveedores pendientes de surtir.

Enlace con otros ciclos
Podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:
•Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería.
•Recepción de bienes, mercancías y servicios que se enlazan con el ciclo de producción.
•Resumen de actividad (pólizas de registro contable) que se enlazan con el ciclo de informe financiero.

Objetivos
Para efecto de este ciclo se han identificado 18 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido clasificados
en cuatro clases como sigue:

•De autorización.
•De procesamiento y clasificación de transacciones.
•De verificación y evaluación.
•De salvaguarda física.

    A. Objetivos de autorización
Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que estén
cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, estos objetivos para este ciclo son:

1.Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
2.El precio y condiciones de los bienes, mercancías y servicios que han de proporcionar los proveedores deben
autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
3.Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de los proveedores, cuentas de
pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la
administración
4.Todos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos deben efectuarse de acuerdo con políticas adecuadas
establecidas por la administración.
5.Los procedimientos de proceso del ciclo de compras deben de estar de acuerdo con políticas adecuadas establecidas
por la administración.

       B.Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento,
procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a
éstas. Estos objetivos para el ciclo de compras son:

1.Solo deben aprobarse aquellas órdenes de compra a proveedores por bienes, mercancías o servicios que se ajusten a
las políticas establecidas por la administración.
2.Solo deben aceptarse mercancías y servicios que se hayan solicitado.
3.Los bienes, mercancías y servicios recibidos, deben informarse con exactitud y en forma oportuna.
4.Los montos adecuados a proveedores por bienes, mercancías y servicios recibidos, así como la distribución contable de
dichos adeudos debe calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna.
5.Todos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos, deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con
exactitud.
6.Los importes adeudados a proveedores y acreedores deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y
oportunamente.
7.Los pagos y los ajustes relativos a compras deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
8.Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a la
cuenta apropiada de cada proveedor y acreedor.
9.Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas a proveedores y acreedores por los pagos
efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable.
10.Los asientos contables de las compras deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas
adecuadas establecidas por la administración.
11.La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de compras debe producirse correcta
y oportunamente.

    C. Objetivos de verificación y evaluación
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se
informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de compras son:

1.Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas por pagar y las actividades de
transacciones relativas.

    D. Objetivos de salvaguarda física
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de
proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son:

    1. El acceso a los registros de compras, recepción y pagos, así como a las formas importantes, lugares y
       procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la
       administración.


CICLO DE NÓMINA O PERSONAL

Introducción
El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para:
La contratación y utilización de mano de obra.
El pago de mano de obra.
Clasificar, resumir e informar lo que se utilizó y pagó de mano de obra.

El ciclo de nóminas contiene la contratación, utilización y pago de servicios personales como por ejemplo nóminas de
mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.

En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los servicios de personal y el pago de los mismos,
estén relacionados como parte de este ciclo las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtención de
dichos recursos.

Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc. Del ciclo de nóminas que se
describen más adelante, son aquellas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo debe tomarse en
cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la
revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables, formas y
documentos importantes, etc. Se deberá efectuar para cada caso en particular.

Funciones Típicas
Las funciones típicas de nóminas podrían ser:

•Reclutamiento y selección de personal.
•Contratación de personal.
•Llevar las relaciones laborales.
•Preparar informes de asistencia.
•Registro, información y control de nómina.
•Desembolso de efectivo.
•Promoción y evaluación de personal.
Asientos contables comunes.

Dentro del ciclo de nóminas podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:
•Pago de nóminas.
•Anticipos de sueldos y préstamos al personal.
•Distribuciones de mano de obra.
•Otras prestaciones de personal.
•Ajustes de nóminas.
Formas y documentos importantes.

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de nóminas podrían ser:
•Solicitud de empleo.
•Contratos de trabajo.
•Informes de tiempo.
•Tarjetas de reloj.
•Autorización de ajustes de nóminas.
•Autorización de pagos especiales.
•Recibos de pago.
•Cheques.

Bases Usuales de datos
Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas auxiliares, etc., que contienen aquella
información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como
resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les dé, se pueden clasificar
como sigue:

A.Bases de referencia. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.
B.Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está
modificando constantemente.

Las bases usuales de datos para nóminas podrán ser las siguientes:
•Archivo maestro de personal conteniendo nombres e información de referencia, tipos de retribución, prestaciones a
empleados, etc.
•Registros de salarios de empleados.

Enlace con otros ciclos
Podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:
•Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería.
•Recepción de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo de producción.
•Resumen de actividades (póliza de registro contable) que se enlaza con el ciclo de informe financiero.

Objetivos
Para efectos de este ciclo se han identificado 17 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido
identificados en cuatro clases como sigue:
•De autorización
•De procesamiento y clasificación de transacciones
•De verificación y evaluación
•De salvaguarda física

        A. Objetivos de autorización
Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que estén
cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, los cuales deberán ser razonables de acuerdo a las
características y necesidades de cada empresa, mismas que deberán ser evaluadas por el auditor. Estos objetivos para
estos ciclos son:

1.El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración.
2.Los tipos de retribución y las deducciones de nómina deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la
administración.
3.Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y
pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
4.Todos los pagos de nóminas deben efectuarse de acuerdo a políticas establecidas por la administración.
5.Los procedimientos del ciclo de nóminas deben de estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

         B. Objetivos de procesamientos y clasificación de transacciones
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben 13 establecerse para el correcto reconocimiento,
procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes de
éstas. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son:

1.Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilización de mano de obra que se ajusten a las políticas establecidas
por la administración.
2.La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna.
3.Los montos adeudados al personal, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con
exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna.
4.Todos los pagos relacionados con la nómina deben basarse en un pasivo reconocido y preparase con exactitud.
5.Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna.
6.Los pagos y los ajustes relativos a nóminas deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud en forma
oportuna.
7.Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a
las cuentas apropiadas del personal.
8.Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los
ajustes relativos, en cada período contable.
9.Los asientos contables de la nómina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas
establecidas por la administración.

C. Objetivos de verificación y evaluación.
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se
informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son:

10.La información para determinar bases de impuestos derivadas de las actividades de nóminas debe producirse con
exactitud y en forma oportuna.
11.Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas de nóminas y las transacciones
relativas.

D. Objetivos de salvaguarda física.
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de
proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son:

El acceso a los registros de personal, nóminas, formas, documentos importantes y lugares de proceso debe permitirse
únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

CICLO DE TESORERIA

Introducción
El ciclo de tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento de capital.
Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo, continúan con la
distribución del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del
efectivo a los inversionistas y a los acreedores.

La mayor parte de las funciones relacionadas con un ciclo de Tesorería pueden efectuarse en la Tesorería de la empresa.
Sin embargo, la Dirección Financiera, la Contraloría, Personal, por ejemplo, también pueden tener participación. Es
frecuente que algunas funciones de la alta dirección estén encaminadas a la planeación y control financiero.

Funciones Típicas
Las funciones típicas de un ciclo de Tesorería podrían ser:

•Relaciones con sociedades financieras y de crédito.
•Relaciones con accionistas.
•Administración del efectivo.
•Acumulación, cobro y pago de intereses y dividendos.
•Custodia física del efectivo y los valores.
•Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios.
•Administración y vigilancia de la deuda (principal e intereses).
•Operaciones de inversión y financiamiento.
•Administración financiero de planes de beneficio a empleados.
•Administración de seguros.
Asientos contables comunes

Dentro del ciclo de Tesorería podíamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:
•Obtención y pago de financiamiento.
•Emisión y retiro de acciones.
•Compra y venta de inversiones en valores.
•Acumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendos. Amortización de descuentos, gastos y primas diferidos, en
relación con deudas e inversiones.
•Cambios en los valores según libros de inversiones y deuda.
•Compra y venta de moneda extranjera.
Formas y documentos importantes

Algunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de tesorería podrían ser:
Certificados provisionales de acciones.
Acciones emitidas.
Obligaciones, bonos, papel comercial.
Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones.
Títulos de crédito como cheques, pagarés, cartas de crédito etc.
Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura.
Fideicomiso o Convenios para el plan de beneficios a empleados.
Pólizas de seguro.

Bases usuales de datos
Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas auxiliares, etc. Que contienen aquella
información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como
resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les dan se pueden
clasificar como sigue:

a.Bases de referencia- representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.
b.Bases dinámicas- Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal sé están
modificando constantemente.
Las bases usuales de datos para el ciclo de tesorería podrían ser las siguientes:

Bases de Referencia.
•Archivo maestro de accionistas.
•Cédulas de trabajo de intereses y dividendos.
•Libro de registro de accionistas y utilidades.
•Cuestionario de cumplimiento de estipulaciones de préstamos.

Bases Dinámicas
•Saldos de las cuentas bancarias.
•Cartera de inversiones.
•Saldos de mayores auxiliares de inversiones y acreedores.
Los sistemas que se utilizan para procesar las transacciones del ciclo de tesorería varían de una empresa a otra. Pueden
usarse procedimientos detallados para manejar transacciones voluminosas y rutinarias como en el caso de distribución
de dividendos e intereses, ventas y redenciones de papel comercial, y compras y ventas de inversiones. Existen otras
transacciones que son tan esporádicas que no son necesarios procedimientos estandarizados para procesarlas, por
ejemplo una oferta de acciones al público o una colocación privada de bonos u obligaciones que podrían registrarse
directamente en el mayor general, por medio de uno o más asientos contables diseñados para ello.

Enlaces con otros ciclos
Los ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido entre las funciones del ciclo de tesorería mencionadas
anteriormente. Esto se debe a que se recibe o desembolsa efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de tesorería,
pero la entrada de efectivo también cierra actividades del ciclo de ingresos y el desembolso de efectivo cierra
actividades del ciclo de compras. Por ello surge una duda sobre si la función de los ingresos y egresos de efectivo es
parte del ciclo de tesorería, del ciclo de ingresos o del ciclo de compras.

Muchas empresas crean específicamente una función de ingresos de efectivo y otra función de desembolsos de efectivo.
En algún momento, tanto los ingresos del ciclo de Tesorería como del ciclo de ingresos se unen para procesarse.
También, de modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de Tesorería y del ciclo de compras van unidos. En tales
casos, una función común de ingresos de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el de ingreso,
como también una función común de desembolso de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el
de compras. Una forma práctica para decidir donde situar una función común es considerar el volumen de las
transacciones que se originan en cada uno de los ciclos que hacen aportación a esa función común.

En otras empresas, ciertos tipos de ingresos o desembolsos de Tesorería, o ambos, se procesan mediante de sistemas
singulares y nunca se unen a transacciones semejantes de otros ciclos para procesarse conjuntamente. En estos casos,
es práctico identificar la función en ambos ciclos con el propósito de evaluar los controles internos.

Dentro del ciclo de tesorería podríamos distinguir lo siguientes enlaces normales con otros ciclos:
•Desembolsos de efectivo con el ciclo de compras.
•Ingresos de efectivos con el ciclo de ingresos.
•Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compras e ingresos.
•Beneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo de nóminas.

Objetivos
Para efectos de este ciclo se han identificado 24 objetivos específicos del control interno, los cuales han sido clasificados
den cuatro clases como sigue:
•De autorización.
•De procesamiento y clasificación de transacciones.
•De verificación y evaluación.
•De salvaguarda física

        A. Objetivos de autorización
Los objetivos de autorización tratan todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén
cumpliéndolas políticas y criterios establecidos por la administración. Estos objetivos para este ciclo son:

1.Las fuentes de inversión y financiamiento deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por a
administración.
2.Los importes, momentos y condiciones de las transacciones de deuda y capital deben autorizarse de acuerdo con
políticas establecidas por la administración.
3.Los importes, momentos y entidades en que se invierte y las condiciones de las inversiones en valores deben
autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración
4.Los ajustes a las cuentas de inversión en valores, créditos bancarios, intereses por pagar, dividendos por pagar, capital
social, gastos, primas, diferidos y la distribución contable deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la
administración.

         B. Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento,
procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a
éstas. Estos objetivos de Tesorería son:

5.Los procedimientos de proceso del ciclo de tesorería deben de estar de acuerdo con políticas establecidas por la
administración.
6.Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de obtención o entrega de recursos que se ajusten a las políticas
establecidas por la administración.
7.Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de compra - venta de inversiones que se ajusten a las políticas establecidas
por la administración.
8.Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna.
9.Los gastos financieros de los recursos de capital y las entregas de recursos a inversionistas y acreedores deben
informarse con exactitud y en forma oportuna.
10.Las compras y ventas de inversiones deben informarse con exactitud y en forma oportuna
11.Los productos de las inversiones en valores deben informarse con exactitud y en forma oportuna.
12.Las cantidades adeudadas a, o por inversionistas y acreedores, así como la distribución contable de dichos adeudos
deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna.
13.Las cantidades adeudadas a, o por entidades en que se invierte, corredores y otros, así como la distribución contable
de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna.
14.Cuando los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que se efectúen cambios a los valores de
las inversiones, estos cambios deben calcularse con exactitud y registrarse en forma oportuna.
15.Las cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores, y otros, y los ajustes
relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
16.Las cantidades adeudadas por inversionistas, deudores, corredores, entidades que invirtieron en la empresa, y otros,
y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse, correcta y oportunamente.
17.Los recursos obtenidos, los productos de esos recursos (intereses y dividendos), las entregas de los mismos y los
ajustes relativos, deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada inversionista y acreedor.
18.Las compras y ventas de inversiones, los productos de las inversiones y los ajustes relativos deben aplicarse correcta
y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada una de las entidades en que se invierte.
19.Deben prepararse asientos contables por las cantidades que se adeudan, o a cobrar de, inversionistas, acreedores,
entidades en que se invierte, corredores y otros, y por los ajustes relativos.
20.Los asientos contables de Tesorería deben concentrar y clasificar las transacciones, de acuerdo con políticas
establecidas por la administración.

       C. Objetivos de verificación y evaluación
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se
informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de Tesorería son:
21.La información para determinar bases de impuestos derivados de las actividades de tesorería deben producirse
correcta y oportunamente.

       D. Objetivos de salvaguarda física
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de
proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son:

22.Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamientos y
capital y las actividades de transacciones relativas.
23.El acceso al efectivo y los valores debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la
administración.
24.El acceso a los registros de accionistas, de tenedores de deuda y de inversiones, así como a las formas importantes,
lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la
administración.

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Ciclo de ingresos, compras, nomina y tesoreria

  • 1. CICLO DE INGRESOS Introducción El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de éstos el efectivo. En virtud de que el ciclo de ingresos es el ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se venden, la determinación del costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos. Las funciones asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de ingresos que se describen más adelante, son aquellas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan solo una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso en particular. Las funciones típicas de un ciclo de ingresos podrían ser: •Otorgamiento de crédito. •Toma de pedidos. •Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio. •Facturación. •Contabilización de comisiones. •Contabilización de garantías. •Cuentas por cobrar. •Cobranza. •Ingreso del efectivo. •Ajuste a facturas y/o notas de crédito. •Determinación del costo de ventas. Asientos contables comunes Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes 4 asientos contables comunes •Ventas. •Costo de ventas. •Ingresos de caja. •Devoluciones o rebajas sobre ventas. •Descuentos por pronto pago. •Provisiones para cuentas de cobro dudoso. •Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables. •Gastos de comisiones. •Creación de pasivos por el impuesto de ventas. •Provisiones para gastos de garantía. Formas y documentos importantes Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de ingresos podrían ser: •Pedidos de clientes. •Órdenes de venta y embarque. •Conocimientos de embarque. •Facturas de venta. •Notas de crédito por devoluciones y rebajas sobre ventas. •Avisos de remesas de clientes. •Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes.
  • 2. Bases usuales de datos Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones, Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue: a.Bases de referencia. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones. b.Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente Las bases usuales de datos para el ciclo de ingresos podrían ser las siguientes: Bases de referencia •Listas y/o archivos maestros de clientes y de crédito. •Catálogos de productos y listados o archivos de precios. Bases dinámicas •Archivos de órdenes de clientes pendientes de surtir. •Auxiliares de clientes. •Estadísticas de ventas. •Diarios de ventas. Enlaces con otros ciclos Dentro del cielo de ingresos podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros cielos: •Ingresos de caja que se enlazan en el ciclo de tesorería •Embargues de productos que se enlazan con el ciclo de producción •Concentraciones de actividades (pólizas de registros contable) que se enlazan con el ciclo de informe financiero. Objetivos Para efectos del ciclo de ingresos que se han identificado 21 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue: •A) De autorización. •B) De procesamiento y clasificación de transacciones. •C) De verificación y evaluación. •D) De salvaguarda física. A) Objetivos de autorización.- Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración y que estos son adecuados. Estos objetivos para el ciclo de ingreso son: 1.Los clientes deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 2.El precio y condiciones de las mercancías y servicios que han de proporcionarse a los clientes deben de autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. 3.Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventas gastos de venta y cuentas de clientes, deben de autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. B) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:
  • 3. 4.Los procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben estar de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. 5.Solo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancías o servicios que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración. 6.Debe requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancías o servicios. 7.Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente. 8.Todos y únicamente los embarques efectuados y los servicios prestados deben producir facturación. 9.Las facturas deben prepararse correcta y oportunamente. 10.Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepción, hasta su depósito. 11.Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 12.Los costos de las mercancías y servicios vendidos, así como los gastos relativos a las ventas deben clasificarse concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 13.La información del efectivo recibido de clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 14.Los ajustes a los ingresos, costo de ventas, gastos de ventas y cuentas de clientes deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente 15.Las facturas, cobros y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud a las cuentas apropiadas de cada cliente 16.En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para facturaciones, costos de mercancías y servicios vendidos, gastos relativos a las ventas, efectivo recibido y ajustes relativos. 17.Los asientos contables del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con las políticas establecidas por la gerencia 18.La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de ingreso debe producirse correcta y oportunamente. C) Objetivos de verificación y evaluación Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son: 1. Deben evaluarse en forma periódica los saldos de cuentas por cobrar y las transacciones relativas. D) Objetivos de salvaguarda física Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son: 1.El acceso al efectivo recibido debe permitirse únicamente de acuerdo con controles adecuados establecidos por la gerencia hasta que se transfiera dicho control al ciclo de tesorería. 2.El acceso a los registros de embarque, facturación, cobranza y cuentas por cobrar, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la gerencia. CICLO DE COMPRAS Introducción Debido a que en casi todas las empresas las funciones relacionadas con la nómina son distintas de las funciones de compra; se ha considerado conveniente mostrar separadamente dichas funciones en dos guías, para facilitar la revisión del control interno del ciclo de egresos. El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para: •La adquisición de bienes, mercancías y servicios. •El pago de las adquisiciones anteriores. •Clasificar, resumir e informar lo que se adquiere y lo que se paga. El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de: •Inventarios.
  • 4. •Activos fijos. •Servicios Externos. •Suministros o abastecimientos. En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los recursos y el pago de los mismos, deben considerarse también como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisición de dichos recursos. Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de compras que se describen más adelante, son aquellas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuándo lleve la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes etc., se deberán efectuar para cada caso en particular. Funciones Típicas •Las funciones típicas de compras podrían ser: •Selección de proveedores. •Preparación de solicitudes de compras. •Función específica de compras. •Recepción de mercancías y suministros. •Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos. •Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados. •Desembolsos de efectivo. Asientos contables comunes Dentro del ciclo de compras podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes: •Compras. •Desembolsos de efectivo. •Pagos anticipados. •Acumulaciones de pasivos. •Ajustes de compras. Formas y documentos importantes. Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de compras podrían ser: Requisiciones de compras. Órdenes de compra y contratos. Documentos de recepción de mercancías. Facturas de proveedores. Notas de cargo y de crédito. Solicitudes de cheques. Recibos de servicios. Póliza de cheque Bases usuales de datos Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se le da, se pueden clasificar como sigue: a.Bases de referencias. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones. b.Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal sé esta modificado constantemente.
  • 5. Las bases usuales de datos para compras podrían ser las siguientes: •Archivos de proveedores conteniendo, nombre, dirección, productos que ofrece, premios etc. •Archivos de cuentas por pagar que contenga las cuentas pendientes de pago (auxiliares) e historial de pagos efectuados. •Los pedidos a proveedores pendientes de surtir. Enlace con otros ciclos Podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: •Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería. •Recepción de bienes, mercancías y servicios que se enlazan con el ciclo de producción. •Resumen de actividad (pólizas de registro contable) que se enlazan con el ciclo de informe financiero. Objetivos Para efecto de este ciclo se han identificado 18 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue: •De autorización. •De procesamiento y clasificación de transacciones. •De verificación y evaluación. •De salvaguarda física. A. Objetivos de autorización Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que estén cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, estos objetivos para este ciclo son: 1.Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. 2.El precio y condiciones de los bienes, mercancías y servicios que han de proporcionar los proveedores deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. 3.Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de los proveedores, cuentas de pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración 4.Todos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos deben efectuarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. 5.Los procedimientos de proceso del ciclo de compras deben de estar de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. B.Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Estos objetivos para el ciclo de compras son: 1.Solo deben aprobarse aquellas órdenes de compra a proveedores por bienes, mercancías o servicios que se ajusten a las políticas establecidas por la administración. 2.Solo deben aceptarse mercancías y servicios que se hayan solicitado. 3.Los bienes, mercancías y servicios recibidos, deben informarse con exactitud y en forma oportuna. 4.Los montos adecuados a proveedores por bienes, mercancías y servicios recibidos, así como la distribución contable de dichos adeudos debe calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna. 5.Todos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos, deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud. 6.Los importes adeudados a proveedores y acreedores deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 7.Los pagos y los ajustes relativos a compras deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
  • 6. 8.Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a la cuenta apropiada de cada proveedor y acreedor. 9.Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas a proveedores y acreedores por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable. 10.Los asientos contables de las compras deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. 11.La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de compras debe producirse correcta y oportunamente. C. Objetivos de verificación y evaluación Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de compras son: 1.Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas por pagar y las actividades de transacciones relativas. D. Objetivos de salvaguarda física Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son: 1. El acceso a los registros de compras, recepción y pagos, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. CICLO DE NÓMINA O PERSONAL Introducción El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para: La contratación y utilización de mano de obra. El pago de mano de obra. Clasificar, resumir e informar lo que se utilizó y pagó de mano de obra. El ciclo de nóminas contiene la contratación, utilización y pago de servicios personales como por ejemplo nóminas de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los servicios de personal y el pago de los mismos, estén relacionados como parte de este ciclo las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtención de dichos recursos. Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc. Del ciclo de nóminas que se describen más adelante, son aquellas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables, formas y documentos importantes, etc. Se deberá efectuar para cada caso en particular. Funciones Típicas Las funciones típicas de nóminas podrían ser: •Reclutamiento y selección de personal. •Contratación de personal. •Llevar las relaciones laborales. •Preparar informes de asistencia.
  • 7. •Registro, información y control de nómina. •Desembolso de efectivo. •Promoción y evaluación de personal. Asientos contables comunes. Dentro del ciclo de nóminas podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes: •Pago de nóminas. •Anticipos de sueldos y préstamos al personal. •Distribuciones de mano de obra. •Otras prestaciones de personal. •Ajustes de nóminas. Formas y documentos importantes. Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de nóminas podrían ser: •Solicitud de empleo. •Contratos de trabajo. •Informes de tiempo. •Tarjetas de reloj. •Autorización de ajustes de nóminas. •Autorización de pagos especiales. •Recibos de pago. •Cheques. Bases Usuales de datos Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les dé, se pueden clasificar como sigue: A.Bases de referencia. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones. B.Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente. Las bases usuales de datos para nóminas podrán ser las siguientes: •Archivo maestro de personal conteniendo nombres e información de referencia, tipos de retribución, prestaciones a empleados, etc. •Registros de salarios de empleados. Enlace con otros ciclos Podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: •Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería. •Recepción de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo de producción. •Resumen de actividades (póliza de registro contable) que se enlaza con el ciclo de informe financiero. Objetivos Para efectos de este ciclo se han identificado 17 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido identificados en cuatro clases como sigue: •De autorización •De procesamiento y clasificación de transacciones •De verificación y evaluación •De salvaguarda física A. Objetivos de autorización
  • 8. Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que estén cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, los cuales deberán ser razonables de acuerdo a las características y necesidades de cada empresa, mismas que deberán ser evaluadas por el auditor. Estos objetivos para estos ciclos son: 1.El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración. 2.Los tipos de retribución y las deducciones de nómina deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 3.Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 4.Todos los pagos de nóminas deben efectuarse de acuerdo a políticas establecidas por la administración. 5.Los procedimientos del ciclo de nóminas deben de estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración. B. Objetivos de procesamientos y clasificación de transacciones Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben 13 establecerse para el correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes de éstas. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son: 1.Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilización de mano de obra que se ajusten a las políticas establecidas por la administración. 2.La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna. 3.Los montos adeudados al personal, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna. 4.Todos los pagos relacionados con la nómina deben basarse en un pasivo reconocido y preparase con exactitud. 5.Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna. 6.Los pagos y los ajustes relativos a nóminas deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud en forma oportuna. 7.Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal. 8.Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada período contable. 9.Los asientos contables de la nómina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas establecidas por la administración. C. Objetivos de verificación y evaluación. Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son: 10.La información para determinar bases de impuestos derivadas de las actividades de nóminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna. 11.Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas de nóminas y las transacciones relativas. D. Objetivos de salvaguarda física. Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son: El acceso a los registros de personal, nóminas, formas, documentos importantes y lugares de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración. CICLO DE TESORERIA Introducción
  • 9. El ciclo de tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento de capital. Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo, continúan con la distribución del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del efectivo a los inversionistas y a los acreedores. La mayor parte de las funciones relacionadas con un ciclo de Tesorería pueden efectuarse en la Tesorería de la empresa. Sin embargo, la Dirección Financiera, la Contraloría, Personal, por ejemplo, también pueden tener participación. Es frecuente que algunas funciones de la alta dirección estén encaminadas a la planeación y control financiero. Funciones Típicas Las funciones típicas de un ciclo de Tesorería podrían ser: •Relaciones con sociedades financieras y de crédito. •Relaciones con accionistas. •Administración del efectivo. •Acumulación, cobro y pago de intereses y dividendos. •Custodia física del efectivo y los valores. •Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios. •Administración y vigilancia de la deuda (principal e intereses). •Operaciones de inversión y financiamiento. •Administración financiero de planes de beneficio a empleados. •Administración de seguros. Asientos contables comunes Dentro del ciclo de Tesorería podíamos distinguir los siguientes asientos contables comunes: •Obtención y pago de financiamiento. •Emisión y retiro de acciones. •Compra y venta de inversiones en valores. •Acumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendos. Amortización de descuentos, gastos y primas diferidos, en relación con deudas e inversiones. •Cambios en los valores según libros de inversiones y deuda. •Compra y venta de moneda extranjera. Formas y documentos importantes Algunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de tesorería podrían ser: Certificados provisionales de acciones. Acciones emitidas. Obligaciones, bonos, papel comercial. Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones. Títulos de crédito como cheques, pagarés, cartas de crédito etc. Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura. Fideicomiso o Convenios para el plan de beneficios a empleados. Pólizas de seguro. Bases usuales de datos Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas auxiliares, etc. Que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les dan se pueden clasificar como sigue: a.Bases de referencia- representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones. b.Bases dinámicas- Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal sé están modificando constantemente.
  • 10. Las bases usuales de datos para el ciclo de tesorería podrían ser las siguientes: Bases de Referencia. •Archivo maestro de accionistas. •Cédulas de trabajo de intereses y dividendos. •Libro de registro de accionistas y utilidades. •Cuestionario de cumplimiento de estipulaciones de préstamos. Bases Dinámicas •Saldos de las cuentas bancarias. •Cartera de inversiones. •Saldos de mayores auxiliares de inversiones y acreedores. Los sistemas que se utilizan para procesar las transacciones del ciclo de tesorería varían de una empresa a otra. Pueden usarse procedimientos detallados para manejar transacciones voluminosas y rutinarias como en el caso de distribución de dividendos e intereses, ventas y redenciones de papel comercial, y compras y ventas de inversiones. Existen otras transacciones que son tan esporádicas que no son necesarios procedimientos estandarizados para procesarlas, por ejemplo una oferta de acciones al público o una colocación privada de bonos u obligaciones que podrían registrarse directamente en el mayor general, por medio de uno o más asientos contables diseñados para ello. Enlaces con otros ciclos Los ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido entre las funciones del ciclo de tesorería mencionadas anteriormente. Esto se debe a que se recibe o desembolsa efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de tesorería, pero la entrada de efectivo también cierra actividades del ciclo de ingresos y el desembolso de efectivo cierra actividades del ciclo de compras. Por ello surge una duda sobre si la función de los ingresos y egresos de efectivo es parte del ciclo de tesorería, del ciclo de ingresos o del ciclo de compras. Muchas empresas crean específicamente una función de ingresos de efectivo y otra función de desembolsos de efectivo. En algún momento, tanto los ingresos del ciclo de Tesorería como del ciclo de ingresos se unen para procesarse. También, de modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de Tesorería y del ciclo de compras van unidos. En tales casos, una función común de ingresos de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el de ingreso, como también una función común de desembolso de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el de compras. Una forma práctica para decidir donde situar una función común es considerar el volumen de las transacciones que se originan en cada uno de los ciclos que hacen aportación a esa función común. En otras empresas, ciertos tipos de ingresos o desembolsos de Tesorería, o ambos, se procesan mediante de sistemas singulares y nunca se unen a transacciones semejantes de otros ciclos para procesarse conjuntamente. En estos casos, es práctico identificar la función en ambos ciclos con el propósito de evaluar los controles internos. Dentro del ciclo de tesorería podríamos distinguir lo siguientes enlaces normales con otros ciclos: •Desembolsos de efectivo con el ciclo de compras. •Ingresos de efectivos con el ciclo de ingresos. •Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compras e ingresos. •Beneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo de nóminas. Objetivos Para efectos de este ciclo se han identificado 24 objetivos específicos del control interno, los cuales han sido clasificados den cuatro clases como sigue: •De autorización. •De procesamiento y clasificación de transacciones. •De verificación y evaluación. •De salvaguarda física A. Objetivos de autorización
  • 11. Los objetivos de autorización tratan todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén cumpliéndolas políticas y criterios establecidos por la administración. Estos objetivos para este ciclo son: 1.Las fuentes de inversión y financiamiento deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por a administración. 2.Los importes, momentos y condiciones de las transacciones de deuda y capital deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 3.Los importes, momentos y entidades en que se invierte y las condiciones de las inversiones en valores deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración 4.Los ajustes a las cuentas de inversión en valores, créditos bancarios, intereses por pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos, primas, diferidos y la distribución contable deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. B. Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Estos objetivos de Tesorería son: 5.Los procedimientos de proceso del ciclo de tesorería deben de estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 6.Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de obtención o entrega de recursos que se ajusten a las políticas establecidas por la administración. 7.Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de compra - venta de inversiones que se ajusten a las políticas establecidas por la administración. 8.Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. 9.Los gastos financieros de los recursos de capital y las entregas de recursos a inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. 10.Las compras y ventas de inversiones deben informarse con exactitud y en forma oportuna 11.Los productos de las inversiones en valores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. 12.Las cantidades adeudadas a, o por inversionistas y acreedores, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna. 13.Las cantidades adeudadas a, o por entidades en que se invierte, corredores y otros, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna. 14.Cuando los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que se efectúen cambios a los valores de las inversiones, estos cambios deben calcularse con exactitud y registrarse en forma oportuna. 15.Las cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 16.Las cantidades adeudadas por inversionistas, deudores, corredores, entidades que invirtieron en la empresa, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse, correcta y oportunamente. 17.Los recursos obtenidos, los productos de esos recursos (intereses y dividendos), las entregas de los mismos y los ajustes relativos, deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada inversionista y acreedor. 18.Las compras y ventas de inversiones, los productos de las inversiones y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada una de las entidades en que se invierte. 19.Deben prepararse asientos contables por las cantidades que se adeudan, o a cobrar de, inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores y otros, y por los ajustes relativos. 20.Los asientos contables de Tesorería deben concentrar y clasificar las transacciones, de acuerdo con políticas establecidas por la administración. C. Objetivos de verificación y evaluación Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de Tesorería son:
  • 12. 21.La información para determinar bases de impuestos derivados de las actividades de tesorería deben producirse correcta y oportunamente. D. Objetivos de salvaguarda física Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son: 22.Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamientos y capital y las actividades de transacciones relativas. 23.El acceso al efectivo y los valores debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 24.El acceso a los registros de accionistas, de tenedores de deuda y de inversiones, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.