Este documento presenta el objetivo y alcance de una auditoría del ciclo de adquisiciones y pagos. Describe las cuentas contables relacionadas y las cuatro funciones principales del ciclo: procesamiento de órdenes de compra, recepción de bienes y servicios, reconocimiento de obligaciones y procesamiento de pagos. También detalla los controles internos clave y los pasos para diseñar pruebas de control y sustantivas para evaluar la operación del ciclo.

1. Auditoria del Ciclo de Adquisiciones y
pagos
Marlon Chavarria Rayo – CPA/CIA
www.escueladecontabilidad.blogspot.com

2. Objetivo
• Evaluar si las cuentas afectadas en el ciclo reflejan
adecuadamente las transacciones registradas de
conformidad con los Normas Internacionales de
Información Financiera (NIIF).
• Cuentas relacionadas:
▫ Compras, Propiedad Planta y Equipo, Gastos
Anticipados, Gastos Administrativos.
▫ Cuentas por pagar, Gastos de Ventas.
▫ Efectivo en bancos, Descuento sobre compras y Costos
en Proceso.

3. Relación de las cuentas contables
Comision Suministros
Gasto de viaje Viajes de funcionarios
Gastos de entrega Honorarios de abogados
Reparaciones honararios de auditoria
Publicidad Impuestos
DEVOLUCION /BONIFICACION
Adquisiones
de
productos y
servicios
Pagos de
efectivo
Devolucion,
bonificacion
sobre
compras
GASTOS ANTICIPADOS
GASTOS ADMINISTRATIVOSCOSTOS DEPRODUCCION
BANCO CUENTAS PORPAGAR MATERIA PRIMA
GASTOS DEVENTAS
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

4. Ciclo de Adquisiciones y pagos
• Existe un gran número de cuentas afectadas por este
ciclo. Y es por esta razón que este ciclo involucra
más tiempo de auditoria que cualquier otro ciclo.
• El ciclo inicia con la planificación de las
adquisiciones necesarias antes del inicio del año y
termina con la cancelación de los bienes y servicios
adquiridos.
• Las funciones del ciclo se resumen en cuatro:
• Procesamiento de las ordenes de compra.
• La recepción de los bienes o servicios.
• El reconocimiento de las obligaciones.
• El procesamiento y registro de desembolsos de efectivo.

5. Documentos,Controles
yregistros Presupuesto
Diario
adquisici
ón
Factura
proveedo
r
Notas de
crédito
Mayor de
cuentas
por
pagar
Estado de
cuentas del
proveedor
Cheques
Libro
Mayor
banco

6. Autorización de compras
Custodia de activos
separada de otras
funciones.
Registro oportuno y
revisión independiente de
las operaciones.
Autorización de pagos.
Conciliación de
proveedores.
Pagos posteriores
Cuentas por pagar no
registradas.
Pagos de pasivos atrasados.
Rastreo de recepción y
registro de pasivos.
Confirmaciones a
proveedores.
Pasivos vs. Toma física de
inventarios.
Inventario en tránsito.
Controles internos

7. Diseño de pruebas
Comprender el
control interno
Evaluar el
riesgo de
control
Determinar el
alcance
Diseñar pruebas
de controles
Diseñar pruebas
sustantivas
Definir los
procedimientos
de auditoria
Determinar el
tamaño muestra
Seleccionar la
muestra
Determinar la
oportunidad

8. Pruebas analíticas
Procedimiento Error posible
Comparar con el saldo de gastos del año
anterior
Errores en las cuentas y gastos por
pagar
Búsqueda de cuentas por pagar inusuales Error de clasificación para los pasivos
financieros no comerciales.
Comparar cuentas individuales con los
años anteriores
Cuentas no registradas o inexistentes
o errores.
Calcular las razones, como compras
dividas entre las cuentas por pagar y
cuentas por pagar divididas entre los
pasivos financieros actuales.
Cuentas no registradas o inexistentes
o errores.

9. Objetivo de la
auditoria
relacionado con la
operación
Control Interno
clave
Prueba de control Pruebas sustantivas
Las adquisiciones
registradas son por
bienes y servicios
recibidos (Existencia).
La orden de compra,
informe de recepción y
factura de recepción se
adjuntan al cheque.
Las adquisiciones son
aprobadas.
Existe un registro de
proveedores.
Los documentos se
cancelan con un sello de
pagado.
Revisar documentos.
Revisar el aprobado.
Pruebas de entradas en
el sistema con
proveedores que no
están en el banco de
proveedores.
Verificar el sello de
pagado.
Revisar diario y libro
mayor e identificar
pagos inusuales.
Verificar documentos,
validez, cálculos,
legalidad.
Buscar proveedores
inusuales.
Rastreo de inventarios.
Rastreo activos fijos.
Las operaciones de
adquisición son
registradas
(Integridad).
Ordenes de Compra
pre numeradas.
Secuencia debidamente
archivada en orden
numérico.
Rastreo de los informes
hasta la orden de
compra.
Programa de auditoria Ciclo adquisiciones y pagos

10. Objetivo de la
auditoria operación
Control Interno
clave
Prueba de control Pruebas sustantivas
Los registros son
exactos (Precisión).
Los cálculos se
verifican.
Las compras se
aprueban por precios y
descuentos.
Comprobar la firma de
revisado.
Verificar la firma de
aprobación de precios y
descuentos.
Comparar registro con
las facturas.
Recalcular la factura,
precios, cantidades,
descuentos e impuestos.
La contabilidad de las
adquisiciones es
adecuada (Clasificación)
Las cuentas contables
del catalogo son
adecuadas.
Manual de cuentas y
catalogo.
Comparar el catalogo y
el comprobante.
Las operaciones se
registran
oportunamente
(Oportunidad).
Los registros deben
realizarse con la
oportunidad necesaria.
Revisar el manual y
observar si existen
pasivos no registrados.
Recalculo de facturas y
rastreo con inventarios.
El registro es adecuado
(Asentamiento y
resumen)
Comparar el libro con
la balanza.
Verificar la firmas de
aprobación de registros
y pase a la balanza.
Recalculo, totalización y
rastreo contra libro,
balanza, balance e
inventario toma física.
Programa de auditoria Ciclo adquisiciones y pagos

11. Objetivo de la
auditoria operación
Control Interno
clave
Prueba de control Pruebas sustantivas
Los pagos se realizan
por bienes y servicios
recibidos (Existencia)
Custodio de cheques no
realiza otras actividades
del ciclo.
Aprobación de pagos.
Adjuntan soportes al
cheque.
Observar las actividades
de pago.
Revisar los aprobados.
Buscar cantidades
inusuales en libro banco
y pasivos.
Rastreo cheque con
compras.
Revisar sello cancelado
y soportes del pago.
Todas las transacciones
se registran en el
periodo.
Cheques pre
numerados.
Conciliación bancaria
mensual.
Firma de revisado.
Observar la elaboración
de la conciliación del
banco.
Re calcular la
conciliación.
El registro contable es
exacto (Precisión)
Re calculo interno.
Clasificación se revisa.
Revisar el autorizado.
Revisar la conciliación.
Comparar cheques con
registros.
Prueba de
comprobantes en serie.
La clasificación es
adecuada.
Catálogo adecuado.
Se autoriza la
clasificación.
Revisar el catalogo y
manual de cuentas.
Verificar la firma de
autorizado.
Comprobar la
contabilización con el
catálogo de cuentas.
Programa de auditoria Desembolso de efectivo

12. Objetivo de la
auditoria operación
Control Interno
clave
Prueba de control Pruebas sustantivas
Los desembolsos se
registran en las fechas
correctas.
Los registros se hacen
tan pronto como lo
requiere el manual.
La fecha se verifican
internamente.
Revisar el manual y
verificar si existen
cheques sin registrar.
Revisar la autorización.
Comparar las fechas del
cheque con el registro
contable.
Comparar la fecha de
emisión y cancelación
en el banco.
Las transacciones se
registran y resumen
adecuadamente.
Balanza y auxiliar se
comparan.
El saldo de libro se
verifica con la balanza.
Revisar la firma.
Revisar la firma de que
se hizo la comparación
del saldo del libro
mayor y la balanza.
Realizar pruebas de re
cálculo.
Rastrear los asientos de
pasivos contra asientos
de pagos.
Programa de auditoria Desembolso de efectivo