Gestion de la comunicacion y documentacion de un proyecto

1. GESTION DE LA COMUNICACIÓN Y
DOCUMENTACION DE UN
PROYECTO.

2. • GESTIÓN
•De las comunicaciones

3. LAS PERSONAS CAMBIAN Y
GENERALMENTE SE OLVIDAN DE
COMUNICAR DICHO CAMBIO A LOS
DEMAS.
Lilliam Hellman
LA FORMA EN QUE NOS
COMUNICAMOS CON OTROS Y CON
NOSOTROS MISMOS, DETERMINA
LA CALIDAD DE NUESTRAS VIDAS.
Anthony Robbins

4. Gestión de las
Comunicaciones del
Proyecto
Planificar la
Gestión de
las
Comunicacio
nes
Gestionar
las
Comunicacio
nes
Controlar
las
Comunicacio
nes

5. Planificar la Gestión de las
Comunicaciones
Consiste en desarrollar un plan para las comunicaciones en base
a las necesidades y los requisitos de información de los
interesados y de los activos disponibles.
Identifica y documenta el enfoque que
se usará para una comunicación efectiva.
Beneficio
Clave

6. Entradas
• Plan para la dirección del
proyecto
• Registro de interesados
• Factores ambientales de la
empresa
• Activos de los procesos de
la organización
Herramientas y
Técnicas
• Análisis de requisitos de
la comunicación
• Tecnología de la
comunicación
• Modelos de la
comunicación
• Métodos de la
comunicación
• Reuniones
Salidas
• Plan de gestión de las
comunicación
• Actualizaciones a los
documentos del proyecto
Planificar la Gestión de las
Comunicaciones

7. Planificar la Gestión de las
Comunicaciones
Planifica la
Gestión de las
Comunicaciones
Gestionar las
Comunicaciones
Gestionar la
Participación de
los Interesados
• Plan de gestión
de las
comunicaciones
Desarrollar el Plan
para la Dirección
del proyectos
Empresa/
Organización
Documentos
del Proyecto
Gestión de la comunicaciones
del proyecto
• Activos de los procesos
de la organización
• Factores ambientales de
la empresa
Identificar a los
Interesados
• Plan para la dirección
del proyecto
• Registro de
Interesados
• Actualizaciones a
los documentos
del proyecto

8. Planificar la Gestión de las
Comunicaciones
Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto
Indica cómo se ejecutará, monitoreará, controlará y cerrará el proyecto.
Registro de Interesados
Ofrece información para planificar la comunicación con
los interesados.
Factores Ambientales de la Empresa
Todos los factores ambientales influyen en
este proceso, dado que las comunicaciones
deben adaptarse al ambiente del proyecto,

9. Planificar la Gestión de las
Comunicaciones
Entradas
Activos de los Procesos de la Organización
Todos los activos se usan, como las lecciones aprendidas y la información
histórica que pueden informar sobre las decisiones y sus resultados en
proyectos pasados, respecto a las comunicaciones.
Transferencia de
informaciónInformación histórica

10. Planificar la Gestión de las
Comunicaciones
Organigramas
Relaciones de
responsabilidad
Departamentos y
especialidades en
el proyecto
Cantidad de
personas que
participarán en el
proyecto y sus
ubicaciones
Necesidades de
información
interna
Necesidades de
información
externa
Requisitos de
información de
los interesados
Fuentes de
información
Análisis de Requisitos de Comunicación
• Determina la información que requerirán los interesados.
• La cantidad de canales de comunicación potenciales es igual a n(n-1)/2,
siendo n el número de interesados.
• Las fuentes información para identificar estos requisitos son:
Herramientas
Técnicas

11. Planificar la Gestión de las
ComunicacionesHerramientas
Técnicas
Tecnología de la Comunicación
Son métodos usados para transferir información, la selección de la
tecnología de comunicación depende de ciertos factores.
Tecnología de
comunicación
La Disponibilidad
de la tecnología
Facilidad de uso
Entorno del
proyecto
Sensibilidad y
confidencialidad
de la información
Urgencia de la
necesidad de
información

12. Planificar la Gestión de las
Comunicaciones
Herramientas
Técnicas
Codificación
Descodificación
Descodificación
Codificación
Mensaje
Respuesta
Medio ReceptorEmisor
Modelos de Comunicación
• Los modelos de comunicación pueden variar de un proyecto a otro y
entre las diferentes etapas de un mismo proyecto.
• Es vital el uso adecuado de los componentes de un modelo de
comunicación para que la comunicación sea efectiva.
Modelo básico de la comunicación Pasos del modelo básico

13. Planificar la Gestión de las
Comunicaciones
Herramientas
Técnicas
Métodos de la Comunicación
Reuniones
Para obtener la manera mas adecuada de
comunicar y dar respuesta a los interesados.
Interactiva Tipo PUSH Tipo PULL

14. Planificar la Gestión de las
Comunicaciones
Salidas
Plan de Gestión de las Comunicaciones
Requisitos de
comunicación de los
interesados
La información a
comunicar con idioma,
formato y nivel de
detalle
Razón de distribución
Plazo y frecuenciade
la distribución
Persona responsable
de comunicar y
autorizar ladivulgación
de la información
Receptores de la
información
Métodos o tecnologías
a usar para la
transmisión
Recursos paralas
actividades de
comunicación
Método para actualizar
el plan de gestión de
comunicaciones
Glosario
Actualizaciones a los Documentos del proyecto
• Cronograma del proyecto
• Registro de interesados

15. Gestionar las
Comunicaciones
Es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar
y realizar la disposición final de la información del proyecto
según se encuentra en el plan de gestión de comunicaciones.
Permite un flujo de comunicación eficaz y
eficiente entre los interesados del proyecto
Beneficio
Clave

16. Gestionar las
Comunicaciones
Entradas
• Plan de gestión de las
comunicaciones
• Informes de desempeño
del trabajo
• Factores ambientales de la
empresa
• Activos de los procesos de
la organización
Herramientas y
Técnicas
• Tecnología de la
comunicación
• Modelos de comunicación
• Métodos de comunicación
• Sistema de gestión de la
información
• Informar el desempeño
Salidas
• Comunicaciones del
proyecto
• Actualizaciones al plan de
dirección del proyecto
• Actualizaciones a
documentos del proyecto
• Actualizaciones a activos
de procesos de la
organización

17. Gestionar las
Comunicaciones
Gestionar las
comunicaciones
Controlar las
comunicaciones
Desarrollar el Plan
para la dirección
del proyecto
• Informes de
desempeño
del trabajo
• Factores
ambientales de
la empresa
• Activos de los
procesos de la
organización
• Comunicaciones
del proyecto
Empresa/
Organización
Documentos
del Proyecto
Monitorear y
controlar eltrabajo
del proyecto
Planificar la gestión de
las comunicaciones
• Plan de gestión de
comunicaciones
• Actualizaciones a
los documentos
del proyecto
• Actualizaciones al
plan para la dirección
del proyecto
• Actualizaciones a los
activos de los procesos
de la organización
Gestión de lasComunicaciones

18. Gestionar las
Comunicaciones
Entradas
Plan de Gestión de las comunicaciones
Describe la forma en que se va a planificar, estructurar, monitorear y
controlar las comunicaciones del proyecto.
Informes de Desempeño del Trabajo
• Contienen información del desempeño y estado del proyecto que se
utilizará para generar discusión y crear comunicaciones.
• Deben ser exactos y estar disponibles de manera oportuna.

19. Gestionar las
Comunicaciones
Entradas
Activos de los procesos de la organización
• Políticas, procedimientos, procesos y guías
• Plantillas
• Información histórica y lecciones aprendidas
Gestionar las
comunicaciones
Cultura y estructura de
la organización
Factores Ambientales de la Empresa
Los estándares y las normativas
gubernamentales o industriales
Sistema de información
para la dirección de
proyectos

20. Gestionar las
Comunicaciones
Herramientas y Técnicas
Tecnología de la Comunicación
Se debe seleccionar la tecnología de comunicación
adecuada para la transmisión de la información.
Modelos de comunicación
Debe seleccionarse un modelo adecuado para el
proyecto, gestionar todas las barreras existentes.
Métodos de comunicación
• Tener en cuenta las alternativas parar comunicar como realizar
una reunión, enviar un e-mail o desarrollar un intranet.
• Un método adecuado asegura que la información sea recibida
y comprendida para poder obtener una retroalimentación.

21. Gestionar las
Comunicaciones
Herramientas
y Técnicas
Informes de Desempeño
Sintetizar la información contenida en los informes de desempeño del
trabajo en base a su estado respecto de la línea base para una mejor
comunicación
Sistema de Gestión de la Información
Son herramientas usadas para gestionar y distribuir la información, como:
Gestión de documentos
impresos
Herramientas electrónicas
para dirección de proyectos
Gestión de comunicaciones
electrónicos

22. Gestionar las
Comunicaciones
Salidas
Comunicaciones del Proyecto
• Contiene los informes de
desempeño con el estado de los
entregables del proyecto, los costos,
el cronograma, etc.
• Son afectadas por la urgencia, modo
de entrega, confidencialidad, etc.
Actualizaciones
 Plan para la dirección del proyecto:
 Documentos del proyecto
 Activos de procesos de la organización

23. Controlar las
Comunicaciones
Proceso de controlar las comunicaciones del proyecto
asegurando que los interesados se informen debidamente.
Asegura un flujo continuo y óptimo de información
entre los que participan de la comunicación.
Beneficio
Clave

24. Controlar las
Comunicaciones
Entradas
• Plan para la Dirección del
Proyecto
• Comunicaciones del
Proyecto
• Registro de Incidentes
• Datos de Desempeño del
Trabajo
• Activos de los Procesos de
la Organización
Herramientas y
Técnicas
• Sistemas de Gestión de la
Información
• Juicio de Expertos
• Reuniones
Salidas
• Información de
Desempeño del Trabajo
• Solicitudes de Cambio
• Actualizaciones al Plan
para la Dirección del
Proyecto
• Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
• Actualizaciones a los
Activos de los Procesos de
la Organización

25. Controlar las
Comunicaciones
Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto
Requisitos de
comunicación de
los interesados
Razón de
distribución
Plazo y frecuencia
de la distribución
Persona
responsable de la
comunicación
Receptores de la
información
Comunicaciones del Proyecto
El proceso de control implica monitorear la información y comunicaciones
para tomar acciones y entregarlas a los interesados.
Información
•Estado de los entregables
•Avance del cronograma
•Costos incurridos

26. Controlar las
Comunicaciones
Entradas
Registro de Incidentes
Se usa para documentar y monitorear la
resolución de incidentes, y como base de futuras
comunicaciones en el proyecto.
Datos de Desempeño del Trabajo
Incluye los detalles de la información distribuida como los resultados de
una encuesta de efectividad de la comunicación.
Activos de los Procesos de la Organización
• Plantillas, políticas, estándares y procedimientos
• Tecnologías especificas de comunicación
• Medios de comunicación permitidos
• Políticas de conservación de registros
• Requisitos de seguridad

27. Controlar las
ComunicacionesHerramientas
Técnicas
Sistemas de Gestión de la Información
Le ofrece al director del proyecto, herramientas para almacenar y distribuir
información de desempeño de costos y cronograma a los interesados.

28. Controlar las
Comunicaciones
Herramientas
Técnicas
Reuniones
Sirve para determinar de forma adecuada el cómo actualizar y comunicar
el desempeño del proyecto, y dar respuesta a los interesados.
necesidad de
Juicio de Expertos
Ayuda a evaluar el impacto de las comunicaciones,
intervención y qué acciones ha de emprenderse.

29. Controlar las
Comunicaciones
Salidas
Información de Desempeño del Trabajo
Informan sobre el estado actual y el avance del proyecto a los interesados
pertinentes.
Solicitudes de Cambio
• Nuevas o revisadas estimaciones de costos
• Ajustes al Plan
• Recomendaciones de correcciones
• Recomendaciones de prevenciones
Actualizaciones
 Plan para la dirección del proyecto:
 Documentos del proyecto
 Activos de procesos de la organización

30. • GESTIÓN
•De la documentación

31. 2016. ISO 15489-1:2016. Información y
Documentación. Gestión de documentos.
Parte 1: Conceptos y principios
Gestión de documentos
Campo de la gestión responsable del control sistemático y
eficiente en la creación, recepción, mantenimiento, utilización, y
disposición de documentos, que incluye procesos para la captura
y mantenimiento de la evidencia de las actividades y operaciones
en forma de documentos, e información sobre éstas.
DEFINICIÓN

32. • DEFINICIONES
• Gestión Electrónica de Documentos:
Tratamiento (archivo y recuperación) de toda la información de gestión, tanto la
que procede de archivos físicos en soporte papel, como la creada en ficheros
informáticos.
• Bases de Datos:
Colección estructurada de datos vinculados por un denominador común y
registrados, normalmente, en la memoria de un ordenador. Pueden mantenerse
al día, actualizarse, modificarse o realizar otras operaciones.
• Gestión Documental:
• Conjunto de tareas y actividades encaminadas a describir, clasificar, ordenar y,
en definitiva, disponer los documentos con la finalidad de poder recuperarlos
posteriormente con la mayor rapidez posible.

33. 1. EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO
•Los SGD (Sistemas de Gestión de
Documentos) toman como materia prima los
documentos de archivo. Es necesario
delimitar los diferentes conceptos de
documento, y llegar al concepto específico de
documento de archivo, ya que el concepto de
documento varía substancialmente según el
punto de mira de la disciplina que lo tiene
por objeto.

34. CONTEXTO
Gestión del Conocimiento - KM
Gestión de la Información
Gestión de Contenidos
Documentación

35. 2. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTION DE DOCUMENTOS
Fiabilidad.
Integridad.
Conformidad.
Exhaustividad.
Carácter sistemático.

36. 3. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
El establecimiento de políticas y
normas.
• Esta representación
estratégica de la
gestión documental
y sus objetivos
permitirá organizar
de forma sistemática
las actividades
relacionadas con la
creación y uso de los
documentos.
La asignación de responsabilidades y
competencias.
• La asignación de
responsabilidades
implica el
compromiso de la
organización con la
gestión documental.
Es preciso que la
organización
disponga de una
persona o grupo de
trabajo que se
encargue del control
de los procesos
documentales.
La fijación y promulgación de
procedimientos y directrices.
• La política documental
establecida se traduce
en la creación de
procedimientos de
archivo. Los
procedimientos y las
directrices de trabajo
describen no sólo las
acciones que realizarán
las distintas personas
implicadas, sino
también las
informaciones que
deben intercambiar, así
como los medios
principales
(herramientas) que
deben utilizar

37. La prestación de una serie de
servicios relacionados con su
gestión y uso.
• La gestión de documentos
debe satisfacer las
necesidades de las personas
que manejan documentos,
en todos los niveles de la
organización. El diseño de
los procedimientos y
directrices deben realizarse
con objeto de colmar las
expectativas de los usuarios
internos. Es importante
evaluar la satisfacción de los
usuarios sobre los servicios
que ofrece el sistema de
archivo
El diseño, la implementación
y la administración de
sistemas especializados.
• Los sistemas especializados
hacen referencia a las
herramientas informáticas y
tecnologías de información
que sirven de apoyo a la
actividad documental en la
organización. Estas
herramientas deben
ajustarse a los requisitos
definidos por la política de
gestión documental
La integración de la gestión
de documentos de archivo en
los sistemas y procesos de la
organización.
• En este sentido, es
fundamental que el SGD y el
sistema de gestión de la
calidad avancen en paralelo,
a fin de integrar la
organización y gestión de
los documentos en las
actividades diarias

38. 4. PROCESOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
A. Determinación de los documentos que deberían incorporarse al sistema.
La determinación de los documentos que deberían incorporarse a un SGD se basa en el
análisis del entorno normativo, de las necesidades de gestión y rendición de cuentas y
del riesgo que supondría que no se incorporasen al mismo.
B. Establecimiento de los plazos de conservación de los documentos.
El proceso de establecimiento de los plazos de conservación en un SGD tiene por objeto
cumplir las necesidades, presentes y futuras de gestión, cumplir los requisitos legales,
garantizando una apropiada documentación e implementación de la normativa aplicable
a la gestión de los documentos en el ejercicio de las actividades, y la satisfacción de las
necesidades, presentes y futuras, de la partes interesadas.
C. Incorporación de los documentos.
Los procedimientos de la gestión de documentos tienen que contemplar la forma en
que un documento entra a formar parte del sistema. Este proceso comporta seleccionar
los documentos que hay que capturar, establecer una relación entre el documento de
archivo, su productor y el contexto en que se origina, situar el documento y sus
relaciones con el sistema de gestión y asociarlo a otros documentos de archivo.

39. D. Registro.
La finalidad del registro es formalizar la incorporación de un documento al
SGD, mediante un identificador único y una breve información descriptiva
que facilite su posterior recuperación.
E. Clasificación.
• Se ha de identificar la categoría a la que pertenece un documento,
teniendo en cuenta la actividad de la organización con la cual está
relacionado y de la cual es evidencia.
F. Almacenamiento.
El proceso tiene por objeto el almacenamiento de los documentos de
archivos en soportes y formatos que aseguren su autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad durante el periodo de tiempo necesario.

40. G. Acceso.
El proceso de acceso comprende un conjunto de directrices que regulan a
quién se le permite el acceso y manipulación de un documento, y en qué
circunstancias se produce. Estas directrices quedan recogidas en la tabla
de acceso y seguridad.
H. Trazabilidad.
El proceso de trazabilidad tiene por objeto el control del movimiento y el
uso de los documentos de archivo dentro del sistema, de manera que se
asegure que únicamente los usuarios con los permisos adecuados llevan
a cabo actividades que les han sido asignadas, permita la localización y
recuperación de documentos, y prevenga de posibles pérdidas.
I. Disposición.
El proceso de disposición engloba un conjunto de directrices que regulan
la retirada de los documentos de archivo de los sistemas en uso, que
deberían aplicarse, de manera sistemática y habitual, en el desarrollo de
la actividad normal.

41. EL TRATAMIENTO DOCUMENTAL
CLASIFICACION:
• Es la operación intelectual que consiste en el establecimiento de
las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o
funcional de un fondo.
Orgánica: las series documentales se estructuran según el
organigrama de la institución.
Funcional: Estructuramos el fondo de acuerdo con las funciones y
actividades que se llevan a cabo en la institución.
Análogamente, el cuadro de clasificación, es el instrumento de
consulta que refleja la organización del fondo documental y aporta los
datos esenciales de su estructura.

42. DESCRIPCION
• Conjunto de datos que describen e identifican a un
documento. Debe permitir, como objetivo prioritario,
garantizar la accesibilidad a la información de la manera
más rápida y eficiente posible.
Valores de la descripción:
Se debe tender a la normalización para evitar ruido en la
recuperación. Se hace uso de descriptores y tesauros.
El tiempo que invertimos en describir, lo ganamos a la
hora de la recuperación.

43. HERRAMIENTAS DOCUMENTALES
• El diseño e implementación de un SGD tiene que ajustarse a los
documentos que se manejan y a los procesos que se realizan en cada
organización. No existen panaceas universales, pero sí se puede hacer
uso de un conjunto de herramientas documentales que han
demostrado sobradamente su eficacia, adaptándolas a cada situación
concreta.

44. HERRAMIENTAS DOCUMENTALES
A. Un cuadro de clasificación basado en las actividades
de la organización.
El cuadro de clasificación basado en las actividades de la
organización (Plan de clasificación) proporciona un
marco sistemático para la gestión de documentos, y
constituye una herramienta indispensable para el
desarrollo del resto de herramientas y operaciones de
gestión y control de los documentos.

45. HERRAMIENTAS DOCUMENTALES.
B. Un calendario de conservación y disposición de
documentos.
• Uno de los aspectos más importantes de la gestión
documental es el establecimiento de plazos para el
expurgo de los documentos, pues la destrucción de
los documentos fuera de vigencia es un requisito
imprescindible para el correcto funcionamiento de
las organizaciones, así como la adecuación del
volumen de archivo a sus recursos disponibles.

46. BENEFICIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
Un SGD constituye una fuente de información sobre las actividades de la
organización, que puede servir de apoyo a posteriores actividades, toma
de decisiones, gestión del conocimiento, etc.
A. Mejora de la eficacia en el desarrollo de las actividades
empresariales.
• La implementación de un SGD aporta beneficios estratégicos
fruto del aumento de eficacia en el desarrollo de las
actividades. El establecimiento de procedimientos
corporativos para la gestión de la información permite agilizar
el trabajo y mejorar el rendimiento global de la organización.

47. BENEFICIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
B. Mejora de la eficiencia en el desarrollo de las actividades
empresariales.
La implementación de un SGD aporta beneficios económicos al
disminuir los esfuerzos administrativos asociados a las prácticas
documentales ineficientes, provocando el aumento de la eficiencia en
los procesos de negocio y soporte de la organización.

48. LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DE LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
• Actualmente la creación de documentos en soporte electrónico por
medio de paquetes ofimáticos instalados en ordenadores es una
realidad cotidiana que se extiende de forma irrefrenable.
• La incorporación de las nuevas tecnologías de información en la
gestión de documentos ha provocado importantes repercusiones en
el modo de trabajo dentro de las organizaciones. En el día a día
muchas organizaciones tienen que hacer frente a problemas
derivados de una gestión de los documentos que no ha sabido
adaptarse a los nuevos soportes digitales y medios de transmisión
electrónicos.

49. ETAPAS DE UN PROYECTO

50. EJEMPLO: PROYECTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN
UN GRUPO EMPRESARIAL DEDICADO A LAS
TELECOMUNICACIONES
•1. FASES DEL PROYECTO:
•Investigación preliminar
•Análisis de las actividades de la organización
•Diseñar un mapa documental.
•Crear procedimientos
•Elección del gestor documental

51. FASES DEL PROYECTO:
A. Investigación preliminar
• En primer lugar había que recopilar información a partir de
fuentes documentales y entrevistas al equipo directivo de la
empresa, con el objeto de identificar y documentar los fines y
cometidos de la organización, su estructura, su entorno legal y
normativo, así como los factores críticos y debilidades en
relación con la gestión de documentos de archivo. Los puntos
críticos encontrados fueron:

52. FASES DEL PROYECTO
B. Análisis de las actividades de la organización
• Era necesario obtener una visión estructurada de las
funciones, actividades y operaciones de la organización a
través de la creación de taxonomías, elaboradas por los Jefes
de Unidad y coordinadas por el servicio de documentación,
con el fin de emplear una misma nomenclatura para los
documentos, aplicar normas de archivo y darle coherencia a
todo el proyecto.

53. FASES DEL PROYECTO
C. Diseñar un mapa documental.
• Como es sabido los mapas documentales responden a las
necesidades de cada organización, por lo que no tienen una
estructura fija. En este caso se ha creado un mapa que
clasifica y agrupa los documentos, indica cual es su soporte,
específica su valor para la organización y marca políticas de
conservación y transferencia documental. Dado el gran
número de tipos documentales de la organización, no están
descritos con detalle, solo enumerados y agrupados en las
taxonomías.

54. FASES DEL PROYECTO.
D. Crear procedimientos
• La siguiente etapa fue el establecimiento de normas y
procedimientos para la gestión y mantenimiento con le
objetivo de que aseguraran coherencia, sinergias, y
rentabilidad de las tareas documentales, en definitiva se
trataba de crear un modelo de datos que diera respuesta
adecuada a las nuevas necesidades.

55. FASES DEL PROYECTO
E. Elección del gestor documental
• Era una fase crucial en el proyecto, ya que de una elección
correcta dependía la eficacia en el almacenamiento y la
captura de información, lo que a su vez condicionaba la
percepción que tendrían los usuarios y en último extremo la
mejora de la gestión de la información en la empresa.

56. FASES DEL PROYECTO
F. Implantación del gestor documental
• En este proceso se hicieron continuas pruebas de calidad y
auditorias que continuaron conforme se incorporaban usuarios y
documentos.
G. Formación de usuarios
La formación se hizo en grupos reducidos de 15 a 25 personas según
su rol dentro del Sistema de Gestión Documental y el Dpto. o División
al que pertenecieran.
H. Proyecto Piloto
• Un cambio critico en la gestión, como el que planteaba este
proyecto, debían llevarse a cabo con la mayor seguridad. Por ello lo
primero que se hizo, aun antes de la formación, fueron numerosos
ensayos de funcionamiento de aplicación con diversos tipos de
documentos.

57. I. Incorporación de los datos.
En el gestor documental se incluyó exclusivamente la documentación
viva, compuesta por la documentación electrónica generada en 2008-
2009 y aquellos documentos que siguen vigentes. No esta previsto
incorporar al gestor documental la documentación retrospectiva que
no esta en uso. Se está archivando, previo etiquetado, en cintas y
DVDs, referenciándose su contenido y localización en una base de
datos.
J. Valoración archivística
• Era importante decidir el tiempo que debían permanecer los
documentos en el archivo de gestión y en el intermedio, y cuando se
tenían que migrar a otros formatos de conservación. Dentro del
propio gestor se ha creado un archivo intermedio (Historical en la
taxonomía) para trasladar la documentación que ya se ha tramitado
pero que todavía se consulta con frecuencia.

58. CONCLUSIONES
• Afrontar la gestión documental en la empresa privada es un reto, ya que
cada proyecto hay que diseñarlo a medida, se dispone de un tiempo
limitado y además no se puede entorpecer ni paralizar el trabajo diario.
Por otra parte la gestión del cambio debe alterar lo menos posible las
labores de los usuarios ya que el tiempo es caro y valioso, más en este
caso en el que los empleados son productores y usuarios de los
documentos e interactúan constantemente entre departamentos. Por lo
tanto la planificación previa de las actuaciones y la forma en la que se
llevaron a cabo fue determinante en el éxito del proyecto.
• Ya no existe dificultad para encontrar y consultar un documento porque
se realiza de forma inmediata a través de una herramienta de gestión
documental, parametrizada a medida del archivo y de las necesidades de
la empresa.

59. GRACIAS