Este documento describe los principios y etapas de la gestión documental, incluyendo la creación, mantenimiento, difusión y administración de documentos. También cubre los diferentes tipos de información que deben gestionarse como documentos físicos y electrónicos, archivos institucionales, sistemas de información y más. Por último, detalla varios instrumentos archivísticos clave para la gestión documental como el cuadro de clasificación, tabla de retención, programa de gestión documental y otros.

1. DECRETO 2609 DE 2012
PRESENTADO POR:
BLANCA LILIANA DÍAZ DAZA
LUZ ANDREA ANGULO MOSQUERA
PRESENTADO A:
CLARA INÉS MUÑOZ SÁNCHEZ
FICHA N°: 982086
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA
EL BORDO CAUCA
2015

3. GESTIÓN DOCUMENTAL..
Es el conjunto de normas técnicas y
prácticas usadas para administrar el
flujo de documentos de todo tipo en
una organización, permitir la
recuperación de información desde
ellos, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse,
eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida
de los documentos más valiosos,
aplicando principios de
racionalización y economía.

4. ETAPAS DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL.
Seguridad de la gestión documental
en las entidades del estado.
• CREACIÓN: Son documentos que
se crean mediante
procedimientos que determinan
su identificación.
• MANTENIMIENTO: Es la que
mantiene la integridad técnica,
estructural de los documentos.
• DIFUSIÓN: Abarca el
establecimiento para el
acceso, consulta, etc.
• ADMINISTRACIÓN: Permiten
administrar operaciones relativas
a los documentos.

5. TIPOS DE INFORMACIÓN.
Son normas que se aplicaran a
cualquier tipo de información
producida o recibida por entidades
publicas, es decir cualquier persona
que desarrolle actividades
inherentes a la función de dicha
entidad que se produzcan deben
conservarse.
• Documentos de archivos (físicos
y electrónicos):
Los documentos electrónicos son
los documentos como registro
escaneado, pdf o registro web y los
documentos físicos son los que se
guardan a través de carpetas, entre
otros.

6. • Archivos institucionales (físicos y
electrónicos): son creados para
compartir archivos de interés
institucional .
• Sistemas de información
corporativos: es un objetivo que
proporciona aproximación
teórico –practica para el
desarrollo de la gestión y los
procesos.
• Sistemas de trabajo colaborativo:
Es una herramienta web de
colaboración, gestión de
proyectos con control de
versiones automática. También se
pueden crear sus propios
repositorios de archivo.

7. • Sistemas de administración de
documentos.
En las organizaciones trabaja con
el control , retención y seguridad de
los documentos.
• Sistemas de mensajería
electrónica: Es una herramienta de
trabajo cotidiano que incrementa la
productividad de las
organizaciones.
• Portales , intranet y extranet: Es la
que permite a los niveles de
organización ser productivo,
aprovechando al máximo su tiempo
libre.

8. • Sistemas de bases de datos.
Es un repositorio donde la
información se puede almacenar o
recuperar.
• Discos duros, servidores , cintas o
medios de videos, etc.: Son procesos
de gestión documental.
• Cintas y medios de soporte: Son
términos de uso común en la
actualidad que se ejecutan en la
nube.

9. INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL.
• El cuadro de clasificación
documental: Permite la
clasificación y descripción
archivística en la conformación de
agrupaciones documentales.
•La tabla de retención documental:
Garantizan la selección y
conservación de los documentos
que tienen.
•El programa de gestión
documental: Es el manejo y
organización de la documentación
producida y recibida por las
entidades.

10. • plan institucional de archivos
de la entidad – PINAR.
Es un instrumento para la
planeación de la función
archivística previstos en la entidad.
• El inventario documental:
Describe de manera exacta y
precisa las series o asuntos de un
fondo documental.
• Un modelo de requisitos para la
gestión de documentos electrónicos:
Es la que permite facilitar la gestión
y el intercambio de datos en
formatos electrónicos. un modelo es
la fuente.

11. • Los bancos terminológicos de tipos,
series y subseries documentales:
Instrumento archivístico que
permite la normalización de
las series, subseries y tipos
documentales a través de
lenguajes controlados y
estructuras terminológicas.

12. • Los mapas de procesos, flujos
documentales y la descripción de las
funciones de las unidades
administrativas de la entidad:
Presenta una visión general del
sistema organizacional de la
empresa.

13. • Tablas de control de acceso para el
establecimiento de categorías
adecuadas de derechos y
restricciones de acceso y seguridad
aplicables a los documentos.
Identifica los derechos y las
restricciones de acceso de los
miembros de la entidad en relación
con los documentos. ( creación,
consulta, modificación y
eliminación).