Gestión documental entidades

NOMBRE DE LA EMPRESA: ORGANIZAMOS S.A.

SLOGAN: Documentado su futuro.

MISION

ORGANIZAMOS S.A cumple con los estándares de calidad de manera eficiente
y responsable en el manejo y control de la política archivística. Orientamos la
manera de gestionar y organizar los documentos en las diferentes entidades

DIRECCION CRA 5 No. 14 -32 DUITAMA
empresariales, para así adquirir un mayor posicionamiento, y un servicio
oportuno, confiable y seguro.

E MAIL: docutech@gmail.com

ASESORIA INTEGRAL EN MANEJO Y GESTION DOCUMENTAL

VISION

Para el año 2013 ORGANIZAMOS S.A se habrá proyectado como una
empresa líder, reconocida en las organizaciones del sector público y privado,
por brindar una asesoría integral del manejo y gestión documental con altos
estándares de excelencia, calidad y responsabilidad. Consolidándonos en una
empresa sólidamente constituida y rentable generadora de trabajo y bienestar
con una infraestructura física y tecnológica que direccione a ofrecer una
cobertura local y nacional en función de cumplir con las expectativas de los
empresarios oficiales y privados.




OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Estandarizar la Gestión técnica Documental a través del manejo adecuado del
Archivo Histórico, Central y de Gestión de las entidades y de la incorporación de
tecnologías de la información, con el fin de mejorar su capacidad de soporte a la
gestión y modernizar la producción y administración de sus archivos, coherente con
el modelo y disposiciones de la ley.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Promover la seguridad documental de la entidad mediante la protección,
conservación y manejo de los documentos.

2. Mejorar el servicio de correspondencia y la administración documental mediante
el uso de nuevas tecnologías de información.

3 Propender de manera indefectible la implementación de los procedimientos
técnicos correspondientes a los Archivos de Gestión de la entidad, mediante la
coordinación y seguimiento a la aplicación de las Tablas de Retención Documental
con el fin de dar pleno cumplimiento a las disposiciones normativas y técnicas de
archivos.


4. Incorporar la disposición final del Fondo Documental Acumulados de la entidad
mediante la aplicación de las Tablas de Valoración Documental.

POLITICA INSTITUCIONAL

ORGANIZAMOS S.A, ha optado por un programa de gestión documental que
responda de manera eficiente a la acumulación documental existente en todas las
entidades, incorporando una política institucional dirigida a la racionalización del
conjunto de prácticas administrativas relacionadas con la generación y
administración de la información documental, de acuerdo a lo establecido en el
marco de la Ley General de Archivos del año 2000 y del Reglamento General de
Archivos de Colombia de 1997.

Con el desarrollo de esta política se pretende:

 Organizar y valorar los documentos que conforman el Archivo Acumulado de
las Entidades, de acuerdo con los principios de orden natural y de

procedencia, y con los valores que tengan estos documentos.

 Poner al servicio de los usuarios internos y externos los documentos que
reflejan las diferentes épocas que caracterizan la vida de las Entidades, y que
son fuentes para la identidad, el sentido de pertenencia y la investigación.

Con la culminación de la organización del Archivos Acumulados, se sientan las bases
para la creación del Archivo Histórico en términos de series documentales y oficinas
productoras que lo conformarían.


Esta política comprende las directivas que constituyen una base sana para una
gestión eficaz de los recursos humanos del grupo Organizamos S.A. Es, por esencia,
flexible y dinámica y puede adaptarse a diversas situaciones. Su puesta en práctica
será objeto de una reflexión apropiada, tomando en consideración el contexto
específico. Su espíritu deberá ser respetado en cualquier circunstancia.

Dado que Organizamos S.A., ejerce sus actividades a una escala global, las leyes y
prácticas locales deben ser respetadas en todas partes. Convendrá, también, tener
en cuenta el grado de evolución de cada entidad y su aptitud para progresar en todo
lo que se refiere a la gestión de los recursos humanos.




ANALISIS PSICOGRAFICO

Es importante resaltar que el nicho de mercado de nuestra empresa, no corresponde
a personas naturales, puesto que nuestro servicio está dirigido a entidades del sector
público y privado que requieran una asesoría integral en el manejo de la gestión
documental, por lo tanto la aplicación del presente análisis será concebido hacia este
sector.

UBICACIÓN GEOGRAFICA: estará sujeta al desarrollo propio de la empresa donde
a manera de corto, mediano y largo plazo se consolidara el área local, regional y
nacional.

PREFERENCIAS: El mercado apunta a contratar con empresas que estén
dispuestas a brindar una oportuna y eficiente representación para suplir la necesidad
de cumplir con los parámetros normativos de la Ley general de Archivo.

PODER ADQUISITIVO: Está ligado a los presupuestos de la entidades, que por ley
tienen que disponer recursos para suplir esta necesidad lo que se configura en una
ventaja para la empresa.


CAMPAÑA DE LANZAMIENTO

Teniendo en cuenta el tipo de usuarios al que queremos llegar como lo es el de
entidades del sector publico y privado se construirá una ofensiva campaña de
reconocimiento de nuestra empresa como marca corporativa enfatizando y
difundiendo la importancia y rigurosidad del manejo integral de la gestión
documental; de la siguiente manera:

1. Consolidación de base de datos de posibles clientes o usuarios donde se
tenga acceso a ubicación teléfonos medios electrónicos y nombres de los
responsables del manejo del archivo de las distintas entidades.

2. Utilización de los medios electrónicos donde se advierta a la entidades la
importancia de cumplir con la ley general de archivo, sus términos
correspondientes y las causales por incumplimiento; motivando a acceder a
los servicios de la empresa.

3. Comunicación escrita personalizada, invitando a los directivos y jefes de área
a un seminario de profundización en el área de archivo y leyes reglamentarias
con el fin de poner a disposición a DOCUTECH LTDA como un órgano asesor
de tal área.


4. Visitas a las entidades interesadas para la entrega formal de una propuesta de
gestión estratégica y económica para la ejecución de la asesoría en el manejo
del archivo de la entidad.




Duitama 11 de Mayo de 2010

Señores

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Atn. Instructor ERIKA GONZALEZ WILCHES

Tunja

Cordial saludo,

El motivo de esta comunicación es con el fin de ofrecerles el portafolio de servicios
de nuestra empresa denominada ORGANIZAMOS S.A. Que tiene como finalidad ser
una empresa segura, responsable y confiable. Nuestro objetivo es estandarizar la

gestión técnica de información a través del manejo adecuado del archivo histórico,
central y de gestión de las entidades y de la incorporación de tecnologías de la
información, para mejorar la capacidad de soporte y modernizar la producción y

administración de los documentos. Queremos brindarle la seguridad documental y
mejorar el servicio de correspondencia haciendo uso de nuevas tecnologías.

Atentamente:

ORGANIZAMOS S.A.


SERVICIO AL CLIENTE

EMPRESA DE ARCHIVO ORGANIZAMOS S.A.

INSTRUCTORA:

Erika González Wilches

APRENDICES:

Paula Andrea Gómez Gómez

Andrea Vanesa Rodríguez

Yeni Carolina Gómez Clavijo

SERVICIO DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGO EN ADMINISTRACION DOCUMENTAL


2010

ESTRATEGIA DE MEDIOS

De acuerdo con la campaña de expectativa y lanzamiento Organizamos S.A.,
utilizara una estrategia de medios enfocada a sus usuarios específicos como lo son
los servidores públicos y privados del nivel directivo, encargados de delegar el
manejo y la gestión documental, se centrara la ofensiva en medios de comunicación
de los cuales ellos sean consumidores por lo tanto estos son.

1. Medios electrónicos: Correos electrónicos, páginas Web, redes sociales.

2. Medios escritos: Periódicos del nivel local y nacional.

3. Medio auditivo: Cuñas radiales




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