La administradora de un punto de venta fue citada a una diligencia de descargos debido a irregularidades encontradas en una auditoría. Se le cuestionó sobre la falta de actualización oportuna de archivos en el punto de venta, el retraso en envío de arqueos físicos, y la falta de registro y venta de productos refrigerados dañados. Ella alegó olvidos y errores involuntarios. El testigo confirmó que las respuestas fueron voluntarias.

1. ACTA DE DILIGENCIA DE DESCARGOS
En el municipio de Pivijay, Departamento del Magdalena, siendo las 09:45 a.m. del
día 21 del mes de Mayo del año 2013, se reunieron en el establecimiento de
comercio de Drogas la Rebaja de Pivijay 1 , ubicado en Carrera 10 No. 8 – 42, los
señores JOSE PEREZ CASTRO identificado con C.C. 73.556.201 de Arjona
(Bolivar) en representación de la Cooperativa, la trabajadora MARICELA DEL
TORO QUIROZ identificada con C.C. 36.667.561 de Santa Marta (Magdalena)
para ser oída en diligencia de descargos y el Sr. LUDWIN MONSALVO
identificado con C.C. 19.598.150 de Fundación (Magdalena), actuando en
condición de testigo.
El objeto primordial de la presente diligencia es la de escuchar en descargos a la
señora MARICELA DEL TORO QUIROZ por los hechos imputados, los cuales se
transcriben a continuación:
CARGOS
Incumplimiento a las Normas e Instrucciones y Funciones propias del cargo
de Administrador.
HECHOS
En visita operativa al PDV de Rebaja 1 Pivijay practicada por el
Departamento de Auditoria los días 15 y 16 de Abril de 2013, se encontraron
las siguientes excepciones:
1. Maestras Cliente Fiel y Credirebaja presentan 7 y 13 días respectivos de
atraso en actualización, se corrige de inmediato.
2. Se evidencia inoportunidad en envío de arqueos físicos, al observar al día
16 de Abril, Arqueos de los días, 4, 8,9,10 y 11 , aún recibiendo pedido el
día 12 de abril. Se recalca la importancia del envío en forma cumplida de
arqueos físicos a la sede y se establece compromiso de no reincidir.
3. La prueba de kardex realizada a un total de 1065 referencias, arroja como
resultado faltante de 25 Ref. por valor de $67.760.oo timbrado según
factura N° 10-227122
4. Se observa en el punto de venta un total de 5 referencias sobrando en el
inventario, por valor de $458.250.oo, dicho sobrante obedecía a 3
despachos adicionales del cedi no cargados por el punto de venta, 2 de
Abril y 1 de Marzo, se procede a la actualización de los extras durante la
visita y se establece compromiso de mayor seguimiento a los mismos por
parte de la administración del punto de venta, dado a que se recibe por
parte de coordinación logística reporte de falta de oportunidad en
actualización de adicionales en este mostrador en los últimos tres meses.

2. 5. Respecto a situación reportada el pasado mes de Noviembre/12, en última
visita de auditoría al PDV, de 4 referencias refrigeradas fuera de nevera, tan
solo fueron definidas 2 referencias (Glaucoftal), en relación a los productos
Daktacort y Saflutan, que son los más costosos, no se observa acción
alguna y los productos averiados siguen en el kardex del mostrador, sin ser
reemplazados por presentar existencias.
6. En seguimiento a productos refrigerados averiados reportados el pasado
mes de Julio/12, los cuales debían ser devueltos a CEDI una vez llegada su
fecha de vencimiento, se observa que dichos productos fueron vendidos,
algunos ya no presentan existencias y los que si tienen, corresponden a
nuevas unidades, recibidas en pedidos posteriores a la avería. no se
observa devolución alguna al cedi, y si por el contrario registros de ventas
(Se puede constatar con el kardex de c/u). Lo anterior constituye una falta
grave del punto, teniendo en cuenta que estos productos habían perdido
cadena de frio y por ende no debían ser comercializados. Se reporta el
resultado del seguimiento a la Dirección de Zona para definiciones y
acciones.
7. Los ajustes negativos realizados durante el primer cuatrimestre del año, por
concepto de vencimiento de fracciones, totaliza $253.587.oo (A-
447,450,452,455,460,461) , tales ajustes no cuentan con el visto bueno de
la dirección de zona y esta cifra equivale al 86% del valor maximo a ajustar
por dicha dirección en inventarios de puntos de venta por semestre, se
recomienda no fraccionar productos costosos y de lenta rotación para
disminuir los ajustes negativos por este concepto.
8. Se evidencia dada de baja de productos coca cola vencidos, por valor de
$68.000.oo por registro de ajustes negativos, se recalca a administradora,
que el procedimiento correcto es a través de Devolución a Proveedores y
previa verificación de Dirección de Zona o Auditoría.
De la visita se extracta que la Sra. Maricela del Toro es reincidente en las
excepciones en el manejo del inventario en el PDV.
Qué cargo ejerce actualmente el Trabajador?: Administradora del Punto de Venta.
Fecha de inicio de Funciones en el Cargo actual: Mayo 10 de 2008
Conoce el Manual de Funciones de su cargo? SI
Conoce el reglamento interno de trabajo? SI
Le fue impartida Inducción General,
Cooperativa y específica? SI
En uso de la palabra la Señora MARICELA DEL TORO QUIROZ, sobre los cargos
imputados manifiesta

3. Preguntado:
En la visita a Auditoria realizada al PDV que Ud, administra se evidencia la no
actualizaciòn de los archivos de Cliente Fiel y Credirebaja en el POS. Diga por que
razòn no se està cumpliendo con la actualizaciòn oportuna de los archivos en el
POS.
Respuesta:
Se está halando todos los días los archivos de cliente fiel y credirebaja, si quieren
revisen en el sistema que ahí están los archivos, pero como son dos archivos a
veces actualizo uno y se me olvida actualizar el otro, porque le toca a uno hacer
otras cosas, me pasa que a veces creo que ya los actualice por que me aparecen
con la misma fecha vigente de actualización, hay días que uno las actualiza y no
sale con la fecha de actualización vigente, además auditoria llego un lunes y los
fines de semana no se actualizan estos archivos, no estoy convencida que estos
archivos estén desactualizado, por lo solicito a la auditoria que cuando se den
estos casos me llamen y me muestre que estos si es verdad que están
desactualizado.
Preguntado
En la visita que realiza el departamento de auditoria interna al punto de venta que
usted administra, se evidencia inoportunidad en envío de arqueos físicos, al
observar al día 16 de Abril, Arqueos de los días, 4, 8,9,10 y 11 , aún recibiendo
pedido el día 12 de abril. Diga porque razòn usted esta incumpliendo con la
normatividad establecida en la cooperativa para el envío oportuno de los arqueos
físicos a la sede administrativa de Barranquilla.
Respuesta:
El día que llego pedido se me paso enviar los arqueos y el del día 4 no lo había
enviado por que faltaba la consignación para anexarla como soporte, además yo
envió los documentos dependiendo quien viene a traer el pedido porque muchos
vienen a la carrera.
Preguntado:
Con base en la visita de auditoria interna a su punto de venta se observa un total
de 5 referencias sobrando en el inventario, por valor de $458.250.oo, dicho
sobrante obedecía a 3 despachos adicionales del cedi no cargados por el punto de
venta, 2 de Abril y 1 de Marzo, se procede a la actualización de los extras durante
la visita y se establece compromiso de mayor seguimiento a los mismos por parte
de la administración del punto de venta, dado a que se recibe por parte de
coordinación logística reporte de falta de oportunidad en actualización de
adicionales en este mostrador en los ultimos tres meses. Diga por que razón Ud.
está incumpiendo de manera recurrente la actualización de los pedidos
adicionales en el PDV.
Respuesta:
Sinceramente la mayoría de los pedidos los recibe el sub- administrador y el no se
percata de los extras y el desconoce que se deben actualizar, el sistema que

4. tienen en control bodega es que cuando suben un nuevo archivo borra el anterior
y cuando voy actualizar ya no esta el archivo del extra enviado y llamo a bodega y
esto es un proceso, me canso de llamar y es imposible y es por eso que se me
olvida después de volver a intentar y actualizar estos extras.
Preguntado:
En la visita de Auditoria se realiza seguimiento a productos refrigerados averiados
reportados el pasado mes de Julio/12, los cuales debían ser devueltos a CEDI una
vez llegada su fecha de vencimiento, se observa que dichos productos fueron
vendidos, algunos ya no presentan existencias y los que si tienen, corresponden a
nuevas unidades, recibidas en pedidos posteriores a la avería. no se observa
devolución alguna al cedi, y si por el contrario registros de ventas (Se puede
constatar con el kardex de c/u). Lo anterior constituye una falta grave del punto,
teniendo en cuenta que estos productos habían perdido cadena de frio y por ende
no debían ser comercializados. Diga por que Ud. realizó venta de productos que
Ud. conocía que habían perdido la cadena de frío y por lo tanto no estaban en
condiciones de comercializarse.
Respuesta:
Primero se autorizó para compara otra canasta para guardar los productos
refrigerados. Yo le solicite al mensajero que me colaborara con cambiar la canasta
anterior por la nueva, y el sin tener conocimiento abrió la bolsa donde estaban los
productos averiaos y con fecha de próximo vencimiento y el los metió en el nuevo
recipiente y por error esto fueron vendidos.
Preguntado:
En la visita realizada por la Auditoria se realiza revisión a los ajustes, encontrando
que ajustes negativos realizados durante el primer cuatrimestre del año, por
concepto de vencimiento de fracciones, totaliza $253.587.oo (A-
447,450,452,455,460,461) , tales ajustes no cuentan con el visto bueno de la
dirección de zona y esta cifra equivale al 86% del valor maximo a ajustar por dicha
dirección en inventarios de puntos de venta por semestre, se recomienda no
fraccionar productos costosos y de lenta rotación para disminuir los ajustes
negativos por este concepto. Diga por que razón Ud. realiza ajustes de inventarios
sin contar con el visto bueno de la Dirección de Zona?
Respuesta:
Como eran productos para devolver por próximo vencimientos yo pensé que no
había inconveniente, mas sin embargo no fueron muchos productos, si no que
entre estos había uno muy costoso que fue el OMNIC de 4 mg. Quien fue el que
aumento el valor de la devolución.

5. Preguntado:
En la visita realizada por la Auditoria se evidencia dada de baja de productos coca
cola vencidos, por valor de $68.000.oo por registro de ajustes negativos. Diga por
que motivo Ud. Realiza ajustes de inventarios para las devoluciones a Coca Cola
cuando el procedimiento establecido es realizarlo por medio de una DP
(Devolución a Proveedor)?
Respuesta:
Definitivamente yo desconocía el procedimiento de como se debía hacer esta
devolución y por error la realice como A-, pero ya las próximas las he realizado por
DP
En uso de la palabra el señor LUDWIN MONSALVO (testigo) deja la siguiente
constancia:
Soy testigo que las preguntas realizadas a la Señora MARICELA DEL TORO
QUIROZ, fueron hechas sin presión y las respuestas fueron de manera voluntaria.
Preguntado la señora MARICELA DEL TORO, si tiene algo más que agregar,
ampliar, modificar o corregir sobre lo manifestado?
Contestó:
Agradezco que los auditores cuando terminen las auditorias ellos socialicen con el
administrador y sub administrador las excepciones encontradas y
recomendaciones según sea el caso.
Se anexan las siguientes pruebas
Anexo 1:
Informe del Departamento de Auditoría Interna.
No siendo otro el objeto de la presente diligencia, se da por terminada siendo
10:45 a.m. procediendo a su lectura y firma por los que en ella intervinieron.
LA COOPERATIVA JOSE PEREZ CASTRO.
C.C. 73.556.201 de Arjona (Bolivar)
EL TRABAJADOR MARICELA DEL TORO
C.C. 36.667.561 de Santa Marta (Magdalena)
COMPAÑEROS (TESTIGOS) LUDWIN MONSALVO DE AVILA
C.C. 19.598.150 Fundación (Magdalena)