Auditoria externa

CASTAÑEDA MEJIA & ASOCIADOS

Auditoria Independiente
Es un examen crítico y sistemático de:
• Dirección interna
• Estados financieros, expedientes y operaciones
contables preparados por la Administración
• Los
demás
documentos
y
expedientes
financieros y jurídicos del negocio


Continuación…
Se lleva a cabo con la intención de publicar
Estados Financieros que constituyan declaraciones
de la Administración y que presenten con equidad
la situación financiera en una fecha determinada y
los resultados de las operaciones durante un
periodo que termina en esa fecha.
Se realiza con el objeto de averiguar la exactitud y
autenticidad de estos estados, expedientes y
documentos.


Continuación…
El resultado final del trabajo del auditor
independiente consiste en la emisión de una
opinión imparcial sobre la situación financiera y
resultados de una unidad económica; para ello es
indispensable que se cumplan ciertos requisitos
mínimos de orden general que deben observarse
para el desempeño de un trabajo de auditoria de
calidad profesional.


Requisitos mínimos
• Entrenamiento técnico y capacidad profesional
El trabajo de auditoria debe ser desempeñado por personas que,
teniendo título profesional legalmente extendido y reconocido,
tengan entrenamiento técnico adecuado y capacidad profesional
como auditores.

• Cuidado y diligencia profesional
El auditor está obligado a ejercitar cuidado y diligencia razonables
en la realización de su examen y en la preparación de su dictamen o
informe.

• Independencia
El auditor está obligado a mantener una actitud de independencia
mental en todos los asuntos relativos a su trabajo profesional.


Continuación…
• Planeación y supervisión
El trabajo de auditoria debe ser planeado adecuadamente y se debe
supervisar en forma apropiada a los integrantes del grupo de auditoria.

• Estudio y Evaluación de Control Interno
Se debe efectuar un estudio y evaluación adecuado del C I existente, que
le sirvan de base para determinar el grado de confianza que va a
depositar en él; asimismo que le permita determinar la naturaleza,
alcance y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoria.

• Obtención de evidencia suficiente y competente
Mediante los procedimientos de auditoria, el auditor debe obtener
evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que
requiera para suministrar una base objetiva para su opinión.


Continuación…
• Aclaración de la relación con estados o
información financiera y expresión de opinión
En todos los casos en que el nombre de un CPA quede asociado con
estados financieros o información financiera, deberá expresar de
manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con dicha
información, su opinión sobre la misma y en su caso, las
limitaciones importantes que haya tenido en su examen, las
salvedades que se deriven de ellas o todas las razones de
importancia por las cuales expresa una opinión adversa o no puede
expresar una opinión profesional a pesar de haber hecho un examen
de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoria – NIA.


Continuación…
• Bases de opinión sobre estados financieros
El auditor, al opinar sobre estados financieros, debe observar que:
▫ Fueron preparados de acuerdo con Normas Internacionales de
Información Financiera - NIIF
▫ Dichas normas fueron aplicadas sobre bases consistentes
▫ La información presentada en los mismos y en las notas relativas, es
adecuada y suficiente para su razonable interpretación

Por lo tanto, en caso de excepciones a lo anterior, el auditor debe
mencionar claramente en qué consisten las desviaciones y su efecto
cuantificado sobre los estados financieros.


Técnicas de auditoria
Son los métodos prácticos de investigación y
prueba que el contador público y auditor utiliza
para lograr la información y comprobación
necesaria para poder emitir
su opinión
profesional.
1. Estudio general:
Apreciación sobre la
fisonomía o características generales del
negocio, de sus estados financieros y de las
partes
importantes,
significativas
o
extraordinarias.


Continuación…
2. Análisis: Clasificación y agrupación de los
distintos elementos individuales que forman
una cuenta o una partida determinada, de tal
manera que los grupos constituyan unidades
homogéneas y significativas.
3. Inspección:
Examen físico de bienes
materiales o de documentos, con el objeto de
cerciorarse de la autenticidad de un activo o de
una operación registrada en la contabilidad o
presentada en los estados financieros.


Continuación…
4. Confirmación: Es la ratificación por parte de una
persona ajena al negocio, de la autenticidad de un
saldo, hecho u operación, en la que participó y por
la cual está en condiciones de informar
válidamente sobre ella.
5. Investigación:
Es la recopilación de la
información mediante la plática con los
funcionarios
y
empleados
del
negocio.
Generalmente se aplica al C I en su fase inicial y de
las operaciones que no aparecen muy claras en los
registros.


Continuación…
6. Declaración: Manifestación por escrito con la
firma de los interesados del resultado de las
investigaciones realizadas con los funcionarios y
empleados del negocio.
7. Certificación: Obtención de un documento en el
que se asegure la veracidad de un hecho,
legalizado por lo general, con la firma de autoridad
responsable.
8. Observación: Presencia física de cómo se realizan
ciertas operaciones o hechos.
9. Cálculo:
Verificación matemática de alguna
partida o registro contable.


Papeles de trabajo
El trabajo realizado por el auditor queda anotado
en un conjunto de cédulas o documentos en donde
se plasman hechos e información que se adquieren
durante el desarrollo de su actividad, bien sea que
los elabore o los reúna (cuando los prepare
personal del negocio), los cuales constituyen los
papeles de trabajo.


Continuación…
• Por su uso
Los papeles de trabajo pueden contener información útil
para varios ejercicios (acta constitutiva, cuadros de
organización, catálogo de cuentas, manuales de
procedimientos). Por su utilidad más o menos
permanente a este tipo de papeles se les acostumbra a
conservar en un expediente especial, particularmente
cuando la auditoria es recurrente. Cuando los papeles de
trabajo contienen información útil para un año
(confirmación de saldos, conciliaciones bancarias, etc.)
se agrupan para integrar el expediente de auditoria del
ejercicio a que se refieran.


Continuación…
• Por su contenido
Aunque el diseño y contenido de los papeles de trabajo
son tan variados, existe en la secuela del trabajo de
auditoria papeles clave cuyo contenido está más o menos
definido y que los hace característicos:
a)
b)
c)
d)

Hoja de trabajo: Es la cédula que muestra los grupos o rubros que
integran los estados financieros
Las Cédulas Sumarias: muestran las cuentas de mayor que forman un
rubro
Las Cédulas de Detalle: relacionan las partidas que componen una
cuenta de mayor o un saldo cualquiera, y
Las Cédulas de Comprobación: contienen el trabajo efectuado para
verificar la corrección de una partida u operación


Personal que interviene en la auditoria
• Socio encargado:
tiene a su cargo la
responsabilidad fundamental del trabajo de
auditoria, quien velará porque se cumpla con las
Normas Internacionales de Auditoria durante la
realización de la misma.
• Gerente o Supervisor: es el responsable ante
los socios y ayuda a éstos en numerosos trabajos
administrativos, haciéndose cargo de las
auditorias. Lleva a cabo la labor de supervisión
del personal que realiza la auditoria.


Continuación…
• Auditor encargado:
es responsable de la
realización del trabajo de auditoria, de dirigir la
ejecución diaria del plan de auditoria, instruir y
supervisar adecuadamente al personal de auditoria
asignado al trabajo. Colabora en la planificación de
la auditoria y la revisión detallada de los papeles de
trabajo.
• Asistentes: tienen la responsabilidad de cumplir
con los procedimientos que se señalan en el
programa de auditoria y de informar al encargado
todos los problemas que se presenten en el
transcurso de su trabajo.


Concepto
Es decidir previamente, sobre los aspectos
siguientes: los procedimientos de auditoria que se
van a aplicar; el alcance y extensión que se dará a
las pruebas; la oportunidad en que se van a aplicar;
los papeles de trabajo que se utilizarán y el
personal que se necesitará para desarrollar el
trabajo.


Importancia
La planeación le permite al auditor identificar los
objetivos del trabajo encomendado y al mismo
tiempo le obligará a definir la forma para alcanzar
dichos objetivos. De esta forma, el auditor al usar
la planeación en su trabajo se asegura de realizar la
auditoria en una forma más eficiente y efectiva.
Con el uso de la planeación el auditor logra hacer
un mejor uso de los recursos, tanto humanos como
materiales.


Base para la planeación
Para que la planeación de la auditoria sea efectiva,
deberá estar fundamentada en una adecuada
comprensión por parte del auditor de los aspectos
siguientes del cliente:
1. La naturaleza de sus negocios
2. El medio ambiente en que desarrolla sus
actividades la empresa
3. Las operaciones contables que realiza
4. Su sistema de control interno


Entrevista inicial con el cliente
Esta entrevista debe ser realizada por personal
idóneo, pues de ello dependerá hacer una
planeación que asegure efectuar una auditoria
eficiente. Es recomendable que sea practicada por
un socio, gerente o supervisor de la firma. En esta
entrevista deberá obtenerse información acerca de:


Continuación…
a) Estructura organizativa de la empresa
b) Actividades desarrolladas por el cliente:
productos que fabrica y/o vende, servicios que
presta, el mercado en que compite, las fuentes
de su materia prima, etc.
c) Instalaciones: una visita permitirá entender
mejor los procesos y procedimientos aplicados,
tanto en el área productiva como en el área
administrativa


Continuación…
d) Personal: en este aspecto será importante establecer
con el cliente los empleados administrativos y
especialmente del área contable que proporcionarán la
documentación e información al personal asignado
para la auditoria
e) Sistema de control interno aplicado por el cliente: es
importante obtener la mayor cantidad de información
sobre este aspecto, ya que el alcance y extensión que
deberá darse a las pruebas de auditoria están
estrechamente relacionadas con la calidad de este
sistema.
Esta entrevista también servirá al auditor para:


Continuación…
1. Determinar necesidades del cliente en campos
diferentes a la auditoria que se está planificando, tales
como asesoría financiera o fiscal, sistematización
contable, etc. en las que la firma de auditoria podría
ayudarle.
2. Establecer si los estados financieros fueron preparados
de acuerdo con Normas Internacionales de
Información Financiera o atendiendo alguna
reglamentación o base diferente.
3. Evaluar la colaboración que se recibirá del personal del
cliente. Podrá programarse el trabajo de auditoria de
manera de utilizar los periodos en que el personal del
cliente tenga disponibilidad de tiempo.


Medios para obtener la información
necesaria
1. Entrevistas
Por medio de ellas se determinarán aspectos
tales como el objetivo de la auditoria,
condiciones y limitaciones del trabajo, la
coordinación del trabajo de auditoria con el
personal del cliente.
2. Visitas a las instalaciones
Para conocer las operaciones y procesos
realizados por los diferentes departamentos y
observar el sistema de control interno.


Continuación…
3. Entrevistas con los funcionarios
Se obtendrá información acerca de las políticas de la
empresa en cuanto a aspectos operativos,
administrativos y contables.
4. Lectura de documentos jurídicos
Para conocer aspectos relacionados con la constitución
de la empresa y otros aspectos legales como contratos
y juicios, tanto promovidos por el cliente como en su
contra.
5. Lectura de estados financieros
Para obtener información sobre el volumen y
naturaleza de las operaciones, así como determinar la
importancia relativa de cada cuenta.


Importancia relativa
Es conveniente que el auditor determine en la fase
de planeación los componentes importantes de los
estados financieros, el concepto de importancia
relativa debe dirigir el trabajo de auditoria a los
aspectos importantes que pueden afectar la
razonabilidad de los mismos.
Con todos los elementos obtenidos en la entrevista
inicial, se deberá dar inicio al plan de auditoria,
determinando su alcance, estimación del tiempo y
personal necesario para llevar a cabo el trabajo.


Presupuesto de tiempo
Por lo general se elabora siguiente el orden de las
cuentas del balance general, asignándole a cada una de
ellas las horas hombre que se consideran necesarias de
acuerdo a la experiencia y criterio del auditor. Para su
preparación debe tomarse en cuenta:
1.
2.

Volumen de operaciones
En los casos de primeras auditorias debe considerarse más
tiempo para el conocimiento de la empresa y para la
preparación del archivo permanente

El presupuesto de tiempo reviste importancia puesto
que con base en éste se fijan los honorarios que
deberán cobrarse al cliente.


Programas de auditoria
El resultado de la planeación de la auditoria se
plasmará en un programa de trabajo.

El programa de auditoria es un documento en el
que en un orden lógico se presentan los
procedimientos de auditoria que deberán
aplicarse, la extensión que a los mismos se les dará
y la oportunidad en que se practicarán.


Continuación…
• Programas generales:
Contienen una
descripción general de las técnicas que deberán
aplicarse en la auditoria así como los objetivos
que se persiguen. Están destinados para ser
usados por los supervisores o jefes de auditoria.
• Programas detallados: En ellos se describe
con detalle los procedimientos y técnicas de
auditoria que deberán aplicarse.
Su uso
corresponde a los asistentes de auditoria.


Continuación…
• Programas estándar: son aquellos en que se
enuncian los procedimientos de auditoria a
seguir en casos o situaciones similares, o
aplicables a un número considerable de
empresas.
• Programas específicos: son aquellos que se
preparan o formulan concretamente para cada
situación particular.


Contenido de los programas
• De forma:
▫ Número de procedimiento de auditoria
▫ Descripción del procedimiento
▫ Firma o iniciales de los auditores que llevan a cabo
los diferentes puntos de la revisión
▫ Columna de observaciones para hacer referencia a
los papeles de trabajo en donde se haya realizado
el procedimiento


Continuación…
• De fondo:
En función de éste, los programas deben incluir
procedimientos que no sólo se limiten al
reconocimiento de los registros de contabilidad,
sino también proveer procedimientos que vayan
más allá de dichos libros y registros, como son:
▫ Analizar correspondencia
▫ Obtener información de terceros
▫ Revisión de libros, actas, etc.


Continuación…
Además no sólo deben circunscribirse al examen
de las operaciones realizadas durante el periodo
que abarque la auditoria, sino también a un
periodo posterior, ya que el auditor que dictamina
es responsable de los eventos posteriores que en
alguna forma puedan influir en su opinión.


Aspectos relevantes a considerar en los
procedimientos de auditoria aplicables en el
examen de estados financieros

1. Procedimientos para efectivo
a) Arqueos: inspección de todos los valores en poder de los
custodios seleccionados a una fecha determinada
b) Confirmación de saldos de las cuentas bancarias
c) Revisión de conciliaciones bancarias
d) Examen de la documentación que ampara las entradas y
salidas de efectivo
e) Verificación de los movimientos de efectivo por un
periodo anterior y posterior al cierre del ejercicio
f) Revisión de traspasos de fondos en las cuentas bancarias
g) Valuación de monedas extranjeras y otros


Continuación…
2. Procedimientos para cuentas por cobrar
a) Obtención de un análisis de los saldos que integren
las cuentas por cobrar, de preferencia tabulado por
antigüedad
b) Confirmación escrita directamente de los clientes de
los saldos representativos
c) Inspección física de la documentación que amparen
los adeudos en caso necesario
d) Verificación de correcta valuación de las cuentas por
cobrar en moneda extranjera
e) Verificación de correcta valuación de las cuentas
incobrables


Continuación…
3. Procedimientos para inventarios
a) Observación de la toma física de inventarios,
determinando las cantidades de dichos inventarios y
efectuando pruebas selectivas de recuento para
asegurarse de la corrección de dichas cantidades
b) Comprobación de la corrección de los cálculos
aritméticos del inventario
c) Valuación del inventario y la determinación del costo
de las mercancías vendidas durante el periodo
d) Examinar la documentación que ampare las
entradas y salidas de inventarios


Continuación…
4. Procedimientos propiedad planta y equipo
a) Examen de la documentación, escritura o título de
propiedad, y la autorización que amparen las
adquisiciones
b) Inspección física de los bienes para comprobar que
existen y están en uso
c) Al examinar las adquisiciones investigar si representan
reposiciones y comprobar que los bienes sustituidos
fueron dados de baja
d) Revisar los cálculos de las depreciaciones, su correcto
registro y el movimiento de las cuentas respectivas
e) Revisar que lo métodos de valuación y depreciación han
sido aplicadas constantemente


Continuación…
5. Procedimientos para pasivos corrientes
a) Confirmación: obtención de información escrita de
instituciones que hayan otorgado créditos,
proveedores y acreedores
b) Examen de la documentación de los pasivos pagados
con posterioridad a la fecha del balance general para
asegurarse de su existencia y autenticidad
c) Inspección de la documentación que compruebe la
autenticidad de los pasivos registrados no liquidados
d) Verificar a base de pruebas selectivas, las sumas de
las tarjetas auxiliares de las cuentas por pagar y
comprobar su corrección


Continuación…
6. Procedimientos para capital contable
a) Examinar los originales de la escritura constitutiva y sus
modificaciones
b) Inspeccionar los libros de actas, para asegurarse que los
acuerdos de los accionistas y administradores están
reflejados adecuadamente en los registros contables
c) Verificar que los movimientos de capital contable estén
autorizados
d) Verificar que los cupones por dividendos pagados y los de
acciones canjeadas hayan sido cancelados
e) Verificación de adecuada presentación y revelación de
restricciones


Continuación…
7. Procedimientos para cuentas de resultados
a) Es recomendable que estos procedimientos de
auditoria se coordinen con aquellos que se utilicen
en cuentas relacionadas
b) Verificar que todas las ventas han sido facturadas en
el periodo
c) Verificar en la factura y documentos que amparen
las ventas y su costo, los cálculos aritméticos, precios
unitarios y su contabilización
d) En la medida que sea práctico, se harán pruebas
globales de las ventas y su costo y de los márgenes de
ganancia


Continuación…
e) Verificación de los impuestos causados
f) Examen crítico de los documentos originales que
respalden los gastos de operación
g) Revisión comparativa de los distintos renglones de
gastos de operación de un ejercicio a otro,
investigando e interpretando las variaciones
importantes
h) Conexión de las cuentas de gastos de operación con
las cuentas de activo y pasivo relativas, incluyendo
pruebas globales cuando procedan


Procedimientos de auditoria en PED
• Primera fase: Estudio preliminar
Está enfocado a determinar la importancia que
el PED tiene en su información financiera y al
conocimiento general del equipo.
a) Descripción de las aplicaciones: Consiste en
conocer y documentar en papeles de trabajo, los
objetivos del sistema y de sus aplicaciones,
identificando la entrada, proceso y salida de la
información
b) Estudio general de la unidad central de proceso
y de las unidades periféricas


Continuación…
• Segunda fase: Ampliación del estudio de C I
a) Verificar que el análisis, diseño, programación,
prueba de datos y mantenimiento de los
sistemas esté documentado y de acuerdo a los
estándares establecidos
b) Comprobar que existen manuales actualizados
del equipo y de los sistemas de operación
c) Verificar que se cuenta con copias de los
manuales de operación debidamente protegidos
fuera de la sala de cómputo


Continuación…
d) Asegurarse que existe un plan de contingencias que
asegure una continuidad razonable de la
información
e) Verificar que la información procesada está sujeta a
controles que aseguren que dicha información es
válida y completa y que se procesa información
duplicada. En caso de información rechazada que
ésta sea analizada y corregida, y en su caso, vuelva a
ser oportunamente procesada
f) Comprobar que la documentación que soporta los
programas está de acuerdo con los estándares
establecidos, que se encuentra completa y que existe
evidencia y autorización de los cambios efectuados


Continuación…
• Tercera fase: Prueba a los controles PED

A partir de esta fase es imprescindible que el auditor
tenga la debida especialización y conocimiento de
cómputo electrónico que le permita juzgar sobre los
controles establecidos y efectuar pruebas al computador.
En caso de apoyarse en otras personas, el auditor debe
tener suficiente conocimiento del PED para dirigir,
supervisar y revisar el trabajo de sus asistentes o para
obtener certeza razonable de que el trabajo hecho por
expertos externos es parte integrante del sistema
contable y del control interno relativo, el auditor no debe
delegar en un experto en PED su responsabilidad sobre
las conclusiones importantes de su trabajo.


Secuencia en la aplicación de procedimientos de auditoria en PED
Hacer auditoria sin
procedimientos PED

No

Hay computador?

Sí
1ª. Fase
Estudio preliminar
Tienen impacto en la
información financiera

Continuar auditoria sin
procedimientos PED

No

Sí
Es esencial por la magnitud de

2ª. Fase
Ampliación del estudio del Control
Interno PED

las aplicaciones

No

Sí

3ª. Fase alterna
3ª. Fase obligatoria
Efectuar

cumplimiento

pruebas

de

Usar el computador para hacer
pruebas de auditoria más:
efectivas, extensas, precisas y
económicas


Evaluación del control interno
Al evaluar el C I, el auditor deberá determinar sus
deficiencias, calificarlas en cuanto a su gravedad y
posibles repercusiones y, establecer el alcance de
su trabajo en relación a las condiciones
encontradas. Si las fallas de C I son graves y el
auditor no logra suplir esta limitación de una
manera práctica, deberá abstenerse de opinar
sobre los estados financieros.


Continuación…
Es indispensable dejar evidencia en los papeles de
trabajo del estudio y evaluación del C I, por las razones
siguientes:

a) Como evidencia de que el auditor cumplió con la
norma internacional de auditoria que lo obliga a
examinarlo.
b) Como explicación del por qué realizó diferentes
extensiones a sus pruebas de auditoria, utilizó
determinados procedimientos y la oportunidad en
que fueron aplicados.


Métodos de evaluación del C I
• Método descriptivo o memorándum
Consiste en una descripción por escrito, de los
procedimientos establecidos para la ejecución de
las distintas operaciones o aspectos específicos
del C I.
Es decir, es la formulación de
memorándum en donde se transcribe en forma
fluida los distintos pasos de un aspecto
operativo.
Este método tiene íntima relación con el método gráfico,
ya que siempre se acompaña de una gráfica que muestra
la descripción escrita.


Continuación…
• Método de cuestionarios
En este método se elabora previamente una
relación de preguntas sobre los aspectos básicos
de la operación a investigar y a continuación se
procede a obtener las respuestas. Generalmente
estas preguntas se formulan de tal forma que
una respuesta negativa advierte debilidades en el
control interno.


Continuación…
• Método gráfico
Tiene como base la esquematización de las
operaciones mediante el empleo de dibujos,
flechas, cuadros, etc., en dichos dibujos se
presentan departamentos, archivos, etc., y por
medio de ellos se indica la forma cómo opera un
procedimiento de trabajo.
Las gráficas más conocidas son los flujogramas y
diagramas.


Principales áreas a evaluar
• Caja y Bancos
1. Las cuentas bancarias deben estar autorizadas
por la administración
2. Los ingresos por venta deben respaldarse con las
cintas de la caja registradora, comprobantes de
ingreso e informe diario de ventas
3. Deben depositarse los ingresos inmediatamente.
Los desembolsos se realizan mediante la emisión
de cheques pre numerados


Continuación…
5. Los cheques anulados deben ser inutilizados y
archivados en la secuencia normal de los cheques
pagados
6. La cantidad deberá ser impresa en todos los cheques
con una máquina protectora
7. Personas autorizadas para aprobar los cheques no
deben tener acceso a los registros contables. Al
presentar los cheques para su autorización, se debe
revisar los comprobantes adjuntos
8. Se debe estampar el sello de PAGADO en la factura
de los proveedores y órdenes de compra al
cancelarlos


Continuación…
• Fondos fijos
1. Establecer un sistema de fondo fijo para pagos
menores en cada establecimiento
2. Debe estar a cargo de una persona responsable y no
tener acceso al efectivo y registros contables
3. Al solicitar un reembolso, adjuntar:
a)
b)

Listado de los documentos que integran el reembolso
Los documentos deben estar aprobados por persona
competente

4. Los cheques emitidos por reembolso deber ser a
nombre de la persona responsable
5. Practicar arqueo de fondo fijo sorpresivamente


Continuación…
• Ventas y facturación
1. Colocar
cajas
registradoras
en
cada
establecimiento, con los controles siguientes
a) Que la caja registradora suene un timbre para llamar
la atención al abrirla
b) La aparición del importe de consumo en la parte
superior de la caja y a la vista del cliente
c) Impresión de un ticket de caja (factura)
d) Acumulación del total de las ventas del día

2. La orden y el comprobante de ingreso deben ser
numerados correlativamente


Continuación…
3. Con el comprobante de ingreso el cliente cancela
su consumo
4. El informe diario de ventas se elabora en base a
los comprobantes de ingreso, éste debe firmarlo
la persona encargada de la caja
5. El total de ventas que reporta la cinta de la caja
registradora debe cotejarse con comprobantes
de ingreso y el informe diario de ventas


Continuación…
• Compras y gastos

1. Que los pedidos de compra sean autorizados y que
las funciones de formulación de pedidos, recepción
de productos y contabilización estén separadas
2. Usar talonarios de órdenes de compra pre
numerados y debidamente autorizadas
3. Enviar copia de la orden de compra al almacén y
departamento de contabilidad
4. Previo a cancelar las facturas verificar que estén
autorizadas y respaldadas con su orden de compra
5. Verificar en las facturas cálculos aritméticos,
requisitos legales y que tengan su recibo de caja o
sello de Cancelado


Continuación…
• Inventarios
1. Al ingresar productos al almacén deberá de
pesarse, contarse y verificar de que lo recibido es
lo indicado en las facturas y órdenes de compra
2. Elaborar el informe diario del encargado en base
al producto recibido y adjuntar facturas y
órdenes de compra
3. Toda salida de producto tiene que estar
respaldada con requisición del almacén
4. Toda entrada y salida de producto debe anotarse
en la tarjeta de almacén respectiva (Kardex)


Continuación…
5. Practicar inventario físico de productos cada fin
de mes y cotejarlo contra el Kardex
6. Las personas que manejan el almacén deben
estar segregadas de las funciones de facturación
de ventas y contabilidad
7. Las existencias de productos deben valuarse al
costo de adquisición (última compra)


Efectivo
PREGUNTA

EFECTIVO EN CAJA
1

Los fondos de caja chica se manejan a
través de fondos fijos

2

El encargado de la caja chica es
independiente del que maneja los
cobros

3

Los fondos ajenos al negocio están al
cuidado de alguna persona que no
maneje fondos del mismo

4

Recae la responsabilidad principal de
cada caja chica sobre una sola personal

5

Se hacen cortes de los fondos por las
personas encargadas de su custodia.
Con qué frecuencia

N/A

SI

NO

OBSERVACIÓN


Efectivo
PREGUNTA

6

Los fondos fijos son razonables para
sus necesidades

7

Están los pagos individuales de los
fondos
limitados a una cantidad
máxima. Cuál es ese máximo

8

Están los desembolsos de caja chica
debidamente
respaldados
por
comprobantes

9

En lo que se refiere a retiro de efectivo
por medio de vales:
a) Se hacen en tal forma que dificulten
su alteración
b) Están firmados por las personas que
dispusieron del efectivo
c) Están aprobados por un funcionario
responsable

N/A

SI

NO

OBSERVACIÓN


Efectivo
PREGUNTA

10 Los cheques de reembolso se expiden a
nombre de la persona encargada del
fondo
11

Está prohibido usar los fondos de caja
chica para hacer efectivo cheques de
funcionarios, empleados, clientes y
otras personas

12 Se realizan arqueos por sorpresa por los
auditores internos o algún funcionario
periódicamente
13 Los reembolsos son aprobados por
alguna persona que no sea el cajero y
que verifique la documentación de
respaldo de la liquidación

N/A

SI

NO

OBSERVACIÓN


Efectivo
PREGUNTA

EFECTIVO EN BANCOS
1

Las funciones de contabilidad y de caja
están divididas y desempeñadas por
empleados
competentes
y
completamente independientes entre sí

2

Están todas las cuentas de bancos y las
personas que firman contra ellas,
autorizadas por la Administración

3

Existe costumbre de notificar al banco
inmediatamente cuando una persona
autorizada a firmar abandona el
empleo en el negocio

4

Están registradas todas las cuentas de
cheques a nombre del negocio

N/A

SI

NO

OBSERVACIÓN


Efectivo
PREGUNTA

5

Se registran las operaciones de caja en
la fecha en que se recibe el dinero o en
la que fueron expedidos los cheques
PAGOS CON CHEQUES

1

Las siguientes aprobaciones de alguna
persona autorizada se requieren en los
documentos antes de ser pagados
a)
b)
c)
d)

Aprobación de precios
De recibo de productos
De sumas, cálculos, descuentos, etc.
De la cuenta a la cual debe ser
cargado
e) Aprobación final para su pago
2

Los documentos son convenientemente
Cancelados al pagarlos

N/A

SI

NO

OBSERVACIÓN


Efectivo
PREGUNTA

3

La firma de cheques, antes de estar
éstos completamente llenos, está
prohibida

4

Se utiliza máquina protectora para
indicar la cantidad

5

Los
cheques
sin
usar
están
convenientemente guardados de tal
manera que se evite sean usados sin
autorización
DEPÓSITOS

1

Los
ingresos
son
depositados
diariamente en su totalidad

2

El control de todos los registros de
contabilidad
y
pagos,
está
encomendado a otra persona que no
sea el cajero

N/A

SI

NO

OBSERVACIÓN


Efectivo
PREGUNTA

3

Existe el control adecuado sobre las
ventas de contado mediante el uso de
cajas registradoras
CONCILIACIONES BANCARIAS

1

Las cuentas bancarias son conciliadas
por alguien que no firme cheques o que
no tenga a su cuidado
a) Fondos o libros de caja
b) Cuentas generales
c) Cualquier otra cuenta

2

Se concilian las cuentas bancarias
mensualmente

3

Las conciliaciones son verificadas por
un empleado responsable

N/A

SI

NO

OBSERVACIÓN


Compras y Gastos
PREGUNTA

1

Existe un departamento de compras

2

Opera independientemente de
a) Departamento de contabilidad
b) Bodega o almacén

3

Se utilizan formas impresas de órdenes
de compra con numeración correlativa

4

Se aprueban los detalles siguientes:
a) Precios
b) Cantidad
c) Proveedor

5

Recibe directamente el departamento
de contabilidad los documentos :
a) Copia de la orden de compra
b) Copia del informe de recepción

N/A

SI

NO

OBSERVACIÓN


Compras y Gastos
PREGUNTA

6

Se aprueban las facturas antes de
pagarlas

7

Se sellan las facturas en forma
adecuada para evitar sean pagadas dos
veces

8

Se aprueban debidamente las facturas
de poca importancia por funcionarios o
jefes de departamento antes de
pagarlas

9

Recibe
y
firma
una
persona
debidamente autorizada todas las
pólizas, documentos y distribuciones de
gastos antes de autorizar su pago

N/A

SI

NO

OBSERVACIÓN


Ventas y Facturación
PREGUNTA

1

La
persona
que
prepara
los
comprobantes de ingreso tiene acceso a
la caja

2

Los documentos de ingreso están
numerados

3

Se cotejan los documentos de ingreso
con las órdenes de clientes (pedidos)

4

Se entrega al cliente el ticket (factura)
que emite la caja registradora al
cancelar su consumo

5

Se coteja la orden de despacho con
documento de ingreso e informe diario
de ventas

N/A

SI

NO

OBSERVACIÓN


Ventas y Facturación
PREGUNTA

6

Se verifica que el total que reporta la
caja
registradora
sea
igual
a
documentos de ingreso emitidos

7

Se practican arqueos sorpresivos

8

Se elabora la póliza de ingresos en base
a las cintas e informe diario de ingresos

N/A

SI

NO

OBSERVACIÓN


Inventarios
PREGUNTA

N/A

1

Se llevan registros de inventario
perpetuo con relación a los productos

2

Las personas que manejan los
inventarios, están separadas de las
funciones siguientes:
a) Facturación de venta
b) Contabilización de compras

3

Hay
una
persona
encargada del almacén

4

Se realizan todas las entregas de
productos mediante requisiciones

5

Existe un control estricto de artículos
de valor elevado

6

Existe un control e artículos recibidos
en consignación

responsable

SI

NO

OBSERVACIÓN


Inventarios
PREGUNTA

N/A

7

Se verifican los registros de inventario
perpetuo cotejándolos con inventarios
físicos por lo menos una vez al año

8

De ser así, esos recuentos físicos son
practicados
por
empleados
independientes del encargado del
almacén

9

Se investigan de inmediato
diferencias entre los registros
almacén y los inventarios físicos

las
del

10 Se preparan instrucciones por escrito
para la orientación de los empleados
participantes en la toma de inventarios
físicos

SI

NO

OBSERVACIÓN

“EL SER HUMANO NO TIENE
PRECIO. TIENE VALOR; Y ELLO
LO ESTABLECE EL
CONOCIMIENTO Y LA
EXPERIENCIA”.

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