Fasciculo 1

Fascículo

1

1

Constitución de
Empresa y Registro
de Nómina

Semestre 2

Constitución de empresa

Constitución
de empresa Semestre 2


Tabla de contenido Página

Presentación 1
Competencias generales de la asignatura 1
Programación general 3
Mapa conceptual general de la asignatura 7
Introducción 7
Conceptos previos 7
Logros 8
Creación de una empresa comercial 8
Clases de empresas 8
De acuerdo con su naturaleza 9
De personas 9
De capital 9
De acuerdo con su actividad 9
Industriales 10
Comerciales 11
Servicio 12
Requisitos para la creación de una sociedad comercial 12
Formalización comercial 12
Formalización tributaria 17
Formalización laboral 19
Funcionamiento de establecimientos de comercio 19
Documentos soporte 20
Comprobantes de diario o de contabilidad 20
Libro diario o columnar 22
Libro Mayor y Balance 23
Libro de Inventario y Balance 24
Estado de resultados 25
Balance general 26
Actividad de trabajo colaborativo 27
Resumen 27
Bibliografía recomendada 28
Nexo 29
Seguimiento al autoaprendizaje 31

Créditos: 2
Tipo de asignatura: Teórico - Práctica.

Semestre 2


Copyright©2008 FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN MARTÍN
Facultad de Universidad Abierta y a Distancia,
“Educación a Través de Escenarios Múltiples”
Bogotá, D.C.

Prohibida la reproducción total o parcial sin autorización
por escrito del Presidente de la Fundación.

La actualización de este fascículo estuvo a cargo de
PEDRO ORLANDO GARZÓN CHAMORRO.
Tutor Programa Contaduría Pública.
Sede Bogotá, D.C.

Revisión estilo y forma:
ELIZABETH RUIZ HERRERA
Directora Nacional de Material Educativo.

Diseño gráfico y diagramación a cargo de
SANTIAGO BECERRA SÁENZ
ORLANDO DÍAZ CÁRDENAS

Impreso en: GRÁFICAS SAN MARTÍN
Calle 61A No. 14-18 - Tels.: 2350298 - 2359825
Bogotá, D.C., Marzo 5 de 2009

Codigo ISBN: 978-958-8327-19-8

Constitución
de empresa Semestre 2

Constitución de empresas 1
Presentación
El objetivo de esta asignatura es plantear actividades y conceptos que le
permitan al contador público y al administrador reconocer aquellas
prácticas fundamentales en el manejo de la contabilidad de una empresa
comercial, desde su nacimiento hasta la entrega de los Estados
Financieros, haciendo énfasis en los conceptos básicos aplicados a las
obligaciones y derechos que se adquieren al tener una persona al servicio
de una empresa y el reflejo de este hecho en la contabilidad, sin dejar de
lado las nociones esenciales de algunas Leyes tributarias y comerciales.

Para ello se ha diseñado el desarrollo de esta asignatura en tres bloques
básicos pero interrelacionados, presentándose en primer lugar las
nociones teóricas de la creación de empresa en los fascículos 1 y 2,
complementados con un ejercicio práctico planteado en los fascículos 3 y
4, para finalmente introducirnos en el tema de la administración del recurso
humano en los fascículos 5 a 8.

Se recomienda a los tutores que para sacar el máximo provecho a los
contenidos de este material, se exija al estudiante organizar desde el
comienzo una carpeta de archivo donde se vayan guardando los
documentos solicitados en las diferentes actividades planteadas en los
fascículos.

Competencias generales de la asignatura
Los estudiantes a través del contenido deben alcanzar el desarrollo de
las siguientes habilidades, actitudes y aptitudes:

Competencia comunicativa: analizar, evaluar y exponer la forma en que
se constituyen las sociedades comerciales en Colombia, y cómo se
realizan los registros contables de las primeras operaciones de la

Constitución
Fascículo No. 1
de empresas
Semestre 2

Constitución de empresas

sociedad, teniendo en cuenta diferentes situaciones que se ajusten a las
normas comercial, laboral y contable.

Competencia cognitiva: posee capacidades cognitivas, analíticas e
interpretativas que le permiten potencializar sus habilidades, razona-
mientos y destrezas para formular modelos y dar soluciones a problemas
emanados de la creación de una empresa, sus primeras operaciones y
sus registros contables.

Competencia contextual: propone y resuelve casos y problemas del
ambiente comercial – empresarial, y de sus relaciones comerciales y
laborales, haciendo uso de conocimientos, procedimientos, normas y
postulados del Derecho Comercial, Laboral y de la ciencia contable y
fiscal.

Competencia valorativa: reconoce la responsabilidad social que se
adquiere al crear empresa, e identifica la importancia de la aplicación de
los principios de justicia y equidad en el entorno laboral y fiscal.

Fascículo No. 1
Constitución
de empresas
2 Semestre 2


Programación general

Fascículo 1

Requisitos para la creación de empresas - Legales
Creación de una empresa comercial
Clases de empresas
Requisitos para la creación de una sociedad comercial
Documentos soporte
Comprobantes de diario
Libro diario
Libro Mayor
Libro Inventario y Balance
Balance general
Estado de resultados

Fascículo 2

Requisitos para la creación de empresas - Tributarios
Declaraciones de impuestos
Impuesto al Valor Agregado IVA
Retención en la fuente
Impuesto de Industria y Comercio ICA
Importaciones

Fascículo 3

Primeras transacciones relacionadas con la iniciación de una
empresa comercial en Colombia – parte I
Práctica contable de una empresa comercial
Activos fijos
Depreciación

Fascículo No. 1
Semestre 2 3 Constitución
de empresas


Amortizaciones
Inventarios
Sistema de inventario periódico
Sistema de inventario permanente
Manejo de tarjetas kardex
Método de valuación promedio ponderado
Método de valuación PEPS
Método de valuación UEPS

Fascículo 4

Primeras transacciones relacionadas con la iniciación de una
empresa comercial en Colombia – parte II

Facturas de compra
Cuentas por pagar
Venta de inventarios
Factura de venta
Cuentas por cobrar
Comprobantes de diario
Libro Diario
Libro Mayor
Libro de inventario y balances
Balance General y Estado de Resultados

Fascículo 5

Requisitos para la creación de empresas - Laborales
Elementos básicos de la actividad laboral
Orígenes del derecho laboral en Colombia
OIT (Organización Internacional del Trabajo)

Fascículo No. 1
Constitución
de empresas
4 Semestre 2


Selección de personal
Contrato de trabajo
Elementos de un contrato de trabajo
Clases de contrato de trabajo
Obligaciones y derechos del contrato
Elementos que componen la nómina
Salario
Jornada laboral
Horas extras
Auxilio de transporte
Deducciones y descuentos

Fascículo 6

Obligaciones del empleador
Seguridad social integral
Sistema General de Pensiones
Sistema General de Seguridad Social en Salud
Sistema General de Riesgos Profesionales
Afiliación y aportes a la caja de compensación familiar
Aportes SENA
Aportes al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Retención en la fuente

Fascículo 7

Obligación de llevar libros de registros
Elaboración de informes
Adopción de reglamentos
Prestaciones sociales
Prima de servicios

Fascículo No. 1
de empresas


Calzado y vestido de labor
Auxilio de cesantías
Intereses sobre la cesantía
Otros pagos a cargo del empleador
Vacaciones

Fascículo 8

Terminación del contrato de trabajo
Causas
Formalidades del despido
Salario base
Despido con motivo de embarazo
Actos importantes con motivo de la terminación
Liquidación
Contabilización

Fascículo No. 1
Constitución
de empresas
6 Semestre 2


Mapa conceptual general de la asignatura
Requisitos para la creación de una empresa comercial

LEGALES TRIBUTARIOS LABORALES
I II III

- Tipo de sociedad NACIONALES
- RUT - Liquidación de nómina
- Aportes
- Retención en la fuente - Aportes parafiscales
- Inscripción en la
- Impuesto sobre las ventas - Prestaciones sociales
cámara de comercio
- Liquidación del
- Registros contables
contrato de trabajo
de apertura
MUNICIPALES
- Impuesto de industria y
comercio

Introducción
En este fascículo vamos a poner en práctica conceptos contables ya
estudiados, los cuales se relacionan con la creación de una empresa
comercial en nuestro país, registrando las transacciones de inicio con sus
respectivos soportes contables.

Recuerde que en la modalidad de Educación a Distancia es fundamental
que desarrolle un estudio personal juicioso, disciplinado y concienzudo.
¡Ánimo!

Conceptos previos
Las siguientes preguntas le ayudarán a recordar algunos conceptos ya
vistos con anterioridad, los cuales servirán de base para el desarrollo de
este fascículo.
1. Defina empresa
2. ¿Qué diferencia existe entre empresa, ente económico y sociedad?
3. ¿Cuáles son los factores de producción que se involucran en la creación
de la empresa?
4. ¿Cuáles son los sectores de la economía?

Fascículo No. 1
de empresas


5. ¿Qué es una Pyme y cuáles son sus características?
6. ¿Qué diferencia existe entre macroeconomía y microeconomía? ¿Cómo
se relaciona la empresa con estos dos conceptos?

Lo s
gro

Al finalizar el estudio del presente fascículo el estudiante estará en capacidad
de:

 Identificar los procedimientos que deben seguirse para la constitución de
una sociedad Comercial en Colombia, distinguiendo los relacionados con
el registro mercantil y los tributarios.
 Elaborar soportes contables como un comprobante de egreso, un recibo
de caja, una factura.
 Elaborar el comprobante de diario relacionado con la apertura de la
empresa.

Creación de una empresa comercial
Cuando se toma la decisión de crear empresa se deben tener en cuenta
las diferentes posibilidades que existen para la conformación del negocio
perseguido, conociendo las ventajas e inconvenientes de realizar su
fórmula empresarial. Por ello es necesario conocer las diferentes clases de
empresas existentes.

Clases de empresas
Inicialmente se hace fundamental el conocimiento de las características y
responsabilidades de cada tipo de empresa, dependiendo de si se trata de
una PERSONA NATURAL o una PERSONA JURÍDICA. A continuación se
profundiza en cada uno de estos aspectos.

Persona natural
En esta clasificación no existen opciones de sociedad. Para un empren-
dedor es la opción ideal, ya que no tendrá que desplegar estructuras
jurídicas ni de administración complejas y responderá con su patrimonio
ante cualquier acción realizada.

Fascículo No. 1
Constitución
de empresas
8 Semestre 2


Persona Jurídica
Para esta clasificación existen siete tipos de empresa clasificadas como
sociedades, a saber:

 Sociedad Limitada
 Empresa Unipersonal
 Sociedad Anónima
 Sociedad Colectiva
 Sociedad Comandita Simple
 Sociedad Comandita por Acciones
 Sociedad por Acciones Simplificada
 Empresa Asociativa de Trabajo

Adicional a esta primera clasificación, las empresas comerciales pueden
clasificarse de otras diferentes maneras, pero las de mayor relevancia en
Colombia son:
De personas
De acuerdo con su naturaleza De capital
Industriales
De acuerdo con su actividad Comerciales
Servicio

En el primer caso la clasificación obedece a una agrupación que ha sido
acogida por muchos autores a través del tiempo lo cual ha generado que
se convierta en doctrina. Doctrina:
Conjunto de ideas u opinio-
nes religiosas, filosóficas, po-
líticas, etc., sustentadas por
Por otra parte, se denominan sociedades de capital aquellas sociedades una persona o grupo.
en las que lo que importa son los aportes económicos y no las personas.
En este tipo de sociedades no es importante saber en manos de quién
están las acciones. En las sociedades de personas, por el contrario, se da
relevancia a las personas que las conforman, es decir sus socios, que
generalmente corresponden a miembros de una misma familia o por lo
menos a amigos muy cercanos.

Fascículo No. 1
de empresas


En el segundo caso, la clasificación obedece a una agrupación que se
relaciona con la actividad que desarrolla la empresa. Cada una de estas
clasificaciones a su vez se subdivide atendiendo a otros criterios propios
de cada actividad.

Empresas industriales
Este tipo de empresas tiene como operación principal, la producción de
bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas.
Dependiendo de su función las industrias se clasifican en:

EMPRESAS INDUSTRIALES

se clasifican en

Extractivas Manufactureras
Figura 1.1
Clasificación de las industrias dependiendo de su función.

A continuación se explicará cada uno de los elementos de la figura 1.1.
Extractivas: son aquellas que se dedican a la explotación de los recursos
naturales, bien sean renovables o no renovables. Los recursos naturales
son los que corresponden a la naturaleza y que son indispensables para la
subsistencia del hombre. Podemos citar entre otras: las empresas mineras,
petroleras, madereras y pesqueras.

Manufactureras: son las que se dedican a la transformación de materias
primas en productos terminados. Pueden ser de dos clases:

EMPRESAS
MANUFACTURERAS

Se clasifican en

Empresas que producen Empresas que producen
bienes de producción bienes de consumo final
Figura 1.2
Clasificación de las empresas manufactureras.

Fascículo No. 1
Constitución
de empresas
10 Semestre 2


Empresas que producen bienes de producción. Su finalidad es producir
bienes que van a ser utilizados por otras industrias para la elaboración de
bienes de consumo final. Ejemplos de ellas son: las empresas textiles, las
productoras de papel, las fabricantes de maquinaria, de materiales para
construcción, productos químicos, etc.

Empresas que producen bienes de consumo final. Su actividad está
orientada a la producción de bienes que satisfacen directamente la
necesidad del consumidor final. Pueden ser de naturaleza transitoria o
perdurable, suntuarios o de primera necesidad. Entre ellos podemos citar:
los productos alimenticios, las prendas de vestir, los electrodomésticos y
accesorios eléctricos.

Empresas comerciales
Son aquellas que interactúan entre productores y consumidores sirviendo
de intermediarios de productos terminados (compra-venta). Se pueden
clasificar en:

Mayoristas. Son las que efectúan ventas en gran escala a otras empresas
(minoristas) que a su vez, distribuyen el producto al consumidor final.
Minoristas o detallistas. Son las que venden el producto en pequeñas
cantidades al consumidor final o al menudeo.
Comisionistas. Son las que venden mercancías que han recibido en
consignación, percibiendo por esta función una ganancia o comisión.

EMPRESAS
COMERCIALES
se clasifican en

Mayoristas Minoristas o detallistas Comisionistas

Figura 1.3
Clasificación de las empresas comerciales.

Fascículo No. 1
de empresas


Empresas de servicio
Son aquellas empresas que brindan un servicio a la comunidad, bien sea
con un propósito social o con un fin lucrativo. Se pueden clasificar en:
Transporte
Educación
Turismo
Salud
Empresas de servicio Servicios públicos Agua, energía, gas
Servicios privados varios Asesorías, cine,
publicidad
Instituciones Financieras

Requisitos para la creación de una sociedad comercial
Las sociedades comerciales surgen de la decisión de una persona o por
un acuerdo entre dos o más personas quienes se obligan a hacer un
aporte en dinero, trabajo o especie, para realizar un proyecto empresarial
que incluya una o más actividades consideradas por la ley como
mercantiles, con el fin de generar utilidades y repartirlas entre los socios.
La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica
diferente de los socios.
La sociedad comercial en su creación debe formalizarse en tres aspectos:
Documento privado.
Respecto a un acto jurí- el legal, el tributario y el laboral
dico, mercantil, administra-
tivo, etc. Es aquel que re-
coge la voluntad de quien Formalización comercial
lo otorga. Por ej. : si se tra-
ta de una compraventa, re- La sociedad comercial se forma por un contrato que debe constar en
coge la voluntad de las
partes en transmitir la pro- documento privado el cual debe elevarse, en algunos casos, a escritura
piedad del bien.
pública en una notaría y a partir de ese momento, la organización se
Escritura Pública:
La escritura pública es un convierte en persona jurídica con lo cual puede establecer relaciones con
instrumento notarial que con-
tiene una o más declaracio- terceras personas.
nes de las personas intervi-
nientes en un acto o contrato,
emitidas ante notario con el
lleno de los requisitos legales
propios y específicos de cada
acto, para su incorporación al
protocolo.

Fascículo No. 1
Constitución
de empresas
12 Semestre 2


La Ley de Emprendimiento (Ley 1014 de 2006- reglamentada por
el Decreto 4463 de 2006) dispuso que las empresas que tengan
hasta 10 empleados y/o hasta un patrimonio de 500 salarios
mínimos pueden constituirse por documento privado.

El documento de constitución de la sociedad debe reunir como mínimo los
siguientes requisitos (artículo 110 del Código de Comercio):

1. El nombre e identificación de quienes constituyen la sociedad. Con el
nombre de las personas naturales deberá indicarse su nacionalidad y
documentos de identificación legal. Con el nombre de las personas
jurídicas, la ley, decreto o escritura que derivan su existencia.

2. La identificación de la sociedad, dando a conocer el nombre, razón
social o denominación de esa persona jurídica y el tipo de sociedad.

3. El domicilio principal que le corresponde a la sede de la sociedad, es
decir, dónde se van a reunir y a decidir todo lo relacionado con su
desarrollo normal y el de las sucursales.

4. El objetivo preciso de la sociedad, así como las actividades principales
que se propone desarrollar (el objeto social).

5. La suma de los aportes que cada uno de los asociados se compromete
a entregar, especificándole a cada cual su valor y la forma de pago.

6. La manera como se va a realizar la administración, según la reglamen-
tación establecida para el tipo de sociedad escogido.

7. La forma como se debe convocar a la junta de socios o a la asamblea
general de accionistas, y el número mínimo de asociados que cumplen

Fascículo No. 1
de empresas


con el quórum para deliberar; además, la mayoría requerida para
adoptar decisiones.

8. La fecha de los cortes generales de cuentas (inventarios, balances
generales, estados de pérdidas y ganancias), los cuales son necesarios
para poder determinar la distribución de utilidades.

9. El establecimiento del término de duración de la sociedad y las
causales para darla por terminada antes del plazo señalado.

10. Las pautas para liquidar el patrimonio de la sociedad.

11. La manera como los socios van a solucionar los conflictos en razón del
contrato de la sociedad.

12. El nombre, las facultades y obligaciones del representante legal y del
Revisor Fiscal: revisor fiscal, cuando exista.
Es la persona natural o jurí-
dica que tiene el deber legal
de proteger los intereses de
los acreedores, el Estado y
Todas las empresas que se crean deben realizar una serie de trámites
principalmente de los
asociados.
comerciales, tributarios, de funcionamiento y de seguridad laboral para
ponerse en funcionamiento. A continuación veremos cuáles son esos
trámites.

Todo empresario, ya sea persona natural o jurídica, así como todos sus
establecimientos de comercio, deben matricularse en la Cámara de
Comercio correspondiente. El registro mercantil es una institución legal
cuyo objetivo es llevar la matrícula mercantil de los comerciantes y de los
establecimientos de comercio y su correspondiente renovación, así como
la inscripción de todos los actos, libros y documentos que exige la ley. El
registro mercantil es público, cualquier persona puede examinar los libros
y archivos.

Fascículo No. 1
Constitución
de empresas
14 Semestre 2


En el registro mercantil deben matricularse los empresarios y personas
naturales que ejercen profesionalmente el comercio, para lo cual tienen un
mes a partir de la fecha de iniciación de actividades. Las personas jurídicas
deben realizar este trámite dentro del mes siguiente a la fecha de la
escritura pública de constitución o de la fecha del documento privado en
que consta la constitución. Los establecimientos de comercio deben ser
registrados dentro del mes siguiente a la fecha de inicio de actividades.

El Decreto 1878 de mayo de 2008 modificó al Decreto 2649 de
1993, para simplificar la cantidad de Libros Oficiales registrados
y de Estados Financieros que deben elaborar las microem-
presas comerciales.

Para obtener el registro mercantil las sociedades deben seguir los
siguientes pasos:

1. Solicitar el estudio de los nombres seleccionados para la nueva
sociedad y para sus establecimientos de comercio, con el fin de
verificar si éste puede ser matriculado.

2. Elaborar el acta de constitución de la sociedad.

3. Si es necesario o se quiere, se presenta ante una notaría el acta de
constitución de la sociedad, es decir, los estatutos aprobados por los
asociados para ser elevados a escritura pública.

4. Obtener las copias pertinentes de la escritura pública.

5. Adquirir y diligenciar los formularios de matrícula mercantil para
personas jurídicas.

Fascículo No. 1
de empresas


6. Presentar en la ventanilla respectiva de la Cámara de Comercio los
siguientes documentos: formularios diligenciados, copia de la escritura
pública de constitución de la sociedad (en ningún caso la primera
copia) y el documento de identificación del representante legal.

7. Solicitar liquidación para efectuar el pago.

8. Pagar los derechos de matrícula en el registro mercantil

9. Obtener el certificado de existencia y representación legal de la
sociedad.

La matrícula mercantil se deberá renovar anualmente en los meses de
enero, febrero o marzo.

1.1

1. Consiga una escritura de una sociedad limitada, socialice las carac-
terísticas y elementos de la misma con el tutor.

2. Consulte en la página web de la Cámara de Comercio la disponibilidad
de nombre para una sociedad; los formatos de inscripción de una
sociedad y de un establecimiento de comercio.

3. Pregunte si en el momento de la inscripción se pueden realizar simul-
táneamente los registros necesarios ante las autoridades tributarias.

Por ley, todas las sociedades deben presentar e inscribir los libros de
comercio en la Cámara de Comercio. Estos libros son:

 Libro mayor y de balances
 Libro de inventarios y balances
 Libro diario
 Libro de actas y
 Libro de registro de socios.

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Constitución
de empresas
16 Semestre 2


Para inscribir estos libros se deben seguir los pasos que se presentan a
continuación:

1. Adquirir los libros.
2. Solicitar, mediante carta firmada por el representante legal, el revisor
fiscal o la persona natural interesada, según el caso, la inscripción de
los mismos e indicar claramente: nombre o destino de cada uno de los
libros, número de hojas de cada libro, consignando el rango si no parte
exactamente de cero, nombre completo del propietario, es decir, a
nombre de quién debe quedar registrado cada uno de los libros.
Adicionalmente, se debe tener en cuenta que la fecha de la carta
coincida con la del día en que se efectúe la solicitud.

Si se trata de libros llevados bajo la modalidad de formas continuas, Modalidad de formas
continuas:
debe mencionarse de manera expresa el código escogido por el Hojas que están unidas para
lograr una impresión de ma-
empresario para denominar los mismos. nera continuada.

La Cámara de Comercio inscribe los libros de comercio mas no ejerce el
control sobre el manejo de ellos, como lo hace la Administración de Administración de
Impuestos Nacionales:
Impuestos Nacionales. Los libros deben presentarse rotulados con el Unidad Administrativa Espe-
cial del orden nacional, de
nombre de la sociedad a quien pertenezca, numerarse consecutivamente y carácter eminentemente téc-
nico y especializado, con
no tener ningún registro contable. Los libros que se entregan para personería jurídica, autono-
mía administrativa y presu-
inscripción se deben retirar en un plazo máximo de 90 días, de lo contrario, puestal y con patrimonio
propio, adscrita al Ministerio
la Cámara de Comercio procederá a destruirlos ante testigos, consignando de Hacienda y Crédito Pú-
blico.
tal hecho en un acta.

Formalización tributaria
Para que una empresa industrial, comercial o de servicios logre un buen
desarrollo es necesario que cuente no sólo con una infraestructura propia
adecuada, sino con un buen sistema de servicios públicos, vías de
comunicación, servicios de salud, educación y otros beneficios.

Fascículo No. 1
de empresas


Si bien estos proyectos, por su naturaleza, no son desarrollados por la
empresa privada sino por el Estado, se requiere que todos los beneficiarios
de ellos participen en su financiamiento. De acuerdo con esto, el Estado ha
establecido diferentes mecanismos para obtener ingresos que le permitan
la ejecución de obras que ayuden a resolver problemas comunes y que
faciliten el desarrollo económico del país, siendo los impuestos uno de
tales medios.

El objetivo de esta sección es conocer el contexto general del Sistema
Tributario Colombiano, mediante una explicación de los conceptos básicos
de los diferentes impuestos: impuesto de renta y complementarios,
impuesto al valor agregado, IVA, impuesto de timbre e impuesto predial.

Por lo anterior, cuando una empresa nueva comienza a desarrollar sus
operaciones lo primero que debe realizar es solicitar el Número de
Identificación Tributaria (NIT) ante la Administración de Impuestos
Nacionales, inscribirse en el régimen del IVA que le corresponda y, si
cumple con los parámetros establecidos por la ley, registrarse como
responsable para efectuar retención en la fuente.

Estos trámites se efectúan diligenciando previamente un formulario que es
el Registro Único Tributario (RUT), el cual no tiene ningún costo. A partir de
este registro deberá realizar las declaraciones dentro de los plazos
establecidos por la ley.

El impuesto de industria y comercio grava a las empresas que desarrollan
actividades industriales, comerciales o de servicios, por el uso que éstas
hacen de la infraestructura y los servicios públicos en el municipio donde
se encuentran ubicadas. Son responsables del pago de este impuesto
todas las personas naturales y jurídicas que realicen cualquier actividad
económica. El registro se debe hacer dentro de los sesenta (60) días

Fascículo No. 1
Constitución
de empresas
18 Semestre 2


calendario, posteriores a la fecha de inicio de actividades. Se debe
presentar y pagar el impuesto de industria y comercio de forma bimestral.

Formalización laboral
La formalización laboral de la empresa es importante para garantizar una
adecuada atención al trabajador y a su familia en todos los aspectos
relacionados con salud, pensión, recreación, capacitación y subsidios
monetarios. Esta formalización que debe cumplir toda empresa que tenga
empleados, se estudiará en detalle a partir del fascículo 5.

Funcionamiento de establecimientos de comercio Establecimiento de
comercio:
Por mandato expreso del artículo 1º de la Ley 232 de diciembre de 1995, Es un conjunto de bienes
organizados por el empre-
“ninguna autoridad podrá exigir la licencia o permiso de funcionamiento sario o comerciante en un
sitio determinado para el
para la apertura de establecimientos comerciales definidos en el artículo desarrollo de sus activida-
des económicas (Tiendas,
515 del Código de Comercio, o para continuar su actividad si ya la supermercados, almace-
nes bodegas, fabricas,
estuvieren ejerciendo, ni exigir el cumplimiento de requisito alguno que no plantas industriales, facto-
esté expresamente ordenado por el legislador”. rías, etc.)

Aunque los permisos de funcionamiento quedaron abolidos, es obligatorio
para el ejercicio del comercio que los establecimientos abiertos al público
reúnan ciertos requisitos, contemplados en la noma vigente, a saber:

 Deberán cumplir con las normas referentes al uso del suelo, intensidad
auditiva, horario, ubicación y destinación expedida por la autoridad
competente del respectivo municipio.
 Cumplir con las condiciones sanitarias descritas por la Ley 9ª de 1979 y
demás normas vigentes sobre la materia.
 Cuando en el establecimiento se ejecuten públicamente obras
musicales que causen pagos por derechos de autor, se deberán pagar
estos derechos.
 Mantener matrícula mercantil vigente en la Cámara de Comercio.

Fascículo No. 1
de empresas


 Informar sobre la apertura del establecimiento en las respectivas
oficinas de planeación o ante la autoridad que haga sus veces.
(Artículo 2º de la Ley 232 de 1995)

1.2

1. Indague en la cámara de comercio de su localidad cuáles son los
requisitos que se deben cumplir para la creación de una empresa
comercial.
2. Consulte cuáles obligaciones tributarias deben cumplirse en su
localidad y qué hay que hacer para efectuar su cumplimiento

Documentos soporte
Tal como su nombre lo indica, es el instrumento a través del cual se
registran las operaciones o transacciones o hechos económicos que
realiza una empresa, y el cual sirve como base para los registros
contables. Los documentos soporte pueden ser internos o externos, bien
sea que se origine al interior de la empresa o por un tercero. Como
ejemplos podemos citar, entre otros: la factura de venta, la escritura
pública, los recibos de caja, los comprobantes de pago o de egreso, el
comprobante de consignación, la cuenta de cobro, el comprobante de
pago, nota débito, nota crédito, un contrato.

1.3

Busque un ejemplo de cada uno de los tipos de documento mencio-
nados

Comprobantes de diario o de contabilidad
Comprobante diario de con- El comprobante de diario es un formato en el cual se registran las ope-
tabilidad es el documento uti-
lizado para el registro de las raciones de una empresa, las cuales deben encontrarse apropiadamente
transacciones comerciales
que diariamente realiza una soportadas.
empresa.

Los comprobantes de diario deben cumplir con los siguientes requisitos:

Fascículo No. 1
Constitución
de empresas
20 Semestre 2


1. Deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su
preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

2. Debe contener como mínimo la fecha de la operación, un código o
nombre de la cuenta afectada y los valores débito y crédito derivados de
la transacción. Cuando la descripción de las cuentas y de las
transacciones se efectúe por códigos o símbolos numéricos, se deberá
registrar en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos
utilizados con indicación del concepto al que corresponde.

3. Deben anexarse los documentos y soportes que lo justifiquen, y en caso
de archivarse en forma separada, debe constar tal hecho en el
comprobante.

4. Pueden realizarse por cualquier medio.

5. Deben realizarse en idioma castellano.

6. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes
periódicos, a lo sumo mensuales.
EL INQUIETO LTDA.
Comprobante de Diario No. _____
Fecha ___________ de _______

Código de
Detalle Parcial Débitos Créditos
Cuenta

1105 Caja 2,100,000
110505 Caja General
Recibo de caja No. Aportes socio 2,100,000

3115 Aportes Sociales 2,100,000
311505 Cuotas o partes de interes social 2,100,000

SUMAS IGUALES 2,100,000 2,100,000

Figura 1.4
Ejemplo de comprobante de diario.

Fascículo No. 1
de empresas


Libro diario o columnar
El diario o columnar es un libro contable que dispone las diferentes
cuentas contables por columnas, las cuales están designadas para
registrar una transacción específica o un conjunto de transacciones
similares, de manera que puedan totalizarse los movimientos de la
columna y así conocer en cualquier momento los saldos de cada masa

Masa patrimonial: patrimonial. Teniendo el comprobante de diario con sus soportes, se
Agrupación de elementos pa-
trimoniales homogéneos, traslada la información al libro diario.
que tiene la misma funcio-
nalidad económica o finan- DIARIO COLUMNARIO
ciera, el mismo signo. Una 1 2 3
1105 1110
masa será, por tanto, una CUENTAS VARIAS
FECHA DETALLE CAJA BANCOS
agrupación de bienes, de de- Debe Haber Debe Haber Cuentas Debe Haber
rechos, o una reunión de 1 1
obligaciones. La Masa Patri- 2 2
monial estará constituida por 3 3
el NETO entre el ACTIVO y el 4 4
PASIVO 5 5
6 6
7 7
8 8
9 9
10 10
Figura 1.5
Ejemplo de Libro Diario o Columnar.
Para obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se
totalizan los registros débitos y créditos y esta información se traslada al
libro Mayor en la columna de movimiento mensual.

Basándonos en la figura 1.5, se debe tener en cuenta que en la columna
fecha se escribe el año, mes y día del comprobante que se está
registrando; en la columna detalle o descripción se escribe el nombre y
número del comprobante de diario; la serie de columnas con debe y
haber, se utiliza para cuentas con bastante movimiento; al final se
encuentra el espacio para cuentas varias que consta de tres columnas, en
las cuales se registran las cuentas que no tienen mucho movimiento.

Este libro se inicia con el comprobante de apertura y se traslada esta
información al libro Mayor y Balances. Después de este comprobante se

Fascículo No. 1
Constitución
de empresas
22 Semestre 2


registran en orden cronológico los demás comprobantes de diario. Se
totaliza el movimiento débito y crédito de cada cuenta, sin incluir el
comprobante de apertura; estos valores se trasladan a la columna de
movimiento mensual en el libro Mayor y Balances.

Al finalizar el periodo contable, se registran en igual forma el comprobante
de apertura, el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre; esta
información se traslada al libro Mayor y Balances.

En los libros auxiliares se registran en forma detallada, los valores e
información registrada en los libros principales; cada empresa determina el
número de auxiliares que necesita.

EL INQUIETO LTDA.
AUXILIAR BANCOS

Banco: ________________ Código: 111005xx

FECHA
DETALLE C.D. DEBE HABER SALDO
Mes Día
Marzo 03 Consignación aportes socios 02 132,000,000 132,000,000

Figura 1.6
Ejemplo libro auxiliar.

Las empresas que realizan operaciones con numerosas personas
naturales y jurídicas, necesitan detallar y ampliar la información de una
cuenta en varias subcuentas, las cuales se manejan a través de libros
auxiliares.

Libro Mayor y Balance
El libro Mayor y Balance es un libro principal que deben llevar los
comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en

Fascículo No. 1
de empresas


forma resumida. Una vez registrado el movimiento mensual en el libro
diario, se debe pasar la información al Mayor, teniendo en cuenta que en la
columna cuentas se debe anotar el nombre de las cuentas, una en cada
renglón y en la columna código se debe escribir el número que le
corresponde a cada cuenta, según el plan único de cuentas.

Libro Mayor y Balances
OPERACIONES EN EL MES DE __________ OPERACIONES EN EL MES DE __________
NOMBRE DE LAS
No. CODIGO SALDOS ANTERIORES MOVIMIENTO SALDOS MOVIMIENTO SALDOS No.
CUENTAS
Débito Crédito Débito Crédito Débito Crédito Débito Crédito Débito Crédito
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
6 6
7 7
8 8
9 9
10 10
11 11
12 12
13 13
14 14
SUMAS IGUALES

Figura 1.7
Ejemplo Libro Mayor y Balances.

En la columna saldo anterior se debe registrar el saldo débito o crédito de
cada cuenta correspondiente al periodo anterior; en la columna movi-
miento del mes se registra el movimiento débito o crédito mensual de cada
cuenta. La información se traslada de los totales mensuales del libro diario.
Los saldos se obtienen de los saldos de las cuentas, tomando los datos
de las columnas saldos anteriores y movimiento del mes y se registra en la
columna saldos.

Libro de Inventario y Balance
En las cuentas de toda transacción se registran valores iguales débitos y
créditos, por lo que la suma de todos los débitos debe ser igual a la suma
de todos los créditos. Antes de utilizar los saldos de las cuentas para
preparar un balance general, es importante comprobar que las cuentas
con saldos débitos son iguales al total de las cuentas con saldos créditos.
Esta prueba de igualdad de los saldos se denomina balance de prueba.

Fascículo No. 1
Constitución
de empresas
24 Semestre 2


El balance de prueba es un cuadro donde se listan los nombres de las
cuentas y sus saldos. Esta actividad se puede realizar de dos formas: una, El balance de prueba de fin de
mes demuestra que el libro
colocando los saldos débitos en la columna de la izquierda y los créditos mayor está cuadrado.

en la columna de la derecha; los totales de las dos columnas deben ser
iguales. La otra forma es colocar los saldos débitos con signo positivo y los
saldos créditos con signo negativo; la suma de todos los saldos debe ser
cero.
EL INQUIETO LTDA.
Balance de comprobación
Fecha _________ de ______
Código de
Detalle Parcial Débitos Créditos
Cuenta
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Figura 1.8
Ejemplo Libro de Inventario y balances.

Estado de resultados
El estado de resultados está compuesto por las cuentas nominales, El estado de resultados es el
resumen de los ingresos
transitorias o de resultados, es decir las cuentas de ingresos, gastos y costos y de los gastos de
una empresa en un periodo
costos. En este estado financiero se indica la rentabilidad de un negocio, específico.

reflejando si la operación es positiva o negativa, es decir si genera
utilidades o pérdidas.

El objetivo de todo negocio es devengar una utilidad o utilidad neta, que es
el incremento del patrimonio resultado de una operación lucrativa de la
empresa en un periodo determinado; el opuesto de la utilidad neta es una
disminución en el patrimonio como resultado de operaciones no lucrativas
y se denomina pérdida neta.

Fascículo No. 1
de empresas


En la interpretación de este informe es necesario presentar las cuentas
clasificadas en los ingresos y gastos operacionales, para determinar una
utilidad operacional, después se deben relacionar los ingresos y gastos no
operacionales, para determinar una utilidad antes de impuestos. Se
determina el impuesto a cargo para llegar a la utilidad liquida, la cual debe
ser disminuida en las reservas legales y estatutarias para definir la utilidad
del ejercicio.

Balance general
El balance general es un estado financiero básico que presenta, en una
fecha determinada, la situación financiera de la empresa y presenta el valor
de sus propiedades, sus derechos, sus obligaciones y su patrimonio.

En este estado se muestran las cuentas reales y sus valores deben
corresponder con los saldos contenidos en el libro mayor y balances. Se
deben presentar clasificadas bajo tres títulos: en primer lugar, el nombre y
valor detallado de las cuentas de Activo, en segundo lugar, el nombre y
valor detallado de las cuentas de Pasivo y por último las cuentas de
Patrimonio.

El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al año y con
fecha 31 de diciembre, firmado por los responsables. Puede presentarse
en dos formas: una horizontal, en donde se presentan al lado izquierdo las
cuentas de Activo y al lado derecho las cuentas de Pasivo y Patrimonio. El
otro esquema, en forma vertical, en donde las cuentas de Activo se
presentan en la parte superior seguida por las de Pasivo y por último las
de Patrimonio, todas en una misma columna.

Para que se muestre en forma más clara y detallada la situación financiera
de la empresa, se pueden hacer subclasificaciones dentro de cada grupo
de cuentas, con el fin de hacer un buen análisis financiero. Para ello a de

Fascículo No. 1
Constitución
de empresas
26 Semestre 2


tenerse en cuenta que la presentación de Estados Financieros debe
efectuarse utilizando las denominaciones del plan único de cuentas y que
el Balance General se clasifica en corriente y no corriente, dependiendo de
la realización de los activos y la exigibilidad de los pasivos.

1.4

Indique cuales son los otros Estados Financieros Básicos cuya
preparación y presentación es responsabilidad de los administradores
del ente y que son el medio principal para suministrar información
contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente
económico.

Reúnase con otros compañeros de curso y elaboren un comprobante de diario
de apertura para una compañía hipotética que consideren conveniente, donde se
registre el aporte de cada uno por $50’000.000. El comprobante de diario debe
contener todos los requisitos exigidos. Socialice la experiencia con el tutor.

Actividad de investigación formativa
Indague en la Normas Internacionales de Contabilidad aspectos
relacionados con la creación de empresas.

Cuando se constituye una sociedad debemos cumplir con unos requisitos
mínimos para su legalización desde el ámbito legal, comercial y tributario.
Su cumplimiento se efectúa a través de un documento privado o escritura
pública, el registro mercantil y el registro en la DIAN, para impuestos
nacionales y en la Secretaría de Hacienda para impuestos municipales de
industria y comercio.

Fascículo No. 1
de empresas


Cada evento o transacción que efectúe la nueva empresa debe ser
registrado en la contabilidad, la cual se inicia con el comprobante de
apertura que contiene los aportes de los socios a la nueva sociedad; el
soporte de esta transacción es la escritura pública. Cuando se crea una
nueva empresa se incurre en una serie de gastos necesarios para iniciar
operaciones; estos se pueden amortizar en los primeros cinco años de
actividades del nuevo negocio.

Otra de las primeras inversiones que debe efectuar una nueva sociedad, es
la compra de activos fijos necesarios para su funcionamiento. Estas
transacciones se deben registrar con sus correspondientes soportes, en
comprobantes de diario para luego ser trasladados a los libros oficiales.

CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTA, Guía para constituir y formalizar
una empresa, Bogotá D.C., 2006.
CORAL – GUDIÑO, Contabilidad Universitaria, Quinta edición, Editorial
McGraw-Hill.
HARGADON, Bernard. Principios de Contabilidad, tercera edición, primera
reimpresión, Editorial Norma. (Texto guía).
MEIGS, Robert y MEIGS, Mary. Contabilidad, la base para decisiones
gerenciales, undécima edición, Editorial McGraw-Hill
Decreto 2649 de 1993 (Diciembre 29) Reglamento General de la
Contabilidad
Decreto 2650 de 1993 (Diciembre 29) Plan Único de Cuentas para
Comerciantes

Fascículo No. 1
Constitución
de empresas
28 Semestre 2


En el próximo fascículo estudiaremos los deberes tributarios que todo
comerciante debe cumplir en desarrollo de sus actividades mercantiles
para con los organismos del estado encargados de su control y recaudo.

Fascículo No. 1
de empresas


Fascículo No. 1
Constitución
de empresas
30 Semestre 2


Seguimientoal autoaprendizaje

Constitución de Empresas - Fascículo 1
Nombre_________________________________________________________
Apellidos ________________________________ Fecha: _________________
Ciudad __________________________________ Semestre: _______________

¿Qué se debe tener en cuenta para formalizar una nueva empresa comercial-
mente?

¿Cuáles son los libros que, por ley, una sociedad debe presentar e inscribir y en
dónde efectúa este acto?

¿Cómo se identifica una sociedad y cómo se solicita esta identificación?

¿Qué es el libro Mayor y Balances?. Explique

¿Para qué sirve un balance de prueba?

Los socios que conforman la sociedad en comandita por acciones se denominan:

a. Comanditarios y gestores
b. Accionistas y comanditarios
c. Colectivos y gestores
d. Ninguna de las anteriores

Para poder operar un establecimiento de comercio se debe cumplir con:

a. El permiso de funcionamiento.
b. Mantener la matrícula mercantil vigente
c. El pago de derechos de autor cuando se ejecuten públicamente obras
musicales.
d. b) y c) son ciertas

En la sociedad colectiva la responsabilidad de los socios es:

a. Solidaria e ilimitada
b. Hasta el monto de sus aportes.
c. limitada.
d. Todas las anteriores

Fascículo No. 1
de empresas

Fasciculo 1

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