VISITA ARCHIVO EDELMIRA

1. GESTION DOCUMENTAL II
ACTIVIDAD
TRABAJO DE CAMPO
PRESENTADO
EDELMIRA MORENO AMADOR
G3
DOCENTE
MARIA CLEMENCIA RIVERA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
SETIEMBRE 14 2014

2. TRABAJO DE CAMPO

3. INTRODUCCION
En este trabajo realicé una visita a un Archivo, el lugar escogido fue el
Archivo central de PYZ Servicios Ltda, esta visita tuvo la finalidad de
llegar a conocer su funcionamiento y organización. En el sitio se realizaron
tomas como evidencia de la visita presencial al archivo.

4. INSTALACIONES

5. RESEÑA HISTORICA PYZ SERVICIOS LTDA
Esta empresa fue fundada en 1996, fortalecida por diez últimos años de
Gestión Documental, ha incursionado en forma reselta en la nueva visión
universal del manejo de la información, que se orienta a los soportes digitales en
donde se utilizan las ultimas tecnologías de la información y comunicaciones.
Como podemos ver la información se ha convertido en los activos mas
importante de las empresas de hoy.
Somos una empresa del conjunto de estas denominadas sociedades de
información no solo llamadas así por la capacidad de datos que almacenan,
manejan y procesan, sino por la importancia de la empresa a nivel económico y
social.

6. VISITA
El dia 10 visite las instalaciones del archivo central de la empresa,
donde muy amablemente me brindaron datos muy breves debido a la
confiabilidad de la información, antes pase por muchas pero fue
imposible porque decían que no podían por seguridad, acá fui atendida
por el señor:
 Gustavo Palomino con 20 años de experiencia en el campo.

7. La documentación en el archivo de pyz antes de llevar al archivo central se
clasifica en series documentales y subseries, de la siguiente manera:
 Serie documental: Nomina
 Subseries documentales:
 Nóminas de sueldo
 Nóminas de pensionados.
 Serie Documental-Historias:
 Subseries.
 Historias laborales
 Historias clinicas

8.  Subseries
 Informes
 Informes de Gestión
 Serie documental- Proyectos
 Serie Documental-Proceso

9. Las Bodegas en Bogotá con estantería de archivo, áreas de procesos técnicos,
áreas de administración y atención a usuarios, así como la operación y custodia
de los archivos (central e histórico) a nivel nacional; para garantizar la
adecuada conservación y confidencialidad de la información.
El cubrimiento sobre los documentos físicos y los medios electrónicos derivados
de los procesos de negocio.

10. El servicio de guarda y custodia de los archivos central e histórico, tienen como
fin garantizar la adecuada conservación, administración y confidencialidad de
la información.
Los servicios prestados en el archivo Central son:
i) Recolección de transferencias primarias, atención a préstamos y aplicación
de Tablas de Retención documental y Tablas de Valoración documental.
El archivo Central,administración 1.500.000 unidades archivísticas.

11. La información se encuentra almacenada y custodiada en edificaciones cuyo
terreno no presenta riesgos de humedad subterránea o problemas de
inundación.
Se utiliza estantería de 6,50 mts de altura, por lo tanto la resistencia de las
placas y pisos están dimensionados para soportar dichas cargas. Los pisos,
muros, techos y puertas están construidos con material ignífugos de alta
resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.

12. Uno de los aspectos críticos en todo Sistema
de Archivo es la implantación de medidas de
seguridad que garanticen tanto la integridad
y conservación física de la documentación,
como el acceso y control de la misma, motivo
por el cual el acceso al archivo central es
restringido y vigilado.
tanto la integridad y conservación física de
la documentación, como el acceso y control
de la misma, motivo por el cual el acceso al
archivo central es restringido y vigilado.
Control y acceso a la
información
Circuito cerrado
de televisión
Monitoreo las 24
horas, 7 días a la
semana
Control y acceso a la
información
Circuito cerrado
de televisión
Monitoreo las 24
horas, 7 días a la
semana

13. Medidas de seguridad físicas.
La adecuación climática del Archivo Central cumple con las normas establecidas para
la conservación del material documental en cuanto al manejo de temperatura y
humedad relativa, para este control se utilizan equipos como deshumificadores e
higrómetros.
Deshumificador
45% - 60%
Higrómetro
15ºC - 20ºC

14. Medidas de seguridad ambientales.
Otras medidas de seguridad que se utilizan son los sensores de humo, implantados
dentro de una red que está conectada con el servicio de bomberos.
9
Sensores de humo
Sensores de movimiento

15. Medidas de seguridad contraincendios y acceso no
permitido
 Los sensores de movimiento se utilizan como medida de seguridad controlando el acceso a la
información y son activados junto con la alarma, una vez se finaliza la jornada laboral.
 El compromiso con HSE también está presente en nuestras instalaciones, contando así con salidas
de emergencia, señalización de seguridad, brigadistas, Kit de primeros auxilios, trabajadores
entrenados en altura y gente constantemente capacitada en aspectos de HSE.
 Las transferencias que llegan al archivo central para custodia y administración tienen como
herramientas principales el FUID (Formato Único de inventario documental) y las TRD
(Tablas de Retención Documental), la información contenida en estas herramientas permiten
identificar y controlar el ingreso de la documentación al Archivo Central.
 Las unidades archivísticas al momento de ingresar al Archivo Central son verificadas una a una,
continuado así con el proceso de trazabilidad sobre la información.

17. Aseguramiento de la información.
Se realiza la planilla de préstamo, embalaje de la información, transporte y entrega
de la documentación al punto de distribución.
Con el fin de controlar y asegurar la trazabilidad de la información que está en
consulta, se efectúa seguimiento a los préstamos y se recuperan aquellas unidades
archivísticas que cumplieron el fin para el cual fueron solicitadas.
Las unidades archivísticas son devueltas al Archivo Central, allí se efectúa la
asignación de ubicación y posterior rearchivo.
 PRESTAMOS
El servicio de consulta se efectúa por demanda, es un servicio prestado a diario cuyas
actividades contenidas en el PDT también se efectúan a diario.
 RECEPCION DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
Basada en la ausencia de cronograma de transferencia que proporcione fechas y
cantidades específicas para este proceso.

19. EVIDENCIA FOTOGRAFICA

20. EVIDENCIA FOTOGRAFICA

21. EVIDENCIA FOTOGRAFICA

22. Trazabilidad de la información.
La aplicación de Tablas de retención y valoración documental aportan en la
racionalización de recursos y espacios físicos.
El proceso de aplicación de Tablas de retención arroja la eliminación de unidades
archivísticas que perdieron su valor administrativo, legal, fiscal o contable.

23. REPROGRAFIA
Estos es unos de los medios que nos habla la lectura la importancia es grande porque
consiste en la reproducción de los documentos en diversos medios, la digitalización
masiva de piezas documentales en tamaños convencionales estos garantiza la
integridad, autenticidad, confiabilidad y disponibilidad de los mismos.

24. Aseguramiento de la información
 APLICACIÓN DE TRD y TVD
 Revisión de Inventarios
 Elaboración inventarios información para eliminación
 Elaboración de actas de eliminación sobre material aprobado para
este fin
RECURSOS
 Zonas de almacenamiento, descargue y verificación
 Computadores, lectoras e impresoras.
 Plataformas de elevación.
 Vehículos.
 Papelería.

25.  EQUIPO DE TRABAJO
 Coordinador
 Auxiliares de Archivo
 Conductor
 AREAS DE TRABAJO
Bodegas ubicadas en Villa Alsacia.

26. GRACIAS