Orfeo es un sistema de gestión documental desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios en Colombia. Permite incorporar la gestión de documentos a los procesos de cualquier organización, automatizando procedimientos y generando ahorros. Más de 15,000 usuarios en entidades públicas y privadas usan Orfeo, el cual es de código abierto y puede descargarse gratuitamente.

1. ORFEO SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Orfeo es un sistema de Gestión Documental y de procesos desarrollado inicialmente por la
Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, licenciado como software
libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento y mantener la creación colectiva.
Orfeo permite incorporar la gestión de los documentos a los procesos de cualquier organización,
automatizando procedimientos con importantes ahorros en tiempo,costos yrecursos tales como toners de
impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control sobre los documentos.
Además de la SSPD, Orfeo está siendo utilizado y/o implementado en un sinnúmero de entidades tanto
públicas como privadas que reúnen ya más de 15000 usuarios,su uso está siendo estudiado por parte de
entidades y organizaciones en otros países del mundo, gracias a su filosofía de Software Libre.
PAGINA DE DESCARGA DEL SOFTWARE ORFEO:
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Orfeo Gestión Documental
Dentro de una organización los documentos y los procesos asociados a ellos son de vital importancia.
Estos documentos pueden ser facturas, PQRs o contratos, entre otros, los cuales deben tener control en
su flujo dentro de la organización, evitando que se incurra en sobrecostos administrativos, problemas
legales, ineficiencia en sus procesos o en la atención a terceros.
Orfeo, Permite a las organizaciones gestionar y administrar electrónicamente los documentos, la
producción, el trámite, el almacenamiento digital y la recuperación, evitando su manejo en papel.
Adicionalmente, los apoya con el manejo del archivo físico, el control de los procesos documentales y la
reducción de costos administrativos. Orfeo es un sistema de gestión documental Distribuido bajo licencia
GPL al público, Servicio 100% Web.
Porqué tener un Sistema de Gestión Documental ...

2. VENTAJAS
Los principales beneficios de la solución ofrecida por SkinaTech son:
 Garantía de satisfacción, gracias a la extensa experiencia en implementaciones de la solución.
 Entrega de una solución personalizada que atiende las necesidades particulares de la organización.
 Rápida implementación gracias a nuestro esquema de software appliance.
 Escalabilidad. El sistema no tiene limitaciones, ni de licencias ni de número de usuarios atendidos.
 Capacitación sobre el uso yla administración de la solución.Le permite no depender del proveedor y tener
capacidad para resolver problemas de soporte de primer nivel y/o ajustar la personalización de la solución.
 Acompañamiento y respaldo a largo plazo sobre la solución.
SCREENSHOTS
INSTALACIÓN INICIO ENTRADA
ALGUNOS DE NUESTROS CLIENTES
Porqué tener un Sistema de Gestión Documental

3. ¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el
flujo de documentos de todo tipo en una organización,permitir la recuperación de información desde ellos,
determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y
economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura,que nació debidoa la necesidad de "documentar"o fijar
actos administrativos y transacciones legales ycomerciales por escrito para dar fe de los hechos.Este tipo
de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel,
cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos
documentales.
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Que no es un Sistema de Gestión Documental
¿Quién necesita un sistema de gestión documental?
En general, necesitan la gestión documental cualquier persona o empresa que necesite:
 Archivar un número importante dedocumentos.El uso eficiente del espacio dentro de una empresa
puede llegar a ser tan importante como el poder archivar yrecuperar documentos.La gran mayoría de ellos
no se buscarán nunca,pero todos tienen que guardarse,por si acaso,ylos archivos en papel pueden llegar
a ocupar grandes espacios.
 Mantener un sistema de control de los documentos que se incorporan al archivo, especialmente
un registro de entrada y salida de documentos
 Realizar búsquedas rápidas y flexibles dentro del archivo
 Mantener una estructura única, independientemente de las personas que acceden
 Asegurar la información con un sistema de copias de seguridad sencillo y cómodo
Y, especialmente, si necesita:
 Un sistema de seguridad para controlar el acceso a los documentos
 Trazabilidad de las actuaciones de los usuarios del programa
 Asignación de documentos a diferentes destinatarios
¿Que obtiene al implementar un Sistema de Gestión
Documental?
 Ahorros con políticas de Cero Papel
 Control de TODOS los Documentos de la empresa (Facturas,PQR, Contratos, etc.).
 Trazabilidad (Ingreso,proceso,salida yarchivo).

4.  Evita perdida y deterioro
 Agilidad en la consulta Ahorro en costos administrativos (Papel,fotocopias,tiempos y bodegas)
 Acceso en Línea de documentos y procesos (clientes internos yexternos) Seguridad con Perfiles
de acceso por documento
BIBLIOGRAFIA
http://www.skinatech.com/inicio/index.php/2012-06-22-03-13-37/2012-06-22-03-59-
12?gclid=CJGczL-fiMsCFQEmhgodNuEDhQ
http://www.orfeolibre.org/portal/
http://www.skinatech.com/inicio/index.php/descargas