manejo de herramientas de office "access"

SENA VIRTUAL
Comunidad Virtual de Aprendizaje
Manejo de Herramientas Office 2007: ACCESS

www.senavirtual.edu.co
SENA: Conocimiento para todos los Colombianos

SENA Servicio Nacional de Aprendizaje
Virtual Conocimiento para todos los Colombianos

Semana de Formacion No 2
Caso Ejemplo: Crear Formularios
Tiempo estimado de formación: 10 Horas Semanales

Objetivo de la Semana 2
Utilizar formularios rápidos para la adición de información

Descripcion del Material de Curso
Este material de curso es una reproducción PASO A PASO de los videotutoriales. Le permite visualizar por
medio de imágenes informativas cada uno de los movimientos que debe seguir para alcanzar las actividades
de Enseñanza – Aprendizaje – Evaluación.

Adicionalmente, Manejo de herramientas Office 2007: ACCESS, trae material de consulta extra en el link
DOCUMENTOS DE APOYO, del menu principal.


TEMA 1: Abrir una base de datos
1.1. Abrir una base de datos
T1
2

1

1 Ubicar la carpeta SAPAD, hacer doble clic para abrirla.
2. Hacer doble clic sobre BDNicolas


3

4

5

6

3. Se abre la ventana principal de Access, se visualiza una advertencia de seguridad
4. Hacer clic sobre el botón opciones
5. Seleccionar habilitar este contenido
6. Clic aceptar

1.2. Crear formularios rapidos – M_Productos
Como ya se tienen las primeras tablas que manejaran el sistema de Nicolás, se deben crear los formularios
(ventanas) que permitan ingresar información a las tablas.


3
2
4

1

1. En el panel de exploración, seleccionar con clic, la tabla M_Productos
2. Ir a la ficha crear.
3. Ubicar le grupo formularios.
4. Hacer clic en formulario.


5

5. En el área de trabajo, se visualiza el formulario M_Productos.

Nota. El formulario es creado y se observa en vista presentación. El formulario tiene el nombre de la tabla.
Recuerde que los formularios rápidos son frecuentemente utilizados, cuando en su sistema encuentre tablas
parámetro esto le permitirá ahorrar tiempo en su desarrollo.

1.3. vista presentacion
Ir al material del curso para conocer su definición

Ficha formato


Ficha organizar

elementos del formulario
Diríjase al material de consulta para conocer los controles que se utilizan en los formularios.

Este primer formulario, tiene los siguientes elementos o controles:


modificar texto de las etiquetas
Como el formulario, ha sido creado por el asistente de Microsoft Access, se visualiza una etiqueta, con el
nombre de la tabla. Como la tabla almacena los productos, se cambiara este nombre por uno adecuado.

1

1. Hacer doble clic sobre la etiqueta M_Productos, el cursor se visualiza sobre la etiqueta.


2

2. Eliminar el contenido. M_Productos.
 Seleccione el texto.
 Presionar una de las teclas Suprimir.


3

3. Ingresar el nuevo texto a visualizar. Crear Productos
4. Presionar enter.
(Insertar imagen)

Activar hoja de propiedades


1
2

1. En las herramientas de presentación de formulario, hacer clic en la ficha organizar.
2. Ubicar el grupo herramientas, hacer clic en hoja de propiedades.

1.4. Ver propiedades

Cada elemento que hace parte de un formulario y el mismo formulario, tienen propiedades únicas que lo
identifican, así como comunes. Por ejemplo, el tamaño de letra, tipo de letra, color de fondo, entre otras.

Para ver las propiedades de un elemento, debe:


3. Seleccionar con clic un elemento.
4. Observar la hoja de propiedades.

Cuando se hace la selección de un elemento diferente, en la opción tipo de selección se visualiza el nombre
del elemento (Etiqueta1) y en la hoja de propiedades, se visualiza las opciones que tiene configurada.

Otra forma de seleccionar un elementos es haciendo clic en la flecha de la opción tipo de selección y dar clic sobre el
elemento deseado.

Diríjase al material de consulta para saber más acerca de las propiedades de los formularios.

Ejercicio

Seleccione un control y haga navegué por cada una de las pestañas para conocer las propiedades.


TEMA 2: Cambiar propiedades de formulario
1. Normalización
T2
1
5
2
5
3
5

1. Dar clic en la opción hoja de propiedades.
2. Ubicar “Tipo de selección”
3. Hacer clic sobre la flecha, seleccionar “Formulario”


4
5

5 6
5 5

4. Hacer clic sobre la ficha todas
5. Ubicar la propiedad selectores de registro
6. Hacer clic sobre la flecha, seleccionar no.

Ejercicio. Cambiar las siguientes propiedades del formulario:
Entrada de datos = Si
Permitir eliminar = No
Permitir filtros = No
Permitir vista hoja de datos = No


Permitir vista tabla dinámica = No
Nota. La propiedad entrada de datos, se configura en SI, ya que solo se desea ingresar información. Para poder
modificarla se crearan formularios diferentes.

insertar logotipo

1 2
5 5

3
5

1. Hacer clic en la ficha formato.
2. Ubicar el grupo controles.
3. Hacer clic en la opción logotipo


4
5

5
5
4. Buscar la imagen en el disco.
5. Clic en aceptar
La imagen es insertada en el encabezado del formulario, ahora se modifica su tamaño.

Cree una subcarpeta en la carpeta SAPAD, con el nombre Img. Aquí se almacenara todas las imágenes a utilizar.
Descargue las imágenes del material del curso.
Ejercicio. Modificar el tamaño del logotipo.


Autoformato
El autoformato se utilizara, para darle una mejor presentación y apariencia al formulario creado.

1
2
5

1. Dar clic en la ficha formato.
2. Ubicar el grupo autoformato, hacer clic en la flecha inferior derecha.

3

3. Seleccionar con clic el formato deseado.


Guardar Formulario

1

2

3

1. Dar clic en guardar
2. Ingresar un nombre que identifique que información manejara el formulario. Crear_Productos
3. Dar clic en aceptar o presionar enter.


insertar información a la tabla M_Productos

1
2

3

1. En las herramientas de “Presentación de formulario”, hacer clic en la ficha “Formato”.
2. Ubicar el grupo vistas, hacer clic en la opción “Ver”.
3. Seleccionar “Vista formulario”.


4

5

6

7

4. Escribir “Pru” y Presionar enter.
5. Dar clic en el campo “Descripción”, escribir ¨”Producto prueba”; presionar enter.
6. Ingresar el valor unitario. Presionar enter.
7. Ingresar la cantidad en almacén. Presionar enter.

Diríjase al material de consulta para conocer la definición de registro

crear botones de navegacion
Ir al material del curso para conocer más acerca de los controles

Un formulario rápido permite crear una interfaz con el fin de comenzar a ingresar información a una tabla.

Nótese, que siempre se visualizara al pie del formulario, el control de desplazamiento.


Estos controles también pueden ser creados uno por uno, mediante la adición de botones; para hacer esto se
debe:

1. Abrir el formulario en vista diseño

 Ubicar el grupo vista, hacer clic en la opción “Ver”
 Seleccionar “Vista diseño”

2. Desactivar estos controles del formulario.


 Ir a la hoja de propiedades.
 Seleccionar formulario, en la opción tipo de selección.
 Dar clic en las fichas todas.
 Ubicar la propiedad botones de desplazamiento, seleccionar “No”.

Botón Primero
1. EL formulario debe estar en vista diseño.
 Hacer clic en la ficha diseño.
 Ubicar el grupo vista.
 Hacer clic en la opción ver.
 Seleccionar vista diseño.


3

4

2

2. Ampliar el área del pie del formulario haiendo clic sostenido y desplazar hacia abajo.
3. Ubicar el grupo “Controles”.
4. Hacer clic en “Botón”. El mouse cambia de apariencia.


5

6 7

8
5. Con clic sostenido dibuje un rectángulo, se ejecuta el asistente para botones de comando.
6. En la lista “categorías”, seleccionar “exploración de registros”.
7. En la lista acciones, seleccionar “Ir al primer registro”.
8. Clic siguiente.

Seleccionar la opción deseada. Imagen, Clic “siguiente”

9

10

9. Digitar nombre del botón. CmdPrimero
10. Clic finalizar.


Se visualiza un botón con una imagen en el centro, la cual indica que va al primer registro de la tabla.

Ejercicio. Adicione los botones, Ir al anterior registro, Ir al siguiente registro e Ir al último registro. Nómbrelos
CmdAnterior, CmdSiguiente y CmdUltimo respectivamente.

Adicionalmente, hay operaciones que se realizan sobre una tabla, operaciones como adición de registros.

De igual forma como se crearon los botones de desplazamiento, se creara el botón, para llevar a cabo esta
tarea.


Botón nuevo registro

11

12

13 14

15

EL formulario debe estar en vista diseño.
 Hacer clic en la ficha formato.
 Ubicar el grupo vista.
 Hacer clic en la opción ver.
 Seleccionar vista diseño.
Ampliar el área del pie del formulario haiendo clic sostenido y desplazar hacia abajo.Ubicar el grupo
controles.

11. Hacer clic en “botón”. El mouse cambia de apariencia, con clic sostenido dibuje un rectángulo.
12. Se ejecuta el asistente para botones de comando.
13. En la lista categorías, seleccionar operaciones con registros.
14. En la lista acciones, seleccionar agregar nuevo registro.
15. Clic siguiente.


16

17

16. Seleccionar la opción deseada. Imagen
Texto. Permite escribir el texto que visualizara el botón.
Imagen. Permite especificar la acción con una imagen
17. Clic siguiente.

20

18

19

18. Digitar nombre del botón. CmdNuevo


19. Clic finalizar.
20. Dar clic en guardar para salvar los cambios.

visualizar formulario final
Para ver como ha quedado el formulario, hay que abrirlo en vista diseño.

1

2

1. Ubicar “grupo vistas”, dar clic opción “ver”
2. Seleccionar vista formulario
Nota. Si desea ingresar un registro nuevo, haga clic en el botón nuevo y digite la información
Dirijase al material de consulta para conocer la definico de registro


cerrar formulario

1 2

1. Hacer clic en guardar para salvar los cambios realizados.
2. Clic en cerrar.

Ejercicio. Adicione 3 registros de prueba


TEMA 3: Crear formulario manual. M_Personas

2 3
T3
1

1. Ir a la ficha crear.
2. Ubicar el grupo formularios.
3. Dar clic en diseño del formulario.


Permitir vista presentación = No


vista diseño
Ir al material del curso para conocer su definición.

Ficha Diseño

Ficha Organizar

como empezar
Para iniciar, hay que definir sobre que tabla de las base de datos se va a basar el formulario.

Definir el origen de datos
El origen de datos, permite especificar la tabla sobre la cual va a trabajar el formulario.


1

2
3

4

1. Ubicar la hoja de propiedades.
2. Dar clic en la pestaña datos.
3. Ubicar la propiedad “Origen del registro”, hacer clic en la flecha.
4. Seleccionar la tabla que manejara el formulario. “M_Personas”.


Guardar formulario

5

6

5. Dar clic en el botón “Guardar”
6. En la ventana visualizada, ingresar el nombre. “Crear_Personas”, clic “Aceptar”

Ampliar área de trabajo
De acuerdo al formulario que se desea crear, es necesario ajustar el área de trabajo (cuadricula), para que los
controles queden bien distribuidos.


7

8

7. Ubicar el mouse en la esquina inferior derecha.
8. Cuando el mouse cambie a una cruz con 4 esquinas, con clic sostenido arrastre, luego suele el boton
del mouse.


insertar controles al formulario

Control ficha

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10

11

9. Clic en la ficha diseño, ubicar el grupo controles.
10. Seleccionar con clic el control “Ficha”.
Diríjase al área del formulario (cuadricula), note que la forma del mouse cambio.
11. Ubíquese en la esquina superior izquierda, con clic sostenido, defina un área, la cual especificara el
área del control ficha, luego suelte el boton del mouse.
Observe que el control, tiene el tamaño que usted definió.

Nota. También puede simplemente hacer clic sobre el área del formulario, esta operación dibuja este control con un
tamaño predeterminado. Para modificar su tamaño, seleccione el control y arrastre uno de los puntos.


Cambiar nombre a la página
El control ficha, crea por defecto dos páginas. Para cambiar el nombre visualizado, debe:

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14
4

12. Dar clic sobre la página. “Pagina1”.
13. En la hoja de propiedades, ubicar la ficha “Todas”.
14. Ubicar la propiedad titulo.
Digite el nuevo texto. “Información genera”l, pulse enter.


Ejercicio. Cambie el nombre de la siguiente página por Vendedores.

Insertar etiquetas y cuadros de texto
Para comenzar agregar los campos en la ficha información general, hay que:


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17

15

15. Dar clic sobre la ficha “Información general”.
16. Ubicar el grupo herramientas en la ficha diseño, dar clic en la opción “Agregar campos existentes”.
Se visualiza la ventana “Lista de campos”.
17. En el grupo “lista de campos disponibles para esta vista”, se observan los campos de la tabla
“M_Personas”, la cual fue configurada para este formulario, dar clic sobre el campo “cNumIdPersona”


18

19

.
18. Con clic sostenido, arrastre hacia al área de la ficha “Información general”, soltar boton del mouse.
Se observa una etiqueta y un cuadro de texto. El texto de la etiqueta es el digitado en la propiedad
“titulo” al momento de crear la tabla. Los dos controles están seleccionados, se visualizan dos
recuadros de color café sobre el borde superior izquierdo.
19. Ubicar el curso del mouse sobre el cuadro del control texto, cuando cambie a una cruz de cuatro
puntas, arrastrar con clic sostenido a una nueva posición.


Ejercicio. Adicionar los campos cNombre1 hasta cEmail

(falta adicionar los pasos de insertar las casilla de verificacion)

Adicionar controles – ficha vendedores
Ya que este formulario manejara también la información de los vendedores, en la ficha vendedores,
simplemente se adicionaran los campos que se necesitan de este.

21

20

22

20. Hacer clic en la ficha “Vendedores”.
21. Verificar que la ventana lista de campos este activa.
Para activarla:
 Ubicar el grupo herramientas, ficha “Diseño”.
 Dar clic en la opción “agregar campos existentes”.
22. Ubicar el grupo “campos disponibles en tablas relacionadas”, seleccionar con clic el campo “nSalario”.


24

23

23. Con clic sostenido arrastrar al área de la ficha vendedores.
24. Soltar. Al hacer esta operación, la tabla M_vendedores automáticamente, pasa al grupo campos
disponibles para la vista.
25. Seguir los pasos 23 – 24 para adicionar el campo nPorComision.
26. Clic guardar para salvar los cambios.


Adicionar hojas – control ficha
Como la tabla M_Personas, también está relacionada con los proveedores, se adicionará una ficha para
capturar la información que solo es única para esta persona.


27

28

27. Hacer clic derecho sobre el control ficha.
28. Seleccionar Insertar pagina.

29

29. Cambie el titulo de la página.
 Clic sobre la nueva pagina
 En la hoja de propiedades, hacer clic en la ficha todas. Si la hoja de propiedades no está activa:
Clic ficha diseño.
Ubicar grupo herramientas.
Clic opción hoja de propiedades.
 Ir a la propiedad titulo.
 Digitar el nuevo texto. Proveedores.


Recuerde que cuando se están diseñando los formularios, se trabaja constantemente, sobre la hoja de propiedades
así como también en la lista de campos.

Adicionar campos – ficha proveedores

31 32

30

33

30. Hacer clic en la ficha proveedores.
31. En las herramientas de tabla, dar clic en la ficha “diseño”.
32. Ubicar el grupo “herramientas”, dar clic en la opción “agregar campos existentes”.
33. Ubicar el grupo “campos disponibles en tablas relacionadas”. Dar clic en el signo “más” de la tabla
“M_Proveedores”, seleccionar el campo “nPorDescuento”.


34. Con clic sostenido, arrastre sobre el área de la ficha.

Desactivar fichas
Como la información de los vendedores y proveedores, solo se debe ingresar cuando se selecciona una de
las opciones, es necesario inicialmente, dejarlas inactivas, con el fin de que no se ingrese información que no
se ha requerido.


36
35 37

35. Hacer clic sobre la ficha vendedores.
36. En la ficha datos de la hoja de propiedades, ubicar la propiedad activado.
37. Seleccionar con clic la opción no.
38. Ir a los pasos 35 - 37 para desactivar la ficha proveedores.
39. Dar clic en guardar para salvar los cambios.


insertar logotipo

40

41

40. Hacer clic en la ficha “Diseño”.
41. Ubicar el grupo controles, hacer clic en la opción logotipo

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43

42. Buscar la imagen en el disco.
Descargar la imagen Top del material del curso y guárdala en la subcarpeta Img de la carpeta
SAPAD.


43. Clic en aceptar.

44

44. La imagen es adicionada, en el encabezado al formulario
45. Modificar al tamaño deseado.


autoformato
El autoformato se utilizara, para darle una mejor presentación y apariencia al formulario creado.

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46

48

46. Dar clic en la ficha organizar.
47. Ubicar el grupo autoformato.
48. Hacer clic en la flecha inferior derecha, Seleccionar con clic el formato deseado.


insertar etiqueta- crear personal

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50 52
51

49. Dar clic en la ficha diseño.
50. Ubicar el grupo controles, hacer clic en la opción etiquetas. Observe que el mouse cambia de
apariencia
51. Sobre el encabezado del formulario, dibujar un rectángulo, digitar Crear personal.
52. En la ventana de propiedades, cambiar:
Tamaño de la fuente = 20
Color de texto = #84A1C6


modificar propiedades
Se modificaran unas propiedades de los formularios, con el fin de crear los propios controles.

53. Desactivas los botones de navegación
 En la opción tipo de selección, escoger formulario.
 Hacer clic en la ficha todas.
 Ubicar la propiedad botones de desplazamiento
 Seleccionar no.
54. Desactivar el selector de registros.
 En la opción tipo de selección, escoger formulario.
 Hacer clic en la ficha todas.
 Ubicar la propiedad selector de registros
 Seleccionar no.

Ejercicio. Adicionar los botones de desplazamiento al igual que el botón de adición.


Activar fichas – Utilización primer código
Cuando se está ingresando la información de la persona, se puede especificar si una persona es un vendedor
o un proveedor, si no se especifica una de estas opciones, quiere decir que es un cliente.

2
4

3
5

1 6

Al hacer clic sobre una de estas casillas, la pestaña correspondiente, se debe activar. Para hacer esto se
debe:

1. Seleccionar el objeto casilla de verificación. “Es Vendedor”
2. Dar clic en la ficha eventos de la hoja de propiedades.
3. Ubicar la propiedad “al hacer clic”, hacer clic en el botón “…”
4. Se visualiza la ventana Elegir generador.
5. Seleccionar con clic generador de código.
6. Clic aceptar.


10
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9

7. Se observa el editor de código de Visual Basic
8. Para el control, se crea

Private sub nEsVendedor_Click()
End sub
9. Digite Me.TabCtl0.Pages(1).Enabled = True

Private Sub nEsVendedor _Click()
Me.TabCtl0.Pages(1).Enabled = True
Me.TabCtl0.Pages(1).SetFocus
End Sub
10. Clic en el botón guardar para salvar los cambios.
11. Repetir los pasos 1 – 11 para adicionar el código de la casilla de verificación para el proveedor

Private Sub nEsProveedor _Click()
Me.TabCtl0.Pages(2).Enabled = True
Me.TabCtl0.Pages(2).SetFocus
End Sub

12. Cerrar editor.


Visualice el formulario en vista formulario.

13. Cerrar formulario.

Nota. Cada página del control ficha, tiene un índice que la identifica, iniciando con 0. Quiere decir que la ficha
Información general es 0, la ficha vendedores es 1, la ficha proveedor es 2


insertar información a la tabla M_personas

2
1

3

1. En las herramientas de diseño de formulario, hacer clic en la ficha diseño.
2. ubicar el grupo vistas, hacer clic en la opción ver.
3. Seleccionar vista formulario.
4. El cursor se visualiza en el cuadro de texto Nro. Identificación.
5. Ingresar 93 y Presionar enter.
6. Digitar la información básica del cliente hasta email.


adicionar registro a la tabla m_personas

1 2

1. Hacer clic en el botón siguiente o hacer clic en el botón nuevo
2. Los campos del formulario se visualizan vacios.


insertar información en las tabla m_personas y m_vendedores

1

2

1. Abrir el formulario en vista formulario, digitar la información básica de la pestaña Información
general.
2. Hacer clic en el campo Es vendedor.


3

4

3. Se activa la ficha vendedores.
4. Ingresar la información adicional.

Ejercicio. Insertar información en la tabla M_proveedores. Siga el procedimiento anterior.
Insertar 4 registros de prueba.


TEMA 4: Formularios
Cotización_Detalle
y subformularios
T4 – T_Cotizacion y T-

formularios y subformularios – T_Cotizacion y T-Cotización_Detalle

Ahora se creara el formulario que manejar las cotizaciones que se le harán a los clientes.

1
2


3

4

1. Ir a la ficha Crear.
2. Seleccionar diseño del formulario
3. Hacer clic en guardar.
4. Digitar el nombre Crear_Cotizaciones, clic aceptar.


5
6

7

8

5. Activar la hoja de propiedades.
6. Hacer clic en la ficha datos.
7. Ubicar la propiedad origen del registro.
8. Hacer clic en la flecha, seleccionar la tabla T_Cotizacion

9

10

11

9. Hacer clic en la ficha todas.
10. Ubicar la propiedad selector de registro.
11. Seleccionar no.

12

13

12. Ubicar la propiedad botones de desplazamiento
13. Seleccionar no.
14. Ampliar el área del formulario.


Insertar logotipo
(Dirijase a insertar logotipo pagina 18)


Activar la ventana lista de campos.
16

15
17

15. Ubicar el grupo herramientas en la ficha diseño.
16. Hacer clic en la opción agregar campos existentes
17. Seleccionar con clic el campo nNumCotizacion, mantener oprimido el boton izquierdo del mouse,
arrastrar a la sección encabezado del formulario.

18. Repetir el paso 17 para agregar los campos dFechaCotizacion y cConcepto


Consultas de selección
Las consultas como su nombre lo indica, permiten buscar información sobre una o varias tablas de una base
de datos. Si se desea saber que personas de la tabla M_Personas son clientes, simplemente se hace una
consulta donde los campos nEsVendedor y nEsProveedor sean cero, quiere decir que no tengan un check en
la casilla de verificación.

Diríjase al material de consulta para conocer más acerca de las consultas

2
1

1. Hacer clic en la ficha crear.
2. Ubicar el grupo otros, hacer clic en la opción diseño de consulta.


3

4

5 6

3. Se visualiza el generador de consultas.
4. Seleccionar la tabla M_Personas.
5. Clic agregar.
6. Clic cerrar.


8

9 10

11
12

7. Se visualiza la tabla con su estructura.
8. Hacer doble clic sobre los campos que se desean en la consulta.
cNumIdPersona, cDireccion, cTelefono, cEmail, nEsVendedor, nEsProveedor.
9. En la parte inferior se visualizan cada uno de los campos.
10. Al final de la consulta adicionar la columna NombreCliente de la siguiente forma:

NombreCliente: [M_Personas]![cNombre1] & " " & [M_Personas]![cNombre2] & " " & [M_Personas]![cApellido1] & " " &
[M_Personas]![cApellido2]

Esto crea la columna con el nombre completo del cliente.

11. Activar la casilla mostrar de esta nueva columna.
12. En la opción criterio de las columnas nEsVendedor y nEsProveedor ingresar el numero 0.


Esto quiere decir que se desea ver la información de las personas que no son vendedores y
proveedores.
13. Para ver el resultado, ubicar el grupo resultados.
14. Hacer clic en ejecutar.

14

13

Se visualiza la información que hasta el momento se han ingresado

15

15. Volver a la vista diseño
 Ubicar el grupo vistas
 Hacer clic en la opción ver
 Seleccionar vista diseño


16

17

16. Guardar la consulta.
 Hacer clic en guardar.
 En la ventana digitar. VarListadoClientes.
 Clic aceptar.
17. Cerrar la consulta.

Insertar cuadro combinado - Clientes
Como la cotización que se está realizando es para un cliente, se utilizara una lista para seleccionar al cliente.
Se utilizara la consulta anteriormente creada para configurar el control.

19 20

19. Ubicar el grupo controles. Ficha diseño.
20. Seleccionar el control cuadro combinado.


23

21
24

25

21. Seleccionar con clic el campo cNumIdCliente.
22. Con clic sostenido, arrastrar el campo al área del formulario.
23. Se ejecuta el asistente de cuadros combinados.
24. Seleccionar la opción deseo que el cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta.
25. Clic siguiente.

27

26
28

26. Seleccionar consultas del grupo ver.
27. Seleccionar de la lista VarListadoClientes.


28. Clic siguiente.

29

30

29. Hacer clic en el botón >>.
30. Clic siguiente.


31

32

31. Seleccionar el campo para ordenar. En este caso se ordenara por nombre. NombreCliente.
32. Clic siguiente.

33

34

33. Se visualizan los campos a mostrar.
34. Clic siguiente.


35

36

35. Se pregunta qué columna tiene el valor a almacenar. Como las tablas, M_Personas y T_Cotizacion
están relacionadas por los campos cNumIdPersona y cNumIdCliente respectivamente, seleccionar
cNumIdPersona.
36. Clic siguiente.

37

38

37. Se pregunta que el valor seleccionado donde se almacena en la tabla T_Cotizacion. Seleccionar
cNumIdCliente.


38. Clic siguiente.

39

40

39. Se digita el nombre que desea tener la etiqueta. Digitar cliente.
40. Clic finalizar.


41

42
43

44

41. Activar la hoja de propiedades para terminar de configurar el cuadro combinado.
 Ficha diseño.
 Ubicar grupo herramientas.
 Dar clic en la opción hoja de propiedades.
42. Verificar en la hoja de propiedades que este seleccionado cNumIdCliente.
43. Dar clic en la ficha todas.
44. Ubicar la propiedad ancho de columnas.
45. Digitar 0,0,0,0,15. Presionar enter

Como hace falta visualizar la dirección, el número telefónico y el correo electrónico, se adicionaran tres
etiquetas, para lo cual:

47
46

47. Seleccionar el control etiqueta.


48
49

48. Desplazarse al área del formulario.
49. Con clic sostenido, dibujar un rectángulo.
50. Soltar.
51. Se observa el curso dentro del cuadro.
52. Digitar dirección cliente.
53. Pulsar enter.
54. Repetir los pasos 47 – 52 para adicionar las etiquetas Teléfono y Email.

54

55. Cambiar propiedades.
56. Seleccionar la etiqueta dirección cliente.
57. Hacer clic en la ficha todas de la hoja de propiedades.

58. Ubicar la propiedad nombre.
59. Digitar DireccionCliente
60. Presionar enter.

59 57

58
56

61. Repetir los pasos 56 – 60 para cambiar el nombre de la etiquetas Teléfono y Email por TelefonoCliente
y EmailCliente Respectivamente.

61

62. Seleccionar el cuadro combinado del cliente.
63. Hacer clic en la pestaña eventos.
64. Ubicar el evento al cambiar.
65. Hacer clic en el botón …


63
62
65
64

66. De la ventana elegir generador, seleccionar generador de código.

66
6

67. Se observa:
Private Sub cNumIdCliente_Change()
End Sub


67

68. Digite:
Private Sub cNumIdCliente_Change()

DireccionCliente.Caption = cNumIdCliente.Column(1)

TelefonoCliente.Caption = cNumIdCliente.Column(2)

EmailCliente.Caption = cNumIdCliente.Column(3)

End Sub

69. Clic guardar para salvar los cambios en el editor
70. Clic cerrar.

70
69
68

71. Clic guardar para salvar los cambios en el formulario.
72. Visualice el formulario en vista formulario


71

Insertar subformulario –detalle de la cotización

Como se va a realizar un listado de los productos que llevara el cliente, para esto se utilizara un subformulario
para visualizar el detalle.

73. Ubicarse en la ficha diseño.
75. Hacer clic en subformulario
76. Dibujar sobre el área del formulario un rectángulo.


73
75

74

76

77. Se visualiza el asistente para subformularios.
78. Verificar que este seleccionada la opción, usar tablas y consultas existentes.
79. Clic siguiente.

77

78

79

80. En la opción tablas/consultas. Seleccionar la tabla T_Cotizacion_Detalle.

81. En la lista campos disponibles, seleccionar nNumCotizacion.
82. Hacer clic en el botón >.

80

81 82

83. Repetir el paso 81 – 82 para adicionar los campos cIdProducto, nCantidad, nValorUnitarioItem,
nValorIVAItem, nTotalPagarItem.
Los demás campos no se incluyen.
84. Clic siguiente.

83

84


85. Se definen los campos que relacionan el encabezado del formulario con el subformulario. Como se
sabe que se está crearon para llenar las tablas de las cotizaciones, hacer clic en la opción definir la
mía propia.
86. En el grupo campos del formulario, seleccionar nNumCotizacion.
87. En el grupo subformulario, seleccionar nNumCotizacion
88. Clic siguiente.

85

86
87

88

89. Digita nombre para el formulario. Digitar Crear_Cotizaciónes_Detalle.
90. Clic finalizar.

89

90

91. Modificar el tamaño del subformulario.
92. Seleccionar uno de sus bordes
93. Con clic sostenido arrastrar.


TEMA 5: Modificar elementos de subformulario
T5
Una vez insertado el subformulario, se puede modificar.

Como los productos, se encuentran en una tabla, en el detalle se creara una lista para que el vendedor al
momento de hacer la cotización, haga una selección.

Crear consulta de selección
Diríjase al material de consulta para conocer los tipos de consultas de Microsoft Access

Primero que todo se crea una consulta sobre la tabla M_Productos

1. Hacer clic en la ficha crear.
2. Ubicar el grupo otros.
3. Seleccionar diseño de consulta.
4. Se visualiza el generador de consultas.
5. Seleccionar la tabla M_Productos
6. Clic agregar.
7. Clic cerrar.


1
4 3

2
5

6 7

8. Hacer doble clic sobre los campos cIdProducto, cDescripcion, nPorIVA,nValorUnitario, nStock.
9. En la parte inferior se ven los campos a visualizar.
10. Desmarcar la casilla mostrar de la columna nStock.


8

9

10

11. En el campo criterio de la columna nStock digitar >0. Quiere decir que la consulta solo traerá los
productos que existan.
12. Clic en el botón guardar.
13. Digitar VarListadoProductos
14. Clic aceptar.
15. Clic cerrar.


12

15
13

14

11
Cambiar controles – cuadro de texto por cuadros combinados
16. Seleccionar el cuadro de texto cIdProducto.
17. Dar clic derecho

16


18

19

18. Ubicar la opción cambiar a
19. Seleccionar cuadro combinado
20. En la hoja de propiedades, hacer clic en la ficha datos.
21. En la propiedad origen de fila hacer clic en la flecha.
22. Seleccionar la consulta creada. VarlIstadoProductos


20

21

22

23. Dar clic en la ficha todas.
24. Ubicar la propiedad número de columnas.
25. Digitar 5
26. En la propiedad ancho de columnas, digitar 0,15,0,0,0


23

24

25

Nota. Si en cualquier momento desea ver cómo está quedando el formulario, vea el formulario en vista formulario.

Tamaño de los controles
El asistente de formulario, crea los controles con un mismo tamaño. Para modificarlos cada uno de forma
independiente debe:

1. Seleccionar todos los controles.


Seleccione la etiqueta
Nro. Cotizacion. Haga clic
sobre el recuadro
visualizado en el borde
superior izquierdo
1

2. Ir a la ficha organizar.
3. Ubicar el grupo diseño de controles.
4. Dar clic en quitar.
5. Se visualiza un cuadro café en el borde superior izquierdo del control.


2
4

3

5

Ejercicio. Modifique la etiqueta Crear_Cotización_Detalle por Detalle Cotizacion

Botones desplazamiento subformulario
1. Dar clic en el cuadro de la esquina superior izquierda.
2. En la hoja de propiedades, ubicar la propiedad botones de desplazamiento
3. Seleccionar no.
4. Clic en guardar para salvar los cambios.


4

2

1

3

Orden de tabulación
Permite configurar la forma de ingresar a los campos de un formulario al oprimir la tecla enter o tabulador.

1. Seleccionar el formulario principal. Hacer clic sobre el recuadro superior izquierdo.
2. Hacer clic en la ficha organizar.
3. Ubicar el grupo diseño de controles.


4 2

1 3

4. Hacer clic en orden de tabulación
5. Verifique que en el grupo sección, se encuentre seleccionado encabezado.

5
6


6. En el grupo de orden personalizado se observa el orden actualmente.
7. el orden seria: cNumIdCliente, nNumCotizacion, dFechaCotizacion, cConcepto, Cotizaciónes_Detalle
8. para modificar el orden, seleccionar cNumIdCliente.
9. Con clic sostenido arrastrar al principio.
10. Clic aceptar.
11. Para visualizar le cambio ver el formulario en vista formulario.

7

10

Ejercicio. Insertar los botones de navegación (Primero, anterior, siguiente y último) así como el botón agregar nuevo
registro. Al crearlos no olvide nombrarlos CmdPrimero, CmdAnterior, CmdSiguiente, CmdUltimo y CmdNuevo
respectivamente.

Ejercicio. Cambiar las siguientes propiedades de los formularios:
Permitir vista presentación = No



Insertar informacion tablas cotizaciones

1. abrir el formulario en vista formulario.

1

2. Seleccionar un cliente. Presionar enter.
3. Digitar 1 en el campo Nro. Cotizacion
4. Ingresar la fecha actual. Presionar enter
5. Digitar una descripción. Cotizacion de prueba. Presionar enter.

6. Ojo. Como las tablas están relacionadas, el número de la cotización ingresado en el encabezado, se
ingresa en este campo numero cotización en el detalle.
7. Seleccionar un producto.
8. Digitar la cantidad.
9. Los cálculos de los valores se hace de forma manual.

3 4
2
5

6 7 8

Nota. Mas adelante en el curso, se realizara los procedimientos para llenar automáticamente estos valores.


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