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Tipos de sistemas de información.
- 1. Tipos de sistemasde información. Elaborado Por: Carolina Tovar González - ID 000 490 721 Docente: Nury Marly Bedoya Poloche Corporación Universitaria Minuto de Dios Informática Empresarial Administración de Empresas Ciencias Administrativas Noviembre 06 del 2015
- 2. Sistema de información:Es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. A continuación describo de forma breve, los sistemas de información mas relevantes.
- 3. ERP (Enterprise ResourcePlanning - Planificación de Recursos Empresariales). Es un conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad. Características: La información que surge de las funciones de un departamento se refleja en los demás departamentos de la compañía, ya que todos acceden a los mismos datos. Esto permite a los gerentes tener una visión en tiempo real del funcionamiento de la compañía o de alguna de sus partes. Requisitos: Es necesario que la compañía realice una redefinición de sus procesos de negocios, conocida como reingeniería, además la designación de usuarios clave de distintos departamentos, también denominados superusuario, que es el persona del área funcional, que conocen el sistema objeto, y que tienen además interés y capacidad para entender los aspectos tecnológicos.
- 4. Ventajas: Desventajas: ERP (EnterpriseResource Planning - Planificación de Recursos Empresariales). *Evitan el esfuerzo de desarrollo permitiendo reducir los tiempos. Según la economía de la producción de software estándar, los sistemas ERP deberían ser más económicos. *Existe una red de soporte de proveedores y consultores, disponibles en caso de problemas o necesidades. *Están integrados, pero a su vez están formados por módulos, lo cual permite ajustarse a las necesidades de cada empresa. *Estos sistemas prevén que sea posible consolidar empresas del mismo grupo, aún cuando operen en diferentes idiomas o monedas. *Exigen un alto esfuerzo y costo de implementación. *No todos los módulos del producto son satisfactorios. *Exigen una mayor demanda de recursos de computación. *Implican una obsolescencia forzada del producto, es decir, los proveedores actualizan los sistemas constantemente, y van discontinuando versiones anteriores, lo cual obliga a los usuarios a comprar dichas actualizaciones.
- 5. CRM (Customer RelationshipManagement - Gestión sobre la Relación con los Clientes). Es una estrategia en la cual se centran los esfuerzos en el conocimiento de los clientes, detectando necesidades, aumentando su grado de satisfacción, incrementando su fidelidad a la empresa e incrementando la rentabilidad o beneficios del cliente a la empresa. Caracteristicas: Mecaniza e integra las distintas labores que se llevan a cabo en la oficina y así mejorar y expandir los negocios ya sea en empresas industriales, de servicios, comerciales, etc. Una integración total con la ofimática y la gestión documental. Ventajas: • La base de datos es única para toda la empresa. • Los e-mails están en el servidor y se hacen copias de seguridad al igual que el resto de los datos. • Se podrán consultar todos los e-mails de un cliente. • Rápida consulta de documentos de un cliente, de un proveedor, de un banco o incluso de un cliente potencial.
- 6. Desventajas: Ante todo, equivocarseen la elección de las herramientas puede complicar el CRM. Por eso hay que pensar previamente en la clase de herramientas que le conviene a la estructura para seguir la relación con sus clientes y sus prospectos. El CRM no es fácil de establecer, hay que tener cuidado con elegir correctamente las herramientas, sino también bien poner en marcha el proceso de CRM que será iniciado por la empresa. Fundamentos: CRM es una forma de pensar y de actuar de una empresa hacia los clientes/consumidores. A partir de la formación de grandes corporaciones, el contacto 1 a 1 se va perdiendo y se despersonaliza cualquier transacción, dejando de lado la relación de los clientes con la marca. El CRM, y especialmente el CRM Social nacen de la necesidad de recuperar los vínculos personales con los clientes, especialmente en la era de las Redes Sociales, en donde cada opinión se multiplica de forma viral y afecta significativamente la imagen de la marca. CRM (Customer Relationship Management)
- 7. BSC (Balanced Scorecard– Cuadro de mando integral). Sirve para reorientar el sistema gerencial y enlazar efectivamente el corto plazo con la estrategia a largo plazo, vinculando de manera interdependiente cuatro procesos o perspectivas: Financiera, Clientes, Procesos Internos y Aprendizaje Organizacional. Ventajas: • Alineación de los empleados hacia la visión de la empresa. • Comunicación hacia todo el personal de los objetivos y su cumplimiento. • Redefinición de la estrategia en base a resultados. • Traducción de la visión y estrategias en acción. • Integración de información de diversas áreas de negocio. • Mejoría en los indicadores financieros. Características: • La naturaleza de las informaciones recogidas en él, dando cierto privilegio a las secciones operativas (ventas, etc.) para poder informar a las secciones de carácter financiero, siendo éstas últimas el producto resultante de las demás. • La rapidez de ascenso de la información entre los distintos niveles de responsabilidad. • La selección de los indicadores necesarios para la toma de decisiones, sobre todo en el menor número posible.
- 8. SGD (Sistema degestión documental). Es un sistema de información, basado en tecnología WEB, que permite la administración de los documentos enviados y recibidos por la organización y la administración de los inventarios de los expedientes en el archivo central. VENTAJAS: Sencillez y accesibilidad: de una forma sencilla y rápida se tiene acceso a toda la documentación de la empresa. Seguridad: la información se encuentra más segura contra pérdidas, y contra accesos no autorizados. Ahorro: reducción del espacio físico de almacenamiento, y del tiempo empleado en hacer búsquedas y en almacenar información sin salir de su oficina. Uso compartido: La documentación es accesible por todos y como recurso colectivo. Esto evita duplicaciones, gastos en copias, etc. Productividad mejorada: la productividad mejora al tener un acceso más eficiente y rápido a la información. DESVENTAJAS: Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de una nueva tecnología es el factor económico. Coste de implantación: Implantar uno de estos sistemas puede suponer un alto costo económico. Tiempo de implantación: si el volumen de datos a introducir en el sistema la primera vez es muy grande, puede llevar mucho tiempo y recursos esta digitalización. Características: El sistema de gestión documental debe establecer: 1) los documentos que deben conservarse en papel, eliminando las copias innecesarias, 2) cómo se deben almacenar para hacerlos accesibles 3) la forma en que deben eliminarse todos los demás.
- 10. LOS SISTEMAS DEINFORMACIÓN Y SU IMPORTANCIA EN LAS EMPRESAS. En la actualidad, la globalización a traído grandes y magníficos aportes en ciencia, informática y tecnología al alcance de todos, facilitando la administración, organización, ubicación, distribución, etc, de la documentación y de la información de cualquier tipo de organización, aportando y haciendo mas eficientes y de calidad el desarrollo de todas las actividades laborales dentro de una compañía. Un sistema de información adecuado también ofrece una importante y notable satisfacción en los usuarios que lo operan, debido a su facilidad de uso y su acceso constante, que puede resultar en que los empleados logren alcanzar los objetivos planteados por la compañía; es decir, implica un cambio organizativo, ya que no sólo afecta a la administración de la empresa, sino también a sus empleados.
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