organizacion y metodos

1. Preparación de la nómina con 3 días de
anticipación al pago
Registra las novedades en el aplicativo con
fecha del primer mes
Verifica las novedades registradas en el
aplicativo
Autoriza realizar prueva de liquidación
Realiza la prueba de liquidación de la nómina
Envia por E- mail el borrador de liquidación de
nómina
al director de talento humano
Verifica el borrador de la liquidación de nómina,
comprobando los resultados obtenidos
Si hay incosistencia solicita por medio de un E-
mail a la auxiliar de T.H. realizar los ajustes del
caso o en caso contrario autoriza el envío a
contabilidad
Genera segunda liquidación de prueba de
nómina y envia documento por medio de un E -
mail al director de talento humano para la firma.
Imprime y firma documento de nómina de
prueba
Envía al área de contabilidad, documento de
nómina debidamente firmado
Recepción por parte del área de contabilidad del
documento de nómina debidamente firmado
Entrega al contador para su revisión y
verificación de novedades
Verifica las novedades del mes con respecto a los
parámetros contables
ACTIVIDADES ESPECIFICAS
ACTIVIDADES
PRINCIPALESActividad No.
2 Prueva de liquidación
Preparación de la nómina1
3
Envío de nómina al
departamento de
contabilidad

2. Si hay inconsistencias regresa el documento al
área de talento humano, para que proceda con
los ajustes. Si no hay inconsistencias firma
borrador de liquidación de nómina y autoriza
envió a secretaría general.
Recibe documento debidamente firmado
por el Contador
Envía documento a la secretaria general
Recibe borrador debidamente firmado
por director de talento humano y
contador.
Entrega al gerente para su revisión y visto
bueno
Revisa las novedades del mes y los cálculos
realizados y si no hay inconsistencias aprueba la
expedición definitiva de la nómina mediante su
firma. en caso contrario devuelve borrador de
nómina al área de talento humano.
Recibe documento firmado o no para envío
al área correspondiente según sea el caso.
Recibe documento de nómina debidamente
firmado por el contador y gerente general
5
Entrega documento
debidamente firmado
Verifica que el documento de la liquidación
de nómina este correctamente firmado y
autoriza la realización de la copia de
seguridad y liquidación definitiva de
la nómina.
Realiza la liquidación definitiva de la nóminay
genera copia de seguridad
7 Generación de informes
Genera los informes requeridos: relación
de pagos, retención en la fuente (2
copias), acumulado de pagos y
descuentos, comprobante de totales por
conceptos e informa de saldos y
descuentos.
Realiza el cierre definitivo de la nómina
Reciben correo y lo guardan para consultas
posteriores
Cierre definitivo de nómina8
Envío documento a la
secretaria general
4
Verificación6
3
Envío de nómina al
departamento de
contabilidad

3. Realiza la generación de los informes
para revisión mensual (Pensión, salud,
riesgos profesionales, aportes
parafiscales), soportes de pago e
imprime soporte de interface para
verificar posteriormente.
Realiza la verificación de la interface
Solicita diligenciamiento del formulario de
pago
Diligencia el formulario de pago
Presenta para revisión y aprobación del
formulario de pago
Recibe el formulario de pago debidamente
diligenciado
Verifica y aprueba la información diligenciada en
el formulario de pago
Envía formulario de pago para autorización
Recibe formulario de pago para autorización
Revisa el formulario y autoriza el pago
Envía formulario debidamente autorizado
al contador y secretaria general
Reciben formulario debidamente autorizado
13 Centro de costos
Genera información sobre centros de costos,
terceros y códigos contables
Ingresa a la página web del banco, da clic en
el banca empresarial e ingresa al proceso
con la clave registrada
Validación de contraseña y ubica el enlace
de archivo de pago
Solicitud de número de cuenta, fecha de
proceso y nombre de la cuenta
Cargue de información y validación
El sistema genera número de validación
Informe sobre el número de transacción
y valor a descargar para verificación del
usuario contra la planilla de pago.
Generación de informes
para revisión mensual
9
Diligenciamiento formulario
de pago
10
Verificación y aprobación de
la información diligenciada
en el formulario de pago.
11
Revisión del formulario y
aprobación del pago
12
14 Ingreso pag Web del banco
Verificación de la transacción15

4. Verificación de la información y autorización
en la WEB
El sistema del banco confirma datos a pagar y
genera número de secuencia
Descarga soporte de la transacción realizada y lo
guarda en el PC
16 Consignación en cuenta Consignación en cada cuenta de los
trabajadores de acuerdo con el valor autorizado
17
llamada para entrega volante
de pago
Llamar a cada trabajador para la entrega del
volante de pago para su verificación y firma de
aceptación.
18 Recepción volante de pago Recepción del volante de pago y firma
Entrega copia del volante de pago por cada
trabajador
Entrega originales para archivo
Recibe originales de volante de pago
debidamente firmados
22 Archivo originales de volantes
de pago en hojas de vida
Archivo originales de volantes de pago en hojas
de vida de cada empleado
Entrega volante de pago19
TOTALES
Verificación de la transacción15

5. Director de Talento
Humano
Auxiliar de Talento
Humano
Auxiliar de
Contabilidad Contador
Secretaria
general
Tiempo (Min) Tiempo (Min) Tiempo (Min) Tiempo (Min) Tiempo (Min)
20
320
30
5
120
2
110
3
7
10
4
2
2
170
RESPONSABLES

6. 10
3
3
2
3
2
2
2
3
20
30
30
1 1

7. 90
10
2
5
2
2
10
2
1 1
20
3

8. 3
2
60
20
3
2
45
401 571 10 201 17

9. Gerente
general 20 Empleados Banco
Tiempo (Min) Tiempo (Min) Tiempo (Min)

10. 140

11. 2
10
2
2
2
2
1
2

12. 2
30
100
154 100 41