PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE MERCANCIAS

1. La cuenta, movimientos y saldos
Para conocer la situación financiera y la utilidad o pérdida neta de la entidad, es necesario elaborar los estados financieros
denominados balance general y estado de resultados.
Para poder conocer los valores con los cuales se elaboran dichos estados, es preciso llevar registros especiales para
controlar en ellos los aumentos y disminuciones que originan las operaciones realizadas en los diferentes conceptos o
elementos del Activo, del Pasivo y del Capital contable.
Cada uno de los registros anteriores recibe el nombre de cuenta. A ésta se le puede definir de la siguiente manera:
Cuenta.
Es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones alteraciones que producen las operaciones realizadas en los
diferentes conceptos de Activo, de Pasivo y de Capital.
Nombre de la cuenta. El nombre que se asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que
controla; por ejemplo, la cuenta que controla el dinero efectivo se le llama Caja; a la que controla los documentos a favor de
la empresa se le denomina Documentos por cobrar, etc.; por lo tanto, habrá tantas cuentas como valores o conceptos se
tengan de Activo, de Pasivo y de Capital.
Clasificación de las cuentas. Las cuentas se clasifican en tres grupos, que son:
Cuentas de Activo
Cuentas de Pasivo
Cuentas de Capital
Cuentas de Activo. Las cuentas de Activo son las que controlan los bienes y derechos propiedad de la empresa.
Cuentas de Pasivo. Las cuentas de Pasivo son las que controlan las deudas y obligaciones a cargo de la empresa.
Cuentas de Capital. Las cuentas de Capital son las que controlan tanto las utilidades así como también las pérdidas del
negocio.
Los Movimientos y saldos
Debe. Es la columna que se encuentra en la parte izquierda.
Haber. Es la columna que se encuentra en la parte derecha.
Cargar o debitar. Es anotar una cantidad en el debe de una cuenta.
Abonar o acreditar. Es anotar una cantidad en el haber de una cuenta.
Se les llama movimientos a las sumas de los cargos y de los abonos. Existen dos clases de movimientos:
Movimiento deudor. Se llama movimiento deudor a la suma de los cargos de una cuenta.
Movimiento acreedor. Se llama movimiento acreedor a la suma de los abonos de una cuenta.
Saldo. Es la diferencia entre el movimiento deudor y el acreedor. Existen dos clases de saldos:
Saldo deudor. Una cuenta tiene saldo deudor cuando su movimiento deudor es mayor que el acreedor. Ejemplo:
Saldo acreedor. Una cuenta tiene saldo acreedor cuando su movimiento acreedor es mayor que el deudor. Ejemplo:
Para explicar los movimientos y saldos, representamos la cuenta por medio del siguiente esquema de cuenta o esquema de
mayor.
Esquema de cuenta o esquema de mayor
Debe:
Cargo
Movimiento deudor
Haber:
Abono
Movimiento acreedor
Saldo deudor Saldo acreedor
Cuenta saldada o cerrada. Una cuenta está saldada o cerrada cuando sus movimientos son iguales. Ejemplo:
NOMBRE DE LA CUENTA
580,000
200,000
200,000
150,000
300,000
140,000
780,000 780,000

2. Registro y control de las operaciones de mercancías
CUENTAS QUE SE EMPLEAN EN EL REGISTRO DE OPERACIONES
MERCANCIAS GENERALES CUENTA A UTILIZAR EN
ANALÍTICO O PORMENORIZADO
CUENTA A UTILIZAR EN
INVENTARIOS PERPETUOS
1.inventario inicial de
mercancías compras
2.gastos de compra.
3.Devoluciones sobre ventas
4.descuentos o rebajas sobre
ventas.
1. ventas
2. devoluciones sobre compras
3. Del valor de las rebajas sobre
Compras.
1. Inventarios
2. Compras
3. Gastos de compra
4. Devoluciones sobre compras
5. Ventas
6. Devoluciones sobre ventas
7. Descuentos sobre ventas
• Almacén
• Costo de ventas
• ventas
PROCEDIMIENTO GLOBAL (154)
El procedimiento global o de mercancías generales consiste en registrar las diferentes operaciones de mercancías en
una sola cuenta, la cual se abre con el nombre de mercancías generales.
MERCANCIAS GENERALES
Se carga:
Al principiar el ejercicio
1. Del valor del inventario inicial de mercancías (a precio
de costo).
Durante el ejercicio
2. Del valor de las compras (a precio de adquisición).
3. Del valor de los gastos de compra.
4. Del valor de las devoluciones sobre ventas (aprecio
5. de venta).
6. Del valor de los descuentos o rebajas sobre ventas.
Se abona:
Durante el ejercicio
1. Del valor de las ventas (a precio de venta).
2. Del valor de las devoluciones sobre compras (a precio
de adquisición).
3. Del valor de las rebajas sobre compras.
El movimiento de esta cuenta es heterogéneo, pues en ella se registran conceptos a precio de costo y a precio de venta,
por lo que su saldo no tiene ninguna significación, ya que no representa el costo del inventario final de mercancías ni la
utilidad o perdida bruta.
Considerando que la cuenta de Mercancías tiene movimiento de Activo respecto al precio de costo y de resultados
respecto a la utilidad o perdida incluida en el precio de venta, se dice que su saldo es mixto, es decir, de Activo y de
resultados.
Al terminar el ejercicio es necesario separar de la cuenta de Mercancías generales el movimiento de Activo del de
resultados para que su saldo arroje la utilidad o pérdida bruta. La separación de dichos movimientos se hace por medio de un
ajuste.
Ahora vamos a explicar la forma de hacer dicha separaci6n.
Para separar de la cuenta de Mercancías generales los movimientos del Activo y de resultados es necesario conocer el valor
del inventario final.
Una vez determinado el inventario final, su valor se debe abonar a la cuenta de Mercancías generales y cargar a una cuenta
denominada Inventarios, de esta forma:
Inventarios…………………………………………………………………………………………………………….
Mercancías generales (inventario final)……………………….
xxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxx
Después de este ajuste, los movimientos quedan separados; en la cuenta de Inventarios queda el movimiento del Activo y en
la de Mercancías generales queda la utilidad bruta, si su saldo es acreedor o la perdida bruta, si es deudor.
Con objeto de entender con mejor claridad las explicaciones anteriores, a continuación se presenta el siguiente ejemplo:
1. Iniciamos un negocio con 5 100 000.00 en efectivo y S 700 000.00 en mercancías.
2. Vendimos mercancías por S 500 000.00, de los cuales nos pagaron la mitad en efectivo y el resto a crédito.
3. Los clientes devolvieron mercancías por la cantidad de $40 000.00, suma que abonamos en sus respectivas cuentas.
4 . Se concedieron rebajas a los clientes por valor de $ ‘10 000.00, cantidad que abonamos a sus cuentas.
5. Compramos a crédito mercancías por $300 000.00.
6. Las compras anteriores originaron gastos por $ 10 000.00 que se pagaron en efectivo.
7 . Se devolvieron mercancías a los proveedores por S 55 000.00, suma que cargamos a sus cuentas.
8. Los proveedores nos concedieron rebajas por $5 000.00, cantidad que tambi6n cargamos a sus cuentas.

3. PROCEDIMIENTO ANALÍTICO. (160)
Consiste en abrir una cuenta especial para cada uno de los conceptos que forman el movimiento de la cuenta de
mercancías generales.
Principales cuentas del procedimiento analítico:
• Inventarios
• Compras
• Gastos de compra
• Devoluciones sobre compras
• Ventas
• Devoluciones sobre ventas
• Descuentos sobre ventas
Ventajas del procedimiento analítico.
1. En cualquier momento, se puede conocer el valor del inventario inicial, de las ventas, de las compras, de los gastos de
compra, de las devoluciones y descuentos sobre compras y sobre ventas, debido a que para cada uno de estos
conceptos se ha establecido una cuenta especial.
2. Se facilita la formación del Estado de resultados, debido a que se conoce por separado el valor de cada uno de los
conceptos con que se forma.
3. El registro de las operaciones de mercancías es más claro.
Desventajas del procedimiento analítico.
1. No se puede conocer, en un momento dado, el valor del inventario final de mercancías, puesto que no existe ninguna
cuenta que controle las existencias.
2. No es factible descubrir si ha habido extravíos, robos o errores en el manejo de las mercancías, ya que no es posible
determinar con exactitud el valor de las mercancías que debiera haber, porque no hay ninguna cuenta que controle las
existencias.
3. Para conocer el valor del inventario final, es preciso hacer un recuento físico de las existencias, labor que algunas
veces obliga a cerrar el negocio, principalmente cuando hay que medir, pesar o contar una gran variedad de artículos.
4. No se puede conocer rápidamente el costo de lo vendido, ni la utilidad o la perdida bruta, mientras no se conozca el
valor del inventario final.
Debido a las desventajas anteriores; este procedimiento únicamente se emplea en negocios de escasa capacidad
económica.
Ajustes para determinar la utilidad o la perdida bruta.
Cuando se lleva el procedimiento analítico o pormenorizado, para conocer la utilidad o perdida bruta, se deben obtener,
por medio de cargos y abonos, cada uno de los resultados de la primera parte del Estado de pérdidas y ganancias, de esta
forma:
1. Para obtener las ventas netas se debe restar de la cuenta de Ventas, por medio de un cargo, el valor de las
devoluciones y rebajas sobre ventas.
2. Para obtener las compras totales se debe sumar a la cuenta de compras, por medio de un cargo, el valor de los gastos
de compra.
3. Para obtener las compras netas se debe restar de la cuenta de compras, por medio de un abono, el valor de las
devoluciones y descuentos sobre compras.
4. Para obtener la suma o total de mercancías, se debe sumar a la cuenta de compras, por medio de un cargo, el valor del
inventario inicial.
5. Para obtener el costo de lo vendido se debe restar de la cuenta de compras, por medio de un abono, el valor del
inventario final.
6. Para obtener la utilidad o la pérdida bruta se debe restar de la cuenta de Ventas, por medio de un cargo, el valor del
costo de lo vendido, que aparece como saldo en la cuenta de Compras.

4. INVENTARIOS COMPRAS
Se carga:
Al principiar el ejercicio
1. Del valor del inventario inicial de
mercancías.
Se abona: Se carga:
Durante el ejercicio
1. Del valor de las compras de mercancías
efectuadas al contado o a crédito.
Se abona:
Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe sumar al valor de
las compras netas, para determinar la suma o total de mercancías.
GASTOS DE COMPRA DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS
Se carga:
Durante el ejercicio
1. Del valor de todos los gastos que originen
las compras de mercancías.
Se abona: Se carga: Se abona:
Durante el ejercicio
1. Del importe de las mercancías devueltas a
los proveedores.
El saldo de esta cuenta se debe sumar al valor de las compras, para
determinar las compras totales.
El saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las compras totales
para determinar las compras netas.
DESCUENTOS SOBRE COMPRAS VENTAS
Se carga: Se abona:
Durante el ejercicio
1. Del valor de las bonificaciones obtenidas
sobre el precio de las mercancías
compradas.
Se carga: Se abona:
Durante el ejercicio
1. Del valor de las ventas de mercancías
efectuadas al contado o a crédito.
El saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las compras totales
para determinar las compras netas.
DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS DESCUENTOS SOBRE VENTAS
Se carga:
Durante el ejercicio
1. Del valor de las mercancías devueltas por
los clientes.
Se abona: Se carga:
Durante el ejercicio
1. Del valor de las bonificaciones concedidas
sobre el precio de las mercancías
vendidas.
Se abona:
El saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las ventas totales para
determinar las ventas netas.
El saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las ventas totales para
determinar las ventas netas.
……………………………………..
COMPRAS VENTAS
SUMA O TOTAL DE MERCANCIAS VENTAS NETAS
COMPRAS
GASTOS DE COMPRA
INVETARIOS
DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS
DESCUENTOS SOBRE COMPRAS
DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS
DECUENTOS SOBRE VENTAS
VENTAS
1. Para obtener el costo de lo vendido se debe restar de la cuenta de compras, por medio de un abono, el valor del inventario final.
2. Para obtener la utilidad o la pérdida bruta se debe restar de la cuenta de Ventas, por medio de un cargo, el valor del costo de lo vendido, que aparece como saldo en
la cuenta de Compras.

5. INVENTARIOS PERPETUOS. (174)
Consiste en registrar las operaciones de mercancías de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el
valor del inventario final, del costo de lo vendido y de la utilidad o de la perdida bruta
Ventajas del procedimiento de Inventarios perpetuos:
• Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final, sin necesidad de practicar inventarios
físicos.
• No es necesario cerrar la entidad para determinar el inventario final de mercancías, puesto que existe una
cuenta que controla las existencias.
• Se pueden descubrir los extravíos, robos o errores ocurridos durante el manejo de las mercancías, puesto que se
sabe con exactitud el valor de la mercancía que debiera haber.
• Se puede conocer, en cualquier momento, el valor del costo de lo vendido.
• Se puede conocer, en cualquier momento, el valor de la utilidad o de la pérdida bruta.
Debido a las ventajas anteriores, este procedimiento tiene el máximo de aplicación en la actualidad, sobre todo en
empresas importantes.
Desventajas Cuando se lleva el procedimiento global o el analítico:
• No es posible obtener inmediatamente el costo de lo vendido ni la utilidad bruta o la perdida bruta, ya que
para ello es necesario conocer el valor del inventario final de mercancías, el cual no aparece registrado en
ninguna cuenta.
• Para conocer el inventario final es preciso hacer un recuento físico de las mercancías existentes, labor que
obliga a cerrar la empresa temporalmente, sobre todo cuando hay que medir, pesar o contar una gran
variedad de artículos.
• No se puede descubrir si ha habido extravíos, robos o errores en el manejo de mercancías, ya que no es
posible determinar con exactitud el valor de las que debieran existir, debido a que no hay ninguna cuenta
que controle las existencias.
Debido a las ventajas anteriores, este procedimiento tiene el máximo de aplicación en la actualidad, sobre todo en
empresas importantes.
Cuentas que se emplean en el procedimiento de Inventarios perpetuos:
• Almacén
• Costo de ventas
• ventas

6. ALMACEN COSTO DE VENTAS
Se carga:
Al principiar el ejercicio
1.Del valor del inventario inicial (a precio de
costo).
Durante el ejercicio
2. Del valor de las compras (a precio de
adquisición).
3. Del valor de los gastos de compra.
4. Del valor de las devoluciones sobre ventas (a
Precio de costo).
Se abona:
Durante el ejercicio
1. Del valor de las ventas (a precio de costo).
2. Del valor de las devoluciones sobre compras.
3. Del valor de las rebajas sobre compras.
Se carga:
Durante el ejercicio
1. Del valor de las ventas (a precio de costo)
Se abona:
Durante el ejercicio
1. Del valor de las devoluciones sobre ventas
(a precio de costo)
Saldo deudor: Inventario final Saldo deudor: Costo de lo vendido
VENTAS
Se carga:
Durante el ejercicio
1. Del valor de las devoluciones sobre ventas
(a precio de venta)
2. Del valor de los descuentos sobre ventas
Se abona:
Durante el ejercicio
1. Del valor de las ventas (a precio de venta)
Se carga: Se abona:
Saldo acreedor: Ventas netas

7. PERDIDAS Y GANANCIAS
Se carga:
Al terminar el ejercicio
1. Del valor del saldo de la cuenta de ventas o de mercancías generales, cuando
sea deudor.
2. Del valor del saldo de la cuenta de gastos de venta.
3. Del valor de la cuenta de gastos de administración.
4. Del valor del saldo de la cuenta de gastos y productos financieros, cuando
sea deudor.
5. Del valor del saldo de la cuenta de otros gastos y productos, cuando sea
deudor.
6. Del valor de su saldo, cuando sea acreedor, con abono a la cuenta de capital,
para saldarla.
Se abona:
Al terminar el ejercicio
1. Del valor del saldo de la cuenta de ventas o el de mercancías generales,
cuando sea acreedor.
2. Del valor del saldo de la cuenta de gastos y productos financieros, cuando
sea acreedor.
3. Del valor del saldo de la cuenta de otros gastos y productos, cuando sea
acreedor.
4. Del valor de su saldo, cuando sea deudor, con cargo a la cuenta de capital,
para saldarla.
El saldo de esta cuenta puede ser deudor o acreedor y debe ser igual a la utilidad o a la pérdida neta que arroje el estado de resultados.

8. Cuentas de Activo
Cuentas de Pasivo
Cuentas de Capital
CUENTA DE CAPITAL
La cuenta de Capital tiene movimiento al principiar el ejercicio, por la diferencia que existe entre el Activo y el
Pasivo; durante el mismo, por las nuevas aportaciones o retiros de capital que haga el propietario; y al terminar,
por la utilidad o por la pérdida neta y por el saldo que arroje la cuenta de Gastos particulares.
Para interpretar mejor lo que se expresa en el párrafo anterior a continuaci6n se presenta el movimiento completo
de la cuenta de Capital:
CAPITAL
Se carga:
Durante el ejercicio
1. Del valor de los retiros de capital que haga el
propietario.
Al terminar el ejercicio
2. Del valor de la pérdida neta.
3. Del saldo deudor que arroje la cuenta de
Gastos particulares del propietario.
4. Del valor de su saldo, para saldarla.
Se abona:
Al principiar el ejercicio
1. Del valor de la diferencia entre el Activo y el
Pasivo.
Durante el ejercicio
2. Del valor de las nuevas aportaciones de capital
que haga el propietario.
Al terminar el ejercicio
3. Del valor de la utilidad neta.
4. Del saldo acreedor que arroje la cuenta de Gastos
Particulares del propietario.