En esta cartilla va a encontrar todo lo referente a creación de empresa, parametrización, asociacion de cuentas a tercero y creación de centro de costos

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CARTILLA DE HELISA 4.21
1. CREAR EMPRESA
Esta opción se llega de dos formas: La primera se utiliza en forma automática cuando
el sistema se instala por primera vez, ya que es necesario definir una empresa para
utilizar el programa. La segunda forma es a voluntad del usuario, cuando requiera
adicionar una contabilidad en el sistema.
Para accesar en forma manual, sitúese en el menú de empresas, que se lo encuentra
oprimiendo la tecla TAB, para pasar de modulo y luego oprima la tecla INS y el
sistema inicia el proceso de crear una empresa y tiene la siguiente información:
Nombre de la empresa: Es el primer dato solicitado, aquí se teclea el nombre de la
empresa como se encuentra registrado en la cámara de comercio. Este nombre les va
a servir para los informes y los libros de Cámara de Comercio. Este nombre n puede
ser modificado después.
Dirección: Es el segundo dato solicitado y su longitud es de treinta caracteres
máximo. Esta debe ceñirse a las reglas establecidas por ICONTEC y correspondientes
al domicilio social o asiento principal de la actividad o negocio de la persona o entidad
informante.
Ciudad: Su longitud es de treinta caracteres, es para señalar la ubicación geográfica
de la entidad informante.
Departamento: Identifica el territorio donde se encuentra ubicada la ciudad.
Teléfono: Este concepto consta de dos grupos:
1. Número de indicativo: Tiene una longitud máxima de 6 caracteres y hace
referencia a la ciudad donde se encuentra el domicilio social.
2. Número Telefónico: Tiene una longitud máxima de quince caracteres y
corresponde al (los) número(s) de teléfono de la oficina de la persona
encargada del manejo de la información enviada en medios magnéticos.
NIT/DV/CLASE: Este concepto consta de tres grupos identificados así:
1. Número de identificación tributaria, con una longitud de 14 caracteres. Se
digita sin puntuación.
2. Digito de verificación, que se compone de un carácter numérico para los NITs
o de un espacio en blanco para las cedulas.
3. Clase de documento de identificación.
a. (A) Para NITs con dígito de verificación
b. (C) Para Cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad.
2. PARAMETRIZACION
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CONCEPTOS TOMADOS DEL MANUAL DE HELISA 42, DISEÑADO POR PROASISTEMAS LTDA.
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CREADO POR: Oscar Valverde Gómez Docente: Contabilidad Sistematizada

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Para esta opción se puede tener dos formas para su utilización:
1. La primera se realiza de forma automática cuando se inicia la empres lueg sale
los parámetros necesarios a cambiar
2. La segunda se utiliza cuando el usuario necesita revisar parámetros de una
empresa determinada, para ir a modificar los parámetros oprimir la tecla TAB
para pasar al modulo de datos, luego oprimir la tecla F3 Revisar parámetros y
hacer los siguiente:
A. Formas del código y naturaleza para cada grupo: Nos permite crear de
niveles existentes dentro del p.u.c adecuado y el número de dígitos que va
a tener cada nivel, Ejemplo:
Código
110505100101
Primer Nivel: 1 (un digito)
Segundo Nivel: 1 (un digito)
Tercer Nivel: 05 (dos dígitos)
Cuarto Nivel: 05 (dos dígitos)
Quinto Nivel: 10 (dos dígitos)
Sexto Nivel: 01 (dos dígitos)
Séptimo Nivel: 01 (dos dígitos)
B. Definición de cuentas con tratamiento especial: Aquí se puede mirar las
cuentas que son más utilizadas para procedimientos especiales como los
son bancos, retenciones que nos hacen y que hacemos, etc. Se lo
parametriza con las cuenta y nombres correspondientes del puc.
C. Formas para el código de los centros de costos: Este modulo nos
permite llevar un control del movimiento que se presenta por cada punto
definido (punto de venta, almacén, bodega, departamento, sección,
municipios, etc.) y se eligirá la opción que nos dice “SOLO MANEJARA
CENTROS DE COSTOS” y sobre este solo se le oprime enter, nos sirve
hacer esta parametrización para sacar un grupo en el menú que es
llamado: F3 CENTROS DE COSTOS.
Luego de esta parametrización oprimir la tecla ESC para salir del MENU PARA
PARAMETRIZAR y dirigirse al MENU PRINCIPAL DE HELISA 4,2
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PARAMETRIZACION DE CARTILLA DE CUENTAS, TERCEROS Y CENTROS DE
COSTOS2
1. MODULO DE CONTABILIDAD:
Para entrar a este modulo oprimimos la tecla F1 CONTABILIDAD, luego dentro de
este buscamos la opción Cartilla de Cuentas y aquí se puede manipular el plan único
de cuentas de la siguiente manera siguiendo uno a uno los siguientes pasos:
1.1 Oprimir la tecla TAB para copiar el puc
1.2 Seleccionar de la lista el Plan único de cuentas adecuado para llevar la
contabilidad según su objeto social y oprimir enter sobre esta.
1.3 Depurar el puc (eliminar cuentas oprimiendo el botón SUPR que no se van a
utilizar o que no son necesarias para el desarrollo de la contabilidad)
1.4 Oprimir la tecla Enter para copiar el PUC ya depurado.
2. MODULO DE IMPUESTOS Y TERCEROS:
La finalidad de esta opción es mantener al día tanto las hojas de vida todos los
terceros como el control sobre sus saldos y movimientos. Los procesos aquí
agrupados son tratados como terceros, sin ninguna influencia de impuestos.
ASOCIAR CUENTAS Y TERCEROS
En este modulo se va a encontrar a todos los terceros creados para hacer un
seguimiento adecuado de los diferentes conceptos contables que hayan surgido en la
empresa.
Aquí se puede ligar (F2) o desligar (F3) las cuentas adecuadas en el proceso contable
como lo son:
- 14 inventarios
- 1355 retenciones
- 2365 retencion en la fuente
- 2367 retencion de iva
- 2368 retencion de industria y comercio
- 4 ingresos
- 5 gastos
- 6 costos
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3. MODULO DE CENTROS DE COSTOS
Para poder acceder a este menú se debe especificar previamente los parámetros
adecuados ya explicados en la Página 1
Si se ha realizado el proceso anterior en la pantalla principal de Helisa se va a
encontrar un Modulo llamado F3 CENTROS DE COSTOS, luego oprimir la tecla F3
para acceder a él, luego se va a encontrar con los siguientes pasos a seguir:
3.1 CARTILLA DE CENTRO DE COSTOS: Presionando enter sobre este
submenú, se ingresa a la cartilla en blanco de centros de costos que nos
permite ver si existen centros, subcentros o divisiones.
También nos permite:
Crear: Pulsando la tecla INSERT o INS se crea un centro de costos que se lo
podrá llamar según el departamento, municipio, zona, etc.
Modificar: Oprimiendo el botón ENTER en el centro de costos resaltado se
puede modificar el nombre del centro.
Borrar: Situándose en el registro a retirar se pulsa el botón DEL o SUPR, y el
sistema preguntara si desea retirar? S (si) N (no).
Un ejemplo de Centros de costos:
1000 PASTO ó ADMINISTRACION
2000 CALI ó VENTAS
3000 BOGOTA ó SEGURIDAD
De esta manera quedaran los centros de costos ya creados, peo pueden existir
muchos mas dependiendo de los sectores y divisiones que tenga la empresa.
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