SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
PRESENTADO POR:
WILSON DARÍO MARTÍNEZ VILLARRAGA
PRESENTADO A:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS Y BELLAS ARTES
GESTION DOCUMENTAL II
COLOMBIA
SEPTIEMBRE DE 2013

7. Después se realiza la entrevista con la persona que maneja la
parte contable quien comenta que toda la producción
documental está registrada en un software llamado Legisoft el
cual se encuentra instalado en los servidores de la empresa,
también tienen Backup de seguridad de la información y
cuenta con actualizaciones periódicas para mejora del proceso.
Allí se registra toda la contabilidad de la entidad y físicamente
se van creando unas carpetas mensuales de la información,
como es comprobantes, recibos, facturas, extractos y demás
soportes contables, esta documentación anualmente va
pasando al archivo inactivo.
La documentación contable entra a un proceso de
microfilmación, para poder tener un soporte de seguridad y
probatorio al momento de eliminar esta información teniendo
en cuenta la normatividad vigente para esta información.

8. SOFTWARECONTABLE
LEGISOFT

9. Posteriormente se realiza la entrevista con la persona que
maneja el software Winisis el cual maneja los inventariosy a su
vez controla toda la información de los archivos central e
inactivos, tan pronto se realizan las transferencias al archivo,
cuentan también con las Tablas de Retención Documental, que
son aplicadas desde las áreas y mediante este software para
poder identificar que documentación ha perdido su vigencia y
realizar los procesos correspondientes

10. Toda la información de la empresa entra a un proceso de
digitalización en el software Zafiro, en el cual están
implementados los procesos de preparación física de los
documentos, el escaneo de la información, la indexación de
los documentos y el almacenamiento de la información en los
servidores.
El software Zafiro, cuenta con varios módulos interesantes
que aplican para el Sistemas de Gestión Documental de la
empresa entre ellos y los mas importantes son:
• El módulo de correspondencia
• El módulo de digitalización
• El módulo de consulta vía web
• El módulo de manejo de inventarios

12. Las demás áreas de la empresa como son el área técnica, el área de talento humano etc., están
actualmente en estudio de implementación del software Zafiro para unificar todo el sistema.
Las ventajas de este software es que se acondiciona a las necesidades reales de cada área.
Dentro de los requisitos fundamentales del sistema se puede decir que cumple con:
• La escalabilidad o capacidad de crecimiento del sistema
• La tolerancia a fallos
• Disponibilidad de múltiples plataformas
• Cuenta con herramientas de desarrollo permanente
• Permite distintos dispositivos
• Distintos soportes de entrada
• Tiene procedimiento de entrada masiva y cuenta con un mecanismo de control de calidad que
evidencia los posibles errores
• El sistema cuenta con indexación manual y automática, esto de acuerdo a los documentos que
vallamos a indexar.
• Las imágenes están digitalizadas en 200 dpi, cuenta también con un módulo de estadísticas de
producción.
• Los sistemas de almacenamiento se encuentran en unos servidores, con un programa de
seguridad de la información.
• Las carpetas están creadas con un ordenamiento especifico, acorde a las TRD
• Zafiro cuenta con un módulo completo de consulta, el cual se puede conectar vía web y tiene
permisos específicos de ingreso, con controles y estadísticas de trabajo
• Cuenta con sistemas de impresión, es un sistema compatible con otras aplicaciones.

13. SOFTWARE ZAFIRO

14. Se ha concluido que la aplicación del Sistema de Gestión
Documental en la empresa ha venido dando muy buenos
resultados en la parte de digitalización de documentos y por eso
lo están integrando a la documentación de toda la empresa, con
el fin de tener el control y tratamiento absoluto de los
documentos y no seguir manejando aplicativos o software
diferentes para cada área.