Oficinas de Proyectos Eficientes con Microsoft EPM 2010. Presentación de Walter Ariel Risi, organizada por Pragma Consultores y Microsoft Uruguay.

1. Oficinas de Proyectos Eficientes con Microsoft EPM 2010 Walter Ariel Risi Marzo 2010

3. Empecemos con … “Una Historia de Terror”

4. ¡Sucedió realmente! … en una compañía multinacional, reconocida … El Plan Estratégico de Mantenimiento se elaboraba anualmente … bastante a ojo. Las prioridades cambiaban antes de que el plan mencionado se terminara de elaborar. El seguimiento eran con reuniones masivas de 4 a 6 horas, mensuales, con unas 15 personas presentes. Se designó un equipo para armar el informe para dicha reunión … el informe tardaba 1 día entero en armarse. Algunos esperaban la implementación de una herramienta para que la misma … ¡planifique sola! El desgastedel personal era enorme.

5. La Solidezen la Gestión de Proyectos es hoy una Necesidad, no una Opción

6. Una forma probada y aceptada de implementar prácticas sólidas de gestión es mediante una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) “Una PMO es la entidad organizacional con personal dedicado a tiempo completo con foco en la Gestión de Proyectos” (PMI)

7. Una PMO … Provee servicios de soportea las disciplinas de gestión de proyectos. No reemplaza la tarea de los responsables de la gestión, sino que provee servicios para que tales roles puedan realizar su tarea en forma más eficiente y efectiva. Existen diferentes tipos de PMO, algunas más operativas y otras más estratégicas.

8. ¿Y qué implica típicamente una PMO? Los MÉTODOS y ESTÁNDARES para la gestión del proyecto y el portfolio La EVALUACIÓN Y APROBACIÓN de proyectos según su valor para el negocio. La adecuada PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN de los proyectos El MONITOREO Y CONTROL del alcance, presupuesto, etc., del proyecto. La MEDICIÓN y REPORTING del cumplimiento de los objetivos, avance, etc. La TOMA DE ACCIÓN, para virar o ajustar el rumbo del proyecto según se necesite.

9. ¿Y qué se requiere para poner en marchauna PMO efectiva? Por un lado la definición de procesos sólidos y una gestión del cambio adecuada.

10. 1 5 10 12 6 11 2 13 3 14 7 8 9 Pero por otro … ¿cuántos artefactos se necesitan para su implementación? 4 Los MÉTODOS y ESTÁNDARES para la gestión del proyecto y el portfolio La EVALUACIÓN Y APROBACIÓN de proyectos según su valor para el negocio. La adecuada PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN de los proyectos El MONITOREO Y CONTROL del alcance, presupuesto, etc., del proyecto. La TOMA DE ACCIÓN, para virar o ajustar el rumbo del proyecto según se necesite. La MEDICIÓN y REPORTING del cumplimiento de los objetivos, avance, etc.

11. Un Montón

12. ¿y si usáramos EPM 2010?

13. EPM es una plataformapara la gestión de proyectos y portafolios Synch to SharePoint Sites Demand Management Communities Composites Portfolio Selection BI & Reporting Content Insights Resource Management Project Team Collaboration Search Schedule Management

14. Veamos como “luce” EPM …

15. ¿Y cómo nos ayudaríaEPM con … ? Los MÉTODOS y ESTÁNDARES para la gestión del proyecto y el portfolio La EVALUACIÓN Y APROBACIÓN de proyectos según su valor para el negocio. La adecuada PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN de los proyectos El MONITOREO Y CONTROL del alcance, presupuesto, etc., del proyecto. La TOMA DE ACCIÓN, para virar o ajustar el rumbo del proyecto según se necesite. La MEDICIÓN y REPORTING del cumplimiento de los objetivos, avance, etc.

16. Démosle otra mirada a EPM …

17. ¿Qué hicimosy dónde estamos? Detalles Iniciales de Propuesta Revisión Inicial de Propuesta Detalles de Propuesta Revisión Detallada ¿Es Aprobada? ¿Es Aprobada? ¿Es Elegida? … Análisis de Portfolio Planificación

18. ¿En que me viene ayudando EPM? Los MÉTODOS y ESTÁNDARES para la gestión del proyecto y el portfolio La EVALUACIÓN Y APROBACIÓN de proyectos según su valor para el negocio. La adecuada PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN de los proyectos El MONITOREO Y CONTROL del alcance, presupuesto, etc., del proyecto. La TOMA DE ACCIÓN, para virar o ajustar el rumbo del proyecto según se necesite. La MEDICIÓN y REPORTING del cumplimiento de los objetivos, avance, etc.

19. ¿Cómo seguimos? Detalles Iniciales de Propuesta Revisión Inicial de Propuesta Detalles de Propuesta Revisión Detallada ¿Es Aprobada? ¿Es Aprobada? ¿Es Elegida? … Análisis de Portfolio Planificación

20. BREAK

21. Veamos un análisis de portfolio en EPM

22. ¿Cómo nos puede seguirayudando EPM? Los MÉTODOS y ESTÁNDARES para la gestión del proyecto y el portfolio La EVALUACIÓN Y APROBACIÓN de proyectos según su valor para el negocio. La adecuada PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN de los proyectos El MONITOREO Y CONTROL del alcance, presupuesto, etc., del proyecto. La TOMA DE ACCIÓN, para virar o ajustar el rumbo del proyecto según se necesite. La MEDICIÓN y REPORTING del cumplimiento de los objetivos, avance, etc.

23. Preparando un Proyecto con EPM

24. ¿Y en qué más nos puede ayudar EPM? Los MÉTODOS y ESTÁNDARES para la gestión del proyecto y el portfolio La EVALUACIÓN Y APROBACIÓN de proyectos según su valor para el negocio. La adecuada PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN de los proyectos El MONITOREO Y CONTROL del alcance, presupuesto, etc., del proyecto. La TOMA DE ACCIÓN, para virar o ajustar el rumbo del proyecto según se necesite. La MEDICIÓN y REPORTING del cumplimiento de los objetivos, avance, etc.

25. ¡en MUCHO más!

26. Podría Reemplazar Documentos de mis Procesos / Metodología con Formularios On-Line

28. Podría tener Tableros de Control actualizados en tiempo real con la información de mis proyectos

32. Podría emitir Informes Gerenciales de Portafolio imprimibles, flexibles, a medida.

35. Podría implementar Comunidades de Práctica asociadas a mis metodologías de gestión, proyectos, etc.

38. Entonces, ¿qué me aporta EPM 2010? Los MÉTODOS y ESTÁNDARES para la gestión del proyecto y el portfolio La EVALUACIÓN Y APROBACIÓN de proyectos según su valor para el negocio. La adecuada PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN de los proyectos El MONITOREO Y CONTROL del alcance, presupuesto, etc., del proyecto. La TOMA DE ACCIÓN, para virar o ajustar el rumbo del proyecto según se necesite. La MEDICIÓN y REPORTING del cumplimiento de los objetivos, avance, etc.

39. En Resumen Realizar la implementación de una PMO es una tarea desafiante de por sí. Una herramienta potente y flexible me ayudará a reducir la complejidad operativa y ayudar a la adopción y medición de las prácticas. … acompañandoefectivamente en la definición metodológica y la gestión del cambio.

40. Un consejo final … Dice la teoría … "primero los procesos, luego las herramientas”. En la práctica, esto es parcialmente cierto. La clave está en empezar temprano, aunque “no demasiado temprano”.

41. ¡Muchas Gracias! wrisi@pragmaconsultores.com