El documento habla sobre los sistemas de gestión documental. Explica que estos sistemas permiten almacenar y buscar documentos electrónicos de manera confiable para agilizar procesos. Para su implementación se requiere de un cuadro de clasificación, controles de seguridad, procesos de conservación y eliminación, y herramientas para la captura, referenciación, búsqueda y administración de documentos.

1. Sistemas de Gestión Documental
Dumar Gutiérrez Pérez

2. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
DUMAR GUTIÉRREZ PÉREZ
Profesora
LUZ MARINAARIAS GONZÁLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL II
BOGOTÁ D.C.
2015

3. Sistema de Gestión Documental
 Es un software o una serie de programas digitales que permiten
almacenar y buscar documentos electrónicos de diferentes
características, que en muchas ocasiones originalmente eran en
soporte de papel.
 Los sistemas de gestión documental garantizan el acceso y la
disponibilidad de la información de una manera confiables que
permite agilizar los proceso.

4. Requisitos para su implementación.
◦ Cuadro de clasificación
◦ Controles de seguridad
◦ Conservación y eliminación
◦ Captura y registro de documentos
◦ Referenciarían
◦ Búsqueda, recuperación y presentación
◦ administración

5.  Organizar los documentos físicos y electrónicos,
incluyendo sus metadatos a través de cuadros de
clasificación documental: en este caso la información
debe estar complementada con los metadatos que le
permitan ubicar de un manera a rápida y oportuna
cualquier clase de información y deben estar en los
cuadros de clasificación documental.
Generalidades

6. Generalidades
 Establecer plazos de conservación y eliminación
para la información y los documentos electrónicos de
archivo en tablas de retención documental (TRD) y
tablas de valoración documental (TVD): los plazos
que se determinan para la documentación deben ser
revisados cuidadosamente para no caer en el error de
perder información o destruirla antes de tiempo que lo
establezca las TRD.

7. Generalidades
 Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa
de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o
TVD: se debe cumplir con los tiempos estipulados para
eliminar la información que ya no tiene valor y así
mismo descongestionar el sistema de información.

8. Generalidades
 Garantizar la autenticidad de los documentos de
archivo y la información conexa (metadatos) a lo
largo del ciclo de vida del documento: todo sistema de
información debe garantizar la calidad y autenticidad de
los datos que allí reposan es por eso que se debe tener en
cuenta el ciclo vital del documento para que se conserve
en buen estado y haya un soporte de dicha información.

9. Generalidades
 Mantener la integridad de los documentos, mediante
agrupaciones documentales, en series y subseries: la
organización dentro de los sistemas documentales es
primordial al igual que sucede en la parte física y esta se
debe conservar por el valor de la información que
permita identificarla plenamente en el momento de una
consulta.

10. Generalidades
 Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los
documentos de archivo por parte de la ciudadanía y
de la propia entidad, cuando sean requeridos: el
acceso a la documentación debe estar amparado por los
requisitos que exige la ley manteniendo siempre la
seguridad de la información al igual que la organización
dentro de la entidad que le permita encontrar cualquier
documento de una manera rápida y eficaz cuando así se
requiera.

11. Características
 En primera instancia se sugiere seguir la
normatividad vigente y además, contribuir
dándoles las características que debe llevar un
SGD para que ellos opten por la mejor opción,
que proporcione calidad y no cantidad.
 Una de las principales características ala hora
de elegir un sistemas de Gestión Documental
debe ser a flexibilidad para suplir la necesidad
que tenga dicha organización.

12. Características
característica explicación
Conformidad:
Interoperabilidad
:
Seguridad:
Meta
descripción:
Adición de
Contenidos
Que la documentación tenga un buen respaldo
enfocado en los procesos administrativos.
Interoperabilidad.
Que en cualquier momento se pueda integrar y
operar en cualquier software de gestión.
Contener la información con parámetros de
seguridad para evitar sea alterada.
Orientación a través de procesos automatizados de
metadatos.
Que en cualquier momento se le pueda adicionar un
contenido o faltante a esa documentación.

13. característica explicación
Diseño y
Funcionamiento
Gestión Distribuida:
Disponibilidad y
Acceso:
Neutralidad
Tecnológica:
Que su manejo sea fácil, ya que lo importante
es que los usuarios lo manejen y sea funcional.
En cualquier momento importarlo y exportarlo
desde o a través de cualquier software sin
dificultad.
Que la información la tengamos a la mano y con
un fácil acceso a la misma.
Utilizar la mejor opción de software a través de
varios proveedores.
Características

14.  Visite una entidad que tenga implementado un
Sistema de Gestión Documental e investigue todo
lo relacionado con dicho sistema, si es posible
algunos aspectos importantes desde su proyecto
hasta la fase final de implantación del mismo.
La empresa que visité es ICETEX (Instituto
Colombiano de Crédito Educativo y Estudios
Técnicos en el Exterior), donde la empresa Data
File implementó hace un año un sistema de
gestión documental con lo que ha logrado
grandes avances en la búsqueda y recuperación
de la información lo cual hasta ese momento era
un labor tediosa.

15.  La implementación del sistema de gestión documental en el
Icetex hace parte del contrato que actualmente tiene la
empresa Data File con el cual se busca descongestionar la
entidad.
 La implementación de dicho sistema genero algunos
contratiempos debido a la falta de capacitación de algunos de
sus funcionarios para utilizar esta herramienta.
 el software permite ingresar datos anexos a información que
ya se tenia pero que la nueva es resultante del desorden que se
tiene y que va completando la información completa de la
entidad.
 El proyecto esta estimado para un año mas, por lo tanto el
sistema de gestión documental estará completo al terminar
este periodo.
 Al finalizar el contrato el Icetex tendrá toda la información
que desee a un click.

16. - ¿Cuáles son los criterios que se han
tenido en cuenta para la selección del
sistema de Gestión de documentos?
 Entre los criterios que se tuvieron en cuenta para la
elección de este software es que facilitar la labor del
funcionario al interior del Instituto, y tiene muy buenas
herramientas que son utilizadas en toda el área de
gestión documental, la cual permite recuperar la
información en un tiempo record.
 Además de recursos adaptabilidad a las necesidades de
la entidad.

17. - ¿De qué manera logran garantizar la
integridad de la información en el
sistema?
 El software cuenta con varios filtros para el manejo de la
información, y la documentación que es almacenada en el
software cuenta con clave de seguridad con el fin que dicha
documentación no sea alterada por nadie tanto dentro como
fuera del instituto.
 la creación de cuentas con ciertos privilegios para la
modificación de información dentro del sofware ha sido una
técnica que hasta el momento ha funcionado en temas de
seguridad y otros controles propios de la empresa.

18. Persona que me atendió:
 María Inés Rodríguez Jerez
 3821670 ext. 1365
 Técnico de archivo
 La entidad no permite la toma de fotografías en espacios los cuales no hay acceso al
publico al igual que cierta información que tampoco puede ser publicado por seguridad
de la misma, toda la información que se solicita al icetex puede ser solicitada y
consultada en forma individual.

19. Bibliografía
 Decreto 2609 de 2012. capitulo III
disponible en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur
/normas/Norma1.jsp?i=50958