Taller ciclo vital del documento

Gestión Documental II
Ciclo vital de los Documentos, sus fases y etapas
Presentado por
Fanny Andrea Gutiérrez Sierra
Rosa Aura Peñaloza García
Grupo 4
Universidad del Quindío
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística
2013

∗
Taller II
Ciclo vital de los Documentos, sus fases y etapas
Docente
Luz Marina Arias González
Presentado por
Fanny Andrea Gutiérrez Sierra
Rosa Aura Peñaloza García
Grupo 4
∗ Universidad del Quindío
∗ Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
∗ Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
∗ 2013

Objetivo General:
• Desarrollar y aplicar los procesos de la gestión
documental.
Objetivos específicos:
• Diferencias etapas, fases y procesos en la gestión
documental.
• Conocer y aplicar la normatividad del AGN para la
gestión documental.
OBJETIVOS

Durante el ciclo vital de los documentos se
encuentran varias etapas y fases de hay se
desprenden los procesos de gestión documental
desde su creación hasta la conservación final.
Cada uno de ellos tiene una normatividad que
estandariza su aplicación, desarrollando
actividades especificas para lograr que los
documentos cumplan el objetivo para los que
fueron creados y de acuerdo a su importancia se
conserven y sirvan de soporte a la organización.
INTRODUCCIÒN

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
General: Las etapas o ciclos que tienen los documentos desde su
proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su
eliminación o su conservación permanente.
Colombia el ciclo vital de los documentos también se conoce como
Archivo Total, es decir, es el control y seguimiento del proceso
archivístico en sus distintos estadios producción, recepción, trámite,
distribución, consulta, retención, el desde la producción hasta su
disposición final, siendo esta última la conservación
definitiva o eliminación

La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947
por una comisión
Norteamericana por los grandes cantidades de información de las
entidades y lo difícil para ubicación en entidades publicas y privadas.
Esta teoría se basa principalmente en tres etapas :
Primera edad: Desde la creación del documento y el tramite de la
información que contiene
Segunda edad: información no consultada frecuentemente pero valor
primario o secundario pero que puede ser consultada.
Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que
se puede utilizar como documento investigativo.
TEORIA DE LAS TRES EDADES

FASES DEL DOCUMENTO
Fases del documento
ACTIVA SEMIACTIVA INACTIVA
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTORICO
DESCARTEA BAJA
DOCUMENTAL
TRANFERENCIAS
PRIMARIAS
TRANSFERENCIAS
SECUNDARIAS
ADMINISTRATIVO
LEGAL
FISCAL
EVIDENCIAL
TESTIMONIAL
INFORMATIVO

Se Refiere a su permanencia en cada uno de los tres
tipos de archivo que debe tener la institución en las
distintas dependencias.
Esta permanencia está definida por las Tablas de
Retención Documental y por las Tablas de Valoración
Documental.
Esos tipos de archivos son:
• Archivo de gestión
• Archivo central
• Archivo histórico
ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS

De acuerdo al Artículo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001
Define la Unidad de Correspondencia:
Como la que gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción,
radicación y distribución de las comunicaciones.
• Contribuyendo al desarrollo del programa de gestión documental.
• Integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e
históricos.
• Requieren de personal suficiente y debidamente capacitado.
• Requiere de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar , tramitar
los documentos en forma eficiente tanto internas como externas.
La comunicación oficial no podrá salir de las entidades por vía diferente a la de las
unidades de correspondencia o ventanilla única de radicación.
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Su Importancia en una organización por que:
• Gestiona, controla, selecciona, organiza, conserva los
procesos de gestión documental para promover la
conservación adecuada de la documentación haciendo
eficiente los procedimientos y operaciones Archivísticos de la
entidad y así cumplir con los estándares de calidad.
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

.
PROCESOS DE LA GESTION
DOCUMENTALETAPAS DEL CICLO
VITAL DEL
DOCUMENTO
7 CONSULTA DE
DOCUMENTOS
8.CONSERVACI
ON DE
DOCUMENTOS
5 ORGANIZACION
DE
DOCUMENTOS
2 Recepción
de
documentos
3.DISTRIBUCIÓ
N DE
DOCUMENTOS
1
PRODUCCION
DE
DOCUMENTO
S
4 TRAMITES DE
DOCUMENTOS
6.ORGANIZACIÓ
N DE
DOCUMENTOS
9 DISPOSICIÓN
FINAL DEL
DOCUMENTO

NORMATIVIDAD DEL PROCESO
• Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
• Ley 527 de 1999Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
• Código Penal: Artículos 218 a 228, Artículo 231.
• Código de Procedimiento Penal: Artículo 261. Artículos 262 a 263.
• Código de Comercio: Artículo 48. Artículo 51. Artículo 54.
• Decreto 2649 de 1993: Artículo 123. Soportes contables
• Decreto 1584 de 1994: Registro proponentes Cámaras de Comercio
• Decreto 2150 de 1995: Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.
• Acuerdo AGN 060 de 2001: Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones
oficiales.
• Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda.
• NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir” .
• NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.
• NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. NTC 3393. Elaboración documentos
comerciales.
• NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”
1 PRODUCCION DE
DOCUMENTOS

Generación de documentos de las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
Es el origen, creación y diseño de formatos y
documentos, de acuerdo a las funciones propias de
cada entidad o dependencia.
Recepción de documentos:
DOCUMENTAL1 PRODUCCION DE
DOCUMENTOS

ACTIVIDADES:
Creación y diseño del documento
Normalización de la producción documental
∗ SVE
DOCUMENTAL1 PRODUCCION DE
DOCUMENTOS

Son las operaciones de verificación y control que una institución
debe realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurídica.
se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo
anunciado y sean competencia de la
entidad para su radicación y registro con el propósito de dar inicio a
los trámites correspondientes.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de
diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax,
correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para
esta actividad de acurdo a l manual de procedimientos.
Recibo de documentos oficiales. Dejando constancia de recepción
del documento.
DOCUMENTAL
2 Recepción
de
documentos

NORMATIVIDAD:
Constitución Política: Artículo 15. Párrafo 3: La
correspondencia y demás formas de comunicación privada
son inviolables.
Acto Legislativo 02 de 2003:
Decreto 2150 de 1995: Artículos 1, 11 y 32.
Acuerdo AGN 060 de 2001: Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre
las unidades de correspondencia, radicación y control de las
comunicaciones recibidas y enviadas.
DOCUMENTAL
2 Recepción
de
documentos

ACTIVIDADES:
• Recepción de documentos:
Verificar, los se pueden recepcionar de acuerdo a los manuales de procedimientos.
identificar (medios de recepción: mensajería, verificación y confrontación de folios, copias, anexos,
firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador).
• Radicación de documentos:
Asignación de un número consecutivo (artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo o de envío, Impresión de rótulo de la radicación, Registro impreso de
planillas de radicación y control.
• Registro de documentos:
Recibo de documentos oficiales.Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo. Asignación de datos (Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o
destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación,
Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta.
• Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
• Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y
enviados.
DOCUMENTAL
2 Recepción
de
documentos

DOCUMENTAL
2 Recepción
de
documentos

Son todas las actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
DOCUMENTAL 3.DISTRIBUCIÓN
DE
DOCUMENTOS

DE
DOCUMENTOS
Normatividad:
Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones
reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995: Artículo 25. Utilización del correo para el envío de
información.
Acuerdo 060 de 2001: Artículo 3. Centralización de los servicios de
distribución de las comunicaciones
oficiales.

DE
DOCUMENTOS
ACTIVIDADES
La distribución interior y exterior que llega y genera la entidad.
Tener en cuenta:
1. Distribución de documentos externos
2. Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia
Registro de control de entrega de documentos internos.
3. Distribución de documentos enviados, tanto físicos como virtuales
Métodos de empaque y embalaje, Peso y porteo de documentos, Control de
devoluciones.
4. Organización mensajería externa.
5. Registro de control de envío de documentos.

Es el recorrido del documento desde su producción o
recepción hasta el cumplimiento de su función
administrativa.
DOCUMENTAL 4 TRAMITES DE
DOCUMENTOS

Normatividad:
Constitución Política: Artículo 23.
Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.
Decreto 01 de 1984.
Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.
Decreto 2150 de 1995. Artículos 6, 16, 17, 22. Artículo 25.
Decreto 1222 de 1999. Artículo 33. Derecho de turno.
Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del
trámite de las comunicaciones, numeración de actos
administrativos.
DOCUMENTAL
4 TRAMITES DE
DOCUMENTOS

ACTIVIDADES
Son las que en desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de
documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus
respectivas series documentales.
1. Recepción de solicitud o trámite: Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y
ruta del trámite.
2. Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las
dependencias.
3. Respuesta. Análisis de antecedentes y compilación de información.
Proyección y preparación de respuesta.
Trámites. Necesarios con la producción de documentos hasta la culminación del asunto.
DOCUMENTAL
4 TRAMITES DE
DOCUMENTOS

Es el conjunto de acciones orientadas a la clasificación,
ordenación y descripción de los documentos de una
institución, como parte integral de los procesos
archivísticos.
DOCUMENTAL
5 ORGANIZACION DE
DOCUMENTOS

Normatividad:
Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal. Artículo 289. Artículo 337.
Ley 80 de 1993. Artículo 55. Artículos 50,51,52 y 53 de
Código de Comercio. Artículo 60.
Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las T. R .D.
Decreto 254 de 2000. Artículo 36.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de
Archivos
Acuerdo AGN 007 de 1994. Artículo 18. A
Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentación de las TRD.
Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No.
07. del 29 de junio de 1994.
Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluación de
TRD.
Acuerdo AGN 16 de 2002. Las Cámaras de Comercio.
Acuerdo AGN 037 de 2002. La contratación de servicios de archivo.
DOCUMENTAL

NORMATIVIDAD
Acuerdo AGN 039 de 2002. Elaboración y aplicación de las TRD.
Acuerdo AGN 041 de 2002. Entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o
privaticen.
Acuerdo AGN 042 de 2002. Organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas
Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 liquidación de empresas publicas.
Acuerdo AGN 02 de 2004. fondos acumulados.
Circular AGN 07 de 2002. archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
Circular AGN 01 de 2003. Organización y Conservación de los documentos de archivo.
Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organización de historias laborales.
Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de historias laborales.
Circular AGN 01 de 2004. Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la
Nación.
Resolución MinSalud 1995 de 1999. Histórica Clínica. (Expedida por el Ministerio de Salud)
Resolución AGN 081 de 2001. actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN.
Resolución AGN 183 de 2004. Grupo Técnico de apoyo del Comité de Archivo del Archivo General de la Nación.
Resolución MinProtección Social 001715 de 2005. Por la cual se modifica la Resolución 1995 de 1999.
NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.
NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.
DOCUMENTAL

ACTIVIDADES
• Identificación de unidades administrativas y funcionales.
• Aplicación de la tabla de retención.
• Conformación de series y subseries documentales.
• Identificación de tipos documentales de la tabla de retención
• Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.
• Conformación y apertura de expedientes.
• Determinación de los sistemas de ordenación.
• Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos, Foliación.
• Análisis de información y extracción de contenidos.
• Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices.
• Describir las diferentes áreas del documento.
• Elaboración de inventarios documentales.
• Organización y entrega de transferencias documentales.
• Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD.
DOCUMENTAL

DOCUMENTAL

Acceso a un documento o grupo de documentos con el
fin de conocer la información que estos contienen.
DOCUMENTAL 6CONSULTA DE
DOCUMENTOS

NORMATIVIDAD
Constitución Política. Artículo 20. Artículo 27. El Artículo 74.
Artículo 112.
Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal. ART. 315. ART.
316. ART. 320.
Ley 57 de 1985. Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a
los documentos públicos.
Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el
Derecho de petición de información.
Decreto 2126 de 1992. Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de
Relaciones Exteriores.
Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.
Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.
DOCUMENTAL 6 CONSULTA DE
DOCUMENTOS

ACTIVIDADES:
• La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario de acceder a la
información contenida en los documentos de archivo atendiendo
requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo
electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente.
• Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas
deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se
permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado .
• Formulación de la consulta precisa.
• Respuesta a consulta
• Atención y servicio al usuario.
• Infraestructura de servicios de archivo.
• Sistemas de registro y control de préstamo.
DOCUMENTOS

DOCUMENTOS

Son las medidas preventivas o correctivas, Adoptadas para
garantizar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo, sin alterar su contenido.
DOCUMENTAL
7 CONSERVACION
DE DOCUMENTOS

NORMATIVIDAD
Constitución Política. Artículo 8. Artículo 95.
Código Procedimiento Civil. Artículo 251.
Ley 47 de 1920. Artículo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e
inmuebles.
Ley 14 de 1936. Sobre protección del patrimonio cultural.
Ley 39 de 1981. Artículos 1,2,3 y 4. Sobre conservación copias mediante
microfilmación.
Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y
transferencia ilegal de bienes culturales.
LEY 6 DE 1992. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, Artículo 74.
Ley 80 de 1993. Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán
medidas para preservar contratos.
Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura. Artículo 4. Patrimonio Cultural de la Nación.
Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico.
Código de Comercio.Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm
DOCUMENTAL
7 CONSERVACION
DE DOCUMENTOS

NORMATIVIDAD
Decreto 1798 de 1990. Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes.
Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos.
Decreto 2150 de 1995. Supresión de tramites.
Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.Artículo 23. Artículo 60.
Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de
conservación.
Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración
documental.
Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.
Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo
Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los
servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de
archivo.
DOCUMENTAL
7 CONSERVACION
DE DOCUMENTOS

ACTIVIDADES
• Garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los
documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados
para el archivo, almacenamiento, soportes.
• Implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las
siguientes acciones:
• Diagnóstico integral.
• Sensibilización y toma de conciencia.
• Prevención y atención de desastres.
• Inspección y mantenimiento de instalaciones.
• Monitoreo y control de condiciones ambientales.
• Limpieza de áreas y documentos.
• Control de plagas.
• Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.
• Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.
• Seguridad de instalaciones
DOCUMENTAL

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital,
con miras a su conservación temporal, permanente, o a su
eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de
Retención Documental y/o Tablas de Valoración
Documental.
DOCUMENTAL
9 DISPOSICIÓN
FINAL DEL
DOCUMENTO

DOCUMENTAL
9 DISPOSICIÓN
FINAL DEL
DOCUMENTO

NORMATIVIDAD
Constitución Política de 1991. Artículo 63. Artículo 70. CN Párrafo 2: Artículo 71. Artículo 72.
Ley 47 de 1920. Protección del patrimonio documental y artístico.
Ley 14 de 1936. protección del patrimonio cultural.
Ley 163 de 1959. Defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación.
Ley 39 de 1981. Artículos 1,2,3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos,
Ley 80 de 1993.Artículo 39. Segundo Párrafo.
Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm
Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes.
Decreto 264 de 1963. Defensa y conservación patrimonio.
Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial.
Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos.
Decreto 2649 de 1993. Normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias.
Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida.
Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”. Artículo 18. Artículo 23. Artículo 25Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias
documentales secundarias.
Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.
Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.
NTC 3723. Micrografía. Microfilmación de películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnica de operación.
NTC 4080. Micrografía..
NTC 5174. Microfilmes tipo gelatina y plata.
NTC 5238. Micrografía: microfilmación de series: Procedimientos de operación.
DOCUMENTAL
9 DISPOSICIÓN
FINAL DEL
DOCUMENTO

ACTIVIDADES
Enmarcado todo en la aplicación de las TRD
∗ La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente sobre el
origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora,
convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia AGN, 2001. P.88.
∗ Recepción de transferencias secundarias.
∗ Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.
∗ Conservación y preservación de los documentos.
∗ Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final establecidas en las
TRD. Que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su
información en otros soportes. (GRGA)
DOCUMENTAL
9 DISPOSICIÓN
FINAL DEL
DOCUMENTO

Reglamentando el Titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la
Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental
para todas las entidades del Estado”.
Hace referencia a la gestión documental, permitirá a las entidades publicas que hacen
parte del Sistema Nacional de Archivos contar con un instrumento normativo
moderno, acorde con las necesidades del país, a partir de los cambios en aspectos
normativos, tecnológicos y de política pública, que han impactado los procesos de
gestión documental del Estado., le da importancia a la utilización de las TIC para
agilizar y modernizar los procesos archivísticos.
Le dice a las entidades públicas, adecuar la gestión de los documentos públicos,
físicos y electrónicos y en la obligación que tienen de elaborar el Programa de Gestión
Documental y la normalización de los Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del
PGD y brinda los lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades
el Estado.
Decreto 2609
del 14 de diciembre de 2012,

Objetivo:
• Contribuir a la eficiencia y la transparencia de la administración pública,
utilizando los avances tecnológicos y la aplicación de las TIC en la
archivística.
• Responsabilizar a las entidades públicas, en la adecuada gestión de los
documentos públicos, físicos y electrónicos .
• Implementar y elaborar Programas de Gestión Documental normalizados de
los Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda los
lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades el
Estado.
Decreto 2609

Resumen:
Habla de los componentes del sistema de la gestión documental desde que se
produce el documento hasta su conservación final, hace énfasis en la
aplicación estricta de la normatividad.
La entidad debe contar con las TRD aplicadas de a cuerdo a la estructura
orgánica.
Hace énfasis en los archivos electrónicos , su utilización preservación dentro de
las entidades del estado con el fin de que haya conexión entre ellas en
cuanto a la información del estado.
La información de las entidades del estado debe estar almacenada de tal forma
que entrelace los procesos de las mismas todo en beneficio de los
ciudadanos y los usuarios que la requieran.
Decreto 2609

Resumen:
De aplicación: a la Administración Pública en sus diferentes niveles, nacional,
departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas y
demás entidades territoriales que se creen por Ley; de las divisiones
administrativas; las entidades privadas que cumplen funciones públicas, a las
entidades del Estado en las distintas ramas del poder; y demás organismos
regulados por la Ley 594 de 2000.
regula la aplicación de esta norma a todos los documentos que genere la
entidad en los diferentes formatos (físicos, electrónicos) cuya
responsabilidad es de todos los empleados públicos.
Principios de la gestión documental, planeación, eficiencia, economía, control y
seguimiento (enuncia 20).
Habla de los componentes del sistema de la gestión documental desde que se
produce el documento hasta su conservación final, hace énfasis en la
aplicación estricta de la normatividad.
Decreto 2609

Resumen:
El Archivo General de la Nación, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley
594 de 2000 o Ley General de Archivos y teniendo en cuenta la importancia
que para el sector público tiene la modernización de la gestión documental a
partir de la aplicación de las nuevas tecnologías de la información se permite
publicar la Circular Externa 002 del 6 de marzo de 2012, en la cual se emiten
algunas “recomendaciones a las diferentes entidades interesadas en adquirir
o desarrollar sistemas de gestión de documentos, asegurando la gestión de
los documentos durante todo su ciclo de vida, las condiciones de seguridad
de la información, la preservación y acceso a los documentos y a la
interoperabilidad con los sistemas de información existentes o futuros.
Circular 002 de marzo 06 de 2012

∗ De acuerdo a la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las
que pasa el documento, desde su creación hasta su eliminación o selección
para su custodia permanente y establece en función del valor de los
documentos y la frecuencia de uso.
∗ Las tres fases o etapas se establecen:
I. Archivo de Trámite o de Gestión Administrativa.
∗ Conformada por los documentos que se encuentran en trámite.
∗ Los documentos serán resguardados de conformidad con el Catalogo de
Disposición Documental del Instituto, por el tiempo estrictamente
indispensable para cumplir con el objetivo para el cual fueron creados,
debiendo ser remitidos al Archivo de Concentración para su conservación
precautoria.
Como clasifican los archivos teniendo en
cuenta el ciclo vital (Archivo de Gestión,
Central e Histórico)

II. Archivo de Trámite o de Gestión Administrativa.
∗ Conformado por los documentos que habiendo concluido su trámite y luego
de haber sido valorados, sean trasferidos de los Archivos de Trámite al
Archivo de Concentración para su conservación precautoria, de conformidad
con el Catalogo de Disposición Documental del Instituto. En el Archivo de
Concentración se integran los documentos cuya consulta es esporádica por
parte de las unidades administrativas del Instituto y cuyos valores primarios
aún no se prescriben.
III. Archivo Histórico.
∗ Conformado por los documentos que habiendo concluido su vigencia en el
Archivo de Concentración, sean transferidos para completar su Ciclo Vital al
Archivo Histórico del Instituto.
Como clasifican los archivos teniendo en
cuenta el ciclo vital (Archivo de Gestión,
Central e Histórico)

∗ Es la fase del tratamiento archivístico en que se analizan y determinan los
valores primarios y secundarios de las series documentales, entonces se fijan
los plazos de transferencia, acceso, conservación o eliminación total o
parcial.
∗ Valor primario: Va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se
ha producido por la institución. Este valor puede ser: Administrativo, legal,
fiscal y contable.
∗ Valor secundario: Es el que interesa a los investigadores sobre la información
retrospectiva. Se alcanza una vez agotado el valor inmediato o primario.
Estos pueden ser establecidos convencionalmente: informativo e histórico.
Los valores que tienen los documentos
en cada una de estas fases o etapas.

VALORES
PRIMARIOS
ADMINISTRATIVO
Aquel que tiene los documentos para la
administración
que los ha producido, como testimonio de
sus procedimientos y actividades
LEGAL
Aquel que puede tener los documentos
para servir
como testimonio ante la ley
FISCAL
Aquel que tiene los documentos que puede
servir de
testimonio del cumplimiento de
obligaciones tributarias
VALORES
SECUNDARIOS
INFORMATIVO
Aquel que sirve de referencia para la
reconstrucción de
las actividades de la Administración
HISTORICO
Aquel que posee un documento como
fuente
primaria para la historia.

∗ Ventajas de la valoración documental:
∗ Simplifica las transferencias documentales.
∗ Adecua los calendarios de conservación a la realidad organizativa de cada
organismo.
∗ Asegura la conservación de los documentos realmente esenciales, lo que
ayudará a explicar la evolución de un territorio en el tiempo.
∗ Facilita y hace más operativo el acceso a los documentos.
∗ Racionaliza el gasto destinado a equipos e infraestructura.
∗ Planifica de manera más detallada las operaciones de sustitución de soportes
documentales.

∗ Que es función del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado reglamentar el procedimiento el procedimiento para la
elaboración, evaluación, aprobación e implementación de las tablas
de retención documental y tablas de valoración documental.
∗ Que la evaluación de documentos es un proceso de carácter
intelectual que se basa en conocimientos especializados y criterios
técnicos que permitan determinar los valores de los documentos y
fijar los plazos de conservación documental en las diferentes fases
del archivo y en especial la conservación permanente con fines
históricos, científicos, técnicos y culturales.
∗ El representante de los investigadores deberá estar acreditado como
tal, en la base de datos que para tal fin establezca la Subdirección de
Gestión del Patrimonio Cultural.
Acuerdos 03 de marzo 15 de 2013

∗ Clasificación documental. Las entidades del Estado deben desarrollar
procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de
clasificación de documentos, representado en los siguientes niveles y
subniveles: fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subsane, unidad
documental compuesta, unidad documental simple.
∗ Las diferentes dependencias de la entidad, con fundamento en el Cuadro
de Clasificación Documental y la Tabla de Retención Documental (TRD),
deben velar por la clasificación de los documentos que conforman los
archivos de gestión, mediante la identificación de los tipos documentales
producidos en desarrollo de la gestión administrativa, la agrupación de
los mismos en expedientes, subseries y series, atendiendo a los
principios de procedencia, orden original y demás requisitos exigidos en
la normatividad que sobre esta materia expida el Archivo General de la
Nación.
Acuerdos 05 de marzo 15 de 2013

• EL por medio del AGN , estandariza normatividad paro
todas las entidades tanto estatales como privadas para el
manejo de la documentación y los archivos con e único fin
de seleccionarlos, organizarlos y preservarlos y unificar la
documentación en un solo sitio el archivo administrativo,
central o histórico de la organización.
• Para la época actual de la tecnología se modifico la ley
general de archivos por medio del decreto el Decreto 2609
de 2012 , a la utilización y aplicación de las TIC en la
archivística en todos los procesos de la gestión documental.
CONCLUSIONES

∗ http://es.scribd.com/doc/72559558/35/EL-CICLO-VITAL-DE-LOS-DOCUMENTOS
∗ http://www.arnac.cu/wp-content/uploads/2010/06/Manula-de-
procedimientos-para-el-tratamiento-documental.pdf
∗ http://www.educatransparencia.cl/portal/sites/default/files/procesos.pdf
∗ www. Archivo General de la Nación.
∗ Archivo central ESJIM
WEBGRAFIA

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