1. MODULO CONTABILIDAD
Este módulo, le permite identificar, medir, registrar y comunicar la información económica de una organización o
empresa, con el fin de que los gestores puedan evaluar la situación de la entidad.
Para poder acceder al Módulo Contabilidad, presione en el siguiente icono:
Presenta el siguiente menú:
¿Cómo manejar la opción Libro Diario?
Nota: Previamente se debe definir el plan de cuentas.
Haga clic en el siguiente icono:
Libro Diario. En esta opción se almacenan todos los asientos contables que pueden provenir de comprobantes de
egreso, ingreso, asientos diarios, etc.
El sistema le presentará un listado de acuerdo al rango de fecha seleccionado
Presentará la siguiente pantalla:
1

2. ¿Cómo utilizar las opciones de búsqueda en el Libro Diario?
• Utilice la opción centro de costo siempre y cuando lleve una contabilidad por proyectos; le
ayuda a filtrar los asientos contables (la información independiente de cada proyecto).
Para obtener una lista de las transacciones que se encuentran en el Libro Diario, utilice estas opciones:
Es el estado de una transacción incompleta por la tanto todas las transacciones que se encuentren en
este estado no son tomadas en cuenta para los informes financieros.
Es el estado de una transacción completa; por ende todos los asientos que se encuentres en este
estado se presentan en los informes financieros.
Muestra todos los asientos contables que han sido Anulados.
Muestra todos los asientos contables sin importar el estado en el que se encuentren (Pendientes,
Archivadas o Anuladas).
La búsqueda también se la puede realizar, colocando un rango de fecha y ejecutando
con el Visto Bueno.
Utilice este buscador para filtrar la información por la descripción del asiento, para ello:
• Coloque una descripción de búsqueda.
2

3. • Así mismo puede hacerlo a través de
este buscador.
Otras opciones especiales de búsqueda son:
Seleccione la Sucursal (Si a activado esta opción en Monitor, Configuración,
Sucursales ) para integrar información de otra base de datos
contablemente.
Seleccione del listado para hacer integraciones los asientos realizados por ejemplo de VENTAS.
¿Cómo ingresar y crear una Nuevo Asiento Contable, en el Libro Diario?
Para ingresar un nuevo asiento contable:
• Haga clic en el botón de Nuevo
• Indica la siguiente pantalla en donde se debe llenar la siguiente información:
3

4. La información general de pantalla:
• Secuencia.- esta determinada por dos casilleros que indicaran el año y el numero de asiento.
• Referencia.- Dato opcional que hace referencia al asiento.
• Fecha.- Es la fecha con la que se registra el asiento contable.
• Documento asociado al asiento contable.
• Opción para acceder al Plan de cuentas.
• Opción que aparece desactivada, aplicada cuando un asiento a sido bloqueado.
• Opción que aparece desactivada, aplicada cuando se aplica control presupuestario.
Información de las columnas que presenta es la siguiente:
• Código.- de la Cuenta contable.
• Descripción.- Es el nombre de la Cuenta.
• Tipo.- Procedencia de la cuenta Ej.(FC= Factura)
• Nro.-. Hace referencia al numero del tipo en el caso que hubiere
• Débito
• Crédito
• Nota.- Es una breve observación de cada cuenta contable.
Para ingresar una nueva cuenta contable al asiento contable:
• Presione clic en el botón de Nuevo
• Se le activara el primer casillero en el cual usted puede buscar la cuenta contable por nombre o por el
código.
• Muestra la siguiente pantalla:
4

5. • Elija la cuenta luego,
• Presione enter o haga clic en el visto bueno.
Los datos como: código y descripción de la cuenta, son colocados automáticamente por el sistema.
• Escriba la información: Tipo, No. Doc. Debito, Crédito y Nota.
Muestra la siguiente pantalla:
• Coloque la descripción del asiento,
• Aplique guardar
¿Cómo modificar un Asiento Contable?
Elija la transacción a modificar.
• Haga clic en el siguiente botón o presione la teclas control + E.
• Muestra la pantalla del asiento contable.
• Realice los cambios y presione guardar o presione las teclas control + G.
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6. ¿Cómo reversar un Asiento Contable?
• Elija del listado la transacción que desea modificar haciendo un clic en la columna SEL,
• Ejecute clic en esta opción .
• Muestra el siguiente mensaje:
¿Cómo asignar un número de Asiento, a un asiento contable?
Cuando se realizan los asientos estos no presentan una numeración. Para asignar un número a un asiento contable
sigua los siguientes pasos:
• Elija la transacción seleccionando en el casillero SEL
• Haga clic en el siguiente botón: esta es una secuencia manual del número del asiento contable y
es fijo.
• Muestra el siguiente mensaje:
¿Cómo copiar un Asiento contable?
Para copiar un asiento contable:
• Elija la transacción seleccionando el casillero SEL
• Elija la opción
• Digite su Nro. De usuario y la clave para duplicar el asiento.
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7. • Muestra el asiento duplicado asi:
¿Cómo anular un Asiento contable?
Para Anular una Transacción:
• Elija la transacción:
• Haga clic en
• Puede revisar en la opción Anulados
¿Cómo anular un Asiento contable?
Para Des-anular un asiento contable que esta anulado:
• Elija la transacción del listado de asientos anulados.
• Presione el siguiente botón
¿Cómo bloquear un Asiento contable?
Para Bloquear una Transacción:
• Elija la transacción.
• Presione el siguiente botón
7

8. NOTA: Al bloquear una transacción el sistema no dejara realizar ningún tipo de cambio ni modificación.
¿Cómo desbloquear un Asiento contable?
Para Desbloquear:
• Elija la transacción.
• Presione el siguiente botón
Aplique esta opción para que la impresión del libro diario aparezca detallada.
¿Cómo realizar integraciones contables?
Las integraciones contables, se realizan de la información ingresada a través de:
• Resumen de ventas desde Módulo de Ventas (La integración se resume las ventas del día).
• Resumen de compras desde Módulo de compras. (La integración se efectúa por cada compra ingresada).
• Resumen de costo de ventas. En cada asiento contable presenta este botón
donde puede revisar el costo de venta de los productos vendidos, del asiento elegido.
• Recaudaciones del Módulo de Cuentas por Cobrar (La integración se resume las recaudaciones del día).
Para realizar integraciones contables, realice los siguientes pasos:
Seleccione el rango de fecha
Seleccione de este menú la opción que desea
integrar.
Luego presione el botón el sistema le pedirá una clave de autorización para confirmar la transacción
Puede utilizar al activarlo y hacer la integración detallara la información que se esta
integrando (opcional).
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9. o Ejemplo; Del menú de integración seleccione VENTAS, y aplique el botón de integración.
¿Cómo utilizar el libro presupuestario?
El libro Presupuestario le sirve para controlar las cuentas a las cuales les ha asignado un determinado rubro de dinero.
Haga clic en el siguiente icono:
Muestra la siguiente pantalla:
Es importante definir las cuentas presupuestarias en el plan de cuentas de la siguiente manera:
• Acceda al Plan de cuentas
Para definir las partidas presupuestarias
• Haga clic en Nuevo
• Ingrese los datos como muestra el dibujo
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10. Este control se la hace mediante un asiento dentro del libro presupuestario en el cual se harán constar las cuentas con
su respectivo rubro presupuestado.
Este control presupuestario se lo puede aplicar por centro de costos si el caso lo requiera.
¿Cómo obtener informes financieros?
Haga clic en el siguiente botón:
Elija esta opción para obtener los informes financieros en el período que usted determine. En este menú usted puede
obtener informes de balances, estados de resultados e índices financieros.
Al presionar le indica la siguiente pantalla:
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11. Para revisar un informe financiero realice los siguientes pasos.
• Elija el tipo de informe que desea ejecutar haciendo un clic en uno de los siguientes aplicaciones:
• Elija el rango de fecha desde cuando quiere el informe y luego presione el siguiente botón
. Presenta la siguiente pantalla:
Balance de Comprobación;
• Presenta el resumen del movimiento de todas las cuentas (ACTIVO, PASIVO,
PATRIMONIO, INGRESOS Y GASTOS) del período contable.
Presenta la siguiente pantalla:
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12. • Es el estado de situación financiera de a empresa los rubros del balance general se
clasifican en:
- Activos: suma de bienes, recursos y derechos que posee la empresa.
- Pasivos: obligaciones o compromisos que ha adquirido la empresa hacia terceros.
- Capital o Patrimonio: diferencia del activo y el pasivo, representa la inversión o el aporte de socios y
empresarios sobre los cuales puedan tener derecho.
• Presenta un informe de los ingresos y gastos que tiene la empresa durante un
ejercicio económico; la diferencia de estos le dará la utilidad o pérdida.
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13. • Son indicadores que denotaran la situación financiera de la empresa. La interpretación
de los resultados que arrojan los indicadores económicos y financieros está en función directa a las actividades,
organización y controles internos de las Empresas como también a los períodos cambiantes causados por los
diversos agentes internos y externos que las afectan.
Opciones especiales para buscar información:
• Elija cualquiera de las siguientes opciones para obtener sus informes de forma independiente o consolidados.
Contable para filtrar la información contable de la empresa, esta se relaciona con la presupuestaria en caso
de ingresar partidas; comparativo para realizar un análisis entre los dos anteriores.
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14. • Puede realizar la búsqueda de manera General o por Centro de Costo. Permite filtrar la información cuando se
maneja una contabilidad por centros de costo de forma independiente por cada uno de ellos, o general.
.
• Seleccione esta opción para obtener en los informes de impresión los resultados de las cuentas
con signo positivo o negativo. De acuerdo a la naturaleza de la cuenta.
• Active esta opción para que los saldos que se muestren sea los saldos acumulados.
• En este botón se configuran las cuentas para la presentación de informes Ej.:
Las cuentas que se colocan son:
1. La cuenta de Utilidad del presente ejercicio.
2. La cuenta de utilidades Acumuladas de ejercicios anteriores.
3. La cuenta creada como formula de Activo + Pasivo.
Para constatar que el resultado de los informes sea confiable se puede revisar el mayor.
• El Libro Mayor representa un informe que muestra los movimientos que ha tenido una cuenta
contable dependiendo del rango del periodo seleccionado.
Presenta la siguiente pantalla:
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15. Para revisar la información de una cuenta realice los siguientes pasos:
• Busca la cuenta a revisar en la siguiente opción:
Puede realizar la búsqueda por nombre o por el código contable. El mayor se convierte en un reporte múltiple si
se indica una cuenta posterior. Ejemplo:
Al buscar las cuentas contables aparecen en orden alfabético, en la primera columna y el
código contable en la segunda columna. Para cambiar el orden en la primera columna el
código y en la segunda el nombre de la cuenta, haga clic derecho en el filtro de la cuenta.
• Elija el rango de fecha a revisar y presione le presenta la siguiente pantalla en
donde encuentra la siguiente información.
Opciones que ayudan a revisar la información de un mayor contable:
• Le permite ordenar el informe de acuerdo al orden que elija.
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16. • Le permite filtrar los asientos según su procedencia.
• Le permite visualizar al asiento contable Ej.:
• , Seleccione una transacción y presione este botón y le permitirá ver el comprobante de egreso Ej.:
Opciones de presentación para la impresión de los reportes
• Puede elegir ampliar o disminuir el numero de caracteres que utiliza la
descripción de las cuentas.
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17. • Puede elegir ampliar o disminuir el tabulador para la presentación de
informes aplicando esta opción.
• Elija el nivel que desea aplicar en la presentación del informe.
• Sirve para que en la presentación del informe no aparezcan los códigos
contables.
• Sirve para que la impresión del informe se presente en formatos diferentes.
de la empresa.
Utilice esta opción para obtener informes del costo de venta de los productos.
Presenta la siguiente pantalla:
Para buscar la información utilice los siguientes filtros:
• Elija esta opción para obtener información de acuerdo a la
ubicación de los productos.
• Elija esta opción para obtener información de acuerdo a la marca
de los productos.
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18. • Elija esta opción para obtener información de acuerdo al grupo
de los productos.
• Elija esta opción para obtener información de acuerdo al
proveedor.
• Elija esta opción para obtener información de acuerdo a la
bodega asignada del producto.
• Elija el rango de fecha para obtener el informe.
• Aplique estas opciones para actualizar el costo de venta.
• Elija el tipo de costo que desea obtener en el in forme.
• Filtre a través de estas opciones el informe de utilidad.
• Selección esta opción para obtener un informe del 20% de todos los que tienen mayor rotación o
movimientos.
• Selección esta opción para obtener un informe del 20% de todos los que tienen menor rotación o
movimientos.
• Seleccione esta opción para obtener un informe de los productos que mayor ganancia
representan para la empresa.
• Seleccione esta opción para obtener un informe de los productos que representan perdida para la
empresa.
• Utilice esta opción para ver el kardex de un producto seleccionado.
¿Cómo definir el plan de cuentas?
Esta opción permite crear las cuentas contables con las que cuenta su empresa, Debe crear su plan de cuentas en
forma sistemática de acuerdo a los nombres y números que en un momento determinado son los requeridos para el
control de operaciones de una entidad quedando sujeto, por ende, a una permanente actualización.
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19. Muestra la siguiente pantalla:
• El código de las cuentas de grupo o subgrupo terminan en punto ejemplo; ACTIVO 1.
• Las cuentas de movimiento, (que son las que se van a utilizar en los asientos contables), terminan así; CAJA
CHICA 1.1.1.02
¿Cómo crear una Nueva Cuenta?
• Haga clic en nuevo o
Presenta la siguiente pantalla:
• Digite el Código.
• El nivel es importante para la presentación de los reportes, el sistema le dará automáticamente en base al código
ingresado.
• Digite la descripción.
• Elija a que definición pertenece la cuenta
Cuenta.- Elija esta opción para todas las cuentas contables
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20. Etiqueta: Es para aquellas cuentas que no tienen ningún debito o crédito, pero sirven para obtener algún
resultado
Formula.- Utilice esta opción para aquellas cuentas que en las cuales vaya a insertar una formula:
• Determine el que grupo pertenece una cuenta contable, de esta clasificación
depende la presentación de informes.
• , Active esta opción en una cuenta siempre y cuando sea de movimiento y el código contable no
termine en punto.
Utilice este icono para organizar los niveles en el Plan de cuentas, por ejemplo: si crea una nueva cuenta
con código 1.1. el nivel correspondiente es 2 si por error digita 5,
clic en para organizar la información.
¿Cómo y para que sirve configurar las cuentas contables?
Configuraciones de las Cuentas
Este proceso es necesario para la integración contable de compras y ventas. Sirve para asociar las cuentas aplicadas a
los productos, clientes, proveedores, retenciones etc.
Al ingresar al botón de configurar cuentas le presenta la siguiente ventana.
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21. Por ejemplo:
• Del listado Seleccione la cuenta INVENTARIO_IVA
• Presione el botón de modificar
Le presenta la siguiente pantalla:
• En el casillero de Código de cuenta. Seleccione la cuenta relacionada y presione el botón de grabar.
¿Cómo utilizar el Centro de costo?
Haga clic en el siguiente icono:
Los centros de costo sirven para trabajar con proyectos simultáneos, esta creación de proyectos permite obtener
información independiente del proyecto o una información general de todos los proyectos. El centro de costo aparece en
todas las aplicaciones contables, por ejemplo; en la pantalla de comprobantes de egreso etc.
21

22. Muestra la siguiente pantalla:
La información presentada en las columnas es la siguiente:
- Nombres del Centro de Costo.
- Id. del Centro de Costo.
¿Cómo crear un nuevo Centro de Costo?
• Haga clic en el siguiente icono :
• Presenta la siguiente pantalla:
• Ingrese Nombre de Proyecto y presione guardar
¿Cómo Modificar y Eliminar un Centro de Costo?
• Para Modificar:
1. Elija el Centro de Costo a Modificar,
2. Presione o Control + E.
3. Realice los cambios necesarios.
4. Haga clic en guardar .
• Para Eliminar,
1. Seleccione el Centro de Costo,
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23. 2. Presione o Control + B.
3. El centro de Costo será eliminado.
Le permite regresar a la pantalla anterior.
, para imprimir un listado de Centros de Costos.
¿Cómo realizar un comprobante de egreso?
Ocupe esta opción para tener constancia de los pagos que esta realizando la empresa. Un comprobante de egreso es
útil e importante porque:
• Al generar un comprobante de pago usted esta alimentando la información contable, porque genera el asiento
contable;
• Esta alimentando la información del modulo de bancos porque el sistema genera el cheque en el libro bancos
• Y alimenta la información del modulo de cuentas por pagar porque cancela las cuentas de los proveedores.
Haga clic en el siguiente botón:
• Le muestra todos los Comprobantes de Pago o Egreso que se han realizado en el rango de fecha seleccionado.
El listado de los comprobantes de egreso es el siguiente:
Muestra la siguiente pantalla:
23

24. En esta pantalla puede ver un listado de todos los comprobantes de egreso realizados.
Para obtener un reporte de los comprobantes de egreso, utilice las siguientes opciones:
• Señale el rango de fecha.
• Seleccione el estado de los comprobantes
• En caso de que la empresa trabaje con Centro de Costo¸(Contabilidad que maneja varios proyectos con estados
financieros independientes, e integra en un solo informe general), utilice esta opción para
seleccionar el centro de costo al cual pertenece el comprobante de egreso.
Para obtener un reporte de Comprobantes de egreso, por nombre del proveedor, elija las siguientes opciones:
• Elija la inicial del Nombre del Deudor haciendo clic en la letra:
• O colocando una parte del nombre
¿Cómo crear un Nuevo Comprobante de Egreso?
Para realizar un nuevo comprobante de egreso, siga los siguientes pasos:
• Haga clic en
• Muestra la siguiente pantalla:
24

25. • Seleccione el Proveedor del que se va a realizar el pago.
• Para poder habilitar, la opción de proveedor, haga clic en la palabra Seleccione.
Los datos: RUC, Telf, Nombre y Domicilio: son colocados automáticamente por el sistema ( ya que se integran
desde el Módulo de Directorio).
• Elija el documento a cancelar:
Docs: Le muestra la lista de todos los documentos o facturas de compra, que se encuentran pendientes de Pago,
del Proveedor seleccionado.
La Nota, se coloca al momento de seleccionar el documento a cancelar. (Sirve para colocar datos de la cancelación
o abono que se está realizado).
La pantalla del comprobante de egreso, se divide en dos partes::
1. En la primera parte se colocan los datos como son: Tipo, Nota, Importe (valor a cancelar o pago parcial) y la
Cuenta (deudora).
Puede agregar, modificar o eliminar filas con los siguientes botones
Escriba la nota correspondiente, esta nota se integrara con el asiento contable.
Tome en cuenta que las filas que seleccione tendrán su respectivo código contable las mismas que irán como
cuentas deudoras (Al Debe).
2. En la segunda parte la cuenta que cancela (acreedora)
El pago se lo puede realizar por partes y puede ser en efectivo, con cheque o nota de crédito.
25

26. Los datos son: Tipo (EF, DOC, NC), Cuenta Bancaria a la que pertenece el Cheque, Nota, No. de Cheque,
Vencimiento, Importe (valor) y Cuenta.
Para detallar el o los documentos con los que se van hacer los pagos en la parte inferior del comprobante
presione y le presentara la siguiente información.
Elija el Tipo
o EF; cuando cancele la cuenta con efectivo;
o DOC: cuando cancela la cuenta con cheques;
o NCND: cuando cancele la cuenta con Notas de Crédito o Notas de Debito.
Cuenta Bancaria: En el caso que vaya a cancelar con cheque elija la cuenta bancaria.
Es importante elegir la cuenta bancaria porque el sistema creara en el libro bancos los
documentos (Cheques) con los que se cancelo la cuenta.
Nota: Es una observación que se vinculara con el libro bancos.
Escriba el número de documento
Fecha es la fecha con la que se genero el documento.
Vencimiento, Es la fecha para cuando se gire un cheque.
Importe, Es el valor del cheque o del efectivo.
• Cuenta, Es el código contable de los documentos que cancelan la cuenta por ende tendrán saldo acreedor
(Al Haber)
• Para guardar todos los procesos realizados presione guardar y automáticamente el Nuevo
Comprobante se coloca en la Pantalla Comprobante de Egreso.
En el Módulo Cuentas por Pagar, opción Cuentas Canceladas, puede verificar si la cuenta ha sido
cancelada.
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27. Opciones especiales en el comprobante de egreso:
Además de cancelar en el comprobante de egreso también puede abonar a una cuenta por pagar, para ello sigua los
siguientes pasos:
• Despliegue hacia la derecha la barra de la primera parte del comprobante de egreso
• Aplique Nuevo y en la columna de abono coloque el valor, digite el número de documento y seleccione la
cuenta contable.
• Aplique esta opción para anular un comprobante de egreso.
• Aplique esta opción para clasificar los comprobantes de egreso como un gasto.
• Aplique esta opción para clasificar un comprobante de egreso a un
centro de costo.
• Esta opción debe estar activada para que el comprobante de egreso se
integre con el libro bancos.
• Utilice esta opción para organizar la presentación del plan de cuentas por nombre o por
código.
• Permite Modificar el Comprobante de Egreso.
• Para Eliminar Comprobante de Egreso.
¿Cómo Generar un comprobante de pago por anticipo a proveedores?
Utilice esta opción para que desde el comprobante de egreso se genere como un anticipo al proveedor seleccionado.
(Puede revisar el reporte en el Módulo de Contabilidad).
Presione nuevo
Seleccione el proveedor al cual se le va a dar el anticipo.
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28. Active en la parte central la siguiente opción
Muestra la siguiente pantalla
Ingrese la Nota correspondiente el importe y cambie la cuenta contable de ser necesario.
Detalle en la parte inferior con que documento va hacer el pago y grabe.
¿Cómo realizar comprobantes de ingreso?
Utilice los comprobantes de ingreso para tener la constancia del dinero en efectivo o cheque que ingresa a la empresa.
Al igual que el comprobante de egreso el comprobante de ingreso alimenta los módulos de contabilidad, banco y
cuentas por cobrar (de ser necesario).
Para ingresar a crear un Nuevo Comprobante de Ingreso, presione clic en el siguiente botón:
Muestra la siguiente pantalla: Donde le indica todos los comprobantes de Ingresos realizados dependiendo del rango de
fecha ingresado.
Esta pantalla muestra la lista de Comprobantes de Ingreso que hay en la Empresa.
Para iniciar la búsqueda del reporte, debe colocar un rango de tiempo:
28

29. Para obtener el reporte de los comprobantes de ingresos, puede filtrar de acuerdo a las siguientes opciones:
Para obtener un reporte de Comprobantes de Ingreso, por nombre de Cliente elija las siguientes opciones:
- Elija la inicial del Nombre del Deudor haciendo clic en la letra:
- O colocando una parte del nombre .
Para filtrar la información de un cliente, que tiene registrados comprobantes de ingresos, utilice la siguiente opción:
- En el casillero en blanco coloque el nombre del cliente.
- Realice enter
Presenta la siguiente pantalla:
Para crear un nuevo comprobante de ingreso:
Realice las mismas acciones que el comprobante de egreso ya que tienen los mismos procedimientos.
¿Cómo crear un Nuevo Comprobante de Ingreso?
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30. - Presione nuevo :
- Muestra la siguiente pantalla:
• Seleccione el cliente que realiza la cancelación.
• Para poder habilitar, la opción de cliente, haga clic en la palabra Seleccione.
Los datos: RUC, Telf, Nombre y Domicilio: son colocados automáticamente por el sistema (ya que se integran
desde el Módulo de Directorio).
• Elija el documento a cancelar :
Docs: Le muestra la lista de todos los documentos o facturas de venta, que se encuentran pendientes de Pago.
La Nota, se coloca al momento de seleccionar el documento a cancelar. (Sirve para colocar datos de la cancelación
o abono que se está realizado).
La pantalla del comprobante de ingreso, se divide en dos partes:
3. En la primera parte se colocan los datos como son: Tipo, Nota, Importe (valor a cancelar o pago parcial) y la
Cuenta (deudora).
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31. 4. En la segunda parte la cuenta que cancela (acreedora)
El pago se lo puede realizar por partes y puede ser en efectivo, con cheque o nota de crédito.
• Los datos son: Tipo (EF, DOC, NC), Cuenta Bancaria a la que pertenece el Cheque, Nota, No. de Cheque,
Vencimiento, Importe (valor) y Cuenta.
• Para guardar todos los procesos realizados presione guardar y automáticamente el Nuevo
Comprobante se coloca en la Pantalla Comprobante de Ingreso.
En el Módulo Cuentas por Cobrar, opción Cuentas Canceladas, puede verificar si la cuenta ha sido
cancelada. Si es un abono el abono se registra y la cuenta sigue en la opción cuentas vigentes.
Para realizar cancelación a instituciones y enlazar contablemente.
• Utilice esta opción para cancelar el total por cobro de instituciones y enlazar
contablemente. Sigua los siguientes pasos:
• Active la opción al ingresar a un nuevo comprobante de ingreso, para que
filtre solo las instituciones.
• Seleccione la institución, por ejemplo
• Seleccione el documento con saldo pendiente. (Este saldo pendiente, puede revisarlo en el
Módulo de Cuentas por Cobrar, Reportes, Reporte Institucional. Al realizar la cancelación a través
del comprobante de ingreso este saldo pendiente desaparece).
• Registre la cancelación utilizando las cuentas contables correspondientes.
Opciones especiales en el comprobante de ingreso:
• Aplique esta opción para anular un comprobante.
• Aplique esta opción para clasificar los comprobantes de egreso como un gasto.
• Aplique esta opción para clasificar un comprobante de egreso a un
centro de costo.
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32. • Utilice esta opción para que desde el comprobante de egreso se genere un anticipo al
proveedor seleccionado. (Reporte en el Módulo de Caja).
• Esta opción debe estar activada para que el comprobante de egreso se
integre con el libro bancos.
• Utilice esta opción para que automáticamente se agregan los valores en efectivo y
retenciones de recaudaciones que se hayan realizado en un periodo (Esta opción se la recomienda utilizar
cuando al comprobante de ingreso aplica las cuentas a donde el dinero se va a registrar contablemente)
• Utilice esta opción para que se filtren los comprobantes que se encuentren archivados con
errores (es decir, cuando no existe ningún registro en una de las partes de la pantalla del comprobante).
Para dar solución a ello sigua los siguientes pasos:
Seleccione para filtrar las transacciones con error.
Despliegue la barra para aplicar la cuenta bancaria
Aplique para que la cuenta seleccionada se aplique a las transacciones filtradas.
• Digite su clave
• Permite Modificar el Comprobante de Egreso.
• Para Eliminar Comprobante de Egreso.
Actualmente, recomendamos utilizar estos comprobantes para organizar las cuentas, resultado de los cierres de caja
realizados. (Esto se detalla en el Módulo de Contabilidad).
¿Cómo utilizar y para que sirve la opción Procesos?
Haga clic en el siguiente icono:
Utilice esta opción para ejecutar chequear asientos contables, configurar por grupo los ítems creados, revisar los
montos de costo de venta, abrir periodos contables y realizar cierres de ejercicios contables.
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33. Muestra la siguiente pantalla:
¿Cómo chequear asientos?
Utilice esta opción, para revisar los asientos, en estado pendiente o que se encuentran mal archivados.
• Haga clic en el siguiente botón:
- Presenta la siguiente pantalla:
- Coloque un rango de fecha, para realizar la búsqueda.
- Presione el visto bueno .
Muestra:
Asientos descuadrados
Mal aplicados en código contable
Asientos que ocupen la cuenta resultados del presente ejercicio
- Presenta las transacciones que se encuentran de archivar.
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34. - Para archivar, presione guardar
¿Cómo revisar el costo de venta?
Utilice esta opción para ver la lista completa, de todos los Ítem (Productos), con su respectivo Costo de Venta. Esta
opción es necesaria para la integración de los asientos de costos. Antes de generar el asiento de costo se debe
actualizar desde esta opción los costos de venta.
Haga clic en el siguiente botón:
- Presenta la siguiente pantalla:
- Digite un rango de fecha
- Ejecute con este icono la búsqueda.
- Presenta la siguiente pantalla:
34

35. Las columnas presentan la siguiente información:
o Id,. del Producto.
o Código, del Producto.
o Ítem, del Producto.
o Fecha, de la transacción.
o Existencia, del producto.
o Costo de IVA, del producto,
o Ultimo Costo, del producto.
o Costo Promedio, del producto.
o Costo histórico, del producto.
• Utilice esta opción para buscar información de un solo producto en general.
Ejemplo:
- Coloque el nombre del producto
- Realice enter
- Muestra la pantalla con la información de ese producto.
• Genera un historial cronológico de cada ítem donde almacena los costos y variaciones en el
tiempo. Esta información luego se utiliza para actualizar el costo de venta de la factura.
Muestra la siguiente pantalla:
- Ingrese el código de usuario.
35

36. - Realice enter
- La reconstrucción, del costo del producto se realizará vaciando el costo histórico de los productos.
• . Utilice esta opción para que el costo de venta de cada ítem se calcule en base a la
opción seleccionada costo promedio o costo último.
Nota: Es importante realizar la reconstrucción del costo de ventas y la actualización del costo de ventas para obtener un
costo real de los productos en los reportes y en las integraciones del costo de ventas.
¿Para que utilizamos la opción Grupo?
Sirve para configurar los grupos de inventario con los respectivos códigos contables que servirán para la integración de
cuentas de inventario. Esta opción sirve cuando tenemos clasificado nuestro inventario con más de una cuenta contable
y esta se relaciona a su vez con la clasificación de grupos de inventarios que posea la empresa.
Haga clic en el siguiente botón
- Muestra la siguiente pantalla, con todos los grupos de inventarios.
o Seleccione un grupo y presione modificar
o Presenta la siguiente pantalla:
36

37. Presenta el código del grupo, y el nombre. En los siguientes casilleros por ejemplo, elija de su pan de cuentas los
siguientes códigos contables.
o Cuentas Principal Gravada.- Ubique la cuenta de INVENTARIOS IVA 12%
o Cuenta Principal no Grabada.- Ubique la cuenta de INVENTARIOS IVA 0%.
o Ventas Grabadas de Impuestos.- Elija la cuenta de VENTAS 12%
o Ventas no Grabadas de Impuestos.- Escoja la cuenta de VENTAS 0%.
o Costos Grabado de Impuestos.- Elija la cuenta de COSTOS 12%.
o Costos no Grabados de impuestos.- Elija la cuentas de COSTOS 0%
o Código de venta exentas de IVA.- Elija la cuenta perteneciente a instituciones públicas.
o Ventas con tarifa 0% exenta de IVA.- Elija la cuenta perteneciente a instituciones públicas
NOTA: Ubique las cuentas según su clasificación contable.
o Presione o Control + G para grabar
Para facilitar la ejecución de este proceso, si una cuenta se aplica a todos los grupos de inventarios.
Sigua los siguientes pasos:
• Seleccione el grupo
• Elija la cuenta a aplicar, de acuerdo a la columna.
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38. • Seleccione la cuenta general a aplicar
• Aplique visto bueno . Este proceso aplica a todos los grupos automáticamente la
cuenta seleccionada.
¿Cómo utilizar la opción Centro de Costo?
• Haga clic en el siguiente botón
Utilice esta opción para crear los centros de costos o proyectos cuando se lleve contabilidad por proyectos. Esta
opción permite de acuerdo a un plan de cuentas standardizado obtener reportes individuales por cada proyecto y un
general, consolidando la información.
- Al ingresar a este botón le muestra la siguiente pantalla:
- Para crear un Nuevo Centro de Costo.
- Presione le presenta la siguiente pantalla, en la que debe ingresar el nombre del proyecto.
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39. - Presione o Control + G para grabar.
¿Cómo y para que sirve abrir periodo?
Haga clic en el siguiente icono
Utilice esta opción para abrir nuevos periodos, o ubicarse en periodos anteriores. Cuando requiera ingresar un nuevo
documento con fechas anteriores, debe aplicar esta opción.
Muestra la siguiente pantalla:
• Digite el año y mes. 200801
Nota.- Es importante abrir los periodos cuando se quiera ingresar información de meses anteriores.
¿Cómo realizar un cierre de ejercicio contable?
Utilice esta opción al final de un ejercicio contable para que el sistema realice los asientos de cierre y apertura inicial.
• Cuando se generan el ASIENTO DE CIERRE, las cuentas de ingresos y gastos se quedan con valor cero.
(Antes de generar este asiento es necesario imprimir el los INFORMES CONTABLES.
• Cuando se genera el ASIENTO DE APERTURA, las cuentas de ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO pasan al
nuevo ejercicio contable con su saldo correspondiente.
NOTA: Si existen asientos de regulación pendientes en el ejercicio anterior, se recomienda (si realizo el cierre del
ejercicio contable), eliminar el cierre y volver a generar.
Muestra la siguiente pantalla:
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40. • Nombre.- Descripción del cierre del ejercicio Contable.
• Fecha de Cierre.- Fecha del cierre del ejercicio contable.
• Cierre.- Numero interno del asiento de cierre.
• Apertura.- Numero interno del asiento de apertura
• Id.- Numero interno del cierre.
Para realizar un cierre de ejercicio:
• Presione el botón de nuevo
• Para ingresar la descripción del cierre y la fecha del cierre.
Presenta la siguiente pantalla:
• Presione grabar y luego
• Presione este botón el sistema generará automáticamente el numero asiento de cierre de las
cuentas de ingreso y gasto.
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41. • Presione este botón para ver el asiento de cierre o para editarlo
• Presione este botón el sistema generará automáticamente el asiento de apertura para el
siguiente ejercicio contable con los saldos de las cuentas de Activo, Pasivo y Capital.
• Presione este botón para ver el asiento de apertura o para editarlo
• Describa la fecha en la genera el cierre de ejercicio contable
• Utilice este botón para eliminar los asientos de cierre generados. Puede eliminar y volver a generar los
asientos de cierre.
¿Cómo y para sirve renumerar los asientos contables?
Esta opción enumera todos los asientos contables correspondientes a un periodo.
Haga clic en el siguiente icono
Muestra la siguiente pantalla:
• Es la forma como se va a asignar el número a los asientos, lo puede hacer por mes o por año.
• Ingrese la fecha inicial y la fecha final
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42. • Digite el numero con el que quiere que inicie el sistema
• Active esta opción para que el sistema tome en cuenta los asientos que se
encuentran en pendientes.
• Presione grabar para que el sistema inicie el proceso.
• El sistema le pedirá que confirme el proceso.
¿Para qué se utiliza el tipo de cuenta?
Esta opción se utiliza para configurar a todas las formas de pago que se ocupan en las recaudaciones a través de un
código contable.
Muestra la siguiente pantalla:
Para realizarlo individualmente:
• Seleccione un código y presione modificar
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43. • En el casillero de Código Debe elija el código contable al que hace referencia el nombre.
• En el casillero de Código Haber elija el código contable al que hace referencia el nombre.
• Utilice para definir otras formas de pago en el Módulo de Punto de Venta.
• Utilice para enviar este tipo de cuenta al Modulo de Cuentas por Cobrar, icono Reporte
de cheques en custodio.
• Presione grabar para aceptar la información.
¿Cómo utilizar la opción de anticipo de proveedores?
Utilice esta opción para ver el listado de anticipos generados a los proveedores. Estos anticipos se devengan el
momento de ingresar la factura de compra.
Muestra la siguiente pantalla:
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44. Esta pantalla le presenta:
En la primera parte de la pantalla:
• Aparece el nombre del proveedor al cual se le ha dado el anticipo.
En la segunda parte de la pantalla:
• Presenta como fue dado el anticipo (las Fechas, El importe, y los casilleros si se utilizo el anticipo o se devolvió).
• Puede anular los anticipos, de la siguiente manera:
• Seleccione en la pantalla inferior el valor del anticipo
• Digite su numero de usuario y clave
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