Documento que muestra los temas a tratar dentro de la asignatura Gestion Documental del Cunad-Plato

1. PLANEADOR
GESTION DOCUMENTAL
Tutor: Martha Pérez Ospino
PLANEADOR
FECHA Enero 31 de 2015
LUGAR I.E. Juana Arias de Benavides “Sede CUN
Plato”
HORA 7:00 – 10:00 am
ASISTENTE Carlos Bustamante Barrios
Eduardo
OBJETIVO Conocer el contenido de la materia y
acordar el trabajo que se desarrollará
durante los tres encuentros, para
consolidar el compromiso que los
estudiantes deben adquirir con su
autoaprendizaje y con la universidad
DESARROLLO
OFERENTE: TODOS LOS PROGRAMAS
PROGRAMA: ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
ACTIVIDAD ACADÉMICA: GESTIÓN DOCUMENTAL MODALIDAD- DISTANCIA
CICLO: TÉCNICO PROFESIONAL
CÓDIGO: 41041
BLOQUE: 1
NÚMERO DE CRÉDITOS: 3
PROFESOR: MARTHA LUCIA PEREZ OSPINO
CORREO ELECTRÓNICO: martha_perez@cun.edu.co
CELULAR: 3013092090 - 3017571587
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:
Es de vital importancia que el futuro administrador municipal conozca que para realizar la
gestión de documentos debe ceñirse a las normas nacionales e internacionales, sobre
procesamiento y gestión de documentos; pues al trabajar en una oficina se suele utilizar
gran cantidad de papeles y documentación que nos obligan a buscar una forma de
clasificación y archivo para que en cualquier momento sea fácil encontrarla1
.
PROPÓSITOS DE APRENDIZAJE
1
Syllabus Gestión Documental.

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GESTION DOCUMENTAL
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Formar el talento humano competitivo, con convicción por el servicio público, centrado en
el reconocimiento de la realidad socio-política, económica, cultural y ambiental de las
entidades territoriales. Dotado de las competencias para abordar los problemas de
gobernabilidad y enfrentar los acelerados cambios que afectan el desempeño institucional
mediante la aplicación de nuevas técnicas y modelos de gestión que permitan una
excelente calidad en los servicios, la optimización de los recursos y el mayor bienestar de
las comunidades.
PROPÓSITOS ESPECÍFICOS
- Conocer las características de los sistemas de gestión documental y su importancia
en los programas de Gestión de la Información y del Conocimiento.
- Conocer los distintos tipos de soluciones tecnológicas disponibles para la gestión
de documentos.
- Evaluar la aplicabilidad de las distintas soluciones tecnológicas en distintos
contextos.
- Presentar la normatividad sobre gestión de documentos en las organizaciones.
ARTICULACIÓN DE LA ACTIVIDAD ACADÉMICA CON OTRAS ÁREAS DE CONOCIMIENTO
ADMINISTRACIÓN GENERAL
PLANEACION MUNICIPAL
ETICA Y FORMACIÓN CIUDADANA
PRESUPUESTO PUBLICO
METODOLOGÍA DEL APRENDIZAJE
Seleccionando estrategias didáctico-pedagógicas acordes al perfil del estudiante para
acompañarlo en su aprendizaje, con base en material de apoyo y de acompañamiento al
estudiante distribuido en cinco unidades.
El docente- tutor estará en condiciones de acompañar al estudiante en cada uno de los
temas de la asignatura y ampliar los temas que suscitan más interés o reorientando
aquellos conceptos e información inmersos en el sentido común y que obstaculizan una
correcta interpretación de la situación actual de la población en el país.
- Se atenderá al estudiante a través del correo electrónico asignado por la CUN, por
Skype y el celular.

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GESTION DOCUMENTAL
Tutor: Martha Pérez Ospino
- La ortografía será fundamental para la calificación de los trabajos escritos, por
cada 5 errores se restará un punto de la calificación general.
- Las notas serán enviadas a los correos de los estudiantes antes de la clase
siguiente.
- El estudiante debe guardar todos los trabajos y exámenes que se realicen durante
el desarrollo de la asignatura, hasta que las notas sean ingresadas al portal
correspondiente, con el fin de verificar cualquier inconveniente que se pueda
presentar.
- Tanto el estudiante como el docente deben cumplir puntualmente con la hora de
llegada a clases.
- Demás exigencias descritas en el reglamento estudiantil.
- El siguiente cronograma está sujeto a modificaciones.
CRONOGRAMA
PRIMER ENCUENTRO – ENERO 31
GESTION DOCUMENTAL - Manejo y gestión de documentos
- Trazabilidad documental
ARCHIVISTICA GENERAL
- Concepto y objetivos de la
Archivística.
- Principios y normas de la
Archivística
- Terminología archivística.
- Funciones básicas del archivo.
- Planificación del personal.
- Política archivística.
- Sistemas de archivos.
Trabajo escrito, presentar en el blog avances y enviar al correo trabajo con normas
Icontec para presentación de trabajos escritos.
Nota 30%. Fecha entrega Febrero 10
SEGUNDO ENCUENTRO – FEBRERO 14
TRATAMIENTO DOCUMENTAL - El proceso documental.
- Archivos administrativos: Archivo de
oficina o gestión, Archivo central,
Archivo intermedio.
- Valoración, selección y expurgo de
los documentos.
- Organización de archivos.
- La organización en las diferentes
etapas del ciclo documental

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GESTION DOCUMENTAL
Tutor: Martha Pérez Ospino
- Instrumentos de descripción y
control. Guías, Inventarios,
Catálogos y otros instrumentos
auxiliares de descripción.
Trabajo escrito, presentar en el blog avances y enviar al correo trabajo con normas
Icontec para presentación de trabajos escritos.
Nota 30%. Fecha entrega Febrero 21
TERCER ENCUENTRO
DIFUSION DOCUMENTAL - Servicios del archivo. Función
administrativa y jurídica del archivo.
- Difusión de la información
- Aplicación de las tecnologías de la
información a los archivos.
SOLUCIONES TECNICA Y TECNOLOGICAS
- Análisis de la organización
- Identificación de tipos
documentales.
- Soluciones técnicas para la gestión
electrónica de documentos
- Adopción tecnológica e
implementación
- Evaluación tipo ECAES 50%
- Trabajo escrito, presentar en el blog avances y enviar al correo trabajo con normas
Icontec para presentación de trabajos escritos. 50%
Nota Final con un valor del 40%. Fecha entrega Febrero 28
CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Para la evaluación se tomara en cuenta:
- Las habilidades adquiridas para el análisis normativo.
- La rigurosidad en la descripción.
- La participación en las sesiones.
Evaluación sumativa: de acuerdo con la exigencia de la institución para cualificar el nivel
de competencias y está compuesta por tres cortes, Primer corte 30%, segundo corte 30%
y tercer corte 40% y la escala de las mismas es de 1 a 5.

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Cada uno de los cortes pueden estar conformados por una, dos o más actividades cuyo
promedio constituye un corte
Evaluación formativa:
Se debe identificar las fortalezas y debilidades que pueda tener el conjunto de
estudiantes.
BIBLIOGRAFÍA
- CONDE, María Luisa: Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid:
Dirección de Archivos Estatales,1992
- CORTÉS, Vicenta: Manual de archivos municipales. Madrid: ANABAD, 1982.
- CRUZ MUNDET, José Ramón: Manual de Archivística, Madrid: Fundación Germán
Sánchez Ruipérez, 1994 
- DECRETO 1094 de 1996: Facturas Electrónicas. 
- DECRETO 1145 de 2004: Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema
General de información administrativa del sector público SUIP. Guarda y Custodia
de las hojas de vida. 
- (Artículo 12) DECRETO 1798 de 1990: Conservación de libros y papeles de los
comerciantes. (Artículos 31 a 33)
- DECRETO 2150 de 1995: Suprime autenticación de documentos originales y uso de
sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la
entidad tenga en u poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de
tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, autoriza el
uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. (Artículos 1, 13,
16, 18, 19, 26 y 29).
- DECRETO 2274 de 1988: Inventario patrimonio documental y facultad de
inspección a los archivos. (Artículos 1 a 5) DECRETO 4124 de 2004: Por el cual se
Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones
relativas a los Archivos Privados.
- FUSTER RUIZ, Francisco: Política y planificación de archivos. Murcia: Diego Marín,
1995.
- URREA ROMERO, Omar. Gerencia de Recursos Físicos. CUN Virtual, Filigrana, 2002.
- www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1987