Case study Almirall Sphere by Raona. La intranet donde el usuario es el centro

1. &
SPHERE
la intranet donde el
usuario es el centro
case study

2. SOLUCIONES PENSADAS EN EL USUARIO
Almirall es una compañía farmacéutica que tiene como objetivo ofrecer medicamentos y dispositivos médicos a pacientes de todo
el mundo. Almirall investiga, desarrolla, fabrica y comercializa medicamentos propios y productos de terceros en áreas con necesi-
dades médicas no cubiertas. Sus productos se encuentran ya en más de 70 países, dispone de 13 filiales y cuenta con una plantilla
de 2.100 trabajadores.
Según su reciente dirección estratégica Almirall quiere centrar sus recursos en impulsar su crecimiento en el campo médico de la
dermatología, expandirse en países clave, ser más competitiva apostando por una mayor proximidad, aprovechar y combinar con
eficacia las iniciativas de desarrollo corporativo e I+D y promover una organización orientada a la calidad y al logro de resultados
con una cultura basada en la confianza, el liderazgo personal, la innovación y el trabajo en equipo.
En el fomento de la colaboración y el cambio de cultura que está viviendo Almirall ha tenido un papel fundamental la nueva in-
tranet, Sphere, en la que los usuarios son los protagonistas y el verdadero motor de la solución.
El cliente /

3. 3
Basado en la plataforma Sharepoint 2013, la herramienta de Microsoft
idónea para desarrollar portales colaborativos donde los usuarios
pueden compartir conocimiento, trabajar en equipo y tener acceso ágil
a su información.
2 premios INTRA.NET
Awards 2016
Almirall fue galardonada con dos premios
de la Intra.Net European Awards 2016 por
la intranet corporativa Sphere, en la que
Raona participó en las etapas de diseño,
desarrollo e implantación aportando su
conocimiento y experiencia en soluciones
para portales sociales y de colaboración. •
+50 usuarios
participaron en el diseño
La creación de Sphere se basó en un
procedimiento iterativo donde primero se
plantean los wireframes, donde la infor-
mación se presenta sin diseño. Posterior-
mente se diseñan los mockups o ejemplos
de pantallas, donde los usuarios pueden ir
definiendo el resultado en un piloto previo
a la solución final. •
2.000 usuarios activos
Antes del proceso de desarrollo de Sphere
nos centramos en definir un espacio a
partir de las necesidades y requerimien-
tos de los usuarios de la aplicación. Ellos
tenían que ser el centro que diera sentido
a una intranet social y colaborativa que
ahora ya tiene más de 2.000 usuarios
finales. •

4. Camino a una evolución /
Al inicio del proyecto Almirall partía de
una intranet de más de doce años de
antigüedad, que no estaba acorde con el
proceso de cambio cultural y transforma-
dor en la que estaba inmersa la compañía.
Un paso adelante
Desde el 2012 Almirall estaba utilizando
una organización en base a comunidades,
que permitían el proceso colaborativo. Sin
embargo, querían ir más allá y agrupar sus
diferentes fuentes de información en un
único canal corporativo que tuviese la ca-
pacidad suficiente para distribuir toda esa
información, que anteriormente se hacía
por mail. •
Consumerización
El cómo lo querían giraba en torno a
dos conceptos. El primero de ellos es
la consumerización, es decir, utilizar las
herramientas corporativas de la misma
manera que se utilizan las herramientas
personales. Almirall quería que en Sphere
los usuarios pudieran compartir todo tipo
de contenidos, comentar, distribuirlos
y consumirlos desde cualquier tipo de
dispositivo y con una interfaz cómoda y
visual como la que posibilita el formato
“board”. •
Diseño centrado en el usuario
Y el segundo concepto para la conceptu-
alización de Sphere fue el diseño centrado
en el usuario. Con la idea de que, por
ejemplo, el usuario pudiese hacer suya la
aplicación, que los contenidos se orde-
naran siempre desde su punto de vista,
que se permitiera la colaboración más allá
de los departamentos de una empresa,
y que el usuario solo tuviera acceso a los
contenidos que fuera a necesitar. •
Los resultados que esperaba obtener Almirall con la implan­
tación de Sphere era extender la colaboración dentro de la
empresa con una herramienta en pro de la comunicación
corporativa y que sirviera de acceso para su catálogo de
contenidos y aplicaciones.
4

5. La gestión del cambio suele ir desvinculada de los proyec­
tos. Cuando implantamos Sphere acompañamos a los
trabajadores de Almirall en el aprendizaje de la nueva her­
ramienta, formándoles, guiándoles y teniendo en cuenta su
opinión para adecuar la intranet a lo que esperaban de ella..
Después de introducir Sphere hemos
obtenido grandes beneficios como un
incremento del engagement del usu-
ario con la plataforma, el inicio de una
compartición cross del conocimiento y
la percepción por parte del usuario del
salto de calidad de lo qué se comunica
y cómo se comunica.
— Óscar Sánchez Díaz, Collaboration
Project Manager en Almirall
Por qué raona /
Intranet social
“La necesidad número uno de Almirall era
crear una plataforma corporativa en que
el eje principal fuera una comunicación
social y colaborativa, y en la que el usuario
estuviera en el centro de la intranet. Decidi-
mos contactar con Raona porque aparte de
las recomendaciones ya teníamos un buen
feeling en proyectos previos.” •
Cultura corporativa
“Almirall ya contaba con una intranet,
aunque el hecho de haber sido desarrollada
hace bastantes años la hacía desalineada
tecnológicamente y con la cultura de co-
laboración de la compañía que se deseaba
impulsar. Los nuevos contenidos debían
seguir un esquema basado en el punto de
vista del usuario, con nuevos formatos de
imagen y video y accesible desde cualquier
lugar y dispositivo.” •
Transformación cultural
“El valor que ha tenido implantar una solu-
ción como Sphere en nuestra compañía ha
sido clave, porque se ha configurado como
una catalizador fundamental para llevar a
cabo el proceso de cambio transformacio-
nal y cultural que está acometiendo Almi-
rall.” •

6. Sphere parte de un diseño centrado en
el usuario para que su experiencia de uso
en la plataforma sea totalmente satisfac-
toria. Por ejemplo, a un solo clic tiene a
su disposición toda la información de la
compañía, puede acceder y recibir notifi-
caciones también vía móvil o saber de un
solo vistazo cuáles son sus comunidades
de trabajo.
Mejora notable de la
comunicación
Una de las grandes ventajas después de
haber implantado Sphere ha sido el gran
avance a nivel comunicativo dentro de
Almirall. La mayoría de los usuarios de
la intranet trabajan en diferentes sedes y
países, y Sphere ha facilitado la fluidez de
la información corporativa y el intercambio
de noticias relevantes en nuevos formatos
multimedia y con posibilidad de ofrecer
feedback.
Feedback positivo usuarios
Más del 80% de la empresa utiliza la
intranet cada día para estar conectado y
saber qué está ocurriendo en la compa-
ñía. Este es el resultado de la satisfacción
de los usuarios al trabajar en un entorno
totalmente adaptado a ellos, muy ac-
cesible, y en el que crear y trabajar en
comunidades es una experiencia sencilla y
enriquecedora.
Incremento de la colaboración
Con Sphere el espíritu colaborativo ha
logrado trascender el que se generaba en
los departamentos de la empresa, y se ha
abierto a una comunicación y un trabajo
en equipo más social, transparente, in-
novador y eficiente. •
Actualmente se está analizando el uso que los usuarios
dan a la intranet: qué noticias son más compartidas y
comentadas, qué es lo que la gente busca, a qué sitios
accede o qué funcionalidades no utiliza, entre otros aspec-
tos.Este análisis y la realización de diversos workshops con
usuarios clave permite evolucionar la platafaforma al uso y
necesidades que los usuarios demandan.
El usuario es el auténtico
protagonista /
3
6

7. User Profile
Cada usuario tiene un perfil público, ac-
cesible para cualquier persona que forme
parte de la intranet. Este perfil incluye in-
formación de contacto, profesional y algu-
nos campos que puede rellenar el mismo
usuario, por ejemplo: sus redes sociales,
habilidades, apartado de presentación del
usuario. •
2 Collaboration
Todos los consumidores de la plataforma
pueden comprobar al instante la última
acción de cada comunidad de la que for-
man parte y acceder a ellas para empezar
a colaborar con el resto del equipo. •
3 Content Map
Es el repositorio global de la empresa des-
de la que se tiene una fácil entrada a todo
el catálogo de contenidos de la compañía.
El usuario puede personalizar los con-
tenidos que desea ver con solo arrastrar y
soltar aplicaciones en su pantalla. •
1 What’s New
En la home page los usuarios pueden en-
contrar las últimas noticias y comunicacio-
nes sobre la empresa, en las que se puede
comentar y dar a me gusta para obtener
feedback sobre los temas de interés.
Además la opción de slider, en la parte
derecha, permite a los usuarios acceder a
contenidos personalizados, notificaciones
y al calendario compartido de eventos. •
Beneficios /
3
4
2 41
7