El documento discute las causas del fracaso de los proyectos, incluyendo falta de comunicación, cambios no gestionados, riesgos no gestionados, falta de metodología y visión integral. También describe los procesos clave de gestión de proyectos como inicio, planificación, ejecución, control y cierre. Finalmente, propone una solución basada en procesos de negocio que integra gestión de proyectos, ofertas y oportunidades para mejorar la visibilidad, control y éxito de los proyectos.

1. Octubre 2014 / 0
Todo lo que necesita
para gestionar sus
proyectos de una forma
integral y eficaz
Carmen Muñoz
c.munoz@ibermatica.com

2. ¿Por qué fracasan los proyectos?
Octubre 2014 / 1
Falta de comunicación entre los
interesados
Cambios significativos en las
especificaciones, sin un
procedimiento de gestión de los
cambios que permita medir el
impacto de los mismos.
Inadecuada gestión de los riesgos
Falta de una metodología
adecuada
Falta de una visión de integración
del proyecto
Falta de definición de los
objetivos del proyecto de una
forma suficientemente clara y
concisa, que sean a su vez
medibles y alcanzables.
Planificación inadecuada
Falta de seguimiento y control en
la gestión
Falta de identificación de todos
los interesados del proyecto y de
su grado de compromiso
Errores en los costes del
proyecto, falta de control.

3. ¿Por qué fracasan los proyectos?
Octubre 2014 / 2
Personas
Proceso
Metodología
Tecnología
/ Producto
Clasificamos los grandes
grupos de errores en :
•Procesos:
Gestión de riesgos insuficiente,
malas estimaciones, falta de
planificación, falta de visión
integral del proyecto.
•Personas:
Toma de decisiones
inadecuada, análisis de
resultados parcial, multitareas,
falta de participación de los
implicados.
•Producto / tecnología:
Requisitos inadecuados,
cambios no controlados,
expectativas poco realistas,
diseño y/o tecnología
inadecuado.
•Metodología:
Falta de metodología
adecuada. Falta de definición
de roles y responsabilidades
en la organización. Falta de
seguimiento y control. Falta de
control de calidad adecuado.

4. El ciclo de vida de un proyecto
Ejecución del trabajo
Octubre 2014 / 3
Organización y
Preparación
Cierre
proyecto
Inicio
Proyecto
El ciclo de vida de un proyecto se presenta como una necesidad a controlar desde su
inicio hasta su final.
Necesitamos controlar toda su trazabilidad
Claves del Éxito

5. Octubre 2014 / 4
Claves del Éxito
Proceso de
Iniciación
Proceso de
Cierre
Proceso de
Ejecución
Proceso de
Control
Proceso de
Planificación
Comienzo
Fin
Los grupos de proceso
Claves del Éxito

6. Relación entre los grupos de procesos
y las áreas de conocimiento
Los grupos de procesos operan a nivel global y a nivel individual para cada una de las
fases y actividades
Son estas áreas de conocimiento y el control de sus procesos desde un punto de vista
integral a lo largo del ciclo de vida del proyecto lo que nos pueda dar garantías para el control
del proyecto.
Octubre 2014 / 5
Procesos de
Inicialización
Procesos de
Planificación
Procesos de
Ejecución
Procesos de
Control
Procesos de
Cierre
Claves del Éxito

7. Áreas de Conocimiento
Procesos de Monitoreo y Control
Seguimiento y Control
del Proyecto
Control integral de los
cambios
Octubre 2014 / 6
Gestión del
Alcance
Gestión de los
Interesados
Gestión de las
Adquisiciones
Gestión del
Tiempo
Gestión de los
Riesgos
Gestión del Coste
Gestión de la
Calidad
Gestión de las
Comunicaciones
Gestión de la
Integración

8. Interacciones entre Procesos de la Dirección de
Proyectos
• Casos de negocio
• Acuerdos • Documentos de las adquisiciones
Procesos de
Planificación
Octubre 2014 / 7
Patrocinador del
Proyecto
Cliente
Vendedores
Empresa/
Organización
Procesos
de Inicio
Documentos del
proyecto
Procesos de
Ejecución
Procesos
de Cierre
•Acta de
Constitución de
Proyecto
•Registro de
Interesados
•Plan de Dirección
del Proyecto
•Calendarios
de recursos
•Decisión de hacer comprar
•Selección proveedores
•Activos de los
procesos de la
organización
•Requisitos
•Propuestas de
vendedores
•Producto,
servicio ó
resultado final
•Adjudicación de
contrato de
adquisición
•Entregables
•Solicitudes de cambio
•Información de desempeño del trabajo
•Vendedores seleccionados
• Guía del PMBOOK 5ª edición
•Entregables aceptados
•Documentos de las adquisiciones
Procesos de
Monitorización
y Control
•Solicitudes de cambio aprobadas
•Medidas de control de calidad
•Informes de desempeño

9. Octubre 2014 / 8
Analítica
Dimensional y
por Centros
Coste
¿Que nos ofrece el ERP tradicional?
Gestión de
Compras y
Subcontratación
Control de
diferentes
tipos de
Facturación
Gestión de
Cartera de
Efectos y
Tesorería
Imputaciones
de Consumos
de Horas y
Gastos
Control de
Usuarios y
Accesos
Integración
con Business
Inteligence
Integración
con Office
Visión
económico
técnica

10. ¿Qué le ofrecemos al ERP tradicional?
Subir un escalón mas
Octubre 2014 / 9
Gestión de los
Interesados
• Identificación de los
stakeholders.
•Comunicación
automática.
•Intervención en el
proceso en el momento
preciso.
•Control del tiempo de
intervención
Gestión de los
Riesgos
• Implementación de
metodología adecuada
•Registros obligatorios
• Supervisión del
seguimiento de las
acciones emprendidas
Control de los
Cambios de
Alcance
•Registro y seguimiento
del proceso establecido
Monitorización y Control
integral del Proceso
•Trazabilidad del proceso del inicio al
fin, no solo económico - técnico sino
global
•Monitorización en tiempo real de que
esta realizando cada individuo del
proceso con capacidad de actuación.
Soluciones BPM

11. ¿Que ofrecemos?
Subir un escalón mas
Octubre 2014 / 10
Bonita BPM - Microsoft Dynamics NAV
Ibermática supera la visión económica técnica de los proyectos hasta ahora aportada por la plataforma Microsoft
Dynamics NAV integrando una suite de BMP lo que aporta una visión global e integral .
.
Metodología

12. Octubre 2014 / 11
Todo lo que necesita
para gestionar sus
proyectos de una forma
integral y eficaz
Caso práctico
Iñigo Vega
i.vega.lacunza@ibermatica.com

13. Necesidades a la hora de gestionar proyectos:
 Gestionar riesgos
 Gestionar diversos intereses de todos los stakeholders
 Gestionar la calidad y el alcance del proyecto
 Gestionar hitos, adquisiciones, plazos, recursos, presupuestos, esfuerzos, etc.
 Gestionar las comunicaciones entre los participantes, avisos, alertas, etc.
 Gestionar los cambios
 Gestionar las tareas a realizar (secuenciales, paralelas), tareas retrasadas, etc.
 Proporcionar visibilidad a todos los interesados, feedback, etc.
 Etc.
Octubre 2014 / 12
Sistemas Equipos
Para qué ¿De qué tipo? Problemas
Información /
comunicación
Teléfono, mail, fax, etc.
• Problemas en la Integridad de la información
• Buzones llenos, copias informativas a todo el mundo, no se
distingue lo operativo de lo informativo / lo urgente de lo normal,
se producen olvidos, etc.
• Sistemas reactivos, no permiten explotar adecuadamente la
información, etc.
• No gestión de muchas áreas críticas para el proyecto,
gestionamos con un “parche” en un ojo…
• Sobreesfuerzo
• Desgaste en labores de seguimiento, de buscar información
para justificarnos, en vez de tener esa información para
anticiparse a problemas: Riesgos, alcance, interlocutores,
adquisiciones, plazos, etc.
• Limitaciones en el intercambio de información, se ralentiza la
operatoria y se dificulta la toma de decisiones
Operación
Teléfono, mail, etc.
ERPs, aplicaciones a medida (Access, excel, etc.)
Portales
Almacenamiento
documentación
Correo electrónico
Carpetas personales, carpetas en red, gestor
documental
Monitorización ¡NO EXISTE!
Control/gestión Informes, consultas, ¡BI, CMI reactivos!, etc.
Mejora continua ¡DIFICIL!...
ERP CRM BI …
Sistemas
Situación actual…

14. Octubre 2014 / 13
Evolución…
Proyecto Oferta Oportunidad
Inicio, acta de
constitución,
asignar PM
Lanzamiento Planificación Validación de
la Planificación
Ejecución
seguimiento y control
Actualizar
documentos
Aprobar
cambios
Gestionar
cambios
Cierre Validación
Cierre
Facturación
Confeccionar presupuesto /
anteproyecto
Confeccionar
oferta
Validar /
aprobar oferta
Presentar /
defender
Registrar
resultado
Registrar
solicitud
Revisar / completar /
trabajar la oportunidad /
validar
Analizar y
registrar
resultado
Gestión del
proyecto
Oficina de
proyectos
Gestión de la cartera de
proyectos de la
organización
+

15. Octubre 2014 / 14
Proyecto Oferta Oportunidad
Inicio, acta de
constitución,
asignar PM
Lanzamiento Planificación Validación de
la Planificación
Ejecución
seguimiento y control
Actualizar
documentos
Aprobar
cambios
Gestionar
cambios
Cierre Validación
Cierre
Facturación
Confeccionar presupuesto /
anteproyecto
Confeccionar
oferta
Validar /
aprobar oferta
Presentar /
defender
Registrar
resultado
Gestión del
proyecto
Oficina de
proyectos
Gestión de la cartera de
proyectos de la
organización
Registrar
solicitud
Revisar / completar /
trabajar la oportunidad /
validar
Analizar y
registrar
resultado

16. Gestión
Octubre 2014 / 15

17. Cartera de proyectos Control de KPI-s Análisis de Incidencias Mejora continua

18. Cartera de proyectos Control de KPI-s Análisis de Incidencias Mejora continua

19. Cartera de proyectos Control de KPI-s Análisis de Incidencias Mejora continua
⇒ Acta de constitución
⇒ Presupuesto
⇒ Planificación de recursos
⇒ Calendario
⇒ Doc. General y estructura del proyecto
⇒ Trazabilidad de consumos
⇒ Trazabilidad de facturas emitidas
⇒ Análisis situación del proyecto
⇒ Análisis económico del proyecto

20. acta de constitución

21. presupuesto

22. planificación de recursos

23. calendario

24. doc. general y estructura del proyecto
área observaciones grupo observaciones atributo valor observaciones

25. trazabilidad de consumos

26. trazabilidad de facturas emitidas

27. análisis situación del proyecto
Prioridad
Retraso real / solic.
Estado
Situación
PM
Cliente Descripción proyecto
Contacto cliente
Iniciado
Finalizado
Incidencias
Plazo solicitado
Plazo estimado
Tipo proyecto Criticidad
London Candoxy
Storage Campus
preparar oferta para el pliego zd-
Ofertas - pliegos Máxima 2-9
1254-2014
Ana García
Meltxor Jantzi
01-08-2014
-
Alta

28. análisis económico del proyecto
Análisis de valor ganado Situación del proyecto

29. Cartera de proyectos Control de KPI-s Análisis de Incidencias Mejora continua
BPA

30. Cartera de proyectos Control de KPI-s Análisis de Incidencias Mejora continua

31. Cartera de proyectos Control de KPI-s Análisis de Incidencias Mejora continua

32. Pilares de nuestro modelo:
 Visión global, Visión integral
 Monitorización, Control, Gestión eficiente
Octubre 2014 / 31
Conclusiones
 Estandarización, agilidad y flexibilidad
 Eficiencia Operativa
 Proceso colaborativo, participación de todos
los interlocutores
 Calidad, Trazabilidad, Mejora continua