El documento habla sobre cómo reducir el gasto en papel adoptando hábitos digitales. Explica que las empresas gastan miles de millones en gestión de papel y propone alternativas digitales como guardar recibos en PDF, usar billetes electrónicos para transporte, y recibir facturas y extractos bancarios en línea en lugar de papel. También sugiere leer documentos en la nube en lugar de imprimirlos y usar aplicaciones para notas en lugar de libretas.

1. David Millán 11-1

2.  El uso (y abuso) del papel es más que una tradición heredada de
tiempos pasados. Un estudio realizado en Estados
Unidos demostró que todas las empresas del país, en total,
gastaban 8.000 millones de dólares en la gestión de papel. Y es
que no solo se trata de imprimir los documentos, también hay
que pagar a alguien por el trabajo de archivarlos, de buscarlos
cuando se necesitan de nuevo, de hacer una copia cuando se
pierden... sin olvidar el coste del espacio que ocupan miles y
miles de documentos impresos.
 Todo esto se podría eliminar, o al menos reducir, poniendo en
práctica algunas buenas costumbres, en las que además la
tecnología puede ayudar. A continuación se citan ejemplos
de cómo minimizar el gasto en papel en diferentes áreas de la
vida diaria.

3.  Aunque es posible ahorrar tinta y papel si se siguen ciertas directrices al emplear la
impresora, la forma más radical de hacerlo es no imprimir o, al menos, hacerlo solo
cuando sea estrictamente necesario. Hay muchas cosas que se pueden dejar de imprimir:
 Recibos y comprobantes de compras on line. Antes que tenerlos en papel, se
pueden imprimir a PDF. Esta función está integrada en muchas aplicaciones de edición
de texto (o incluso en las opciones de la propia impresora). Si no, se puede instalar un
programa que permita hacerlo, como DoPDF.
 Billetes de tren y avión. Gracias a la popularización del billete electrónico, cada vez más
aerolíneas y otros medios de transporte aceptan el billete en el teléfono (o incluso en el
smartwatch) en lugar de en papel. Los móviles Apple pueden utilizar la app Wallet que
viene integrada con iOS, mientras que los de Android cuentan con varias alternativas en
Google Play, como PassWallet.
 Entradas de cine, reservas de hotel... Igual que los medios de transporte,
muchas empresas de ocio y servicios se están pasando al lado digital. Ahora es posible ir
al cine o al teatro, visitar un museo, reservar un hotel y más, todo con solo presentar el
smartphone.
 Documentos para leer luego. ¿Imprimir un documento para leer más tarde, fuera de la
oficina? Eso ha quedado obsoleto. La tecnología permite ahora subirlo a Dropbox (o
cualquier otro servicio de alojamiento de ficheros on line) o guardarlo en Pocket, una app
diseñada para esa función.

4.  Hoy en día apenas se reciben cartas "de las de toda la vida". La
mayoría de las veces lo que hay en el buzón son extractos
bancarios, facturas y cartas de publicidad, que también se
pueden pasar al formato digital con facilidad.
 Por un lado, muchos proveedores de servicios tales como luz,
agua, teléfono (fijo y móvil), gas, etc. permiten ya el envío
de factura electrónica, en lugar de la tradicional de papel. Por
otro lado, también es posible pedir al banco que no envíe los
movimientos de la cuenta o de las tarjetas mediante correo
tradicional y, entonces, habrá que consultarlos directamente en
su página web.
 Además de renunciar a recibir esa información en papel, uno
mismo también puede hacer el esfuerzo de dejar de emitirla. Así,
si se es autónomo, lo idóneo es emitir las facturas en formato
digital y mandarlas por correo electrónico, en lugar de recurrir al
papel.

5.  Hay infinidad de momentos y situaciones en el día a día donde se
usa papel, cuando se podría optar por una alternativa digital, más
barata y ecológica. El único escollo es la propia mentalidad,
puesto que en muchos casos son costumbres asociadas a ciertas
tradiciones, ciertos rituales a los que uno les acaba cogiendo
cariño.
 Quizás leer el periódico en una tableta no produzca el mismo
efecto que hojear su versión en papel, un domingo por la mañana
con el desayuno, aunque la información sea la misma o incluso,
en muchos casos, más actualizada en la versión digital. Revistas,
libros, cómics... muchos de los productos que se leen en papel ya
tienen versión electrónica.
 Lo mismo sucede con las pequeñas libretas que muchos llevan
encima para tomar notas, apuntar ideas o hacer la lista de la
compra, y que se pueden sustituir por aplicaciones de móvil para
organizar las tareas.

6.  Pasarse a la vida digital tiene numerosas ventajas, además del evidente
ahorro de dinero y beneficio medioambiental. Un documento digital se
puede enviar en tiempo real a cualquier persona en cualquier punto del
globo, permite que varias personas trabajen sobre él al mismo tiempo,
no pesan, no cogen polvo y apenas ocupan espacio.
 Pero también es importante tener en cuenta ciertos puntos
importantes al trabajar con documentos digitales:
 1. Primero, y ante todo, hacer siempre copias de seguridad.
 2. Tener un buen sistema de organización en carpetas en el disco duro,
para saber con exactitud dónde se guarda cada cosa.
 3. Utilizar formatos de fichero estándares en la medida de lo posible,
sobre todo si esos documentos se tienen que compartir con más
personas.
 4. Por último, e igual de importante, usar contraseñas seguras en caso
de que los documentos estén cifrados o guardados en un servicio de
alojamiento de ficheros on line.