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CASO PRÁCTICO
“AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA EMPRESA DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.”
RESUMEN EJECUTIVO
“AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA EMPRESA DISMACONCOBRE CIA. LTDA.”
La auditoría de gestión a la empresa DISMACONCOBRE CIA. LTDA se realizó con él con el propósito de
evaluar la gestión operativa y sus resultados obtenidos, así como, la eficacia de la gestión, en relación a los
objetivos y metas,
Esta tesis determinará el grado de economía, efectividad y eficiencia en el uso de los recursos,
estableciendo de esta manera los valores éticos de la organización y, el control y prevención de la
afectación ecológica, como también la calidad de los bienes ofrecidos, y, el impacto socio-económico
derivado de sus actividades.
El resultado de los procedimientos fue la elaboración del informe de auditoría con conclusiones,
recomendaciones y seguimiento.
El Informe de auditoría permitió dar a conocer a los directivos la situación real de la organización,
permitiendo así la oportuna toma de decisiones ya que los hallazgos de auditoría descritos en el informe
constituyen debilidades administrativas.
AUDITORÍA GESTIÓN
EFICACIA INFORME
HALLAZGOS PROCEDIMIENTOS
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EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADO A DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.
1. PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
La auditoría que se va a realizar a DISMACONCOBRE CÍA. LTDA será para
determinar, mediante indicadores de gestión, los niveles de eficiencia, eficacia y
economía de la Compañía Distribuidora de Materiales de Construcción
DISMACONCOBRE CÍA. LTDA. a través de la aplicación de técnicas y procedimientos
de auditoría para llegar a elaborar el informe en el que se incluya conclusiones y
recomendaciones.
Para trabajar con la información actualizada, se obtendrá conocimiento e identificación
de:
 La estructura y funcionamiento general de la empresa.
 Las áreas a examinar que involucra sus actividades, operaciones, instalaciones,
metas u objetivos a cumplir.
 Las prácticas administrativas y de operación que realiza la empresa.
El análisis de estos aspectos serán los ejes principales para determinar el grado de
confiabilidad de la información administrativa y la metodología a ser utilizada para
facilitar la auditoría.
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2. CONOCIMIENTO PRELIMINAR
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
I.- ENTREVISTA CON LAS AUTORIDADES
Ref.:
PP 1
1/2
Nombre del entrevistado: Ángel Caibe
Cargo: GERENTE GENERAL DE
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.”
Entrevistador: Lorena García
Fecha de Corte:31 de diciembre de 2011
Fecha: Lunes, 03 de enero del 2012
Hora: 08:00 am
Lugar: Instalaciones de la empresa
1. ¿Cuál es su opinión acerca de la situación actual de la empresa?
En general, la condición actual de la empresa considera que es buena,
pero si recalca que para llegar a esto han tenido que pasar 2 años de
trabajo duro y permanente. En la actualidad tiene una gran expectativa por
los retos de crecimiento que se han planteado para este año, recordando
que la empresa durante su tiempo de permanencia en el mercado ha
pasado por etapas de altos y bajos y hoy en la actualidad ha obtenido un
crecimiento considerable, valor alto que para alcanzarlo han incluido de lo
que quieren hacer y hacia dónde quieren llegar en base a resultados reflejados en
números y a la aplicación de índices de profesionalización en su personal.
2. ¿Cuáles considera que son las principales fortalezas y
debilidades existentes en la empresa?
Sin lugar a dudas sus mayores fortalezas son: un buen equipo humano que tiene
el conocimiento necesario para hacer frente a los requerimientos de la empresa,
la excelente relación con los proveedores, los productos de excelente
calidad para la comercialización, la experiencia en el mercado.
Entre las debilidades indica que son: la falta de capital para hacer mayor
inversión.
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“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ENTREVISTA CON LAS AUTORIDADES
Ref.:
PP 1
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3. ¿Existe un Manual de Funciones y de Descripción de Cargos, además
de Reglamento de Trabajo Interno debidamente establecido en la
empresa?
Si tienen un Manual de Funciones establecido y a la vez contiene la descripción
de las funciones de los diferentes puestos de trabajo.
Por otro lado si posee la empresa un Reglamento de Trabajo Interno por legalizar
e implantar en la empresa.
4. ¿Cómo se lleva a cabo el proceso de capacitación del personal?
La empresa tiene convenio con la Cámara de Comercio que se encarga de
capacitar al personal.
5. ¿Cuál es la expectativa que usted tiene de esta Auditoría de Gestión?
Que los hallazgos que se indiquen en el informe de auditoría sean
relevantes y que las conclusiones y recomendaciones emitidas por la
auditora puedan ser aplicables con el tiempo para que reflejen el incremento de
la eficiencia, eficacia, economía, ética, ecología en las operaciones y por
ende en el aumento de rentabilidad para la empresa.
Elaborado por: Lorena García
Revisado por: Dr. José Villavicencio
Fecha: 2012-01-03
Fecha: 2012-01-04
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“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
I.- ENTREVISTA CON EL JEFE DE COMPRAS
Ref.:
PP 1
1/2
Nombre del entrevistado: Sr. Juan Borja
Cargo: Jefe de Contabilidad Entrevistador:
Lorena García
Fecha de Corte: 31 de diciembre del 2011
Fecha:03 de enero de 2012
Hora: 08:00 am
Lugar: Instalaciones de la empresa
1. ¿Qué tiempo trabaja en la empresa?
El tiempo de trabajo en la empresa es 2 años.
2. ¿Qué opinión tiene acerca del ambiente de trabajo en la empresa?
Considera que es un ambiente de trabajo bueno a diferencia de meses atrás que
era muy conflictivo por la actitud de algunas personas.
3. ¿Con qué productos trabaja el departamento?
El departamento de compras cuenta con productos entre los principales tales como:
- Tubería y accesorios de cobre
- Bombas, tanques hidroneumáticos y accesorios para cisternas
- Sistemas completos de tomas domiciliarias
- Diferentes tipos y marcas de válvulas
- Centralinas ya accesorios para gas
- Accesorios de acero para soldar
- Sistemas de agua potable para urbanizaciones
- Calentadores eléctricos y gas
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AUDITORÍA DE GESTIÓN Ref.:
PP 2
I.- ENTREVISTA CON EL JEFE DE VENTAS 2/2
- Tubería de acero SHC - 40 y accesorios
- Tubería de cobre SHC - 40 y accesorios
- Tubería de cobre Madeco y accesorios de cobre NIBCO
4. ¿Cuáles considera que son las mayores dificultades que
presenta el Departamento de Ventas?
Ocasionalmente la falta de stock en bodega para satisfacer las necesidades de
los clientes.
5. ¿Qué número de personas tiene a su cargo?
2 personas
6. ¿Tiene conocimiento de los lineamientos implantados en la
empresa para la ejecución del trabajo? Si, No, ¿Cuáles?
Si, el Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo que está
legalmente aprobado y legalizado.
7. ¿Qué grado de dificultad tiene para ejercer el trabajo diario?
Alto, Medio, Bajo
Depende, porque no solo es cuestión de él sino de otras áreas para completar
su proceso de ventas
Elaborado por: Lorena García
Revisado por: Dr. José Villavicencio
Fecha: 2012-01-03
Fecha: 2012-01-04
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ᶷ
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.:
AUDITORÍA DE GESTIÓN PP 3
III.- DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE VISITA FÍSICA A LA EMPRESA
1/3
VISITA A LAS INSTALACIONES
El día 03 de noviembre del año 2011, siendo las 17:00 horas se visitó las
instalaciones de la empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., ubicada al Centro -
Norte de la ciudad de Quito en las calles Valladolid N° 24-611 y Avenida
Coruña en compañía de la Sr. Nelson Lombeida, Jefe de Ventas en donde se
pudo observar los siguientes puntos importantes para el trabajo a desarrollar:
La empresa cuenta con una infraestructura de dos plantas grandes y una tercera
que están debidamente distribuidas tanto para el correcto funcionamiento
delos departamentos.
En la planta baja al ingreso de la empresa se encuentra:
 El área de Punto de Atención al cliente, y que está debidamente equipada
con recursos como: un espacio amplio y adecuado para las visitas de
los clientes, un computador de escritorio, una impresora, un teléfono
convencional y un fax.
 El área de Canales de Comercialización, en la cual laboran dos personas
que cuentan en sus puestos de trabajo con una computadora de
escritorio y un teléfono convencional.
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AUDITORÍA DE GESTIÓN
PP 3
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III.- DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE VISITA FÍSICA A LA EMPRESA
 Un baño para uso tanto de los empleados como de los clientes de la
primera planta.
 El departamento de Contabilidad, el cual laboran dos personas que
cuentan en sus puestos de trabajo con una computadora de escritorio
y un teléfono convencional.
En la segunda planta se encuentran:
 Las oficinas del área administrativa: Gerencia General, Secretaría,
Gerencia Ventas y de Compras
 Cada una de las oficinas tiene las instalaciones adecuadas para el
buen desarrollo del trabajo, y cada persona cuenta con una
computadora de escritorio y un teléfono convencional, a diferencia del
Gerente que utiliza su computador personal.
 Los baños tanto para el personal masculino como para el femenino.
 Un cuarto orientado a actividades de comedor.
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“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Ref.:
PP 3
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III.- DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE VISITA FÍSICA A LA EMPRESA
En los exteriores de la empresa, se constata la presencia de un parqueadero para
los clientes, además también se puede notar el manejo de la Imagen
Corporativa por el uso de los colores para la fachada de las instalaciones
que concuerda con el del logo, generando uniformidad y distinción.
Los horarios de trabajo son: de 8:00 – 12:00 y de 14:00 – 18:00. En las dos horas
designada para el almuerzo, no se atiende ningún tipo de situación laboral
y las instalaciones se cierran por completo, teniendo los empleados la facilidad
para decidir cómo utilizar de la mejor forma este horario.
ᶷ = Recorrido de las instalaciones
Elaborado por: Lorena García
Revisado por: Dr. José Villavicencio
Fecha: 2012-01-03
Fecha: 2012-01-04
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3. REPORTE DE LA VISITA PRELIMINAR
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
REPORTE DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
Quito, 04 de enero del 2012
Señor
Ángel Caibe
Gerente General
Presente.-
De la visita previa que he realizado a la empresa “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.”, se
ha efectuado un análisis preliminar del área de Canales de Comercialización que van a
ser objeto de examen a fin de determinar la eficiencia, eficacia y economía con la que
se utilizan los recursos y se realizan las operaciones de lo cual se obtuvo los siguientes
resultados preliminares:
Reglamentos
La empresa posee un Reglamento Interno de Trabajo debidamente legalizado e
implementado en la empresa, aspecto relevante de la administración puesto que le
permite normar las relaciones de trabajo y regular el desenvolvimiento de las
actividades laborales - administrativas entre la empresa y los empleados, cuyo
conocimiento por parte de los involucrados asegura un buen clima laboral.
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Área de Compras - Ventas
Los métodos que han implementado las autoridades para impartir la información de las
áreas importantes de la empresa tales como políticas, objetivos, resultados del
desempeño, planes para el desarrollo futuro, aspectos generales del servicio y los
métodos para mejorar la eficacia y la productividad entre otros, han sido proporcionados
a sus empleados, ocasionando que se den situaciones como:
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
REPORTE DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
 Poco involucramiento por parte de los empleados.
 Poca importancia de la información.
Monitoreo del Rendimiento
No se tiene un programa o procedimiento específico que demuestre su efectiva
frecuencia en la aplicación, lo que le serviría para verificar deficiencias e implementar
acciones correctivas oportunas.
RECOMENDACIONES
Al Gerente General:
 Formalizar los canales de comunicación de tal manera que sirvan para mantener
informados a los empleados y facilitar su compromiso e identificación con las
proyecciones de la empresa.
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 Implementar programas o procedimientos específicos para cada una de las áreas
de la empresa sean debidamente aplicados y evaluados, a fin de analizar de
manera objetiva, la situación de éstas y como afectan el desempeño económico
de la empresa.
Atentamente,
Lorena García
AUDITORA
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4. PLAN DE AUDITORÍA
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PP 5
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PLAN DE AUDITORÍA
1. MOTIVOS DEL EXAMEN
La Auditoría de Gestión se aplica a la empresa “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.”;
específicamente a los procesos de compras y ventas por el período comprendido
desde el 1 de enero al 31 de diciembre de 2011, corresponden a un trabajo
práctico de tesis; por esta razón se efectuará el examen cumpliendo con los
parámetros establecidos y de las normas reglamentarias para el desarrollo de una
auditoría, que incluyen pruebas selectivas a los procesos y procedimientos de
auditoría considerados necesarios de acuerdo a las circunstancias del estudio de
la empresa, para de esta forma determinar los niveles de eficiencia, eficacia y
economía de sus operaciones y emitir recomendaciones para el mejoramiento
continuo en sus actividades.
2. OBJETIVOS
2.1. OBJETIVO GENERAL
Realizar una Auditoría de Gestión a los procesos de compras y ventas de la
empresa “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.”, para evaluar los niveles de
eficiencia, eficacia y economía, los mismos que permitirán determinar falencias e
identificar oportunidades de mejora con la finalidad de ayudar a la dirección a
lograr una administración más eficaz a través la aplicación de indicadores de
gestión que contribuyan a generar una propuesta de mejoramiento e innovación.
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PLAN DE AUDITORÍA
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Evaluar el nivel de cumplimiento de los objetivos empresariales.
 Evaluar las disposiciones legales y normativas de la empresa.
 Evaluar el Sistema de Control Interno para determinar si los
procedimientos son adecuados y ayudan a la consecución de los objetivos.
 Evaluar el grado de productividad y rendimiento en las áreas a examinar.
 Elaborar recomendaciones que eviten la mala utilización y pérdida de los
recursos.
 Evaluar los niveles de eficiencia, eficacia y economía en la utilización de
los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos.
 Establecer conclusiones y recomendaciones en el departamento
analizado mediante la entrega de un informe de auditoría.
3. ALCANCE
La auditoría comprenderá un análisis de las actividades, operaciones realizadas
en las áreas de compras y ventas considerando materiales, económicos y
financieros.
4. METODOLOGÍA
Se basa en el diagnóstico de los procedimientos y operaciones de manera
cualitativa y cuantitativa identificando las debilidades significativas que afecten en
el desarrollo se las actividades de la compañía.
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PLAN DE AUDITORÍA
5. PUNTOS DE INTERÉS DE LA AUDITORÍA
Los principales puntos de interés de ésta auditoría son considerados los
siguientes:
 Evaluación de la economía, eficiencia y efectividad de las actividades que
desarrolla el personal en el área examinada.
 Utilización de los indicadores de gestión para determinar el uso adecuado
de los recursos materiales, económicos y financieros.
 Innovación en los procedimientos para agilitar el trabajo reduciendo costos.
6. EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LA EVIDENCIA
Identificación de la causa y efecto con la finalidad de evaluar el desempeño y
resultados determinando las debilidades significativas que afectan a la compañía.
7. DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO Y TIEMPO ESTIMADO
El tiempo para cumplir con la auditoría de gestión al área de compras y ventas,
se ha estimado en 176 horas en días hábiles, distribuidos de la siguiente
manera:
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PLAN DE AUDITORÍA
FASES
HORAS
PROGRAMADAS RESPONSABLE
PLANIFICACIÓN
Conocimiento Preliminar 8 L.G
Programación 8 L.G
Ejecución del Trabajo L.G
Evaluación del Control Interno 16 L.G
Medición del Riesgo 8 L.G
Aplicación de los Procedimientos y
Técnicas en los papeles de trabajo para
obtener hallazgos.
124
L.G
Comunicación de resultados 12 L.G
Seguimiento 0
TOTAL 176
8. RECURSOS
 Recurso Humano
El proceso de trabajo de auditoría, será realizado por el siguiente personal, cuyos
detalles se muestran a continuación.
Supervisor: Dr. José Villavicencio
Encargado: Lorena García
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AUDITORÍA DE GESTIÓN
PLAN DE AUDITORÍA
 Recursos Materiales
Para la auditoría de Gestión a realizarse se va a requerir de los siguientes
equipos y materiales:
a) Equipos:
DESCRIPCIÓN CANTIDAD
Computadora Laptop 1
Impresora 1
Memoria Flash 2
b) Materiales:
DESCRIPCIÓN MEDIDA CANTIDAD
VALOR
UNITARIO
USD
TOTAL USD
Papel A4 Resma 2 4.50 9.00
Esferos Unidades 4 0.30 1.20
Carpetas Unidades 6 0.30 1.80
Cartuchos Unidades 2 25.00 50.00
TOTAL 62.00
Ref.:
PP 5
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“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PLAN DE AUDITORÍA
 Recursos Financieros:
OBJETO TOTAL USD
Transporte 60,00
Honorarios 800,00
TOTAL 860,00
9. RESULTADOS DE AUDITORÍA DE GESTIÓN
El resultado del trabajo de auditoría contendrá:
El informe de auditoría el cual contiene comentarios, conclusiones y
recomendaciones que se dará a conocer la evidencia encontrada del área
examinada.
Atentamente
Lorena García
AUDITORA
Ref.:
PP 5
6/6
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5. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES
A continuación se detalla el siguiente contrato de la siguiente manera:
CONTRATO DE AUDITORÍA
CLÁUSULAS
I CONTRATANTES.- Celebran el presente contrato, por una parte la empresa
DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.; representada legalmente por el Dr. Ángel Caibe,
Gerente de la empresa, y por otra parte el Srta. Lorena García, Auditor.
II OBJETO DEL CONTRATO.- El objeto del contrato está enfocado a estipular los
términos y condiciones bajo los cuales el Auditor presta los servicios de Auditoría de
Gestión que se realizarán sobre la base del análisis de los procesos de Compras y
Ventas.
III RELACIÓN PERSONAL.- Las partes indican que el presente contrato es de orden
civil y que no existe relación de dependencia personal entre la Empresa y el Auditor.
IV MATERIA DE CONTRATO.- La empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.; suscribe
el contrato con el Auditor para que éste presente los servicios de auditoría, y el Auditor
acepta prestar tales servicios, todo de conformidad con la siguiente especulación:
Efectuar la Auditoría de Gestión a las áreas de: Compras y Ventas de la empresa
DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., de la ciudad de Quito, por el periodo del 1 de enero al
31 de diciembre del 2011. Dicho examen tendrá por objeto evaluar el grado de
Ref.:
PP 6
6/1
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eficiencia, eficacia que presentan los procesos de los departamentos antes
mencionados.
V OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA EMPRESA AUDITOR.-
Durante la vigencia de este contrato el auditor se obliga a:
a) Realizar la Auditoría de Gestión en el departamento mencionado; entregar
oportunamente a la empresa en mención los informes que se obtengan con
motivo de dicha auditoría, así como a cumplir las demás obligaciones que se
establecen expresamente en los términos del presente contrato.
b) No subcontratar ni ceder en forma parcial o total en favor de cualquier otra
persona física o moral los derechos y obligaciones derivados del presente
contrato.
c) Avisar por escrito sobre las circunstancias que impliquen la inversión de tiempo
adicional o decremento para la prestación de los servicios objeto de este
contrato.
d) Informar oportunamente a la Empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., de los
hechos y razones debidamente justificados que lo imposibiliten para cumplir, en
su caso, con las obligaciones que le señala el presente contrato.
e) Guardar total y absoluta reserva sobre la información que le proporcione la
Empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., así como a la que tenga acceso con
motivo de la auditoría objeto de este contrato, además de los resultados que
arrojen las investigaciones practicadas, obligándose a utilizar dicha información
exclusivamente para los fines del presente contrato, por lo que no podrá
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divulgarla en provecho propio o de terceros.
f) Los resultados que se deriven de la auditoría pertenecerán a la Empresa
DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., los cuales podrán ser utilizados en los
departamentos pertinentes para incorporar mejoras en el accionar de la empresa.
g) El Auditor no es responsable de perjuicios originados por actos fraudulentos,
manifestaciones falsas e incumplimiento intencional por parte de los
administradores, directores, trabajadores y empleados de la empresa
DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.
VI OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA EMPRESA SERVIENTREGA.-
La empresa se compromete a entregar con la debida oportunidad la información que el
Auditor, solicita en cada una de las visitas a las instalaciones.
Para mejor cumplimiento de la auditoría, se ha previsto una amplia colaboración del
personal de la empresa para con el Auditor. La oportunidad y forma de esta
cooperación será coordinada a través de la Gerencia General, durante el transcurso
del trabajo de auditoría. Toda la información solicitada por el Auditor para llevar a cabo
sus labores deberá ser proporcionada por la Empresa de manera oportuna.
VII HORARIOS PARA EL AUDITOR.- Para la realización del examen el Auditor
iniciará su trabajo a partir del 09 de enero del 2012 y entregará al Cliente el informe final
de auditoría incluirá las conclusiones y recomendaciones pertinentes para mejorar el
desempeño de las áreas de estudio. Se proporcionará el calendario de trabajo en
condiciones normales, que puede estar sujeto a ajustes por efectos ajenos al control del
Auditor.
Ref.:
PP 6
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VIII MONTO DEL CONTRATO.- El Cliente pagará al Auditor la compensación por los
servicios prestados de acuerdo con las tarifas establecidas en este convenio. El valor
total por el trabajo de auditoría es de USD800,00 incluido el impuesto al valor agregado
tarifa 12%.
IX PLAZO DE DURACIÓN DEL CONTRATO.-El presente contrato considerando la
naturaleza de las labores a realizarse, durará desde la fecha de su celebración es decir
desde el 1ro de enero hasta el 31 de diciembre del 2011, tiempo dentro del cual el
Auditor realizará su trabajo y terminará con las labores contratadas.
Una vez, fijadas las cláusulas del presente contrato y con previo entendimiento de las
partes se procede a la firma del mismo, en la ciudad de Quito el día 23 de noviembre
del 2011.
Lorena García Ángel Caibe
AUDITORA GERENTE GENERAL
Ref.:
PP 6
6/4
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EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
6. ACEPTACIÓN DEL SERVICIO DE AUDITORÍA
ACEPTACIÓN DEL SERVICIO DE AUDITORÍA
Quito, 06 enero del 2012
Señorita
Carmen Lorena García Veloz
Quito.
Reciba un cordial y grato saludo de todos quienes formamos la Empresa
DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.
El motivo de la presente es aceptar su oferta de servicios correspondientes a la
Auditoría de Gestión de los procesos de Compras y Ventas.
Consideramos que su conocimiento en el tema permitirán hacer un trabajo
objetivo y meticuloso en nuestra empresa, el mismo que le permitirá brindarnos
una asesoría eficiente y sólida, a través de sugerencias claras y constructivas
que ayudarán a que alcancemos los objetivos y metas planteadas mediante el manejo
de sus operaciones con mayor eficiencia, eficacia y economía constituyendo un
apoyo importante para el desarrollo de nuestras actividades.
Sin más por el momento me despido augurando éxitos en sus labores profesionales.
Atentamente
Ángel Caibe
GERENTE GENERAL
Ref.:
PP 7
7/1
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6.1 Planificación Específica
6.1.1 Programa Específica para el Área de Compras - Ventas
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.:
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PEM.1
1/1
NARRATIVA
RECEPCIÓNDE DOCUMENTACIÓNSOBRE EL INFORME DE
VENTAS DE PRODUCTOS
El Gerente General con el Jefe de Ventas es el encargado de revisar
diariamente el stock de los productos para evitar desfases en el inventario y
realizar las compras pertinentes. En el caso de faltante en el inventario, el
Gerente General informa la novedad al Jefe de Contabilidad.
Con stock mínimo u orden de compra emitida por el Gerente General, envía la
orden de requerimiento a través de correo electrónico al Jefe del Contabilidad
para que confirme la disponibilidad o no del requerimiento. El Jefe del Ventas
confirma los ítems disponibles, los no disponibles y los ítems que serían
enviados a la bodega con el tiempo de demora respectivo. El Gerente General,
analiza la disponibilidad para confirmar o rechazar el pedido previa autorización
del Jefe de dicha área, que toma la decisión dependiendo de la urgencia del
pedido.
Se recibe la mercadería o los productos en las instalaciones de la empresa, el
Jefe de Ventas junto al auxiliar de dicha área se encargan de descargar la
mercadería y verificar que llegue en las mejores condiciones y a la vez se
procede a ingresar en el sistema el inventario de productos disponibles para la
venta.
Elaborado por: Lorena García
Revisado por: Dr. José Villavicencio
Fecha: 2012-01-09
Fecha:2012-01-13
García & Auditores Especialistas Cía. Ltda.
161
AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE
EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.”
Ref.:
AUDITORÍA DE GESTIÓN PEM
PROGRAMA DE AUDITORÍA 1/1
ÁREA DE COMPRAS – VENTAS
N° ACTIVIDADES A REALIZARSE REF/
PT
EJECUTADO FECHA OBSERVACIONES
EVALUACIÓN DEL CONTROL
INTERNO
1 Narrativa del Proceso de Compras
- Ventas
PEM.1 L.G. 2012-01-09
2 Preparar y aplicar cuestionarios de
Control Interno al área de
Compras - Ventas
PEM.2 L.G. 2012-01-10
3 Elaborar hallazgos de auditoría de
la evaluación del Control Interno.
PEM.3 L.G. 2012-01-12
4 Evaluar el Riesgo de Control,
Detección y Auditoría del Área de
Compras – Ventas.
PEM.4 L.G. 2012-01-16
5 Elaborar el Informe de Control
Interno del área de Compras –
Ventas.
PEM.5 L.G. 2012-01-20
PROGRAMADE AUDITORÍA
6 Programa de Auditoría Área de
Compras – Ventas.
PEM.6 L.G. 2012-01-23
Elaborado por: Lorena García
Revisado por: Dr. José Villavicencio
Fecha: 2012-01-09
Fecha: 2012-01-13
García & Auditores Especialistas Cía. Ltda.
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AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE
EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
Ref.:
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” PEM.2
AUDITORÍA DE GESTIÓN 1/4
CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO
Entrevistados:Personal de Compras
N° PREGUNTAS RESPUESTAS PONDERACIÓN
SI NO Calif.
Obtenida
Puntaje
Optimo
OBSERVACIÓN
AMBIENTE DE
CONTROL
1
¿La empresa cuenta
con políticas
formalmente
establecidas para
Compras?
x 7 7
Las políticas si
están
formalmente
establecidas,
solamente se
comunican
verbalmente.
Ref:
HH
ECI1
2
¿Cuenta el área con
personal calificado
para el desempeño de
las actividades?
x 6 7
Los empleados cumplen con
el perfil aboral exigido para
el cargo.
3
¿Considera que se
encuentran
debidamente
asignadas las
funciones de las
personas que trabajan
dentro del área?
X 6 7
Se observó que las
funciones están designadas
de acuerdo al puesto de
trabajo.
4
¿Considera que el
personal del área es
suficiente para hacer
frente a los retos de
una prestación de
servicio?
x
5 6 Se constató que el número
de personas es el adecuado.
5
¿Se capacita al
encargado en
aspectos relevantes al
proceso?
x 0 6
No se capacita al personal
del área en aspectos
específicos del proceso.
García & Auditores Especialistas Cía. Ltda.
163
AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE
EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
En esta fase se define la estrategia a seguir para el desarrollo de la auditoría, con
fundamento en la información obtenida de la planificación preliminar, la misma que
fundamenta la necesidad de una auditoría para el área de Compras - Ventas.
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.:
AUDITORÍA DE GESTIÓN PEM.2
2/4
CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO
Entrevistados:Personal de Compras
N° PREGUNTAS RESPUESTAS PONDERACIÓN
SI NO Calif.
Obtenida
Puntaje
Optimo
OBSERVACIÓN
EVALUACIÓN DE
RIESGOS
6
¿Considera que son
buenas y adecuadas
las condiciones de
almacenaje?
X 6 7
El área está adecuada
para lasnecesidades.
.
7 ¿Se adoptan objetivos
y metas para el área?
X 7 7
Solamente se manejan
criterios del Gerente
General
ACTIVIDADES DE
CONTROL
8
¿Existe coordinación
entre las áreas de la
empresa relacionadas
con las compras?
X 6 6
Todas las áreas de la
empresa están
debidamente
coordinadas.
García & Auditores Especialistas Cía. Ltda.
164
AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE
EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
9
¿Para realizar la
entrega de los
productos cuenta con
la autorización de
alguna persona?
X 0 6
El jefe del área autoriza
la distribución de
productos a los clientes.
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.:
AUDITORÍA DE GESTIÓN PEM.2
¾
CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO
Entrevistados:Personal de Ventas
N° PREGUNTAS RESPUESTAS PONDERACIÓN
SI NO Calif.
Obtenida
Puntaje
Optimo
OBSERVACIÓN
10
¿Se efectúa la revisión
de facturación de los
productos?
X 5 5
Se revisa físicamente
las facturas emitidas
hacia los clientes.
11
¿Se realiza un análisis
del mercado en
relación de los precios
en cuanto a los
productos?
X 7 7
Se verificó que este
análisis es parte de las
actividades del
personal.
12
El personal conoce la
fijación de precios y
devoluciones?
X 5 5
Se constató los precios
máximos y mínimos de
los productos.
SISTEMA DE
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
13
¿El sistema
implementado en la
empresa considera el
adecuado para el
desempeño de sus
actividades?
X 7 7
El sistema de
información implantado
cumple con los
requerimientos de los
empleados.
García & Auditores Especialistas Cía. Ltda.
165
AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE
EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
14
¿La información
relevante respecto al
área es transmitida
oportunamente.
X 6 6
Se verificó la
oportunidad y
métodos del personal
para impartir esta
información.
García & Auditores Especialistas Cía. Ltda.
166
AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE
EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.:
AUDITORÍA DE GESTIÓN PEM.2
4/4
CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO
Entrevistados:Personal de Ventas
N° PREGUNTAS RESPUESTAS PONDERACIÓN
SI NO Calif.
Obtenida
Puntaje
Optimo
OBSERVACIÓN
SUPERVISIÓN Y
MONITOREO
15
¿Se evalúa
constantemente el
desempeño del
personal que efectúa
este proceso?
X 3 6
No se evalúa el
desempeño de las
personas del área
de ninguna forma.
16
¿Ha identificado y
analizado los
aspectos que más
inciden para lograr la
satisfacción de los
clientes?
X 6 6
Se constató la
verificación del aspecto
más importante que es
darle al servicio un valor
agregado como es el
empaque y embalaje.
17
¿Se supervisa
continuamente el
proceso de
adquisiciones?
X 7 7
La supervisión va
enfocada al control del
inventario.
TOTAL 89 108
Elaborado por: Lorena García
Revisado por: Dr. José Villavicencio
Fecha: 2012-01-11
Fecha:2012-01-13
García & Auditores Especialistas Cía. Ltda.
167
AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE
EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
PONDERACIÓN OBSERVACIÓN SIGNIFICADO
10 - 9 Excelente Se cumplen consistentemente las expectativas
8 - 7 Bueno Frecuentemente se cumplen las expectativas.
6 - 5 Regular Algunas veces se cumplen las expectativas.
4 - 3 Malo Frecuentemente no se cumplen las expectativas.
2 - 0 Muy malo Casi nunca se cumplen las expectativas.
N° DESCRIPCIÓN CALIFICACIÓN
OBTENIDA
OBSERVACIÓN PUNTAJE
ÓPTIMO
OBSERVACIÓN
1 Pregunta 1 7 Bueno 7 Bueno
2 Pregunta 2 6 Regular 7 Bueno
3 Pregunta 3 6 Regular 7 Bueno
4 Pregunta 4 5 Regular 6 Regular
5 Pregunta 5 0 Muy malo 6 Regular
6 Pregunta 6 6 Regular 7 Bueno
7 Pregunta 7 7 Bueno 7 Bueno
8 Pregunta 8 6 Regular 6 Regular
9 Pregunta 9 0 Muy malo 6 Regular
10 Pregunta 10 5 Regular 5 Regular
11 Pregunta 11 7 Bueno 7 Bueno
12 Pregunta 12 5 Regular 5 Regular
13 Pregunta 13 7 Bueno 7 Bueno
14 Pregunta 14 6 Regular 6 Regular
15 Pregunta 15 3 Malo 6 Regular
16 Pregunta 16 6 Regular 6 Regular
17 Pregunta 17 7 Bueno 7 Bueno
TOTALES 89 108
García & Auditores Especialistas Cía. Ltda.
168
AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE
EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
7. HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO
Ref.:
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” ECI.1
AUDITORÍA DE GESTIÓN 1/2
ÁREA DE COMPRAS - VENTAS
HALLAZGO Nº 1
TÍTULO: FALTA DE APLICACIÓN PRÁCTICA DE LAS POLÍTICAS EN EL
ÁREA DE COMPRAS – VENTAS
Condición:
Si existen políticas formalmente establecidas en dicha área, y a la vez son
difundidas verbalmente por parte del Gerente General y Jefe de Ventas hacia los
administradores de puntos de servicio para que les comunique a los clientes.
Criterio:
En las prácticas administrativas señalan que las empresas deben tener
debidamente implementadas las políticas generales y específicas para cada área
como una guía para ofrecer un servicio óptimo.
Causa:
El Gerente General ha dado poca importancia de la formalización de políticas a
través de un documento impreso.
Efecto:
El contar con las políticas formalmente emitidas por parte de la Junta General de
Socios, no lo aplican en forma adecuada en sus actividades esto produce que
exista el riesgo de que éstas sean mal interpretadas, ocasionando un riesgo
operativo, lo que dificulta el cumplimiento de objetivos planteados.
García & Auditores Especialistas Cía. Ltda.
169
AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE
EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.:
AUDITORÍA DE GESTIÓN ECI.1
2/2
ÁREA DE VENTAS
Conclusiones:
La empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., cuenta con políticas formalmente
establecidas por la empresa, pero el problema surge cuando el Jefe de Ventas y
auxiliar de dicha área no lo aplican e informa, eso es lo que ocasiona que se
incremente el riesgo operativo entre la coordinación.
Recomendaciones:
Al Gerente General.- Formular con los responsables del área de Ventas, la
aplicación de las políticas necesarias y las emitirá formalmente en un documento
para el conocimiento y correcta aplicación por parte de los trabajadores de dicha
área.
Elaborado por: Lorena García
Revisado por: Dr. José Villavicencio
Fecha: 2012-01-15
Fecha: 2012-01-16
García & Auditores Especialistas Cía. Ltda.
170
AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE
EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” ECI.2
AUDITORÍA DE GESTIÓN 1/2
ÁREA DE VENTAS
HALLAZGO Nº 2
TÍTULO: NULA CAPACITACIÓN EN EL ÁREA DE VENTAS
Condición:
El Jefe de Ventas y auxiliar que efectúa todas las labores del área desde la
recepción de documentación de productos de empaque y embalaje hasta el
despacho de los productos, no ha recibido ninguna capacitación referente a sus
actividades y las realizan basándose en la experiencia que ha obtenido en la
empresa.
Criterio:
Según prácticas administrativas de las empresas modernas el contar con personal
capacitado para desarrollar el proceso de ventas, les permite lograr niveles
productivos deseados.
Causa:
La falta de diligencia por parte de la Gerencia General en lo concerniente a la
capacitación adecuada ha ocasionado que el área de ventas no reciba estos
beneficios.
Efecto:
No se explota las habilidades del personal del área al no especializarlos ni
proporcionarles información actual, práctica y oportuna disminuyendo la
oportunidad para que desarrollen y ejecuten mejores y más eficientes prácticas de
ventas dentro de la empresa, para contribuir al logro de las metas propuestas.
García & Auditores Especialistas Cía. Ltda.
171
AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE
EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” ECI.2
AUDITORÍA DE GESTIÓN 2/2
ÁREA DE VENTAS
Conclusiones:
La empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., no ha proporcionado capacitación al
personal de Ventas en temas pertinentes a sus actividades ocasionando que las
actividades del área se realicen de acuerdo a su experiencia y dejando de lado la
oportunidad de desarrollar en su personal mejores y más eficientes prácticas de
ventas para contribuir al logro de las metas propuestas.
Recomendaciones:
Al Gerente General.- Elaborará y hará ejecutar planes de capacitación para el
área de Ventas dependiendo de las necesidades que presenten sus
colaboradores en temas relacionados con: Informe de ventas d productos,
Inventarios, etc.
Elaborado por: Lorena García
Revisado por: Dr. José Villavicencio
Fecha: 2012-01-15
Fecha:2012-01-16
García & Auditores Especialistas Cía. Ltda.
172
AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE
EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” ECI.3
AUDITORÍA DE GESTIÓN 1/2
ÁREA DE VENTAS
HALLAZGO Nº 3
TÍTULO: FALTA DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA PARA LAS VENTAS
Condición:
El área de Ventas no cuenta con objetivos ni metas establecidas en la
Planificación Estratégica de la empresa, razón por la cual el Jefe de Ventas las ha
establecido de manera personal como una forma de desarrollar su trabajo de
manera planificada.
Criterio:
La Planificación Estratégica implementada en la empresa DISMACONCOBRE
CÍA. LTDA., debe incluir a los procesos estratégicos, operativos y de apoyo de
manera integral.
Causa:
Por falta de diligencia, la Gerencia General no ha enfocado su Planificación
Estratégica en la totalidad de las áreas de la empresa, dejando de lado el área de
Ventas.
Efecto:
Por falta de estos elementos en el área, el personal no puede comprometerse
adecuadamente con las estrategias, objetivos y metas definidas por la empresa,
para enfrentar las situaciones que se presentarán en el futuro, ni tampoco orientar
sus esfuerzos hacia metas realistas de desempeño, sino solamente basándose
en las que ellos se han planteado informalmente.
García & Auditores Especialistas Cía. Ltda.
173
AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE
EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” ECI.3
AUDITORÍA DE GESTIÓN 2/2
ÁREA DE VENTAS
Conclusiones:
Al no contar con objetivos y metas establecidas en la planificación Estratégica de
la empresa, el encargado del área de Ventas ha generado sus propias metas,
objetivos y estrategias para el desarrollo de su trabajo, lo que ocasiona que el
personal no pueda comprometerse adecuadamente con las estrategias, objetivos
y metas definidas por la empresa para enfrentar las situaciones que se
presentarán en el futuro, ni tampoco orientar sus esfuerzos hacia metas realistas
de desempeño, sino solamente basándose en las que ellos se han planteado
informalmente.
Recomendaciones:
Al Gerente General: Involucrará al área de Ventas dentro de la Planificación
Estratégica y a la vez proporcionará y familiarizará a sus integrantes con este
documento que le servirá para guiar sus actuaciones al cumplimiento de los
objetivos y metas establecidas de la empresa.
Elaborado por: Lorena García
Revisado por: Dr. José Villavicencio
Fecha: 2012-01-15
Fecha:2012-01-16
García & Auditores Especialistas Cía. Ltda.
174
AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE
EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” ECI.4
AUDITORÍA DE GESTIÓN 1/2
ÁREA DE VENTAS
HALLAZGO Nº 4
TÍTULO: FALTA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LAS PERSONAS
Condición:
No se efectúan revisiones independientes del desempeño de las personas que
conforman el área de Ventas.
Criterio:
Las buenas prácticas administrativas involucran evaluaciones del desempeño
para el personal como una herramienta que permite un espacio de comunicación
entre las autoridades y los trabajadores trayendo como conclusión la generación
de entusiasmo para un futuro desarrollo de habilidades que lleven al éxito
profesional.
Conclusiones:
No se realizan revisiones independientes del desempeño de las personas del
área de Ventas, lo que ocasiona que las autoridades no puedan tener una
estimación objetiva de los resultados obtenidos de las actividades que desarrollan
los empleados, necesarios para implementar mejoras oportunas.
García & Auditores Especialistas Cía. Ltda.
175
AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE
EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” ECI.4
AUDITORÍA DE GESTIÓN 2/2
ÁREA DE VENTAS
Recomendaciones:
Al Gerente General: Elaborará o encomendará a la persona pertinente la
elaboración de un plan para medir el desempeño de las personas en su puesto de
trabajo, el mismo que podría incluir objetivos como:
- Detectar necesidades de adiestramiento y capacitación.
- Detectar el potencial desarrollo de los empleados
- Mejorar la comunicación entre jefes y empleados.
- Lograr el auto-perfeccionamiento de los empleados
Elaborado por: Lorena García
Revisado por: Dr. José Villavicencio
Fecha: 2012-01-15
Fecha:2012-01-16
García & Auditores Especialistas Cía. Ltda.
176
AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE
EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
MEDICIÓN DE RIESGO
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE VENTAS
MEDICIÓN DE RIESGOS
Riesgo Inherente: Según el estudio que se realizó a la empresa, se puede determinar que
el riesgo inherente es de 18% (riesgo bajo medio), considerando la ponderación de la
siguiente matriz y las variables de importancia así:
Matriz de riesgo de control interno administrativo
RIESGO MINIMO MAXIMO
BAJO
BAJO 0,01% 11,11%
MEDIO 11,12% 22,22%
ALTO 22,23% 33,33%
MEDIO
BAJO 33,34% 44,44%
MEDIO 44,45% 55,55%
ALTO 55,56% 66,66%
ALTO
BAJO 66,67% 77,77%
MEDIO 77,78% 88,88%
ALTO 88,88% 99,99%
 La empresa tiene implementados considerables avances de la planificación
estratégica, lo que guía el rumbo de sus actuaciones.
 La estructura organizacional es adecuada y casi en la totalidad están debidamente
asignadas las funciones en el área y por ende la coordinación con las demás áreas
de la empresa.
 Se aplican indicadores de rendimiento en lo referente a las ventas, pero no se da la
debida importancia la medición del desempeño y supervisión al personal.
 El personal que trabaja en el área cumple el perfil laboral exigido por las autoridades
para ocupar sus puestos de trabajo.
 A pesar de no estar debidamente implementadas y manejarse de manera tácita las
funciones y políticas para el área, cada una de las personas saben cómo desarrollar
sus actividades.
Ref.:
PEM.5
1/3
García & Auditores Especialistas Cía. Ltda.
177
AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE
EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE VENTAS
MEDICIÓN DE RIESGOS
Riesgo de Control: Según la evaluación del control interno se obtuvo los siguientes
parámetros. Para la medición del Nivel de Confianza y Riesgo del Control Interno del Área
de Ventas de la Empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., se utiliza la siguiente matriz de
medición:
RIESGO CONFIANZA
15% - 50% Alto Baja
51% - 59% Moderado Alto Moderada Baja
60% - 66% Moderado Moderada
67% - 75% Moderado Bajo Moderada Alta
76% - 95% Bajo Alta
Nivel de Confianza = Calificación Obtenida
Puntaje Óptimo
Nivel de Confianza = 89
108
Nivel de Confianza = 0.8240 x 100 = 82.41%
Nivel de Riesgo = 100% - Nivel de Confianza
Nivel de Riesgo = 100 - 82.41
Nivel de Riesgo = 17.59%
Lo que implica que el Área Ventas tiene un nivel de confianza del 82.41% (Moderada Alta) y
un nivel de riesgo de 17.59% (Moderado Alto) que debe mejorar, puesto que demuestra un
nivel de controles ineficientes que podrían estar repercutiendo en la eficiencia y eficacia de
los procesos administrativos del área.
Ref.:
PEM.5
2/3
García & Auditores Especialistas Cía. Ltda.
178
AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE
EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.:
AUDITORÍA DE GESTIÓN PEM.5
3/3
ÁREA VENTAS
MEDICIÓN DE RIESGOS
Riesgo de Detección: Conforme a los riesgos antes determinados se puede
afirmar que el riesgo de detección correspondiente a este trabajo de auditoría es
del 9%, en virtud, de la experiencia y profesionalismo del auditor en este campo, lo
que permitirá diseñar procedimientos y aplicar técnicas eficientes para la
obtención de información válida.
Riesgo de Auditoría: Según los porcentajes determinados tras el análisis a la
Empresa y al Área de Canales de Comercialización, el riesgo de auditoría se
compone de:
RA = RI * RC * RD
Riesgo de auditoría= Riesgo Inherente * Riesgo de Control * Riesgo de Detección
Riesgo de auditoría= (0.18 * 0.1759 * 0.09)
Riesgo de auditoría= (0,00284) * 100
Riesgo de auditoría= 0.28%
Según el valor obtenido del riesgo de auditoría, se puede deducir que el auditor se
enfrenta a un riesgo de 1,84% de que ha ocurrido un error material que ha evadido
los controles del cliente y podría no ser detectado por los procedimientos del
auditor.
Elaborado por: Lorena García
Revisado por: Dr. José Villavicencio
Fecha: 2012-01-18
Fecha:2012-01-21
García & Auditores Especialistas Cía. Ltda.
179
Ref.:
PEM.6
AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE
EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
8. INFORME DE CONTROL INTERNO
A continuación detallamos el informe de control interno del área de ventas:
Quito, 21 de enero del 2012
Dr.
Ángel Caibe
Gerente General
DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.
Presente.-
He auditado la gestión del proceso de Ventas de la empresa DISMACONCOBRE CÍA.
LTDA., por el periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011,
siguiendo las normas de auditoría que exigen que el auditor obtenga un conocimiento
global y detallado de los procesos que se auditen.
El objetivo del control interno es proporcionar a la administración de la Empresa una
garantía para el logro de los objetivos incluidos en las categorías de eficiencia y eficacia
de las operaciones y el cumplimiento de leyes, reglamentos y políticas, considerando
que solo pueden aportar un grado de seguridad razonable, pero no la seguridad total
del desarrollo de la gestión administrativa de la empresa.
Debido a las limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno, pueden
ocurrir errores o irregularidades, y no ser detectados, esto es lo que se considera como
una debilidad material que es una deficiencia importante o una combinación de
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
INFORME DE CONTROL INTERNO
García & Auditores Especialistas Cía. Ltda.
180
AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE
EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
deficiencias importantes que originan, con una probabilidad más que remota, que un
evento indeseado no sea prevenido o detectado, oportunamente por los empleados en
el cumplimiento de sus funciones.
Para el planeamiento y ejecución de la auditoría de gestión para el Proceso
Administrativos del área de Ventas se ha considerado su sistema de control interno
para determinar los procedimientos de auditoría, con el propósito de expresar una
opinión sobre tal área examinada, más no para proporcionar una seguridad del
funcionamiento del control interno. Sin embargo, se han notado asuntos relacionados
con el funcionamiento de dicho sistema, que por su importancia, considero deben ser
incluidos en este informe. Los asuntos que llaman la atención, están relacionados con
deficiencias importantes en el diseño y operación del control interno, que podrían
afectar negativamente en el desempeño administrativo.
Con estas consideraciones, y haciendo énfasis en los aspectos encontrados y que
involucran el sistema de control interno y sus operaciones, este informe resume los
hallazgos de auditoría que comprenden aspectos relacionados con deficiencias en el
diseño u operación del sistema de control interno que puede afectar al logro de los
objetivos, y que se describen a continuación:
HALLAZGO Nº 1: FALTA DE APLICACIÓN DE POLÍTICAS EN EL ÁREA DE
VENTAS
Si existen políticas formalmente establecidas en dicha área, y a la vez son difundidas
verbalmente por parte del Gerente General y Jefe de Ventas hacia los administradores
para que les comunique a los clientes.
En las prácticas administrativas señalan que las empresas deben tener debidamente
implementadas las políticas generales y específicas para cada área como una guía
para ofrecer un servicio óptimo.
García & Auditores Especialistas Cía. Ltda.
181
AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE
EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396
El Gerente General ha dado poca importancia de la formalización de políticas a través
de un documento impreso.
El contar con las políticas formalmente emitidas por la empresa, el supervisor y auxiliar
de ventas no lo aplican en forma adecuada en sus actividades esto produce que exista
el riesgo de que éstas sean mal interpretadas, ocasionando un riesgo operativo, lo que
dificulta el cumplimiento de objetivos planteados en las proyecciones de la empresa.
Conclusiones:
La empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., cuenta con políticas formalmente
establecidas por la empresa, pero el problema surge cuando el Jefe de Ventas y auxiliar
de dicha área no lo aplican e informa, eso es lo que ocasiona que se incremente el
riesgo operativo entre las áreas de coordinación.
Recomendaciones:
Al Gerente General.- Formular con los responsables del área de ventas la aplicación
de las políticas necesarias y las emitirá formalmente en un documento para el
conocimiento y correcta aplicación por parte de los trabajadores de dicha área.
HALLAZGO Nº 2: NULA CAPACITACIÓN EN EL ÁREA DE VENTAS
El Jefe de Ventas y auxiliar que efectúa todas las labores del área desde la recepción
de documentación de productos de empaque y embalaje hasta el despacho de los
productos, no ha recibido ninguna capacitación referente a sus actividades y las
realizan basándose en la experiencia que ha obtenido en la empresa.
Según prácticas administrativas de las empresas modernas el contar con personal
capacitado para desarrollar el proceso de ventas, les permite lograr niveles productivos
deseados.
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La falta de diligencia por parte de la Gerencia General en lo concerniente a la
capacitación adecuada ha ocasionado que el área de ventas no reciba estos
beneficios.
No se explota las habilidades del personal del área al no especializarlos ni
proporcionarles información actual, práctica y oportuna disminuyendo la oportunidad
para que desarrollen y ejecuten mejores y más eficientes prácticas de ventas dentro de
la empresa, para contribuir al logro de las metas propuestas.
Conclusiones:
La empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA. no ha proporcionado capacitación al
personal de ventas en temas pertinentes a sus actividades ocasionando que las
actividades del área se realicen de acuerdo a su experiencia y dejando de lado la
oportunidad de desarrollar en su personal mejores y más eficientes prácticas de ventas
para contribuir al logro de las metas propuestas.
Recomendaciones:
Al Gerente General.- Elaborará y hará ejecutar planes de capacitación para el área de
ventas dependiendo de las necesidades que presenten sus colaboradores en temas
relacionados con: Informe de ventas d productos, Inventarios, etc.
HALLAZGO Nº 3: FALTA DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA PARA EL ÁREA DE
VENTAS
El área de Ventas no cuenta con objetivos ni metas establecidas en la Planificación
Estratégica de la empresa, razón por la cual el Jefe de Ventas las ha establecido de
manera personal como una forma de desarrollar su trabajo de manera planificada.
La Planificación Estratégica implementada en la empresa DISMACONCOBRE CÍA.
LTDA., debe incluir a los procesos estratégicos, operativos y de apoyo de manera
integral.
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Por falta de diligencia, la Gerencia General no ha enfocado su Planificación Estratégica
en la totalidad de las áreas de la empresa, dejando de lado el área de Ventas.
Por falta de estos elementos en el área, el personal no puede comprometerse
adecuadamente con las estrategias, objetivos y metas definidas por la empresa, para
enfrentar las situaciones que se presentarán en el futuro, ni tampoco orientar sus
esfuerzos hacia metas realistas de desempeño, sino solamente basándose en las que
ellos se han planteado informalmente.
Conclusiones:
Al no contar con objetivos y metas establecidas en la planificación Estratégica de la
empresa, el encargado del área de Ventas ha generado sus propias metas, objetivos y
estrategias para el desarrollo de su trabajo, lo que ocasiona que el personal no pueda
comprometerse adecuadamente con las estrategias, objetivos y metas definidas por la
empresa para enfrentar las situaciones que se presentarán en el futuro, ni tampoco
orientar sus esfuerzos hacia metas realistas de desempeño, sino solamente basándose
en las que ellos se han planteado informalmente.
Recomendaciones:
Al Gerente General: Involucrará al área de Ventas dentro de la Planificación
Estratégica y a la vez proporcionará y familiarizará a sus integrantes con este
documento que le servirá para guiar sus actuaciones al cumplimiento de los objetivos y
metas establecidas de la empresa.
HALLAZGO Nº 4: FALTA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LAS PERSONAS
No se efectúan revisiones independientes del desempeño de las personas que
conforman el área de Ventas.
Las buenas prácticas administrativas involucran evaluaciones del desempeño para el
personal como una herramienta que permite un espacio de comunicación entre las
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autoridades y los trabajadores trayendo como conclusión la generación de entusiasmo
para un futuro desarrollo de habilidades que lleven al éxito profesional.
El Gerente General, por falta de interés, no ha implementado un plan de evaluación del
desempeño personal de ventas que le permita conocer el detalle de las actitudes de las
personas.
No se tiene una estimación objetiva de los factores que involucran el accionar del
equipo de ventas y se está exponiendo la empresa a que los resultados se enfoquen
solamente al cumplimiento de los trabajos que ellos realizan.
Conclusiones:
No se realizan revisiones independientes del desempeño de las personas del área de
ventas, lo que ocasiona que las autoridades no puedan tener una estimación objetiva
de los resultados obtenidos de las actividades que desarrollan los empleados,
necesarios para implementar mejoras oportunas.
Recomendaciones:
Al Gerente General: Elaborará o encomendará a la persona pertinente la elaboración
de un plan para medir el desempeño de las personas en su puesto de trabajo, el mismo
que podría incluir objetivos como:
- Detectar necesidades de adiestramiento y capacitación.
- Detectar el potencial desarrollo de los empleados
- Mejorar la comunicación entre jefes y empleados.
- Lograr el auto-perfeccionamiento de los empleados
Esta consideración sobre el control interno ha sido elaborado únicamente como reporte
informativo para la administración de la empresa y no involucra necesariamente todos
los aspectos del sistema de control interno que podrían ser situaciones reportables,
consecuentemente, no revelar todo los hallazgos de auditoría que sean considerados
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como debilidades materiales tal como se definió antes. Sin embargo, considero que los
hallazgos de auditoría descritos en este informe constituyen debilidades administrativas.
Atentamente
Lorena García
AUDITORA
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8 .1 EJECUCIÓN DEL TRABAJO
8.1.1 PROGRAMA ESPECÍFICO DE AUDITORÍA – ÁREA DE VENTAS
PAPELES DE TRABAJO
“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.:
AUDITORÍA DE GESTIÓN PECA.7
1/2
GESTIÓN Y E INFOMES DE VENTAS
ACTIVIDAD 1: CAPTACIÓN DE POSIBLES CLIENTES EN LA UTILIZACIÓN DE
LOS PRODUCTOS
PROCEDIMIENTO 1: Verificar el número de ventas con respecto a las ventas
programadas.
APLICACIÓN:
Se indagó para conocer el número de visitas a clientes potenciales que han sido
programadas mensualmente, con el fin de verificar cuales han sido debidamente
efectuadas.
APLICACIÓN DEL INDICADOR DE GESTIÓN
% Visitas efectuadas de clientes = Número de visitas efectuadas por parte de clientes
Total visitas programadas de clientes potenciales
% Visitas efectuadas de clientes = 130 = 72%
180
Se evidencia solamente un 72% de eficacia en las visitas programadas de
clientes potenciales.
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“DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.:
AUDITORÍA DE GESTIÓN PECA.7
2/2
GESTIÓN Y VENTAS
ACTIVIDAD 2: CIERRE DEL NEGOCIO
PROCEDIMIENTO 1: Verificar el incremento de las ventas en el periodo de
enero- diciembre 2011.
APLICACIÓN:
Por medio de la operación efectuada en el sistema de Información, se obtuvo los
reportes de venta de los registrados en los periodos de enero – diciembre, con lo
que se pudo verificar el incremento de las ventas y por ende la gestión efectuada
para lograr este incremento.
APLICACIÓN DEL INDICADOR DE GESTIÓN
% Incremento de ventas = Total ventas enero - diciembre 2011
Total ventas enero - diciembre 2011
% Incremento De Ventas = $ 1.222,95 = 61.15 %
$ 2.000,00
Del periodo de enero a diciembre se analiza que presentan un porcentaje
rescatable de crecimiento, lo que se evidencia principalmente el mejoramiento de
las ventas de productos.
Elaborado por: Lorena García
Revisado por: Dr. José Villavicencio
Fecha: 2012-01-23
Fecha: 2012-01-27
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9. INFORME
Quito, 27 de enero del 2012
Señor
Ángel Caibe
GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA FAIRIS C.A.
Presente.-
Señor Gerente:
Hemos revisado la información del Área de Ventas de la Empresa DISMACONCOBRE
CÍA. LTDA. que expresa que ha mantenido un control interno administrativo efectivo
sobre los procedimientos relacionados al Departamento, por el período comprendido
entre el 1 de enero al 31 de diciembre del 2011.
Debido a la naturaleza de nuestra auditoría, los resultados se encuentran expresados
en un resumen de hallazgos encontrados, conclusiones y recomendaciones que
constan en el presente informe.
A continuación se detalla la información a la que se hace referencia:
HALLAZGO Nº 1FALTA DE APLICACIÓN PRÁCTICA DE LAS POLÍTICAS EN EL
ÁREA DE COMPRAS – VENTAS
La empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., cuenta con políticas formalmente
establecidas por la empresa, pero el problema surge cuando el Jefe de Ventas y auxiliar
de dicha área no lo aplican e informa, eso es lo que ocasiona que se incremente el
riesgo operativo entre la coordinación.
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HALLAZGO Nº 2NULA CAPACITACIÓN EN EL ÁREA DE VENTAS
La empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., no ha proporcionado capacitación al
personal de Ventas en temas pertinentes a sus actividades ocasionando que las
actividades del área se realicen de acuerdo a su experiencia y dejando de lado la
oportunidad de desarrollar en su personal mejores y más eficientes prácticas de ventas
para contribuir al logro de las metas propuestas.
HALLAZGO Nº 3 FALTA DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA PARA LAS VENTAS
Al no contar con objetivos y metas establecidas en la planificación Estratégica de la
empresa, el encargado del área de Ventas ha generado sus propias metas, objetivos y
estrategias para el desarrollo de su trabajo, lo que ocasiona que el personal no pueda
comprometerse adecuadamente con las estrategias, objetivos y metas definidas por la
empresa para enfrentar las situaciones que se presentarán en el futuro, ni tampoco
orientar sus esfuerzos hacia metas realistas de desempeño, sino solamente basándose
en las que ellos se han planteado informalmente.
HALLAZGO Nº 4 FALTA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LAS PERSONAS
No se realizan revisiones independientes del desempeño de las personas del área de
Ventas, lo que ocasiona que las autoridades no puedan tener una estimación objetiva
de los resultados obtenidos de las actividades que desarrollan los empleados,
necesarios para implementar mejoras oportunas.
CONCLUSIONES
1.- Las capacitaciones se tendrían que dar al nuevo personal que ingresa a la compañía
debido que esto con lleva a un buen desenvolvimiento del trabajo a realizar.
2.- Presentar evaluaciones claras y entendibles de acuerdo al área y a la vez
verificando si las capacitaciones a las que se ha enviado a los empleados si están
rindiendo lo que se esperaba para la compañía.
García & Auditores Especialistas Cía. Ltda.
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3.- Es importante que todos los trabajadores sean evaluados y el delegado de Recursos
Humanos debe tener más cuidado y no pasar sin ninguna importancia esos asuntos.
RECOMENDACIÓNES
1.- Se debe poner mayor atención y distribuir correctamente la carga de trabajo dentro
del Área de Ventas.
2.- Las capacitaciones planificadas deberán ser presentadas y planteadas a la Gerencia
General, de tal manera que no existan muchos cambios en dicha planificación y exista
total apertura para la aprobación de las mismas, haciendo notar que no son un gasto
sino una inversión a corto y largo plazo para el buen funcionamiento de la Empresa.
3.- Con relación a la aprobación como se mencionó en el punto anterior, todo se debe
realizar con antelación y buen planteamiento, para que todo se encuentre aprobado por
la Gerencia General, de tal forma que no exista improvisación y derroche de recursos.
4.- Elaborar formatos preimpresos y prenumerados establecidos en cuanto a fondo y
forma, de tal manera que no exista confusión al momento de receptar y despachar los
productos.
GARCÍA Y AUDITORES ESPECIALISTAS CÍA. LTDA.se compromete a asesorar a la
administración y de realizar un seguimiento de las recomendaciones a
DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.Bal departamento de Ventas para contribuir con el
mejoramiento de los procesos analizados.
Se deja constancia del reconocimiento por la total colaboración que se ha recibido en
el trabajo.
Atentamente,
Carmen Lorena García Veloz
AUDITORA
191
CONCLUSIONES
La empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA. lleva casi dos años y medio de haberse
constituido como empresa de Responsabilidad Limitada y está conformada por una
persona natural, quien aporta un capital de dinero en efectivo y en su totalidad como
establece la ley de Empresas de Responsabilidad Limitada.
La contabilidad en los tiempos actuales es una disciplina esencial que se circunscribe al
análisis, registro, control, información e interpretación de las transacciones u
operaciones económicas y financieras realizadas para el desarrollo de todo el negocio,
más aún si es ente jurídico como DISMACONCOBRE empresa obligada a llevar la
contabilidad de manera periódica y bajo estricto niveles de control.
A pesar de ser una empresa que cuenta con poca experiencia en el sector ferretero,
debido a su reciente creación, motivo por el que la ejecución de la presente tesis
plantea un informe de auditoría de gestión esencial para lograr que los planes que tiene
la empresa sean llevados a cabo y que sus metas sean alcanzadas; así como también
una adecuada relación y consistencia de las estrategias con los objetivos globales
necesarios para el logro de un efectivo control de la empresa.
Por otro lado, una de las principales fortalezas que presenta la empresa, es la calidad y
diversificación de mercadería brindada a sus clientes, la misma que cumple con los más
altos estándares de calidad, aptos para llegar con satisfacción al cliente.
En consecuencia de lo señalado anteriormente se puede concluir que para la empresa
DISMACONCOBRE nuestro informe de auditoría de gestión desarrollado en este
trabajo de tesis es importante ya que la misma servirá para lograr su correcto
desenvolvimiento dando paso a un mejor control interno y mayor eficiencia en sus
actividades cotidianas.
193
RECOMENDACIONES
Una estructura organizacional adecuada facilita el flujo de información a través de
todas las actividades de negocios, por ello se recomienda que no debería ser tan
simple que no pueda controlar la remuneración de actividades de la misma, ni tan
completa que inhiba el flujo de información.
Se recomienda a los directivos de DISMACONCOBRE CÍA. LTDA. el tomar en
consideración las responsabilidades de los trabajadores para facilitar un mejor control
y analizar la asignación de funciones más conveniente para el progreso de la empresa.
De acuerdo a la investigación realizada en la empresa DISMACONCOBRE se ha
logrado determinar que esta necesita de un sistema de facturación más eficiente para
poder desempeñar sus actividades de manera más rápida y confiable. Recordemos
que los clientes necesitan una buena atención, esto incluye la manera que se les
atiende, que tan rápido son atendidos y un buena presentación de los documentos
entregados.
Por medio de un sistema adecuado la calidad se va ha detectar desde el momento en
que el empleado hace contacto con el cliente hasta que el cliente realiza el pago.
La empresa debería implantar un sistema de control de inventario que se ajuste a las
necesidades del negocio de tal forma que se minimice al máximo o se envite su
totalidad la obsolescencia de la mercadería.
Se recomienda a los directivos de la empresa se tome en cuenta cada una de las
recomendaciones aquí identificadas con el fin de mejorar su gestión y así evitar errores
en el proceso o corregirlos a tiempo.

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Auditoria de gestion caso practico completo

  • 1. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 138 CASO PRÁCTICO “AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA EMPRESA DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” RESUMEN EJECUTIVO “AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA EMPRESA DISMACONCOBRE CIA. LTDA.” La auditoría de gestión a la empresa DISMACONCOBRE CIA. LTDA se realizó con él con el propósito de evaluar la gestión operativa y sus resultados obtenidos, así como, la eficacia de la gestión, en relación a los objetivos y metas, Esta tesis determinará el grado de economía, efectividad y eficiencia en el uso de los recursos, estableciendo de esta manera los valores éticos de la organización y, el control y prevención de la afectación ecológica, como también la calidad de los bienes ofrecidos, y, el impacto socio-económico derivado de sus actividades. El resultado de los procedimientos fue la elaboración del informe de auditoría con conclusiones, recomendaciones y seguimiento. El Informe de auditoría permitió dar a conocer a los directivos la situación real de la organización, permitiendo así la oportuna toma de decisiones ya que los hallazgos de auditoría descritos en el informe constituyen debilidades administrativas. AUDITORÍA GESTIÓN EFICACIA INFORME HALLAZGOS PROCEDIMIENTOS
  • 2. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 139 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADO A DISMACONCOBRE CÍA. LTDA. 1. PLANIFICACIÓN PRELIMINAR La auditoría que se va a realizar a DISMACONCOBRE CÍA. LTDA será para determinar, mediante indicadores de gestión, los niveles de eficiencia, eficacia y economía de la Compañía Distribuidora de Materiales de Construcción DISMACONCOBRE CÍA. LTDA. a través de la aplicación de técnicas y procedimientos de auditoría para llegar a elaborar el informe en el que se incluya conclusiones y recomendaciones. Para trabajar con la información actualizada, se obtendrá conocimiento e identificación de:  La estructura y funcionamiento general de la empresa.  Las áreas a examinar que involucra sus actividades, operaciones, instalaciones, metas u objetivos a cumplir.  Las prácticas administrativas y de operación que realiza la empresa. El análisis de estos aspectos serán los ejes principales para determinar el grado de confiabilidad de la información administrativa y la metodología a ser utilizada para facilitar la auditoría.
  • 3. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 140 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 2. CONOCIMIENTO PRELIMINAR “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” AUDITORÍA DE GESTIÓN I.- ENTREVISTA CON LAS AUTORIDADES Ref.: PP 1 1/2 Nombre del entrevistado: Ángel Caibe Cargo: GERENTE GENERAL DE “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Entrevistador: Lorena García Fecha de Corte:31 de diciembre de 2011 Fecha: Lunes, 03 de enero del 2012 Hora: 08:00 am Lugar: Instalaciones de la empresa 1. ¿Cuál es su opinión acerca de la situación actual de la empresa? En general, la condición actual de la empresa considera que es buena, pero si recalca que para llegar a esto han tenido que pasar 2 años de trabajo duro y permanente. En la actualidad tiene una gran expectativa por los retos de crecimiento que se han planteado para este año, recordando que la empresa durante su tiempo de permanencia en el mercado ha pasado por etapas de altos y bajos y hoy en la actualidad ha obtenido un crecimiento considerable, valor alto que para alcanzarlo han incluido de lo que quieren hacer y hacia dónde quieren llegar en base a resultados reflejados en números y a la aplicación de índices de profesionalización en su personal. 2. ¿Cuáles considera que son las principales fortalezas y debilidades existentes en la empresa? Sin lugar a dudas sus mayores fortalezas son: un buen equipo humano que tiene el conocimiento necesario para hacer frente a los requerimientos de la empresa, la excelente relación con los proveedores, los productos de excelente calidad para la comercialización, la experiencia en el mercado. Entre las debilidades indica que son: la falta de capital para hacer mayor inversión.
  • 4. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 140 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” AUDITORÍA DE GESTIÓN ENTREVISTA CON LAS AUTORIDADES Ref.: PP 1 2/2 3. ¿Existe un Manual de Funciones y de Descripción de Cargos, además de Reglamento de Trabajo Interno debidamente establecido en la empresa? Si tienen un Manual de Funciones establecido y a la vez contiene la descripción de las funciones de los diferentes puestos de trabajo. Por otro lado si posee la empresa un Reglamento de Trabajo Interno por legalizar e implantar en la empresa. 4. ¿Cómo se lleva a cabo el proceso de capacitación del personal? La empresa tiene convenio con la Cámara de Comercio que se encarga de capacitar al personal. 5. ¿Cuál es la expectativa que usted tiene de esta Auditoría de Gestión? Que los hallazgos que se indiquen en el informe de auditoría sean relevantes y que las conclusiones y recomendaciones emitidas por la auditora puedan ser aplicables con el tiempo para que reflejen el incremento de la eficiencia, eficacia, economía, ética, ecología en las operaciones y por ende en el aumento de rentabilidad para la empresa. Elaborado por: Lorena García Revisado por: Dr. José Villavicencio Fecha: 2012-01-03 Fecha: 2012-01-04
  • 5. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 141 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” AUDITORÍA DE GESTIÓN I.- ENTREVISTA CON EL JEFE DE COMPRAS Ref.: PP 1 1/2 Nombre del entrevistado: Sr. Juan Borja Cargo: Jefe de Contabilidad Entrevistador: Lorena García Fecha de Corte: 31 de diciembre del 2011 Fecha:03 de enero de 2012 Hora: 08:00 am Lugar: Instalaciones de la empresa 1. ¿Qué tiempo trabaja en la empresa? El tiempo de trabajo en la empresa es 2 años. 2. ¿Qué opinión tiene acerca del ambiente de trabajo en la empresa? Considera que es un ambiente de trabajo bueno a diferencia de meses atrás que era muy conflictivo por la actitud de algunas personas. 3. ¿Con qué productos trabaja el departamento? El departamento de compras cuenta con productos entre los principales tales como: - Tubería y accesorios de cobre - Bombas, tanques hidroneumáticos y accesorios para cisternas - Sistemas completos de tomas domiciliarias - Diferentes tipos y marcas de válvulas - Centralinas ya accesorios para gas - Accesorios de acero para soldar - Sistemas de agua potable para urbanizaciones - Calentadores eléctricos y gas
  • 6. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 142 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” AUDITORÍA DE GESTIÓN Ref.: PP 2 I.- ENTREVISTA CON EL JEFE DE VENTAS 2/2 - Tubería de acero SHC - 40 y accesorios - Tubería de cobre SHC - 40 y accesorios - Tubería de cobre Madeco y accesorios de cobre NIBCO 4. ¿Cuáles considera que son las mayores dificultades que presenta el Departamento de Ventas? Ocasionalmente la falta de stock en bodega para satisfacer las necesidades de los clientes. 5. ¿Qué número de personas tiene a su cargo? 2 personas 6. ¿Tiene conocimiento de los lineamientos implantados en la empresa para la ejecución del trabajo? Si, No, ¿Cuáles? Si, el Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo que está legalmente aprobado y legalizado. 7. ¿Qué grado de dificultad tiene para ejercer el trabajo diario? Alto, Medio, Bajo Depende, porque no solo es cuestión de él sino de otras áreas para completar su proceso de ventas Elaborado por: Lorena García Revisado por: Dr. José Villavicencio Fecha: 2012-01-03 Fecha: 2012-01-04
  • 7. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 143 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 ᶷ “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.: AUDITORÍA DE GESTIÓN PP 3 III.- DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE VISITA FÍSICA A LA EMPRESA 1/3 VISITA A LAS INSTALACIONES El día 03 de noviembre del año 2011, siendo las 17:00 horas se visitó las instalaciones de la empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., ubicada al Centro - Norte de la ciudad de Quito en las calles Valladolid N° 24-611 y Avenida Coruña en compañía de la Sr. Nelson Lombeida, Jefe de Ventas en donde se pudo observar los siguientes puntos importantes para el trabajo a desarrollar: La empresa cuenta con una infraestructura de dos plantas grandes y una tercera que están debidamente distribuidas tanto para el correcto funcionamiento delos departamentos. En la planta baja al ingreso de la empresa se encuentra:  El área de Punto de Atención al cliente, y que está debidamente equipada con recursos como: un espacio amplio y adecuado para las visitas de los clientes, un computador de escritorio, una impresora, un teléfono convencional y un fax.  El área de Canales de Comercialización, en la cual laboran dos personas que cuentan en sus puestos de trabajo con una computadora de escritorio y un teléfono convencional.
  • 8. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 144 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.: AUDITORÍA DE GESTIÓN PP 3 2/3 III.- DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE VISITA FÍSICA A LA EMPRESA  Un baño para uso tanto de los empleados como de los clientes de la primera planta.  El departamento de Contabilidad, el cual laboran dos personas que cuentan en sus puestos de trabajo con una computadora de escritorio y un teléfono convencional. En la segunda planta se encuentran:  Las oficinas del área administrativa: Gerencia General, Secretaría, Gerencia Ventas y de Compras  Cada una de las oficinas tiene las instalaciones adecuadas para el buen desarrollo del trabajo, y cada persona cuenta con una computadora de escritorio y un teléfono convencional, a diferencia del Gerente que utiliza su computador personal.  Los baños tanto para el personal masculino como para el femenino.  Un cuarto orientado a actividades de comedor.
  • 9. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 145 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” AUDITORÍA DE GESTIÓN Ref.: PP 3 3/3 III.- DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE VISITA FÍSICA A LA EMPRESA En los exteriores de la empresa, se constata la presencia de un parqueadero para los clientes, además también se puede notar el manejo de la Imagen Corporativa por el uso de los colores para la fachada de las instalaciones que concuerda con el del logo, generando uniformidad y distinción. Los horarios de trabajo son: de 8:00 – 12:00 y de 14:00 – 18:00. En las dos horas designada para el almuerzo, no se atiende ningún tipo de situación laboral y las instalaciones se cierran por completo, teniendo los empleados la facilidad para decidir cómo utilizar de la mejor forma este horario. ᶷ = Recorrido de las instalaciones Elaborado por: Lorena García Revisado por: Dr. José Villavicencio Fecha: 2012-01-03 Fecha: 2012-01-04
  • 10. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 146 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 3. REPORTE DE LA VISITA PRELIMINAR “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” AUDITORÍA DE GESTIÓN REPORTE DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR Quito, 04 de enero del 2012 Señor Ángel Caibe Gerente General Presente.- De la visita previa que he realizado a la empresa “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.”, se ha efectuado un análisis preliminar del área de Canales de Comercialización que van a ser objeto de examen a fin de determinar la eficiencia, eficacia y economía con la que se utilizan los recursos y se realizan las operaciones de lo cual se obtuvo los siguientes resultados preliminares: Reglamentos La empresa posee un Reglamento Interno de Trabajo debidamente legalizado e implementado en la empresa, aspecto relevante de la administración puesto que le permite normar las relaciones de trabajo y regular el desenvolvimiento de las actividades laborales - administrativas entre la empresa y los empleados, cuyo conocimiento por parte de los involucrados asegura un buen clima laboral.
  • 11. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 147 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 Área de Compras - Ventas Los métodos que han implementado las autoridades para impartir la información de las áreas importantes de la empresa tales como políticas, objetivos, resultados del desempeño, planes para el desarrollo futuro, aspectos generales del servicio y los métodos para mejorar la eficacia y la productividad entre otros, han sido proporcionados a sus empleados, ocasionando que se den situaciones como: “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” AUDITORÍA DE GESTIÓN REPORTE DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR  Poco involucramiento por parte de los empleados.  Poca importancia de la información. Monitoreo del Rendimiento No se tiene un programa o procedimiento específico que demuestre su efectiva frecuencia en la aplicación, lo que le serviría para verificar deficiencias e implementar acciones correctivas oportunas. RECOMENDACIONES Al Gerente General:  Formalizar los canales de comunicación de tal manera que sirvan para mantener informados a los empleados y facilitar su compromiso e identificación con las proyecciones de la empresa.
  • 12. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 148 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396  Implementar programas o procedimientos específicos para cada una de las áreas de la empresa sean debidamente aplicados y evaluados, a fin de analizar de manera objetiva, la situación de éstas y como afectan el desempeño económico de la empresa. Atentamente, Lorena García AUDITORA
  • 13. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 149 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 4. PLAN DE AUDITORÍA “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.: PP 5 AUDITORÍA DE GESTIÓN 1/2 PLAN DE AUDITORÍA 1. MOTIVOS DEL EXAMEN La Auditoría de Gestión se aplica a la empresa “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.”; específicamente a los procesos de compras y ventas por el período comprendido desde el 1 de enero al 31 de diciembre de 2011, corresponden a un trabajo práctico de tesis; por esta razón se efectuará el examen cumpliendo con los parámetros establecidos y de las normas reglamentarias para el desarrollo de una auditoría, que incluyen pruebas selectivas a los procesos y procedimientos de auditoría considerados necesarios de acuerdo a las circunstancias del estudio de la empresa, para de esta forma determinar los niveles de eficiencia, eficacia y economía de sus operaciones y emitir recomendaciones para el mejoramiento continuo en sus actividades. 2. OBJETIVOS 2.1. OBJETIVO GENERAL Realizar una Auditoría de Gestión a los procesos de compras y ventas de la empresa “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.”, para evaluar los niveles de eficiencia, eficacia y economía, los mismos que permitirán determinar falencias e identificar oportunidades de mejora con la finalidad de ayudar a la dirección a lograr una administración más eficaz a través la aplicación de indicadores de gestión que contribuyan a generar una propuesta de mejoramiento e innovación.
  • 14. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 150 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.: PP 5 AUDITORÍA DE GESTIÓN 2/6 PLAN DE AUDITORÍA 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Evaluar el nivel de cumplimiento de los objetivos empresariales.  Evaluar las disposiciones legales y normativas de la empresa.  Evaluar el Sistema de Control Interno para determinar si los procedimientos son adecuados y ayudan a la consecución de los objetivos.  Evaluar el grado de productividad y rendimiento en las áreas a examinar.  Elaborar recomendaciones que eviten la mala utilización y pérdida de los recursos.  Evaluar los niveles de eficiencia, eficacia y economía en la utilización de los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos.  Establecer conclusiones y recomendaciones en el departamento analizado mediante la entrega de un informe de auditoría. 3. ALCANCE La auditoría comprenderá un análisis de las actividades, operaciones realizadas en las áreas de compras y ventas considerando materiales, económicos y financieros. 4. METODOLOGÍA Se basa en el diagnóstico de los procedimientos y operaciones de manera cualitativa y cuantitativa identificando las debilidades significativas que afecten en el desarrollo se las actividades de la compañía.
  • 15. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 151 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.: AUDITORÍA DE GESTIÓN PP 5 3/6 PLAN DE AUDITORÍA 5. PUNTOS DE INTERÉS DE LA AUDITORÍA Los principales puntos de interés de ésta auditoría son considerados los siguientes:  Evaluación de la economía, eficiencia y efectividad de las actividades que desarrolla el personal en el área examinada.  Utilización de los indicadores de gestión para determinar el uso adecuado de los recursos materiales, económicos y financieros.  Innovación en los procedimientos para agilitar el trabajo reduciendo costos. 6. EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LA EVIDENCIA Identificación de la causa y efecto con la finalidad de evaluar el desempeño y resultados determinando las debilidades significativas que afectan a la compañía. 7. DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO Y TIEMPO ESTIMADO El tiempo para cumplir con la auditoría de gestión al área de compras y ventas, se ha estimado en 176 horas en días hábiles, distribuidos de la siguiente manera:
  • 16. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 152 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.: AUDITORÍA DE GESTIÓN PP 5 4/6 PLAN DE AUDITORÍA FASES HORAS PROGRAMADAS RESPONSABLE PLANIFICACIÓN Conocimiento Preliminar 8 L.G Programación 8 L.G Ejecución del Trabajo L.G Evaluación del Control Interno 16 L.G Medición del Riesgo 8 L.G Aplicación de los Procedimientos y Técnicas en los papeles de trabajo para obtener hallazgos. 124 L.G Comunicación de resultados 12 L.G Seguimiento 0 TOTAL 176 8. RECURSOS  Recurso Humano El proceso de trabajo de auditoría, será realizado por el siguiente personal, cuyos detalles se muestran a continuación. Supervisor: Dr. José Villavicencio Encargado: Lorena García
  • 17. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 153 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” AUDITORÍA DE GESTIÓN PLAN DE AUDITORÍA  Recursos Materiales Para la auditoría de Gestión a realizarse se va a requerir de los siguientes equipos y materiales: a) Equipos: DESCRIPCIÓN CANTIDAD Computadora Laptop 1 Impresora 1 Memoria Flash 2 b) Materiales: DESCRIPCIÓN MEDIDA CANTIDAD VALOR UNITARIO USD TOTAL USD Papel A4 Resma 2 4.50 9.00 Esferos Unidades 4 0.30 1.20 Carpetas Unidades 6 0.30 1.80 Cartuchos Unidades 2 25.00 50.00 TOTAL 62.00 Ref.: PP 5 5/6
  • 18. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 154 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” AUDITORÍA DE GESTIÓN PLAN DE AUDITORÍA  Recursos Financieros: OBJETO TOTAL USD Transporte 60,00 Honorarios 800,00 TOTAL 860,00 9. RESULTADOS DE AUDITORÍA DE GESTIÓN El resultado del trabajo de auditoría contendrá: El informe de auditoría el cual contiene comentarios, conclusiones y recomendaciones que se dará a conocer la evidencia encontrada del área examinada. Atentamente Lorena García AUDITORA Ref.: PP 5 6/6
  • 19. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 155 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 5. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES A continuación se detalla el siguiente contrato de la siguiente manera: CONTRATO DE AUDITORÍA CLÁUSULAS I CONTRATANTES.- Celebran el presente contrato, por una parte la empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.; representada legalmente por el Dr. Ángel Caibe, Gerente de la empresa, y por otra parte el Srta. Lorena García, Auditor. II OBJETO DEL CONTRATO.- El objeto del contrato está enfocado a estipular los términos y condiciones bajo los cuales el Auditor presta los servicios de Auditoría de Gestión que se realizarán sobre la base del análisis de los procesos de Compras y Ventas. III RELACIÓN PERSONAL.- Las partes indican que el presente contrato es de orden civil y que no existe relación de dependencia personal entre la Empresa y el Auditor. IV MATERIA DE CONTRATO.- La empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.; suscribe el contrato con el Auditor para que éste presente los servicios de auditoría, y el Auditor acepta prestar tales servicios, todo de conformidad con la siguiente especulación: Efectuar la Auditoría de Gestión a las áreas de: Compras y Ventas de la empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., de la ciudad de Quito, por el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 2011. Dicho examen tendrá por objeto evaluar el grado de Ref.: PP 6 6/1
  • 20. 156 García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. eficiencia, eficacia que presentan los procesos de los departamentos antes mencionados. V OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA EMPRESA AUDITOR.- Durante la vigencia de este contrato el auditor se obliga a: a) Realizar la Auditoría de Gestión en el departamento mencionado; entregar oportunamente a la empresa en mención los informes que se obtengan con motivo de dicha auditoría, así como a cumplir las demás obligaciones que se establecen expresamente en los términos del presente contrato. b) No subcontratar ni ceder en forma parcial o total en favor de cualquier otra persona física o moral los derechos y obligaciones derivados del presente contrato. c) Avisar por escrito sobre las circunstancias que impliquen la inversión de tiempo adicional o decremento para la prestación de los servicios objeto de este contrato. d) Informar oportunamente a la Empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., de los hechos y razones debidamente justificados que lo imposibiliten para cumplir, en su caso, con las obligaciones que le señala el presente contrato. e) Guardar total y absoluta reserva sobre la información que le proporcione la Empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., así como a la que tenga acceso con motivo de la auditoría objeto de este contrato, además de los resultados que arrojen las investigaciones practicadas, obligándose a utilizar dicha información exclusivamente para los fines del presente contrato, por lo que no podrá AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 Ref.: PP 6 6/2
  • 21. 157 García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 divulgarla en provecho propio o de terceros. f) Los resultados que se deriven de la auditoría pertenecerán a la Empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., los cuales podrán ser utilizados en los departamentos pertinentes para incorporar mejoras en el accionar de la empresa. g) El Auditor no es responsable de perjuicios originados por actos fraudulentos, manifestaciones falsas e incumplimiento intencional por parte de los administradores, directores, trabajadores y empleados de la empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA. VI OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA EMPRESA SERVIENTREGA.- La empresa se compromete a entregar con la debida oportunidad la información que el Auditor, solicita en cada una de las visitas a las instalaciones. Para mejor cumplimiento de la auditoría, se ha previsto una amplia colaboración del personal de la empresa para con el Auditor. La oportunidad y forma de esta cooperación será coordinada a través de la Gerencia General, durante el transcurso del trabajo de auditoría. Toda la información solicitada por el Auditor para llevar a cabo sus labores deberá ser proporcionada por la Empresa de manera oportuna. VII HORARIOS PARA EL AUDITOR.- Para la realización del examen el Auditor iniciará su trabajo a partir del 09 de enero del 2012 y entregará al Cliente el informe final de auditoría incluirá las conclusiones y recomendaciones pertinentes para mejorar el desempeño de las áreas de estudio. Se proporcionará el calendario de trabajo en condiciones normales, que puede estar sujeto a ajustes por efectos ajenos al control del Auditor. Ref.: PP 6 6/3
  • 22. 158 García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 VIII MONTO DEL CONTRATO.- El Cliente pagará al Auditor la compensación por los servicios prestados de acuerdo con las tarifas establecidas en este convenio. El valor total por el trabajo de auditoría es de USD800,00 incluido el impuesto al valor agregado tarifa 12%. IX PLAZO DE DURACIÓN DEL CONTRATO.-El presente contrato considerando la naturaleza de las labores a realizarse, durará desde la fecha de su celebración es decir desde el 1ro de enero hasta el 31 de diciembre del 2011, tiempo dentro del cual el Auditor realizará su trabajo y terminará con las labores contratadas. Una vez, fijadas las cláusulas del presente contrato y con previo entendimiento de las partes se procede a la firma del mismo, en la ciudad de Quito el día 23 de noviembre del 2011. Lorena García Ángel Caibe AUDITORA GERENTE GENERAL Ref.: PP 6 6/4
  • 23. 159 García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 6. ACEPTACIÓN DEL SERVICIO DE AUDITORÍA ACEPTACIÓN DEL SERVICIO DE AUDITORÍA Quito, 06 enero del 2012 Señorita Carmen Lorena García Veloz Quito. Reciba un cordial y grato saludo de todos quienes formamos la Empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA. El motivo de la presente es aceptar su oferta de servicios correspondientes a la Auditoría de Gestión de los procesos de Compras y Ventas. Consideramos que su conocimiento en el tema permitirán hacer un trabajo objetivo y meticuloso en nuestra empresa, el mismo que le permitirá brindarnos una asesoría eficiente y sólida, a través de sugerencias claras y constructivas que ayudarán a que alcancemos los objetivos y metas planteadas mediante el manejo de sus operaciones con mayor eficiencia, eficacia y economía constituyendo un apoyo importante para el desarrollo de nuestras actividades. Sin más por el momento me despido augurando éxitos en sus labores profesionales. Atentamente Ángel Caibe GERENTE GENERAL Ref.: PP 7 7/1
  • 24. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 160 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 6.1 Planificación Específica 6.1.1 Programa Específica para el Área de Compras - Ventas “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.: AUDITORÍA DE GESTIÓN PEM.1 1/1 NARRATIVA RECEPCIÓNDE DOCUMENTACIÓNSOBRE EL INFORME DE VENTAS DE PRODUCTOS El Gerente General con el Jefe de Ventas es el encargado de revisar diariamente el stock de los productos para evitar desfases en el inventario y realizar las compras pertinentes. En el caso de faltante en el inventario, el Gerente General informa la novedad al Jefe de Contabilidad. Con stock mínimo u orden de compra emitida por el Gerente General, envía la orden de requerimiento a través de correo electrónico al Jefe del Contabilidad para que confirme la disponibilidad o no del requerimiento. El Jefe del Ventas confirma los ítems disponibles, los no disponibles y los ítems que serían enviados a la bodega con el tiempo de demora respectivo. El Gerente General, analiza la disponibilidad para confirmar o rechazar el pedido previa autorización del Jefe de dicha área, que toma la decisión dependiendo de la urgencia del pedido. Se recibe la mercadería o los productos en las instalaciones de la empresa, el Jefe de Ventas junto al auxiliar de dicha área se encargan de descargar la mercadería y verificar que llegue en las mejores condiciones y a la vez se procede a ingresar en el sistema el inventario de productos disponibles para la venta. Elaborado por: Lorena García Revisado por: Dr. José Villavicencio Fecha: 2012-01-09 Fecha:2012-01-13
  • 25. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 161 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.: AUDITORÍA DE GESTIÓN PEM PROGRAMA DE AUDITORÍA 1/1 ÁREA DE COMPRAS – VENTAS N° ACTIVIDADES A REALIZARSE REF/ PT EJECUTADO FECHA OBSERVACIONES EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO 1 Narrativa del Proceso de Compras - Ventas PEM.1 L.G. 2012-01-09 2 Preparar y aplicar cuestionarios de Control Interno al área de Compras - Ventas PEM.2 L.G. 2012-01-10 3 Elaborar hallazgos de auditoría de la evaluación del Control Interno. PEM.3 L.G. 2012-01-12 4 Evaluar el Riesgo de Control, Detección y Auditoría del Área de Compras – Ventas. PEM.4 L.G. 2012-01-16 5 Elaborar el Informe de Control Interno del área de Compras – Ventas. PEM.5 L.G. 2012-01-20 PROGRAMADE AUDITORÍA 6 Programa de Auditoría Área de Compras – Ventas. PEM.6 L.G. 2012-01-23 Elaborado por: Lorena García Revisado por: Dr. José Villavicencio Fecha: 2012-01-09 Fecha: 2012-01-13
  • 26. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 162 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 Ref.: “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” PEM.2 AUDITORÍA DE GESTIÓN 1/4 CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO Entrevistados:Personal de Compras N° PREGUNTAS RESPUESTAS PONDERACIÓN SI NO Calif. Obtenida Puntaje Optimo OBSERVACIÓN AMBIENTE DE CONTROL 1 ¿La empresa cuenta con políticas formalmente establecidas para Compras? x 7 7 Las políticas si están formalmente establecidas, solamente se comunican verbalmente. Ref: HH ECI1 2 ¿Cuenta el área con personal calificado para el desempeño de las actividades? x 6 7 Los empleados cumplen con el perfil aboral exigido para el cargo. 3 ¿Considera que se encuentran debidamente asignadas las funciones de las personas que trabajan dentro del área? X 6 7 Se observó que las funciones están designadas de acuerdo al puesto de trabajo. 4 ¿Considera que el personal del área es suficiente para hacer frente a los retos de una prestación de servicio? x 5 6 Se constató que el número de personas es el adecuado. 5 ¿Se capacita al encargado en aspectos relevantes al proceso? x 0 6 No se capacita al personal del área en aspectos específicos del proceso.
  • 27. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 163 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 En esta fase se define la estrategia a seguir para el desarrollo de la auditoría, con fundamento en la información obtenida de la planificación preliminar, la misma que fundamenta la necesidad de una auditoría para el área de Compras - Ventas. “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.: AUDITORÍA DE GESTIÓN PEM.2 2/4 CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO Entrevistados:Personal de Compras N° PREGUNTAS RESPUESTAS PONDERACIÓN SI NO Calif. Obtenida Puntaje Optimo OBSERVACIÓN EVALUACIÓN DE RIESGOS 6 ¿Considera que son buenas y adecuadas las condiciones de almacenaje? X 6 7 El área está adecuada para lasnecesidades. . 7 ¿Se adoptan objetivos y metas para el área? X 7 7 Solamente se manejan criterios del Gerente General ACTIVIDADES DE CONTROL 8 ¿Existe coordinación entre las áreas de la empresa relacionadas con las compras? X 6 6 Todas las áreas de la empresa están debidamente coordinadas.
  • 28. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 164 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 9 ¿Para realizar la entrega de los productos cuenta con la autorización de alguna persona? X 0 6 El jefe del área autoriza la distribución de productos a los clientes. “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.: AUDITORÍA DE GESTIÓN PEM.2 ¾ CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO Entrevistados:Personal de Ventas N° PREGUNTAS RESPUESTAS PONDERACIÓN SI NO Calif. Obtenida Puntaje Optimo OBSERVACIÓN 10 ¿Se efectúa la revisión de facturación de los productos? X 5 5 Se revisa físicamente las facturas emitidas hacia los clientes. 11 ¿Se realiza un análisis del mercado en relación de los precios en cuanto a los productos? X 7 7 Se verificó que este análisis es parte de las actividades del personal. 12 El personal conoce la fijación de precios y devoluciones? X 5 5 Se constató los precios máximos y mínimos de los productos. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 13 ¿El sistema implementado en la empresa considera el adecuado para el desempeño de sus actividades? X 7 7 El sistema de información implantado cumple con los requerimientos de los empleados.
  • 29. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 165 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 14 ¿La información relevante respecto al área es transmitida oportunamente. X 6 6 Se verificó la oportunidad y métodos del personal para impartir esta información.
  • 30. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 166 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.: AUDITORÍA DE GESTIÓN PEM.2 4/4 CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO Entrevistados:Personal de Ventas N° PREGUNTAS RESPUESTAS PONDERACIÓN SI NO Calif. Obtenida Puntaje Optimo OBSERVACIÓN SUPERVISIÓN Y MONITOREO 15 ¿Se evalúa constantemente el desempeño del personal que efectúa este proceso? X 3 6 No se evalúa el desempeño de las personas del área de ninguna forma. 16 ¿Ha identificado y analizado los aspectos que más inciden para lograr la satisfacción de los clientes? X 6 6 Se constató la verificación del aspecto más importante que es darle al servicio un valor agregado como es el empaque y embalaje. 17 ¿Se supervisa continuamente el proceso de adquisiciones? X 7 7 La supervisión va enfocada al control del inventario. TOTAL 89 108 Elaborado por: Lorena García Revisado por: Dr. José Villavicencio Fecha: 2012-01-11 Fecha:2012-01-13
  • 31. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 167 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS PONDERACIÓN OBSERVACIÓN SIGNIFICADO 10 - 9 Excelente Se cumplen consistentemente las expectativas 8 - 7 Bueno Frecuentemente se cumplen las expectativas. 6 - 5 Regular Algunas veces se cumplen las expectativas. 4 - 3 Malo Frecuentemente no se cumplen las expectativas. 2 - 0 Muy malo Casi nunca se cumplen las expectativas. N° DESCRIPCIÓN CALIFICACIÓN OBTENIDA OBSERVACIÓN PUNTAJE ÓPTIMO OBSERVACIÓN 1 Pregunta 1 7 Bueno 7 Bueno 2 Pregunta 2 6 Regular 7 Bueno 3 Pregunta 3 6 Regular 7 Bueno 4 Pregunta 4 5 Regular 6 Regular 5 Pregunta 5 0 Muy malo 6 Regular 6 Pregunta 6 6 Regular 7 Bueno 7 Pregunta 7 7 Bueno 7 Bueno 8 Pregunta 8 6 Regular 6 Regular 9 Pregunta 9 0 Muy malo 6 Regular 10 Pregunta 10 5 Regular 5 Regular 11 Pregunta 11 7 Bueno 7 Bueno 12 Pregunta 12 5 Regular 5 Regular 13 Pregunta 13 7 Bueno 7 Bueno 14 Pregunta 14 6 Regular 6 Regular 15 Pregunta 15 3 Malo 6 Regular 16 Pregunta 16 6 Regular 6 Regular 17 Pregunta 17 7 Bueno 7 Bueno TOTALES 89 108
  • 32. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 168 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 7. HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Ref.: “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” ECI.1 AUDITORÍA DE GESTIÓN 1/2 ÁREA DE COMPRAS - VENTAS HALLAZGO Nº 1 TÍTULO: FALTA DE APLICACIÓN PRÁCTICA DE LAS POLÍTICAS EN EL ÁREA DE COMPRAS – VENTAS Condición: Si existen políticas formalmente establecidas en dicha área, y a la vez son difundidas verbalmente por parte del Gerente General y Jefe de Ventas hacia los administradores de puntos de servicio para que les comunique a los clientes. Criterio: En las prácticas administrativas señalan que las empresas deben tener debidamente implementadas las políticas generales y específicas para cada área como una guía para ofrecer un servicio óptimo. Causa: El Gerente General ha dado poca importancia de la formalización de políticas a través de un documento impreso. Efecto: El contar con las políticas formalmente emitidas por parte de la Junta General de Socios, no lo aplican en forma adecuada en sus actividades esto produce que exista el riesgo de que éstas sean mal interpretadas, ocasionando un riesgo operativo, lo que dificulta el cumplimiento de objetivos planteados.
  • 33. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 169 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.: AUDITORÍA DE GESTIÓN ECI.1 2/2 ÁREA DE VENTAS Conclusiones: La empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., cuenta con políticas formalmente establecidas por la empresa, pero el problema surge cuando el Jefe de Ventas y auxiliar de dicha área no lo aplican e informa, eso es lo que ocasiona que se incremente el riesgo operativo entre la coordinación. Recomendaciones: Al Gerente General.- Formular con los responsables del área de Ventas, la aplicación de las políticas necesarias y las emitirá formalmente en un documento para el conocimiento y correcta aplicación por parte de los trabajadores de dicha área. Elaborado por: Lorena García Revisado por: Dr. José Villavicencio Fecha: 2012-01-15 Fecha: 2012-01-16
  • 34. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 170 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” ECI.2 AUDITORÍA DE GESTIÓN 1/2 ÁREA DE VENTAS HALLAZGO Nº 2 TÍTULO: NULA CAPACITACIÓN EN EL ÁREA DE VENTAS Condición: El Jefe de Ventas y auxiliar que efectúa todas las labores del área desde la recepción de documentación de productos de empaque y embalaje hasta el despacho de los productos, no ha recibido ninguna capacitación referente a sus actividades y las realizan basándose en la experiencia que ha obtenido en la empresa. Criterio: Según prácticas administrativas de las empresas modernas el contar con personal capacitado para desarrollar el proceso de ventas, les permite lograr niveles productivos deseados. Causa: La falta de diligencia por parte de la Gerencia General en lo concerniente a la capacitación adecuada ha ocasionado que el área de ventas no reciba estos beneficios. Efecto: No se explota las habilidades del personal del área al no especializarlos ni proporcionarles información actual, práctica y oportuna disminuyendo la oportunidad para que desarrollen y ejecuten mejores y más eficientes prácticas de ventas dentro de la empresa, para contribuir al logro de las metas propuestas.
  • 35. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 171 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” ECI.2 AUDITORÍA DE GESTIÓN 2/2 ÁREA DE VENTAS Conclusiones: La empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., no ha proporcionado capacitación al personal de Ventas en temas pertinentes a sus actividades ocasionando que las actividades del área se realicen de acuerdo a su experiencia y dejando de lado la oportunidad de desarrollar en su personal mejores y más eficientes prácticas de ventas para contribuir al logro de las metas propuestas. Recomendaciones: Al Gerente General.- Elaborará y hará ejecutar planes de capacitación para el área de Ventas dependiendo de las necesidades que presenten sus colaboradores en temas relacionados con: Informe de ventas d productos, Inventarios, etc. Elaborado por: Lorena García Revisado por: Dr. José Villavicencio Fecha: 2012-01-15 Fecha:2012-01-16
  • 36. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 172 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” ECI.3 AUDITORÍA DE GESTIÓN 1/2 ÁREA DE VENTAS HALLAZGO Nº 3 TÍTULO: FALTA DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA PARA LAS VENTAS Condición: El área de Ventas no cuenta con objetivos ni metas establecidas en la Planificación Estratégica de la empresa, razón por la cual el Jefe de Ventas las ha establecido de manera personal como una forma de desarrollar su trabajo de manera planificada. Criterio: La Planificación Estratégica implementada en la empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., debe incluir a los procesos estratégicos, operativos y de apoyo de manera integral. Causa: Por falta de diligencia, la Gerencia General no ha enfocado su Planificación Estratégica en la totalidad de las áreas de la empresa, dejando de lado el área de Ventas. Efecto: Por falta de estos elementos en el área, el personal no puede comprometerse adecuadamente con las estrategias, objetivos y metas definidas por la empresa, para enfrentar las situaciones que se presentarán en el futuro, ni tampoco orientar sus esfuerzos hacia metas realistas de desempeño, sino solamente basándose en las que ellos se han planteado informalmente.
  • 37. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 173 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” ECI.3 AUDITORÍA DE GESTIÓN 2/2 ÁREA DE VENTAS Conclusiones: Al no contar con objetivos y metas establecidas en la planificación Estratégica de la empresa, el encargado del área de Ventas ha generado sus propias metas, objetivos y estrategias para el desarrollo de su trabajo, lo que ocasiona que el personal no pueda comprometerse adecuadamente con las estrategias, objetivos y metas definidas por la empresa para enfrentar las situaciones que se presentarán en el futuro, ni tampoco orientar sus esfuerzos hacia metas realistas de desempeño, sino solamente basándose en las que ellos se han planteado informalmente. Recomendaciones: Al Gerente General: Involucrará al área de Ventas dentro de la Planificación Estratégica y a la vez proporcionará y familiarizará a sus integrantes con este documento que le servirá para guiar sus actuaciones al cumplimiento de los objetivos y metas establecidas de la empresa. Elaborado por: Lorena García Revisado por: Dr. José Villavicencio Fecha: 2012-01-15 Fecha:2012-01-16
  • 38. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 174 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” ECI.4 AUDITORÍA DE GESTIÓN 1/2 ÁREA DE VENTAS HALLAZGO Nº 4 TÍTULO: FALTA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LAS PERSONAS Condición: No se efectúan revisiones independientes del desempeño de las personas que conforman el área de Ventas. Criterio: Las buenas prácticas administrativas involucran evaluaciones del desempeño para el personal como una herramienta que permite un espacio de comunicación entre las autoridades y los trabajadores trayendo como conclusión la generación de entusiasmo para un futuro desarrollo de habilidades que lleven al éxito profesional. Conclusiones: No se realizan revisiones independientes del desempeño de las personas del área de Ventas, lo que ocasiona que las autoridades no puedan tener una estimación objetiva de los resultados obtenidos de las actividades que desarrollan los empleados, necesarios para implementar mejoras oportunas.
  • 39. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 175 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” ECI.4 AUDITORÍA DE GESTIÓN 2/2 ÁREA DE VENTAS Recomendaciones: Al Gerente General: Elaborará o encomendará a la persona pertinente la elaboración de un plan para medir el desempeño de las personas en su puesto de trabajo, el mismo que podría incluir objetivos como: - Detectar necesidades de adiestramiento y capacitación. - Detectar el potencial desarrollo de los empleados - Mejorar la comunicación entre jefes y empleados. - Lograr el auto-perfeccionamiento de los empleados Elaborado por: Lorena García Revisado por: Dr. José Villavicencio Fecha: 2012-01-15 Fecha:2012-01-16
  • 40. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 176 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 MEDICIÓN DE RIESGO “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” AUDITORÍA DE GESTIÓN ÁREA DE VENTAS MEDICIÓN DE RIESGOS Riesgo Inherente: Según el estudio que se realizó a la empresa, se puede determinar que el riesgo inherente es de 18% (riesgo bajo medio), considerando la ponderación de la siguiente matriz y las variables de importancia así: Matriz de riesgo de control interno administrativo RIESGO MINIMO MAXIMO BAJO BAJO 0,01% 11,11% MEDIO 11,12% 22,22% ALTO 22,23% 33,33% MEDIO BAJO 33,34% 44,44% MEDIO 44,45% 55,55% ALTO 55,56% 66,66% ALTO BAJO 66,67% 77,77% MEDIO 77,78% 88,88% ALTO 88,88% 99,99%  La empresa tiene implementados considerables avances de la planificación estratégica, lo que guía el rumbo de sus actuaciones.  La estructura organizacional es adecuada y casi en la totalidad están debidamente asignadas las funciones en el área y por ende la coordinación con las demás áreas de la empresa.  Se aplican indicadores de rendimiento en lo referente a las ventas, pero no se da la debida importancia la medición del desempeño y supervisión al personal.  El personal que trabaja en el área cumple el perfil laboral exigido por las autoridades para ocupar sus puestos de trabajo.  A pesar de no estar debidamente implementadas y manejarse de manera tácita las funciones y políticas para el área, cada una de las personas saben cómo desarrollar sus actividades. Ref.: PEM.5 1/3
  • 41. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 177 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” AUDITORÍA DE GESTIÓN ÁREA DE VENTAS MEDICIÓN DE RIESGOS Riesgo de Control: Según la evaluación del control interno se obtuvo los siguientes parámetros. Para la medición del Nivel de Confianza y Riesgo del Control Interno del Área de Ventas de la Empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., se utiliza la siguiente matriz de medición: RIESGO CONFIANZA 15% - 50% Alto Baja 51% - 59% Moderado Alto Moderada Baja 60% - 66% Moderado Moderada 67% - 75% Moderado Bajo Moderada Alta 76% - 95% Bajo Alta Nivel de Confianza = Calificación Obtenida Puntaje Óptimo Nivel de Confianza = 89 108 Nivel de Confianza = 0.8240 x 100 = 82.41% Nivel de Riesgo = 100% - Nivel de Confianza Nivel de Riesgo = 100 - 82.41 Nivel de Riesgo = 17.59% Lo que implica que el Área Ventas tiene un nivel de confianza del 82.41% (Moderada Alta) y un nivel de riesgo de 17.59% (Moderado Alto) que debe mejorar, puesto que demuestra un nivel de controles ineficientes que podrían estar repercutiendo en la eficiencia y eficacia de los procesos administrativos del área. Ref.: PEM.5 2/3
  • 42. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 178 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.: AUDITORÍA DE GESTIÓN PEM.5 3/3 ÁREA VENTAS MEDICIÓN DE RIESGOS Riesgo de Detección: Conforme a los riesgos antes determinados se puede afirmar que el riesgo de detección correspondiente a este trabajo de auditoría es del 9%, en virtud, de la experiencia y profesionalismo del auditor en este campo, lo que permitirá diseñar procedimientos y aplicar técnicas eficientes para la obtención de información válida. Riesgo de Auditoría: Según los porcentajes determinados tras el análisis a la Empresa y al Área de Canales de Comercialización, el riesgo de auditoría se compone de: RA = RI * RC * RD Riesgo de auditoría= Riesgo Inherente * Riesgo de Control * Riesgo de Detección Riesgo de auditoría= (0.18 * 0.1759 * 0.09) Riesgo de auditoría= (0,00284) * 100 Riesgo de auditoría= 0.28% Según el valor obtenido del riesgo de auditoría, se puede deducir que el auditor se enfrenta a un riesgo de 1,84% de que ha ocurrido un error material que ha evadido los controles del cliente y podría no ser detectado por los procedimientos del auditor. Elaborado por: Lorena García Revisado por: Dr. José Villavicencio Fecha: 2012-01-18 Fecha:2012-01-21
  • 43. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 179 Ref.: PEM.6 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 8. INFORME DE CONTROL INTERNO A continuación detallamos el informe de control interno del área de ventas: Quito, 21 de enero del 2012 Dr. Ángel Caibe Gerente General DISMACONCOBRE CÍA. LTDA. Presente.- He auditado la gestión del proceso de Ventas de la empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., por el periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, siguiendo las normas de auditoría que exigen que el auditor obtenga un conocimiento global y detallado de los procesos que se auditen. El objetivo del control interno es proporcionar a la administración de la Empresa una garantía para el logro de los objetivos incluidos en las categorías de eficiencia y eficacia de las operaciones y el cumplimiento de leyes, reglamentos y políticas, considerando que solo pueden aportar un grado de seguridad razonable, pero no la seguridad total del desarrollo de la gestión administrativa de la empresa. Debido a las limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades, y no ser detectados, esto es lo que se considera como una debilidad material que es una deficiencia importante o una combinación de “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” AUDITORÍA DE GESTIÓN INFORME DE CONTROL INTERNO
  • 44. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 180 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 deficiencias importantes que originan, con una probabilidad más que remota, que un evento indeseado no sea prevenido o detectado, oportunamente por los empleados en el cumplimiento de sus funciones. Para el planeamiento y ejecución de la auditoría de gestión para el Proceso Administrativos del área de Ventas se ha considerado su sistema de control interno para determinar los procedimientos de auditoría, con el propósito de expresar una opinión sobre tal área examinada, más no para proporcionar una seguridad del funcionamiento del control interno. Sin embargo, se han notado asuntos relacionados con el funcionamiento de dicho sistema, que por su importancia, considero deben ser incluidos en este informe. Los asuntos que llaman la atención, están relacionados con deficiencias importantes en el diseño y operación del control interno, que podrían afectar negativamente en el desempeño administrativo. Con estas consideraciones, y haciendo énfasis en los aspectos encontrados y que involucran el sistema de control interno y sus operaciones, este informe resume los hallazgos de auditoría que comprenden aspectos relacionados con deficiencias en el diseño u operación del sistema de control interno que puede afectar al logro de los objetivos, y que se describen a continuación: HALLAZGO Nº 1: FALTA DE APLICACIÓN DE POLÍTICAS EN EL ÁREA DE VENTAS Si existen políticas formalmente establecidas en dicha área, y a la vez son difundidas verbalmente por parte del Gerente General y Jefe de Ventas hacia los administradores para que les comunique a los clientes. En las prácticas administrativas señalan que las empresas deben tener debidamente implementadas las políticas generales y específicas para cada área como una guía para ofrecer un servicio óptimo.
  • 45. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 181 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 El Gerente General ha dado poca importancia de la formalización de políticas a través de un documento impreso. El contar con las políticas formalmente emitidas por la empresa, el supervisor y auxiliar de ventas no lo aplican en forma adecuada en sus actividades esto produce que exista el riesgo de que éstas sean mal interpretadas, ocasionando un riesgo operativo, lo que dificulta el cumplimiento de objetivos planteados en las proyecciones de la empresa. Conclusiones: La empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., cuenta con políticas formalmente establecidas por la empresa, pero el problema surge cuando el Jefe de Ventas y auxiliar de dicha área no lo aplican e informa, eso es lo que ocasiona que se incremente el riesgo operativo entre las áreas de coordinación. Recomendaciones: Al Gerente General.- Formular con los responsables del área de ventas la aplicación de las políticas necesarias y las emitirá formalmente en un documento para el conocimiento y correcta aplicación por parte de los trabajadores de dicha área. HALLAZGO Nº 2: NULA CAPACITACIÓN EN EL ÁREA DE VENTAS El Jefe de Ventas y auxiliar que efectúa todas las labores del área desde la recepción de documentación de productos de empaque y embalaje hasta el despacho de los productos, no ha recibido ninguna capacitación referente a sus actividades y las realizan basándose en la experiencia que ha obtenido en la empresa. Según prácticas administrativas de las empresas modernas el contar con personal capacitado para desarrollar el proceso de ventas, les permite lograr niveles productivos deseados.
  • 46. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 182 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 La falta de diligencia por parte de la Gerencia General en lo concerniente a la capacitación adecuada ha ocasionado que el área de ventas no reciba estos beneficios. No se explota las habilidades del personal del área al no especializarlos ni proporcionarles información actual, práctica y oportuna disminuyendo la oportunidad para que desarrollen y ejecuten mejores y más eficientes prácticas de ventas dentro de la empresa, para contribuir al logro de las metas propuestas. Conclusiones: La empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA. no ha proporcionado capacitación al personal de ventas en temas pertinentes a sus actividades ocasionando que las actividades del área se realicen de acuerdo a su experiencia y dejando de lado la oportunidad de desarrollar en su personal mejores y más eficientes prácticas de ventas para contribuir al logro de las metas propuestas. Recomendaciones: Al Gerente General.- Elaborará y hará ejecutar planes de capacitación para el área de ventas dependiendo de las necesidades que presenten sus colaboradores en temas relacionados con: Informe de ventas d productos, Inventarios, etc. HALLAZGO Nº 3: FALTA DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA PARA EL ÁREA DE VENTAS El área de Ventas no cuenta con objetivos ni metas establecidas en la Planificación Estratégica de la empresa, razón por la cual el Jefe de Ventas las ha establecido de manera personal como una forma de desarrollar su trabajo de manera planificada. La Planificación Estratégica implementada en la empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., debe incluir a los procesos estratégicos, operativos y de apoyo de manera integral.
  • 47. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 183 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 Por falta de diligencia, la Gerencia General no ha enfocado su Planificación Estratégica en la totalidad de las áreas de la empresa, dejando de lado el área de Ventas. Por falta de estos elementos en el área, el personal no puede comprometerse adecuadamente con las estrategias, objetivos y metas definidas por la empresa, para enfrentar las situaciones que se presentarán en el futuro, ni tampoco orientar sus esfuerzos hacia metas realistas de desempeño, sino solamente basándose en las que ellos se han planteado informalmente. Conclusiones: Al no contar con objetivos y metas establecidas en la planificación Estratégica de la empresa, el encargado del área de Ventas ha generado sus propias metas, objetivos y estrategias para el desarrollo de su trabajo, lo que ocasiona que el personal no pueda comprometerse adecuadamente con las estrategias, objetivos y metas definidas por la empresa para enfrentar las situaciones que se presentarán en el futuro, ni tampoco orientar sus esfuerzos hacia metas realistas de desempeño, sino solamente basándose en las que ellos se han planteado informalmente. Recomendaciones: Al Gerente General: Involucrará al área de Ventas dentro de la Planificación Estratégica y a la vez proporcionará y familiarizará a sus integrantes con este documento que le servirá para guiar sus actuaciones al cumplimiento de los objetivos y metas establecidas de la empresa. HALLAZGO Nº 4: FALTA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LAS PERSONAS No se efectúan revisiones independientes del desempeño de las personas que conforman el área de Ventas. Las buenas prácticas administrativas involucran evaluaciones del desempeño para el personal como una herramienta que permite un espacio de comunicación entre las
  • 48. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 184 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 autoridades y los trabajadores trayendo como conclusión la generación de entusiasmo para un futuro desarrollo de habilidades que lleven al éxito profesional. El Gerente General, por falta de interés, no ha implementado un plan de evaluación del desempeño personal de ventas que le permita conocer el detalle de las actitudes de las personas. No se tiene una estimación objetiva de los factores que involucran el accionar del equipo de ventas y se está exponiendo la empresa a que los resultados se enfoquen solamente al cumplimiento de los trabajos que ellos realizan. Conclusiones: No se realizan revisiones independientes del desempeño de las personas del área de ventas, lo que ocasiona que las autoridades no puedan tener una estimación objetiva de los resultados obtenidos de las actividades que desarrollan los empleados, necesarios para implementar mejoras oportunas. Recomendaciones: Al Gerente General: Elaborará o encomendará a la persona pertinente la elaboración de un plan para medir el desempeño de las personas en su puesto de trabajo, el mismo que podría incluir objetivos como: - Detectar necesidades de adiestramiento y capacitación. - Detectar el potencial desarrollo de los empleados - Mejorar la comunicación entre jefes y empleados. - Lograr el auto-perfeccionamiento de los empleados Esta consideración sobre el control interno ha sido elaborado únicamente como reporte informativo para la administración de la empresa y no involucra necesariamente todos los aspectos del sistema de control interno que podrían ser situaciones reportables, consecuentemente, no revelar todo los hallazgos de auditoría que sean considerados
  • 49. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 185 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 como debilidades materiales tal como se definió antes. Sin embargo, considero que los hallazgos de auditoría descritos en este informe constituyen debilidades administrativas. Atentamente Lorena García AUDITORA
  • 50. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 186 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 8 .1 EJECUCIÓN DEL TRABAJO 8.1.1 PROGRAMA ESPECÍFICO DE AUDITORÍA – ÁREA DE VENTAS PAPELES DE TRABAJO “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.: AUDITORÍA DE GESTIÓN PECA.7 1/2 GESTIÓN Y E INFOMES DE VENTAS ACTIVIDAD 1: CAPTACIÓN DE POSIBLES CLIENTES EN LA UTILIZACIÓN DE LOS PRODUCTOS PROCEDIMIENTO 1: Verificar el número de ventas con respecto a las ventas programadas. APLICACIÓN: Se indagó para conocer el número de visitas a clientes potenciales que han sido programadas mensualmente, con el fin de verificar cuales han sido debidamente efectuadas. APLICACIÓN DEL INDICADOR DE GESTIÓN % Visitas efectuadas de clientes = Número de visitas efectuadas por parte de clientes Total visitas programadas de clientes potenciales % Visitas efectuadas de clientes = 130 = 72% 180 Se evidencia solamente un 72% de eficacia en las visitas programadas de clientes potenciales.
  • 51. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 187 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 “DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.” Ref.: AUDITORÍA DE GESTIÓN PECA.7 2/2 GESTIÓN Y VENTAS ACTIVIDAD 2: CIERRE DEL NEGOCIO PROCEDIMIENTO 1: Verificar el incremento de las ventas en el periodo de enero- diciembre 2011. APLICACIÓN: Por medio de la operación efectuada en el sistema de Información, se obtuvo los reportes de venta de los registrados en los periodos de enero – diciembre, con lo que se pudo verificar el incremento de las ventas y por ende la gestión efectuada para lograr este incremento. APLICACIÓN DEL INDICADOR DE GESTIÓN % Incremento de ventas = Total ventas enero - diciembre 2011 Total ventas enero - diciembre 2011 % Incremento De Ventas = $ 1.222,95 = 61.15 % $ 2.000,00 Del periodo de enero a diciembre se analiza que presentan un porcentaje rescatable de crecimiento, lo que se evidencia principalmente el mejoramiento de las ventas de productos. Elaborado por: Lorena García Revisado por: Dr. José Villavicencio Fecha: 2012-01-23 Fecha: 2012-01-27
  • 52. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 188 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 9. INFORME Quito, 27 de enero del 2012 Señor Ángel Caibe GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA FAIRIS C.A. Presente.- Señor Gerente: Hemos revisado la información del Área de Ventas de la Empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA. que expresa que ha mantenido un control interno administrativo efectivo sobre los procedimientos relacionados al Departamento, por el período comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre del 2011. Debido a la naturaleza de nuestra auditoría, los resultados se encuentran expresados en un resumen de hallazgos encontrados, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. A continuación se detalla la información a la que se hace referencia: HALLAZGO Nº 1FALTA DE APLICACIÓN PRÁCTICA DE LAS POLÍTICAS EN EL ÁREA DE COMPRAS – VENTAS La empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., cuenta con políticas formalmente establecidas por la empresa, pero el problema surge cuando el Jefe de Ventas y auxiliar de dicha área no lo aplican e informa, eso es lo que ocasiona que se incremente el riesgo operativo entre la coordinación.
  • 53. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 189 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 HALLAZGO Nº 2NULA CAPACITACIÓN EN EL ÁREA DE VENTAS La empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA., no ha proporcionado capacitación al personal de Ventas en temas pertinentes a sus actividades ocasionando que las actividades del área se realicen de acuerdo a su experiencia y dejando de lado la oportunidad de desarrollar en su personal mejores y más eficientes prácticas de ventas para contribuir al logro de las metas propuestas. HALLAZGO Nº 3 FALTA DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA PARA LAS VENTAS Al no contar con objetivos y metas establecidas en la planificación Estratégica de la empresa, el encargado del área de Ventas ha generado sus propias metas, objetivos y estrategias para el desarrollo de su trabajo, lo que ocasiona que el personal no pueda comprometerse adecuadamente con las estrategias, objetivos y metas definidas por la empresa para enfrentar las situaciones que se presentarán en el futuro, ni tampoco orientar sus esfuerzos hacia metas realistas de desempeño, sino solamente basándose en las que ellos se han planteado informalmente. HALLAZGO Nº 4 FALTA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LAS PERSONAS No se realizan revisiones independientes del desempeño de las personas del área de Ventas, lo que ocasiona que las autoridades no puedan tener una estimación objetiva de los resultados obtenidos de las actividades que desarrollan los empleados, necesarios para implementar mejoras oportunas. CONCLUSIONES 1.- Las capacitaciones se tendrían que dar al nuevo personal que ingresa a la compañía debido que esto con lleva a un buen desenvolvimiento del trabajo a realizar. 2.- Presentar evaluaciones claras y entendibles de acuerdo al área y a la vez verificando si las capacitaciones a las que se ha enviado a los empleados si están rindiendo lo que se esperaba para la compañía.
  • 54. García & Auditores Especialistas Cía. Ltda. 190 AV. ELOY ALFARO Y 6 DE DICIEMBRE EDIFICIO MONASTERIO. Telf . 098783990 02 2964 396 3.- Es importante que todos los trabajadores sean evaluados y el delegado de Recursos Humanos debe tener más cuidado y no pasar sin ninguna importancia esos asuntos. RECOMENDACIÓNES 1.- Se debe poner mayor atención y distribuir correctamente la carga de trabajo dentro del Área de Ventas. 2.- Las capacitaciones planificadas deberán ser presentadas y planteadas a la Gerencia General, de tal manera que no existan muchos cambios en dicha planificación y exista total apertura para la aprobación de las mismas, haciendo notar que no son un gasto sino una inversión a corto y largo plazo para el buen funcionamiento de la Empresa. 3.- Con relación a la aprobación como se mencionó en el punto anterior, todo se debe realizar con antelación y buen planteamiento, para que todo se encuentre aprobado por la Gerencia General, de tal forma que no exista improvisación y derroche de recursos. 4.- Elaborar formatos preimpresos y prenumerados establecidos en cuanto a fondo y forma, de tal manera que no exista confusión al momento de receptar y despachar los productos. GARCÍA Y AUDITORES ESPECIALISTAS CÍA. LTDA.se compromete a asesorar a la administración y de realizar un seguimiento de las recomendaciones a DISMACONCOBRE CÍA. LTDA.Bal departamento de Ventas para contribuir con el mejoramiento de los procesos analizados. Se deja constancia del reconocimiento por la total colaboración que se ha recibido en el trabajo. Atentamente, Carmen Lorena García Veloz AUDITORA
  • 55. 191 CONCLUSIONES La empresa DISMACONCOBRE CÍA. LTDA. lleva casi dos años y medio de haberse constituido como empresa de Responsabilidad Limitada y está conformada por una persona natural, quien aporta un capital de dinero en efectivo y en su totalidad como establece la ley de Empresas de Responsabilidad Limitada. La contabilidad en los tiempos actuales es una disciplina esencial que se circunscribe al análisis, registro, control, información e interpretación de las transacciones u operaciones económicas y financieras realizadas para el desarrollo de todo el negocio, más aún si es ente jurídico como DISMACONCOBRE empresa obligada a llevar la contabilidad de manera periódica y bajo estricto niveles de control. A pesar de ser una empresa que cuenta con poca experiencia en el sector ferretero, debido a su reciente creación, motivo por el que la ejecución de la presente tesis plantea un informe de auditoría de gestión esencial para lograr que los planes que tiene la empresa sean llevados a cabo y que sus metas sean alcanzadas; así como también una adecuada relación y consistencia de las estrategias con los objetivos globales necesarios para el logro de un efectivo control de la empresa. Por otro lado, una de las principales fortalezas que presenta la empresa, es la calidad y diversificación de mercadería brindada a sus clientes, la misma que cumple con los más altos estándares de calidad, aptos para llegar con satisfacción al cliente. En consecuencia de lo señalado anteriormente se puede concluir que para la empresa DISMACONCOBRE nuestro informe de auditoría de gestión desarrollado en este trabajo de tesis es importante ya que la misma servirá para lograr su correcto desenvolvimiento dando paso a un mejor control interno y mayor eficiencia en sus actividades cotidianas.
  • 56. 193 RECOMENDACIONES Una estructura organizacional adecuada facilita el flujo de información a través de todas las actividades de negocios, por ello se recomienda que no debería ser tan simple que no pueda controlar la remuneración de actividades de la misma, ni tan completa que inhiba el flujo de información. Se recomienda a los directivos de DISMACONCOBRE CÍA. LTDA. el tomar en consideración las responsabilidades de los trabajadores para facilitar un mejor control y analizar la asignación de funciones más conveniente para el progreso de la empresa. De acuerdo a la investigación realizada en la empresa DISMACONCOBRE se ha logrado determinar que esta necesita de un sistema de facturación más eficiente para poder desempeñar sus actividades de manera más rápida y confiable. Recordemos que los clientes necesitan una buena atención, esto incluye la manera que se les atiende, que tan rápido son atendidos y un buena presentación de los documentos entregados. Por medio de un sistema adecuado la calidad se va ha detectar desde el momento en que el empleado hace contacto con el cliente hasta que el cliente realiza el pago. La empresa debería implantar un sistema de control de inventario que se ajuste a las necesidades del negocio de tal forma que se minimice al máximo o se envite su totalidad la obsolescencia de la mercadería. Se recomienda a los directivos de la empresa se tome en cuenta cada una de las recomendaciones aquí identificadas con el fin de mejorar su gestión y así evitar errores en el proceso o corregirlos a tiempo.