GESTION DE LAS COMUNICACIONES EN EL PMI

2. Gestión de las
Comunicaciones del
Proyecto

3. Kahoot! SOCRATIVE
En sus dispositivos móviles (Celular o tableta), Google Play o AppStore
Descargar las aplicaciones:
MENTIMETER

4.  Conexión 10 min antes
 Cámara y micrófono desactivados hasta que se indique activarlos
 Teléfonos móviles en modo silencio
 Conectividad (Interacciones cada 30 min)
 Asistencia y puntualidad, inclusive en recesos
 Todas las opiniones son importantes: Aporte
 Pida la palabra a través la función “levantar la mano” y úsela con moderación
 No interrumpir (honrar el turno de los demás)
 Zona de parqueo
 Aceptar es una opción, respetar una condición
 No hay protesta sin propuesta
 Consulte frecuentemente el canal y los mensajes
 Horrar y respetar al líder del grupo
 Y por último…
Acordemos algunas reglas..

5. Horario…
HORA EVENTO
5:00 INICIO
FIN
7:00-7:15 BREAK
9:00

6. El material suministrado es sólo un comienzo… compleméntalo!

10. principios
12 del PMBOK 7

16. Receptor
Emisor
Modelo de Comunicación Básica
CODIFICADOR DECODIFICADOR
CODIFICADOR
DECODIFICADOR
Ruido
Ruido
Mensaje
Respuesta
T & T

18. Comunicaciones (Cliente – Proveedor)
PATROCINADOR
(Sponsor)
Gerente del Proyecto
(Project Manager)
Empleados
Cliente
PATROCINADOR
(Sponsor)
Gerente del Proyecto
(Project Manager)
Empleados
Proveedor
INFORMAL
FORMAL
INFORMAL

21. Algunas Dimensiones de la Comunicación
• Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de
comunicación, público)
• Formal (informes, memorandos, instrucciones) e informal (correos
electrónicos, conversaciones ad hoc)
• Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización) y horizontal (entre
colegas)
• Oficial (boletines, informe anual) y No Oficial (comunicaciones
extraoficiales)
• Escrita y oral
• Verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal)

22. C
O
M
U
NIC
A
C
IÓ
NV
IS
U
A
L
✓ Uso de señales
✓ Símbolos
✓ Signos
C
O
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P
O
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A
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L M
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A
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55%
7%
38%
C
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C
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IT
A
2014.08.04.xx.xx.xx.doc
3
5
7
BASE DE DATOS
! Cambios visibles en
todos los documentos
?
?
Principio de una sola fuente
contract
with
Cus-
tomer
C
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“No hay nada peor que la falta de
comunicación”
Schulz von Thun 2003
Alfonso E. Núñez N. PMP
@Alnuni2
02-Junio-2014
Arbol
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IV
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ID
U
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Como resultado de la planificación en vi vo todo de mis
compañerosen la comunicación
Objetivo
individual A-B
Objetivo
individual B
Objetivo
individual B-A
Objetivo
individual A
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✓ Las palabras no constituyen la realidad objetiva que intentan
describir.
✓ Sólo son símbolossubjetivosbasados en paradigmas.
✓ Obtienen significado a través del uso en el contexto. (Factores
Ambientales de la Organización)
Tiempo
Sentimientos
positivo
negativo
Eufórico Choque cultural Aculturación Estabilidad
a
b
c
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L
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INFO
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L
✓ Problemas complejos
✓ Acta de Constitución del Proyecto
✓ Planes del proyecto
✓ Comunicaciones a distancia
✓ Memos
✓ e-Mails
✓ Notas
C
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✓ Velocidad (<164 palabras/ min)
✓ Melodía
✓ Ritmo (Variable)
✓ Pausas (0,48 seg. entre frases)
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✓ Presentaciones
✓ Discursos
✓ Reuniones
✓ Conversaciones
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✓ Exceso de información
✓ Escasez de conocimiento
✓ Diferencias culturales
✓ Clima organizacional
✓ Número de canales
✓ Percepciones
✓ Ruidos e Interferencias
✓ Jerga y Terminología
✓ Multitasking
Diferencias Culturales en la Melodía y la Pausa
! Las diferentes melodías tienen diferentes efectos sobre los miembros del equipo e
influye en el comportamiento y la colaboración de forma diferente!
! La intensidad del sonido también influye enormemente: Culturas mediterráneas y
árabes hablan en tono alto y se considera normal. Esto en USA, es considerado grosero
y negativo.
Anglosajón
LatinoAmericano
Oriental
C
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C
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S

23. Tipos de Comunicación
MÉTODO DE
COMUNICACIÓN
APLICACIÓN
FORMAL
ESCRITO
Problemas complejos
Problemas del proyecto
Acta de Constitución, Planes de
Gestión
Comunicaciones a distancia
VERBAL
Presentaciones
Discursos
INFORMAL
ESCRITO
Correo electrónico
Post it´s
VERBAL
Reuniones
Diálogos

26. Plan de Gestión de las Comunicaciones (Contenido…)
1. Requisitos de comunicación de los
interesados;
2. Información que debe ser comunicada,
incluidos el idioma, formato, contenido y
nivel de detalle
3. Objetivo de la distribución de dicha
información;
4. Plazo y la frecuencia para la distribución
de la información requerida;
5. Persona responsable de comunicar la
información;
6. Persona responsable de autorizar la
divulgación de información confidencial;
7. Persona o los grupos que recibirán la
información;
8. Métodos o tecnologías utilizados para
transmitir la información, tales como los
memorandos, el correo electrónico y/o los
comunicados de prensa;
9. Recursos asignados para las actividades
de comunicación, incluidos el tiempo y el
10. Proceso de escalación, con
identificación de los plazos y la cadena
de mando (nombres) para la escalación
de aquellos incidentes que no puedan
resolverse a un nivel inferior;
11. Método para actualizar y refinar el plan
de gestión de las comunicaciones a
medida que el proyecto avanza y se
desarrolla;
12. Glosario de la terminología común;
13. Diagramas de flujo de la información
que circula dentro del proyecto, los
flujos de trabajo con la posible
secuencia de autorizaciones, la lista de
informes y los planes de reuniones, etc.
14. Restricciones en materia de
comunicación, generalmente derivadas
de una legislación o normativa
específica, de la tecnología y de
políticas de la organización, etc.

27. Habilidades requeridas en la comunicación
• Escuchar de manera activa y
eficaz
• Formular preguntas, sondear
ideas y situaciones para
garantizar una mejor
comprensión
• Educar para aumentar el
conocimiento del equipo a fin
de que sea más eficaz
• Investigar para identificar o
confirmar información
• Identificar y gestionar
• Persuadir a una persona u
organización para llevar a
cabo una acción
• Negociar a fin de lograr
acuerdos entre partes, que
resulten mutuamente
aceptables
• Resolver conflictos para
prevenir impactos negativos
• Resumir, recapitular e
identificar las próximas
etapas

28. Matriz de Comunicaciones

29. 10.2 Gestionar las Comunicaciones
Consiste en garantizar que la recopilación, creación, distribución,
almacenamiento, recuperación, gestión, monitoreo y disposición final de la información
del proyecto sean oportunos y adecuados.

31. T&T:
.1 Juicio de expertos
.2 Sistema de información para
la dirección de proyectos
.3 Análisis de datos
• Matriz de evaluación de la
participación de los Interesados
.4 Habilidades interpersonales y
de equipo
• Observación/conversación
.5 Reuniones
.1 Plan para la dirección del
proyecto
• Plan de gestión de los recursos
• Plan de gestión de las
comunicaciones
• Plan de involucramiento de los
interesados
.2 Documentos del proyecto
• Registro de incidentes
• Registro de lecciones
aprendidas
• Comunicaciones del proyecto
.3 Datos de desempeño del
trabajo
.4 Factores ambientales de la
empresa
.5 Activos de los procesos de la
organización
.1 Información de desempeño
del trabajo
.2 Solicitudes de cambio
.3 Actualizaciones al plan para
la dirección del proyecto
• Plan de gestión de las
• comunicaciones
• Plan de involucramiento de
los interesados
.4 Actualizaciones a los
documentos del proyecto
• Registro de incidentes
• Registro de lecciones
• aprendidas
• Registro de interesados
10.2 Gestionar de las Comunicaciones
Entradas: Salidas:
Proceso de garantizar que la recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, monitoreo y
disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados.
6ª. EDICIÓN
Beneficio clave: lograr el flujo óptimo de información tal como se define en el plan de gestión de las comunicaciones y el plan de
involucramiento de los interesados.

32. Métodos de Comunicación
• Modelos emisor-receptor. Ciclos de retroalimentación y barreras a la
comunicación.
• Elección del medio. Descripción precisa de las situaciones en las que es
preferible una comunicación escrita u oral, cuándo escribir un memorando
informal o un informe formal, y cuándo comunicarse cara a cara o por correo
electrónico.
• Estilo de redacción. Voz pasiva o voz activa, estructura de las oraciones y
selección de palabras.
• Técnicas de gestión de reuniones. Preparar una agenda y abordar los
conflictos.
• Técnicas de presentación. Lenguaje corporal y diseño de soportes visuales
• Técnicas de facilitación. Lograr el consenso y superar los obstáculos.
T & T

33. Herramientas y Técnicas para Distribución de la
Comunicación
• Distribución de documentos
impresos, sistemas manuales de
archivo, comunicados de prensa y
bases de datos electrónicas de
acceso compartido;
• Herramientas electrónicas de
comunicación y conferencias, tales
como correo electrónico, fax, correo
de voz, teléfono, videoconferencias
y conferencias por Internet, sitios
Web y publicación en Internet;
T & T
• Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos, como por ejemplo interfaces
Web con software de programación y de gestión de proyectos, software de soporte
para reuniones y oficinas virtuales, portales y herramientas colaborativas de gestión del
trabajo.

36. T&T:
.1 Tecnología de la comunicación
.2 Métodos de comunicación
.3 Habilidades de comunicación
• Competencia comunicativa
• Retroalimentación
• No verbal
• Presentaciones
.4 Sistema de información para la
dirección de proyectos
.5 Presentación de informes del
proyecto
.6 Habilidades interpersonales y de
equipo
• Escuchar de forma activa
• Gestión de conflictos
• Conciencia cultural
• Gestión de reuniones
• Creación de relaciones de trabajo
• Conciencia política
.7 Reuniones
.1 Plan para la dirección del proyecto
• Plan de gestión de los recursos
• Plan de gestión de las
comunicaciones
• Plan de involucramiento de los
interesados
.2 Documentos del proyecto
• Registro de cambios
• Registro de incidentes
• Registro de lecciones aprendidas
• Informe de calidad
• Informe de riesgos
• Registro de interesados
.3 Informes de desempeño del trabajo
.4 Factores ambientales de la
empresa
.5 Activos de los procesos de la
organización
.1 Comunicaciones del proyecto
.2 Actualizaciones al plan para la
dirección del proyecto
• Plan de gestión de las
• comunicaciones
• Plan de involucramiento de
• los interesados
.3 Actualizaciones a los documentos
del proyecto
• Registro de incidentes
• Registro de lecciones
• aprendidas
• Cronograma del proyecto
• Registro de riesgos
• Registro de interesados
.4 Actualizaciones a los activos de los
procesos de la organización
10.3 Monitorear las Comunicaciones
Entradas: Salidas:
Proceso de asegurar que se satisfagan las necesidades de información del proyecto y de sus
interesados.
6ª. EDICIÓN
Beneficio clave: permite un flujo de información eficaz y eficiente entre el equipo del proyecto y los interesados. Este proceso se
lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

37. • Escuchar de forma activa
• Gestión de conflictos
• Conciencia cultural
• Gestión de reuniones
• Creación de relaciones de trabajo
• Conciencia política
abilidades
nterpersonales
El director del proyecto recurre a
habilidades interpersonales adecuadas
para gestionar las expectativas de los
interesados:
H I y de quipo
E

39. Habilidades de Comunicación
T & T
• Competencia en
Comunicación
• Retroalimentación
• Comunicación no Verbal
• Presentaciones

41. Flujo de Información del Proyecto
• DATOS DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO: Observaciones y mediciones
directas de las actividades ejecutadas. Ejem: porcentaje de trabajo físicamente
terminado, las medidas de desempeño técnico y de calidad, las fechas de
comienzo y finalización de las actividades planificadas, el número de solicitudes
de cambio, el número de defectos, los costos reales, las duraciones reales, etc.
• INFORMACIÓN DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO: Datos de desempeño
analizados en contexto e integrados en base a las relaciones entre las áreas.
Ejem: estado de los entregables, estado de implementación de las solicitudes
de cambio y estimaciones hasta la conclusión prevista.
• INFORME DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO: Representación física o
electrónica de la información de desempeño del trabajo recogida en
documentos del proyecto para la toma de decisiones, el planteamiento de
incidentes, el emprendimiento de acciones y la generación de conocimiento.
Ejem: Informes de estado, memorandos, justificaciones, notas informativas,
cuadros de mando electrónicos, recomendaciones y actualizaciones.

42. Flujo de Información del Proyecto
Ejecución
del
Proyecto
Procesos de
Control
Control
General del
Proyecto
Control de
Cambios del
Proyecto
Plan para la
Dirección
del
Proyecto
Comunicaci
ones del
Proyecto
Interesados del Proyecto
Miembros del equipo del proyecto
Datos de
Desempeño del
Trabajo
Información de
Desempeño del Trabajo
Informes de
Desempeño del
Trabajo
Actualizaciones al Plan
para la Dirección del
Proyecto
Informes
Solicitud
es de
cambio

44. Qué me llevo?...

45. Algunas Conclusiones…
• La gestión de las comunicaciones es un proceso clave para el éxito de un
proyecto, ya que es un esfuerzo temporal, con restricciones de recursos y
es ejecutado por personas. Para asegurar la dirección, orientación y el
resto de las áreas de conocimiento de proyectos se requiere la
comunicación.
• Debe manejarse en todos las fases del proyecto
• Se debe gestionar: proactivamente y tener los planes para administrar los
sucesos emergentes
• Es importante que todo el equipo de proyecto tenga habilidades
desarrolladas en el campo de las comunicaciones, por ello, se presenta una
fuerte interrelación con la Gestión de los stakeholders y los recursos del
proyecto.
• Alguna más…?