Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos - WBS Chart Pro en la Gestión de Proyectos

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Sesión 02:
WBS CHART PRO EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS
HERRAMIENTAS AVANZADAS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Objetivo de la sesión
Explicar el intercambio de información del WBS Chart Pro con MS Project.
Elaborar Vista de la Línea Base del Proyecto.
Elaborar Vista del Performance de Trabajo y Tiempo.

Contenido de la Sesión 02
1.Planificación : Enlace de Entregables con Actividades 1.1 Elaborar un WBS en Chart Pro 1.1.1 Crear un WBS 1.1.2 Exportar WBS al Microsoft Project 1.2 Adicionar Actividades al Microsoft Project 1.2.1 Ingresar Información (tareas) 1.3 Ver WBS 1.3.1 Modificar vista del WBS, sólo a Tareas Resumen
2.Planificación : Línea Base del Alcance 2.1 Vincular el archivo Scope Statement al WBS

2.2 Vincular el archivo Diccionario WBS al WBS
3. Planificación : Línea Base del Tiempo
3.1 Construir Vista Línea Base del Tiempo
4. Planificación : Línea Base del Costo
4.1 Construir Vista Línea Base del Costo
5. Ejecución : Informe de Performance del Trabajo
5.1 Construir Vista del Informe de Performance del Trabajo
6. Control : Informe de Performance del Tiempo
6.1 Construir Vista del Informe de Performance del Tiempo

7. Cierre : Informe de Métricas del Proyecto 7.1 Construir Vista de Informe de Métricas del Proyecto

1.Planificación : ENLACE DE ENTREGABLES CON ACTIVIDADES

1.1 Elaborar un WBS en Chart Pro
1.1.1 Crear un WBS
- Hacer click en el botón “Insert Task Below” para agregar cuadros de tareas.

Inserta una tarea a la izquierda de la tarea seleccionada
Inserta una tarea a la derecha de la tarea seleccionada
Inserta una tarea debajo de la tarea seleccionada
Inserta una tarea arriba de la tarea seleccionada

1.1.1 Crear un WBS
Utilizando los botones anteriormente explicados, se mostrará el WBS ya creado.

1.1.2 Exportar WBS al Project
Para exportar el WBS es necesario hacer click en el botón Go to Project

Aparecerá la siguiente ventana donde haremos click en Aceptar para la exportación de los datos.

Seguidamente aparecerá la ventana para seleccionar la ubicación donde se va a guardar el archivo.
-Ingresar el nombre del archivo.
-Dar clic en Guardar. -En el campo Tipo dejar por defecto Microsoft Project 2007.

Se abrirá el Project mostrando todos los entregables y paquetes de trabajo como se muestra a continuación:

1.2 Adicionar Actividades en Project
1.2.1 Ingresar Información (tareas)
Para agregar actividades en el paquete de trabajo 2.1, seleccione el entregable posterior y haga click en el botón Insert de su teclado ó seleccione en el menu Insertar, la opción Nueva Tarea.

Y aparecerá una fila en blanco donde se podrá ingresar información en cada campo.
Puede ingresar la duración de la tarea, predecesoras y recursos asignados, entre otros.

Para agregar más actividades se seguirá el mismo procedimiento explicado anteriormente para llegar al resultado que se muestra en la imagen.

1.3 Ver WBS
1.3.1 Modificar vista del WBS, sólo a Tareas Resumen
El archivo del WBS Chart Pro se encuentra vinculado con el Microsoft Project, por lo tanto, las modificaciones que se haga en el Project se verá reflejado en el archivo del WBS y viceversa.

1.3 Ver WBS
Las actividades creadas en el Project, se verá reflejado también en el WBS.

1.3 Ver WBS
No es recomendable que en el Diagrama WBS se muestre las actividades, por lo tanto, el Chart Pro contiene una opción donde sólo se muestran las Tareas Resumen, como se explicará en las siguientes diapositivas.

1.3 Ver WBS
Seleccione View y haga click en la opción Show only Summary Tasks, donde sólo nos mostrará las Tareas Resumen

1.3 Ver WBS
En la siguiente imagen se muestra sólo las Tareas Resumen y las actividades están ocultas.

1.3 Ver WBS
La barra de Herramienta Outline nos permitirá ocultar o mostrar todas las actividades o sólo actividades específicas en el WBS.

1.3 Ver WBS
Muestra actividades del cuadro de tarea seleccionado
Muestra actividades del cuadro de tarea seleccionada
Oculta actividades sólo de la Tarea Resumen seleccionada
Muestra sólo las actividades de la Tarea Resumen seleccionada
Oculta todas las actividades

1.3 Ver WBS
Para volver a mostrar las actividades ocultas haremos click en el botón Show all Subtasks

1.3 Ver WBS
Y se mostrará en el WBS todas las actividades que estuvieron ocultas.

2. Planificación :
LINEA BASE DEL ALCANCE

2.1 Como vincular el archivo Diccionario WBS al paquete de trabajo del WBS Chart Pro
Crear un Diccionario WBS de su proyecto como se muestra en la imagen

Seleccionar un entregable y hacer doble click y nos aparecerá una ventana:

Aparecerá la siguiente ventana donde haremos click en el botón Browse

Aparecerá la siguiente ventana donde ubicaremos la ruta del archivo que queremos vincular, le damos Abrir y en la opción Tipo seleccionamos Microsoft Word Documents ya que nuestro archivo Diccionario WBS esta en WORD.

Y automáticamente se muestra el nombre y la extensión del archivo que se ha vinculado.
Hacemos click en Aceptar.

En el Diagrama WBS se mostrará un cuadrado pequeño al costado del cuadro de la tarea vinculada, como se muestra en la imagen.
Si hacemos click en el cuadrado nos mostrará el archivo vinculado.

3. Planificación :
LINEA BASE DEL TIEMPO

Para construir una Vista de Línea Base del Tiempo haremos click en el botón View(Vistas)

Aparecerá la siguiente ventana donde crearemos una vista haciendo click en el botón New.

Para cambiar el nombre a la Vista creada hacemos click en el botón Rename e ingresamos el nombre

Para terminar le damos click en el botón OK

Y se mostrará el siguiente Diagrama donde seleccionamos un cuadro de tarea

Seleccionamos Format y hacemos click en la opción Summary Boxes

Aparecerá la siguiente ventana donde se agregará campos sólo a las Tareas Resumen del Diagrama WBS.

Para agregar campos haremos click en el botón Insert Right y aparecerá el campo al lado del campo que ya estaba creado.

Para agregar campos debajo de los seleccionados, haremos click en el botón Insert Below

Como no se puede agregar un solo campo, combinaremos campos seleccionando los dos primeros campos con el cursor (1) y haremos click en la opción Merge Cells (2) y aparecerá un solo campo (3).

Para cambiar el tipo de campo, seleccionamos la flecha de la opción Field y aparecerá un listado donde seleccionaremos la opción Baseline Start (1) y en la opción Label ingresaremos Inicio Línea Base: (2)

En la opción Field seleccionamos la opción (blank) (1) y en la opción Label ingresaremos Duración Línea Base (2) ya que en el campo de abajo se mostrará la Duración de la Línea Base.

Para el siguiente campo seleccionaremos la opción Field (1) y hacemos click en la opción Baseline Finish y en la opción Label (2) ingresaremos Fin Línea Base

Para el último campo seleccionaremos la opción Baseline Duration.

Seleccionamos el campo Name y haremos un check en la opción Bold para resaltar los nombres de los campos.
Seguidamente hacemos click en el botón OK.

Para configurar los cuadros de tareas nos situaremos en el menu Format y haremos click en la opción Task Boxes.

Nos aparecerá la siguiente ventana donde agregaremos campos.

Para agregar campos a la derecha del campo Name haremos click en la opción Insert Right

Para agregar campos haremos click en la opción Insert Below y se agregará más filas de campos.

Después de agregar los campos, debería quedar así:

Como sólo utilizaremos 5 campos entonces tendremos que combinar las dos primeras celdas para convertirla en una sola, con la opción Merge Cells.

Para modificar un campo seleccionaremos un campo, haremos click en la flecha de la opción Field y haremos click en la alternativa ID.

Para modificar el siguiente campo lo seleccionamos, hacemos click en la flecha de la opción Field y haremos click en la alternativa Duration para mostrar las duraciones en el campo.

Igualmente modificaremos el siguiente campo y elegiremos la opción Start.

Finalmente modificaremos el último campo con la opción Finish.

Y se podrá visualizar el Diagrama WBS con los campos personalizados, como se muestra en la siguiente imagen:

4. Planificación :
LINEA BASE DEL COSTO

4.1 Construir Vista de Línea Base del Costo
Para crear la Vista Línea Base del Costo se repetirá los mismos pasos explicados anteriormente.
Los campos empleados para la vista de las Tareas Resumen son los que se muestran en la imagen:

Igualmente se repetirán los pasos explicados anteriormente para crear
campos para la vista de los cuadros de tareas como se muestran en la siguiente imagen:

Y la Vista Línea Base del Costo debería quedar como se muestra a continuación:

5. Ejecución :
INFORME DE PERFORMANCE DEL TRABAJO

5.1 Construir Vista de Informe de Performance del Trabajo
Para crear la Vista se repetirá los pasos explicados anteriormente.
Los campos empleados para la vista de las Tareas Resumen se muestran en la siguiente imagen:

Igualmente se repetirá los pasos explicados anteriormente para crear los
campos de la vista de los cuadros de tareas como se muestra en la siguiente imagen:

Y la Vista Informe de Performance del Trabajo debería quedar como se muestra a continuación:

6. Control :
INFORME DE PERFORMANCE DEL
TIEMPO

6.1 Construir Vista de Informe de Performance del Proyecto
Para crear la Vista se repetirá los mismos pasos explicados anteriormente.

Y la Vista Informe de Performance del Proyecto debería quedar como se muestra a continuación:

7. Cierre :
INFORME DE METRICAS
DEL PROYECTO

7.1 Construir Vista de Informe de Métricas del Proyecto
Para crear la Vista se repetirá los mismos pasos explicados anteriormente.

Y la Vista Informe de Métricas del Proyecto debería quedar como se muestra a continuación:

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