Este documento describe varios aspectos clave de la comunicación en las empresas. Explica qué es la comunicación, los tipos de comunicación y canales dentro de una empresa, así como las técnicas y herramientas de comunicación interna como boletines, reuniones y correo electrónico. También cubre el rol del departamento de comunicación en analizar los flujos de información, elaborar planes de comunicación y gestionar la imagen de la empresa hacia el exterior.

1. TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN –
LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA
Camilo Hernández
Catalina Vásquez
Juan Pablo Bonilla
Viviana Castellanos
Sara Diez Freijeiro

2. TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN
PRÓLOGO
El objetivo es conocer las técnicas, la definición y los
objetivos de la comunicación aplicada a la empresa.
Comunicación Organizacional esta inmersa en la cultura.
o Producto Comunicación Interna
 Debe hablar del éxito de la organización.
 Continuidad en el tiempo.
 Debe responder a una necesidad de la organización.

3. TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN
INTRODUCCIÓN A LA COMUNICACIÓN
o Qué es la comunicación Proceso bilateral, interacción de dos o más
personas, a través de un conjunto de signos.
 Emisor (Psíquico)
 Receptor (Fisiológico) Idioma o lengua
 Mensaje (Físico)
o Incomunicación
E M R
M
Es importante identificar y decodificar los mensajes.

4. TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN
EL PROCESO DE COMUNICACIÓN
 Se requieren ocho pasos
1. Nacimiento y desarrollo de una idea con una intención.
2. Codificación de mensaje (códigos comunes).
3. Elección del canal, teniendo en cuenta las interferencias.
4. Cuantos más sentidos intervengan en la recepción, más efectiva.
5. El receptor descifra el mensaje.
6. El receptor puede aceptar o rechazar el mensaje.
7. El receptor debe hacer algo.
8. Feedback
o Barreras de comunicación
 Ausencia de interés.
 Prejuicios
 Incredulidad y Escepticismo
 Bajo nivel de comprensión
 Ignorancia

5. TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN
LAS VÍAS DE COMUNICACIÓN
 Canales Formales Establecido por la organización y la comunicación fluye en: descendente,
ascendente, horizontal y transversal.
 Canales Informales Creado por individuos de la organización con intereses particulares.
Distracción los canales formales y crear situaciones de descontrol.
Reinterpreta la información que viene de los Canales Formales.
Entre más establecidos los Canales Formales, menor será la oportunidad de
creación de Canales Informales.

6. TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN
TIPOS DE COMUNICACIÓN
 Comunicación descendente: Comunicación que proviene de los directivos para conocer e
implementar la cultura de la organización.
 Políticas de la empresa, estrategias, normativas, directrices, delegación, coordinación, asignación
de tareas, etc.,
 Comunicación ascendente: De los trabajadores a la dirección.
 Datos, informes, resultados, situaciones conflictivas.
 Comunicación horizontal o lateral: Comunicación entre departamentos y de staff, busca la
cohesión interna y la agilización.
 Informes al interior de cada departamento.
 Comunicación transversal: Dotar a la empresa de un lenguajes común. Gestión participativa.
 Unidad de lenguaje común, cultura, etc.

7. TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN
OBJETIVOS DE LA COMUNICACIÓN
1. Control
2. Motivación
3. Expresión de emociones
4. Información
5. Resolución de problemas
6. Promoción de la acción
 Objetivo interno de la comunicación: Ayudar a mejorar la productividad mediante la integración
en un proyecto común, fomentando su participación y fortaleciendo su cultura.
 Objetivo externo de la comunicación: Dar a conocer a la empresa y proyectar credibilidad ante el
público en general. Se refuerza o se cambia la imagen.

8. TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN
LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA
 Escuela de Relaciones Humanas – Elton Mayo
 La conducta y los sentimientos están relacionados.
 El grupo afecta lo individual.
 El dinero era un factor menos importante para determinar productividad que los estándares.
 Comunicación en teoría de sistemas: Contribuye al objetivo de la organización.
COMUNICACIÓN INTERNA
 Tácticas y herramientas de comunicación
 Estructura, tamaño y cultura de la empresa.
Se crean de acuerdo a  Perfil de empleados

9. TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN INTERNA
 Mecanismos o técnicas frecuentes de comunicación interna
Tablón de anuncios, buzón de sugerencias,
Mecanismos de comunicación directa
reuniones, entrevista personal.
Procedimiento de acogida, boletín interno,
Herramientas de comunicación periódico o revista de empresa, intranet, correos
electrónicos, circulares o cartas al personal.
Jornadas de puertas abiertas, convenciones
Acciones de apoyo
anuales.
Otros mecanismos Video conferencias

10.  Mecanismos de comunicación directa
 Tablón de anuncios. Los miembros de la organización tienen
acceso a documentos de información puntual, que no se
informa de manera colectiva.
 Ubicados en sitios transitados
 Actualizados periódicamente
 Sencillos y de rápido acceso
 Buzón de sugerencias. Permite que las ideas de los trabajadores,
anónimas o no, se expresen.
 Mide el grado de satisfacción
 Muestra la capacidad de iniciativa
 Suele ser utilizado más por empleados de base.
 Reuniones. Se ofrecen datos y mensajes de interés.
 Información
 Formación
 Reflexión
 Trabajo
 Funcionamiento
 Toma de decisiones

11. o Mecanismos de comunicación directa
Entrevista personal. En ellas los empleados pueden
expresarse libremente, sean citadas por la dirección o el
empleado.
o Herramientas de comunicación
Procedimiento de acogida. Presentación de la empresa y de
medios para comunicarse con ella.
- Facilita el ingreso de un nuevo empleado
- Generalmente es realizado en forma de manual
de bienvenida.
Boletín interno. Información periódica que llega al empleado
vía correo electrónico.

12. Periódico interno/revista de la empresa. Es de carácter
colectivo, contiene noticias del negocio, y busca:
- Motivar
- Informar
- Integrar
Intranet. Red de carácter privada que brinda información
interna.
- Trabajo colaborativo
- Compartir información
- Conocimiento de procedimientos
Correo electrónico. Intercambio de información de forma
ascendente, descendente y horizontal.
- Mensajes cortos
- Reuniones
- Archivos adjuntos

13. Circular o carta al personal. Difunden información importante.
Van firmadas y están dirigidas a todos los empleados o a un
grupo.
- Objetivos de la empresa
- Resultados
- Cambios en el organigrama
Acciones de apoyo.
- Jornadas de puertas abiertas. Permite la visita de las familias, clientes y demás grupos de
interés a las instalaciones de la compañía.
- Convenciones o congresos. Reúnen a un grupo grande de la empresa y en ellas se informan
lanzamientos, aniversarios de la empresa y/o cambios de la dirección.
- Videoconferencias. Permite reuniones de varias personas que no están físicamente en el
mismo sitio.

14. REDACCIÓN DE TEXTOS EN LA EMPRESA
- Emisor y receptor se identifican fácilmente. Público
- Se relacionan con una actividad de la organización.
Mensaje
- Tienden a un objetivo e información limitada. Finalidad
- Están sujetos a formato, contenido y lenguaje.
Eficacia de la empresa = Calidad de textos que genera
Lenguaje sencillo
Formatos propios de la empresa
Vocabulario actualizado
Manual de estilo

15. COMUNICACIÓN INTERNA ORAL
- Comunicación telefónica
- Comunicación personal
- Charlas a grupos
- Contactos informales
- Entrevistas
- Conferencias o reuniones
Proyectar la imagen de la empresa
Dar información a la medida
Tener claridad del discurso

16. FUENTES DE COMUNICACIONES INTERNAS
Fuentes de información. Bases de datos.
- Flujos de comunicación entre - Documentación gráfica de
áreas eventos y actos.
- Análisis de encuestas y - Seguimiento en prensa de
entrevistas noticias de la empresa.
- Estudios, proyectos y/o - Impacto de la participación de
campañas externas la empresa en ferias,
- Auditorías congresos, exposiciones, etc.
- Evaluaciones de resultados
- Informes y documentos sobre
nuevos productos y servicios.

17. EL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN
FUNCIONES Y ACTIVIDADES
 Objetivo
 Realizar y cuidar la comunicación interna de la empresa, establecer y centralizar los canales de
comunicación hacia el exterior.
 Funciones del departamento de comunicación y sus responsables
 Lograr que la comunicación descendente fluya de forma adecuada.
 Estructurar y canalizar la comunicación ascendente, para que la empresa esté informada del clima
laboral de la organización.
 Identificar la comunicación informal de la empresa para interceptar mensajes erróneos.
 Estandarizar los procedimientos de comunicación.
 Informar, motivar y cohesionar a todo el personal de la empresa.
 Funcionar como puente entre la organización, el entorno y los medios de comunicación.
 Elaborar y enviar las notas de prensa de la organización como los artículos de opinión o entrevistas
a personal de la empresa para su posible comunicación.
 Organizar y coordinar acontecimientos y actividades públicas de la empresa.
 Participar en la definición de las líneas de publicidad y materiales de marketing y promoción.

18. EL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN
FUNCIONES Y ACTIVIDADES
 Actividades
 Analizar los flujos de comunicación interna, teniendo en cuenta:
 Efectividad de los canales formales de comunicación.
 Importancia e incidencia de canales informales.
 Grado de participación y conocimiento de la cultura corporativa de los empleados.
 Índice de cohesión de los equipos de trabajo y el grado de satisfacción del personal.
 Elaborar encuestas o entrevistas para recabar información sobre los flujos de comunicación,
anteriormente mencionados identificando lo siguiente:
 Identificar actitudes hacia la organización.
 Medir niveles de motivación del personal.
 Detectar posibles problemas dentro de cada departamento.
 Brindar un espacio para que los empleados den su opinión libremente y de forma anónima sobre
temas propuestos.
 Aportar sugerencias para la mejora de procedimientos de la organización.

19. EL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN
FUNCIONES Y ACTIVIDADES
 Elaborar informe que analice la información de las encuestas o entrevistas con lo siguiente:
 Objetivos perseguidos.
 Métodos utilizados.
 Análisis
 Conclusiones y recomendaciones
 Anexos
 Implementación de la comunicación externa mediante:
 Análisis de los medios existentes en la organización que identifiquen la imagen de la empresa.
 Memorias de actividades externas.
 Presencia en medios de comunicación.
 Estudios especializados sobre la competencia.
 Acciones de marketing, publicidad y promoción
 Sondeos de opinión del público objetivo e interno.
 Comprobar la calidad de la información emitida.

20. EL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN
ELABORACIÓN DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN
 Un plan de comunicación se realiza de acuerdo a la estructura de la organización teniendo en
cuenta:
 Políticas de la empresa.
 Informaciones internas.
 Flujos de comunicación.
 Planificación de actos.
 Coordinación de acciones
 Gestión de documentación.
 Al realizar un plan de comunicación se debe tener en cuenta:
 Pautas de actuación.
 Sistema de difusión.
 Fechas de desarrollo.
 Emisores o informadores principales.

21. EL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN
ELABORACIÓN DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN
 Fases del plan de comunicación:
 Diseño de la estrategia
 Socialización de la estrategia para valoración por parte de la empresa
 Involucrar a las personas clave de la empresa en la estrategia y de las acciones de comunicación.
 Planificación y organización de acciones.
 Ejecución de acciones.
 Seguimiento a la estrategia de comunicación.
 Control de actividades.
 Evolución, formación, asesoramiento, metodologías y herramientas para el adecuado desarrollo
de las acciones de comunicación, que den apoyo logístico a los departamentos.

22. EL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN
LA FIGURA DEL RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN
 Funciones del responsable de Comunicación:
 Interactuar con los demás departamentos para la buena práctica del trabajo.
 Responsable de la imagen de la empresa en el interior y exterior, logrando mayor rentabilidad.
 Analizar la mejor manera de comunicar dentro y fuera de la empresa.
 Conocer sobre:
 El producto o servicio que se vende.
 La competencia.
 Precio del producto y sus razones.
 Canal de distribución.
 Publicidad, difusión de los productos.

23. EL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN
AGENCIAS O CONSULTORAS DE COMUNICACIÓN
 Qué son las agencias o consultoras?
 Son las encargadas de las labores de comunicación y se dedican a prestar apoyo en materia de
comunicación a una empresa u organización.
 Son agencias o consultoras especializadas en algunas actividades de comunicación.
 Contribuyen a:
 Apoyar la edición de las publicaciones internas y externas.
 Redacción de informes sobre el sector, la empresa, el cliente y su competencia y envío de notas
de prensa a los medios de comunicación.
 Elaborar dossiers de prensa.
 Preparar y difundir ruedas de prensa.
 Elaborar videos corporativos, presentaciones de empresa, productos y servicios.
 Asesoramiento sobre temas relacionados a la comunicación de la empresa.
 Gestión de reportajes.

24. EL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN
AGENCIAS O CONSULTORAS DE COMUNICACIÓN
 Ventajas y desventajas de trabajar con departamentos externos de comunicación:
Ventajas Desventajas
Contacto y conocimiento de los medios de Escaso contacto con la cotidianidad de la
comunicación. empresa.
Relación con periodistas de diferentes medios.
Credibilidad ante los medios, la noticia es más Dificultad para conocer y transmitir la cultura
creíble e imparcial. de la organización.
Visión global de la empresa, permite dar Difícil dedicación a un cliente en particular
relevancia a las noticias en un momento
determinado minimizando otras.
Redacción periodística y adecuado Menor implicación que puede tener un
tratamiento de la información. departamento de comunicación interno.
Menor control en el seguimiento de
actividades.

25. EL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN - AGENCIAS O CONSULTORAS DE COMUNICACIÓN
Comunicación
corporativa:
Auditorías de Asesoramiento
comunicación: Marcar para proyectar
áreas que deben ser Comunicación de
imagen adecuada
reforzadas, situación crisis: Elaborar
de la organización.
de la empresa en el propuestas de
ámbito de prevención,
comunicación, solución y
problemas para programas de
solucionar etc., gestión.
Comunicación
Comunicación
para ONG s:
interna: Hablando
Comunicar
actividades para
Una agencia o con el personal
para alcanzar la
recaudar fondos
e incrementar su
consultora de motivación
participando de
prestigio.
comunicación los valores y
cultura de la
puede trabajar organización.
Comunicación
institucional: en diferentes
Acciones Comunicación
dirigidas a áreas medioambiental:
relacionar Comunicaciones
empresas con
su entorno.
realizando: especiales para
cuidar la imagen
de la
organización.
Comunicación
sanitaria: Informar y
sensibilizar a la Comunicación de
opinión pública, Comunicación marketing:
autoridades, financiera: Transmitir Posicionar a la
médicos, etc., para informaciones de las empresa dentro de
aquellas empresas juntas de accionistas, su sector,
del sector seminarios informativos, aportando
farmacéutico. reuniones con credibilidad y
periodistas fidelizando clientes.
especializados en
economía, etc., para
aquellas empresas que
cotizan en bolsa.

26. COMUNICACIÓN CORPORATIVA
IDENTIDAD CORPORATIVA
Expresión de la organización, según la visión
que tiene de sí misma y según como le
gustaría ser percibida por otros. De una
manera más amplia puede ser entendida
como todos los modos en que la organización
se presente a sí misma.
Reconocimiento entre los diferentes públicos
(internos y externos), mayor confianza por
parte de los empleados y mejor
posicionamiento en el mercado
La identidad Corporativa se plasma a través de
Mensajes de palabra, Símbolos y
comportamiento.

27. COMUNICACIÓN CORPORATIVA
IDENTIDAD CORPORATIVA
La identidad es el “ser” de una empresa,
modelado por su cultura y manifestado a
través de la actuación y la comunicación. La
identidad corporativa es el conjunto de
símbolos, comunicación y comportamiento de
una empresa, basados en la visión y misión de
la misma. Es decir, es la personalidad de la
empresa. La identidad deseada y la identidad
real.
La imagen está constituida por cómo se
manifiesta su esencia, por cómo desempeñe
su labor y por cómo exprese sus mensajes.

28. COMUNICACIÓN CORPORATIVA
IDENTIDAD CORPORATIVA
Dentro de la identidad, se resalta la imagen corporativa representada en soportes gráficos, verbales,
culturales y ambientales. Como factores de esta imagen se encuentran los factores:
• Nombre: Tarjeta de presentación, Relacionado con sector y actividad a desarrollar.
• Logo: El símbolo que representa a la Empresa.
• Símbolos: Imagen que representa a un concepto, con mayor recordación que el logotipo.
• Colores: Generan impacto para fijación en la mente del público.
• Culturema: Fenómenos culturales y forma de actuar propios de la empresa.
• Arquitectura Corporativa: Lugar físico de la empresa donde desarrolla el trabajo.
• Datos objetivos de la empresa: Nombre, Nacionalidad, Servicios, productos, etc.

29. COMUNICACIÓN CORPORATIVA
IDENTIDAD CORPORATIVA
Como códigos de empresa se pueden definir
como aquellas normas relevantes que son
impartidas por la Gerencia y que son
transmitidas a los empleados; Representan una
identidad Interna y se encuentran relacionadas
con una serie de normas y modos de actuación:
• Formas de Expresión y Lenguaje Oral en la
Organización
• Celebraciones
• Normas de Vestuario
• Normas Generales

30. COMUNICACIÓN CORPORATIVA
IDENTIDAD CORPORATIVA
En el manual se recogen los símbolos y normas que definen a la organización y posibilita
que los empleados se rijan por un comportamiento homogéneo, unitario y coherente con
la imagen que la empresa desea proyectar tanto interna como externamente.
Ofrece un análisis de la imagen que posee, compatibilidad entre la imagen y el mercado,,
qué se debe mejorar, cómo y por qué, cómo, cuándo, y dónde se deberá usar la imagen,
por qué.
El desarrollo del Manual, es fundamental para la correcta aplicación de una Identidad
Corporativa.

31. COMUNICACIÓN CORPORATIVA
IDENTIDAD CORPORATIVA
El manual de identidad corporativa enmarca los
siguientes aspectos:
• Definición de la empresa o marca.
• Actividades de la empresa y de sus productos o
servicios.
• Breve reseña histórica de la empresa.
• Signos de identidad de la empresa.
• Normas de tipografía.
• Tipo de Papelería.
• Formatos de anuncios en prensa, paneles, folletos,
etc.
• Elementos de promoción (camisetas, corbatas,
bolígrafos, etc.
• Normas referidas a la indumentaria.
• Instalaciones de la empresa.
• Normas para el diseño de publicaciones.
• Posibles anexos de actualización.