Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos - Introducción al WBS Chart Pro

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Sesión 01:
Introducción al WBS Chart Pro
HERRAMIENTAS AVANZADAS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Objetivo de la sesión
Conocer las generalidades del WBS Chart Pro.
Conocer las funcionalidades y comandos principales del WBS Chart Pro.

Contenido de la Sesión 01
1.Generalidades del WBS Chart Pro 1.1 ¿Qué es el WBS Chart Pro? 1.2 ¿Qué es el Diagrama WBS? 1.3 ¿Cómo ingresar al WBS Chart Pro? 1.4 Visualizando el WBS Chart Pro
2.Barra de Herramientas del WBS Chart Pro 2.1 Barra de Herramientas Menú 2.2 Barra de Herramientas Standard (Estándar) 2.3 Barra de Herramientas Microsoft Project 2.4 Barra de Herramientas Arrange (Organizar)

2.5 Barra de Herramientas Edit (Editar) 2.6 Barra de Herramientas Outline (Presentación) 2.7 Barra de Herramientas Views (Vistas) 3. Usando el WBS Chart Pro 3.1 Crear un nuevo Diagrama WBS 3.2 Agregar nuevas Tareas. 3.3 Ingresar información 3.4 Transfiriendo un Diagrama WBS a PERT Chart Expert

3.5 Transfiriendo un Diagrama WBS a MS Project 3.6 Creando Diagramas WBS desde archivos MS Project 3.7 Copiar, Mover y Reposicionar Tareas 3.8 Explorando Vistas 3.9 Mostrar campos en la caja de Tareas

1. GENERALIDADES DEL WBS CHART PRO

WBS Chart Pro crea y muestra los proyectos mediante un diagrama WBS usando el enfoque Top-Down. Muestra información como: Duración, Fecha de Inicio, Fecha de Fin, Costo, Trabajo, Recursos, etc.
1.1 ¿Qué es el WBS Chart Pro?

Un Diagrama Work Breakdown Structure (WBS) es la organización de un proyecto en diferentes niveles de detalle utilizando un esquema jerárquico para representar los entregables del proyecto.
1.2 ¿Qué es un Diagrama WBS?

1.3 ¿Cómo ingresar al WBS Chart Pro?
Dar click aquí

1.4 Visualizando el WBS Chart Pro
Barras de Herramientas
Área de Trabajo

2. BARRA DE HERRAMIENTAS DEL WBS CHART PRO

2.1 Barra de Herramienta: Menús
Barra de Menús

2.1 Barra de Herramientas: Menús
Crea un nuevo Diagrama WBS
Abre un archivo WBS
Cierra el archivo del Diagrama actual
Guardar el archivo con un nombre diferente
Guarda el Diagrama actual en un archivo de imagen
Guarda el Diagrama en una página web
Guarda el Diagrama WBS actual
Muestra opciones de impresión antes de imprimir el Diagrama WBS
Vista previa antes de la impresión
Desvincula información con otro programa(MS Project, Pert Chart)
Permite ingresar información general del proyecto
OPCIÓN “FILE” (ARCHIVO)
Organiza el Diagrama WBS para una página de impresión
Configura y diseña la página a imprimir

2.1 Barra de Herramientas : Menús
OPCIÓN “EDIT” (EDITAR)
Opciones para deshacer los cambios
Opciones de edición
Opciones de insertar Tareas
Sirve para eliminar Tareas
Encuentra una Tarea de acuerdo al ID ingresado
Muestra la caja de Información de una Tarea
Permite la selección de las Tareas

OPCIÓN “VIEW” (VISTA)
Sirve para modificar el área de trabajo del WBS Chart Pro
Sirve para mostrar, ocultar las Tareas del Diagrama
Permite crear, copiar, renombrar, eliminar, importar, exportar una Vista
Muestra las barras de herramientas del WBS Chart Pro
Indica el progreso de las Tareas o Tareas Resumen.
Amplia o reduce el Diagrama WBS

2.1 Barra de Herramientas : Menús
OPCIÓN “FORMAT” (FORMATO)
Permite dar formato a los campos de las Tareas
Permite seleccionar el estilo del borde de la Tarea
Permite configurar el Diagrama
Permite definir el estilo, forma y color de las líneas conectoras
Configura la caja de Tarea
Permite alinear el Diagrama

2.1 Barra de Menús del WBS Chart Pro
OPCIÓN “TOOLS” (HERRAMIENTAS)
Permite configurar el Diagrama
Permite definir el calendario del proyecto (horas, días, etc.)
Permite agregar, eliminar recursos del proyecto
Permite resumir los datos a cada nivel del gráfico
Permite cambiar el nombre del campo
Permite definir títulos personalizados para la ruta crítica, las banderas
Transfiere los datos a PERT Chart EXPERT
Opciones para usar con Microsoft Project
Permite especificar la ubicación predeterminada para guardar los documentos, y la vista por defecto del diagrama

Muestra los archivos WBS uno tras otro
Permite visualizar en la misma pantalla todos los archivos WBS abiertos
Organiza los íconos de los archivos WBS abiertos
OPCIÓN “WINDOWS” (VENTANAS)

2.2 Barra de Herramientas : Standard (Estándar)
Opciones generales
Muestra Información de la Tarea
Contiene los siguientes botones:
Cambia el modo de arrastre
Gradúa el tamaño del Diagrama
Inserta Tareas en diferentes direcciones

2.3 Barra de Herramientas : MS Project (Microsoft Project)
Transfiere el Diagrama a Microsoft Project
Transfiere el Diagrama a PERT Chart Expert

2.4 Barra de Herramientas : Arrange (Organizar)
Organiza diferentes Vistas del Diagrama
Tipos de Alineación de Tareas
Alinea Tareas

2.5 Barra de Herramientas : Edit (Editar)
Edita el nombre de la Tarea seleccionada

2.6 Barra de Herramientas : Outline (Presentación)
Muestra y oculta Tareas

2.7 Barra de Herramientas : Views (Vistas)
Muestra tipos de Vistas
Avanza o retrocede el tipo de Vista
Ubica la Vista

3. USANDO EL WBS CHART PRO

3.1 Crear un nuevo Diagrama WBS
Se crea el primer nivel del Diagrama
Nota : Al iniciar el WBS no se muestran habilitados algunos botones en la barra Standard .

3.2 Agregar nuevas Tareas
Después de crear el primer nivel del Diagrama se habilitarán los demás botones de la Barra Standard que permite crear Tareas

3.3 Ingresar Información
Para ingresar información en la Tarea seleccionamos la Tarea, y damos clic en el botón Task Information.

Ingresar el nombre de la Tarea
Duración de la Tarea
Ingresar Horas de trabajo
Fecha de Inicio de la tarea
Fecha de Fin de la tarea
Tipo de Restricción
Ingresa el Costo de la Tarea
% Completado
Lista de recursos disponibles
Numeración correlativa de las cajas de tareas
Fecha de restricción

Para crear nuevos recursos en el proyecto seguir la ruta:
Tools >> Resources

Se ingresa el nombre del Recurso. Si desea agregar más recursos hacer click en Insert.

Cuando se ingresa los nombres de los recursos, automáticamente mostrara las iniciales de los nombres en la siguiente columna. Finalmente hacer click en OK.

Ingresar el número de la tarea predecesora
Ingresar el número de la tarea sucesora
Permite ingresar la fecha de inicio
Permite introducir datos y no se muestran en la pestaña general
Permite ingresar la fecha de término
Permite ingresar campos
Permite eliminar campos
Permite agregar campos

Permite definir los cuadros de tareas con colores

Permite dar una descripción para el vinculo de la tarea.
Permite ingresar la dirección completa del vinculo de Internet
Permite vincular un documento al cuadro de tarea seleccionado
Permite seleccionar la ruta del archivo a vincular
Permite vincular una sección de un documento

3.4 Transfiriendo un Diagrama WBS a Pert Chart Expert
Ir a la barra de herramientas del WBS Chart Pro y seleccionamos el botón Go to PERT Chart EXPERT.

-Seleccione la ubicación para guardar el archivo.
-Ingrese el nombre del archivo.
-Click en Guardar.

Al exportar de WBS Chart Expert a PERT Chart EXPERT se presenta la siguiente vista :

3.5 Transfiriendo un Diagrama WBS a MS Project
Con el comando GO TO PROJECT se pasa la información al MS Project

Nos mostrará una ventana en el cual haremos click en Aceptar la transferencia del Diagrama WBS a Microsoft Project

-Ingresar el nombre del archivo.
-Dar clic en Guardar. -En el campo Tipo dejar por defecto Microsoft Project 2007.

3.6 Creando Diagramas WBS desde archivos MS Project
Si tengo un archivo en Microsoft Project se puede crear un Diagrama WBS con el comando
GO TO WBS Chart Pro

3.6 Creando Diagramas WBS desde archivos MS Project
Se obtiene el siguiente resultado

3.7 Copiar, Mover y Reposicionar Tareas
-Seleccionar la Tarea.
-Click derecho y elegir la opción Cut (Cortar).
-Selecciona la ubicación de la Tarea y click derecho y elegir la opción Copy (Copiar).
-Luego Mostrar el Resultado.
Copiar Tarea:

Para mover una Tarea de una Fase a otra debemos hacer lo siguiente:
- Seleccionar la Tarea 3.2 Tarea 2 y arrastrarla a la Tarea 4.2 Tarea 2 .

Como vemos en el Diagrama WBS, la Tarea 3.2 Tarea 2 fue movida a la Fase 4.

Reposicionamiento implica mover una Tarea o un conjunto de Tareas sin cambiar la estructura del Diagrama WBS. Para reposicionar la Tarea o conjunto de Tareas se selecciona la Tarea y sólo se arrastra con el mouse hacia la nueva ubicación.

3.8 Explorando Vistas
Para ver las distintas Vistas que tiene el WBS Chart Pro hacemos clic en la flecha de la barra de herramientas de Vistas.

VISTA: CRITICAL PATH VIEW
Esta vista muestra la Ruta Crítica del proyecto que está sombreada en color rojo.
Estas Tareas pertenecen a la Ruta Crítica

VISTA: CRITICAL PATH VIEW 2
Esta Vista muestra:
-Ruta Crítica del Proyecto en rojo.
-Nombre de la Tarea
-Duración.
-Fecha de Inicio y Fecha de Fin.
-% Completado.
-Numeración Correlativa.

VISTA: FLAGS VIEW
Esta Vista nos muestra: -Nombre de cada Tarea -Numeración -Duración -La fecha de Inicio y Fin de cada Tarea.

VISTA: HOURS AND COST VIEW
Esta vista nos muestra:
-Nombre de cada Tarea
-Ruta Crítica
-El tiempo en horas
-El costo de cada Tarea
Esta Fase no pertenece a la Ruta Crítica

VISTA: PLANNING VIEW
Esta Vista nos muestra:
-Nombres de cada Tarea

VISTA: PLANNING VIEW 2
Esta Vista nos muestra:
-Nombre de la tarea -Numeración correlativa de cada Tarea -Duración -Fecha de Inicio y Fin de cada Tareaa

VISTA: PROGRESS VIEW
Esta Vista Muestra: -Nombre de cada Tarea -Numeración correlativa de cada Tabla (Id) -% completado -Sombreado: Verde: Pendiente Azul: Terminado Amarillo: en Progreso

3.9 Mostrar campos en la Caja de Tareas
Para mostrar campos en el Diagrama WBS debe seguir los siguientes pasos:
1.Seleccione un caja de Tarea.

2. Ir al menú Format y elegir la opción Task Boxes.

3. Para agregar campos en la caja de Tarea debemos seleccionar Rows o Columns.

Al agregar campos a la Tarea se tendrá que seleccionar cuál es el tipo de campo, en la opción Field.
Para nuestro caso elegimos los siguientes campos:
Name (Nombre de la tarea).
Start (fecha de inicio de la tarea).
Finish (fecha de fin de la tarea)

Y el diagrama se verá así:

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