1. SISTEMA DE
ORDENAMIENTO
CRONOLOGICO
SANDY LORENA GUZMAN
ESTEBAN DAVID
JUAN DAVID SUAREZ
TATIANA MENESES
LUISA CANDIA
JOHANNA SEPULVEDA AVILA

2. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS
En una empresa, los archivos se clasifican según la
información y la frecuencia con la que se consultan
los documentos. Así, existen archivos, semiactivos e
inactivos.
Los archivos activos representan un material de
información indispensable en la actividad diaria de
una empresa ya que su consulta es constante.
Para los archivos semiactivos se establece un tiempo
prudente, de acuerdo a las necesidades de la
empresa, para la conservación de documentos; esto
es con la finalidad de dejar espacio a otros
documentos ya que de lo contrario, el de las gavetas
sería insuficiente.

3. En los archivos inactivos se guardan los documentos
que son consultados ocasionalmente. Por ejemplo, los
datos de establecimiento de la empresa nóminas,
estados contables, etc. Todos estos documentos
nunca deben ser destruidos.
Dentro de un sistema de archivo, toso documento lleva
una continuidad: se clasifica, registra y archiva.

4. Clasificar: Es reunir todos los documentos de una
misma clase o de un mismo asunto.
Registrar: Es anotar en tarjetas o libretas los datos
de los documentos clasificados anteriormente.
 Archivar: Es guardar ordenadamente en el archivo
los documentos previamente clasificados,
registrados y colocados en carpetas.
Los sistemas de archivo más usuales son: el
Alfabético. Cronológico, geográfico. Por asuntos.

5. SISTEMA CRONOLÓGICO
El control cronológico o Auxiliar de Vencimientos, es un sistema que
consiste en ordenar los documentos de acuerdo a la sucesión lógica de
sus fechas.
La finalidad de este control es la de emplear las fechas como guías en
el manejo de cierta clase de asuntos, a través de la combinación de
nombres (meses) y números (fechas).
Puede aplicarse independientemente del sistema de archivo que se
tenga en la empresa.

6. Para aquellos documentos que se controlan por fechas cono las
letras, pagarés, cuentas de cobro, para el caso de departamentos
de crédito o cartera, la base de ordenamiento en este archivo es la
fecha teniendo en cuenta años, mes, día.
En casos especiales se puede programar con base en
quinquenios(5 años), cuatrienios (4 años) y bienio (2años).
En estos casos la guía será la mayor unidad de tiempo; las subguías
secundarias los meses, y las carpetas los días por fechas.

7. ARCHIVADOR Y TARJETERO
Según las necesidades de la empresa el archivador
cronológico puede estar compuesto de :
•Un archivador y su tarjetero
•Un clasificador de fuelle y su tarjetero

8. GAVETA ORGANIZADA PARA
CONTROL CRONOLOGICO
Los meses constituyen las guías principales y las fechas subguías. Una vez
vencida la fecha deben cambiar de posición, así: terminado junio esta guía
pasa al final de la gaveta detrás de mayo. Vencido el primero, esta subguías
pasa detrás del 31. En esta forma, las guías y subguías quedan ordenadas
para el mes siguiente.
Detrás de cada subguías se coloca la carpeta con los documentos que
vencen en dicha fecha, sin tener en cuenta el nombre del cliente.
Lo que interesa es la fecha en que se debe recordar el cumplimiento de
una obligación: pagos, cobros, etc.

9. CARPETA Y LEGAJO
La carpeta va marcada en la pestaña con la fecha de vencimiento: día, mes,
año.
•La forma acostumbrada para escribir las fechas es el números arábigos,
indicando primero el día, luego el mes y por ultimo el año.
Ejemplo:
Si el vencimiento es en enero 20 de 1985, se escribe: 20.01.85
Siempre deben escribirse dos dígitos para cada división de la fecha.
El legajo se marca con el nombre o nombres de los clientes cuyos
documentos contenga, y la fecha de vencimiento.

10. ORGANIZACIÓN
El proceso para organizar un archivo cronológico es el
siguiente:
Colocar guía principal (mes) en tercera posición
Colocar subguías en diferentes posiciones. Si las
subguías corresponden a las fechas (del 1° al 31),
habrá una carpeta para cada fecha y se pueden
colocar escalonadas.
Cada mes vencido va al final de la gaveta
Cada día vencido pasa al mes siguiente, siempre
detrás del anterior

11. CLASIFICADOR DE FUELLE Y
SU TARJETERO
El archivador de fuelle o Acordeón por su fácil manejo es muy utilizado para el
control de vencimientos.
Consta de dos tapas de cartón resistentes, divisiones de cartulina unidas por la
base con tela plegable que abre en forma de acordeón.
Puesto que en cada archivador o fuelle solo se puede controlar los documentos
de un mes deberá marcarse en la tapa con el nombre del mes.
Para su utilización, realice los siguientes pasos
•Con una etiqueta marque el clasificador con el nombre del mes.
•Coloque en los compartimientos del clasificador, marcados con las fechas
del mes, los documentos en las respectivas fechas de vencimiento.
•Elabore el fichero para cada cliente, en la misma forma que se hacen para
el archivo Auxiliar de Vencimientos.

12. PROCEDIMIENTO Y CONSULTA
PROCEDIMIENTO EN UN CONTROL DE VENCIMIENTOS: Para
llevar un control de vencimientos proceda en el siguiente orden:
MARCAR: subrayar o escribir a la derecha en la parte superior del
documento la fecha de vencimiento.
DISTRIBUIR: separar los documentos en grupos y por fechas de
vencimiento.
ARCHIVAR: colocar los documentos en las carpetas con las fechas
respectivas.
INSPECCIONAR: con la debida anticipación, tomar del archivo los
documentos para gestionar su cobro, su pago, préstamo o cualquier
otro cumplimiento.

13. CONSULTA EN UN CONTROL DE
VENCIMIENTO
a.Localizar el nombre en el tarjetero detrás dela guía
alfabética si se pregunta por fechas de documentos de
determinado cliente.
b.En el archivador o clasificador de fuelle:
1.Detrás de la guía principal en primer plano, localizar
la subguías correspondiente a la fecha.
2.Localizar la carpeta detrás de la subguías
3.Localizar el documento dentro de la carpeta
4.Sacar el documento

14. PROCEDIMIENTO PARA MANEJAR UN
CONTROL DE VENCIMIENTO
Teniendo en cuenta el sistema de administración que tenga establecido la
empresa para el control de esta clase de compromisos se toman del archivo
los datos o documentos requeridos con la debida anticipación para ejecutar
las acciones pertinentes.
En esta forma, los vencimientos a favor de la empresa puede recordarse a los
clientes con algunos días de anticipación.
Algunas empresas envían a sus clientes notas de cobro por correo lo que
requiere hacer este tramite con varios días de anticipación al vencimiento de
sus obligaciones.
Igualmente las obligaciones a cargo de la empresa pueden gestionarse con
uno o dos días de anticipación para su pago en la fecha oportuna.