conceptos archivisticos en gestion documental

1. CONCEPTOS ARCHIVISTICOS
BÁSICOS

2. FONDOS ACUMULADOSFONDOS ACUMULADOS
Corresponden a totalidad de los documentosCorresponden a totalidad de los documentos
que reposan en los diferentes lugares deque reposan en los diferentes lugares de
almacenamiento, los cuales se han producido yalmacenamiento, los cuales se han producido y
guardado en la entidad en el transcurso de suguardado en la entidad en el transcurso de su
vida institucional, sin ningún criteriovida institucional, sin ningún criterio
archivístico de organización y con pocasarchivístico de organización y con pocas
posibilidades de ser fuente de información y deposibilidades de ser fuente de información y de
consulta eficiente.consulta eficiente.
ESTADO DE LAESTADO DE LA
DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN

3. SOLUCIÓN A LOSSOLUCIÓN A LOS
FONDOS ACUMULADOSFONDOS ACUMULADOS
CONCENTRACIÓN DOCUMENTAL PARA LACONCENTRACIÓN DOCUMENTAL PARA LA
CREACIÓN DEL ARCHIVO TOTALCREACIÓN DEL ARCHIVO TOTAL
• Se realizará la concentración de la totalidadSe realizará la concentración de la totalidad
de la documentación con miras alde la documentación con miras al
levantamiento de las Tablas de Retenciónlevantamiento de las Tablas de Retención
Documental.Documental.
LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE LALEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE LA
DOCUMENTACIÓN DE HISTORIASDOCUMENTACIÓN DE HISTORIAS
LABORALESLABORALES

4. FUNCIONES DELFUNCIONES DEL
ARCHIVOARCHIVO
 Unificar criterios sobre:Unificar criterios sobre:
 Métodos de organización de los fondosMétodos de organización de los fondos
documentalesdocumentales
Sistemas de codificación y clasificaciónSistemas de codificación y clasificación
usados dentro de la Secretariausados dentro de la Secretaria
La creación de mecanismos de acción queLa creación de mecanismos de acción que
propenden a la conservación documentalpropenden a la conservación documental
El mantenimiento y seguridad de los fondosEl mantenimiento y seguridad de los fondos
documentales.documentales.

5.  Realizar el análisis de documentos,Realizar el análisis de documentos,
procedencia, contenidos yprocedencia, contenidos y
custodia.custodia.
 Definir las unidades y el sistema deDefinir las unidades y el sistema de
almacenamiento.almacenamiento.
 Creación y prestación de los servicios delCreación y prestación de los servicios del
Archivo.Archivo.
 Establecer la normatividad y procesos deEstablecer la normatividad y procesos de
uso de la documentación enuso de la documentación en
custodia.custodia.
FUNCIONES DEL ARCHIVO...FUNCIONES DEL ARCHIVO...

6.  Rediseño de Servicios deRediseño de Servicios de
información.información.
 Creación de nuevos servicios:Creación de nuevos servicios:
Capacitación al personal de laCapacitación al personal de la
Secretaria en cuanto al manejo,Secretaria en cuanto al manejo,
organización y control de laorganización y control de la
documentación que a diariodocumentación que a diario
manejan.manejan.
FUNCIONES DEL ARCHIVO...FUNCIONES DEL ARCHIVO...

7. FUNCIONES DELFUNCIONES DEL
ARCHIVO...ARCHIVO...
 Realizar el control de la producciónRealizar el control de la producción
documental en lo relacionado a:documental en lo relacionado a:
La Elaboración de nuevos formatos deLa Elaboración de nuevos formatos de
usos dentro de la Secretaria.usos dentro de la Secretaria.
La selección de los tipos de papeles aLa selección de los tipos de papeles a
usar según la conservación documental.usar según la conservación documental.
La definición de la InformaciónLa definición de la Información
contenida en los formatos y su uso.contenida en los formatos y su uso.

8. FUNCIONES DEL ARCHIVO...FUNCIONES DEL ARCHIVO...
 Realizar el control de la producciónRealizar el control de la producción
documental en lo relacionado a:documental en lo relacionado a:
La definición de la Información contenidaLa definición de la Información contenida
enen los nuevos formatos y su uso.los nuevos formatos y su uso.
La disposición final del documento.La disposición final del documento.
La definición de uso, manejo y cantidadLa definición de uso, manejo y cantidad
dede copias generadas porcopias generadas por
documento.documento.
El establecimiento de vigenciasEl establecimiento de vigencias
administrativas y valoresadministrativas y valores
documentales.documentales.

9. ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN
DE LOSDE LOS
ARCHIVOSARCHIVOS
Base para la tomaBase para la toma
de decisiones en lade decisiones en la
Administración:Administración:
Gestión y ControlGestión y Control
Para losPara los
ciudadanosciudadanos
Para la cienciaPara la ciencia
la investigaciónla investigación
y la culturay la cultura

10.  Qué es unQué es un ARCHIVOARCHIVO
 Qué es unQué es un Archivo PúblicoArchivo Público
 Qué esQué es Archivo TotalArchivo Total
 Qué esQué es Gestión DocumentalGestión Documental
 Qué esQué es Soporte DocumentalSoporte Documental
 Qué esQué es Documento OriginalDocumento Original
CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BÁSICOSCONCEPTOS ARCHIVISTICOS BÁSICOS
DESDEDESDE
LA LEY 594 DE 2000LA LEY 594 DE 2000

11. ARCHIVOARCHIVO
Acumulados enAcumulados en
un procesoun proceso
natural por unanatural por una
persona opersona o
entidad pública oentidad pública o
privada, en elprivada, en el
transcurso de sutranscurso de su
gestióngestión
Conjunto deConjunto de
Documentos,Documentos,
sea cualsea cual
fuere sufuere su
fecha, formafecha, forma
y soportey soporte
materialmaterial

12. ARCHIVOARCHIVO
PUBLICOPUBLICO
Conjunto de documentosConjunto de documentos
pertenecientes apertenecientes a
entidades oficiales yentidades oficiales y
aquellos que se derivanaquellos que se derivan
de la prestación de unde la prestación de un
Servicio Público porServicio Público por
entidades privadasentidades privadas

13. ARCHIVOARCHIVO
TOTALTOTAL
Concepto que haceConcepto que hace
referencia al procesoreferencia al proceso
integral de losintegral de los
documentos en su Ciclodocumentos en su Ciclo
Vital.Vital.

14. GESTIÓNGESTIÓN
DOCUMENTADOCUMENTA
LL
Conjunto actividadesConjunto actividades
administrativas y técnicasadministrativas y técnicas
tendientes a la planificación,tendientes a la planificación,
manejo y organización de lamanejo y organización de la
documentación producida y recibidadocumentación producida y recibida
por las entidades, desde su origenpor las entidades, desde su origen
hasta su destino final con el objetohasta su destino final con el objeto
de facilitar su utilización yde facilitar su utilización y
Conservación.Conservación.

15. SOPORTESOPORTE
DOCUMENTALDOCUMENTAL
Además de losAdemás de los
archivos en papelarchivos en papel
existen los Archivosexisten los Archivos
audiovisuales,audiovisuales,
fotográficos,fotográficos,
fílmicos,fílmicos,
informáticos, oralesinformáticos, orales
y sonoros.y sonoros.
Medios en losMedios en los
cuales secuales se
contienecontiene
información,información,
según lossegún los
materialesmateriales
empleados.empleados.

16. PRINCIPIOS GENERALESPRINCIPIOS GENERALES
DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICADE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA
Disponer de laDisponer de la
DocumentaciónDocumentación
 ORGANIZADAORGANIZADA
 Con miras a laCon miras a la
RECUPERACIÓNRECUPERACIÓN
para su USOpara su USO
ADMINISTRA-ADMINISTRA-
TIVOTIVO
Administración
son soporte
fundamental en la
toma de
decisiones y
cumplida su
vigencia admon.su
valor es
patrimonial y
Cultural.
Los servidores
públicos son
responsables de
la organización,
conservación,
uso y manejo
de los
documentos.
Finalidad de losFinalidad de los
ArchivoArchivo
Importancia deImportancia de
los Archivoslos Archivos ResponsabilidadResponsabilidad

17. PRINCIPIOS ARCHIVISTICOSPRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
 PROCEDENCIAPROCEDENCIA
Cada documentoCada documento
debe conservarsedebe conservarse
en el fondoen el fondo
documental al quedocumental al que
naturalmentenaturalmente
pertenece.pertenece.
Los principios que rigen la organizaciónLos principios que rigen la organización
de los fondos documentales:de los fondos documentales:
•ORDEN ORIGINALORDEN ORIGINAL
Es mantener elEs mantener el
orden interno deorden interno de
cada fondocada fondo
manteniendo lamanteniendo la
estructura que tuvoestructura que tuvo
durante el serviciodurante el servicio
activo.activo.

18. CICLO VITAL DEL DOCUMENTOCICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Histórico
Cultural
Investigación
Científico
ARCHIVO DEARCHIVO DE
GESTIÓNGESTIÓN
ARCHIVOARCHIVO
CENTRALCENTRAL
ARCHIVOARCHIVO
HISTÓRICOHISTÓRICO
Administrativo
Legal
Fiscal
Contable
Técnico
Valores
Primario
s
Valores
secundarios
Documentación
Activa
Documentación
Semi-activa
Documentación
Inactiva

19. Definiciones delDefiniciones del
Valor PrimarioValor Primario
 Es el que tienen los documentos a lo largo deEs el que tienen los documentos a lo largo de
la primera y segunda fases del Ciclo Vital, esla primera y segunda fases del Ciclo Vital, es
decir, durante la tramitación, la vigencia y eldecir, durante la tramitación, la vigencia y el
plazo precaucional.plazo precaucional.
Mientras sirven a la Institución, por ende esteMientras sirven a la Institución, por ende este
valor es transitorio.valor es transitorio.

20. Aspectos o Facetas delAspectos o Facetas del
Valor PrimarioValor Primario
AdministrativAdministrativ
ooEs análogo al
valor Legal, pero
solo para el
ámbito interno de
la Institución.
Poseen éste valor
mientras
sustentan esos
derechos y
obligaciones.
Todo doc. tiene
un valor Legal:
•Los doc. que
afecten a la
organización en
su orden
general.
•Los doc.
testimoniales.
•De contratos.
LegalLegal
Existe en los
documentos
que expresan
un movimiento
de Dinero.
ContableContable

21. TABLAS DE VALORACIÓNTABLAS DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL TVDDOCUMENTAL TVD
ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DEES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE
LAS TVD SEA REAIZADO PORLAS TVD SEA REAIZADO POR
EL COMITÉ DE ARCHIVOEL COMITÉ DE ARCHIVO
Reglamento General de Archivos, Art. 19: CadaReglamento General de Archivos, Art. 19: Cada
entidad establecerá un Comité de Archivo,entidad establecerá un Comité de Archivo,
legalizado mediante el acto administrativolegalizado mediante el acto administrativo
correspondiente, como un grupo encargado decorrespondiente, como un grupo encargado de
definir las políticas, los programas de trabajo ydefinir las políticas, los programas de trabajo y
de la toma de decisiones en los procesosde la toma de decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.administrativos y técnicos de los archivos.

22. TABLAS DE RETENCIÓNTABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL TRDDOCUMENTAL TRD
El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula elEl Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el
procedimiento para la elaboración y aplicación deprocedimiento para la elaboración y aplicación de
Tablas de Retención y Transferencia Documental.Tablas de Retención y Transferencia Documental.
CONCEPTO
LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS
DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES ASIGNA TIEMPO
DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE
LOS DOCUMENTOS.

23. Hoja Nº_____de_____
Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro/Nº
Nº DE
FOLIOS
NOMBRE DE LA SERIES,
SUBSERIES O ASUNTOS
Nº de
Orden CODIGO
FECHAS
EXTREMAS
UNIDAD DE CONSERVACION
SOPORTE
FRECUENCIA
DE
CONSULTA NOTAS
Unidad Administrativa: ___________________________
Oficina Productora: ____________________________
Objeto: ____________________________
Entidad Remitente: ____________________________
Entidad Productora: ____________________________ REGISTRO DE ENTRADA
AÑO MES DIA NT
NT: NUMERO DE TRANSFERENCIAS
República de Colombia
Archivo General de La Nación
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Elaborado por:_____________________________
Cargo:____________________________________
Firma:____________________________________
Lugar:____________________Fecha___________
Entregado por_____________________________
Cargo:___________________________________
Firma:___________________________________
Lugar:_________________Fecha_____________
Recibido por:_____________________________
Cargo:___________________________________
Firma___________________________________
Lugar:____________________Fecha__________

24. SISTEMA NACIONAL DESISTEMA NACIONAL DE
INFORMACIÓNINFORMACIÓN
Lo integran:Lo integran:
•ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
•LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADESLOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES
OFICIALES EN LOS NIVELES (Territorial)OFICIALES EN LOS NIVELES (Territorial)
CUALES SON SUS FUNCIONESCUALES SON SUS FUNCIONES
•BUSCAR LA MODERNIZACIÓN YBUSCAR LA MODERNIZACIÓN Y
HOMOGENIZACIÓN METODOLÓGICA ENHOMOGENIZACIÓN METODOLÓGICA EN
LA FUNCIÓN ARCHIVISTICALA FUNCIÓN ARCHIVISTICA
(COOPERACIÓN E INTEGRACIÓN).(COOPERACIÓN E INTEGRACIÓN).

25. SISTEMA NACIONAL DESISTEMA NACIONAL DE
INFORMACIÓNINFORMACIÓN
QUE ESQUE ES
Es el conjunto de Instituciones archivisticasEs el conjunto de Instituciones archivisticas
articuladas entre síarticuladas entre sí
CUALES SON SUS FUNCIONESCUALES SON SUS FUNCIONES

26. LEY 594 DE 2000LEY 594 DE 2000

27. QUE REGULAQUE REGULA
QUIEN LA EMITEQUIEN LA EMITE

28. CATEGORIZACION DE LOSCATEGORIZACION DE LOS
ARCHIVOSARCHIVOS
POR JURISDICCIÓN Y COMPETENCIAPOR JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA
SE CLASIFICAN EN:SE CLASIFICAN EN:
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
• ARCHIVO GENERAL DE L DEPARTAMENTO
• ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO
• ARCHIVO GENERAL DEL DISTRITO

29. LOS TERRITORIALES SE CLASIFICAN EN:LOS TERRITORIALES SE CLASIFICAN EN:
• ARCHIVOS DE ENTIDADES DEL ORDEN:ARCHIVOS DE ENTIDADES DEL ORDEN:
•NACIONALNACIONAL
•DEPARTAMENTALDEPARTAMENTAL
•DISTRITALDISTRITAL
•METROPOLITANOMETROPOLITANO
•MUNICIPALMUNICIPAL
•LOCALLOCAL
•Archivos de nuevas entidades creadas porArchivos de nuevas entidades creadas por
Ley.Ley.
•Archivos indígenas según la disposición de laArchivos indígenas según la disposición de la
LEY.LEY.
CATEGORIZACIONCATEGORIZACION DE LOSDE LOS
ARCHIVOSARCHIVOS

30. CATEGORIZACION DE LOSCATEGORIZACION DE LOS
ARCHIVOSARCHIVOS
SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO SESEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO SE
CLASIFICAN EN:CLASIFICAN EN:
• ARCHIVOS DE LA RAMA EJECUTIVAARCHIVOS DE LA RAMA EJECUTIVA
• ARCHIVOS DE LA RAMA LEGISLATIVAARCHIVOS DE LA RAMA LEGISLATIVA
• ARCHIVOS DE LA RAMA JUDICIALARCHIVOS DE LA RAMA JUDICIAL
• ARCHIVOS DE LOS ORGANISMOS DEARCHIVOS DE LOS ORGANISMOS DE
CONTROLCONTROL
• ARCHIVOS DE LS ORGANISMOS AUTÓNOMOSARCHIVOS DE LS ORGANISMOS AUTÓNOMOS

31. • Obligatoriedad de conformaciónObligatoriedad de conformación
• Responsabilidad de la gestión documental.Responsabilidad de la gestión documental.
• Garantía de espaciosGarantía de espacios
• Control de los recursosControl de los recursos
• Responsabilidad de los servidores públicosResponsabilidad de los servidores públicos
•SecretariosSecretarios
•FuncionariosFuncionarios
• Capacitación para los funcionariosCapacitación para los funcionarios
• Uso de nuevas tecnologíasUso de nuevas tecnologías
• Validez documentalValidez documental
• Custodia documental de entidades liquidadas.Custodia documental de entidades liquidadas.
ADMINISTRACIÓNADMINISTRACIÓN
DE LOS ARCHIVOSDE LOS ARCHIVOS

32. CONTROL DE LA SALIDACONTROL DE LA SALIDA
DE DOCUMENTOSDE DOCUMENTOS
• CONTROL DE LA SALIDA TEMPORAL DE LOSCONTROL DE LA SALIDA TEMPORAL DE LOS
DOCUMENTOS.DOCUMENTOS.
• L A SALIDA SOLO SE AUTORIZA EN LOSL A SALIDA SOLO SE AUTORIZA EN LOS
CASOS:CASOS:
•MOTIVOS LEGALESMOTIVOS LEGALES
•PROCESOS TÉCNICOSPROCESOS TÉCNICOS
•EXPOSICIONES CULTURALESEXPOSICIONES CULTURALES

33. CONTROL Y VIGILANCIACONTROL Y VIGILANCIA
• VISITAS DE INSPECCIÓNVISITAS DE INSPECCIÓN
• VERIFICACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LAVERIFICACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN.NACIÓN.
• CREACIÓN, ORGANIZACIÓN OCREACIÓN, ORGANIZACIÓN O
TRANSFERENCIA.TRANSFERENCIA.
• CONSEJO DE ARCHIVOS DE ENTIDADESCONSEJO DE ARCHIVOS DE ENTIDADES
TERRITORIALES.TERRITORIALES.

34. CIRCULAR 004 DECIRCULAR 004 DE
20032003
El 20 de Dic. 2000 mediante la circularEl 20 de Dic. 2000 mediante la circular
07, se expresa la necesidad de que07, se expresa la necesidad de que
todas las entidades de la Ramatodas las entidades de la Rama
Ejecutiva del Orden Nacional, organiceEjecutiva del Orden Nacional, organice
los Archivos conforme a lo dispuesto enlos Archivos conforme a lo dispuesto en
la Ley General de Archivos.la Ley General de Archivos.

35. CIRCULAR 004 DECIRCULAR 004 DE
20032003
Con lo anterior en desarrollo delCon lo anterior en desarrollo del
Programa de Renovación de laPrograma de Renovación de la
Administración Pública que vieneAdministración Pública que viene
adelantando la Presidencia de laadelantando la Presidencia de la
República, el Departamento Nacional deRepública, el Departamento Nacional de
Planeación, el Archivo General de laPlaneación, el Archivo General de la
Nación y el Departamento AdministrativoNación y el Departamento Administrativo
de la Función Pública, un plan dede la Función Pública, un plan de
contingencia que involucra elcontingencia que involucra el
acompañamiento y seguimiento de laacompañamiento y seguimiento de la
conformación de los Archivos.conformación de los Archivos.

36. ORGANIZACIÓN DEORGANIZACIÓN DE
HISTORIAS LABORALESHISTORIAS LABORALES
• DOCUMENTOS MINIMOS:DOCUMENTOS MINIMOS:
•Acto administrativo de nombramiento o deActo administrativo de nombramiento o de
contrato de trabajo.contrato de trabajo.
•oficio de notificación del nombramiento ooficio de notificación del nombramiento o
contrato de trabajo.contrato de trabajo.
•Oficio de aceptación del nombramiento.Oficio de aceptación del nombramiento.
•Documento de identificación.Documento de identificación.
•Hoja de vida (formato Unico de la FunciónHoja de vida (formato Unico de la Función
Pública).Pública).

37. ORGANIZACIÓN DEORGANIZACIÓN DE
HISTORIAS LABORALESHISTORIAS LABORALES
• DOCUMENTOS MINIMOS:DOCUMENTOS MINIMOS:
•Soportes documentales de estudiosSoportes documentales de estudios
•Acta de PosesiónActa de Posesión
•Pasado JudicialPasado Judicial
•Certificado de Antecedentes DisciplinariosCertificado de Antecedentes Disciplinarios
•Declaración de Bienes y RentasDeclaración de Bienes y Rentas
•Certificado de Aptitud LaboralCertificado de Aptitud Laboral
•AfiliacionesAfiliaciones
•Evaluación del DesempeñoEvaluación del Desempeño
•Actos AdministrativosActos Administrativos

38. ORGANIZACIÓN DEORGANIZACIÓN DE
HISTORIAS LABORALESHISTORIAS LABORALES
• Establecimiento de Controles queEstablecimiento de Controles que
garanticen las la transparencia de lagaranticen las la transparencia de la
administración de las Historias Laboralesadministración de las Historias Laborales
y la responsabilidad de los funcionariosy la responsabilidad de los funcionarios
que desarrollan las actividades propiasque desarrollan las actividades propias
de la gestión del talento humano.de la gestión del talento humano.

39. ORGANIZACIÓN DEORGANIZACIÓN DE
HISTORIAS LABORALESHISTORIAS LABORALES
• Los documentos ordenados atendiendo aLos documentos ordenados atendiendo a
la secuencia de su producción.la secuencia de su producción.
•Los documentos de cada HL deberán estarLos documentos de cada HL deberán estar
colocados en unidades de conservacióncolocados en unidades de conservación
adecuadas (carpetas) individuales, deadecuadas (carpetas) individuales, de
manera que al revisar el expediente, elmanera que al revisar el expediente, el
primer documento sea el que refleje la fechaprimer documento sea el que refleje la fecha
más antigua. Teniendo en cuenta que unamás antigua. Teniendo en cuenta que una
carpeta no tendrá mas de 200 folios.carpeta no tendrá mas de 200 folios.

40. UNIDAD DEUNIDAD DE
DIGITACIÓNDIGITACIÓN
UNIDAD DE
ALISTAMIENTO
PREPARACIÓN FISICA DE LAPREPARACIÓN FISICA DE LA
DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
 Limpieza
 Ordenamiento
 Foliación
Almacenamien
to
 Identificación fondosIdentificación fondos
DocumentalesDocumentales
 Estructura Orgánico-funcionalEstructura Orgánico-funcional
 Agrupaciones DocumentalesAgrupaciones Documentales
FASES ORGANIZACIÓNFASES ORGANIZACIÓN
UNIDAD DEUNIDAD DE
CONTROLCONTROL
DOCUMENTALDOCUMENTAL
TERMINADO FINALTERMINADO FINAL

Identificación de Temas o AsuntosIdentificación de Temas o Asuntos
 Valoración DocumentalValoración Documental
 SelecciónSelección
 InventarioInventario
 Ingreso de
los datos
documentale
s a las Bases
de Datos.
ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN
FÍSICAFÍSICA
 Revisión de
los Procesos
desarrollados en
las fases
anteriores.

41. PROCESOS TÉCNICOSPROCESOS TÉCNICOS

42. ESPACIO FISICOESPACIO FISICO
PARA ARCHIVOSPARA ARCHIVOS
• DEPOSITOS PARADEPOSITOS PARA
ALMACENAMIENTOALMACENAMIENTO
• Independencia, funcional,Independencia, funcional,
orgánica o de responsabilidades.orgánica o de responsabilidades.
•FuncionalFuncional
•Eficiente,eficaz y económicoEficiente,eficaz y económico
•SeguroSeguro

43. ESPACIO FISICOESPACIO FISICO
PARA ARCHIVOSPARA ARCHIVOS
CONDICIONES AMBIENTALESCONDICIONES AMBIENTALES
• Lugar seco y clima medio. AlejadoLugar seco y clima medio. Alejado
de la humedad y del calor, HUMEDADde la humedad y del calor, HUMEDAD
RELATIVA DE 50 A 60%.RELATIVA DE 50 A 60%.
•Control de la luz solar. Evitar dañosControl de la luz solar. Evitar daños
por decoloración y envejecimiento.por decoloración y envejecimiento.
((LUZ ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS,LUZ ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS,
FLUORESCENTE FRÍAFLUORESCENTE FRÍA))
•Equidistante a la Secretaría.Equidistante a la Secretaría.

44. ESPACIO FISICOESPACIO FISICO
PARA ARCHIVOSPARA ARCHIVOS
• CONDICIONES ESTRUCTURALESCONDICIONES ESTRUCTURALES
•DENTRO DE LA SECRETARIADENTRO DE LA SECRETARIA
•ACCESORIOS ADICIONALES (rejillas)ACCESORIOS ADICIONALES (rejillas)
•CONDICIONES FUNCIONALESCONDICIONES FUNCIONALES

45. ESPACIO FISICOESPACIO FISICO
PARA ARCHIVOSPARA ARCHIVOS
• MOBILIARIO, MATERIALES YMOBILIARIO, MATERIALES Y
EQUIPO.EQUIPO.

46. SERVICIOSSERVICIOS
CAPACITACIÓN
CONSULTA
REPROGRAFIA

47. Consulta yConsulta y
préstamopréstamo
del Archivodel Archivo
de Gestiónde Gestión
Consulta yConsulta y
préstamo depréstamo de
DocumentosDocumentos
del Archivodel Archivo
SemiactivoSemiactivo
Almacenamient
o,
Custodia y
conservación
de la
documentación
Semi e Inactiva
Consulta
de las
Bases de datos
Custodia y
conservación
de los Acervos
Administrativos
en Archivo
Inactivo

48. • GENERALIDADES DEL SERVICIOGENERALIDADES DEL SERVICIO
•USUARIOSUSUARIOS
•SOLICITUDESSOLICITUDES
•CONTROLES DE PRESTAMOCONTROLES DE PRESTAMO
•OTROS MANEJOSOTROS MANEJOS
•MANEJO DE DEPOSITOS EN SITUACIONESMANEJO DE DEPOSITOS EN SITUACIONES
DE EMERGENCIA.DE EMERGENCIA.
SERVICIO DE PRESTAMOSERVICIO DE PRESTAMO