Curso Taller de MS Project 2010 - Planificación del Proyecto (II)

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Sesión 02:
Planificación del Proyecto (II)
Definición de los recursos y costos del proyecto
CURSO TALLER DE
MS PROJECT 2010

Objetivo de la sesión
 Continuar con la planificación del proyecto
en el entorno de MS Project 2010.

Contenido de la Sesión 02
2. Planificación del Proyecto.
2.1 Definir recursos y costos.
2.2 Asignar propiedades a las tareas.
2.3 Secuenciar tareas.

Pasos para crear el proyecto…
1. CREACIÓN DEL
PROYECTO
2. REVISIÓN Y
AJUSTE DEL
PROYECTO
3. CONFIGURACIÓN
DE LÍNEA BASE
1. Crear el proyecto.
2. Ingresar entregables.
3. Ingresar tareas.
4. Ingresar tareas repetitivas.
5. Ingresar hitos.
6. Crear calendarios.
7. Definir recursos y costos.
8. Asignar propiedades a las tareas.
9. Secuenciar tareas.
Sesión Actual

2.1 DEFINIR
RECURSOS Y COSTOS

RECURSOS
Los recursos desempeñan el trabajo de un proyecto, es por
ello, que con las tareas definidas y planificadas, es
necesario especificar recursos reales en el Plan del
Proyecto.
Los recursos son personas, materiales consumibles y costo
de los elementos que permiten realizar las tareas del
proyecto.

A) Tipos de Recursos

Tipos de Recursos…
MS Project 2010 distingue 3 tipos de recursos:
• Recursos Tipo Trabajo.
• Recursos Tipo Material.
• Recursos Tipo Costo.

Recurso Tipo Trabajo
Los recursos tipo trabajo se refieren al personal o
equipo de trabajo que utilizan el TIEMPO (horas o
días) como medida de su esfuerzo y están limitados
por su disponibilidad asociada con el calendario del
proyecto.
Algunos ejemplos de este recurso pueden ser: jefe
de proyecto, arquitecto, programador, etc.

Recurso Tipo Material
Los recursos tipo material son suministros, existencias
u otros artículos consumibles, que utilizan la CANTIDAD
como medida del esfuerzo de una tarea.
Algunos ejemplos de estos recursos pueden ser: acero,
tejas, ladrillos, etc.

Los recursos tipo costo son elementos que contribuyen
a completar una tarea, pero no afectan la duración o
trabajo de la misma. Asimismo, no se tiene en cuenta
los períodos laborales para cumplir sus tareas y
tampoco están asociados a capacidades máximas,
calendarios base o fechas de disponibilidad.
Algunos ejemplos de este recurso pueden ser: tarifa
aérea, alquiler de vehículo, compra de software, etc.
Recurso Tipo Costo

Cómo agregar recursos en MS Project 2010
Primera forma de
agregar recursos
es por la Cinta de
opciones.
Otra forma de
agregar recursos
es por la Barra de
accesos directos.

Cómo agregar recursos en MS Project 2010
Para agregar un recurso tipo trabajo, tipo material o tipo costo debe
estar en la Hoja de recursos y siga estos pasos:
1. En la columna “Nombre del recurso”, escriba el nombre del recurso.
2. En la columna “Tipo” elija la opción que desee.
En la Hoja de recursos, en la columna “Tipo”, se
elige el tipo de recurso que se considere
conveniente.

B) Costo de los Recursos

Costo de los Recursos Tipo Trabajo
Para especificar valores de costos para el recurso tipo trabajo se utilizan
las columnas Tasa estándar y Tasa horas extra.
Otra columna disponible es Costo/uso, que puede ser utilizada en vez
de o como complemento de la Tasa estándar.

Costos de Recursos Tipo Material
Para especificar valores de costo para el recurso tipo material se utiliza la
columna Tasa estándar.
Otra columna disponible es Costo/uso, en el cual se ingresan valores
como la cuota inicial o cuota de alquiler de equipos. Este tipo de costo
se acumula cada vez que se utiliza un recurso tipo material.

Costo de los Recursos Tipo Costo
Los recursos tipo costo son
asignados a diferentes
tareas en las que los costos
son distintos de una
asignación a otra.
La información del costo
para el recurso tipo costo se
introduce en el cuadro de
diálogo Información de la
asignación dentro de la
vista Uso de tareas o Uso
de recursos.

Acumulación de Costos
 Comienzo:
El costo del recurso siempre se carga al inicio de la tarea. Este tipo
acumulado de costo no es común, se utiliza cuando la participación del
recurso no afecta al término de la tarea.
 Prorrateo:
El costo del recurso es distribuido según su carga de trabajo.
Por ejemplo: Si el recurso trabaja 10 horas, el costo se distribuye
uniformemente en cada hora trabajada.
 Fin:
El costo del recurso siempre se carga al término de la tarea. Este tipo
acumulado de costo se utiliza cuando al recurso se le paga solamente
al finalizar la tarea.

Múltiples Tasas de Costo para un Recurso
Para especificar diversas
tasas de costo en diferentes
períodos de tiempo a un
recurso (tipo trabajo o
material) se usará la “Tabla
de tasas de costo”.
Esta tabla se encuentra en el
cuadro de diálogo
Información del Recurso.

2.2 ASIGNAR
PROPIEDADES A LAS
TAREAS

 Propiedades de las tareas.
 Duraciones de cada tarea.
 Recursos para cada tarea.
 Indicador de tarea condicionada por el esfuerzo.
 Fecha límite (de ser el caso).
 Tipo de restricción.
 Tipo de tarea.
Información para asignar propiedades a las tareas

A) Ingresar duraciones a
las tareas

Agregar Duración a las Tareas
Una vez que se ha completado la lista de tareas, se debe realizar la estimación
de la duración (horas o días).
Existen varias formas de agregar duraciones a las tareas:
 Utilizando la Vista Diagrama de Gantt.
Duración
estimada
Duración
confirmada

 Utilizando el Cuadro de Diálogo Información de la tarea.

 Utilizando el Formulario de tareas.

B) Asignar recursos a las
tareas

Asignar Recursos a las Tareas
En la planificación de un proyecto, es necesario asignar recursos a las
tareas, con el fin de indicar la disponibilidad del recurso para realizar esa
tarea.
Existen varias formas de asignar recursos a las tareas:
 Utilizando la Vista Diagrama de Gantt.

 Utilizando el Cuadro de Diálogo Asignar recursos.

 Utilizando el Cuadro de Diálogo Información de la tarea.

Cuadro de diálogo Información de la tarea
En el cuadro de diálogo Información de la tarea se encuentran las
siguientes pestañas:
 General.
 Predecesoras.
 Recursos.
 Avanzado.
 Notas
 Campos personalizados.

Fecha Límite
Registra la Fecha
Límite como
señal de control,
pero no influye
en la
programación.
El campo Fecha límite muestra una fecha objetivo que indica cuándo se desea
completar una tarea. Si se supera fecha límite y la tarea no se ha completado,
MS Project muestra un indicador.

Restricciones Flexibles permiten a las tareas ser programadas
o reprogramadas sin más limitaciones que sus relaciones
de predecesoras y sucesoras.
No se imponen fechas de inicio o fin.
Se debe usar este tipo de restricciones lo más que sea posible.
Tipo de Restricción
TIPO DE RESTRICCIÓN
Lo antes posible
Lo más tarde posible
FECHA DE
RESTRICCIÓN
CATEGORÍA
Flexible
-----
-----

No finalizar antes del
No finalizar después del
No comenzar antes del
No comenzar después del
FECHA DE
RESTRICCIÓN
Fecha Límite
Fecha Límite
Fecha Límite
Fecha Límite
CATEGORÍA
Semi-Flexible
Restricciones Semi-Flexibles limitan la reprogramación
de las tareas dentro de un límite establecido.

Debe comenzar el
Debe finalizar el
FECHA DE
RESTRICCIÓN
Fecha de comienzo
Fecha de fin
CATEGORÍA
Inflexible
Restricciones Inflexibles evitan totalmente la reprogramación
de las tareas.
Sólo se deben usar cuando sea absolutamente necesario.

Pestaña Avanzado: Tipo de Restricción

Tipo de Tarea
El tipo de tarea define en qué manera MS Project utilizará la fórmula de
programación: Trabajo = Duración x Unidades.
Existen 3 tipos de tarea:
- Duración Fija
- Unidades Fijas
- Trabajo Fijo

Cuadro del Cálculo de Programación
Está basado en la fórmula fundamental de programación de MS Project:
Trabajo = Duración x Unidades.
Unidades
Trabajo
Duración
Duración
Trabajo
Unidades
Duración
Duración
Duración
Trabajo
Trabajo
Unidades
Duración Fija
Unidades Fijas
Trabajo Fijo
Tipo de
Tarea
Si cambiamos...
MS Project
recalcula...

Duración Fija
Trabajo = Duración x Unidades
Estado inicial:
Trabajo = 24 horas-hombre
Duración = 8 horas o un día de duración
Unidades = 3 hombres al 100% en un horario de 8 horas/día
Si modifico Unidades=> cambia de 3 hombres asignados a 1 sólo
MS Project recalcula Trabajo => Trabajo = 8 horas x 1 hombre
Si modifico Trabajo => cambia de 24 horas-hombre a 16 h-h
MS Project recalcula Unidades => 16 h-h = 8 horas x Unidades
Unidades = 2 hombres
Opción: Tipo de Tarea

Unidades Fijas
Estado inicial:
Si modifico Duración => cambia de 8 horas a 4 horas
MS Project recalcula Trabajo => Trabajo = 4 horas x 3 hombres
Si modifico Trabajo => cambia de 24 horas-hombre a 18 h-h
MS Project recalcula Duración => 18 h-h = Duración x 3 hombres
Duración = 6 horas

Trabajo Fijo
Estado inicial:
Si modifico Duración => cambia de 8 horas a 4 horas
MS Project recalcula Unidades => 24 h-h = 4 horas x Unidades
Unidades = 6 hombres
Modifico Unidades => cambia de 3 hombres a 4 hombres
MS Project recalcula Duración => 24 h-h = Duración x 4 hombres
Duración = 6 horas

Condicionada por el Esfuerzo
Cuando una tarea está condicionada por el esfuerzo, MS Project mantiene el
trabajo total de la tarea en su valor actual, independientemente del número
de recursos que se asignen a ella. Cuando se asignan nuevos recursos, el
trabajo restante se distribuye entre ellos.
Por Ejemplo:
La tarea Crear dibujos arquitectónicos dura 4 días con un recurso asignado y
esta tarea no está condicionada por el esfuerzo.
A dicha tarea, se le asignan tres recursos más, entonces MS Project
programará que la tarea se complete en 1 día.

Toma los valores: Si (√) o No
Condicionada por el Esfuerzo = Si :
Cuando se añaden recursos adicionales a la tarea: La duración de la tarea
decrece, es decir, el esfuerzo o trabajo permanece constante.
Trabajo = Cte., Recursos = , Duración =
Condicionada por el Esfuerzo = No :
Cuando se añaden recursos adicionales a la tarea: La duración de la tarea
permanece constante y el esfuerzo o trabajo se incrementa.
Trabajo = , Recursos = , Duración = Cte.
IMPORTANTE : Esta opción sólo se activa cuando se incrementan recursos
y no cuando se reducen.

Ejemplo: Condicionada por el Esfuerzo
Situación inicial
Antes de incrementar o
reducir recursos

Tarea 1: Condicionada por el
Esfuerzo y cuando se incrementan los
recursos de R1 a R1+R2:
Reduce duración
Tarea 2: No Condicionada por el
Esfuerzo y cuando se incrementan
los recursos de R1 a R1+R2:
No reduce duración
Tarea 1
Tarea 2
Al incrementar recursos

Tarea 3: Condicionada por el
Esfuerzo y cuando se reducen los
recursos de R2 a 50%R2:
Aumenta duración
Tarea 4: No Condicionada por el
Esfuerzo y cuando se reducen
los recursos de R2 a 50%R2:
Aumenta duración
Al Reducir recursos
Tarea 3
Tarea 4

Situación final
El campo Condicionada por el Esfuerzo no funciona
cuando se reducen recursos, sólo funciona cuando se
incrementan recursos.

2.3 SECUENCIAR
TAREAS

Secuenciamiento de actividades
Secuenciar tareas es el orden en que cada tarea debe ser ejecutada y qué
dependencia hay entre una tarea y el resto.
Existen varias formas para secuenciar actividades, entre ellas tenemos:
 Utilizando el ícono Vincular tareas.
Use el ícono “Vincular Tareas” para crear
relaciones Fin a Comienzo (FC).
Use el ícono “Desvincular Tareas” para
quitar las relaciones.

Secuenciamiento de actividades
 Utilizando el Formulario de Detalles de la Tarea.

Tipos de Vínculo
Los tipos de vínculo de las tareas predecesoras son:
- Vínculo FC o Fin a Comienzo
Tarea A
Tarea B
- Vínculo FF o Fin a Fin
Tarea A
Tarea B

Tipos de Vínculo
- Vínculo CC o Comienzo a Comienzo
Tarea A
Tarea B
- Vínculo CF o Comienzo a Fin
Tarea A
Tarea B

Caso Práctico Nº 02

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