Este documento describe los componentes clave de un sistema de gestión documental, incluyendo su definición, objetivos y requisitos para su implementación. Explica que los SGD son programas para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos que difieren de sistemas de bases de datos convencionales. También describe los pasos para implementar un SGD en una organización y garantizar la integridad, autenticidad y acceso a los documentos a lo largo de su ciclo de vida.

2. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL II
PRESENTADO POR:
Mayerly Castro Garatejo
Tutora:
Luz Marina Arias González
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
Septiembre 11 de 2015
Bogotá

3. QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
 Los sistemas de gestión documental son programas de
gestión de bases de datos que disponen de una tecnología
idónea para el tratamiento de documentos científicos,
culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos
fundamentales de los de gestión de bases de datos
convencionales, o de aplicación general, que se utilizan
para la gestión de documentos administrativos.

4. Organizar los documentos físicos y
electrónicos, incluyendo sus
metadatos a través de cuadros de
clasificación documental.
Ejecutar procesos de
eliminación parcial o completa
de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD.
Mantener la integridad de los
documentos, mediante
agrupaciones documentales, en
series y subseries.
Preservar los documentos y sus
agrupaciones documentales, en
series y subseries, a largo plazo,
independientemente de los
procedimientos tecnológicos
utilizados para su creación.
Establecer plazos de conservación y
eliminación para la
información y los documentos
electrónicos de archivo en tablas de
retención documental (TRD) y
tablas de valoración documental (TVD).
Garantizar la autenticidad de los
documentos de archivo y la
información conexa(metadatos) a lo
largo del ciclo de vida del
documento.
Permitir y facilitar el acceso y
disponibilidad de los documentos
de archivo por
parte de la ciudadanía y de la
propia entidad, cuando sean
requeridos
SISTEMA DE
GESTIÓN
DOCUMENTAL

5. REQUISITOS PARA SU IMPLEMENTACIÓN
Técnicos:
Son las condiciones Qué según su necesidad Se implementan
equipos Cumplan con las funciones de preservación y
consulta De los archivos o los documentos Durante su ciclo
vital.
Administrativos:
Hace relación a las funciones administrativas de la entidad
Encadenados Programas de gestión documental Y sistemas
de información.
Económicos:
Hace referencia A la fijación De un presupuesto Destinados a
Los Procesos de la conservación documental.
Archivísticos:
Hace referencia al hecho de acogerse o adoptar todo lo
referente a las normas establecidas por la ley 594 de 14 de
julio 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos.

6. REQUISITOSPARAIMPLEMENTAR
UNSISTEMADEGESTION
DOCUMENTAL
a. Decidir la forma y la estructura en que los
documentos se deberían crear e incorporar al sistema, y
las tecnologías que tienen que usarse.
b. Determinar los metadatos que deberían crearse junto
al documento y a lo largo de los procesos relacionados
con el mismo, y como se vincularán y gestionarán
dichos metadatos a lo largo del tiempo.
c. Determinar los requisitos para recuperar, usar y
trasmitir documentos durante los procesos de negocio o
por otros posibles usuarios y los plazos de conservación
necesarios para cumplirlos.
d. Decidir cómo organizar los documentos de manera
que se cumplan los requisitos necesarios para su uso.
e. Evaluar los riesgos que se derivan de la ausencia de
documentos que testimonien las actividades realizadas.
f. Conservar los documentos y permitir el acceso a los
mismos a lo largo del tiempo, con objeto de satisfacer
las necesidades de la organización y las expectativas
de la sociedad.
g. Cumplir los requisitos legales y reglamentarios, las
normas aplicables y la política de la organización.

7. REQUISITOS PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL
a. Identificar y evaluar las oportunidades para mejorar la eficacia,
eficiencia o calidad de los procesos, las decisiones y las acciones que
puedan derivarse de una mejor creación o gestión de los documentos.
b. Además, establece que las reglas aplicables a la creación y la
incorporación de documentos y metadatos relativos a los mismos deberán
incluirse en todos los procesos de negocio en los que se requiere una
evidencia de la actividad de la organización. Las medidas de emergencia,
como parte del análisis de riesgos, deberán garantizar la identificación,
protección y recuperación de los documentos que son esenciales para el
funcionamiento de la organización.
c. Las políticas, procedimientos y prácticas de gestión de documentos
deberán producir y custodiar documentos que reúnan las características
definidas por ISO 15489-1
http://eprints.rclis.org/12263/1/Alonso_Garcia_Lloveras_-
_La_norma_ISO_15489.pdf
Autenticidad, Fiabilidad. Integridad, Disponibilidad.

8. FIABILIDAD:
• Deberá funcionar de modo regular y continuado mediante
procedimientos fiables
• Incorporar de forma habitual todos los documentos ligados a las
actividades de la organización
• Organizar los documentos reflejando el contexto de producción
• Proteger los documentos frente a modificaciones, eliminaciones o
accesos no autorizados
• Ser fuente primordial de información para la organización y los actos
de la misma que los documentos testimonial
• Proporcionar acceso inmediato a los documentos y a sus metadatos.
• Las modificaciones en las necesidades de la organización y por lo
tanto en el sistema de gestión no deberán repercutir en las
características de los documentos
• La transferencia física o de custodia se realizará sin que afecte a las
características de los documentos.

9. • INTEGRIDAD: deberá desarrollar medidas para el control del acceso, la
identificación de los usuarios, la destrucción autorizada. Estas medidas de
control pueden formar parte del sistema de gestión de documentos o ser
externas al mismo. Adquiere especial relevancia para los documentos
electrónicos.
• CONFORMIDAD: el sistema de gestión de documentos debe ser consistente
con los requisitos derivados de las funciones y actividades propias de la
organización y con su marco regulatorio previamente estudiado. Debe cumplir
también con las expectativas de la sociedad y con el proceso de rendición de
cuentas. La consistencia del sistema de gestión de documentos con los
requisitos deberá evaluarse periódicamente.
• EXHAUSTIVIDAD: el sistema de gestión de documentos debe abarcar los
documentos procedentes de todas las actividades de la organización o de la
parte de la misma donde se ha implementado.
• SISTEMÁTICO: los documentos deberán crearse, mantenerse y conservarse
en el sistema de gestión de forma sistemática.

10. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ACUERDO CON EL DECRETO 1080 DEL 2015
 Cuadros de clasificación: Es El esquema que refleja La jerarquización dada a la
documentación producida por una institución y en el que se registran las
secciones y subsecciones y las series subseries documentales.
 Implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de
Valoración Documental En ella se ve reflejado Los tiempos de conservación,
eliminación y Disposición final de la documentación de la entidad.
 Garantizar la integridad y autenticidad de la documentación por medio de la
Aplicación de las Tablas y adecuándolas a los metadatos, con el fin de optimizar
las consultas en un medio magnético y así conservar el físico de los documentos.
 Ser oportunos al facilitar y cumplir con los requerimientos en consulta y acceso
a la información.
 Conservación documental, basados en las Tablas de Retención y Valoración se
realizara una disposición final de la documentación.

11. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CARACTERISITICA EN QUE CONSISTE
CONFORMIDAD La información se entrega de forma oportuna.
INTEROPERABILIDAD es el intercambio y cooperación oportuna, efectiva y automática de datos,
información, documentos y objetos digitales entre los sistemas de
información.
SEGURIDAD Medidas preventivas y reactivas de las organizaciones y de los sistemas
tecnológicos que permitan resguardar y proteger la información buscando
mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma.
METADESCRIPCIÓN La información debe estar en manuales, procedimiento entre otros.
ADICIÓN DE CONTENIDOS Incluir mas información ( indexación).
DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO Innovación, creación y actualización de sistemas involucrados con la gestión
documental.
GESTIÓN DISTRIBUIDA Capacidad de importar y exportar masivamente la documentación.
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Disponibilidad de la documentación respetando la autenticidad, la
integración, la interpretación y la compresión de los documentos.
NEUTRALIDAD Adoptar nuevas tecnologías recomendadas, para la gestión documental al
interior de las entidades documentales, garantizando su conservación y
autenticidad.

12. VISITA A UNA ENTIDAD QUE TIENE
IMPLEMENTADO SGD
Empresa Redservi
Funcionario que entendió: Augusto Zarate
Coordinador de Sistemas de Información
Que es REDSERVI?
Un nuevo modelo de negocio de convergencia, que involucra red de redes,
multiservicios, logística física y transaccional, comercio, tecnología y finanzas,
para brindarle un portafolio integral.
El sistema de Gestión documental lo tienen terciarizado, innova system
Administra la documentación de la compañía cuenta con un software y hardware.
Esta implementado un Software llamado Docunet, se maneja con módulos toda la
flujo documental , desde la ventanilla única de correspondencia se escanea
indexación y consulta de documentación , se capturan imágenes, Microfilmación y
digitalización de archivos en medio análogo el microfilm, imágenes TIFF, control
en prestamos físicos control e implementación de las Tablas de Retención
Documental.

13. VISITA A UNA ENTIDAD QUE TIENE
IMPLEMENTADO SGD
Hardware: están en arriendo los escáner (kodak, scanner ibml, canon)
Se da inicio con una Línea en producción y/o flujo documental
a. Se inició definiendo la estructura documental de la compañía
b. Se definieron los exploradores documentales y organizacionales
c. Se definieron e implementaron las Tablas de Retención Documentales
d. Se parametrizo por series, subseries y tipos documentales
e. Parametrización del Modulo de consulta, con 8 criterios de búsqueda
f. Creación del Modulo de solicitud de préstamo, genera alerta después de 3 días
hábiles que es lo que estipula el manual de Gestión Documental.
g. Control de la gestión de los documentos através del ciclo vital de la
documentación.
h. Recepción del documento
i. Se escanea el documento
j. Alistamiento
k. Indexación
l. Distribución digital
m. Distribución interna
n. Organización técnica de archivos
o. Descripción documental bodega
p. Ubicación topográfica
q. Consultas digitales.