Contenido3 / Antecedentes                                               25 / 1.7.4.1 Objetivos relacionados del negocio5 /...
47 / 1.16 Declaración de Certificación               52 / C.2 Magnetic WORM Storage and archivalcon los Estándares        ...
AntecedentesCon el proposito de modernizar el Estado, al tiempo        y garantizando el establecimiento y funcionamientoq...
Gobierno Electrónico. El pleno, de los cuatro (4) co-                    mités, conforma la Asamblea general del Comité de...
IntroducciónLas normas y estándares de la tecnología habilitan      formación especifica a los usuarios relacionada cona l...
Los Sistemas de Manejo Electrónico de Docu-                    mentos proveen a los usuarios con acceso a más             ...
PropósitoEl Manual de Normas y Estándares de Digitalización      adicional relacionada con cada estándar y/o reportede Doc...
AlcanceEl alcance de este documento es identificar las mejo-      •	 Negativos y vistas fijas,res prácticas, reportes técn...
DefinicionesLas definiciones tecnológicas están incluidas en el         Registros Oficiales: Un registro que tiene va-docu...
en el documento o rechazados; y borradores hasta                    que el documento es finalizado, a menos que el bo-    ...
Uso de Estándares    TecnológicosTodos los estándares tecnológicos asociados con         como los que se listan en el “Ane...
todos los valores de índices necesarios con la capaci-   1.1.3 Indexado y escaneo de documentos                    dad de ...
La información detallada relacionada con todos              tomatizado de la captura de datos? Estos sonlos aspectos de la...
de manejadores; si la información está disponible en       formato basado en XML (eXtensible Markup Lan-                  ...
organización y se debe considerar por los asesores        1.5 Flujo de Trabajojurídicos. “Annex D – Legal Admissibility li...
1.5.2 Requerimientos de Enrutamiento                    1.5.3 Diseñador gráfico de reglas                    Para las orga...
1.5.7 Procedimientos de TemporizadoresCuando se pone en ejecución el workflow, hay mu-chos casos donde es importante la pu...
Las mejores prácticas    de la industria    para proyectos de ECM1.6 Consideraciones para la                              ...
de flujo de trabajo de produccion donde los tempo-      yectos de MEC sigue el modelo básico de definir el                ...
•	 Cómo estos documentos son usados y cómo                                                                                ...
das con exactitud. Es muy común para estos docu-           •	 Clara identificación de qué informacion debe                ...
•	 Todos los aspectos de entrada/creación de do-       rio estará utilizando para determinar si la solución     cumentos  ...
documentos: El uso de tecnologia de almace-              afectar adversamente la solucion propuesta                       ...
tecnología. La evaluación de la tecnología apropiada          mienta utilizada para crear la información (ej:debe incluir:...
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El Manual de Normas y Estándares de Digitalización de Documentos provee una guía específica para todas las oficinas y agencias gubernamentales en el Gobierno de la República Dominicana dando a los documentos digitales la credibilidad para su uso y almacenamiento como registros oficiales y permanentes.

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  1. 1. Contenido3 / Antecedentes 25 / 1.7.4.1 Objetivos relacionados del negocio5 / Introducción 26 / 1.7.4.2 Objetivos Técnicos:7 / Propósito 26 / 1.7.5 Guía de Selección de Tecnologías MEC9 / Alcance 29 / 1.7.6 Desarrollo del Documento de11 / Definiciones Requerimiento de Propuesta13 / Uso de Estándares Tecnológicos 29 / 1.7.7 Guía de Evaluación de la Solucion/ 13 / 1.1 Imagen de Documentos Producto 14 / 1.1.1 Control de Calidad de Indexado 31 / 1.7.8 Implementación de la Tecnología 14 / 1.1.2 Escaneo de Documentos 31 / 1.7.9 Criterios de Pruebas de Aceptacion 14 / 1.1.3 Indexado y escaneo de documentos 31 / 1.7.10 Planificación de la Implementación 15 / 1.1.4 Procesamiento de Post-escaneo 33 / 1.7.11 Documentación de las prácticas 15 / 1.1.5 Procesamiento de Lectura Optica: del negocio OMR, OCR, Código de Barras, y ICR 34 / 1.8 Conversion De Históricos 15 / 1.1.6 Tiempo de despliegue de la consulta/ 34 / 1.8.1 Conversión del Histórico completo busqueda 35 / 1.8.2 Conversión parcial del historico 16 / 1.2 Tecnologías Aprobadas de Formatos 35 / 1.8.3 Conversión en la medida que sea de Datos y Compresión necesario 16 / 1.3 Tecnologías de Alineamiento 35 / 1.9 Lista de Revision de Actividades 16 / 1.4 Admisibilidad Legal Recomendadas para el Proyecto de MEC 17 / 1.5 Flujo de Trabajo (Workflow) 37 / Las mejores prácticas de la industria 17 / 1.5.1 Roles Vs. Usuarios para proyectos de ECM 18 / 1.5.2 Requerimientos de Enrutamiento 37 / 1.10 Introduccion a la Tecnología 18 / 1.5.3 Diseñador gráfico de reglas 38 / 1.11 Consideraciones de la Tecnología 18 / 1.5.4 Monitoreo del Trabajo de Almacenamiento 18 / 1.5.5 Procedimientos de Escalamiento 39 / 1.11.1 Almacenamiento Optico WORM 18 / 1.5.6 Manejo de Errores 41 / 1.11.2 Almacenamiento en WORM 19 / 1.5.7 Procedimientos de Temporizadores Magnético21 / Las mejores prácticas de la industria 42 / 1.12 Consideraciones para la Administracionpara proyectos de ECM de Cambios 21 / 1.6 Consideraciones para la Planificación 43 / Políticas de Registros Electrónicos y la Formación de Equipos para los Proyectos (eRECORDS) 22 / 1.7 Fases del Proyecto 44 / Cuadro de flujo para la retención de registros 22 / 1.7.1 Fundamentación del Proceso / 44 / Ejemplos de registros oficiales Definición del Problema 45 / 1.13 Manual de Retención de los eRecords 24 / 1.7.2 Análisis de Procesos 45 / 1.14 Programa de Retención de eRecord 24 / 1.7.3 Definición de Requerimientos 47 / Certificación de Proceso 25 / 1.7.4 Factores Críticos de exito 47 / 1.15 Documentación del proyecto
  2. 2. 47 / 1.16 Declaración de Certificación 52 / C.2 Magnetic WORM Storage and archivalcon los Estándares standards48 / Anexo A– Estándares y reportes de imagen 52 / C.3 Blue Laser Optical Storage and archivalde documentos standards 48 / A.1 ANSI/AIIM TR35 – 1995 – Human 52 / C.3.1 ISO/IEC 17345:2004 – Information and Organizational Issues for Successful technology -- Data Interchange on 130 mm EIM System Implementation Rewritable and Write Once Read Many Ultra 48 / A.2 ISO 10196:2003, Document imaging Density Optical (UDO) Disk Cartridges -- application – Recommendations for the Capacity: 30 Gbytes per Cartridge -- First creation of original documents Generation 48 / A.3 ISO 12653-1:2000, Electronic 52 / C.4 Red Laser Optical Storage and archival imaging – Test target for the black-and-white standards scanning of office documents – Part 1: 52 / ISO/IEC 14517:1996 — 130 mm optical Characteristics disk cartridges for information interchange 48 / A.4 ISO 12653-2:2000, Electronic — Capacity: 2,6 Gbytes per cartridge imaging – Test target for the black-and-white 53 / C.5 ISO/IEC 15286:1999 — 130 mm scanning of office documents – Part 2: Method optical disk cartridges for information of use interchange — Capacity: 5,2 Gbytes 49 / A.5 ANSI/AIIM MS44 - 1993 — per cartridge Recommended Practice for Quality Control 53 / C.6 ISO/IEC 18093: 1999 — Data of Image Scanners interchange on 130 mm optical disk 49 / A.6 ANSI/AIIM MS52-1991 — cartridges of type WORM (Write Once Recommended Practice for the Requirements Read Many) using irreversible effects — and Characteristics of Original Capacity: 5,2 Gbytes per cartridge Documents Intended for Optical Scanning 53 / C.7 ISO/IEC ISO/IEC 22092:2002 – 49 / A.7 ANSI/AIIM MS55-1994 — Data Interchange on 130 mm magneto- Recommended Practice for the Identification optical disk cartridges – Capacity: 9.1 Gbytes and Indexing of Page Components (Zones) per cartridge for Automated Processing in an EIM 54 / Anexo D– Estándares de admisibilidad legal Environment 54 / D.1 ISO 15801 Electronic imaging --49 / Anexo B- Formato de data y estandares Information stored electronically --de compresion Recommendations for trustworthiness 49 / B.1 ISO 19005:2005 PDF/A and reliability. 51 / B.2 ISO PDTR 12033 Electronic imaging – 54 / D.2 ISO 15489 Information and Guidance for selection of document image documentation – Records Management compression methods Part 1: General 52 / B.3 ANSI/AIIM MS53-1993 — 55 / D.3ISO 15489 Information and Recommended Practice; File Format for Storage documentation – Records Management Part 2: and Exchange of Image; Bi-Level Image File Guidelines Format: Part 1 55 / Anexo E– Estándares de flujo de trabajo52 / Anexo C– Estándares/reportes de tecnologia (workflow)de almacenamiento 55 / E.1 WfMC — Application Programming 52 / C.1 ANSI/AIIM TR41-2006 – Optical Disk Interface (Interface 2 & 3) Storage Technology, Management, 55 / E.2 WfMC — Audit Data Specification and Standards 55 / E.3 WfMC — Interoperability, Internet, e-mail MIME Binding
  3. 3. AntecedentesCon el proposito de modernizar el Estado, al tiempo y garantizando el establecimiento y funcionamientoque aumente la competitividad del sector produc- de mecanismos de control y auditoría de cumpli-tivo, el Gobierno Dominicano tiene como prioridad miento de los mencionados estándares, normas ymasificar en el país el uso de las tecnologías de la in- modelos.formación y comunicación (“TIC”). Se conforman los Comités de Estándares, los Para lograrlo, crea la Oficina Presidencial de Tec- cuales están encargados de proponer los estánda-nología de Información y Comunicación (OPTIC), un res, normas, políticas y marco legislativo para los di-organismo de alto nivel gubernamental, encargado ferentes temas que se les asignen, los mismos estánde coordinar las iniciativas y proyectos que apoyen integrados por diferentes instituciones del sectorlos planes generales y estratégicos trazados por el gubernamental, siendo la Oficina Presidencial dePoder Ejecutivo. Tecnologías de la Información y Comunicación (OP- Posteriormente se crea en enero 2006, el Depar- TIC) el ente coordinador de los mismos.tamento de Estandarización, Normativas y Asesoría Los comités se han distribuido en cuatro (4)Técnica, con la función de garantizar el desarrollo de grupos por las siguientes áreas temáticas: (i) In-estándares, normas y modelos de trabajos para el fraestructura y Redes; (ii) Seguridad, auditoría e in-despliegue y utilización de las TIC en el gobierno, su- tegridad electrónica de Sistemas; (iii) Sistemas deministrando a la vez la asesoría necesaria para éste Información y Aplicaciones y (iv) Marco Legal para 3 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  4. 4. Gobierno Electrónico. El pleno, de los cuatro (4) co- mités, conforma la Asamblea general del Comité de Estándares de Tecnologías de la Información y Co- municación (COETIC). Dentro de los COETIC existe el Comité de Siste- mas de Información y Aplicaciones Gubernamenta- les (SIA), cuya función consiste en proponer y validar los estándares, normas y políticas de intercambio de datos a nivel interinstitucional. El SIA dentro de sus proyectos prioritarios plan- tea la creación Del Manual de Normas y Estandares de Digitalización de Documentos. 4Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  5. 5. IntroducciónLas normas y estándares de la tecnología habilitan formación especifica a los usuarios relacionada cona la organización para evaluar, seleccionar, e imple- reportes técnicos, guías, y estándares que deban sermentar tecnologías de manejo electrónico de con- respetados por toda agencia u organización guber-tenido, asegurando la exactitud y confiabilidad de la namental que esté evaluando, seleccionando, y/oinformación digital y estableciendo procedimientos implementando estas tecnologías.para demostrar la veracidad de las tecnologías en Un Sistema de Manejo Electrónico de Documen-uso. tos (EDMS, por sus siglas en inglés) es un término El termino “manejo electrónico de documen- general que se refiere a la integración de tecnologíatos” utilizado a través de este documento se refiere de base, que incluye:a toda la tecnología de entrada (escaneo, indexa-do, reconocimiento de caracteres ópticos (OCR, porsus siglas en inglés), formularios, documentos deorigen digital, etc.), tecnologías de administración(servicios de documentos, flujo de procesos, y otrasherramientas de manejo del trabajo), y tecnologíasde almacenamiento (primariamente óptico/magné-tico). Adicionalmente, este documento proveerá in- 5 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  6. 6. Los Sistemas de Manejo Electrónico de Docu- mentos proveen a los usuarios con acceso a más aplicaciones en una interfase común, por medio de la utilización de tecnología estándar de Internet. Una de las razones básicas por la que los usuarios prefie- ren este nivel de tecnología es el conjunto de funcio- nalidades distribuidas que se hacen disponibles casi inmediatamente después de la implementación. Desde una perspectiva de alto nivel, las tecnolo- gías de manejo electrónico de documentos habilita a los usuarios para: • Controlar el acceso a los documentos. • Mantener la historia de los documentos, desde la perspectiva de los procesos. • Actualizar documentos. • Mantener los documentos en un ambiente se- guro. • Trabajar con los documentos de una manera colaborativa. • Almacenar los documentos en sus formatos nativos, incluyendo sus controles de manejo. • Posicionar documentos como parte de un pro- ceso de negocios que requiere comunicación bidireccional; y • Customizar el formato, contenido, y accesibili- dad para cada usuario individual. 6Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  7. 7. PropósitoEl Manual de Normas y Estándares de Digitalización adicional relacionada con cada estándar y/o reportede Documentos provee una guía específica para to- técnico adoptado y será actualizado como la OPTICdas las oficinas y agencias gubernamentales en el considere apropiado.Gobierno de la República Dominicana dando a losdocumentos digitales la credibilidad para su uso yalmacenamiento como registros oficiales y perma-nentes. Todas las agencias del gobierno y organizacionesde todo tipo deben cumplir estas normas y estánda-res y certificar su cumplimiento durante la seleccióne implementación de tecnologías de manejo electró-nico de documentos. La Oficina Presidencial de las Tecnologías de laInformación y la Comunicación (OPTIC), ha adopta-do este manual como el cuerpo formal de estándaresy procedimientos para ser utilizados en las agenciasgubernamentales. Los anexos proveen información 7 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  8. 8. AlcanceEl alcance de este documento es identificar las mejo- • Negativos y vistas fijas,res prácticas, reportes técnicos y estándares tecnoló- • Mapas, planos, parchos,gicos asociados con la digitalización de documentos • Etc..a través del uso de tecnologías de manejo electróni- Las siguientes normas y estándares proveen infor-co de contenido (ECM, por sus siglas en inglés). mación detallada y guías especificas asociadas con: Las mejores prácticas de la industria y los están- • Procesos y procedimientos para asegurar unadares tecnológicos asociados con documentos que conversión de documentos precisa.necesitan ser convertidos y/o manejados en un for- • Estandares tecnológicos relacionados a forma-mato electrónico incluye: tos, compresión, resolución, etc. • Documentos y registros de origen digital. • Estándares de tecnología de almacenamiento • Documentos y registros en copia-dura para asegurar información almacenada confia- (impresos). ble y creible que prevean cualquier alteración, • Publicaciones periódicas, modificación, y/o borrado. • Libros, • Texto impreso (con o sin imágenes), • Manuscritos, • Fotografía, 9 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  9. 9. DefinicionesLas definiciones tecnológicas están incluidas en el Registros Oficiales: Un registro que tiene va-documento ISO 12651 Electronic Document Ma- lor administrativo, fiscal o legal. También conocidonagement - Vocabulary Part 1 Electronic Document como Copia de Registro.Imaging. Todos los términos y definiciones que no Material No-Registro: Material que no tieneestán incluidas en este standard internacional están ningún valor administrativo, fiscal, o legal, y que nolistados a continuación: es retenido por la agencia gubernamental. Los si- Registro: Cualquier papel, mapa, cuadro, cinta guientes son algunos tipos de Material No-Registro:magnetica o de papel, impresion o película fotográ- Copia de Trabajo, Referencia o Conveniencia:fica, y cualquier otro documento producido, recibido, Una copia de un registro conservada temporalmentegenerado, o usado por la agencia, independiente del por conveniencia o referencia para facilitar el trabajomedio, forma física, o características, incluyendo de un empleado; y del cual se dispone cuando no esdata almacenada electrónicamente. ya útil para el empleado. Documento: Un instrumento conteniendo infor- Registro Transitorio: Un documento que es unmación registrada, independiente del medio de al- Registro Oficial de manera temporal. Cuando no estámacenamiento, incluyendo material escrito y toda la ya activo, este se convierte en Material No-Registro.data almacenada en un formato electrónico tal como Por ejemplo, las notas, hasta que son incorporadasmensajes de correos, libros, etc. en un memo o un reporte; comentarios en un docu- mento hasta que los comentarios son incorporados 11 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  10. 10. en el documento o rechazados; y borradores hasta que el documento es finalizado, a menos que el bo- rrador represente un paso basico en la preparación del documento final o refleje un cambio significativo en el desarrollo del documento final. Propietario del Registro: El individuo que es responsable de determinar si un documento es un Registro Oficial o un Material No-Registro. Este in- dividuo es usualmente el autor del registro y es res- ponsable por salvaguardar los Registros Oficiales apropiadamente, y por eliminar o destruir Material No-Registro. Correo-Electrónico: Documentos Electrónicos enviados o recibidos por un sistema computacional. Esta definición incluye el contenido de la comunica- ción, la información transaccional, y cualquier anexo asociado con la comunicación. Información Transaccional: La dirección de co- rreo, instrucciones de ruta, data de transmisión y re- cepción, y otras informaciones que el sistema de ma- nejo de contenido necesite manejar, supervisar, y/o entregar en un documento digital o item de correo. Retencion por Litigio: Una directiva de una au- toridad competente para retener todos los registros relacionados a un asunto legal. Una Retención por Litigio es generalmente impuesta cuando se llena un procedimiento legal o se anticipa en un asunto par- ticular, cuando una sentencia es recibida solicitando registros específicos. Ningún papel o documento electrónico sujeto de una Retencion por Litigio pue- de ser eliminado o descartado, aún cuando se trate de Material No-Registro, hasta que la retención sea liberada por la autoridad competente. 12Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  11. 11. Uso de Estándares TecnológicosTodos los estándares tecnológicos asociados con como los que se listan en el “Anexo A – EstandaresManejo Electrónico de Contenido han sido evalua- de Imagen de Documentos” deben ser seguidos pordos y organizados en 5 categorias, como se lista a todas las agencias gubernamentales.continuación: Estos lineamientos simplificarán significativa- • Imagen de Documentos mente el proceso general y aseguraran que aspectos • Formatos de Datos y Compresión críticos de la preparación y la planificacion de la im- • Tecnologías de Almacenamiento plementacion sean tratados en la fase temprana en • Admisibilidad Legal el proyecto en vez de forzar el proyecto. • Flujo de Trabajo (Workflow) Cuando la organización planifica la implementa- cion de imagen de documentos, la organización debe1.1 Imagen de Documentos considerar establecer procedimientos y lineamientos importantes para el indexado de los campos. EstosDeben revisarse los estándares y lineamientos sobre lineamientos organizacionales deben proveer infor-tecmología de imagen dirigidos a usuarios para que mación detallada que debe ser considerada cuandoasistan a la organización durante todas las fases del se planifiquen los requerimientos de indexado paraproyecto desde la fase de planificación hasta la im- todos los documentos actuales y otros que se anti-plementación. Lieamientos y estandares relevantes cipe que seran escaneados. El establecimiento de 13 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  12. 12. todos los valores de índices necesarios con la capaci- 1.1.3 Indexado y escaneo de documentos dad de adicionar nuevos y/o otros tipos de documen- Al implementar tecnologías de escaneo y de indexa- tos antes de la implementación del sistema mejora ción de documentos, los requisitos deben incluir mucho el valor y la calidad de la información esca- información detallada relacionada con todas las fa- neada y almacenada en el sistema. ses de proceso. Si van los documentos de color a ser escaneados de modo que la imagen capture el color, 1.1.1 Control de Calidad de Indexado el escaner debe ser capaz de hacerlo. El hardware y Mientras el sistema comienza en produción, llegará el software deben ser incluidos si se van a usar téc- ser importante para la organización desarrollar una nicas para la automatización de la indexación de metodología de revisión tanto la data indexada y los los datos. Al usar estas tecnologías, el usuario debe documentos actuales para asegurar que la informa- estar enterado que el uso de código de barras y las ción este disponible y leíble. La organización debe tecnologías del OCR reducen al mínimo típicamente establecer un proceso documentado para asegurar la digitacion durante la fase de la indexación pero no que todos los documentos sean apropiadamente elimina siempre la necesidad de la indexación ma- escaneadas e indexadas. Esta organización debe ser nual. El nivel de la información capturado automá- seguida por todo el personal que realice labores de ticamente variará dependiendo de la calidad del do- escaneo e indexado, ademas de proveer un meca- cumento entrante y de la capacidad del sistema de nismo para la verificacion de la entrada de datos del reconocer exactamente la información requerida. indexado antes de que el documeto sea almacenado El tema del desempeño es de importancia crítica y o transmitido a los procesos de negocios. y la organización debe asegurarse de que la solución seleccionada proporcione la capacidad de explorar y 1.1.2 Escaneo de Documentos de poner en un índice documentos dentro de marcos La parte del sistema de escaneo de documentos de tiempo anticipados. Los procesos asociados a la debe proveer la capacidad para que los usuarios rá- exploración y a la indexación de direcciones del do- pidamente digitalicen los documentos y los enruten cumento incluyen: a las personas que realizan la operación de indexa- – El tiempo requerido para preparar el documen- do. Los requerimientos asociados con esta parte del to para el escaneo; sistema deben incluir: – Escaneo de documentos, asegurando que to- – La capacidad para soportar tanto procesa- dos los documentos y todos sus lados (para miento en lotes como el escaneo e indexado de documentos de dos caras) sean capturados; documentos individuales. – El tiempo requerido para indexar y verificar los – La capacidad para soportar re-escaneo de do- documentos; cumentos; – El tiempo requerido para enrutar el documento – La capacidad para soportar tanto escaneo sim- al usuario final para posteriores procesos (si se ple como duplex; están utilizando las tecnologias de flujo de tra- – La capacidad para que el escáner escanee a la bajo); resolución requerida según la calidad de ima- – La capacidad para definir campos comunes gen que se espera del sistema, tal como 200, (para propósitos de indexado) cuando se esca- 300, o 400 DPI; y nea en la modalidad de lote; y – La capacidad para insertar página que indique – La capacidad para soportar auto-indexado de terminación en documentos de tamaños varia- documentos utilizando código de barras, OCR, bles dentro de un mismo lote. ICR. 14Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  13. 13. La información detallada relacionada con todos tomatizado de la captura de datos? Estos sonlos aspectos de la indexación del documento debe típicamente formularios que contienen conte-ser bien definida. Esto debe incluir la capacidad para nido estructurado y no estructurado, pero conque los usuarios indexen documentos en sus sitios la información identificable que se extraerá.de trabajo, ademas de las estaciones de escaneo, y – Is it cost effective? Determine the amount ofapoyar la capacidad de: data to be captured and the cost to support a – Indexar las imagenes antes de indexarlas o manual solution, and then compare it to an au- despues de indexarlas; tomated data capture solution. – Adicionar otros valores de indexacion, y – ¿es rentable? Determinar la cantidad de datos – Indexado en lote. que se capturarán y el coste para apoyar una solución manual, y después compararla a una1.1.4 Procesamiento de Post-escaneo solución automatizada de la captura de datos.El post-proceso se puede utilizar para proporcio- – Es posible re-diseñar los formularios para me-nar “limpieza” de la imagen después del escaneo y jorar el reconocimiento? El uso de opcionesantes de la indexación y del almacenaje final. Este de selección, codigos, codigo de barras, tintasoftware realiza generalmente funciones de de-mo- invisible al escaner, y formato de impresión detear, de-sesgar y otras para mejorar la calidad de la OCR.imagen escaneada con la intervención limitada del – ¿Cómo sera el documento organizado en lotesoperador. para ser escaneado? Utilizará formularios de El uso de la “limpieza” de la imagen y otros pro- diferentes tamaños? Utilizara formularios dis-cesos de post-escaneo se deben utilizar solamente tintos? ¿Es posible introducir paginas de enca-para mejorar legibilidad. La precaución debe ser ejer- bezado de los lotes para encadenar el procesocitada cuando se usan estas herramientas, ya que de escaneo?cualquier modificación material a la imagen puede – Identificar las reglas del negocio que puedenafectar la capacidad de autentificar el documento en ser utilizadas para el procesamiento post-re-un procedimiento legal. conocimiento para mejorar la precision de la informacion capturada. Por ejemplo, la captura1.1.5 Procesamiento de Lectura Optica: de un identificador personal unico que puedeOMR, OCR, Código de Barras, y ICR ser automaticamente verificado su nombre yEl objetivo principal de las tecnologías disponibles direccion contra la base de datos de la organi-del reconocimiento es reducir la cantidad de entrada zación.de datos manual para la captura de la informaciónimpresa a mano y a máquina en documentos conver- 1.1.6 Tiempo de despliegue de la consulta/tidos a digital. Aunque la tecnología nunca eliminará busquedala necesidad de la entrada de datos manual, el uso El tiempo de la presentacion de la consulta y de la re-eficaz de estas tecnologías en documentos ha pro- cuperación es comúnmente de alta importancia paraducido las ventajas notables evaluadas a menudo los usuarios. El usuario debe definir los requisitos deen la reducción de digitación manual. Lo que sigue funcionamiento anticipados antes del diseño del sis-es una breve lista de los criterios de evaluación a tema y de la adquisicion del hardware. Estos requi-considerar al analizar el uso de la captura de datos sitos de funcionamiento deben incluir los tiemposautomatizada: de reacción máximos anticipados durante la produc- – ¿es posible identificar documentos con el su- ción que considera el número total de las peticiones ficiente volumen para justificar el proceso au- de usuario simultáneas anticipadas; el número total 15 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  14. 14. de manejadores; si la información está disponible en formato basado en XML (eXtensible Markup Lan- modo en-línea, cerca de en-línea, o fuera de línea, etc. guaje). Estos períodos incluyen todo el tiempo requerido El formato de los documentos usado durante el para recuperar los medios ópticos/removibles apro- porceso de creacion/desarrollo puede estar basado en piados (cuando es necesario), leyendo todas las pá- formato abierto, formato de archivo basado en XML, ginas solicitadas de medios de almacenaje, el alma- incorporando todas las siguientes caracteristicas: cenaje de todas las páginas solicitadas en memoria (1) Interoperabilidad entre diversas plataformas y magnético (si esta siendo utilizada), y la transmisión aplicaciones internas y externas. subsecuente de la primera página al usuario para la (2) Completamente publicables y disponibles, li- visión. Cuando se ponen en ejecución los medios re- bre de cargo. movibles (es decir, WORM, CD, DVD, cinta, ópticos (3) Implementado por multiples fabricantes. etc. ), este tiempo de reacción debe considerar el (4) Controlado por una organización de la indus- tiempo requerido para: “parar el giro” del maneja- tria, abierta y con un proceso inclusivo bien de- dor, sacar el dispositivo, buscar nuevos dispositivos finido para la evolucion del estándar. de las casillas de aparcamiento, insertar los disposi- tivos en el manejador, “acelerar el giro” del maneja- 1.3 tegnologías de dor, y recuperar la información de los dispositivos. almacenamiento 1.2 Tecnologías Aprobadas Todas las copias digitales del gobierno y los docu- de Formatos de Datos y mentos públicos que tendrán un almacenamiento a Compresión largo plazo y en un formato permanente solo serán almacenados usando tecnologías de almacenamien- Las tecnologias de formatos de documentos y com- to que cumplan con los estándares adoptados por presión estan asociadas con aquellos registros y AIIM y/o ISO. documentos que están llamados a ser de valor docu- Solo aquellas tecnologias de almacenamiento mental y/o llamados a ser un registro público/oficial. que previene cualquier posible alteracion, modifica- Todos los registros oficiales y documentos pro- cion o eliminacion es permitida. Estas tecnologias ducidos por la agencias y oficinas gubernamenta- utilizan metodos verdaderamente “De unica escri- les del Gobierno de la República Dominicana, serán tura” (“Write Once”). Las tecnologias “De unica es- almacenados solo en aquellos formatos listados en critura” que dependen solo de procesos y/o procedi- el documento Data Format and Compression Stan- mientos NO SON ACEPTABLES. dards, contenido en el Anexo B. Las tecnologias de almacenamiento que permi- Documentos y registros transitorios y/o no-oficiales ten cualquier tipo de destruccion de documentos NO pueden ser almacenados en el formato seleccionado ES ACEPTABLE para almacenamiento permanente por el usuario y entonces destruirlos después de ser con proposito de archivo historico. convertidos al formato de archivo/permanente, ad- heriendose a los estándares adoptados por AIIM y/o 1.4 Admisibilidad Legal ISO que están definidos en el Anexo B. Durante el proceso de creacion/desarrollo, todos Los temas de legalidad que se deben considerar por los documentos, incluyendo, pero no limitandose los asesores jurídicos incluyen el expurgo de la infor- a, texto, hojas electronicas, y presentaciones, pro- mación, la aceptación legal de expedientes, requisi- ducidas por cualquier agencia gubernamental, este tos de la retención, y la redacción de la información. puede ser creado e intercambiado en un archivo de Cada una de estas ediciones es dependiente de la 16Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  15. 15. organización y se debe considerar por los asesores 1.5 Flujo de Trabajojurídicos. “Annex D – Legal Admissibility lists 2 ISO (Workflow)standards ISO 15801 and ISO 15849 (Parts 1 and2)”, que proporciona la información detallada rela- Cualquier tecnología del workflow puesta en ejecu-cionada con establecer procedimientos del negocio ción por una institución Gubernamental debe asegu-asegurando que la información almacenada es exac- rarse de que el producto seleccionado respeta están-ta y confiable. dares relevantes de la tecnología de Flujo de Trabajo Un aspecto importante de asegurar la admisibi- (Workflow) de ISO según lo definido en Estándareslidad legal es el desarrollo de un documento de las de Workflow del Anexo E.prácticas de negocio que debe ser terminado antes Las tecnologías del Workflow incluyen varios ti-que el sistema sea puesto en producción completa- pos de enrutamiento incluyendo el enrutamientomente. Este documento permitirá a la organización ad hoc, el enrutamiento administrativo, y el enruta-autentificar, o certificar, que la información conteni- miento de producción. El enrutamiento ad hoc per-da dentro del sistema digital es exacta y confiable. mite al usuario especificar un proceso específico paraLa información no se limita a: un documento para dar seguimiento a ese documen- – describir cómo la información será explorada, to solamente. El enrutamiento administrativo per- escaneada e indexada, mite a usuarios definir el enrutamiento específico – describir cómo el sistema será asegurado de para un tipo específico de trabajo que se siga siem- acceso no autorizado, pre, sin importar los datos dentro del trabajo que es – describir cómo el documento sera asegurada de enrutado. El enrutamiento de producción permite a modificaciones o alternacines no autorizadas; los usuarios definir las reglas y los métodos del tra- – describir cómo las modificaciones autorizadas bajo, basados en el tipo y los datos del documento de los documentos seran manejadas, inclu- contenidos dentro del trabajo. En la medida que los yendo informacion sobre rastros de auditoria datos cambian, el sistema de enrutamiento de la y la capacidad para recuperar cualquier ver- producción procesaría el documento por consiguien- sion anterior de un documento que se requie- te, incluyendo la capacidad de apoyar descansos del ra mantener; trabajo, escalamiento, y reasignacion del trabajo. – describir cómo las notas y las anotaciones (si las hay) seran almacenadas y manejadas, si 1.5.1 Roles Vs. Usuarios son parte del registro del negocio Hay dos enfoques para definir a usuarios dentro de – describir cómo se le dara seguimiento a estas un ambiente del workflow. El primer método es de- políticas y procedimientos. finir a un usuario específico para manejar una tarea – describir cómo el sistema cumplira con la pro- o una actividad específica. El segundo acercamiento gramación de retención publicada para los re- es definir un papel dentro de la tarea o de la activi- gistros; dad de trabajo y después asignar a tantos usuarios Todo el personal que usa el sistema debe seguir cuanto sea necesario o apropiado. Las organizacio-este documento. En la medida que se implementen nes deben requerir un sistema basado en roles al im-cambios al sistema, este documento debe también plementar tecnologías del workflow en producción.ser puesto al día para reflejar modificaciones del sis-tema. Los cambios a este documento se deben mar-car claramente para denotar cuando el cambio tuvoefecto y qué áreas fueron afectadas. 17 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  16. 16. 1.5.2 Requerimientos de Enrutamiento 1.5.3 Diseñador gráfico de reglas Para las organizaciones que requieren workflow de El sistema debe apoyar la capacidad para que los producción, el sistema debe permitir que un usuario usuarios autorizados creen y modifiquen las reglas enrute un documento a otro usuario. Las capacida- de trabajo asociadas al sistema del workflow. Esta des siguientes deben ser consideradas: capacidad debe incluir diseño gráfico y las herra- – La capacidad para enrutar automaticamente mientas de gerencia que serían utilizadas para crear/ documentos en una cola basado en el tipo de modificar reglas de trabajo dentro de Windows o de documento o de trabajo; un ambiente de usuario basado browser. – La capacidad para soportar el enrutamiento a multiples colas para cada usuario, basado en el 1.5.4 Monitoreo del Trabajo tipo de trabajo, Al seleccionar tecnologías del workflow, la organiza- – La capacidad para clasificar/buscar documen- ción debe evaluar si la supervisión del trabajo es re- tos en una cola de enrutamiento en orden de querida para su operación. Las herramientas de mo- fecha, nitoreo permite a los usuarios supervisar el trabajo – La capacidad para clasificar/buscar documen- en curso, en una base en tiempo real (típicamente). tos en una cola de enrutamiento en orden de Esta supervisión del trabajo se utiliza no sólo para tipo de trabajo, “nivelar carga” de las actividades en curso del traba- – La capacidad para clasificar/buscar documen- jo, pero también ver si hay cualquier “cuello de bote- tos en una cola de enrutamiento en orden de lla” en el proceso total del workflow. tipo de documento, – La capacidad para clasificar/buscar documen- 1.5.5 Procedimientos de Escalamiento tos en una cola de enrutamiento en orden de Para las organizaciones que requieren workflow a ni- persona especifica, vel de la producción, la solución seleccionada debe – La capacidad para cambiar una ruta predefini- incluir la capacidad de enrutar automáticamente el da, trabajo a diversos usuarios basado en una regla o un – La capacidad para poner un documento pen- sistema de reglas específicas. La solución debe tam- diente o retenido en una cola de trabajo para bién incluir la capacidad para que los usuarios ex- ser trabajado más tarde, tiendan manualmente el trabajo como sea apropia- – La capacidad para buscar documentos especi- do. Durante este procedimiento de escalamiento, la ficos de una cola de trabajo cuando sea nece- solución debe tener la capacidad de hacer el artículo sario, del trabajo volver o reasignarlo permanentemente – La capacidad para definir cuales documentos según lo determinado por el usuario. requieren documentos adicionales antes de enviarlos hacia adelante en el proceso, 1.5.6 Manejo de Errores – La capacidad para definir tiempos para la re- Como los artículos del workflow pueden incluir la in- cepcion de documentos adicionales, formación anticipada no previamente durante la de- – La capacidad para definir acciones a ser toma- finición de las reglas, la organización debe requerir das si no se reciben documentos especificos en que la solución incluya la capacidad de manejar erro- el tiempo especificado, y res dentro del encaminamiento del trabajo a través – La capacidad para procesar documentos espe- del motor del workflow. La gestión de error debe in- cificos como “expedientes logicos”. cluir la capacidad de predefinir un papel que recibiría los artículos apropiados del trabajo que se determi- nan para estar en error. 18Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  17. 17. 1.5.7 Procedimientos de TemporizadoresCuando se pone en ejecución el workflow, hay mu-chos casos donde es importante la puntualidad determinar una actividad específica del trabajo, o elgrupo de actividades. La capacidad de establecer loscontadores de tiempo para todos los artículos deltrabajo llega a ser muy importante. La organizacióndebe requerir que la solucion soporte los mecanis-mos de “contador de tiempo” y que el usuario puedafijar estos valores para las actividades específicas através de la herramienta gráfica para el diseño de lasreglas del trabajo. 19 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  18. 18. Las mejores prácticas de la industria para proyectos de ECM1.6 Consideraciones para la para operar en un ambiente requiriendo muy poco,Planificación y la Formación o pequeñas cantidades de tiempo del personal dede Equipos para los Proyectos soporte de TI. Sin embargo, las tecnologias de flujo de trabajo (“workflow”) que tienen nivel de produc-Es critico para el éxito general del proyecto asegurar cion difieren grandemente, en que estas tecnologiasque todos los equipos de trabajo de los proyectos del requieren planificacion, configuracion y administra-gobierno consten de recursos adecuados, tanto del cion de mapas y rutas de procesos.area de Tecnologia de la Informacion (TI) o Servicios Otra consideracion critica de planificacion es lade Informacion (SI) como de la parte del usuario-fi- relativa al tamaño del proyecto; por ejemplo, nume-nal o la perspectiva del negocio. ro de escáneres, servidores, usuarios, complejidad La experiencia en la industria recomienda que los de la solucion de workflow, etc. Imagen de Docu-equipos de proyectos incluyan representantes de la mentos y administracion de proyectos con uno o dosgerencia, tecnologia de la informacion, y de la unidad escáneres y un servidor tipicamente no requierende negocio que se prepara para utilizar la tecnologia. tanto soporte como un ambiente distribuido gran-La mayoria de los Sistemas de Manejo Electronico de que incorpore tecnologias de flujo de trabajo. Lasde Documentos (SMED) preven las caracteristicas de soluciones de automatizacion de ruteo típicamenteimagen de documentos y servicios de documentos requieren menos soporte técnico que los ambientes 21 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  19. 19. de flujo de trabajo de produccion donde los tempo- yectos de MEC sigue el modelo básico de definir el rizadores, rutas de escalamiento, mapeo dinámico problema, idenficar la solución, e implementar la de procesos, etc., son utilizados. En todos los esce- tecnología seleccionada, pero con algunas variacio- narios arriba citados, los usuarios pueden reconocer nes significativas. que estas tecnologias requieren soporte de tecnolo- La primera diferencia está asociada con la defi- gia de la informacion y comúnmente poco soporte; la nición del problema de negocio. Esta es crítica para cantidad de tiempo requerido por los recursos técni- asegurar que el proceso de negocio actual está com- cos se expanden con el alcance y la complejidad del pletamente documentado incluyendo cómo la infor- proyecto. macion es recibida, qué hacen los usuarios con la in- Desde la perspectiva del negocio y del usuario formación cuando la reciben, dónde se crean copias, final, su directa participación en el equipo del pro- se sellan, archivan, se le da seguimiento, etc. La yecto es crítico para el éxito general del proyecto. información detallada asociada con la fundamenta- Los usuarios finales necesitan definir claramente sus ción de procesos es provista en las secciones de más necesidades y objetivos de negocios que son usados adelante. para identificar y seleccionar la tecnologia que será Otra gran diferencia está asociada con la separa- implementada. El proceso de identificar el cambio ción de cambios basados en tecnologia de cambios que se generará, tanto basado en tecnología como el no-basados en tecnologia. Cuando se consideran no-basado en tecnologia, debe ser lo más completo tecnologias de MEC, el uso debe reconocer que im- posible. plementar nueva tecnologia sobre viejos procesos La participación de los equipos de usuarios- rara vez genera los resultados previstos por los finales deben tener representacion apropiada tal usuarios. Las tecnologias MEC deben ser conside- como uno o más “Usuario(s) Campeon(es)” para radas como una herramienta de negocios y los pro- cada proceso grande que este siendo evaluado. cesos deben ser revisados/actualizados para tomar Estas personas y la representación de la gerencia ventaja de la tecnologia seleccionada. del negocio le permitirán a la organización evaluar Cada una de las siguientes actividades de pro- completamente los procesos actuales y considerar yectos son recomendadas por la industria de MEC y cambios futuros para lograr las metas y los objeti- deben ser seguidas por las organizaciones. vos de la organización. Los usuarios de negocios y usuarios-finales 1.7.1 Fundamentación del Proceso / Defini- deben reconocer que la participación en la fase de ción del Problema análisis es tan importante como la definición de las El propósito de la fundamentación del proceso/pro- capacidades requeridas de los usuarios que partici- cedimiento es definir claramente los procesos/pro- parán en cualquier solución. La participación de los cedimientos existentes e identificar las situaciones y usuarios en todos los aspectos del proyecto, junto problemas encontrados. Esto es logrado a partir de con la participación del grupo de TI y el proveedor un análisis detallado de los procesos y procedimien- de la solución incrementará el éxito de los proyec- tos existentes. Cuando se realiza este análisis es tos en la medida en que el nivel de participación se importante capturar y documentar actividades que incremente. incluyan: • Cómo los documentos y la informacion son re- 1.7 Fases del Proyecto cibidos; • Que le ocurre a estos documentos después que Las mejores prácticas de Manejo Electrónico de son recibidos (ej: sellados, clasificados, archi- Contenido (MEC) asociadas con las fases de pro- vados, entregados, etc.) 22Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  20. 20. • Cómo estos documentos son usados y cómo usuarios con experiencia (no-gerenciales) y personal diferentes personas usan el mismo documento gerencial. Es importante notar que el equipo que re- para completar una actividad o proceso especí- unirá esta información debe representar las unidades fico. de negocio desde la perspectiva del usuario e incluir • Qué le pasa al documento durante el procesa- todos los procesos y procedimientos que estén en uso. Creación de Envía el borrador GM envía Presupuesto del contrato a GM Contrato GM retorna el por e-mail De ítems de para GM provee borrador con el borrador Línea recibido revisión/comentarios comentarios comentarios a PA a PD y a PA De PD. No No Discusión? Discusión? Solicita a PD 60 45 15 Completar el 30 GM/PD/PA Presupuesto de PA prepara el GM revisa el revisan el Si Espera el Si líneas de ítems Borrador del contrato borrador del borrador Presupuesto de Programa y que lo envíe E incluye el contrato Ítems de línea Llamada de (cc GM) presupuesto Programa de PD conferencia Llamada de de items de línea Llamada de Llamada de Conferencia Conferencia La preparación conferencia para hacer consenso para hacer de enmiendas consenso empieza aquí Completa el formulario de PD/GM Revisan requerimiento Prepara expediente de contrato No Aprobación 60 Aprobaciones Si 45 15 Cambios? de contrato 30 Verificadas? Envía E-mail el regional Espera •Enruta el fólder Revisión final PA actualiza y Borrador formulario de copia •Firma el formulario de Si de PA y firma Prepara Borrador Final a requerimiento impresa No de GRF requerimiento de contrato Final PD/GM de contrato y •Esquema/Acuerdo de Contrato Envía Cambios a el contrato final •Resolución de Comité del Estado PA a GM •Resolución de la Agencia E-mail a la región para obtener •Enrutamiento de otros formularios aprobaciones correctas A Envía a PA para Devuelve al SSM1 iniciala verificación Asistente slip de de firma Administrativo enrutamiento de DFA Revisión 60 Si Revisión No 45 15 Verificado ? OK? A Gerencial 30 final del De DFA V e rifica OCC Espera por 4 la s firm a s El Asistente Paquete Enrutado Enruta expediente a copias firmadas No Administrativo de Si con 4 copias DFA SSM1 para firma del contrato y/o DFA envía a OCC Para DAS El Asistente la resolución de para ejecución PA requiere Administrativo la Agencia corrección a De DFA hace DAS enruta 2 la resolución copias y las copias a DFA distribuye Paso 2 del Asistente Administrativo proceso de de DFA crea el formato de factura DAS retiene 2 copias Contratos DAS El Asistente Administrativo De DFA archiva Copia PDF el formulario de 1 copia original firmada 1 copia 1 copia E-mail para enviada a Mas documentos de respaldo original enviada Asignación de PD/GM/PA DFA PM Son enviados a PA para el enviada a GM contratos y lo enruta a expediente del contrato a garantía Fair Housing miento (anotar, resaltar, copiar, etc.) En la medida que el proceso de fundamentacion avan- • Después que el procesamiento es completado, ce, los usuarios pueden describir procesos y/o proce- dónde el documento es archivado, si hay múlti- dimientos que no son “oficialmente aprobados” en el ples copias, etc, y procesamiento día a día. Estos atajos, o métodos al- • Cómo los tiempos de retención de documentos ternativos, necesitan ser documentados, al igual que son cumplidos y cómo el proceso de destruc- todos los demás atajos y metodologias implementa- ción de documentos después de alcanzar la fe- das para completar las actividades del trabajo diario. cha de destrucción se adhiere a las políticas de Una vez completada esta documentación, los retención de la organización. usuarios deben tener una oportunidad de revisar el Esta información debe ser reunida a traves de en- documento de fundamentación para asegurar quetrevistas con usuarios seleccionados en cada unidad todas las funciones y actividades relacionadas a susde procesamiento. Estos usuarios deben incluir a procesamientos han sido capturadas y documenta- 23 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  21. 21. das con exactitud. Es muy común para estos docu- • Clara identificación de qué informacion debe mentos tener múltiples versiones presentadas antes ser capturada y archivada en cada etapa y ac- de la aceptación del usuario. Esto es debido al hecho tividad del procesamiento. primario de que la mayoria de los usuarios no tienen • Clara identificación de acciones básicas de la documentación completa al nivel de detalle sobre MEC que puedan ser tomadas por los usuarios cómo los documentos son manejados en sus áreas. (ej: enrutamiento, re-enrutamiento, escala- Un ejemplo del nivel de detalle que debe reunir- miento, temporización, anotaciones, etc.); se, documentarse y revisarse con los usuarios es pre- • Manejo de excepciones, y sentado a continuación. • Ruta de escalamiento. En la medida que los esfuerzos de análisis de los 1.7.2 Análisis de Procesos procesos y la re-ingenieria avancen, es clave para los Una vez completado el proceso de fundamentación, usuarios participar en estos esfuerzos para asegurar esta información es evaluada para determinar dónde una adecuada administracion del cambio. Adicional- deben ser implementados los cambios basados en mente, es crítico que el personal de TI y el integra- tecnología y los cambios no-basados en tecnología. dor de la solución trabajen de cerca con los usuarios Ejemplos de cambios no-basados en tecnología para comprender completamente como los nuevos típicamente incluyen reducción en copias de docu- procesos deben trabajar, qué información debe ser mentos, la revisión de procedimientos no actualiza- archivada/supervisada, y el nivel y cantidad de re- dos, eliminación de procedimientos redundantes, y portes que deben ser creados. duplicación procesos/procedimientos entre organi- zaciones. 1.7.3 Definición de Requerimientos Ejemplos de cambios basados en tecnología típi- Después de identificar los cambios mas relevantes camente incluyen carga automática de documentos basados en tecnología que la organización requiere, recibidos, enrutamiento automático para el procesa- los requerimientos de la solución deben ser docu- miento, y una historia detallada relacionada con las mentados de tal manera que provean información actividades de trabajo, asociadas con cada item de detallada a los suplidores potenciales. Este docu- trabajo o documento. mento debe definir claramente los usuarios y las El análisis de los procesos existentes puede cla- funcionalidades del sistema en detalle, suficiente, ramente definir las situaciones/problemas organiza- que habilite a los suplidores potenciales para en- cionales junto con proveer un mecanismo para desa- tender las situaciones/problemas del negocio que se rrollar y rediseñar procesos. El rediseño de procesos intenta resolver y los resultados deseados cuando la debe incluir las siguientes actividades: solución sea implementada. • Identificación de las actividades que pueden Cuando se estén desarrollando los requerimien- ser reemplazadas por tecnologías (ej: sellado, tos de la solución debe considerar documentar tanto copiado, archivado, enrutamiento, etc.); las funcionalidades y capacidades requeridas como • Adopción por los usuarios de los nuevos proce- las deseadas que se hayan identificado a través de sos y la incorporación de tecnologías MEC. este documento. • Clara identificacion de formas que necesiten La definición de los requerimientos debe incluir ser diseñadas o re-diseñadas. todos los aspectos de la tecnologia seleccionada/de- • Clara identificación de entradas y salidas del seada que deban ser provistos por el integrador de sistema. soluciones. El nivel de detalle debe ser suficiente para permitir que el integrador de soluciones entienda to- dos los requerimientos tecnológicos incluyendo: 24Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  22. 22. • Todos los aspectos de entrada/creación de do- rio estará utilizando para determinar si la solución cumentos satisface los resultados que se anticiparon para el • Capacidades para escaneo de documentos proyecto. Los usuarios deben considerar cada una • Capacidades para almacenamiento de docu- de las siguientes metas y adicionar aquellas que mentos sean relevantes para su proyecto: • Capacidades de consulta de documentos • Mejora del servicio: Los usuarios necesitan la • Seguridad de documentos capacidad de rápidamente acceder y revisar in- • Formatos y compresión de documentos formación manejada por el sistema de imagen • Todos los aspectos de servicios de documen- de documentos y control de flujo de trabajo. tos/bibliotecas • Capacidad para dar seguimiento y monitoreo a • Control de autoria las actividades de trabajo: El sistema debe per- • Capacidades de verificación de documento mitir a los usuarios dar seguimiento a todos los en uso/no-uso trabajos en proceso incluyendo la capacidad de • Seguridad reasignar trabajo de un usuario a otro. Esta ca- • Publicación, revisión, redacción, etc., de do- pacidad de seguimiento permitirá a la organi- cumentos zación implementar nivelamiento de carga de • Administración del sistema trabajo cuando sea apropiado. • Todos los aspectos de control de flujo de traba- • Información histórica centralizada entre orga- jo (“workflow”) nizaciones: El sistema debe habilitar la organi- • Tipo de solución requerida zación para mantener un historial centralizado • Niveles de enrutamiento relativo a todas las actividades asociadas con • Reportes, seguimiento a información, bitá- el cliente. Esta centralización del historial debe cora incluir tanto las actividades generadas por el • Acceso de usuarios sistema (ej: fecha de escaneo, fecha de enru- • Diseño y rediseño de formularios tamiento, etc.) como la información generada • Procesos automatizados por los usuarios tal como notas tomadas du- • Administración/Configuración del sistema rante conversaciones telefónicas. Los usua- • Herramientas de diseño grafico de control rios deben tener acceso a la información que de flujo de trabajo les permita su nivel de seguridad, limitando el acceso a información que requiera un nivel de1.7.4 Factores Críticos de éxito seguirdad más alto.La definición de los factores críticos de éxito (FCE) • Incremento de la eficiencia de recursos dispo-para la solucion deben ser claramente definidos. nibles: La organización debe estar capacitadaEstos FCE’s deben permitir a la organización y al para usar la tecnología seleccionada para darsuplidor de la solucion identificar aquellas áreas de soporte a las actividades en proceso del nego-importancia crítica relacionadas con la implementa- cio. La tecnologia seleccionada debe permitirción exitosa de las tecnologías deseadas. Ejemplos a los usuarios disminuir el tiempo invertido encomúnes de factores críticos de éxito, tanto desde la el manejo de papel y archivos, incluyendo se-perspectiva del negocio como técnica, incluyen: llado, grapado, copias, entregas, y archivo de documentos; y de incrementar el tiempo en las1.7.4.1 Objetivos relacionados del negocio áreas de procesamiento del trabajo.Los documentos de planificación y adquisición de- • Satisfacer regulaciones organizacionales y/oben definir claros objetivos del negocio que el usua- gubernamentales relativas a la retencion de 25 Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  23. 23. documentos: El uso de tecnologia de almace- afectar adversamente la solucion propuesta namiento de data debe adherirse a cualquier ley y/o la data manejada por los sistemas actua- y/o regulación que cubra el almacenamiento, les. retención, y recuperación de información sobre • Modularidad: Las diversas aplicaciones clien- medios electrónicos de almacenamiento. te-servidor deben ser modulares, permitiendo • Disminuir el costo de almacenamiento: La so- la implementación de funcionalidades adicio- lución debe proveer la habilidad para utilizar nales, sin afectar la solución total. Esto inclu- tecnología de almacenamiento óptico para ye la habilidad para adicionar enrutamiento, reducir el costo global de almacenamiento y carpetas virtuales, impresión de alto volumen, recuperación de toda la informacion en “copia- servicios de fax automatizados, distribución de dura” o papel. carga de trabajo, monitoreo, etc. • Disminuir el costo de manejo manual de docu- • Acceso via Web: El sistema debe soportar com- mentos: El costo del manejo manual de los do- pletamente la tecnología web en la que dife- cumentos debe ser reducido al mismo tiempo rentes servidores web proveen todos los meca- que incrementa la capacidad para brindar un nismos necesarios para almacenar y recuperar mejor servicio a un menor costo por consulta. información requerida por el usuario, seguridad • Acceso fácil a aplicaciones, órdenes de traba- a nivel de sistema tanto para usuarios como jo, y otras informaciones. La solución general para data, y funciones de administración aso- debe permitir a los usuarios rápidamente se- ciadas al sistema. Todas las aplicaciones deben leccionar y accesar la información deseada sin estar completamente integradas para permitir utilizar herramientas o interfases complejas. redundancia de hardware y software tanto en La interfase del usuario debe ser fácil de usar las estaciones como en las plataformas de ser- por todos los usuarios del sistema. vidores web. • Utilizar componentes estándares en la indus- 1.7.4.2 Objetivos Técnicos: tria (No se permiten arquitecturas propieta- Desde una perspectiva técnica, los usuarios deben rias): Los componentes asociados en la so- considerar las siguientes metas y adicionar aquellas lución deben estar comúnmente disponibles metas que no estén listadas pero que sean relevan- a través de las industrias de imagen de docu- tes para cada proyecto. mentos y de workflow, ser completamente so- • Escalabilidad: El sistema debe ser completa- portada por el suplidor seleccionado, y tener li- mente escalable, permitiendo un incremento brerias y documentación completas de usuario del número de usuarios y los volúmenes de y de desarrollo. data sin reemplazar los componentes básicos • Capacidad para satisfacer los requerimientos del sistema. Esta escalabilidad debe estar en técnicos sobre todos los aspectos del sistema las áreas de incremento de memoria, almace- como es sumarizado en la Seccion 7.2.3 y deta- namiento en disco, almacenamiento óptico, llado en los documentos de adquisicion. tamaño y velocidad del CPU, etc. • Ruta de Migración: Una ruta de migracion cla- 1.7.5 Guía de Selección de Tecnologías MEC ramente definida debe estar completamente Cuando se está determinando las tecnologias apro- soportada por la solución propuesta. Esta ruta piadas que son requeridas o necesarias para alcan- de migración debe permitir la integración de zar metas de negocios o técnicas, la organización nuevas tecnologías de manejo de documentos debe considerar varios factores asociados con la para asegurar una integración adecuada, sin 26Normas y Estándares: Digitalización de documentos
  24. 24. tecnología. La evaluación de la tecnología apropiada mienta utilizada para crear la información (ej:debe incluir: procesadores de palabra, hojas electrónicas, • COLD/ERM: Cuando evalúa tecnologias COLD/ documentos de facsímil, etc.). Los servicios de ERM, la organización debe revisar los requeri- documento/biblioteca por lo general compren- mientos de descarga, almacenamiento y pro- den marcar los documentos como “dentro” cesamiento. Adicionalmente, la organización y “fuera” de los repositorios; permitir control debe considerar la complejidad de configurar de versiones, y soportar reglas de seguridad el sistema para soportar nuevos y/o modifica- a nivel de documentos, grupos, y archivos. dos formatos de reportes y requerimientos de Cuando se están evaluando estas tecnologías, indexación. También deben ser consideradas, la organización debe considerar si el producto la capacidad de la tecnología para permitir ac- soporta estas funcionalidades y si las mismas ceso simple de los usuarios a la data a través están integradas con los componentes de pu- de una pantalla de consulta y la capacidad de blicación en web. “cortar y pegar” información de un reporte o • Flujo de Trabajo: Cuando la organización de- página recuperados a una aplicación estándar termina qué tecnologia de flujo de trabajo es de oficina. Cuando se están evaluando tecno- requerida, debe ser decidido si se requiere de logías de COLD/ERM, la organización debe tecnología con un nivel ad-hoc, administra- asegurar que el sistema es capaz de cargar e tivo o de producción. Para requerimientos de indexar el volumen diario de trabajo sin impac- enrutamiento/flujo de trabajo ad-hoc, la or- tar los usuarios. Esta funcionalidad de “cargar” ganización debe evaluar si el producto inclu- debe incluir indexado automatizado basado en ye herramientas de autoría simplificada (para esquemas definidos por los usuarios autoriza- procedimientos de enrutamientos no comple- dos. jos) que pueden ser utilizadas en un ambiente • Imagen de Documentos: Cuando se está eva- gráfico junto con capacidades de monitoreo. luando estas tecnologías, es útil para la organi- Las capacidades de monitoreo deben habilitar zación realizar “visitas” a otras organizaciones a los usuarios autorizados a tener acceso a co- similares en tamaño y procesamientos, que las de trabajo o “canastas”. Estas herramientas hayan implementado la solución que se está administrativas y de monitoreo deben permitir considerando. El propósito de estas “visitas” además a los usuarios autorizados re-enrutar es reunir información relacionada con situacio- ítems de trabajo y establecer escalamiento bá- nes/problemas encontrados por otros usuarios sico y procedimientos de “fuera de tiempo”. Es- que potencialmente no han sido identificadas tos escalamientos y procedimientos de “fuera o trabajadas por la organización. Durante es- de tiempo” habilita al usuario para establecer tas “visitas”, todos los aspectos de escaneo de una cantidad de tiempo especifica para la du- documentos, indexado, y verificación deben ser ración de cualquier actividad específica de un discutidos. También debe ser revisado el desem- ítem de trabajo, o establecer un tiempo total peño general del sistema y la facilidad de uso, la de duración antes de enviar automáticamente precisión de procesamiento y la satisfacción de el ítem de trabajo a una persona específica o la organización con el producto/solución y con rol. Cuando la organización determina que se el proveedor del producto/solución. requiere una tecnología de flujo de trabajo de • Servicios de Documento/Biblioteca: Estos ser- producción, el escalamiento y los procedimien- vicios capacitan al usuario para manejar infor- tos de “fuera de tiempo” deben estar incluídos, mación electrónica independiente de la herra- pero también deberán ser consideradas otras 27 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

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