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IBM Software Group

Definir y clasificar los sistemas.

Definición de sistemas

Prof. Jesús M. Rondón F.

Administración de la Información I

“Para la teoría de los sistemas, el todo (o el
sistema) es el producto de las partes
interconectadas, cuyo conocimiento y
estudio debe suceder siempre relacionando el
funcionamiento de estas partes en lo
referente a el todo”

Prof. Jesús M. Rondón F..


“La estrategia de tecnología de
información debe estar integrada a la
estrategia del negocio y debe ser
facilmente adaptable a los constantes
cambios para hacer la empresa más
competitiva”



Sistemas

 Definición de sistemas
Vision General  Actividades de un Sistema
 Clasificación de los sistemas
 Conceptos de sistemas

Conceptos de
Sistemas de Información Gerencial
Sistemas

 Definición SIG / ¿Qué hacen los SIG?
 Componentes de un sistema de Información
 Tipos y Niveles de los sistemas de Información

Control de los Sistemas

Controles de los Sistemas de Información
Control y Retroalimentación
Control Organizacional

Los Sistemas en la Administración



Sistemas
 ¿Qué es un Sistema?
“Un sistema es un grupo de elementos que funcionan juntos para alcanzar objetivos
comunes”
 Actividades de un Sistema

Salida o
Entrada Procesamiento
Producto

Control Gerencia Control

Retroalimentación

Entrada: comprende la captura o generación de elementos que serán procesados. Ejemplos:
Materias primas, energía y datos en el caso de los SIG.
Procesamiento: Transformación de las entradas en salidas. En los SIG se refiere a la
clasificación, manipulación, análisis y síntesis de datos.
Salida: transferencia de elementos que han sido generados por un proceso de transformación
hasta su destino final.
Retroalimentación: Datos sobre el desempeño de un sistema. Constituye una parte de la función
de control.
Control: Monitoreo y evaluación de la retroalimentación para ver si un sistema se está
desplazando hacia el logro de su meta.


Sistemas  Conceptos de
 Clasificación de los Sistemas Sistemas
 Naturales y Artificiales  Variables
 Sociales, Mecánicos y Hombre-  Parámetros
maquina  Componentes
 Abiertos y Cerrados  Atributos
 Adaptables y No adaptables  Estructura
 Permanentes y Temporales Disfuncional
 Estables y No estables Parasitarias
 Subsistemas y Supersistemas Simbióticas
Sinérgicas
Optimizadas
 Procesos
 Fronteras
Interfases
Entropía
Homeostasis
Equifinalidad y Multifinalidad


 ¿Qué es el Sistema de Información Gerencial?

“Un sistema de información es un conjunto de componentes
interrelacionados que permiten examinar y recuperar datos del
entorno, capturar datos de transacciones y operaciones, filtrar
y organizar estos datos para presentarlos como información a
los gerentes”. Es decir, un sistema de información captura,
procesa, almacena y distribuye información para apoyar la toma
de decisiones y el control en una empresa o institución



 Controles Sistemas de Información

Los sistemas de información computarizados son más susceptibles de destrucción,
fraude, error y mal uso que los sistemas manuales, lo cual los hace especialmente
vulnerables. Entre las principales razones de vulnerabilidad tenemos::

• Son accesibles a muchas personas. La información es más fácil de recopilar pero
más difícil de controlar. En el caso de sistemas en línea el control es una tarea aún
más difícil.

•Son sistemas complejos que no pueden ser duplicados a mano, por lo que un
desastre puede tener un efecto mayor que en un sistema manual

• No quedan huellas visibles de cambios realizados en el sistema. Los
procedimientos computarizados parecen ser invisibles y no son bien entendidos y
auditados por los empleados de las empresas

• Sus cambios son costosos y complejos. El desarrollo y operación de sistemas
computarizados requiere conocimiento técnico y especializado, que no es
comunicado fácilmente a los usuarios finales



Sistemas de Información Gerencial (SIG)
 ¿Qué son los Sistemas de Información Gerencial?
Clientes Entorno Proveedores
Empresa

Sistema de Información
Datos Información
Salida o
Entrada Procesamiento Producto

Gerencia
Control Control

Retroalimentación
Entidades reguladoras Competidores

Para diseñar y usar un sistema en la administración de empresas, es necesario:
 Entender el entorno y la estructura / funciones de la empresa
 Papel de la administración
 Tecnología



 ¿Qué hacen los Sistemas de Información Gerencial?
Los SIG desempeñan tres papeles esenciales:

 Respaldar las operaciones empresariales
 Respaldar la toma de decisiones gerenciales
 Respaldar la ventaja competitiva estratégica

Roles de los Sistemas de Información
Procesamiento de Datos Elaboración de Informes Soporte Decisiones Soporte Estratégico Interconexión Global
• Transacciones Gerenciales • Soporte interactivo proceso • Sistemas para usuario final • Sistemas interconectados
• Mantenimiento de Registros • Información Gerencial / Soporte de toma de decisiones • Sistemas de INFO Ejecutivos en red (Internet, intranets,
• Aplicaciones Contable toma de decisiones • Sistemas de INFO Estratégica extranets globales)
• Sistemas expertos

1950-1960 1960-1970 1970-1980 1980-1990 1990-2000

Operaciones empresariales Decisiones Gerenciales Ventaja Competitiva
Control de Gestión Actividades centrales de la empresa



 Componentes Sistemas de Información

Data /Información
Atributos Sistemas de Información
•Confiable
Software Hardware •Oportuno
•Disponible
•Fácil de usar
•Compartido
•Flexible
•Colectivo
Comunicaciones Recursos Humanos
REDES



 Tipos y Niveles de Sistemas de Información

Nivel Sistemas de Apoyo a Ejecutivos
Estratégico Plan de Utilidades

Sistemas de Apoyo a Decisiones
Nivel Análisis:
• Inversión Sistemas de Información
Administración • Precios
•Utilidad

•Estaciones
Sistemas de Trabajo
Nivel de trabajo Sistemas Automatizados
Conocimiento

Sistemas
•Auditoria
Nivel Procesamiento
•Impuestos
Operativo •Adm.. Efectivo
Operaciones
•Contabilidad

Ventas Manufactura Finanzas Contabilidad RRHH



¿Cuál es más vulnerable?

Sistemas Manuales Sistemas Computarizados



Controles de Sistemas: son los métodos, políticas y procedimientos (de monitoreo
y evaluación) que aseguran la protección de los activos de la empresa, la precisión
y la confiabilidad de los registros y la adherencia operativa a las normas de
administración, así como, el logro de la meta para la cual fue creado el sistema.

Tipos de Controles de Sistemas de Información
 Implementación
 Software
Generales  Hardware
 Operaciones de computación
 Seguridad de Datos

 Entrada
Aplicación  Procesamiento
 Salida



Controles Generales: Son los que controlan el diseño, la seguridad y el uso de los
programas de computadora y la seguridad de los archivos de datos es general en
toda la organización. Se ejercen en todas las aplicaciones.

• Implementación: Auditoria al proceso de desarrollo de sistemas en diversos
puntos, para asegurar que se le maneje y controle debidamente
• Software: Monitorea el uso de software y evita acceso no autorizado a
programas de aplicación
• Hardware: Cuida la seguridad física del hardware y detecta fallos en su
funcionamiento
• Operaciones de Computación: Cuida que los procedimientos programados
se apliquen de forma congruente y correcta al almacenamiento y
procesamiento de datos
• Seguridad de Datos: Garantiza que los archivos de datos no sufran accesos
no autorizados, alteraciones o destrucción.



Controles Aplicaciones: Son específicos, distintos para cada aplicación
computarizada.

• Entrada: Procedimientos que verifican la exactitud e integridad de los datos
cuando entran
• Procesamiento: Rutinas para comprobar que los datos estén completos y
sean exactos durante la actualización
• Salida: Medidas que aseguran que los resultados del procesamiento
computarizado sean correctos, estén completos y se distribuyan debidamente



 Control y Retroalimentación
El control por retroalimentación es el método de mayor uso en los negocios ya que
permite aplicar correctivos en un tiempo menor. Consiste en establecer un nivel de
rendimientos (referencia), medir el rendimiento a partir de criterios y seguidamente
reducir las desviaciones del rendimiento ya sea del sistema de información en si
mismo o del sistema productivo al que se apoya.

Modelo de Retroalimentación Simple
Perturbaciones

Elementos de ++ -- Elementos de Salida o
Referencia Control Entrada Procesamiento Producto
Señal Variable
Referencia Actuante Manipulada

Sistema Controlado

Elementos de
Señal de Retroalimentación
Retroalimentación



 Control Organizacional

El control en la organización jerárquica tradicional
funciona cuando los informes condensados y de
desviaciones, así como, las actividades excepcionales
pasan por los niveles jerárquicos hasta llegar a la alta
Gerencia. Esta definida con claridad la responsabilidad
ESTRUCTURAS
de las fallas y la aplicación de medidas correctivas.
JERARQUICAS

En las organizaciones modernas de gran complejidad, la
información fluye a muchos gerentes, quienes comparten
responsabilidades en las decisiones y el rendimiento, por
ello resulta difícil aislar la responsabilidad del control, lo cual
pone gran carga sobre los sistemas de información. ESTRUCTURAS
MAS PLANAS
La administración por objetivos facilita el control, al
establecerse objetivos cuantificables, verificables y
alcanzables a cada persona dentro de la organización.



Los Sistemas de Información en la Administración
Constituyen un extraordinario adelanto respecto a la colección desorganizada de información y a la
administración por experiencia basada en la intuición. Con los SIG tenemos toma de decisiones
“programadas” u óptimas, liberando al Gerente para concentrarse en problemas complejos mientras
el sistema se encarga de las decisiones repetitivas.
Los sistemas apoyan las estrategias competitivas de las empresas y facilitan la comunicación y la
interacción con la economía global:
 Redes e Internet
Comunicar y colaborar
Acceder / proporcionar información
Participar en discusiones
Realizar transacciones de negocio
Encontrar entretenimiento

 Nuevas opciones para el diseño de organizaciones
Aplanamiento organizaciones
Separación trabajo de la ubicación geográfica
Reorganización de flujos de trabajo
Creciente flexibilidad
Cambio proceso de administración
Redefinición fronteras empresa

 Comercio / Negocio Electrónico

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¡ Muchas Gracias !
Preguntas y Comentarios

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