Manual de normas y estandares de digitalizacion de documentos
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El Manual de Normas y Estándares de Digitalización de Documentos provee una guía específica para todas las oficinas y agencias gubernamentales en el Gobierno de la República Dominicana dando a los documentos digitales la credibilidad para su uso y almacenamiento como registros oficiales y permanentes.

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  • Contenido3 / Antecedentes 25 / 1.7.4.1 Objetivos relacionados del negocio5 / Introducción 26 / 1.7.4.2 Objetivos Técnicos:7 / Propósito 26 / 1.7.5 Guía de Selección de Tecnologías MEC9 / Alcance 29 / 1.7.6 Desarrollo del Documento de11 / Definiciones Requerimiento de Propuesta13 / Uso de Estándares Tecnológicos 29 / 1.7.7 Guía de Evaluación de la Solucion/ 13 / 1.1 Imagen de Documentos Producto 14 / 1.1.1 Control de Calidad de Indexado 31 / 1.7.8 Implementación de la Tecnología 14 / 1.1.2 Escaneo de Documentos 31 / 1.7.9 Criterios de Pruebas de Aceptacion 14 / 1.1.3 Indexado y escaneo de documentos 31 / 1.7.10 Planificación de la Implementación 15 / 1.1.4 Procesamiento de Post-escaneo 33 / 1.7.11 Documentación de las prácticas 15 / 1.1.5 Procesamiento de Lectura Optica: del negocio OMR, OCR, Código de Barras, y ICR 34 / 1.8 Conversion De Históricos 15 / 1.1.6 Tiempo de despliegue de la consulta/ 34 / 1.8.1 Conversión del Histórico completo busqueda 35 / 1.8.2 Conversión parcial del historico 16 / 1.2 Tecnologías Aprobadas de Formatos 35 / 1.8.3 Conversión en la medida que sea de Datos y Compresión necesario 16 / 1.3 Tecnologías de Alineamiento 35 / 1.9 Lista de Revision de Actividades 16 / 1.4 Admisibilidad Legal Recomendadas para el Proyecto de MEC 17 / 1.5 Flujo de Trabajo (Workflow) 37 / Las mejores prácticas de la industria 17 / 1.5.1 Roles Vs. Usuarios para proyectos de ECM 18 / 1.5.2 Requerimientos de Enrutamiento 37 / 1.10 Introduccion a la Tecnología 18 / 1.5.3 Diseñador gráfico de reglas 38 / 1.11 Consideraciones de la Tecnología 18 / 1.5.4 Monitoreo del Trabajo de Almacenamiento 18 / 1.5.5 Procedimientos de Escalamiento 39 / 1.11.1 Almacenamiento Optico WORM 18 / 1.5.6 Manejo de Errores 41 / 1.11.2 Almacenamiento en WORM 19 / 1.5.7 Procedimientos de Temporizadores Magnético21 / Las mejores prácticas de la industria 42 / 1.12 Consideraciones para la Administracionpara proyectos de ECM de Cambios 21 / 1.6 Consideraciones para la Planificación 43 / Políticas de Registros Electrónicos y la Formación de Equipos para los Proyectos (eRECORDS) 22 / 1.7 Fases del Proyecto 44 / Cuadro de flujo para la retención de registros 22 / 1.7.1 Fundamentación del Proceso / 44 / Ejemplos de registros oficiales Definición del Problema 45 / 1.13 Manual de Retención de los eRecords 24 / 1.7.2 Análisis de Procesos 45 / 1.14 Programa de Retención de eRecord 24 / 1.7.3 Definición de Requerimientos 47 / Certificación de Proceso 25 / 1.7.4 Factores Críticos de exito 47 / 1.15 Documentación del proyecto
  • 47 / 1.16 Declaración de Certificación 52 / C.2 Magnetic WORM Storage and archivalcon los Estándares standards48 / Anexo A– Estándares y reportes de imagen 52 / C.3 Blue Laser Optical Storage and archivalde documentos standards 48 / A.1 ANSI/AIIM TR35 – 1995 – Human 52 / C.3.1 ISO/IEC 17345:2004 – Information and Organizational Issues for Successful technology -- Data Interchange on 130 mm EIM System Implementation Rewritable and Write Once Read Many Ultra 48 / A.2 ISO 10196:2003, Document imaging Density Optical (UDO) Disk Cartridges -- application – Recommendations for the Capacity: 30 Gbytes per Cartridge -- First creation of original documents Generation 48 / A.3 ISO 12653-1:2000, Electronic 52 / C.4 Red Laser Optical Storage and archival imaging – Test target for the black-and-white standards scanning of office documents – Part 1: 52 / ISO/IEC 14517:1996 — 130 mm optical Characteristics disk cartridges for information interchange 48 / A.4 ISO 12653-2:2000, Electronic — Capacity: 2,6 Gbytes per cartridge imaging – Test target for the black-and-white 53 / C.5 ISO/IEC 15286:1999 — 130 mm scanning of office documents – Part 2: Method optical disk cartridges for information of use interchange — Capacity: 5,2 Gbytes 49 / A.5 ANSI/AIIM MS44 - 1993 — per cartridge Recommended Practice for Quality Control 53 / C.6 ISO/IEC 18093: 1999 — Data of Image Scanners interchange on 130 mm optical disk 49 / A.6 ANSI/AIIM MS52-1991 — cartridges of type WORM (Write Once Recommended Practice for the Requirements Read Many) using irreversible effects — and Characteristics of Original Capacity: 5,2 Gbytes per cartridge Documents Intended for Optical Scanning 53 / C.7 ISO/IEC ISO/IEC 22092:2002 – 49 / A.7 ANSI/AIIM MS55-1994 — Data Interchange on 130 mm magneto- Recommended Practice for the Identification optical disk cartridges – Capacity: 9.1 Gbytes and Indexing of Page Components (Zones) per cartridge for Automated Processing in an EIM 54 / Anexo D– Estándares de admisibilidad legal Environment 54 / D.1 ISO 15801 Electronic imaging --49 / Anexo B- Formato de data y estandares Information stored electronically --de compresion Recommendations for trustworthiness 49 / B.1 ISO 19005:2005 PDF/A and reliability. 51 / B.2 ISO PDTR 12033 Electronic imaging – 54 / D.2 ISO 15489 Information and Guidance for selection of document image documentation – Records Management compression methods Part 1: General 52 / B.3 ANSI/AIIM MS53-1993 — 55 / D.3ISO 15489 Information and Recommended Practice; File Format for Storage documentation – Records Management Part 2: and Exchange of Image; Bi-Level Image File Guidelines Format: Part 1 55 / Anexo E– Estándares de flujo de trabajo52 / Anexo C– Estándares/reportes de tecnologia (workflow)de almacenamiento 55 / E.1 WfMC — Application Programming 52 / C.1 ANSI/AIIM TR41-2006 – Optical Disk Interface (Interface 2 & 3) Storage Technology, Management, 55 / E.2 WfMC — Audit Data Specification and Standards 55 / E.3 WfMC — Interoperability, Internet, e-mail MIME Binding
  • AntecedentesCon el proposito de modernizar el Estado, al tiempo y garantizando el establecimiento y funcionamientoque aumente la competitividad del sector produc- de mecanismos de control y auditoría de cumpli-tivo, el Gobierno Dominicano tiene como prioridad miento de los mencionados estándares, normas ymasificar en el país el uso de las tecnologías de la in- modelos.formación y comunicación (“TIC”). Se conforman los Comités de Estándares, los Para lograrlo, crea la Oficina Presidencial de Tec- cuales están encargados de proponer los estánda-nología de Información y Comunicación (OPTIC), un res, normas, políticas y marco legislativo para los di-organismo de alto nivel gubernamental, encargado ferentes temas que se les asignen, los mismos estánde coordinar las iniciativas y proyectos que apoyen integrados por diferentes instituciones del sectorlos planes generales y estratégicos trazados por el gubernamental, siendo la Oficina Presidencial dePoder Ejecutivo. Tecnologías de la Información y Comunicación (OP- Posteriormente se crea en enero 2006, el Depar- TIC) el ente coordinador de los mismos.tamento de Estandarización, Normativas y Asesoría Los comités se han distribuido en cuatro (4)Técnica, con la función de garantizar el desarrollo de grupos por las siguientes áreas temáticas: (i) In-estándares, normas y modelos de trabajos para el fraestructura y Redes; (ii) Seguridad, auditoría e in-despliegue y utilización de las TIC en el gobierno, su- tegridad electrónica de Sistemas; (iii) Sistemas deministrando a la vez la asesoría necesaria para éste Información y Aplicaciones y (iv) Marco Legal para 3 Normas y Estándares: Digitalización de documentos View slide
  • Gobierno Electrónico. El pleno, de los cuatro (4) co- mités, conforma la Asamblea general del Comité de Estándares de Tecnologías de la Información y Co- municación (COETIC). Dentro de los COETIC existe el Comité de Siste- mas de Información y Aplicaciones Gubernamenta- les (SIA), cuya función consiste en proponer y validar los estándares, normas y políticas de intercambio de datos a nivel interinstitucional. El SIA dentro de sus proyectos prioritarios plan- tea la creación Del Manual de Normas y Estandares de Digitalización de Documentos. 4Normas y Estándares: Digitalización de documentos View slide
  • IntroducciónLas normas y estándares de la tecnología habilitan formación especifica a los usuarios relacionada cona la organización para evaluar, seleccionar, e imple- reportes técnicos, guías, y estándares que deban sermentar tecnologías de manejo electrónico de con- respetados por toda agencia u organización guber-tenido, asegurando la exactitud y confiabilidad de la namental que esté evaluando, seleccionando, y/oinformación digital y estableciendo procedimientos implementando estas tecnologías.para demostrar la veracidad de las tecnologías en Un Sistema de Manejo Electrónico de Documen-uso. tos (EDMS, por sus siglas en inglés) es un término El termino “manejo electrónico de documen- general que se refiere a la integración de tecnologíatos” utilizado a través de este documento se refiere de base, que incluye:a toda la tecnología de entrada (escaneo, indexa-do, reconocimiento de caracteres ópticos (OCR, porsus siglas en inglés), formularios, documentos deorigen digital, etc.), tecnologías de administración(servicios de documentos, flujo de procesos, y otrasherramientas de manejo del trabajo), y tecnologíasde almacenamiento (primariamente óptico/magné-tico). Adicionalmente, este documento proveerá in- 5 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • Los Sistemas de Manejo Electrónico de Docu- mentos proveen a los usuarios con acceso a más aplicaciones en una interfase común, por medio de la utilización de tecnología estándar de Internet. Una de las razones básicas por la que los usuarios prefie- ren este nivel de tecnología es el conjunto de funcio- nalidades distribuidas que se hacen disponibles casi inmediatamente después de la implementación. Desde una perspectiva de alto nivel, las tecnolo- gías de manejo electrónico de documentos habilita a los usuarios para: • Controlar el acceso a los documentos. • Mantener la historia de los documentos, desde la perspectiva de los procesos. • Actualizar documentos. • Mantener los documentos en un ambiente se- guro. • Trabajar con los documentos de una manera colaborativa. • Almacenar los documentos en sus formatos nativos, incluyendo sus controles de manejo. • Posicionar documentos como parte de un pro- ceso de negocios que requiere comunicación bidireccional; y • Customizar el formato, contenido, y accesibili- dad para cada usuario individual. 6Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • PropósitoEl Manual de Normas y Estándares de Digitalización adicional relacionada con cada estándar y/o reportede Documentos provee una guía específica para to- técnico adoptado y será actualizado como la OPTICdas las oficinas y agencias gubernamentales en el considere apropiado.Gobierno de la República Dominicana dando a losdocumentos digitales la credibilidad para su uso yalmacenamiento como registros oficiales y perma-nentes. Todas las agencias del gobierno y organizacionesde todo tipo deben cumplir estas normas y estánda-res y certificar su cumplimiento durante la seleccióne implementación de tecnologías de manejo electró-nico de documentos. La Oficina Presidencial de las Tecnologías de laInformación y la Comunicación (OPTIC), ha adopta-do este manual como el cuerpo formal de estándaresy procedimientos para ser utilizados en las agenciasgubernamentales. Los anexos proveen información 7 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • AlcanceEl alcance de este documento es identificar las mejo- • Negativos y vistas fijas,res prácticas, reportes técnicos y estándares tecnoló- • Mapas, planos, parchos,gicos asociados con la digitalización de documentos • Etc..a través del uso de tecnologías de manejo electróni- Las siguientes normas y estándares proveen infor-co de contenido (ECM, por sus siglas en inglés). mación detallada y guías especificas asociadas con: Las mejores prácticas de la industria y los están- • Procesos y procedimientos para asegurar unadares tecnológicos asociados con documentos que conversión de documentos precisa.necesitan ser convertidos y/o manejados en un for- • Estandares tecnológicos relacionados a forma-mato electrónico incluye: tos, compresión, resolución, etc. • Documentos y registros de origen digital. • Estándares de tecnología de almacenamiento • Documentos y registros en copia-dura para asegurar información almacenada confia- (impresos). ble y creible que prevean cualquier alteración, • Publicaciones periódicas, modificación, y/o borrado. • Libros, • Texto impreso (con o sin imágenes), • Manuscritos, • Fotografía, 9 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • DefinicionesLas definiciones tecnológicas están incluidas en el Registros Oficiales: Un registro que tiene va-documento ISO 12651 Electronic Document Ma- lor administrativo, fiscal o legal. También conocidonagement - Vocabulary Part 1 Electronic Document como Copia de Registro.Imaging. Todos los términos y definiciones que no Material No-Registro: Material que no tieneestán incluidas en este standard internacional están ningún valor administrativo, fiscal, o legal, y que nolistados a continuación: es retenido por la agencia gubernamental. Los si- Registro: Cualquier papel, mapa, cuadro, cinta guientes son algunos tipos de Material No-Registro:magnetica o de papel, impresion o película fotográ- Copia de Trabajo, Referencia o Conveniencia:fica, y cualquier otro documento producido, recibido, Una copia de un registro conservada temporalmentegenerado, o usado por la agencia, independiente del por conveniencia o referencia para facilitar el trabajomedio, forma física, o características, incluyendo de un empleado; y del cual se dispone cuando no esdata almacenada electrónicamente. ya útil para el empleado. Documento: Un instrumento conteniendo infor- Registro Transitorio: Un documento que es unmación registrada, independiente del medio de al- Registro Oficial de manera temporal. Cuando no estámacenamiento, incluyendo material escrito y toda la ya activo, este se convierte en Material No-Registro.data almacenada en un formato electrónico tal como Por ejemplo, las notas, hasta que son incorporadasmensajes de correos, libros, etc. en un memo o un reporte; comentarios en un docu- mento hasta que los comentarios son incorporados 11 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • en el documento o rechazados; y borradores hasta que el documento es finalizado, a menos que el bo- rrador represente un paso basico en la preparación del documento final o refleje un cambio significativo en el desarrollo del documento final. Propietario del Registro: El individuo que es responsable de determinar si un documento es un Registro Oficial o un Material No-Registro. Este in- dividuo es usualmente el autor del registro y es res- ponsable por salvaguardar los Registros Oficiales apropiadamente, y por eliminar o destruir Material No-Registro. Correo-Electrónico: Documentos Electrónicos enviados o recibidos por un sistema computacional. Esta definición incluye el contenido de la comunica- ción, la información transaccional, y cualquier anexo asociado con la comunicación. Información Transaccional: La dirección de co- rreo, instrucciones de ruta, data de transmisión y re- cepción, y otras informaciones que el sistema de ma- nejo de contenido necesite manejar, supervisar, y/o entregar en un documento digital o item de correo. Retencion por Litigio: Una directiva de una au- toridad competente para retener todos los registros relacionados a un asunto legal. Una Retención por Litigio es generalmente impuesta cuando se llena un procedimiento legal o se anticipa en un asunto par- ticular, cuando una sentencia es recibida solicitando registros específicos. Ningún papel o documento electrónico sujeto de una Retencion por Litigio pue- de ser eliminado o descartado, aún cuando se trate de Material No-Registro, hasta que la retención sea liberada por la autoridad competente. 12Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • Uso de Estándares TecnológicosTodos los estándares tecnológicos asociados con como los que se listan en el “Anexo A – EstandaresManejo Electrónico de Contenido han sido evalua- de Imagen de Documentos” deben ser seguidos pordos y organizados en 5 categorias, como se lista a todas las agencias gubernamentales.continuación: Estos lineamientos simplificarán significativa- • Imagen de Documentos mente el proceso general y aseguraran que aspectos • Formatos de Datos y Compresión críticos de la preparación y la planificacion de la im- • Tecnologías de Almacenamiento plementacion sean tratados en la fase temprana en • Admisibilidad Legal el proyecto en vez de forzar el proyecto. • Flujo de Trabajo (Workflow) Cuando la organización planifica la implementa- cion de imagen de documentos, la organización debe1.1 Imagen de Documentos considerar establecer procedimientos y lineamientos importantes para el indexado de los campos. EstosDeben revisarse los estándares y lineamientos sobre lineamientos organizacionales deben proveer infor-tecmología de imagen dirigidos a usuarios para que mación detallada que debe ser considerada cuandoasistan a la organización durante todas las fases del se planifiquen los requerimientos de indexado paraproyecto desde la fase de planificación hasta la im- todos los documentos actuales y otros que se anti-plementación. Lieamientos y estandares relevantes cipe que seran escaneados. El establecimiento de 13 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • todos los valores de índices necesarios con la capaci- 1.1.3 Indexado y escaneo de documentos dad de adicionar nuevos y/o otros tipos de documen- Al implementar tecnologías de escaneo y de indexa- tos antes de la implementación del sistema mejora ción de documentos, los requisitos deben incluir mucho el valor y la calidad de la información esca- información detallada relacionada con todas las fa- neada y almacenada en el sistema. ses de proceso. Si van los documentos de color a ser escaneados de modo que la imagen capture el color, 1.1.1 Control de Calidad de Indexado el escaner debe ser capaz de hacerlo. El hardware y Mientras el sistema comienza en produción, llegará el software deben ser incluidos si se van a usar téc- ser importante para la organización desarrollar una nicas para la automatización de la indexación de metodología de revisión tanto la data indexada y los los datos. Al usar estas tecnologías, el usuario debe documentos actuales para asegurar que la informa- estar enterado que el uso de código de barras y las ción este disponible y leíble. La organización debe tecnologías del OCR reducen al mínimo típicamente establecer un proceso documentado para asegurar la digitacion durante la fase de la indexación pero no que todos los documentos sean apropiadamente elimina siempre la necesidad de la indexación ma- escaneadas e indexadas. Esta organización debe ser nual. El nivel de la información capturado automá- seguida por todo el personal que realice labores de ticamente variará dependiendo de la calidad del do- escaneo e indexado, ademas de proveer un meca- cumento entrante y de la capacidad del sistema de nismo para la verificacion de la entrada de datos del reconocer exactamente la información requerida. indexado antes de que el documeto sea almacenado El tema del desempeño es de importancia crítica y o transmitido a los procesos de negocios. y la organización debe asegurarse de que la solución seleccionada proporcione la capacidad de explorar y 1.1.2 Escaneo de Documentos de poner en un índice documentos dentro de marcos La parte del sistema de escaneo de documentos de tiempo anticipados. Los procesos asociados a la debe proveer la capacidad para que los usuarios rá- exploración y a la indexación de direcciones del do- pidamente digitalicen los documentos y los enruten cumento incluyen: a las personas que realizan la operación de indexa- – El tiempo requerido para preparar el documen- do. Los requerimientos asociados con esta parte del to para el escaneo; sistema deben incluir: – Escaneo de documentos, asegurando que to- – La capacidad para soportar tanto procesa- dos los documentos y todos sus lados (para miento en lotes como el escaneo e indexado de documentos de dos caras) sean capturados; documentos individuales. – El tiempo requerido para indexar y verificar los – La capacidad para soportar re-escaneo de do- documentos; cumentos; – El tiempo requerido para enrutar el documento – La capacidad para soportar tanto escaneo sim- al usuario final para posteriores procesos (si se ple como duplex; están utilizando las tecnologias de flujo de tra- – La capacidad para que el escáner escanee a la bajo); resolución requerida según la calidad de ima- – La capacidad para definir campos comunes gen que se espera del sistema, tal como 200, (para propósitos de indexado) cuando se esca- 300, o 400 DPI; y nea en la modalidad de lote; y – La capacidad para insertar página que indique – La capacidad para soportar auto-indexado de terminación en documentos de tamaños varia- documentos utilizando código de barras, OCR, bles dentro de un mismo lote. ICR. 14Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • La información detallada relacionada con todos tomatizado de la captura de datos? Estos sonlos aspectos de la indexación del documento debe típicamente formularios que contienen conte-ser bien definida. Esto debe incluir la capacidad para nido estructurado y no estructurado, pero conque los usuarios indexen documentos en sus sitios la información identificable que se extraerá.de trabajo, ademas de las estaciones de escaneo, y – Is it cost effective? Determine the amount ofapoyar la capacidad de: data to be captured and the cost to support a – Indexar las imagenes antes de indexarlas o manual solution, and then compare it to an au- despues de indexarlas; tomated data capture solution. – Adicionar otros valores de indexacion, y – ¿es rentable? Determinar la cantidad de datos – Indexado en lote. que se capturarán y el coste para apoyar una solución manual, y después compararla a una1.1.4 Procesamiento de Post-escaneo solución automatizada de la captura de datos.El post-proceso se puede utilizar para proporcio- – Es posible re-diseñar los formularios para me-nar “limpieza” de la imagen después del escaneo y jorar el reconocimiento? El uso de opcionesantes de la indexación y del almacenaje final. Este de selección, codigos, codigo de barras, tintasoftware realiza generalmente funciones de de-mo- invisible al escaner, y formato de impresión detear, de-sesgar y otras para mejorar la calidad de la OCR.imagen escaneada con la intervención limitada del – ¿Cómo sera el documento organizado en lotesoperador. para ser escaneado? Utilizará formularios de El uso de la “limpieza” de la imagen y otros pro- diferentes tamaños? Utilizara formularios dis-cesos de post-escaneo se deben utilizar solamente tintos? ¿Es posible introducir paginas de enca-para mejorar legibilidad. La precaución debe ser ejer- bezado de los lotes para encadenar el procesocitada cuando se usan estas herramientas, ya que de escaneo?cualquier modificación material a la imagen puede – Identificar las reglas del negocio que puedenafectar la capacidad de autentificar el documento en ser utilizadas para el procesamiento post-re-un procedimiento legal. conocimiento para mejorar la precision de la informacion capturada. Por ejemplo, la captura1.1.5 Procesamiento de Lectura Optica: de un identificador personal unico que puedeOMR, OCR, Código de Barras, y ICR ser automaticamente verificado su nombre yEl objetivo principal de las tecnologías disponibles direccion contra la base de datos de la organi-del reconocimiento es reducir la cantidad de entrada zación.de datos manual para la captura de la informaciónimpresa a mano y a máquina en documentos conver- 1.1.6 Tiempo de despliegue de la consulta/tidos a digital. Aunque la tecnología nunca eliminará busquedala necesidad de la entrada de datos manual, el uso El tiempo de la presentacion de la consulta y de la re-eficaz de estas tecnologías en documentos ha pro- cuperación es comúnmente de alta importancia paraducido las ventajas notables evaluadas a menudo los usuarios. El usuario debe definir los requisitos deen la reducción de digitación manual. Lo que sigue funcionamiento anticipados antes del diseño del sis-es una breve lista de los criterios de evaluación a tema y de la adquisicion del hardware. Estos requi-considerar al analizar el uso de la captura de datos sitos de funcionamiento deben incluir los tiemposautomatizada: de reacción máximos anticipados durante la produc- – ¿es posible identificar documentos con el su- ción que considera el número total de las peticiones ficiente volumen para justificar el proceso au- de usuario simultáneas anticipadas; el número total 15 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • de manejadores; si la información está disponible en formato basado en XML (eXtensible Markup Lan- modo en-línea, cerca de en-línea, o fuera de línea, etc. guaje). Estos períodos incluyen todo el tiempo requerido El formato de los documentos usado durante el para recuperar los medios ópticos/removibles apro- porceso de creacion/desarrollo puede estar basado en piados (cuando es necesario), leyendo todas las pá- formato abierto, formato de archivo basado en XML, ginas solicitadas de medios de almacenaje, el alma- incorporando todas las siguientes caracteristicas: cenaje de todas las páginas solicitadas en memoria (1) Interoperabilidad entre diversas plataformas y magnético (si esta siendo utilizada), y la transmisión aplicaciones internas y externas. subsecuente de la primera página al usuario para la (2) Completamente publicables y disponibles, li- visión. Cuando se ponen en ejecución los medios re- bre de cargo. movibles (es decir, WORM, CD, DVD, cinta, ópticos (3) Implementado por multiples fabricantes. etc. ), este tiempo de reacción debe considerar el (4) Controlado por una organización de la indus- tiempo requerido para: “parar el giro” del maneja- tria, abierta y con un proceso inclusivo bien de- dor, sacar el dispositivo, buscar nuevos dispositivos finido para la evolucion del estándar. de las casillas de aparcamiento, insertar los disposi- tivos en el manejador, “acelerar el giro” del maneja- 1.3 tegnologías de dor, y recuperar la información de los dispositivos. almacenamiento 1.2 Tecnologías Aprobadas Todas las copias digitales del gobierno y los docu- de Formatos de Datos y mentos públicos que tendrán un almacenamiento a Compresión largo plazo y en un formato permanente solo serán almacenados usando tecnologías de almacenamien- Las tecnologias de formatos de documentos y com- to que cumplan con los estándares adoptados por presión estan asociadas con aquellos registros y AIIM y/o ISO. documentos que están llamados a ser de valor docu- Solo aquellas tecnologias de almacenamiento mental y/o llamados a ser un registro público/oficial. que previene cualquier posible alteracion, modifica- Todos los registros oficiales y documentos pro- cion o eliminacion es permitida. Estas tecnologias ducidos por la agencias y oficinas gubernamenta- utilizan metodos verdaderamente “De unica escri- les del Gobierno de la República Dominicana, serán tura” (“Write Once”). Las tecnologias “De unica es- almacenados solo en aquellos formatos listados en critura” que dependen solo de procesos y/o procedi- el documento Data Format and Compression Stan- mientos NO SON ACEPTABLES. dards, contenido en el Anexo B. Las tecnologias de almacenamiento que permi- Documentos y registros transitorios y/o no-oficiales ten cualquier tipo de destruccion de documentos NO pueden ser almacenados en el formato seleccionado ES ACEPTABLE para almacenamiento permanente por el usuario y entonces destruirlos después de ser con proposito de archivo historico. convertidos al formato de archivo/permanente, ad- heriendose a los estándares adoptados por AIIM y/o 1.4 Admisibilidad Legal ISO que están definidos en el Anexo B. Durante el proceso de creacion/desarrollo, todos Los temas de legalidad que se deben considerar por los documentos, incluyendo, pero no limitandose los asesores jurídicos incluyen el expurgo de la infor- a, texto, hojas electronicas, y presentaciones, pro- mación, la aceptación legal de expedientes, requisi- ducidas por cualquier agencia gubernamental, este tos de la retención, y la redacción de la información. puede ser creado e intercambiado en un archivo de Cada una de estas ediciones es dependiente de la 16Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • organización y se debe considerar por los asesores 1.5 Flujo de Trabajojurídicos. “Annex D – Legal Admissibility lists 2 ISO (Workflow)standards ISO 15801 and ISO 15849 (Parts 1 and2)”, que proporciona la información detallada rela- Cualquier tecnología del workflow puesta en ejecu-cionada con establecer procedimientos del negocio ción por una institución Gubernamental debe asegu-asegurando que la información almacenada es exac- rarse de que el producto seleccionado respeta están-ta y confiable. dares relevantes de la tecnología de Flujo de Trabajo Un aspecto importante de asegurar la admisibi- (Workflow) de ISO según lo definido en Estándareslidad legal es el desarrollo de un documento de las de Workflow del Anexo E.prácticas de negocio que debe ser terminado antes Las tecnologías del Workflow incluyen varios ti-que el sistema sea puesto en producción completa- pos de enrutamiento incluyendo el enrutamientomente. Este documento permitirá a la organización ad hoc, el enrutamiento administrativo, y el enruta-autentificar, o certificar, que la información conteni- miento de producción. El enrutamiento ad hoc per-da dentro del sistema digital es exacta y confiable. mite al usuario especificar un proceso específico paraLa información no se limita a: un documento para dar seguimiento a ese documen- – describir cómo la información será explorada, to solamente. El enrutamiento administrativo per- escaneada e indexada, mite a usuarios definir el enrutamiento específico – describir cómo el sistema será asegurado de para un tipo específico de trabajo que se siga siem- acceso no autorizado, pre, sin importar los datos dentro del trabajo que es – describir cómo el documento sera asegurada de enrutado. El enrutamiento de producción permite a modificaciones o alternacines no autorizadas; los usuarios definir las reglas y los métodos del tra- – describir cómo las modificaciones autorizadas bajo, basados en el tipo y los datos del documento de los documentos seran manejadas, inclu- contenidos dentro del trabajo. En la medida que los yendo informacion sobre rastros de auditoria datos cambian, el sistema de enrutamiento de la y la capacidad para recuperar cualquier ver- producción procesaría el documento por consiguien- sion anterior de un documento que se requie- te, incluyendo la capacidad de apoyar descansos del ra mantener; trabajo, escalamiento, y reasignacion del trabajo. – describir cómo las notas y las anotaciones (si las hay) seran almacenadas y manejadas, si 1.5.1 Roles Vs. Usuarios son parte del registro del negocio Hay dos enfoques para definir a usuarios dentro de – describir cómo se le dara seguimiento a estas un ambiente del workflow. El primer método es de- políticas y procedimientos. finir a un usuario específico para manejar una tarea – describir cómo el sistema cumplira con la pro- o una actividad específica. El segundo acercamiento gramación de retención publicada para los re- es definir un papel dentro de la tarea o de la activi- gistros; dad de trabajo y después asignar a tantos usuarios Todo el personal que usa el sistema debe seguir cuanto sea necesario o apropiado. Las organizacio-este documento. En la medida que se implementen nes deben requerir un sistema basado en roles al im-cambios al sistema, este documento debe también plementar tecnologías del workflow en producción.ser puesto al día para reflejar modificaciones del sis-tema. Los cambios a este documento se deben mar-car claramente para denotar cuando el cambio tuvoefecto y qué áreas fueron afectadas. 17 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • 1.5.2 Requerimientos de Enrutamiento 1.5.3 Diseñador gráfico de reglas Para las organizaciones que requieren workflow de El sistema debe apoyar la capacidad para que los producción, el sistema debe permitir que un usuario usuarios autorizados creen y modifiquen las reglas enrute un documento a otro usuario. Las capacida- de trabajo asociadas al sistema del workflow. Esta des siguientes deben ser consideradas: capacidad debe incluir diseño gráfico y las herra- – La capacidad para enrutar automaticamente mientas de gerencia que serían utilizadas para crear/ documentos en una cola basado en el tipo de modificar reglas de trabajo dentro de Windows o de documento o de trabajo; un ambiente de usuario basado browser. – La capacidad para soportar el enrutamiento a multiples colas para cada usuario, basado en el 1.5.4 Monitoreo del Trabajo tipo de trabajo, Al seleccionar tecnologías del workflow, la organiza- – La capacidad para clasificar/buscar documen- ción debe evaluar si la supervisión del trabajo es re- tos en una cola de enrutamiento en orden de querida para su operación. Las herramientas de mo- fecha, nitoreo permite a los usuarios supervisar el trabajo – La capacidad para clasificar/buscar documen- en curso, en una base en tiempo real (típicamente). tos en una cola de enrutamiento en orden de Esta supervisión del trabajo se utiliza no sólo para tipo de trabajo, “nivelar carga” de las actividades en curso del traba- – La capacidad para clasificar/buscar documen- jo, pero también ver si hay cualquier “cuello de bote- tos en una cola de enrutamiento en orden de lla” en el proceso total del workflow. tipo de documento, – La capacidad para clasificar/buscar documen- 1.5.5 Procedimientos de Escalamiento tos en una cola de enrutamiento en orden de Para las organizaciones que requieren workflow a ni- persona especifica, vel de la producción, la solución seleccionada debe – La capacidad para cambiar una ruta predefini- incluir la capacidad de enrutar automáticamente el da, trabajo a diversos usuarios basado en una regla o un – La capacidad para poner un documento pen- sistema de reglas específicas. La solución debe tam- diente o retenido en una cola de trabajo para bién incluir la capacidad para que los usuarios ex- ser trabajado más tarde, tiendan manualmente el trabajo como sea apropia- – La capacidad para buscar documentos especi- do. Durante este procedimiento de escalamiento, la ficos de una cola de trabajo cuando sea nece- solución debe tener la capacidad de hacer el artículo sario, del trabajo volver o reasignarlo permanentemente – La capacidad para definir cuales documentos según lo determinado por el usuario. requieren documentos adicionales antes de enviarlos hacia adelante en el proceso, 1.5.6 Manejo de Errores – La capacidad para definir tiempos para la re- Como los artículos del workflow pueden incluir la in- cepcion de documentos adicionales, formación anticipada no previamente durante la de- – La capacidad para definir acciones a ser toma- finición de las reglas, la organización debe requerir das si no se reciben documentos especificos en que la solución incluya la capacidad de manejar erro- el tiempo especificado, y res dentro del encaminamiento del trabajo a través – La capacidad para procesar documentos espe- del motor del workflow. La gestión de error debe in- cificos como “expedientes logicos”. cluir la capacidad de predefinir un papel que recibiría los artículos apropiados del trabajo que se determi- nan para estar en error. 18Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • 1.5.7 Procedimientos de TemporizadoresCuando se pone en ejecución el workflow, hay mu-chos casos donde es importante la puntualidad determinar una actividad específica del trabajo, o elgrupo de actividades. La capacidad de establecer loscontadores de tiempo para todos los artículos deltrabajo llega a ser muy importante. La organizacióndebe requerir que la solucion soporte los mecanis-mos de “contador de tiempo” y que el usuario puedafijar estos valores para las actividades específicas através de la herramienta gráfica para el diseño de lasreglas del trabajo. 19 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • Las mejores prácticas de la industria para proyectos de ECM1.6 Consideraciones para la para operar en un ambiente requiriendo muy poco,Planificación y la Formación o pequeñas cantidades de tiempo del personal dede Equipos para los Proyectos soporte de TI. Sin embargo, las tecnologias de flujo de trabajo (“workflow”) que tienen nivel de produc-Es critico para el éxito general del proyecto asegurar cion difieren grandemente, en que estas tecnologiasque todos los equipos de trabajo de los proyectos del requieren planificacion, configuracion y administra-gobierno consten de recursos adecuados, tanto del cion de mapas y rutas de procesos.area de Tecnologia de la Informacion (TI) o Servicios Otra consideracion critica de planificacion es lade Informacion (SI) como de la parte del usuario-fi- relativa al tamaño del proyecto; por ejemplo, nume-nal o la perspectiva del negocio. ro de escáneres, servidores, usuarios, complejidad La experiencia en la industria recomienda que los de la solucion de workflow, etc. Imagen de Docu-equipos de proyectos incluyan representantes de la mentos y administracion de proyectos con uno o dosgerencia, tecnologia de la informacion, y de la unidad escáneres y un servidor tipicamente no requierende negocio que se prepara para utilizar la tecnologia. tanto soporte como un ambiente distribuido gran-La mayoria de los Sistemas de Manejo Electronico de que incorpore tecnologias de flujo de trabajo. Lasde Documentos (SMED) preven las caracteristicas de soluciones de automatizacion de ruteo típicamenteimagen de documentos y servicios de documentos requieren menos soporte técnico que los ambientes 21 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • de flujo de trabajo de produccion donde los tempo- yectos de MEC sigue el modelo básico de definir el rizadores, rutas de escalamiento, mapeo dinámico problema, idenficar la solución, e implementar la de procesos, etc., son utilizados. En todos los esce- tecnología seleccionada, pero con algunas variacio- narios arriba citados, los usuarios pueden reconocer nes significativas. que estas tecnologias requieren soporte de tecnolo- La primera diferencia está asociada con la defi- gia de la informacion y comúnmente poco soporte; la nición del problema de negocio. Esta es crítica para cantidad de tiempo requerido por los recursos técni- asegurar que el proceso de negocio actual está com- cos se expanden con el alcance y la complejidad del pletamente documentado incluyendo cómo la infor- proyecto. macion es recibida, qué hacen los usuarios con la in- Desde la perspectiva del negocio y del usuario formación cuando la reciben, dónde se crean copias, final, su directa participación en el equipo del pro- se sellan, archivan, se le da seguimiento, etc. La yecto es crítico para el éxito general del proyecto. información detallada asociada con la fundamenta- Los usuarios finales necesitan definir claramente sus ción de procesos es provista en las secciones de más necesidades y objetivos de negocios que son usados adelante. para identificar y seleccionar la tecnologia que será Otra gran diferencia está asociada con la separa- implementada. El proceso de identificar el cambio ción de cambios basados en tecnologia de cambios que se generará, tanto basado en tecnología como el no-basados en tecnologia. Cuando se consideran no-basado en tecnologia, debe ser lo más completo tecnologias de MEC, el uso debe reconocer que im- posible. plementar nueva tecnologia sobre viejos procesos La participación de los equipos de usuarios- rara vez genera los resultados previstos por los finales deben tener representacion apropiada tal usuarios. Las tecnologias MEC deben ser conside- como uno o más “Usuario(s) Campeon(es)” para radas como una herramienta de negocios y los pro- cada proceso grande que este siendo evaluado. cesos deben ser revisados/actualizados para tomar Estas personas y la representación de la gerencia ventaja de la tecnologia seleccionada. del negocio le permitirán a la organización evaluar Cada una de las siguientes actividades de pro- completamente los procesos actuales y considerar yectos son recomendadas por la industria de MEC y cambios futuros para lograr las metas y los objeti- deben ser seguidas por las organizaciones. vos de la organización. Los usuarios de negocios y usuarios-finales 1.7.1 Fundamentación del Proceso / Defini- deben reconocer que la participación en la fase de ción del Problema análisis es tan importante como la definición de las El propósito de la fundamentación del proceso/pro- capacidades requeridas de los usuarios que partici- cedimiento es definir claramente los procesos/pro- parán en cualquier solución. La participación de los cedimientos existentes e identificar las situaciones y usuarios en todos los aspectos del proyecto, junto problemas encontrados. Esto es logrado a partir de con la participación del grupo de TI y el proveedor un análisis detallado de los procesos y procedimien- de la solución incrementará el éxito de los proyec- tos existentes. Cuando se realiza este análisis es tos en la medida en que el nivel de participación se importante capturar y documentar actividades que incremente. incluyan: • Cómo los documentos y la informacion son re- 1.7 Fases del Proyecto cibidos; • Que le ocurre a estos documentos después que Las mejores prácticas de Manejo Electrónico de son recibidos (ej: sellados, clasificados, archi- Contenido (MEC) asociadas con las fases de pro- vados, entregados, etc.) 22Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • • Cómo estos documentos son usados y cómo usuarios con experiencia (no-gerenciales) y personal diferentes personas usan el mismo documento gerencial. Es importante notar que el equipo que re- para completar una actividad o proceso especí- unirá esta información debe representar las unidades fico. de negocio desde la perspectiva del usuario e incluir • Qué le pasa al documento durante el procesa- todos los procesos y procedimientos que estén en uso. Creación de Envía el borrador GM envía Presupuesto del contrato a GM Contrato GM retorna el por e-mail De ítems de para GM provee borrador con el borrador Línea recibido revisión/comentarios comentarios comentarios a PA a PD y a PA De PD. No No Discusión? Discusión? Solicita a PD 60 45 15 Completar el 30 GM/PD/PA Presupuesto de PA prepara el GM revisa el revisan el Si Espera el Si líneas de ítems Borrador del contrato borrador del borrador Presupuesto de Programa y que lo envíe E incluye el contrato Ítems de línea Llamada de (cc GM) presupuesto Programa de PD conferencia Llamada de de items de línea Llamada de Llamada de Conferencia Conferencia La preparación conferencia para hacer consenso para hacer de enmiendas consenso empieza aquí Completa el formulario de PD/GM Revisan requerimiento Prepara expediente de contrato No Aprobación 60 Aprobaciones Si 45 15 Cambios? de contrato 30 Verificadas? Envía E-mail el regional Espera •Enruta el fólder Revisión final PA actualiza y Borrador formulario de copia •Firma el formulario de Si de PA y firma Prepara Borrador Final a requerimiento impresa No de GRF requerimiento de contrato Final PD/GM de contrato y •Esquema/Acuerdo de Contrato Envía Cambios a el contrato final •Resolución de Comité del Estado PA a GM •Resolución de la Agencia E-mail a la región para obtener •Enrutamiento de otros formularios aprobaciones correctas A Envía a PA para Devuelve al SSM1 iniciala verificación Asistente slip de de firma Administrativo enrutamiento de DFA Revisión 60 Si Revisión No 45 15 Verificado ? OK? A Gerencial 30 final del De DFA V e rifica OCC Espera por 4 la s firm a s El Asistente Paquete Enrutado Enruta expediente a copias firmadas No Administrativo de Si con 4 copias DFA SSM1 para firma del contrato y/o DFA envía a OCC Para DAS El Asistente la resolución de para ejecución PA requiere Administrativo la Agencia corrección a De DFA hace DAS enruta 2 la resolución copias y las copias a DFA distribuye Paso 2 del Asistente Administrativo proceso de de DFA crea el formato de factura DAS retiene 2 copias Contratos DAS El Asistente Administrativo De DFA archiva Copia PDF el formulario de 1 copia original firmada 1 copia 1 copia E-mail para enviada a Mas documentos de respaldo original enviada Asignación de PD/GM/PA DFA PM Son enviados a PA para el enviada a GM contratos y lo enruta a expediente del contrato a garantía Fair Housing miento (anotar, resaltar, copiar, etc.) En la medida que el proceso de fundamentacion avan- • Después que el procesamiento es completado, ce, los usuarios pueden describir procesos y/o proce- dónde el documento es archivado, si hay múlti- dimientos que no son “oficialmente aprobados” en el ples copias, etc, y procesamiento día a día. Estos atajos, o métodos al- • Cómo los tiempos de retención de documentos ternativos, necesitan ser documentados, al igual que son cumplidos y cómo el proceso de destruc- todos los demás atajos y metodologias implementa- ción de documentos después de alcanzar la fe- das para completar las actividades del trabajo diario. cha de destrucción se adhiere a las políticas de Una vez completada esta documentación, los retención de la organización. usuarios deben tener una oportunidad de revisar el Esta información debe ser reunida a traves de en- documento de fundamentación para asegurar quetrevistas con usuarios seleccionados en cada unidad todas las funciones y actividades relacionadas a susde procesamiento. Estos usuarios deben incluir a procesamientos han sido capturadas y documenta- 23 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • das con exactitud. Es muy común para estos docu- • Clara identificación de qué informacion debe mentos tener múltiples versiones presentadas antes ser capturada y archivada en cada etapa y ac- de la aceptación del usuario. Esto es debido al hecho tividad del procesamiento. primario de que la mayoria de los usuarios no tienen • Clara identificación de acciones básicas de la documentación completa al nivel de detalle sobre MEC que puedan ser tomadas por los usuarios cómo los documentos son manejados en sus áreas. (ej: enrutamiento, re-enrutamiento, escala- Un ejemplo del nivel de detalle que debe reunir- miento, temporización, anotaciones, etc.); se, documentarse y revisarse con los usuarios es pre- • Manejo de excepciones, y sentado a continuación. • Ruta de escalamiento. En la medida que los esfuerzos de análisis de los 1.7.2 Análisis de Procesos procesos y la re-ingenieria avancen, es clave para los Una vez completado el proceso de fundamentación, usuarios participar en estos esfuerzos para asegurar esta información es evaluada para determinar dónde una adecuada administracion del cambio. Adicional- deben ser implementados los cambios basados en mente, es crítico que el personal de TI y el integra- tecnología y los cambios no-basados en tecnología. dor de la solución trabajen de cerca con los usuarios Ejemplos de cambios no-basados en tecnología para comprender completamente como los nuevos típicamente incluyen reducción en copias de docu- procesos deben trabajar, qué información debe ser mentos, la revisión de procedimientos no actualiza- archivada/supervisada, y el nivel y cantidad de re- dos, eliminación de procedimientos redundantes, y portes que deben ser creados. duplicación procesos/procedimientos entre organi- zaciones. 1.7.3 Definición de Requerimientos Ejemplos de cambios basados en tecnología típi- Después de identificar los cambios mas relevantes camente incluyen carga automática de documentos basados en tecnología que la organización requiere, recibidos, enrutamiento automático para el procesa- los requerimientos de la solución deben ser docu- miento, y una historia detallada relacionada con las mentados de tal manera que provean información actividades de trabajo, asociadas con cada item de detallada a los suplidores potenciales. Este docu- trabajo o documento. mento debe definir claramente los usuarios y las El análisis de los procesos existentes puede cla- funcionalidades del sistema en detalle, suficiente, ramente definir las situaciones/problemas organiza- que habilite a los suplidores potenciales para en- cionales junto con proveer un mecanismo para desa- tender las situaciones/problemas del negocio que se rrollar y rediseñar procesos. El rediseño de procesos intenta resolver y los resultados deseados cuando la debe incluir las siguientes actividades: solución sea implementada. • Identificación de las actividades que pueden Cuando se estén desarrollando los requerimien- ser reemplazadas por tecnologías (ej: sellado, tos de la solución debe considerar documentar tanto copiado, archivado, enrutamiento, etc.); las funcionalidades y capacidades requeridas como • Adopción por los usuarios de los nuevos proce- las deseadas que se hayan identificado a través de sos y la incorporación de tecnologías MEC. este documento. • Clara identificacion de formas que necesiten La definición de los requerimientos debe incluir ser diseñadas o re-diseñadas. todos los aspectos de la tecnologia seleccionada/de- • Clara identificación de entradas y salidas del seada que deban ser provistos por el integrador de sistema. soluciones. El nivel de detalle debe ser suficiente para permitir que el integrador de soluciones entienda to- dos los requerimientos tecnológicos incluyendo: 24Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • • Todos los aspectos de entrada/creación de do- rio estará utilizando para determinar si la solución cumentos satisface los resultados que se anticiparon para el • Capacidades para escaneo de documentos proyecto. Los usuarios deben considerar cada una • Capacidades para almacenamiento de docu- de las siguientes metas y adicionar aquellas que mentos sean relevantes para su proyecto: • Capacidades de consulta de documentos • Mejora del servicio: Los usuarios necesitan la • Seguridad de documentos capacidad de rápidamente acceder y revisar in- • Formatos y compresión de documentos formación manejada por el sistema de imagen • Todos los aspectos de servicios de documen- de documentos y control de flujo de trabajo. tos/bibliotecas • Capacidad para dar seguimiento y monitoreo a • Control de autoria las actividades de trabajo: El sistema debe per- • Capacidades de verificación de documento mitir a los usuarios dar seguimiento a todos los en uso/no-uso trabajos en proceso incluyendo la capacidad de • Seguridad reasignar trabajo de un usuario a otro. Esta ca- • Publicación, revisión, redacción, etc., de do- pacidad de seguimiento permitirá a la organi- cumentos zación implementar nivelamiento de carga de • Administración del sistema trabajo cuando sea apropiado. • Todos los aspectos de control de flujo de traba- • Información histórica centralizada entre orga- jo (“workflow”) nizaciones: El sistema debe habilitar la organi- • Tipo de solución requerida zación para mantener un historial centralizado • Niveles de enrutamiento relativo a todas las actividades asociadas con • Reportes, seguimiento a información, bitá- el cliente. Esta centralización del historial debe cora incluir tanto las actividades generadas por el • Acceso de usuarios sistema (ej: fecha de escaneo, fecha de enru- • Diseño y rediseño de formularios tamiento, etc.) como la información generada • Procesos automatizados por los usuarios tal como notas tomadas du- • Administración/Configuración del sistema rante conversaciones telefónicas. Los usua- • Herramientas de diseño grafico de control rios deben tener acceso a la información que de flujo de trabajo les permita su nivel de seguridad, limitando el acceso a información que requiera un nivel de1.7.4 Factores Críticos de éxito seguirdad más alto.La definición de los factores críticos de éxito (FCE) • Incremento de la eficiencia de recursos dispo-para la solucion deben ser claramente definidos. nibles: La organización debe estar capacitadaEstos FCE’s deben permitir a la organización y al para usar la tecnología seleccionada para darsuplidor de la solucion identificar aquellas áreas de soporte a las actividades en proceso del nego-importancia crítica relacionadas con la implementa- cio. La tecnologia seleccionada debe permitirción exitosa de las tecnologías deseadas. Ejemplos a los usuarios disminuir el tiempo invertido encomúnes de factores críticos de éxito, tanto desde la el manejo de papel y archivos, incluyendo se-perspectiva del negocio como técnica, incluyen: llado, grapado, copias, entregas, y archivo de documentos; y de incrementar el tiempo en las1.7.4.1 Objetivos relacionados del negocio áreas de procesamiento del trabajo.Los documentos de planificación y adquisición de- • Satisfacer regulaciones organizacionales y/oben definir claros objetivos del negocio que el usua- gubernamentales relativas a la retencion de 25 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • documentos: El uso de tecnologia de almace- afectar adversamente la solucion propuesta namiento de data debe adherirse a cualquier ley y/o la data manejada por los sistemas actua- y/o regulación que cubra el almacenamiento, les. retención, y recuperación de información sobre • Modularidad: Las diversas aplicaciones clien- medios electrónicos de almacenamiento. te-servidor deben ser modulares, permitiendo • Disminuir el costo de almacenamiento: La so- la implementación de funcionalidades adicio- lución debe proveer la habilidad para utilizar nales, sin afectar la solución total. Esto inclu- tecnología de almacenamiento óptico para ye la habilidad para adicionar enrutamiento, reducir el costo global de almacenamiento y carpetas virtuales, impresión de alto volumen, recuperación de toda la informacion en “copia- servicios de fax automatizados, distribución de dura” o papel. carga de trabajo, monitoreo, etc. • Disminuir el costo de manejo manual de docu- • Acceso via Web: El sistema debe soportar com- mentos: El costo del manejo manual de los do- pletamente la tecnología web en la que dife- cumentos debe ser reducido al mismo tiempo rentes servidores web proveen todos los meca- que incrementa la capacidad para brindar un nismos necesarios para almacenar y recuperar mejor servicio a un menor costo por consulta. información requerida por el usuario, seguridad • Acceso fácil a aplicaciones, órdenes de traba- a nivel de sistema tanto para usuarios como jo, y otras informaciones. La solución general para data, y funciones de administración aso- debe permitir a los usuarios rápidamente se- ciadas al sistema. Todas las aplicaciones deben leccionar y accesar la información deseada sin estar completamente integradas para permitir utilizar herramientas o interfases complejas. redundancia de hardware y software tanto en La interfase del usuario debe ser fácil de usar las estaciones como en las plataformas de ser- por todos los usuarios del sistema. vidores web. • Utilizar componentes estándares en la indus- 1.7.4.2 Objetivos Técnicos: tria (No se permiten arquitecturas propieta- Desde una perspectiva técnica, los usuarios deben rias): Los componentes asociados en la so- considerar las siguientes metas y adicionar aquellas lución deben estar comúnmente disponibles metas que no estén listadas pero que sean relevan- a través de las industrias de imagen de docu- tes para cada proyecto. mentos y de workflow, ser completamente so- • Escalabilidad: El sistema debe ser completa- portada por el suplidor seleccionado, y tener li- mente escalable, permitiendo un incremento brerias y documentación completas de usuario del número de usuarios y los volúmenes de y de desarrollo. data sin reemplazar los componentes básicos • Capacidad para satisfacer los requerimientos del sistema. Esta escalabilidad debe estar en técnicos sobre todos los aspectos del sistema las áreas de incremento de memoria, almace- como es sumarizado en la Seccion 7.2.3 y deta- namiento en disco, almacenamiento óptico, llado en los documentos de adquisicion. tamaño y velocidad del CPU, etc. • Ruta de Migración: Una ruta de migracion cla- 1.7.5 Guía de Selección de Tecnologías MEC ramente definida debe estar completamente Cuando se está determinando las tecnologias apro- soportada por la solución propuesta. Esta ruta piadas que son requeridas o necesarias para alcan- de migración debe permitir la integración de zar metas de negocios o técnicas, la organización nuevas tecnologías de manejo de documentos debe considerar varios factores asociados con la para asegurar una integración adecuada, sin 26Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • tecnología. La evaluación de la tecnología apropiada mienta utilizada para crear la información (ej:debe incluir: procesadores de palabra, hojas electrónicas, • COLD/ERM: Cuando evalúa tecnologias COLD/ documentos de facsímil, etc.). Los servicios de ERM, la organización debe revisar los requeri- documento/biblioteca por lo general compren- mientos de descarga, almacenamiento y pro- den marcar los documentos como “dentro” cesamiento. Adicionalmente, la organización y “fuera” de los repositorios; permitir control debe considerar la complejidad de configurar de versiones, y soportar reglas de seguridad el sistema para soportar nuevos y/o modifica- a nivel de documentos, grupos, y archivos. dos formatos de reportes y requerimientos de Cuando se están evaluando estas tecnologías, indexación. También deben ser consideradas, la organización debe considerar si el producto la capacidad de la tecnología para permitir ac- soporta estas funcionalidades y si las mismas ceso simple de los usuarios a la data a través están integradas con los componentes de pu- de una pantalla de consulta y la capacidad de blicación en web. “cortar y pegar” información de un reporte o • Flujo de Trabajo: Cuando la organización de- página recuperados a una aplicación estándar termina qué tecnologia de flujo de trabajo es de oficina. Cuando se están evaluando tecno- requerida, debe ser decidido si se requiere de logías de COLD/ERM, la organización debe tecnología con un nivel ad-hoc, administra- asegurar que el sistema es capaz de cargar e tivo o de producción. Para requerimientos de indexar el volumen diario de trabajo sin impac- enrutamiento/flujo de trabajo ad-hoc, la or- tar los usuarios. Esta funcionalidad de “cargar” ganización debe evaluar si el producto inclu- debe incluir indexado automatizado basado en ye herramientas de autoría simplificada (para esquemas definidos por los usuarios autoriza- procedimientos de enrutamientos no comple- dos. jos) que pueden ser utilizadas en un ambiente • Imagen de Documentos: Cuando se está eva- gráfico junto con capacidades de monitoreo. luando estas tecnologías, es útil para la organi- Las capacidades de monitoreo deben habilitar zación realizar “visitas” a otras organizaciones a los usuarios autorizados a tener acceso a co- similares en tamaño y procesamientos, que las de trabajo o “canastas”. Estas herramientas hayan implementado la solución que se está administrativas y de monitoreo deben permitir considerando. El propósito de estas “visitas” además a los usuarios autorizados re-enrutar es reunir información relacionada con situacio- ítems de trabajo y establecer escalamiento bá- nes/problemas encontrados por otros usuarios sico y procedimientos de “fuera de tiempo”. Es- que potencialmente no han sido identificadas tos escalamientos y procedimientos de “fuera o trabajadas por la organización. Durante es- de tiempo” habilita al usuario para establecer tas “visitas”, todos los aspectos de escaneo de una cantidad de tiempo especifica para la du- documentos, indexado, y verificación deben ser ración de cualquier actividad específica de un discutidos. También debe ser revisado el desem- ítem de trabajo, o establecer un tiempo total peño general del sistema y la facilidad de uso, la de duración antes de enviar automáticamente precisión de procesamiento y la satisfacción de el ítem de trabajo a una persona específica o la organización con el producto/solución y con rol. Cuando la organización determina que se el proveedor del producto/solución. requiere una tecnología de flujo de trabajo de • Servicios de Documento/Biblioteca: Estos ser- producción, el escalamiento y los procedimien- vicios capacitan al usuario para manejar infor- tos de “fuera de tiempo” deben estar incluídos, mación electrónica independiente de la herra- pero también deberán ser consideradas otras 27 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • alternativas. Estas funcionalidades deben in- • Manejo de formularios: Cuando la organización cluir la capacidad para que usuarios autoriza- determina que se requiere de tecnología para dos construyan reglas complejas de flujo de manejo y procesamiento de formularios, debe trabajo y soporte nivelamiento de carga de tra- considerar tanto las herramientas para crea- bajo y monitoreo de colas de trabajo y “canas- ción de formularios como para el procesamien- tas” en tiempo real. to de estos. Las herramientas para la creación • Automatización de la Captura de Datos: En de formularios debe habilitar al usuario autori- muchas situaciones, la inclusion de tecnolo- zado para desarrollar nuevos formularios y mo- gías de OCR/ICR pueden ser justificadas sola- dificar formularios existentes para ser utiliza- mente con la reducción de los costos de entra- dos en una aplicación basada en web. El diseño da manual asociada con el indexado y captura de estos formularios debe incluir la capacidad de contenido específico de los documentos es- para crear cajas de texto para llenado, listas de caneados. Como hay muchos productos de chequeo, cajas de selección, entrada de texto captura de datos disponibles que pueden ser en formato libre, y firma digital del formula- integrados con la mayoría de los sistemas de rio durante la transmisión. Las tecnologías de manejo de documentos, la organización debe manejo de formularios debe tambien capacitar prestar particular atención a los beneficios los usuarios para manejar formularios usando esperados y a la habilidad para medir estos control de versión y soportar la habilidad para beneficios durante la evaluación. Cuando se almacenar la data sometida con el formulario esté evaluando tecnologías de OCR/ICR/Codi- o para almacenar la data con el número de ver- go de Barras, la identificación de la siguiente sión del formulario. Esta información debe ser información puede asistir la organización de- almacenada en la base de datos de la aplica- terminando los costos/beneficios esperados en ción para manejo y/o almacenamiento futuro. comparación con la entrada de datos manual: • Componentes de publicacion en Web: • Color de los documentos originales y la varie- • Cuando la organización requiere publicar do- dad de documentos o tipos de formularios que cumentos a un servidor web, el sistema debe deberán ser identificados automáticamente. soportar la capacidad para que usuarios auto- • Volumen de información escrita a mano y de in- rizados creen esquemas asociados con clases formación impresa que deberá ser capturada. o tipos específicos de documentos. La publi- • Volumen de campos por formulario o docu- cacion en la Web debe habilitar a los usuarios mento, autorizados para enviar archivos y documentos • Volumen de caracteres por campo, al servidor web en sus formatos nativos, o a • Tipos de campos (numéricos, alfa, alfanuméri- través de un proceso de conversión a HTML, cos) XML, PDF, PDF/A, JPEG, JPEG2000, o cualquier • Extensión de la preparación de los documentos otro formato estándar de ISO. El sistema debe ( documentos pre-clasificados, diferentes tipos proveer un mecanismo para que los usuarios de formularios mezclados), autorizados puedan configurar el sistema para • Extension del re-diseño de los formularios (eli- que de manera automática publique estos do- minacion, código de barras, reconocimiento de cumentos (tanto los documentos convertidos marcas ópticas), como los documentos en formato nativo) di- • Identificacion de las reglas del negocio para rectamente a la web para revisión y actualiza- validar o mejorar los resultados del reconoci- ción del sitio de internet despues de completar miento. 28Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • los niveles apropiados de revisión y aprobación de lotes, histórico/bitacoral, indexado auto- electrónica definidos por la organización. matico, OMR, IMR, ICR, etc. • Por ejemplo: Servicios de documentos debe1.7.6 Desarrollo del Documento de Requeri- incluir la verificacion de documentos dentro/miento de Propuesta fuera del sistema, histórico/bitacoral, mapasAntes de seleccionar un producto/integrador espe- de aprobación, firma digital, etc.cíficos, la organización debe documentar requisitos • Por ejemplo: Flujo de Trabajo (Workflow)del sistema y proporcionarlos a esos vendedores, o debe incluir roles vs. actividades de trabajoa los integradores que son considerados. Sin impor- individuales, historia del trabajo y bitácora,tar si el Request for Proposal (RFP) ó Términos de manejador de eventos, manejador de excep-Referencia/Requerimientos de Propuesta se está en- ciones, enrutamiento ad-hoc/administrati-viando a un sólo vendedor/integrador o a múltiples vo/de producción, procedimientos de escala-vendedores/integradores, este documento se debe miento, generación de reportes dirigidos pordesarrollar para permitir a la organización definir los usuarios, procesamiento automático, in-claramente sus requisitos y permitir al vendedor/ in- tegración con sistemas transaccionales, etc.tegrador entender claramente todo el negocio y me-tas y requisitos técnicos. 1.7.7 Guía de Evaluacion de la Solución/Pro- El RFP proporciona la información detallada en ductocada tecnología que es considerada. El nivel del de- Cuando se evalúan productos, la organización debetalle proporcionado debe incluir en un mínimo las considerar varios factores asociados con el productosecciones siguientes: y la tecnología. Las áreas que deben ser considera- • Objetivos reales das incluyen: • Objetivos específicos; y • Madurez del producto: La organización debe • Alcance, el cual debe incluir evaluar el nivel de madurez del producto. Esta los puntos siguientes: evaluacion debe incluir que se determine cuán- • Situaciones/Problemas del negocio siempre to tiempo el producto ha estado disponible, que no se incurra en violaciones a las políti- si el producto está en una etapa de primeras cas de confidencialidad o poner de manifies- ediciones (¿es esta una nueva version que no to situaciones que atenten contra vulnerabi- ha sido completamente implementada por la lidades a sistemas de seguridad financiera o comunidad de usuarios aun?), o si el producto seguridad nacional seleccionado ha estado en producción por lo • Informacion detallada sobre las expectati- menos por un año. Todos los productos están vas de la organización después de la imple- siendo constantemente actualizados para pro- mentación de la tecnología veerlos con nuevas funcionalidades, arreglos • Fundamentación detallada sobre los proce- de “errores”, y que cumplan con nuevos están- sos y subsecuentes análisis dares y tecnologias. Es importante para la or- • Información detallada sobre qué aportará- ganización considerar la madurez de cada parte cada tecnología de la solución seleccionada cuando determine • Por ejemplo: Imagen de documentos debe los factores de riesgos generales asociados con incluir secciones sobre procedimientos de la implementación de estas tecnologías. escaneo, calidad de la imagen, indexado de • Cumplimiento de estándares y lineamientos de documentos, reescaneo/reindexado, control la industria que son relevantes: Cuando se re- visan varios productos y tecnologias, la organi- 29 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • zación debe considerar si el producto seleccio- • Seguridad del Sistema: Debido a las situacio- nado cumple con los estándares y lineamientos nes que plantea en una organización el tema apropiados. de seguridad de alcance corporativo, la orga- • Capacidad para satisfacer los objetivos claves nización debe evaluar las características de se- y los factores críticos de éxito: Cada organiza- guridad del sistema de tal manera que cumpla ción debe evaluar si el producto seleccionado con los requerimientos y políticas internas de satisface todos, o parte, de los factores críticos la organización. Frecuentemente la capacidad de éxito previamente definidos. Es importante del producto para apoyarse en las caracterís- que la organización seleccione la solución más ticas de seguridad del sistema operativo nati- apropiada para enfrentar los requerimientos vo provee una medida de protección que va a de negocio y técnicos previamente definidos, aliviar las preocupaciones sobre implementa- en vez de ser forzada a modificar metas de ne- ciones propietarias. La organización también gocios y técnicas debido a las capacidades del quisiera evaluar y sopesar características que producto seleccionado. Para aquellas áreas soporten servicios de administración de red donde la tecnología seleccionada no satisface sobre la utilización de aplicaciones que utilicen los requerimientos establecidos, la organiza- sesiones abiertas o “sesiones capturadas” que ción debe evaluar y determinar el riesgo poten- provean una seguridad limitada. cial asociado con cambiar los requerimientos. • Disponibilidad del Sistema: Aunque los temas Los cambios a los requerimientos deben hacer- de disponibilidad del sistema son frecuen- se porque la tecnologia no está madura, porque temente pasados por alto, muchas agencias el requerimiento será un ítem futuro, porque el gubernamentales ahora esperan un nivel de requerimiento no es crítico para el éxito de la disponibilidad claramente definido para la so- organización. lución completa. La organización debe identi- • Nivel de soporte técnico disponible durante la ficar características particulares del producto implementación y despues: Cuando se selec- que contribuyan directamente con la dispo- ciona el producto/tecnología, la organización nibilidad del sistema e identificar los puntos debe revisar el nivel de soporte técnico tanto de falla en la solución que puedan causar una durante como después de la implementación interrupción completa. Esta evaluación debe de la tecnologia. La organización debe determi- ser llevada a cabo en el contexto de los riesgos nar si el suplidor primario del producto provee asociados con no tener la solución disponible todo el soporte (con la excepción de desarrollo durante las horas normales de trabajo. de terceros) relacionado con el producto insta- • Costo de Propiedad: Para determinar el cos- lado o si el soporte técnico sólo está disponible to de propiedad de una solución dada, la or- a través de un representante o asociado. ganización debe también considerar las ca- • Escalabilidad del producto: La evaluación de racterísticas que tratan las tareas básicas de cualquier componente tecnológico debe incluir administración del sistema, incluyendo la ad- la consideración de la escalabilidad esperada ministración de la configuración, la distribución de la solución basada en su habilidad para sa- del software, la adición de nuevos usuarios, tisfacer futuros incrementos en volúmenes de auditoría, reporte de errores, recuperación y procesamiento y la expansión de su base de restauración de desastres, utilitarios de medi- usuarios. da de desempeño, y reportes administrativos. • Disponibilidad de documentacion del sistema, Determinar si el producto requiere de software incluyendo facilidades de ayuda en linea. 30Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • y/o hardware adicional para mantener un am- Esta prueba debe ser usada para asegurar que: biente de prueba, entrenamiento, y desarrollo. • Cualquier conversión realizada como parte de • Referencia de Pruebas: Cuando esté disponi- la implementación del sistema sea completada ble, es invaluable obtener pruebas de desem- para las pruebas de aceptación de calidad. peño de referencias reconocidas con tamaño • Que el sistema implementado satisfaga o exce- similar al de la organización para determinar da la documentación de diseño del sistema, y la capacidad de la solución para satisfacer el • Que todos los usuarios puedan accesar y utili- volumen esperado de trabajo. Evaluar el pro- zar el sistema. ducto basado en su capacidad para satisfacer Se listan a continuación, los lineamientos que las cargas pico del procesamiento del lugar uti- deben ser utilizados durante el período de pruebas lizado como referencia. de usuario y de sistemas. • La organización debe mantener una agenda de1.7.8 Implementación de la Tecnología eventos mientras duren las pruebas de acepta- ción e identificar cualquier deficiencia del supli-1.7.9 Criterios de Pruebas de Aceptacion dor tanto en hardware como en software.Es recomendable que las pruebas a ser usadas para • No se permitirán modificaciones de softwarevalidar el sistema se basen en el concepto de que se o hardware sin la aprobacion del director o ge-formará un equipo que represente a todas las par- rente del proyecto. La organización debe pro-tes, será formado. Este equipo, que incluya tanto al veer una cantidad de tiempo razonable perosuplidor, usuarios finales, y al gerente de proyecto, limitada para resolucion de problemas encon-debe ser presentado y trabajar junto a través de las trados durante las pruebas de aceptación.diferentes fases de las pruebas. Hay otros métodos • La suspensión de las pruebas de aceptaciónque pueden ser considerados para realizar pruebas deben ocurrir sólo por mutuo acuerdo del su-de aceptación incluyendo el que el suplidor desarro- plidor y de la organización, o si la organizaciónlle y lleve a cabo las pruebas de aceptación o que el determina que la solucion no está lista parausuario realice estas pruebas. pruebas. Si esto ocurre, debe programarse una Para asegurar que cada parte del sistema sea fecha para volver a probar cuando el suplidoradecuadamente probada y que todas las partes del esté listo para actualizar los componentes ensistema que sean implementadas satisfagan o ex- los que se haya identificado deficiencia.cedan el diseño del sistema (con acuerdos sobre las • Al final de las pruebas de aceptacion, el geren-modificaciones), tanto la organización como el equi- te de proyecto debe revisar la lista de deficien-po de implementación debe participar en las prue- cias, si las hay, y tomar una decisión sobre:bas de aceptación y la firma. Estos componentes que • Aceptar el sistema basado en los resultadosestán siendo validados y verificados incluyen: de las pruebas con la lista de deficiencias, en • Verificar que todas las funcionalidades del sis- cuyo caso los puntos en la lista deben ser co- tema sean operacionales, rregidos en una fecha acordada; ó • Verificar que los procedimientos de backup y • Rechazar el sistema basado en los resulta- recuperación del sistema funcionan adecuada- dos de las pruebas de aceptación, en cuyo mente, y caso los puntos de la lista de deficiencias de- • Verificar que las especificaciones de diseño del ben ser corregidos (en fechas acordadas en sistema son satisfechas incluyendo las modifi- mutuo acuerdo) antes de una nueva prue- caciones acordadas. ba, y de que se programen pruebas en otro usuario o localidad. 31 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • 1.7.10 Planificación de la Implementación los procedimientos de procesamientos actuales a la Cuando la organización completa las pruebas de nueva metodología automatizada. Listadas a conti- aceptación, la planificación de la implementación nuación están las actividades que deben ser consi- de la tecnología debe incluir la evaluacion de las deradas durante cualquier implementacion de un actividades organizacionales actuales y planeadas proyecto MEC. incluyendo otros proyectos, actividades en curso, y 1. Proceso de conversión de procesos manuales los temas relativos a administración de cambios que existentes. La organización debe considerar puedan afectar la implementacion. La organización los pro y contra de implementar el sistema por debe considerar si integra el sistema a la producción procesos, por grupos de personas, por tipos de utilizando un enfoque de fases siguiendo un modelo documentos específicos, descarga, área, pro- de procesos o un modelo de unidades. yecto, etc. Un ejemplo de algunos puntos a ser El modelo de “procesos” incorpora la implemen- discutidos/considerados incluye: tación de la aplicación a todos los usuarios asocia- • Si el sistema es implementado por procesos, dos con una actividad o con un grupo de actividades. el proceso completo debe ser implementa- El modelo de “unidad” incorpora la implementación do y los archivos asociados con ese proceso de la aplicación a una unidad completa. deben ser convertidos en la medida que se Si la organización está implementando imagen necesiten (ej: en cualquier momento que el de documentos o servicios de documentos, el plan archivo sea sacado del cuarto de archivos, de implementación debe estar basado en “unidad”. convertirlo. Tambien, los archivos y docu- Cuando la organización está implementando tecno- mentos en escritorios individuales deben ser logías de flujo de trabajo debe considerar implemen- cargados en el sistema de manera que todos tar la aplicación siguiendo un modelo de procesos tengan un lugar común para localizar la in- para asegurar que todos los usuarios tienen acceso a formación la información electrónica. Si la organización imple- • Si el sistema se implementa por procesos menta tecnologias de flujo de trabajo en una base de parciales (ej: sólo documentos entrantes), “unidad”, debe tomarse la precaución para asegurar los usuarios tendrán que desarrollar un sis- que usuarios que no estén en la “unidad” seleccio- tema manual que les permita determinar si nada tengan acceso a los documentos impresos para el documento está en el sistema, en el ar- continuar o finalizar el proceso de trabajo. Esto es chivo, en un escritorio, etc. Debe tomarse importante ya que una vez que la organización ini- precaución con esta opción ya que la ope- cia el manejo y procesamiento del trabajo en un am- ración puede hacer que diferentes piezas de biente electrónico, los documentos impresos (pre- un mismo expediente terminen en multiples viamente escaneados) no van a estar disponibles. lugares, además de la duplicación de docu- Un aspecto importante de la planificacion de la mentos de varias maneras. implementación es el relativo al entrenamiento a los 2. Procedimientos para manejar documentos usuarios. Las organizaciones deben asegurar que impresos después de la conversión. una cantidad suficiente de entrenamiento, tanto ad- Debe considerarse si los documentos esca- ministrativo como para usuarios finales, haya sido neados serán almacenados en el archivo o en llevado a cabo antes de la implementación del siste- una caja separada que contenga el expediente ma. Este entrenamiento habilita a los usuarios para original (despues de la conversión) junto con utilizar el sistema después de la implementación. otros documentos escaneados. Algunos pun- La planificacion de la implementación debe in- tos a ser discutidos/considerados incluyen: cluir todas las discusiones necesarias para convertir 32Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • • Si el sistema es implementado para un pro- • Debe establecerse una fecha para comenzar ceso específico, los usuarios que no trabajen la corrida en paralelo con los procesos exis- con ese proceso estarán en capacidad de tentes de documentos impresos. localizar documentos ya convertidos, o ten- • Debe establecerse una fecha para inciar la drán que localizar el expediente original. corrida del sistema en el nuevo modo de pro- • Será necesario almacenar documentos im- ducción. presos en el archivo después de la conver- • Debe establecerse una fecha para que los sión para permitir que otros miembros de procesos implementados habiliten a los la organización puedan realizar su trabajo usuarios para determinar si la información (hasta que ellos esten en linea) está en línea, en el archivo, o una combina-3. Establecer guías y procedimientos de esca- cion de ambos (dependiendo del proceso im- neo/indexado. plementado seleccionado). Debe considerarse especificar cómo los docu- 7. Procedimientos para devolver una imple- mentos serán recibidos, convertidos, enruta- mentación. dos, archivados, etc. Entre los puntos que de- Debe considerarse devolver la implementación ben discutirse se incluyen: al sistema manual existente si el sistema no • Revisión de procedimientos para la distribu- satisface las necesidades como fueron proba- ción de nueva correspondencia. das. Aunque esto es muy raro, debe conside- • Cómo asegurar que los escaneres tengan la rarse cómo sería reversado el proceso si fuera oportunidad de hacer pruebas beta. necesario. En la medida que la implementación • Cómo asegurar que los indexadores hagan avance, debe considerarse establecer puntos pruebas beta. de control para monitorear el progreso de la re- • Qué es necesario para habilitar el personal versión. del archivo para preparar los documentos y 8. Políticas organizacionales relacionadas a expedientes para ser escaneados cuando un documento sea cargado en servi-4. Identificar cuándo sacar expedientes del ar- cios de documentos. chivo y convertirlos. Desde la perspectiva técnica, los documentos Debe considerarse cuando los expedientes de- pueden ser cargados en el sistema en cual- ben ser removidos del archivo, escaneados y quier etapa del desarrollo o “subida”. La orga- almacenados. Adicionalmente, debe conside- nización debe discutir/considerar cuándo los rarse cómo estos expedientes deben ser guar- documentos desarrollados por los usuarios dados en cajas y cómo los usuarios estarán en deben ser cargados a la biblioteca y maneja- capacidad de encontrar de manera rápida un dos a través del ciclo de actualización o si los documento previamente escaneado, si surge la usuarios deben continuar almacenando los necesidad. documentos en su computador local y/o en un5. Establecer fecha(s) de corte. almacenamiento en red y entonces cargarlos Independientemente de la metodología de im- cuando lo hayan completado. La organización plementación que se utilice, recomendamos debe establecer una política relacionada con que la organización establezca un conjunto de cómo y cuándo documentos en proceso serán fechas para usar el nuevo sistema. Los puntos cargados al sistema. a ser discutidos/considerados incluyen: 9. Como manejar correos electrónicos y alma- cenamiento de archivos digitales. 33 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • Desde la perspectiva técnica, los correos elec- te marcados para resaltar cuando el cambio fue rea- trónicos y los documentos de origen digital lizado y cuales areas fueron afectadas. pueden ser cargados al sistema en cualquier punto. Debe considerarse establecer una polí- 1.8 Conversion De Históricos tica organizacional asociada con si los correos electrónicos y los documentos de origen digital Hay tres enfoques diferentes para la conversión de deben ser cargados de un modo consistente. archivos/data en uso en la industria de manejo de documentos/workflow: histórico completo, histórico 1.7.11 Documentación de las prácticas del parcial, como sea necesario. La organización debe negocio revisar y determinar cual enfoque satisface mejor los Antes de que el sistema sea pasado completamen- objetivos del negocio y técnicos previamente defini- te a produccion, recomendamos que la organización dos. El enfoque seleccionado por la organización será prepare un documento de prácticas del negocio, o extremadamente importante, ya que hay documen- políticas. Este documento le permitirá a la organi- tos/archivos existentes que necesitan ser converti- zación autenticar, o certificar, que la información dos junto con documentos nuevos y en proceso de contenida en el sistema digital es precisa, confiable y ser recibidos. La conversión del histórico completo creíble. La información que deba ser contenida, pero y del histórico parcial requieren la selección de una no limitarse a ella, incluye: organización externa dedicada al trabajo de con- • Una descripción de cómo la información será versión, capaz de procesar grandes volúmenes de escaneada, indexada, y verificada; documentos en un período breve de tiempo. La de- • Una descripción de cómo el sistema estará ser- terminación de si utilizar una organización externa o guro ante accesos no autorizados; utilizar recursos internos para el poryecto de conver- • Una descripción de cómo los documentos se- sión debe basarse en el volumen de informacion que rán asegurados contra modificaciones o altera- será escaneado, la complejidad del indexado reque- ciones no autorizadas; rido, y de la velocidad con que se quiera realizar la • Una descripción de cómo serán manejadas las conversión. modificaciones autorizadas de los documen- Uno de los factores a considerar en cualquier tos, incluyendo la auditoría y la capacidad para conversión es la capacidad del sistema para capturar recuperar cualquier versión previa del docu- de manera adecuada las imágenes necesarias para mento que requiera ser mantenida; la conversión y hace que la conversión sea costo-jus- • Una descripción de cómo las notas y las anota- tificable. Una prueba sobre la calidad de la imagen ciones (si las hay) serán almacenadas y mane- debe ser acordada antes de la conversión. Para la jadas, si son parte del expediente de negocio. conversión de grandes volúmenes, lo mejor es divi- • Una descripción de cómo estas políticas y pro- dir las imágenes a ser convertidas en lotes con tiem- cedimientos serán supervisadas. pos de completación aprobados por la organización. • Una descripción de cómo el sistema va a cum- Cuando parte de un lote tenga problemas de calidad, plir con la programación publicada para reten- el lote completo debe ser rechazado. ción de documentos; Todo el personal que use el sistema debe seguir 1.8.1 Conversión del Histórico completo este documento. En la medida que se implementen Cuando se decide la conversión de todo el histórico, cambios en el sistema, este documento debe ser ac- la meta de la organización será tener todos los do- tualizado para reflejar modificaciones en el sistema. cumentos impresos existentes disponibles para ser Los cambios a este documento deben ser claramen- utilizados en el sistema en formato electrónico. Esta 34Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • metodologia de conversión es utilizada cuando los para localizar rápidamente los documentos y deter-documentos existentes deben ser convertidos para minar si están disponibles en el sistema de imagenlograr los objetivos de negocio o técnicos. Esta me- de documentos o si están en formato impreso y re-todología es costosa y consume mucho tiempo. Los quieren conversión. En la medida que nuevos ítemscostos asociados con la conversión de archivos his- sean recibidos, el sistema debe notificar al usuariotóricos completos se deben al volumen de documen- (o al operador de escaneo/indexado) que otros do-tos que se estan convirtiendo, y al número total de cumentos están en copia impresa y necesitan serdigitación necesarios para indexar cada documento, consultados, escaneados, e indexados, antes de en-que es calculado según el número total de caracte- rutarlo a los usuarios para ser procesados.res. Cuando se calcula el número total de caracteres, Uno de los factores a considerar en cualquierla organización debe determinar el nivel de precisión conversión es la capacidad del sistema para captu-que requiere. Para conversiones en las que la organi- rar adecuadamente las imágenes necesarias para lazación externa va a digitar sólo una vez (con mínima conversion y justificar el costo de la conversión. Unaverificación de datos), la precision es típicamente prueba de calidad de las imágenes debe ser acordadainsuficiente para importar la información directa- antes de la conversión. Para grandes conversiones,mente en la parte de imagen de documentos del sis- lo mejor es dividir las imágenes a ser convertidas entema. Se recomienda que un proceso de verificación lotes con tiempos para la aprobacion de los lotes(comúnmente logrado a través de doble digitación) creados por el cliente. Cuando un lote se considerasea implementado, lo cual incrementa el costo de que no cumple con la calidad acordada, el lote com-conversion a un promedio en la industria que fluctúa pleto debe ser rechazado. Aunque la seccion 2.4.3.8entre $0.10 y $0.20 por página. está diseñada para tratar la operación en curso, esta provee informacion útil en lo referente a la conver-1.8.2 Conversión parcial del histórico sión de históricos.Esta metodologia de conversion es similar a la deconversión completa excepto que la organización se- 1.9 Lista de Revision delecciona documentos específicos que son requeridos Actividades Recomendadaspara la conversión por criterios como antigüedad o fe- para el Proyecto de MECchas. A parte de reducir el número total de documen-tos que se convierten, todas las consideraciones para Detalladas en la siguiente “Lista de Verificación dela conversión completa aplican en esta metodología. Actividades de Proyectos de Manejo Electrónico de Contenido” están las actividades recomendadas y1.8.3 Conversión en la medida que sea nece- las mejores prácticas de la industria de MEC parasario ser tomadas en cuenta por la organización cuandoEsta metodologia de conversión permitirá a la or- desarrolle el plan del proyecto y el cronograma. Estaganización convertir documentos sólo cuando sea lista de actividades debe ser customizada como searequerido para completar una actividad o proceso, apropiado para satisfacer los requerimientos organi-cuando un nuevo trabajo se inicia. Este esfuerzo de zacionales y los procedimientos de adquisición.conversión típicamente no requiere la utilización deuna organización externa. Para realizar este tipo deconversión, el sistema debe tener una lista comúndonde todos los documentos sean localizados, in-cluyendo tanto copias impresas como electrónicas.El propósito de esta lista es capacitar a los usuarios 35 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • P royec tos de T ec nologias de Manejo E lec tronic o de C ontenido L is ta de V erific ac ion de Ac tividades A C T IV IDA D F E C HA INIC IA L F E C HA F INA L Fundamentos de Procesos/Procedimientos Definicion de Requerimientos Tecnologicos Re-Sincronizacion de los Fundamentos (si es necesario) Procesos/Requerimientos Anticipados Definicion de Requerimientos Requerimientos de procesamiento de entrada Requerimientos de tecnologia de almacenamiento Requerimientos de Acceso de Usuarios/Funcionalidades Revision de conversion de docum entacion existente Criterios de pruebas de aceptacion Documento de adquisicion (RFP, etc.) Evaluacion y seleccion de suplidores/producto Diseno detallado dela aplicacion Desarrollo/Implementacion de Sistemas Documentacion del Negocio/Politicas/Procedimientos Pruebas de unidades y de sistema Planificacion de la implementacion Entrenamiento del los usuarios Pruebas de aceptacion Implementacion del sistema 36Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • Las mejores prácticas de la industria para proyectos de ECM1.10 Introduccion a la vo. Los servicios de Base de Datos y Manejadores deTecnología Dispositivos de Almacenamiento son instalados en el servidor en una segunda capa.Incluso en el mundo actual, muchas organizaciones La siguiente capa de tecnología incorpora losaún funcionan casi enteramente en un ambiente componentes básicos del servidor de MEC. Estosapoyado en papel. Este ambiente es un resultado componentes son utilizados por todas las tecnolo-directo de la necesidad de mantener la información gías ofrecidas por cada suplidor. Las diferentes tec-de todos los aspectos de la organización. Cuando se nologías suministradas por el suplidor de la soluciónestá considerando la utilización de tecnologías de (imagen de documentos, servicios, flujo de trabajo)MEC, las organizaciones deben considerar imple- pueden ser implementadas al mismo tiempo o enmentar los componentes básicos necesarios y en- fases. Siempre es recomendable implementar estastonces adicionar otras funcionalidades en la medida tecnologías en fases para asegurar un manejo delque sean requeridas por las unidades de negocios. cambio adecuado en la organización. El nivel más Las tecnologías de MEC pueden ser vistas como alto de los bloques de construcción incluyen las he-un conjunto de bloques de construcción como se rramientas de interfases de usuarios.presenta en la figura 8.1 Bloques de Construcción de Debe notarse que en los pasados 25 años, laTecnología MEC. El nivel más bajo es el nivel operati- industria ha visto un cambio significativo del desa- 37 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • Importación de Aplicaciones de Formularios Web OCR Data Usuarios Imagen de Servicios de Documentos Flujo de Trabajo Documentos Servicios de Aplicaciones de MEC Manejadores de Dispositivos de Servicios de Base de Datos Almacenamiento Sistemas Operativos Figura 8.1 Bloques de Construccion de las Tecnologias de MEC rrollo de soluciones tecnologícas customizadas al nificativos en el nivel del usuario final a aplicaciones nivel de base de datos para configurar/implementar soportadas por el suplidor ha resultado en una ex- software comercialmente disponible. En la medida tensa cantidad de penetración en el mercado verti- que la industria de MEC y las tecnologías asociadas cal. Esto ha sido logrado a través del uso de los com- han madurado, las organizaciones de usuarios fina- ponentes estándares de la tecnología configurados les estaban en capacidad de cambiar de un modelo para abordar ambientes y necesidades de negocios de desarrollo a un modelo de configuración para los especificas. componentes tecnológicos básicos. Desde esa pers- pectiva, el siguiente nivel en los bloques de construc- 1.11 Consideraciones de la ción es considerado como el servidor de aplicaciones Tecnología de Almacenamiento de MEC. Temprano en el ciclo de desarrollo y madu- racion de tecnologias de MEC, a las organizaciones Un componente crítico de cualquier ambiente de de usuarios finales se le requirio que dispusieran de MEC es la capacidad de almacenar informacion en la su administracion de base de datos y de sus recur- medida que sea requerido por la organización. Cuan- sos. Durante finales de los 1980’s, las tecnologías do una agencia gubernamental está contemplan- de MEC no habian madurado a un nivel cercano al do las tecnologías de manejo de documentos debe “Comercialmente Disponible en el Estante”. Mien- prestar cuidadosa atención a cómo será salvaguar- tras las tecnologias de MEC estaban madurando, a dada la información electrónica. Hay dos grupos bá- las organizaciones de usuarios finales se les requirió sicos de tecnologías de almacenamiento. Estos gru- que mantuvieran sus bases de datos y la aplicación. pos de tecnologías de almacenamiento son Optical Las versiones actuales de soluciones de Manejo Write Once Read Mostly (WORM), y magnético. Hay Electrónico de Documentos corporativas han cam- diferencias significativas entre estas tecnologías de biado las funciones administrativas de base de datos almacenamiento que serán discutidas en mayor de- al suplidor, haciendo a la organización de usuarios talle a continuación. finales responsable por el mantenimiento diario de La solución tecnológica corporativa recomenda- la aplicación y por el mantenimiento periódico de los da incluye el uso de tecnologías de almacenamiento servidores. La mayoria de los suplidores de las so- óptico en conjunción con tecnologías de almacena- luciones de MEC venden sus productos con soporte miento magnético como se presenta en la Figura 5.2. técnico, incluyendo instalación del sistema, configu- Los requerimientos de almacenamiento de alto nivel ración inicial, actualización de las aplicaciones, etc. identificados están listados a continuacion: Este cambio mayor de requerir recursos técnicos sig- 38Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • • Hay un volumen de data que necesita estar madamente el 30% sobre los manejadores de laser disponible en pocos segundos, rojo. Mientras se producirá una migración de “laser • Hay un volumen de data que necesita estar rojo” a “laser azul” en el almacenamiento óptico, disponible poco despues de ser solicitada, esta porción de la tecnología está todavía en desa- • Hay necesidad de almacenar la información en rrollo y expandiendose rápidamente. Hay estándares un formato seguro e inalterable, de ANSI y de ISO relacionados con la media, cartu- • Hay necesidad de una solución completamen- chos, y manejadores que continuarán siendo medios te libre de fallas para asegurar la disponibilidad de almacenamiento viables en el futuro cercano. del sistema, Los usuarios de WORM óptico típicamente alma- • La tecnología no debe requerir recursos signifi- cenan, manejan, y accesan estos medios de almace- cativos para su mantenimiento namiento desde un autocargador. Un autocargador Debe notarse que mientras el equipo estaba dis- es un dispositivo que contiene “compartimientosponible para identificar esos requerimientos de alto de almacenamiento”, brazos robóticos, una ranuranivel, aún no estaban disponibles los detalles nece- de buzón, y manejadores WORM. Los “comparti-sarios para proveer una especificación de arquitectu- mientos de almacenamiento” son utilizados parara. Algunos de esos detalles incluyen estar capacita- almacenar el dispositivo cuando no está en uso,do para identificar el volumen y retención de la data los “brazos robóticos” son utilizados para buscar/requerida para estar en el modo de “rápido acceso”, guardar el dispositivo desde el “compartimiento desi la data necesita ser mantenida en un formato que almacenamiento” e insertarlos en los manejadoressoporte autentificación de registros, el nivel requeri- WORM para que los usuarios lo accesen, y la “ranurado de recuperación de desastres, organización de la de buzón” es usada para entrar/remover dispositi-data relacionada con los programas de retencion de vos del autocargador. Todos estos componentes sonregistros, etc. accesados a través del software suministrado por el suplidor, permitiendo que el usuario seleccione la in-1.11.1 Almacenamiento Optico WORM formación que será almacenada y buscada de mane-Históricamente muchas organizaciones han utiliza- ra automática.do manejadores/media óptico WORM basado en tec- La información contenida en el sistema autocar-nología de “laser rojo” para almacenar informacion gador óptico es considerada “en-linea”, “cerca deelectronica. La tecnología de “laser rojo” ha alcan- en-linea”, o “fuera de linea”. La data en el modo “en-zado el fin de su ciclo de vida tecnológico. Los fabri- linea” es aquella data que está actualmente siendocantes han dejado de producir o están en proceso de accesada desde el dispositivo que está insertado endetener la producción de esta tecnología, reempla- el manejador y que está disponible para los usuarioszando esta vieja tecnología con la tecnologia de “la- (típicamente de 3 a 5 segundos). La data “cerca deser azul”. La tecnologia de laser azul está disponible en-linea” es aquella que se encuentra en un “com-de la mayoria de los fabricantes de hardware óptico partimiento de almacenamiento” en el autocargadory todos los suplidores de software de MEC ya han y puede ser rápidamente recuperada y accesada porincorporado la capacidad de soportar estas tecnolo- los usuarios (típicamente 15 a 30 segundos). La datagías en sus productos de software, internamente en “fuera de linea”es la data almacenada en dispositi-sus productos o a través del producto de un tercero. vos WORM que se encuentran fuera del autocarga- La tecnología “laser azul” incrementa la capaci- dor en una facilidad separada para recuperación dedad de almacenamiento (9.1 GB en “rojo” y aproxi- desastres. La data almacenada “fuera de linea” esmadamente 30 GB en “azul”) y ha sido demostrado típicamente usada como data que no ha sido usadaque tiene una transferencia de data mayor de aproxi- o que no se prevé que se use en un período de tiem- 39 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • Ventaja Desventaja Acceso rapido a todos los Nueva tecnologia si estándares ANSI o documentos ISO Fácil para crear redundancia La conversión a manejadores grandes puede ser costoso No puede ser usado para al- Requires detailed and non-changing re- macenar documentos de un tention schedules (time can be increased modo “fuera de linea”, o en for all documents within a class, but not almacenamiento en otras lo- reduced for some or all documents) calidades para largo plazo. Los verdaderos WORM (o El costo de Hardware/Software puede ser modo certificado) no sopor- mayor que el costo comparativo de sub- tado/integrado por la mayoría sistemas de almacenamiento óptico. de los suplidores de imagen/ flujo de trabajo Grandes volúmenes de data Muy pocos casos legales (si los hay) que pueden ser colocados en acepten esta tecnología como dispositivo un modo “en-linea” (acceso non-alterable viable. rápido) Puede ser operado de un modo reescribi- ble. Debido a lo nuevo de esta tecnología, no hay manera de determinar si estas tec- nologías van a estar disponibles en 5, 10 ó 15 años. 40Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • po significativo (ej: data con un periodo de retención nologías permiten que las organizaciones del usua-de 50 años y no ha sido accesada en 10 años puede rio final construyan configuraciones completamenteser removida del autocargador y almacenada en otro libres de fallas mientras que tratan situaciones delugar). recuperación de desastre con la capacidad de loca- Cuando se utiliza un subsistema de autocargador lizar físicamente configuraciones de “mirror” delóptico, el número de manejadores ópticos en cada almacenaje magnético en localizaciones separadas.autocargador y el número total de autocargadores Este enfoque se basa en la capacidad del subsiste-debe estar basado en el volumen de información que ma WORM magnético de copiar automáticamenteesté siendo buscada simultáneamente desde los dis- datos a ambas localizaciones físicas para asegurarpositivos ópticos, además de la necesidad de protec- máxima disponibilidad en caso de falla de un dispo-ción contra fallos. Si el número de requerimientos de sitivo magnético.búsqueda es bajo, 2 sistemas autocargadores es su- Estas tecnologías son excelentes para las organi-ficiente. Si el número de requerimientos de búsqueda zaciones que requieren almacenar cantidades gran-es alto, el número total de sistemas autocargadores des de datos en una manera en línea, sin apremiospuede ser incrementado. Por ejemplo, para manejar de presupuesto, que tienen ciclos firmes de reten-un número grande de búsquedas en autocargadores, ción de los expedientes, y no tienen una necesidad4 sub-sistemas de autocargadores puede ser confi- de almacenar los expedientes por un período delgurado para ser utilizado por todas las divisiones. La tiempo extendido.tolerancia a fallas de este enfoque es el número total Cuando se considera substituir los subsistemasde autocargadores y la facilidad de migrar los dispo- existentes del almacenaje óptico por tecnologíassitivos de un sistema a otro cuando sea requerido. magnéticas WORM, los costos de hardware y soft- Las tecnologías de almacenamiento óptico ware deben ser comparados. Los costos asociadosWORM provee capacidades de almacenamiento de a recursos de personal técnico son típicamente muylargo plazo que exceden 50 años debido a la natura- bajos para los medios ópticos y para las tecnologíasleza del dispositivo. Estas tecnologías NO permiten magnéticas.ninguna alteración de data, desde una perspectiva Como estas tecnologías son nuevas, varios pun-física y numerosos estandares de ANSI y de ISO han tos deben ser considerados incluyendo las ventajas ysido desarrollados mejorando el uso a largo plazo las desventajas siguientes:para períodos extendidos de una manera similar a la Una ventaja de usar almacenamiento magnéti-tecnología de microfilme/microficha. La ventaja de co WORM sería establecer un sistema redundantelas tecnologías de WORM óptico sobre la tecnología entre las localizaciones múltiples y permitir que elde microfilme/microfichas es la capacidad para rápi- sistema magnético sincronice ambos sistemas puesdamente accesar la información, a la vez que alma- los datos se escriben a los dispositivos. Este enfo-cena grandes cantidades de data. que proporcionará un sistema completamente li- bre de fallas, mientras que mantiene la data en un1.11.2 Almacenamiento en WORM Magnético modo “en línea” para el acceso de los usuarios. EsteLa tecnología de WORM magnético es nueva en la enfoque seria considerablemente más costoso queindustria del almacenamiento y proporciona la ca- determinar qué datos necesitan estar en línea y quepacidad de almacenar volúmenes de datos grandes archivar en modo “cerca de en-línea” para las solici-de una manera “en línea”. Estas tecnologías utilizan tudes de búsqueda de los usuarios.manejadores magnéticos conectados en numerosas Desde una perspectiva de tecnología debe ser ob-configuraciones de RAIDS permitiendo tolerancia a servado que si se utiliza el WORM magnético, el sis-fallas y el acceso rápido de los usuarios. Estas tec- tema se debe utilizar en modo de la “conformidad”. 41 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • Esto significa que una fecha de la retención será • Deben los usuarios comenzar a usar él sistema establecida para cada clase, o categoría, de docu- lentamente, a terminar actividades manuales mento. Una vez que se establezcan estas fechas, el del trabajo como de costumbre, y a familiari- sistema suprimiría automáticamente los documen- zarse con el sistema trabajando con el algunas tos cuando se alcanza la fecha de la retención. Como horas cada día, trabajando a tiempo completo, esta es una nueva tecnología, algunos suplidores del cuando se termina todo el trabajo manual? producto no han puesto completamente esta capaci- • Cuál sería el impacto si el sistema no puede fun- dad en ejecución dentro de su software. No usar esta cionar por algunas horas/días, mientras que el tecnología en modo de “conformidad”, o usar esta equipo de configuración/desarrollo/implemen- tecnología con software basado en funcionalidad tación resuelve “fallas” o “situaciones”? de no-borrado daría lugar a tener almacenamiento magnético estándar tolerante a fallas, similar a usar un almacenamiento de alta disponibilidad basado en red y no verdaderas capacidades WORM. 1.12 Consideraciones para la Administracion de Cambios Las tecnologías del workflow que se incorporan den- tro de cualquier organización requieren gerencia del cambio en el nivel de usuario. La puesta en práctica de las tecnologías del workflow debe ser planeada cuidadosamente. Puntos que la organización debe considerar incluyen los siguientes relativos a la im- plementacion de la tecnología: • El workflow debe ser implementado en cada nivel regional, una región a la vez. • El workflow debe ser implementado en todas las regiones para cada proceso o conjunto de procesos. • Quiere la organización iniciar su sistema cam- biando de un proceso manual del trabajo a un proceso automatizado del trabajo para todos los usuarios y todos los trabajos simultánea- mente • Debe la organización quitar todo el trabajo ma- nual existente de los escritorios de los usuarios e insertar estos en el sistema del workflow an- tes del día 1 • Debe la organización comenzar el sistema de workflow para porciones del negocio durante días, o semanas? 42Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • Políticas de Registros Electrónicos (eRECORDS)Esta es la política de la Oficina Presidencial de las del Registro.” Los supervisores son responsables deTecnologías de la Información y Comunicaciones asegurarse de que todo el personal está enterado y(OPTIC) para asegurarse de que la información va- sigue esta política.liosa esté preservada y de que los archivos y los ex- El siguiente “Cuadro de Flujo para la Retencionpedientes de las agencias gubernamentales sean de Registros” y los “Ejemplos de Registros Oficialesmantenidos en un espacio accesible, ordenado, y y Material No-Registro” ilustran la operación de estamanejado de manera eficiente. política. “Registros” que tengan un valor administrativo,fiscal, o legal para el Estado son llamados “Registrosoficiales” y deben ser retenidos según Programa deRetencion de Registros. “Material No-Registro” pue-de ser dispuesto cuando no es más útil. Los registrossujetos a una “Retención Legal” deben ser retenidoshasta que la retencion sea liberada por una autori-dad competente. El miembro del personal responsable de determi-nar el estado de un registro particular es el “Dueño 43 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • Cuadro de flujo para la retención de registros EJEMPLOS DE REGISTROS OFICIALES Documentos con valor administrativo, fiscal, o legal, • Expedientes transitorios que son Registros enviados o recibidos. El contenido del documento, Oficiales hasta que ya no estan activos, inclu- no el medio, determina si tiene valor. Por lo tanto, los yendo: documentos de papel, películas, de medios electró- • Notas y hojas de trabajo, hasta que son in- nicos, y del resto de los medios pueden ser Registros corporadas en otro documento. Oficiales. • comentarios o documentos de otro autor, • El original de un documento o de una comu- hasta que está incorporado o rechazado nicación tal como una política, una nota, un • notas de taquigrafía, hasta que han sido memo o una carta, o un mensaje del E-mail transcritas referente a los trabajos de la agencia guberna- • bosquejos, hasta que se concluyen, si se de- mental, así como su información transaccional, terminan para no ser Registros Oficiales. incluyendo: • Horarios y asignaciones de trabajo. • Un documento de negocio generado o • Agendas y minutas de reuniones. enviado;y • Cualquier documento que inicie, autorice, o • Un documento o comunicación recibida de complete una transacción de negocio. afuera, si eres el recipiente primario o único • Documentos borradores: si un borrador repre- dentro de la agencia, más bien que un reci- senta un paso básico en la preparación de un piente secundario de la copia. documento final o refleja un cambio significati- vo en el desarrollo de un documento final, este 44Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • es un Documento Oficial y el salvado. De otro modo, el borrador se convierte en Material No- Registro cuando es finalizado, y debe ser borra- do o destruido.1.13 Manual de Retención delos eRecordsCada organización debe preparar un manual de re-tención de registros detallado que proporciona lainformación detallada asociada a cada grupo/tipode documentos y de expedientes de la organización.Este manual de la retención debe proporcionar di-rección clara relacionada con cómo los documentosy los expedientes deben ser mantenidos, cuándo de-ben ser archivados, y cuándo deben ser destruidos.1.14 Programa de Retención deeRecordCada organización debe desarrollar un programa deretención que define cuánto tiempo cada documentoy/o expediente deben ser mantenidos. Este horariose debe mantener siempre actualizado y todos losusuarios deben repasar este documento para asegu-rar conformidad con la política de la organización. 45 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • Certificación de Proceso1.15 Documentación del • Documento de adquisición incluyendo la solici-proyecto tud de propuesta y las respuestas de los supli- dores.Todas las fases del proyecto deben ser completa- • Diseño del sistema y configuración del MECmente documentadas. Esta documentación debe detallados.incluir como mínimo: • Clasificación de los documentos y estructura • Objetivos del Proyecto, casos de negocios, re- de los índices sultados anticipados del proyecto. • Manuales de usuarios • Programacion del Proyecto y requerimientos • Manuales de administración del sistema. de recursos. • Análisis y fundamentación del proceso de Ne- 1.16 Declaración de gocios. Certificación con los • Actividades y procesos del negocio que se an- Estándares ticipan una vez que se haya implementado la tecnología. En la medida que cada agencia gubernamental inicie el proyecto de MEC, este documento debe ser repa- 47 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • sado y los estándares relevantes de la industria, las tas para la producción de documentos usando otros pautas, y las mejores prácticas deben ser seguidos. alfabetos o ideogramas. Cada agencia gubernamental debe preparar un Este estándar internacional no se aplica a los di- documento describiendo cuáles estándares, pautas, bujos técnicos para los cuales los requisitos se dan y/o mejores prácticas fueron seguidas a través de va- en ISO 5457 e ISO 6428. Tampoco se aplica a la mi- rias fases del proyecto. Cada estándar, pautas, y/o crografía especial o a las aplicaciones relacionadas mejores prácticas enumeradas deben incluir el título con escaneres (escaneo de los cheques bancarios o del documento entero y que la porción del proyecto códigos de barra). afectada por dicho documento. A.3 ISO 12653-1:2000, Electronic imaging Anexo A– ESTANDARES Y – Test target for the black-and-white scanning REPORTES DE IMAGEN DE of office documents – Part 1: Characteristics DOCUMENTOS Esta parte de ISO 12653 especifica un objetivo de prueba para el uso en la determinación de la consis- tencia de la calidad del funcionamiento en un cierto A.1 ANSI/AIIM TR35 – 1995 – Human and lapso de tiempo de los escaneres blancos y negros Organizational Issues for Successful EIM System de cama (“flat-bed”) y los escaneres rotatorios de re- Implementation flexión usados en sistemas de manejo electrónico de Este documento proporciona un marco fundamental imagen. Se diseña blanco de prueba: para entender las ediciones básicas y los conceptos a) para permitir los cheques rutinarios del funciona- de factores de organización, de factores humanos, y miento del sistema; de la ergonómica para los sistemas electrónicos de b) para establecer los límites del funcionamiento del manejo de imagen (EIM, por Electronic Image Ma- sistema. nagement). Los principios de factores humanos y er- Esta parte de ISO 12653 es aplicable a determi- gonómica se aplican a los criterios de la utilidad para nar la calidad de la salida de los escaneres blancos y el desarrollo y la selección del equipo de EIM, los negro usados para los documentos de oficina blanco asuntos ambientales y de la puesta en práctica, y en- y negro o de color, con o sin tono medio o color. No es trenamiento para lograr beneficios de productividad aplicable a los escaneres de color o a los escaneres a largo plazo. Este informe técnico debe ayudar a en- usados para el escaneo de documentos transparen- tender y a planear para las ediciones no técnicas que tes o translúcidos. necesitan ser manejadas al poner EIM en ejecución. NOTA Los objetivos adicionales para determinar la Las recomendaciones se proporcionan para ayudar a calidad de la salida de escaneres blanco y negro usan- preparar las organizaciones para el cambio. do tono continuo y color se refieren en ISO 12653-2. A.2 ISO 10196:2003, Document imaging appli- A.4 ISO 12653-2:2000, Electronic imaging – cation – Recommendations for the creation of Test target for the black-and-white scanning of original documents office documents – Part 2: Method of use Este estándar internacional proporciona lineamien- Esta parte de ISO 12653 especifica los métodos de tos para la creación de documentos impresos para la prueba para evaluar la consistencia de la calidad poderlos reproducir fácilmente como microformas o de la salida en un cierto lapso de tiempo de los esca- imágenes escaneadas. Aunque los estudios fueron neres de reflexión blanco y negro para documentos basados más específicamente en el alfabeto latino, de oficina usando el objetivo de prueba especificado los principios generales se pueden utilizar como pau- en ISO 12653-1 y otros objetivos. Es aplicable para 48Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • determinar la calidad de la salida de los escaneres A.7 ANSI/AIIM MS55-1994 — Recommendedblanco y negro usados para documentos de oficina Practice for the Identification and Indexing ofblanco y negro o a color, con o sin tono medio o color. Page Components (Zones) for Automated Pro-No se aplica a los escaneres de color o a los escane- cessing in an EIM Environmentres usados para el escaneo de documentos transpa- Este documento identifica la estructura independien-rentes o translúcidos. te de una aplicación y el esquema de la indexación que permitirá la descripción necesaria y suficiente deA.5 ANSI/AIIM MS44 - 1993 — Recommended las páginas de un documento y de las zonas (áreasPractice for Quality Control of Image Scanners secundarias rectangulares) dentro de una página.Esta práctica recomendada proporciona los procedi- Estas zonas se pueden entonces procesar automáti-mientos para el control en curso de la calidad dentro camente en la manera más apropiada, sin importarde un sistema de manejo digital de imagen de docu- la naturaleza del exterior de los datos de las zonasmento. El objetivo es proporcionar medios de control identificadas. Particularmente, esta práctica reco-de calidad de la entrada a la salida. El uso regular de mendada estándar define una página del documen-los procedimientos recomendados debe asegurar to para poder aplicar los procesos siguientes a sumantenimiento continuado de un nivel establecido expediente electrónico de la imagen:de la calidad. • Compresión de data específicamente ajus- tada a la naturaleza de la data en la zono (ej:A.6 ANSI/AIIM MS52-1991 — Recommended compresion JPEG, vs. T.6 Compression used inPractice for the Requirements and Characteris- Group 4 Fax);tics of Original Documents Intended for Optical • Reconocimiento de Caracteres ópticos (OCR,Scanning por “optical character recognition”);Este estándar describe las características físicas de • Reconocimiento de Marcas Opticas (OMR, porlos documentos de papel que facilitan el escaneo óp- “optical mark recognition”);tico blanco y negro y las características que hacen el • Reconocimiento Inteligente de Caracteresescaneo difícil o imposible. Proporciona las recomen- (ICR, por “intelligent character recognition”);daciones generales para el diseño de documentos • Reconocimiento de caracteres escritos a mano;para hacer estos documentos más fáciles explorar. • Conversión de raster-a-vector para diseño asis-Este estándar no cubre usos específicos de escaneo, tido por computadoras (CAD, por “computertales como escaneo de cheques, escaneo de los di- aided design”) o para sistemas de informaciónbujos de ingeniería, o escaneo de código de barras, geográfica (GIS, por “geographic informationque son el tema de otros estándares. No se dirige a systems”);los detalles técnicos para el OCR, que son el tema • Reconocimiento y captura de firmas (CSR); yde otros estándares. Por otra parte, los documentos • Cualquier otra forma de compresión, mani-de gran tamaño y las técnicas del embaldosado no pulación de imagen o tecnología de reconoci-se tratan específicamente en este estándar, aunque miento de patrones, o algoritmos que puedanmuchos de los mismos principios se aplican. depender de la captura de data específica o de métodos de almacenamiento. 49 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • Anexo B- FORMATO DE DATA Y El propósito primario de ISO 19005 es definir ESTANDARES DE COMPRESION un formato del archivo basado en el PDF, conocido como PDF/A, que proporciona un mecanismo para representar documentos electrónicos de una forma B.1 ISO 19005:2005 PDF/A que preserva su aspecto visual en un cierto plazo, in- Esta parte de ISO 19005 amplía las capacidades de dependiente de las herramientas y los sistemas usa- PDF/A descrita en la parte 1 de ISO 19005 y se basa dos para crear, almacenar o interpretar los archivos. en la versión 1.6 del PDF más bien que la versión Este estándar internacional se crea como documen- 1.4 del PDF que se utiliza como la base de la parte to de varias partes para poder introducir versiones 1. Muchas áreas de aplicación encontrarán que las con mayor capacidad como la especificación del PDF capacidades disponibles en la parte 1 de ISO 19005 de referencia se desarrollen sin hacer anticuado los resolverán adecuadamente sus necesidades y donde sistemas o los documentos basados en versiones este sea el caso, allí no hay ninguna razón técnica anteriores. para cambiar. Las capacidades agregadas proporcio- Un propósito secundario de ISO 19005 es pro- nadas por esta parte de ISO 19005 incluyen: porcionar un marco para registrar el contexto y la • Conformidad con la versión 1.6 de los PDF y historia de documentos electrónicos en metadatos muchas de las características permitidas por dentro de archivos que se conforman. esa versión, Otro propósito de ISO 19005 es definir un marco • Transparencia, y para representar la estructura lógica y la otra infor- • Compresión LZW y JPEG2000 mación semántica de documentos electrónicos den- Para aquellos que no están al corriente de la ISO tro de archivos que se conforman. 19005 series de estándares internacionales, PDF es Estas metas son logradas identificando el siste- un formato digital para representar documentos. ma de componentes del PDF que pueden ser utiliza- Los archivos del pdf se pueden crear nativo en forma dos, y las restricciones en la forma de su uso, dentro del PDF, convertir otros formatos electrónicos o con- de archivos de PDF/A que se conforman. vertir a digital del papel, de la microforma, o del otro Por sí mismo, PDF/A no asegura necesariamente formato de la copia dura. Los negocios, los gobier- que el aspecto visual del contenido refleje exacta- nos, las bibliotecas, los archivos y otras institucio- mente cualquier material de fuente original usado nes e individuos alrededor del mundo utilizan el PDF para crear el archivo que se conforma; p.Ej: el pro- para representar cuerpos considerables de informa- ceso usado para crear un archivo que se conformaba ción importante. Mucha de esta información se debe pudo sustituir fuentes, el texto del flujo, imágenes guardar por largos periodos de tiempo; algunos se del downsample o el uso de compresión lossy. Las deben guardar permanentemente. Estos archivos organizaciones que necesitan asegurarse de que PDF deben seguir siendo usables y accesibles a tra- un archivo que se conforma sea una representación vés de las generaciones múltiples de la tecnología. El exacta del material de fuente original pueden necesi- uso futuro, y el acceso, a estos objetos depende de tar imponer requisitos adicionales ante los procesos mantener su aspecto visual así como sus caracterís- que generan el archivo que se conforma más allá de ticas de alto nivel, tales como la organización lógica esos impuestos por esta parte de ISO 19005. Ade- de páginas, las secciones, y los párrafos, cadenas de más, es importante que esas organizaciones pongan texto recuperables por máquinas en orden de lectura políticas y prácticas en ejecución con respecto a la natural, y una variedad de metadata administrativa, inspección de los archivos que se conforman para el de preservación y descriptiva. aspecto visual correcto. 50Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • Esta parte de ISO 19005 se debe utilizar como Se recomiendan los términos siguientes, refirien-un componente del ambiente archival electrónico de do a esta especificación o piezas de eso, al referir auna organización para la retención a largo plazo de esta especificación cuando el nombre completo de ladocumentos. La puesta en práctica acertada de esta ISO no se está utilizando:parte de ISO 19005 para los propósitos archival de- • “PDF/A” - un sinónimo para la familia de la ISOpende de: 19005 de estándares; • los requisitos de la retención del ambiente de • “PDF/A-1” - un sinónimo para ISO 19005-1; una organización, de las políticas de gerencia • “PDF/A-1a” - un sinónimo para la conformidad de expedientes y de los procedimientos archi- del nivel A de la ISO 19005-1; val según lo especificado en ISO 15489-1, [9]; • “PDF/A-1b” - un sinónimo para la conformidad • cualquier requisito y condición adicionales ne- del nivel B de la ISO 19005-1. cesarios para asegurar la persistencia de docu- • “PDF/A-2” - un sinónimo para ISO 19005-2; mentos electrónicos y su en un cierto plazo las • “PDF/A-2a” - un sinónimo para la conformidad características, incluyendo, pero no limitado a, del nivel A de la ISO 19005-2; ésos definidos cerca: • “PDF/A-2b” - un sinónimo para la conformidad • ISO 14721; del nivel B de la ISO 19005-2. • ISO/TR 15801, [10]; Esta parte de ISO 19005, conjuntamente con • ISO/TR 18492, [12]; la referencia y la especificación de XMP, el junio de • ISO 18509-1, [13]; 2005 del pdf, proporciona la suficiente información • ISO 18509-2, [14]; para interpretar cualquier archivo que se conforma • procesos de la garantía de calidad necesarios PDF/A-2. La referencia del pdf contiene una decla- para verificar conformidad con requisitos y ración de los sistemas del adobe incorporados re- condiciones aplicables; p.Ej.: un régimen de la ferentes a su característica intelectual y a su buena inspección para verificar la calidad y la integri- voluntad de permitir uso perpetuo, derecho-libre, dad de los datos de fuente convertidos. non-exclusive de esa característica para promover Esta parte de ISO 19005 debe conducir al de- el uso del pdf. El adobe ha provisto de la ISO unasarrollo de los varios usos que leen, rinde, escribe declaración similar referente a la especificación dey valida archivos que se conforman. Diversos usos XMP. Cualquier persona puede utilizar generalmen-incorporarán varias capacidades para prepararse, in- te referencia del pdf y la especificación de XMP paraterpretan y procesan los archivos que se conforman crear los usos que leen, escriben o procesan de otrabasados en necesidades según lo percibido por los manera archivos de PDF/A.surtidores de esos usos. Sin embargo, es importan-te observar que un uso que se conforma debe poder B.2 ISO PDTR 12033 Electronic imaging – Gui-leer y procesar apropiadamente todos los archivos dance for selection of document image compres-que se conforman con un nivel especificado de la sion methodsconformidad. Este informe técnico presenta la información para Este documento se ha creado como parte 1 de permitir a un usuario o al integrador de EIM tomarISO 19005 para permitir la creación de las piezas una decisión informada en seleccionar los métodosfuturas, que pueden proveer de compatibilidad las de la compresión para las imágenes digitales de losversiones futuras de la especificación subyacente del documentos de negocio. Se diseña para proporcio-pdf sin la representación de este documento o usos nar la dirección técnica para analizar el tipo de do-basados en la versión 1.4 del pdf obsoleta. cumento y que los métodos de la compresión son los 51 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • más convenientes para los documentos particulares información y las técnicas correspondientes descri- para optimizar su almacenaje y uso. tas se han proporcionado para permitir a usuarios de Para el usuario, este informe técnico proporciona sistemas de discos ópticos, así como otros usuarios la información en los métodos de la compresión de del sistema de imagen, estar bien informados en las la imagen incorporados en hardware o software para varias técnicas actualmente funcionando a través de ayudar a este usuario durante la selección del equi- la industria de la proyección de imagen. po en la cual se encajan los métodos. Para el equipo o el diseñador del software, este C.2 Magnetic WORM Storage and archival informe técnico proporciona la información del pla- standards neamiento. Hasta 2005, no se ha publicado ningún estándar de Este informe técnico es aplicable solamente a las almacenamiento nacional (ANSI, AIIM) o interna- imágenes inmóviles en modo del mapa de bits. Con- cional (ISO). El uso de estas tecnologías para el al- sidera solamente los algoritmos de la compresión macenamiento de larga duración permanente y/o de basados en trabajo matemático bien-probado. los expedientes oficiales del gobierno no se permite. B.3 ANSI/AIIM MS53-1993 — Recommended C.3 Blue Laser Optical Storage and archival Practice; File Format for Storage and Exchange standards of Image; Bi-Level Image File Format: Part 1 El propósito de este estándar es estandarizar un for- C.3.1 ISO/IEC 17345:2004 – Information tech- mato autónomo del archivo para la transferencia de nology -- Data Interchange on 130 mm Rewritable los archivos con dos niveles de la imagen en ambien- and Write Once Read Many Ultra Density Optical tes con excepción de telecomunicaciones del facsí- (UDO) Disk Cartridges -- Capacity: 30 Gbytes per mil. El formato del archivo de la imagen es similar Cartridge -- First Generation a un perfil del uso del documento (DAP) y apoya la ISO/IEC 17345:2006 especifica las características transferencia de las imágenes con dos niveles codifi- mecánicas, físicas, y ópticas de un cartucho de disco cados de la exploración de trama en ambientes. Este óptico de 130 milímetros (ODC) que emplee efectos estándar cubre las imágenes con dos niveles de cifra thermo-ópticos del cambio de la fase para permitir que usando CCITT T.4 (grupo 3) y T.6 (grupo 4), así intercambio de los datos entre tales discos. como imágenes mapa de bits (no teniendo ninguna Especifica dos tipos: compresión). El formato del archivo es medios inde- • El tipo RW (reescribible) preve los datos que se pendientes. escribirán leídos y borrados muchas veces so- bre las superficies de grabación del disco. Anexo C– ESTANDARES/ • El tipo WORM (escribir una vez leer muchas) REPORTES DE TECNOLOGIA DE provee los datos escritos una vez para ser leído ALMACENAMIENTO una multiplicidad de veces. Este tipo utiliza un material para escribir una vez y leer muchas ve- ces lo que registra (las marcas escritas no pue- C.1 ANSI/AIIM TR41-2006 – Optical Disk Sto- den ser borradas y los intentos de modificacio- rage Technology, Management, and Standards nes de las marcas escritas son perceptibles). Este informe técnico proporciona la información en La grabación de “Multisession” (operaciones las diferentes tecnologías, gerencia, estrategias de la de escritura incremental) el grabado se puede puesta en práctica, y estándares de la industria para realizar en el tipo de discos WORM. los subsistemas basados en tecnologia ópticas. Esta 52Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • C.4 Red Laser Optical Storage and archival • las características mecánicas, físicas y dimen-standards sionales del cartucho, para proporcionar capa- cidad mecánica del intercambio entre los siste-ISO/IEC 14517:1996 — 130 mm optical disk car- mas de proceso de datos;tridges for information interchange — Capacity: • el formato de la información sobre el disco,2,6 Gbytes per cartridge realzado y user-written, incluyendo la dispo-Define una serie de cartuchos de disco ópticos rela- sición física de las pistas y de los sectores, loscionados de 130 milímetros (ODCs). Da las condicio- códigos de corrección de error, los métodos denes para la prueba de la conformidad y el manejador la modulación usados;de referencia, las características mecánicas, físicas y • las características de la información realzadadimensionales, el formato de la información, las ca- sobre el disco;racterísticas magnetoópticas y la calidad mínima de • las características de la grabación del disco,datos user-written. permitiendo a procesamiento de sistemas es- cribir datos sobre el disco;C.5 ISO/IEC 15286:1999 — 130 mm optical • la calidad mínima de datos user-written sobredisk cartridges for information interchange — el disco, permitiendo sistemas de proceso deCapacity: 5,2 Gbytes per cartridge datos a los datos leídos del disco.Define una serie de cartuchos de disco ópticos rela- Este estándar internacional prevé intercambiocionados de 130 milímetros (ODCs). Da las condicio- entre los accionamientos de disco ópticos. Junto connes para la prueba de la conformidad y el manejador un estándar para la estructura del volumen y de ar-de referencia, las características mecánicas, físicas y chivo prevé intercambio completo de los datos entredimensionales, el formato de la información, las ca- los sistemas de proceso de datos.racterísticas magnetoópticas y la calidad mínima dedatos user-written. C.7 ISO/IEC ISO/IEC 22092:2002 – Data Interchange on 130 mm magneto-optical diskC.6 ISO/IEC 18093: 1999 — Data interchan- cartridges – Capacity: 9.1 Gbytes per cartridgege on 130 mm optical disk cartridges of type ISO/IEC 22092:2002 especifica las característicasWORM (Write Once Read Many) using irreversi- mecánicas, físicas, y ópticas de un cartucho de discoble effects — Capacity: 5,2 Gbytes per cartridge óptico de 130 milímetros (ODC) que emplee los efec-Este estándar internacional especifica las caracte- tos termo-magnéticos y magnetoópticos para per-rísticas de un cartucho de disco óptico de 130 milí- mitir intercambio de los datos entre tales discos.metros (ODC) del tipo WORM (escribir una vez leer ISO/IEC 22092:2002 especifica dos tipos, viz.muchas) con una capacidad de 5.2 Gbytes. Mecano- El tipo R/W prevé los datos que se escribirán, leí-grafiar los efectos de la escritura del uso de ODCs del dos y borrados muchas veces sobre las superficies deWORM que son intrínsecamente irreversibles. Las grabación del disco.marcas escritas no pueden ser borradas y la modi- El tipo WO prevé que los datos se escriban unaficación que se intenta sobre las marcas escritas es vez para ser leídos una multiplicidad de veces. Losperceptible. datos no serán borrados ni serán enmendados. LaEste estándar internacional especifica grabación de Multisession (incremental escribir las • las condiciones para la prueba de la conformi- operaciones) se puede realizar en el tipo discos WO. dad y el manejador de la referencia; El disco será del mismo tipo si está registrado en • los ambientes en los cuales los cartuchos de- ambos lados, A y B. Cada lado tendrá una capacidad ben ser operados y ser almacenados; nominal de 4.58 Gbytes, con independencia del tipo. 53 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • El formato especifica dos tamaños del sector y per- almacenado se cubre, de captura inicial a la destruc- mite la emulación de dos tamaños más. ción eventual. ISO/IEC 22092:2002 especifica, La ISO 15801:2004 es para el uso con cualquier • las condiciones para la prueba de la conformi- sistema de gerencia de información, incluyendo pro- dad y el manejador de referencia; yección de imagen tradicional del documento, wor- • los ambientes en los cuales los cartuchos de- kflow y tecnologías de COLD/ERM, y usar cualquier ben ser operados y ser almacenados; tipo de medio de almacenaje electrónico incluyendo • las características mecánicas, físicas y dimen- WORM y tecnologías reescribibles. sionales del cartucho para proporcionar capa- La ISO 15801:2004 no cubre los procesos usa- cidad mecánica de intercambio entre los siste- dos para evaluar la autenticidad de la información mas de proceso de datos; antes de que ella sea almacenada o importada en • el formato de la información sobre el disco, el sistema. Sin embargo, puede ser utilizado para realzado y user-written, incluyendo la dispo- demostrar que hecha salir del sistema es una repro- sición física de las pistas y de los sectores, los ducción verdadera del documento original. códigos de corrección de error, los métodos de la modulación utilizados; D.2 ISO 15489 Information and documentation • las características de la información realzada – Records Management Part 1: General sobre el disco; Esta parte de ISO 15489 proporciona la dirección en • las características termo-magnéticas y magne- el manejo de records 1) de organizaciones originado- toópticas del disco, permitiendo a sistemas de ras, públicas o privadas, para los clientes internos y proceso escribir datos sobre el disco; externos. • la calidad mínima de datos user-written sobre Todos los elementos contorneados en esta parte el disco, permitiendo sistemas de proceso de de ISO 15489 se recomiendan para asegurarse de datos a los datos leídos del disco. que los expedientes adecuados están creados, cap- ISO/IEC 22092:2002 prevé intercambio entre turados y manejados. Los procedimientos que ayu- los accionamientos de discos ópticos. Junto con un dan a asegurar la gerencia de expedientes según los estándar para la estructura del volumen y de archivo principios y los elementos contorneados en esta par- prevé intercambio completo de los datos entre los te de ISO 15489 se proporcionan en ISO/TR 15489- sistemas de proceso de datos. 2 (Lineamientos). Esta parte de ISO 15489, Anexo D– ESTANDARES DE • se aplica a la gerencia de expedientes, en todos ADMISIBILIDAD LEGAL los formatos o medios, creados o recibidos por cualquier organizacion pública o privadas • organizaciones en la conducta de sus activida- D.1 ISO 15801 Electronic imaging -- Informa- des, o de cualesquiera individuales con un de- tion stored electronically -- Recommendations ber para crear y para mantener expedientes, for trustworthiness and reliability. • proporciona la guia en la determinación de las ISO 15801:2004 describe la puesta en práctica y la responsabilidades de las organizaciones sobre operación de los sistemas de gerencia de informa- sus registros y sus politicas de registros, ción que almacenan la información electrónicamen- • proporciona la guia en la gerencia de expedien- te y de donde son importantes los temas de credibili- tes en apoyo de un marco del proceso de la ca- dad, la confiabilidad, la autenticidad y la integridad. lidad conforme con ISO 9001 El ciclo vital entero de un documento electrónico • y con ISO 14001, 54Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  • • proporciona la dirección en el diseño y la pues- E.2 WfMC — Audit Data Specification ta en práctica de un sistema de los expedien- El propósito de este documento es especificar qué tes, pero información necesita ser capturada y ser registrada • no incluye la gerencia de expedientes archival de los varios acontecimientos que ocurren durante dentro de las instituciones archival. una promulgación del flujo de trabajo. Este docu-Esta parte de ISO 15489 se piensa para uso de mento no define cómo se almacenan los datos, pero • encargados de organizaciones, qué información debe ser recolectada y ser hecha • profesionales de la gerencia de expedientes, disponible para el análisis. La información será lla- información, y tecnología mada Datos de la Auditoria Comun de Flujo de Tra- • el resto del personal en organizaciones, y bajo (CWAD, por “Common Workflow Audit Data”). • otros individuos con un deber para crear y para mantener expedientes. E.3 WfMC — Interoperability, Internet, e-mail MIME BindingD.3ISO 15489 Information and documentation Este documento traza el mapa al estándar de WfMC,– Records Management Part 2: Guidelines la Especificación abstracta de la Interoperabilidad,Estas pautas son una guía de la puesta en práctica a que proporciona una especificación abstracta queISO 15489-1 para uso de profesionales de la gerencia define la funcionalidad necesaria para alcanzar unde registro y aquellos encargados de los expedientes nivel definido de la interoperabilidad entre dos o másy de su manejo en sus organizaciones. Proporciona motores del workflow. Este documento define ununa metodología que facilite la puesta en práctica de compromiso que dé el tipo concreto de definiciones yISO 15489-1 en todas las organizaciones que tengan los formatos del mensaje para las realizaciones de launa necesidad de manejar sus expedientes. Da una especificación abstracta, usando E-mail del Internetdescripción de los procesos y de los factores para con la codificación del MIME como el mecanismo delconsiderar en las organizaciones que desean estar transporte.en cumplimiento con ISO 15489-1.Anexo E– ESTANDARES DE FLUJODE TRABAJO (WORKFLOW)E.1 WfMC — Application Programming Interfa-ce (Interface 2 & 3)El propósito de este documento es especificar lasInterfaces de Programación de Aplicciones están-dares de la gerencia de flujo de trabajo (API, por“Application Programming Interfases”) que puedenser apoyados por los productos de gerencia de flujode trabajo (WFM). Estas llamadas del API preven unmétodo constante de acceso a la función de WFM enmotores del cruz-producto WFM. El sistema del APIse nombra los interfaces de programación de uso deWorkflow (WAPI). 55 Normas y Estándares: Digitalización de documentos