El presente trabajo, nos acerca a la aplicación del marco legal concerniente a la estandarización de los Planes de Gestión Documental.

1. María Cristina Crespo Vargas
Sistemas de gestión documental
Docente
Luz Marina Arias González
Universidad del Quindío
Programa CIDBA
Bogotá
2014

2. INTRODUCCIÓN
Los sistemas de gestión documental tienen como
principal objetivo, optimizar los procesos
administrativos y técnicos dentro de las entidades
estatales, mediante la aplicación de leyes y
decretos que estandaricen la descripción,
clasificación y disponibilidad de los flujos de
trabajo.
Las actividades archivísticas regidas por el marco
legal, garantizan el buen uso de los documentos y
el acceso oportuno entre los funcionarios de cada
dependencia. Además de garantizar su
preservación como parte importante de la
memoria histórica de cada entidad.

3. OBJETIVOS GENERAL:
• Consultar la aplicación de los sistema de
gestión de documental dentro de una
entidad pública.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
• Resaltar la importancia de los sistemas de
gestión documental dentro de las
entidades.
• Investigar y comprender los criterios que
se deben tener en cuenta en el diseño e
implementación de un sistema de gestión
documental.
• Practicar lo estudiado en la unidad
mediante ejemplos e interpretación delos
acuerdos y leyes concernientes a la política
de gestión documental

4. Sistema de Gestión Documental
Conjunto de operaciones y de técnicas,
integradas en la gestión administrativa
general, basadas en el análisis de la
producción, la tramitación y los valores
de los documentos, que se destinan a la
planificación, el control, el uso, la
conservación y la eliminación o la
transferencia de los documentos a un
archivo, con el objetivo de racionalizar y
unificar su tratamiento y conseguir una
gestión eficaz y rentable.

5. Requisitos fundamentales o básicos del
sistema de gestión documental
- La escalabilidad, o capacidad que tendrá el
sistema de crecer en el tiempo sin perder calidad
en los servicios ofrecidos.
- La tolerancia a fallos, es decir, seguir
funcionando aunque se haya producido una
avería en alguno de sus componentes.
- Disponibilidad en múltiples plataformas de
hardware con distintos sistemas operativos;
permitiendo su administración local y remota a
través de navegadores web. en este caso se debe
evaluar la seguridad para evitar que otras
personas puedan acceder y operar en sistema.
- Que cuente con herramientas de desarrollo,
preferentemente en estándares abiertos y que se
tenga un excelente soporte técnico.

6. Generalidades del Sistema de Gestión Documental de acuerdo con
el decreto 2609 de 2012.
a. Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus
metadatos a través de cuadros de clasificación documental.
b. Establecer plazos de conservación y eliminación para la
información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de
retención documental (TRD) y tablas de valoración documental
(TVD).
c. Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de
acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.
d. Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo
y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del
documento.
e. Mantener la integridad de los documentos, mediante
agrupaciones documentales, en series y subseries.
f. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los
documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia
entidad, cuando sean requeridos.
g. Preservar los documentos y sus agrupaciones
documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente
de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.

7. Tabla con las características de los Sistemas de
Gestión Documental

8. Entidad visitada: Instituto de Desarrollo Urbano, IDU, Bogotá:
El IDU se encuentra en la Calle 22 # 6-27 en pleno centro de la capital del país.
La funcionaria que me atendió fue Alicia Castillo: ó fue Alicia Castillo: 3386660
Extensión 1004 Archivo Central de la entidad.

9. ¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de
documentos en ambientes electrónicos?
El IDU se rige o está incluido para el desarrollo de sus procesos
dentro del SIGI, Sistema Integrado de Gestión, explicó la funcionaria
que a su vez me indicó que este protocolo, para el caso de los sistemas
de gestión documental, responde al Archivo General de la Nación,
por lo tanto los lineamientos que se siguen se basan en la norma.
Alicia Castillo explicó que la preservación se hace dependiendo de la
clase de documento: “si llegan documentos sin soporte electrónico se
escanean o digitalizan, dependiendo del tipo (si son documentos
técnicos como mapas o levantamientos topográficos, generalmente
vienen con su soporte y se les escala según el departamento), aunque
generalmente todos los documentos vienen con un soporte
electrónico”. Lo que se ha tenido en cuenta es el cambio de equipos y
de programas que permitan mayor y mejor almacenamiento para que
no haya pérdida de los archivos. Para el caso nuestro el SIGI maneja
un programa que hace un respaldo de lo que se hace a diario.

10. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de
gestión de documentos?
El sistema de gestión de documentos está enmarcado dentro del Sistema de Gestión de la
Calidad del SIGI a continuación las tablas usadas para dicho proceso:

11. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el
sistema?
El sistema SIGI, está soportado sobre un Sistema de Gestión de la Calidad, SGC,
que proporciona el IDU.

12. CONCLUSIONES
La aplicación de los sistemas de
gestión documental dentro de las
entidades estatales, es de suma
importancia, puesto que.de ella
depende la normalización y
optimización de procesos técnicos
El debido conocimiento del marco legal
concerniente al proceso de gestión
documental, permite aplicar
conscientemente los procesos archivísticos
dentro las entidades, garantizando la
normalización de los pasos que consolidan
la documentación dentro de lo estipulado.
Lo anterior con el fin de lograr la
optimización de procesos y la excelencia en
el servicio y trabajo interno.
y administrativos.

13. BIBLIOGRAFÍA
• Imágenes prediseñadas. Freepik. [En línea]. [Consultado:
10 de Septiembre de 2014]. Disponible en:
www.freepik.com.
• Imágenes prediseñadas. Microsoft Power Point. [En
línea]. [Consultado: 12 de Septiembre de 2014].
Disponible en: Office.com