Este documento presenta las actividades requeridas para implementar un proyecto de continuidad para las fases de transformación y democracia de la Estrategia de Gobierno Electrónico, incluyendo la identificación de cambios organizacionales, establecimiento de estándares de calidad, ajustes normativos necesarios y documentación de prácticas y experiencias generadas.

1. Proyecto de continuidad
para las fases de transformación
y democracia de la Estrategia de GELT

2. CONTENIDOS LA SESIÓN SESIÓN
CONTENIDOS DE DE LA
1. Identificación de cambios organizacionales para la
implementación de trámites en línea.
2. Estándares de Calidad para la prestación de los trámites y
servicios.
3. Realizar los ajustes normativos requeridos para prestar los
trámites y el servicio por medios electrónicos.
4. Documentar las prácticas y experiencias generadas a partir de
la implementación de la Fase de Transacción.

3. Identificación de cambios
organizacionales para la
implementación de trámites en línea

4. Cambios organizacionales para la
implementación de trámites en línea
Es importante la identificación y
definición de compromisos de las
entidades territoriales, con la cual
será óptima la implementación de
trámites en línea.

5. ¿Por qué se requieren cambios organizacionales
para la implementación de trámites en línea?
no
l uso de las TIC* a de
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Los cambios organizacionales deben ser incluidos dentro de
Los cambios organizacionales deben ser incluidos dentro de
una estrategia de modernización de la
una estrategia de modernización de la
Entidad que aplique otras acciones
Entidad que aplique otras acciones
* Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC)

6. ¿Que acciones debemos tomar dentro de la entidad
para implementar un trámite en línea?
Cambios Organizacionales
Dependencias
y
e sos tos implicadas
ro c m ie n R
P i s res oles
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Tareas

7. Acciones a tomar para generar cambios
organizacionales
Se debe identificar las actividades
necesarias para ajustar:
•La organización
•Las funciones
•Los procesos y procedimientos
A la propuesta final de rediseño y la
implementación del trámite por
medios electrónicos.

8. Acciones a tomar para generar cambios
organizacionales
Detallar las actividades a realizar
para implementar el procedimiento
administrativo asociado a la propuesta
final de optimización del trámite.
Para ello se debe definir un
responsable para cada actividad o
paso del proceso.

9. Acciones a tomar para generar cambios
organizacionales
Definir los cambios que deben asumir las dependencias
responsables de la prestación de los trámites en línea.

10. Acciones a tomar para generar cambios
organizacionales
Especificar las competencias y
características de las personas que
prestan el servicio y las tareas que
deben asumirse para la
implementación del trámite en línea.
Deben ser personas que tengan
conocimiento en el uso de
computadores

11. Acciones a tomar para generar cambios
organizacionales
Determinar los recursos
tecnológicos y físicos necesarios
para la prestación del trámite en
línea:
• Computadores.
• Acceso a internet.
• Etc.

12. Acciones a tomar para generar cambios
organizacionales
En caso que sea necesario
establecer los mecanismos de
coordinación con otras entidades
públicas que intervengan en la
prestación del trámite o servicio en
línea.

13. Acciones a tomar para generar cambios
organizacionales
Elaboración de procedimientos de
trabajo, que aseguren la coexistencia
de los canales de prestación
presencial y electrónica y la
coherencia entre ellos.

14. Acciones a tomar para generar cambios
organizacionales
Definir los cambios que se deben realizar a los manuales de
procesos, procedimientos y funciones para ajustar el trámite
presencial a tramite en línea según el estándar propuesto por el
Programa Gobierno en línea.
Implementación de los Cambios Organizacionales
OK
Adición de Eficiente y oportuna
Identificación de Validación de
cambios en disponibilidad del
funciones funciones
procedimientos tramite en línea

15. Definir estándares de Calidad para
Línea Base del Municipio
la prestación de
los trámites y servicios intervenidos
(presencial y en línea)

16. Objetivos
GENERAL
Establecer un estándar o nivel de calidad que
debe cumplir la administración municipal o
departamental en la prestación de los trámites
rediseñados y automatizados.
ESPECIFICO
Analizar y verificar los resultados de la aplicación
de estándares e indicadores, con el propósito de
optimizar las alternativas de servicio, su calidad y
cuantificación del trámite intervenido.

17. Metodología
1. Identificación de trámites o servicios.
2. Definición de estándares.
*Método subjetivo.
3. Levantamiento de información y medición.
*Método subjetivo: consiste en el levantamiento de una información, a partir
de una o pocas fuentes, sin posibilidades de verificación con
estadísticas objetivas

18. Metodología
1. Identificación de trámites o servicios
Se debe identificar el trámite o servicio al
cual se le aplicará el estándar de calidad,
con el fin de mejorar los tiempos de
respuesta.
Es importante que la entidad tenga en cuenta
que para implementar un trámite o
servicio se debe contemplar las
directrices del Departamento
Administrativo de la Función Pública –
DAFP.

19. Metodología
1. Identificación de trámites o servicios
El trámite sugerido para la aplicación del estándar de calidad, es:
Trámite Inscripción de
identificado: registro de
Industria y
Apoyo para el
crecimiento de comercio
nuestros Municipios Municipal

20. Metodología
2. Definición de estándares
Con el fin de determinar el mejor promedio de tiempo de respuesta del trámite o
servicio intervenido, se implementará la siguiente formula: Formato-pestaña Indicador:
T= ((TM+ (4Tp) +Tm)/6) +Ts
T= Tiempo estándar de respuesta.
TM= Tiempo Máximo.
4Tp = 4 veces el tiempo promedio, para que la tendencia del estándar se aproxime a este.
Tp= Tiempo promedio.
Tm= Tiempo mínimo.
Toda la suma se divide por 6 (promedio de seis tiempos; un (1) tiempo máximo, cuatro (4)
6=
veces el tiempo promedio y un (1) tiempo mínimo).
Ts= 7%. Porcentaje estimado del tiempo suplementario.
FUENTE: Guía para implementar estándares e indicadores de trámites o servicios de las entidades del distrito capital. Alcaldía Mayor de Bogotá.
Disponible en: http://www.bogota.gov.co/portel/libreria/doc/guiaestan.doc

21. Metodología
2. Definición de estándares
Ejemplo: : Formato-pestaña Indicador:
Trámite “Expedición de Licencia de Salud Ocupacional para Persona
Jurídica” Se determinan los tiempos máximo, mínimo y promedio, así:
TM= 90 días
Tp= 75 días
Tm= 60 días
T= ((TM+ (4Tp) +Tm)/6) +Ts
T= (90+ (4*75)+60)/6+7% = 75 días
Estos tiempos son subjetivos y se determinan de la experiencia de los
servidores, por tal razón el tiempo promedio no necesariamente es la suma
de los tiempos máximo y mínimo.
FUENTE: Guía para implementar estándares e indicadores de trámites o servicios de las entidades del distrito capital. Alcaldía Mayor de
Bogotá. Disponible en: http://www.bogota.gov.co/portel/libreria/doc/guiaestan.doc

22. Metodología
3. Levantamiento de información y medición
El nivel de uso del tramite será evidenciado en el Formato-pestaña
Información y medición:

23. Realizar los ajustes normativos
requeridos para prestar los trámites
y servicios por medios electrónicos

24. Marco Normativo
Sabemos que cada municipio tiene
sus mecanismos para realizar el
trámite.
Y para que el trámite se logre prestar por
medios electrónicos, se debe identificar la
normatividad nacional y local para
ajustarla de acuerdo la necesidad de cada
entidad.

25. Marco Normativo
El ajuste normativo y el no cobro del
trámite de Inscripción de Registro de
Industria y Comercio en los municipios de
Antioquia, tiene los siguientes fundamentos
normativos:

26. Marco Normativo
Ley 232 de 1995: Por medio Ley 527 Artículos del
de la cual se dictan normas 10 al 12: Por medio de
para el funcionamiento de los la cual se define y
Establecimientos comerciales. reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de
datos, del comercio
Decreto 1879 de 2008: electrónico y de las
Reglamentan los requisitos para firmas digitales, y se
la ejecución del trámite por parte establecen las
de las entidades y no exige entidades de
pago por parte de los usuarios certificación
para su expedición

27. Marco Normativo
Disposición para su implementación
Disposición para su
implementación
Propuesta de proyecto de acuerdo
Municipal: para superar barreras
normativas que no permitan la
implementación del trámite en línea.
Se propone el siguiente formato para
que sea evaluado y propuesto para
la próxima sesión del Concejo
Municipal.

28. Documentar las prácticas y
experiencias generadas a partir de la
implementación de la Fase de
Transacción

29. DOCUMENTAR BUENAS PRÁCTICAS
Es importante que la administración municipal muestre las buenas
experiencias generadas en la implementación de la Estrategia GEL, con el fin
de ofrecer más y mejores servicios y de paso resaltar los resultados
alcanzados.
Para ello cada entidad debe
reportar cual ha sido el
impacto en su municipio con
la implementación del trámite
en línea a través del formato de
documentación de prácticas y
experiencias.

30. DOCUMENTAR BUENAS PRÁCTICAS
Las buenas prácticas se
deben documentar
diligenciando el formato
dispuesto para esta
actividad.
Publicarlo en el sitio Web y
enviarlo al correo electrónico
gobiernoenlinea@antioquia.g
ov.co

31. DOCUMENTAR BUENAS PRÁCTICAS
El documento recibido en
el correo electrónico
gobiernoenlinea@antioqui
a.gov.co se publicará en la
plataforma de capacitación
y acompañamiento, con el
ánimo de socializarlas y
compartirlas entre todos
los municipios y así
generar retroalimentación
y ajustes.

32. DOCUMENTAR BUENAS PRÁCTICAS
A su vez las entidades
también deberán publicarlas
en sus Sitios Web en la
sección “Documentos del
Municipio”, dando a conocer
su impacto en el municipio.