Este documento describe la estructura organizacional y las funciones clave de una estación de servicio. Tiene un Gerente General a cargo de la supervisión general. Cuenta con tres Auxiliares Administrativos responsables de finanzas, inventario y ventas respectivamente. También tiene 12 despachadoras repartidas en 3 turnos para atender a los clientes, así como 3 intendentes para la limpieza.

1. Gerente General
Auxiliar Administrativo
A
Auxiliar Administrativo
B
Despachador Despachador
Despachador Despachador
Despachador Despachador
Despachador Despachador
Despachador Despachador
Despachador Despachador
Intendente Intendente
Intendente
Auxiliar Administrativo
C
Servicios Externos

2. 1) Gerente General.
a. Establecer y mantener la directa y efectiva comunicación con la asesoría comercial
de PEMEX Refinación.
b. Atender los servicios de calibración de dispensarios, limpieza ecológica y pruebas
de hermeticidad.
c. Diseñar e implementar estrategias de mercadotecnia para captar nuevos clientes y
mantener los existentes.
d. Planificar las compras de combustibles, aceites y aditivos a PEMEX Refinación.
e. Elaborar los reportes gerenciales correspondientes, de conformidad con la
información recibida de cada área de competencia de los Auxiliares
Administrativos.
f. Controlar el estado de operación de las instalaciones, maquinaria y equipos de la
Estación de Servicio.
g. Atender y resolver las quejas y sugerencias de los clientes.
h. Difundir el Programa de Contingencias entre todo el personal y realizar simulacros.
i. Coordinar la capacitación del personal en procedimientos para la atención a
clientesy evaluar el desempeño del personal.
j. Supervisar y autorizar las actividades de cada área.
2) Auxiliar Administrativo A.
a. Desempeñar las funciones de tesorería de la organización.
b. Administración y control de cuentas por pagar: proveedores, nominas e
impuestos.
c. Mantener al corriente los pagos de derechos y servicios tales como luz, teléfono,
agua, permisos o licencias locales y todos los impuestos requeridos.
d. Recabar, ordenar y clasificar la documentación comprobatoria derivada de las
operaciones de compra y venta realizadas por la Estación de Servicio,
adjuntándola a las pólizas contables correspondientes.
e. Entrega de información al despacho contable externo.
f. Elaborar los cheques para pago a otros proveedores, de conformidad con el
programa de pagos establecido, turnárselos al Gerente para su revisión,
autorización y firma correspondiente.
g. Resumir y reportar las actividades a la Gerencia General.
3) Auxiliar Administrativo B.
a. Administrar y controlar los inventarios de la estación de servicio: combustible en
tanques, bodega de aceites y lubricantes.
b. Realizar las compras de combustibles, aceites y aditivos a PEMEX Refinación.
c. Elaborar el rol de empleados.
d. Elaborar y procesar las nóminas.
e. Resumir y reportar las actividades a la Gerencia General.

3. 4) Auxiliar Administrativo C.
a. Realizar los cortes de turno, recibir los valores y los vales de los créditos
correspondientes y capturarlos en los sistemas administrativos para su
contabilización.
b. Controlar y registrar los movimientos en las cuentas de los clientes de crédito y
debito, así como la facturación correspondiente, entregando en tiempo y forma
las facturas a los clientes.
c. Realizar la cobranza respectiva a los clientes de crédito y mantener los parámetros
de la cartera de clientes.
d. Resumir y reportar las actividades a la Gerencia General.
5) Despachadora.
a. Recibir y verificar conjuntamente con el Auxiliar Administrativo, el punto de venta
que tiene asignado, así como el inventario de aceites y lubricantes y el estado del
equipo a su cargo.
b. Mantener bajo su responsabilidad un punto de venta y un exhibidor de
lubricantes, aditivos, etc., atendiendo su funcionamiento, venta y cobranza.
c. Depositar el dinero, vales y notas de ventas-crédito producto de la venta, de
acuerdo al procedimiento autorizado.
d. Mantener en perfecto estado de uso y de limpieza su área de trabajo y el equipo
del cual es responsable.
e. Efectuar la facturación a los clientes de contado que se la soliciten, empleando
para ello el equipo y siguiendo el procedimiento autorizado.
f. Ofrecer invariablemente al cliente, los servicios de medición de niveles de
líquidos, así como presión de los neumáticos y limpieza de cristales.
g. Efectuar en presencia del Auxiliar Administrativo, la liquidación de la cuenta del
turno, cotejando contra el corte de cifras arrojado por el contador del dispensario
y del exhibidor de lubricantes.
6) Intendente.
a. Realizar la limpieza asignada en la Estación de Servicio.
b. Ejecutar de acuerdo a un programa el aseo, la limpieza de todos los muebles de
baño instalados en los sanitarios de hombres y mujeres, así como pisos, muros,
canceles y despachadores de papel sanitario o jabón.
c. Vigilar permanentemente el suministro de agua, papel sanitario y jabón en los
servicios sanitarios, reportando cualquier falla o desperfecto que impida el uso
continuo y en buenas condiciones, de dichos servicios.
d. Apoyar al Auxiliar Administrativo en el control de la bodega de aceites y
lubricantes.

4. Notas:
a) Los servicios externos son: Mantenimiento, despacho contable y empresas de capacitación
b) En el caso de las despachadoras son 12 personas, 3 personas por turno y 3 más para
cubrir descansos y vacaciones.
c) Personal de intendencia: 3 personas, 1 por turno.
d) El horario de oficina es de lunes a viernes de 8:00 a 14:00 Hrs. y de 16:00 a 18:30 Hrs.,
sábados de 8:00 a 13:00 Hrs.
e) Los turnos para las despachadores son:
a. Turno 1, de 6:00 a 14:00 Hrs.
b. Turno 2, de 14:00 a 22:00 Hrs.
c. Turno 3, de 22:00 a 6:00 Hrs.
f) El personal de intendencia, tiene los mismos turnos de las despachadoras.