Este documento describe lo que es un sistema de gestión documental, su objetivo de almacenar y gestionar documentos electrónicos, y las ventajas de ahorro de costos, distribución eficiente de información, acceso rápido a documentos y mejora de productividad. Luego detalla las características de indexación y búsqueda, almacenamiento de metadatos, control de versiones y seguridad en la gestión de documentos de su sistema. Finalmente introduce a Alfresco como un sistema de administración de contenidos de código abierto basado en

1. Sistema de gestión
documental
de Rincón Aguilar

2. ¿ Que es un sistema de gestión
documental ?
Los sistemas de gestión documental
son programas de gestión de bases
de datos que disponen de una
tecnología idónea para el
tratamiento de documentos.

3. ¿ Cual es su objetivo ?
El objetivo de un sistema de gestión
documental es almacenar y
gestionar documentos electrónicos,
que pueden ser originales o copias
digitales de documentos en formato
papel.

4. Ventajas de un sistema de
gestión documental
 Ahorro en costos de gestión de documentos.
 Distribución eficiente de la información entre el equipo de trabajo.
 Acceso y consulta rápida de los documentos.
 Seguridad y fiabilidad en la protección de documentos.
 Mejora la productividad, al obtener un acceso ágil a la información.

5. Características de nuestro sistema
de gestión documental
 Indexación y búsqueda.
La indexación de los documentos en un gestor documental, permite una
búsqueda y recuperación rápida y efectiva de dichos documentos. Para
conseguirlo se indexan los documentos en función de sus identificadores,
metadatos o palabras extraídas del contenido de los propios documentos
indexados.
 Almacenaje de metadatos en el gestor documental.
Los metadatos almacenan información identificativa del documento que se ha
guardado. Por ejemplo, la fecha en el que fue creado, la fecha de su almacenaje,
el usuario que lo creó o la fecha de su última modificación o revisión.

6. Características de nuestro sistema
de gestión documental
 Control de las versiones de documentos en el gestor documental.
Algunos documentos, en especial los de uso compartido, evolucionan con el
tiempo. Los usuarios realizan modificaciones y revisiones de los documentos de
forma continua. El sistema de gestión documental guarda distintas copias o
versiones de los documentos, permitiendo recuperar versiones anteriores en caso
de necesidad o identificar al autor de las modificaciones.
 Seguridad en la gestión de documentos.
Los sistemas de gestión documental incluyen módulos para la gestión de los
permisos y el acceso a los documentos. Documentos sólo accesibles para
determinados grupos de usuarios, versiones de sólo lectura o documentos PDF sin
posibilidad de ser editados, son algunas de las protecciones que ofrece un buen
gestor de documentos.

7. ¿ Que es Alfresco ?
Alfresco es un sistema de
administración de contenidos de
código fuente libre, desarrollado en
Java, basado en estándares abiertos
y de escala empresarial para sistemas
operativos tipo Windows, Unix Solaris y
algunas versiones de Linux.

8. Como funciona Alfresco?
El administrador nos
genera un usuario y
una contraseña
Nos identificamos en
la pagina principal
de Alfresco
En la pagina
principal, entramos
al sitio RA consultores
Accedemos
a la documentación
disponible en el sitio

9. ¡¡ Ahora vamos a ingresar !!

10. Cambiemos nuestra clave