proveedore

1. TRABAJO PRESENTADO POR
LUZ ANGELA DIAZ MENDEZ
SOLANYI VANESSA CASTRO
CASO EMPRESARIAL COLTEUNIDOS
2. INTRODUCCION PROCESO DE COMPRAS
El proceso de compras en una organización comprende desde la planificación hasta el logro
total de abastecimiento de materias primas o recursos requeridos.
El éxito de la gestión de compras depende básicamente de la correcta implementación de
dichos procesos, de esta forma se conseguirán negociaciones óptimas y condiciones
favorables para la misma, que se verán reflejados en el ahorro de costos, satisfacción del
cliente, beneficios en tiempos, pagos y servicios, pues la gestión de compras y
aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso en el mercado.

2. 3. PROPUESTA PLANEACIÓN ESTRATEGICA
MISION:
En COLTEUNIDOS trabajamos en la creación y desarrollo de un concepto de diseño propio;
fabricando y comercializando prendas de vestir para una mujer actual, ejecutiva y moderna.
La marca COLTEUNIDOS, nace de la necesidad en el mercado de un producto con diseño
propio, una imagen de marca unificada, bajo una cultura de servicio basada en generar una
experiencia de compra para nuestra mujer moderna y urbana.
VISION:
Ser los líderes nacionales en ropa formal femenina, cumpliendo con las expectativas de
nuestros clientes.
DOFA:
FORTALEZAS
Industria Nacional
No subcontratan, la fabrica es
colombiana y produce sus
lineas
Diseños propios
Cuentan con sus propios
canales de distribución
OPORTUNIDADES
Mejoramiento del proceso de compra
y almacenamiento.
Necesidad del producto
Expansión a nivel internacional
Adaptación a diferentes mercados
DEBILIDADES
Al no tener un óptimo proceso
de compras, se incrementan los
costos, esto se ve reflejado en
el valor de los productos,
afectando a los consumidores y
las ventas.
Falta de organización a nivel
operativo
productos poco competitivos
AMENAZAS
Altos precios
Falta de abastecimiento
Inventarios que no cubren la
totalidad de la demanda

3. LOGO:
C
T
U
N
SLOGAN:
CT/UN HECHO PARA TI

4. ESTRATEGIAS DE MERCADO:
COLTEUNIDOS-
MARCA DE ROPA
FEMENINA CT/UN
para mujeres de 20 años en
delante de clase media,
media-alta
PRODUCTO:
ROPA FEMENIDA
CT/UN
PRECIO
POSICIONAMIE
NTO DE LA
MARCA: Target
Group, estilos
propios, prendas
llamativas
DISTRIBUCION
PROMOCION: Fechas
especiales, porcentajes de
descuentos, fidelización de
clientes con descuentos en
sus cumpleaños. Compras en
línea por medio de la página
WEB con descuentos en el
carrito de compras.
PUNTOS DE VENTA:
instalaciones agradables,
personal capacitado,
surtido de colecciones.
Estrategia de negocios
enfocada en los clientes
ABASTECIMIENTO
PROCESOS
PROCEDIMIENTO

5. 4. PROPUESTA PROCESO DE COMPRAS
NACIONALES
PLANIFICACION COMPRAS
PARTIENDO DEL AREA DE
PRODUCCION
ESTUDIO DE LAS NECESIDADES
QUE PRESENTAN LAS
DIFERENTES AREAS DE LA
ORGANIZACION
REQUISICION DE COMPRA.
FORMATO DE REQUISICION
APROBADO POR EL AREA DE
COMPRAS
ANALISIS DE MERCADO, SI ES
COMPRA NACIONAL O
IMPORTACION, EN DONDE SE
ENCUENTRA EL PRODUCTO QUE
SE REQUIERE
SOLICITUD DE COTIZACIONES,
ESTUDIO DE PRESUPUESTO
NEGOCIACION CON
PROVEEDORES, EVALUACION DE
OFERTAS RECIBIDAS
SELECCION DE PROVEEDORES
ORDEN DE COMPRA O
CONTRATO CON LAS
CONDICIONES ESTABLECIDAS
(PAGO, SERVICIO, FECHA DE
ENTREGA, ETC) - SOLICITUD DEL
PEDIDO
SEGUIMIENTO DEL PEDIDO Y
LOS ACUERDOS
ENTEGA DEL BIEN O SERVICIO
RECEPCION O VERIFICACION
TANTO DEL PRODUCTO COMO
DE LA DOCUMENTACION.
SEGUIMIENTO AL PROVEEDOR
GENERACION DE ENTRADAS -
SALIDAS DE ALMACEN. FIN.

6. INTERNACIONALES - IMPORTACION
ESTUDIO DE MERCADO
(PARTIENDO DE LA
NECESIDAD EN EL AREA DE
PRODUCCION, PRESUPUESTO
GENERAL Y COSTOS)
COTIZACION INTERNACIONAL
(TERMINOS DE NEGOCIACION,
BASADO EN LAS INCOTERMS
SE ESTABLECE CUALES SERÁN
LAS CONDICIONES CON EL
PROVEEDOR)
APROBACION PERMISO DE
IMPORTACION (SEGUN
REQUISICION DE
IMPORTACION SE DA PASO A
LA APROBACION)
NEGOCIACION DIRECTA CON
EL PROVEEDOR
SELECCIONADO
(NOTIFICACION Y
DOCUMENTOS DE
EMBARQUE)
SEGUROS - MEDIO DE PAGO -
EMBARQUE -
RESPONSABILIDADES. (AVISO
DE LLEGADA, MEDIO DE
TRANSPORTE, ENTREGA DE
DOCUMENTOS, INGRESO)
ENTERGA DEPOSITO O ZONA
FRANCA. (SE RECIBE LA
CARGA,PLAZOS PARA
DOCUMENTACION,
VERIFICACION)
NACIONALIZACION DE LA
MERCANCIA (PREINSPECCION,
VALORES A PAGAR)
LEGALIZACION GIROS AL
EXTERIOR
RECEPCION MERCANCIA,
SEGUIMIENTO DEL PEDIDO Y
LOS ACUERDOS
FIN

7. 5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA
ACTUAL
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
PRODUCCIÓN-MERCADEO-ADMINISTRACION-ALMACEN:
SOLICITUD COMPRAS DE ELEMENTOS REQUERIDOS
DEPARTAMENTO DE COMPRAS-SOLICITUD COTIZACIONES
PROVEEDORES
DEPARTAMENTO FINANCIERO -APROBACION DE
COMPRAS
DEPARTAMENTO DE COMPRAS-INICIO Y CULMINACION DE
PROCESO DE COMPRAS
JEFE DE
COMPRAS
AUXILIARES
DE COMPRAS
SECRETARIA
MENSAJERO
ACTIVADOR
DE PEDIDOS

8. PROPUESTA
GENERACION DE SOLICITUD
DE COMPRA POR
DEPARTAMENTO VS
INVENTARIOS
AUTORIZACION JEFE DE AREA.
EL AREA DEBE REALIZAR PREVIA
A LA SOLICITUD DE COMPRA UN
ESTUDIO DE MATERIAS PRIMAS.
FICHA TECNICA DE LOS
PRODUCTOS SOLICITADOS
VERIFICACION ESTADO DE
INVENTARIOS POR EL
DEPARTAMENTO DE
ALMACEN E INVENTARIOS
GENERACION ORDEN DE
COMPRA - COTIZACIONES
EVALUACION DE
PROVEEDORES Y OFERTAS
QUE SE AJUSTEN A LOS
REQUERIMIENTOS DE LAS
AREAS. ANALISIS Y PRUEBAS
APROBACION POR EL AREA
QUE HA GENERADO EL
REQUERIMIENTO
RECEPCION POR LA COMPRA
A ALMACEN - CONTROL DE
CALIDAD
ENTRADA AL SISTEMA DE
INVENTARIOS - UBICACION
DE ACUERDO A LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
SEGUIMIENTO AL
PROVEEDOR
FIN
GERENCIA
FINANCIERO
MERCADEO
COMPRAS
PRODUCCION
ALMACEN E
INVENTARIOS
CANALES DE
DISTRIBUCION

9. 6. OBJETIVOS, POLITICAS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
OBJETIVOS
El objetivo del departamento de compras dentro de una organización es precisar y
detectar cuáles son las necesidades tanto de bienes como de servicios que requiera ésta
en un momento determinado con el fin de lograr una identificación de proveedores que
suplan las necesidades de abastecimiento que tenga la organización.
El fin del departamento de compras es que por medio de una planeación se minimicen
los costos, aumentando la productividad, optimizando los recursos y permitiendo más
rentabilidad en las operaciones.
POLITICAS
Cada requerimiento debe cumplir con el proceso establecido a nivel interno de la
organización.
Es compromiso del departamento de compras cumplir a cabalidad con los requisitos que
genere la empresa con el fin de satisfacer las expectativas de los clientes.
Las compras están sujetas a la aprobación del departamento financiero.
La base de datos de proveedores aprobados para compras deberá ser utilizado y para
cambio de proveedores se deberá contar con la aprobación del área que presenta el
requerimiento, con un estudio previo tanto de las condiciones ofrecidas como de las
características del producto que ofrece.
Cualquier proveedor que presente competencia desleal será descartado.
FUNCIONES
Minimizar costos de entrada con el fin de aumentar la productividad y optimizar los
recursos de la organización.
Integración con otros departamentos de la empresa. Con el departamento de
producción, en relación a las especificaciones y flujo de material requerido. Con el
departamento de mercadeo de acuerdo a pronósticos de ventas y su impacto sobre la
compra de materiales. Con el departamento de finanzas para mantener los niveles de
materiales adecuados y estimar el capital de trabajo requerido. Con el departamento de
recursos humanos para una correcta dotación de personal y correcta utilización del
talento humano de la organización.

10. Desarrollar fuentes alternativas de suministros e insumos aumentando la capacidad de
negociación con los proveedores minimizando el costo de los materiales y aumentando
la capacidad de responder a las emergencias.
Mantener actualizado el registro de proveedores con sus respectivos datos de manera
eficiente y eficaz para que pueda ser utilizado por los interesados.
Llevar de manera actualizada los registros de compras y el catalogo de requisitos y
fichas técnicas de las materias primas.
Presentación de informes periódicos.
FUENTES DE ABASTECIMIENTO
 Guías telefónicas, páginas web.
 Organismos Oficiales.
 Asociaciones empresariales y profesionales.
 Prensa y revistas especializadas.
 Ferias y exposiciones del sector.
 Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.

11. 7. BASE DE DATOS PROVEEDORES
NATURALEZA OBJETOS
OFRECIDOS
TIPO DE
COMPRA
FABRICATO Telas e insumos para
confecciones
Nacional
COLTEJER Telas e insumos para
confecciones
Nacional
CENTRAL DE ADORNOS,
BOTONES Y ACCESORIOS
Insumos para acabados en
cofecciones
Nacional
PAPELES KIMBERLY Papeleria para oficina Nacional
FAHILOS Insumos para
confecciones
Nacional
SINGER Maquinaria Internacional
EUROTEX Repuestos especializados
para maquinaria textil
Internacional
TELAS LAFAYETTE Telas e insumos para
confecciones
Internacional
ATLAS INC. Bases y anilinas para
confección
Internacional
8) ESTABLECER LOS TÉRMINOS DE NEGOCIACIÓN CON LOS
PROVEEDORES NACIONALES E INTERNACIONALES ( PARA ESTE CASO
USAR LOS INCOTERMS QUE DEBATIMOS EN EL FORO NO 1 , EXPLICAR
POR QUÉ ESCOGEN ESE Y CUÁLES SERÍAN LOS BENEFICIOS PARA EL
COMPRADOR Y EL VENDEDOR).
La provisión de materias primas consta de las telas, los cierres, los forros plásticos,
tintes y apliques varios. Destacamos que el de mayor importancia es el que provee las
telas. Las compras son de gran volumen y abonadas en tiempo y forma. Además,
debido a la antigüedad de la relación se poseen sólidos lazos comerciales. Es por eso
que los proveedores no tienen poder de negociación.
A su vez trabaja con 3 proveedores que le confeccionan el estampado de las telas y un
taller de costura y armado del producto. Con ellos se encuentra en una posición
ventajosa con respecto a pedidos de otras empresas ya que por el tipo de ciclo
productivo, les da trabajo tanto en temporada alta como en temporada baja. De esta
forma, tanto las estamperías como los talleres priorizan sus pedidos de los del resto.

12. Finalmente, podemos concluir con que el poder de negociación de los proveedores es
bajo.
No podemos unificar los clientes para hablar del tipo de negociación que tienen para
con la empresa ya que “cada caso merece ser tratado en forma particular”.
Sin embargo podemos distinguir 2 grandes grupos que se distribuyen por su tipo de
negociación: los consumidores particulares y los mayoristas que compran para la
venta en otros mercados del país.
Si hablamos de las compras de los consumidores particulares tienen un gran poder de
negociación ya que imponen sus condiciones al haber una gran cantidad de opciones y
marcas en el mercado de ropa femenina y si no se somete a sus exigencias y
condiciones puede perder una parte muy grande de su mercado.
En cuanto a los mayoristas la relación es inversa debido a que nuestra empresa
impone sus propias condiciones, disminuyendo el poder de negociación de los clientes.
Para los proveedores nacionales no se establece ningún termino de negociación, teniendo
en cuenta que estos solo aplican para operaciones de compra y venta Internacionales.
En cuanto a los términos de negociación elegidos para la compra e importación de materias
primas se elige inicialmente uno solo que es FOB.
Este término FOB fue pactado debido al manejo y conocimiento de los costos en origen por
parte de los proveedores quienes cuentan con agentes aduaneros con los cuales han
realizado operaciones diversas y el dominio y control que pueden tener del producto
vendido dentro de su país, así como del conocimiento del comprador dentro del país hacia
dónde va a ingresar el producto
Los terminos de negociación con los proveedores a nivel nacional e internacional más
utilizados son el FOB y el CIF/CIT puesto que permite mayor control sobre la logística y
por tanto ahorrar los costes al importar.
El INCOTERM FOB (Libre a Bordo) “puerto de carga convenido”, es uno de los terminos
más utilizados para la importación ya que tiene un coste bajo y los beneficio para el
comprador parten en que le brindan la capacidad de elegir una compañía de seguros de
transporte solvente, eficaz y conocida y puede optar por la cobertura que más le convenga,
además puede contratar un único seguro de transporte puerta a puerta (house to house), por
parte del proveedor las ventajas radica que su responsabilidad conlleva a cargar la
mercancía en el barco en el lugar de origen y desde ese momento la responsabilidad y todo
los costos son responsabilidad del comprador.
El INCOTERM CIF (Costo, Seguro y Flete) “puerto de destino convenido”, Los beneficios
para el comprador radica que con la implementación de este término para una negociación
comercial el proveedor se hace cargo de todos los costos incluidos el transporte principal y
el seguro, hasta que la mercancía llegue al puerto de destino. Por parte del proveedor este
término le brinda la facultad de negociar el seguro, transporte más cómodo con el fin de
reducir costos y poder extender su negocio a nivel internacional, incorporándose en la
globalización actual de los negocios.

13. 9) ELABORAR UNA PROPUESTA PARA DISEÑAR EL PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE
COMPRAS, TENIENDO EN CUENTA LA OFERTA Y LA DEMANDA DE LOS PRODUCTOS Y EL CICLO DE
VIDA EN EL QUE SE ENCUENTREN LOS PRODUCTOS COMERCIALIZADOS POR LA EMPRESA
COLTEUNIDOS.
El departamento de Compras está conformado por el Jefe de Compras, dos auxiliares de Compras,
un activador de pedidos, una secretaria y un mensajero.
Todas las dependencias de la empresa incluyendo producción, solicitan permanentemente los
elementos directamente al Departamento de Compras sin consolidación ni programación previa,
quien inicia el proceso de compras solicitando cotizaciones a los proveedores para que
posteriormente se efectúe el proceso de aprobación y compra de elementos, por lo que se genera
duplicidad en el gasto, exceso de compras de material, des administración del talento humano,
compras de elementos no utilizables e inservibles.
Un gran número de elementos solicitados no se encuentran en el mercado, por cuanto su descripción
no corresponde a las especificaciones de los proveedores, por lo que estos cotizan productos
sustitutos o complementarios que se compran sin concepto técnico, sin comprobación funcional o
de uso. No existe un catálogo de materiales con codificaciones técnicas que permita la
homogenización de los pedidos.
En producción se presenta exceso de materiales inservibles, la materia prima comprada para las
confecciones no brinda, niveles de calidad que garanticen la comercialización de los productos
terminados.
Tanto en el almacén de materiales como en el de productos terminados se registra un gran número
de productos con exceso de inventarios. Los puntos de venta y canales de distribución no presentan
utilidades considerables por ofrecer productos no competitivos y poco aceptados en el mercado
. En el Departamento de compras no se realizan procesos técnicos apropiados que garanticen la
productividad y competitividad empresarial.

14. INSUMOS Y
PRODUCTO
S
JEFE DE
COMPRA
CONFECCIONE
S
PRESUPUESTO
JEFE DE
COMPRA
PROVEEDORES
CONTRATO DE FORMAS
DE DE PAGO Y FECHAS
DE PAGO
NEGOCIACION CON PROVEEDORES
( PRECIOS, OFERTAS Y FECHAS DE
ENTREGA)
ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION SEGÚN EL
INVENTARIO ESTABLECIDO

15. 10) DISEÑAR LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS EN CADA UNA DE LAS
ETAPAS DEL PROCESO, DESCUBRIENDO SU FUNCIONALIDAD. LOS
DOCUMENTOS SE DEBERÁN DISEÑAR TENIENDO EN CUENTA EL LOGO Y
EL SLOGAN PARA CONTENIDOS, SON:
REQUISICIÓN DE COMPRAS

17. FORMATO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN

18. FORMATO DE COTIZACIÓN DE LOS PROVEEDORES
BIBLIOGRAFIA

19. http://virtualnet2.umb.edu.co/virtualnet/homec.php
http://www.bdigital.unal.edu.co/2001/1/71656936.20101.pdf
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006862/lecciones/capitulo%206/ca
p6_j.htm
http://www.eumed.net/cursecon/dic/incoterms.htm