Este documento describe los conceptos de automatización de procesos de negocio (BPA), flujo de trabajo y automatización. Explica que el BPA se enfoca en automatizar transacciones, mientras que el flujo de trabajo modela procesos que involucran tareas humanas. También describe los objetivos y ventajas de implementar sistemas de flujo de trabajo, como mejorar la eficiencia, eficacia y satisfacción del cliente.

1. BPA-Workflow-Automatitation
Sistemas Integrales para las Organizaciones
Universidad Veracruzana
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2. BPA
Automatización de Procesos de Negocio
BPA se refiere a la automatización de procesos de negocios, y estas
herramientas tienden a ser orientadas a las transacciones y no
necesariamente soportan las transacciones de larga vida o los procesos
manuales.
Las herramientas BPA generalmente incluyen procesos de modelado,
integración de aplicaciones, procesamiento de reglas y puede incluir una
herramienta de desarrollo para el nuevo desarrollo, proceso de monitoreo y
administración a nivel operacional.
Las compañías que buscan automatizar los procesos basados en
transacciones que no involucran humanos y se completan en segundos o
nanosegundos en lugar de horas, días o semanas, deben considerar una
herramienta BPA.
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3. Workflow
El flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los aspectos
operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas,
cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo
fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al
cumplimiento de las tareas. Generalmente los problemas de flujo de trabajo
se modelan con redes de Petri.
Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología
de la información, una parte esencial del software para trabajo colaborativo
(groupware) es justamente el flujo de trabajo.
Una aplicación de flujos de trabajo automatiza la secuencia de acciones,
actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el
seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las
herramientas necesarias para gestionarlo
Se pueden distinguir tres tipos de actividad:
■ Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un
mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene
entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo.
■ Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su
propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de
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4. cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos
si no es visto desde el punto de vista global del resultado final.
■ Actividades de coordinación.
Objetivos de un sistema de workflow
■ Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el
sistema de información
■ Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los
procedimientos organizativos
■ Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo
ejecutan
■ Facilitar la movilidad del personal
■ Soportar procesos de reingeniería de negocio
■ Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de
decisiones de una organización, empresa o institución
Sistemas de flujo de trabajo
El propósito de los sistemas de flujo de trabajo, (o BPMS, business process
management systems), es acercar personas, procesos y máquinas, con el
objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo. Estos
sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares físicos. Los
sistemas de flujo de trabajo facilitan la automatización de los flujos de trabajo
entre procesos y permiten integrar los procesos de la empresa, rediseñados
de acuerdo con ayuda de nuevas estrategias.
Existen en el mercado varios productos como FlowMind, openEDMS,
wf.com.mx, cardiff, IBM, etc. Existen muchas metodologías que culminan en
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5. la implementación de un sistema de este tipo como son diagrama de roles,
BPMN, IDEF0, ciclos de trabajo, etc.
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6. Automatitation
La automatización de procesos y de TI persigue crear la “empresa ágil”.
Mejora la calidad de las cadenas de proceso de una organización y la
gobernabilidad de dichos procesos y de los sistemas de TI sobre los que se
asientan. Se mejora así la eficacia, eficiencia y calidad de estos procesos,
apoyando tres estrategias clave: intimidad con el cliente, liderazgo de
productos y excelencia operativa.
La investigación de Atos Origin en procesos y TI está alcanzando un
nuevo nivel de la mano de la Innovación de la Cadena de Procesos de
Negocio. El concepto enlaza con tendencias de mercado estratégicas que
exigen que las organizaciones den el siguiente paso hacia la automatización
integral de procesos y TI, y hacia una innovación continua.
Innovación en la cadena de procesos de negocio
La innovación en la cadena de procesos de negocio implica la “puesta
en común” de estrategia, procesos, gobernabilidad, organización, TI y capital
humano. Estas cadenas son principalmente E2E y están orientadas e
impulsadas por el cliente. La innovación en la cadena de procesos de negocio
innova la organización desde dentro, de forma sincronizada, y prestando la
máxima atención a cualquier transacción externa tanto con clientes como con
proveedores. El sistema se vuelve más ágil gracias a la incorporación de
innovación y mejora continuas.
Ventajas de negocio
Entre las principales ventajas de negocio se incluyen:
• Eficiencia: evita la redundancia y organiza el agrupamiento de pasos
de procesos, una mejor interacción entre dichos pasos, y un mejor
despliegue del capital humano, competencias y salarios.
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7. • Eficacia: entrega de productos y servicios correctos “a la primera”.
Mejora de la gobernabilidad (reporting). Mejor uso de TI.
• Mejora de la satisfacción del cliente mediante la mejora de la
información del cliente.
Enfoque de servicio
Nuestro enfoque sigue los siguientes pasos:
1. Análisis rápido de viabilidad: situación actual y situación futura
deseada. Diseño de alto nivel de procesos y TI.
2. Caso de negocio: beneficios evidentes alcanzados tras una correcta
implantación
3. Inicio del proyecto: descripción completa de la implantación y
beneficios por materializar
4. Implantación: diseño completo en detalle de procesos y TI, e
implantación de dichos diseños.
El siguiente nivel de innovación se alcanza a través del despliegue, por
ejemplo, de principios de SCM (Supply Change Management) y logísticos
combinados bajo una supervisión muy cercana. De esta forma se dirige toda
la innovación en procesos hacia la satisfacción del cliente, sin dejar de tomar
en consideración los objetivos de la organización. Así, el sistema se mantiene
ágil y mejora continuamente, adaptándose a los cambios del mercado y
manteniendo la ventaja competitiva.
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