Auditoria de las existencias

AUDITORIA DE LAS EXISTENCIAS
1. DEFINICIÓN:
La Auditoria de las existencias es el examen de libros y cuentas del
negocio para formular y presentar los estados financieros en forma que el
estado de situación financiera muestre la verdadera situación del negocio a
la fecha de cierre del ejercicio que se reciba y el estado de resultado
expresa correctamente el resultado de las operaciones del periodo
sometido a revisión.
La Auditoria consistirá en una revisión de los procedimientos donde los
análisis de eficiencia y control internos proporcionen la base principal de
evaluación de esos procedimientos. Los argumentos en favor de ese
cambio se dan por:
- El incremento en los honorarios del Contador Público y el énfasis que se
le da a la economía y efectividad de sus servicios.
- Las continuas exigencias por mayor información tanto de la gerencia
como de otro.
- La complejidad en la administración de las empresas exigiendo cada día
nuevas y modernas técnicas de control de sus operaciones y sus datos.
- El desarrollo de otros sistemas de información comunicación y la
introducción del P E D como herramienta básica del procesamiento de la
información contable que plantea la necesidad de preparación adicional
al Contador Público para prestar eficientemente sus servicios.
Las partidas en existencia que se mantienen para su venta o para ser
usadas directa o indirectamente en la producción en el ciclo normal de
operaciones de la empresa deben incluirse en las cuentas
correspondientes a existencias.
Las empresas industriales, adquieren materias primas y productos
semielaborados para someterlos a un proceso de elaboración y
transformación en productos acabados aptos para su venta en el mercado.
En las empresas comerciales, por el contrario no hay elaboración ni
transformación de las mercancías adquiridas ya que venden al público los
productos que compraron a los proveedores sin modificación alguna.

Desde el punto de vista de la auditoría la cifra de almacén es una partida
muy importante en las empresas industriales y comerciales:
- por su volumen económico con respecto al total de activo.
- por su repercusión en la cuenta de resultados ya que el criterio de
valoración afecta directamente.
- por su repercusión financiera en base a su importancia sobre el activo
circulante.
Se consideran existencias la totalidad de los bienes tangibles que se
tienen para la venta en el desarrollo habitual de la actividad comercial así
como aquellos que están en elaboración para tales ventas o serán
consumidos en el proceso de obtención de bienes destinados a la venta.
Podemos definir las existencias como aquellos bienes poseídos por la
empresa para su venta en el curso ordinario de la explotación, o para su
transformación o incorporación al proceso productivo.
2. OBJETIVOS DE AUDITORÍA
El objetivo de la auditoria es el examen de las existencias, el inventario
valorado vinculado con otras áreas de compras, fabricación y ventas y
dirigido a comprobar. Los principales objetivos del auditor en esta área son
los de llegar a determinar:
- Determinar la situación financiera real y las utilidades de la empresa.
- Detectar fraudes y errores en las operaciones realizadas.
- Determinar la veracidad de la situación financiera.
- Permitir al Contador expresar una opinión en relación a la verificación
de los EF.
- Emitir opinión sobre razonabilidad de información financiera.
- Se debe auditar el negocio y buscar eficiencia a través de
recomendaciones que permitan un mejor estar en las operaciones y
políticas establecidas.
- Analizar las características y la metodología de los sistemas que se
deben aplicar para diagnosticar y Presentar alternativas de solución a
los problemas de dirección y gestión empresarial.
- Dichos bienes estén en posición de la empresa y figuren en el inventario
físico tanto los artículos que estén dentro o fuera de la empresa.
- El corte en las operaciones refleje que la contabilización corresponde al
periodo correcto.
- Los principios contables aplicados lo hayan sido uniformente con los del
ejercicio anterior.

- Que existe establecido un buen control de cantidad y de calidad para las
compras y las ventas.
- Comprobar la existencia de sistemas adecuados de custodia, protección,
prevención de daños o pérdidas y coberturas para las que pueden
producirse.
- Los procedimientos establecidos son adecuados para la realización de
inventarios físicos.
- Si los movimientos de entrada y salida de existencias corresponden al
ejercicio de tal forma que no se han omitido en Contabilidad
determinadas salidas de mercaderías ni se han pagado facturas cuyas
mercaderías no han entrado en almacén.
- Que las cantidades correspondientes a los saldos mostrados en el grupo
de existencias que figuran en el balance e inventario existen no se han
producido omisiones, figuran en los saldos del mayor y si todas las
existencias son propiedad de la empresa.
- Que los productos estén valorados de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados aplicados con uniformidad en
relación al ejercicio anterior y correctamente presentados en el balance.
De no ser así el balance no representará de manera fiel y razonable el
estado económico de la empresa. La valoración deberá referirse a las
materias primas, los productos en curso y los acabados.
- Comprobar si existe una provisión por depreciación de existencias
adecuada para pérdidas para los casos de:
a. Partidas de lento movimiento, obsoletas o dañadas.
b. Partidas cuyo valor neto de realización o de mercado sea inferior al
coste.
c. Contratos a largo plazo.
- Verificar si los métodos de control interno relacionados con las entradas y
salidas de mercancía son adecuados y eficaces.
- Ratificar que los movimientos de existencias entre períodos consecutivos
han sido debidamente registrados en el período en el que se produjo el
movimiento físico.
3. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
El proceso de auditoria es el curso de acción que sirven de base para
juzgar lo apegado a las normas y la validez de aplicación de los principios.
Los procedimientos son ese conjunto de técnicas que forman el examen de
una partida hecho o circunstancia.
Que son los tres más importantes del procedimiento de la auditoria:
- conocer el negocio

CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO
- Actividades desarrolladas: Descripción, proceso de actividad, centros
de actividad.
- Producción: Tipos de productos, productos principales, proceso
productivo, capacidad de producción, estacionalidad, subcontratación o
externalización de procesos.
- Distribución y venta: Sistema de distribución, contratos vigentes
relacionados, rappels y descuentos.
- Localización de las existencias y almacenes: Tipología de existencias,
sistema de control de almacén (permanente e inventario físico), ubicación
física.
- Sistema de costes: Bases y criterios para la valoración de los productos
en existencia.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Existe inventario permanente de mercancías:
- Se realiza inventario físico al cierre del ejercicio
- El inventario físico está organizado y planificado adecuadamente
- Existe un proceso de conciliación entre el inventario permanente y el
inventario físico al cierre
- Existe atribución de responsabilidad sobre las cantidades de las distintas
clases de existencias, asignando la custodia de las mismas a
determinados empleados del almacén
- Existe un proceso de emisión y aprobación de órdenes de compra
- Existe un proceso de comprobación por los encargados de almacén de
las cantidades recibidas con los albaranes de entrada (informes de
recepción, etc.)
- Existe un proceso que garantice que los albaranes de entrada/informes
de recepción son registrados contablemente.

 evaluación de riesgos inherentes
Los productos en existencia no son lo suficientemente distintos en
apariencia física para facilitar la identificación del producto
- La naturaleza de los productos en existencia es tal que la cantidad de
productos es difícil de inspeccionar visualmente, pesar, medir, o contar, o
están sujetos a una estimación significativa
- Existe poca variedad respecto a los tipos de producto en el inventario
- Los productos en existencia son susceptibles a la pérdida o hurto
- La cantidad de productos en existencia es alta
- Existe poca consistencia en el nivel de los inventarios
- Los productos son vendidos normalmente en base condicional
- El nivel de rotación de los productos es bajo
- Existen productos que por su tipología puedan estar sometidos a cambios
en el consumo
- La fabricación de productos terminados es un proceso complejo
- La propiedad de los productos vendidos normalmente se traspasa antes de
que el producto sea despachado
- Existen productos en curso de fabricación significativos
- Hay existencias significativas en poder de terceros (p.ej. almacenes de
depósito)
- Existen almacenes en varias localidades
- Existen productos en instalaciones de partes vinculadas
- La valoración de las existencias es un proceso complejo
- La valoración de las existencias está sujeta a estimaciones significativas
- Hay existencias en países extranjeros las cuales son valoradas en moneda
extranjera
Los procedimientos de Auditoria y las pruebas están dirigidos a lograr los
siguientes propósitos:
• Confirmar de que el Auditor entiende los procedimientos empleados por el
cliente.
• Obtener evidencia de que los controles funcionan adecuadamente lo cual
otorgaría un mayor grado de confianza en las operaciones de la empresa.
• Validar los hechos o circunstancias ocurridos en las cuentas.

• Corroborar la relación entre cuentas como bases que soportan los
procedimientos.
Con las pruebas sustantivas, se obtiene evidencia acerca de la corrección y
validez de los registros contables y permite detectar los errores y deficiencias.
Con las pruebas de cumplimiento se obtiene seguridad razonable de que los
procedimientos de control contable se aplican de acuerdo a su diseño. Ejemplo:
Para el examen de la cuenta de efectivo se emplean los siguientes
procedimientos:
• Arqueos.
• Confirmación con bancos.
• Pruebas de ingreso.
• Pruebas de desembolsos.
• Pruebas de conciliaciones bancarias. etc.
4: ASPECTOS FUNCIONALES Y DE SEGURIDAD EN EL ALMACEN
Resulta con mayor interés que el auditor tenga u conocimiento exacto de la buena
disposición y funcionamiento de los productos en existencia y las medidas de
seguridad tomadas por la empresa. Para ello aparte de su valorización del
sistema de control interno deberá efectuar las verificaciones necesarias para
obtener la evidencia acerca del cumplimiento de las normas.
a) Entrada y recepción de productos:
Deberá ser canalizada sobre todo en grandes empresas través de un
departamento específico de recepción encargándose de una serie de funciones
como:
- Comprobar la cantidad de unidades físicas recibidas, verificar la cantidad de
obra realizada por contrata y su calidad, ordenar la entrada de sus
productos en almacén o en obra.
b) Almacenaje:
Al frente del almacén deberá una persona encargada o tantas como almacenes
existan. Serán los responsables del mantenimiento, en buen estado de los
productos depositados. Deberán hacer las comprobaciones necesarias para
hacerse cargo de lo que reciben para conservación y custodia.
C) salida de productos para su venta o aplicación:

Supone la salida de mercancías, bien para la directa o para aplicar al proceso de
producción.
d) productos en curso:
De las materias primas, materias auxiliares, combustibles y otros elementos que
entren en el proceso de fabricación deberá hacerse cargo la persona
responsabilizada por la empresa para seguir la trayectoria de estos elementos
desde el momento de su entrada en fábrica hasta su terminación en forma de
producto acabado.
e) expedición:
Recibido del departamento de ventas el pedido correspondiente entregara copia
de expedición al almacén otra quedara en poder del propio departamento de
expedición y una tercera se unirá como nota de entrega de los productos
vendidos para el cliente, el auditor deberá verificar todo este proceso de entrada,
almacenaje, salidas y expedición de mercancías.
F) conservación y seguridad de los productos:
Es muy importante velar por que se mantengan en buen estado de conservación
las existencias. Para ello habrán de tomarse por la empresa todas las medidas
necesarias para situar a los productos en las mejores condiciones. El auditor
deberá asegurarse de que reúnan las condiciones.
5: EXISTENCIAS EN LA MEMORIA
El auditor tiene que verificar la información que aparece en la memoria de la
empresa y sobre todo una serie de cuestiones que a continuación se detallan:
1: normas de valoración: indicara los criterios seguidos sobre valoración y
correcciones valorativas.
2: En cuanto a la valoración: Dar una explicación del precio de adquisición y del
coste de producción de los productos elaborados por la empresa.
3: En cuanto a correcciones valorativas: Desglose del importe total por cuentas
de los deterioro por depreciación de existencias.
4: otra información: señalara los compromisos adquiridos de compras o ventas,
limitaciones a la disponibilidad de las existencias motivadas por garantías, fianzas
etc.

6: PROGRAMA DE TRABAJO DEL AUDITOR
El programa de trabajo para el área de existencias debe contener básicamente los
siguientes puntos:
1. Aspectos generales:
a) Revisión y actualización de procedimientos contables y de control interno
en esta área.
b) Resumen de puntos fuertes y débiles para determinar el alcance y
oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables.
c) Resumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control
interno y comentarios con el encargado del trabajo y con la dirección de la
entidad.
2. Aspectos específicos (relativos a la comparabilidad de la información):
a) En la valoración de existencias, se deberán efectuar las siguientes tareas:
Se han de revisar los procedimientos utilizados para la valoración de las
existencias.
Seleccionar un listado de las partidas más importantes para verificar su valoración
de acuerdo con el sistema establecido por la empresa.
Verificar la valoración de la producción en curso, comprobando el grado de
incorporación de las materias primas, mano de obra y gastos de fabricación.
Asegurarse que todos los productos que fueron detectados como obsoletos, o con
otros problemas en el inventario físico, han sido considerados como tal por la
empresa.
b) Se deberá realizar la verificación del corte de operaciones de compras y
expediciones, utilizando la información obtenida en la fecha del inventario
físico. Después se revisará la secuencia numérica de los albaranes de
entradas y salidas para verificar la segregación de los movimientos de
existencias. Por último se seleccionarán algunas facturas de ventas y
compras realizadas antes y después de la fecha del inventario físico, y se
determinará si su contabilización ha sido correcta.

7: CONSIDERACIONES PARA EL INFORME
1. El auditor al emitir su opinión sobre las cuentas anuales deberá evaluar en
función de los procedimientos efectuados si la valoración de las existencias
es la adecuada y si las bases o criterios de valoración han sido uniformes.
2. El auditor puede detectar durante su trabajo diversas incidencias o errores
que pueden tener efecto sobre su informe como son:
a) Valoración que no está de acuerdo a principios y normas contables o
con errores.
b) Falta de uniformidad.
c) Correcciones de valor no justificadas.
d) Presentación inadecuada.
3. Estas incidencias se trasladaran al informe dependiendo de su significación
de acuerdo a lo establecido en la norma técnica sobre importancia relativa,
mediante salvedades, pudiendo incluso conducir a una opinión
desfavorable o si existieran limitaciones al alcance o incertidumbres muy
significativas a una denegación de opinión.
4. En algunos casos pueden que no exista en la empresa un sistema de
costeo o que aun existiendo dicho sistema no sea adecuado o no ofrezca
la debida fiabilidad para valorar las existencias. Dependiendo de la
importancia de esta limitación al alcance, el auditor deberá emitir una
opinión con salvedades o denegar la opinión según el caso.
8: COSTOS Y GASTOS DE LAS EXISTENCIAS
Agrupa las cargas y descuentos por destino provenientes de la clase 6,
cargas por naturaleza de la Contabilidad General a través de la cuenta 79
cargas imputables a cuenta de costos que tiene por función compensar dichas
cargas y gastos.
Es utilizada por las empresas comerciales con el fin de analizar sus gastos de
explotación y también por las empresas industriales que han adaptado el
sistema monista a la contabilidad solo en lo que respecta a las cargas y gastos
asumidos por la empresa en la dirección y conducción del negocio.

8.1: Costos de existencias
Los costos de mantenimiento de la inversión en existencias se clasifican en tres
grandes grupos:
1) Costo de adquisición o compra.
2) Costo de renovación o de pedido.
3) Costo de posesión del inventario.
 Costo de Adquisición o Compra.
Este costo está dado por el resultado obtenido de multiplicar la cantidad de
unidades compradas por su precio unitario. Cuando un artículo es fabricado total o
parcialmente por la propia empresa, la determinación de su costo ya no resulta tan
simple, es preciso entonces hacer uso de métodos o criterios contables para la
determinación del costo.
 Costo de Renovación o de Pedido.
Cada lote o pedido que se ordena a un determinado proveedor origina gastos ya
sean de tramitación, preparación de la orden de compra, transporte, recepción
descarga, etc. Buena parte de estos costos son fijos, por lo cual al aumentar el
volumen del pedido se reduce el costo unitario por este concepto.
 Costo de Posesión del Inventario.
La posesión del inventario origina una serie de gastos algunos de ellos
aparentemente poco significativos quizá debido a ello el costo de posesión del
inventario haya sido siempre no muy conocido y a veces hasta olvidado por los
analistas. Entre los conceptos de costo que son motivados por la posesión del
inventario se citan los siguientes:
 Alquiler de las bodegas: Todo inventario necesita un lugar adecuado para
protegerlo y guardarlo. Si la bodega es alquilada el costo por este concepto
debe aplicársele al inventario correspondiente.
 Costo de Almacenamiento: Cuando se reciben los artículos en
las bodegas deben ordenarse y almacenarse adecuadamente. Algunas ve-
ces hasta se hace necesario utilizar equipo especial como montacargas
o grúas para movilizarlos y colocarlos en un lugar apropiado.
 Costo de Conservación del Inventario: Existen productos que necesitan
cuidados especiales para que no se deterioren mientras se encuentren en

las bodegas como por ejemplo: refrigeración, calor, engrasado, lubricación,
etc.
 Control de Bodegas: Debido al movimiento de entradas y salidas
constantes se hace necesario disponer da un buen sistema de control
contable con el propósito de mantener los registres actualizados.
 Obsolescencia: Este costo es difícil de estimar con precisión, reviste gran
importancia cuando se trata de artículos que pasan de moda con mucha
facilidad. La competencia y el desarrollo tecnológico hacen que
frecuentemente aparezcan en el mercado productos nuevos con ventajas
adicionales en relación a los existentes en el mercado. Esto origina una
devaluación por obsolescencia en cierto tipo de inventario.
 Seguros: Es necesario proteger los inventarios por daños que puedan
sufrir a consecuencia de incendios, robos o cualquier otro accidente debido
a lo cual hay que pagar primas de seguros de acuerdo al valor asegurado
de las existencias.
 Inmovilización financiera: Los fondos que se usan para financiar
la inversión en inventarios tienen un costo para la empresa. Incluso, si se
trata de fondos propios a la inmovilización financiera por este concepto hay
que asignarle un costo.
- costo de oportunidad: ya que estos recursos se podrían haber
desplazado en otras inversiones que produzcan cierta rentabilidad con un
menor riesgo tales como: bonos, acciones u otros valores.

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