Guia de Usuario Modulo Caja, facturacion ambulatoria, cobro facturas y anticipos presupuestos

1. Guía de Usuario
 Módulo de Caja

2.  Funciones:
◦ Apertura de Caja
◦ Movimiento de Caja
 Consulta de Movimiento
 Cobros
 Factura
 Imprimir Recibos
 Anticipos
 Ingreso/Egreso
◦ Facturar Consultas
◦ Cierre de Caja

3. => Entre al menú “Tesorería”

4. => Seleccione “Apertura de Caja”.

5. Apertura de Caja

6. El Sistema ya tiene identificado a la Caja por la dirección IP
y al Cajero por la definición de Usuario.
=> Presione “ACEPTAR”

7. => Presione CONFIRMAR

8. Movimientos de Caja
y
Facturación Consulta

9. => Seleccione Movimiento de Caja

10. Pantalla principal de Caja donde se muestran en la barra superior
las operaciones de Caja disponibles.
- Movimientos; Cobros; Anticipos; Ingres/Egreso; Facturar; Imprimir Recibo
Esta primera pantalla muestra los Movimientos de caja.
=> Vamos a Facturar una Consulta…

11. => Seleccione el módulo de “Gestión Médica”

12. => Seleccionar “Control de Sala de Espera”

13. => Se selecciona al Paciente a Facturar, el cual deberá estar en
Estatus EN CONSULTA

14. => Al Seleccionarlo presionamos botón “CAMBIAR”, para cambiarle el
Estatus a EGRESADO

15. El Sistema identifica que estas en una Caja y te trae pre-llenada
La Factura en el modulo de Caja.
=> Presionamos “FACTURAR”

16. => Presionamos “CONFIRMAR”

17. El Sistema te pide la Forma de Pago

18. => Colocamos la Forma de Pago
La cual puede ser en EFECTIVO y Hasta 3 formas de pago adicional.
Cheque, T. Debito o Crédito, etc.
=> Presione “PROCESAR”

19. => Presione “CONFIRMAR PROCESAR”

20. El Sistema le muestra el Nro. de Factura generado y el
Nro. de Control fiscal, el cual puede corregir en caso que no sea el
Correcto.
=> Para Imprimir Factura presione botón “IMPRIMIR”

21. Allí se muestra la Factura en formato PDF para ser impresa en
Impresora local.

22. En la Pantalla de Caja, vemos como se muestra los movimientos
Generados por el cobro de la Factura.
=> Esta es la opción MOVIMIENTOS

23. => La opción COBROS permite realizar cobranzas de facturas
pendientes o que hayan sido abonadas parcialmente

24. => Buscamos al Cliente deudor por Cedula o Nombre, colocamos
El Nro. Cedula y presionamos ENTER

25. Si el Cliente tiene deuda aparecerá en la pantalla para ser cobrado
o abonado.
- Puede seleccionar la Factura que va ser abonada.
- Sino especifica la Factura el Sistema toma el abono para la factura
con mas antigüedad.
=> Coloque la forma de Pago del abono.

26. Al seleccionar el Sistema muestra solo esa Factura.
=> Vamos a realizar un Abono de 5.000,oo. (efectivo)
=> Presione botón “PROCESAR”

27. => Presione “CONFIRMAR PROCESAR”

28. Dado que es un abono el Sistema te lleva directamente a la opción
IMPRIMIR RECIBO.
=> Presione IMPRIMIR

29. El sistema me trae un PDF para ser impreso en impresora local

30. => La opción FACTURAR permite al usuario realizar una factura
de Servicios como Radiología, Laboratorio, Ecos, y otros.

31. Se busca Paciente por Cedula.
=> Escribir Cedula y presionar ENTER

32. Allí me trae el nombre del paciente si el mismo está registrado

33. Para buscar por Nombre escriba una o varias partes del nombre
y presione ENTER

34. Allí se muestran los que coinciden.
=> Seleccione

35. Allí se muestra. Si el Paciente no existe entonces presione
El botón NUEVO que esta a la derecha

36. => Llene la información y presione botón “ACEPTAR”

37. => Para el Medico igualmente se busca por Código o Nombre

38. => Coloca el Código y Presione ENTER

39. Responsable de Pago PARTICULAR es de Código 0.
=> Coloque y presione ENTER.
Si desea que la Factura salga a nombre distinto al Paciente
entonces busque por cedula o por Nombre.
Si no existe => Haga click en “NUEVO-RESP.PARTICULAR”

40. => Si se va a facturar una Consulta seleccione la Especialidad
Este caso se refiere a la Consulta cuando no está previamente
registrada en el sistema de “Cita”

41. => Seleccione la Consulta

42. Hacer Click en link “Agregar”
=> El sistema Agrega los Ítems.

43. Si se desea adicionar otro servicio distinto a consulta, entonces
Busque por código o por nombre.
En este caso buscamos por nombre y presione ENTER

44. El sistema trae el servicio adicional a facturar.
=> Presione FACTURAR

45. => Presione CONFIRMAR

46. El Sistema muestra todas las deudas del paciente.
Se pueden Cobrar todas o seleccionar la que se desea abonar.

47. => Seleccionamos la ultima

48. Nótese que al seleccionar el sistema solo muestra la misma.
=> Coloque la forma de pago y presione PROCESAR

49. => presione CONFIRMAR PROCESAR

50. => Para imprimir presione botón IMPRIMIR

51. Allí se muestra la Factura en formato PDF para ser impresa en
Impresora local.

52. Note en la pantalla de Caja los movimientos realizados en el día

53. Factura a partir de un PRESUPUESTO
=> Colocar el número de Presupuesto ó
<hacer click> en el botón “BUSCAR PRESUPUESTO”

54. => Seleccionar el Presupuesto
Puede realizar la búsqueda por: Presupuesto ; Unidad de Negocio; Cedula; Paciente;
Medico

55. El sistema trae la información del presupuesto.
=> Presione FACTURAR

56. => Presione CONFIRMAR

57. El Sistema te pide la Forma de Pago

58. => Colocamos la Forma de Pago
La cual puede ser en EFECTIVO y Hasta 3 formas de pago adicional.
Cheque, T. Debito o Crédito, etc.
=> Presione “PROCESAR”

59. => Presione “CONFIRMAR PROCESAR”

60. El Sistema le muestra el Nro. de Factura generado y el
Nro. de Control fiscal, el cual puede corregir en caso que no sea el
Correcto.
=> Para Imprimir Factura presione botón “IMPRIMIR”

61. Allí se muestra la Factura en formato PDF para ser impresa en
Impresora local.

62. En la Pantalla de Caja, vemos como se muestra los movimientos
Generados por el cobro de la Factura.

63. => En la opción IMPRIMIR RECIBO
Se muestra el ultimo recibo del Movimiento generado.
O sea, toda operación de Caja genera un Recibo Se imprima o no.

64. => Aquí se puede seleccionar cualquier de los movimientos
generados e imprimir su recibo

65. Aquí se muestra el Recibo seleccionado

66. => La opción ANTICIPOS permite registrar los anticipos a los
Presupuestos de Procedimientos admitidos o no.
También permite hacer DEVOLUCIONES de Anticipos.

67. Para realizar un “Anticipo”
=> Seleccionar el Presupuesto
Puede buscar presupuesto filtrando por nombre. Coloque el numero de
presupuesto en la Caja de texto (filtrar)

68. Puede colocar el Nro. De Presupuesto en la Caja de texto
Y presionar el botón FILTRAR

69. La Pantalla muestra la información del presupuesto
- El Sistema pide la Forma de Pago

70. => Colocamos la Forma de Pago
La cual puede ser en EFECTIVO y Hasta 3 formas de pago adicional.
Cheque, T. Debito o Crédito, etc.
=> Presione “PROCESAR”

71. => Presione “CONFIRMAR PROCESAR”

72. El Sistema te lleva directamente a la opción IMPRIMIR RECIBO.
=> Presione IMPRIMIR

73. Para realizar una “Devolución de Anticipo”
=> Seleccionar el Presupuesto

74. La Pantalla muestra el monto registrado como Anticipo en el
presupuesto. Ver monto en la Caja de texto “ANTICIPO”

75. => Tildar la casilla “DEVOLUCION DE ANTICIPO”

76. => Colocar el monto o instrumento a devolver.
Si es en Efectivo. Coloque el monto en la Caja de Texto
“EFECTIVO” y <hacer click> en “PROCESAR”

77. => Presionar “CONFIRMAR PROCESAR”

78. El Sistema te lleva directamente a la opción IMPRIMIR RECIBO.
=> Presione IMPRIMIR

79. Allí se muestra el Movimiento de Caja

80. => La opción INGRESO/EGRESO permite registrar los
movimientos de caja que no están relacionados con la facturación.

81. => Seleccionamos el “Tipo de Movimiento”

82. => Seleccionamos la “Clasificación” del movimiento

83. => Colocamos los Datos del “Beneficiario”
=> Colocamos la “Descripción” del movimiento
=> Colocamos la Forma de Pago
La cual puede ser en Efectivo, Cheque, T. Debito o Crédito, etc.
=> Presione “PROCESAR”

84. => Presione “CONFIRMAR PROCESAR”

85. el Sistema te lleva directamente a la opción IMPRIMIR RECIBO.
=> Presione IMPRIMIR

86. Note en la pantalla de Caja los movimientos realizados en el día

87. Cierre de Caja

88. => Seleccione Cierre de Caja

89. Lo primero a realizar es la Impresión de los reportes de caja.
=> Presione botón IMPRIMIR

90. Tenemos 3 reportes los cuales deben ser seleccionados para
Imprimir.
=> seleccione y presione botón IMPRIMIR

91. Aquí se muestran los movimientos realizados en Caja

92. => Seleccione Facturas Emitidas, presione IMPRIMIR

93. Aquí se muestran las Facturas emitidas por este cajero y su forma
De pago.

94. => Seleccione Facturas anuladas y presione IMPRIMIR

95. Aquí se muestran las Facturas emitidas y anuladas por este
cajero

96. Regresamos a la pantalla de Cierre de Caja y colocamos los montos
Correspondientes a las formas de pago.
Aunque Esta información se puede ver en los reportes de cierre se
recomienda que se coloque la misma basado en lo que se tiene en
mano. Así el sistema confirma o no la información.
=> Presione botón ACEPTAR

97. => Presione CONFIRMAR

98. Al cerrar la caja el Sistema desconecta al usuario a la espera
del próximo cajero