2. Son todo tipo de transacciones económicas, necesita de documentación que el deje que la
respalde en todo momento.
Trata de archivos contables que quedarán reflejados mismos en los libros – registros para el
balance económico que una empresa hace a fin de año.
Son para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles.
Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el
profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas.
Cuanto mas grande sea una empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos
documentos.
3. Se dividen en:
Públicos. Las partes suscriben sus acuerdos ante un notario o ante funcionarios judiciales,
que legitiman y dan fe pública de dichos acuerdos.
Privados. Los acuerdos se suscriben directamente entre las partes, sin la presencia de
ningún interviniente adicional que tenga que dar fe de ninguno de sus términos.
Y también pueden ser:
Informativos. Son los que brindan datos relativos a las mercancías, tales como las
condiciones de pago, el precio o su estado.
De soporte. Sin los que se emplean para probar la relación de una transacción mercantil, y
para ejecutar o respaldar una obligación de pago.
4. Características de los documentos mercantiles
Datos generales
• Nombre de documento
• Fecha y lugar de emisión
• Identificador único del documento
• Identificación de las partes que intervienen en la transacción a la que refiere del documento.
• Cantidades monetarias tanto en letras como en cifras
• Concepto detallado de la transacción mercantil a la que se refiere.
• Firma de las partes autorizando la operación.
5. Datos particulares
• Fecha de vencimiento de una factura.
• Fecha de validez de un presupuesto.
• Indicador del tamaño del documento de contratos con muchas páginas.
6.
7. Documentos negociables. Son aquellos documentos que se pueden
negociar a través de endosos, descuentos en una identidad financiera
antes de su vencimiento. Y representan una promesa de pago
Documentos no negociables. Son aquellos documentos que sirven
de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez
pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.
8.
9. Negociables
Cuando se extiende un cheque, participan los siguientes agentes.
• Librador. Persona física o jurídica, emisor del cheque. El cheque
llevara, por lo tanto, su firma.
• Librado. Intermediario de la operación. Se trata de la entidad
bancaria a la que se ordena el pago del cheque.
• Beneficiario. Persona o empresa que recibe el pago del cheque por
un producto o servicio.
Formato que debe tener un cheque.
• Deberán aparecer las siguientes partes para ser considerado valido.
• La palabra cheque.
• Orden de pago de la suma indicada en el mismo.
• Firma del librador.
• Nombre del librador o entidad en la que cobrar dicho cheque.
• Fecha y lugar de emisión del cheque.
10. Formato que debe tener un cheque.
Deberán aparecer las siguientes partes para ser considerado valido.
La palabra cheque.
Orden de pago de la suma indicada en el mismo.
Firma del librador.
Nombre del librador o entidad en la que cobrar dicho cheque.
Fecha y lugar de emisión del cheque.
Tipos de cheque.
• Nominativo: El cheque se emite a nombre de una persona determinada.
• Al portador: El beneficiario de éste es la persona que lo lleve al banco, ha
perdido vigencia debido a la poca seguridad que ofrece.
• Conformado: Utilizado para evitar situaciones de insolvencia
• Cruzado: Este cheque solo puede cobrarse mediante el ingreso a la cuenta
del beneficiario. Este es más seguro que otros.
12. La letra de cambio consiste en un documento mercantil generado por un sujeto que tienes como
objetivo que otro individuo pague un cierto monto de dinero a un tercero en un plazo concreto de
tiempo.
Fecha de vencimiento de la letra de cambio
Las letras de cambio tienes siempre una fecha de vencimiento correspondiente al día en que la
cantidad especificada en la letra de cambio deberá ser pagada. Hay 4 tipos de vencimientos:
• Las letras giradas a día fijo: vencen un día concreto.
• Las letras libradas a la vista: vencen en el momento de su presentación al pago.
• Las letras giradas a un plazo desde la fecha: tienen que saldarse antes de que se
cumpla el plazo indicado en la letra de cambio.
• Las letras libradas a un plazo desde la vista: vence en un determinado plazo de tiempo
desde la aceptación por parte del librado.
13. Participantes de la letra de cambio
Las personas que intervienen en una operación con una letra de cambio son:
El librador: Es la persona que emite la letra.
El librado: Es la persona que paga la letra.
El beneficiario o tomador: Es la entidad a quien se ha de efectuar el pago, es decir quien cobra
en nombre del librador.
Hay que diferenciar entre letras de cambio a cobrar o a pagar.
14. Características legales de la letra de cambio
Para que una letra de cambio sea considerada legal debe cumplir una serie de
requisitos legales:
• Importe: Debe expresarse en números y palabras. También debe especificarse
la moneda con la que se va a realizar el pago.
• Aceptación y firma: Ambas partes deben firmar el documento para dejar
constancia de que realizan la operación con total libertad.
• Identificación del librado: Identidad completa de la persona física o los datos
de la razón social de la empresa que debe pagar.
• Vencimiento: Cuándo terminará el plazo para saldar la deuda que tiene el
librado.
• Fecha y lugar de libramiento: Lugar, mes y año en el que se realiza la emisión
de la letra de cambio.
• Número de la cuenta: A la que se debe abonar el monto de la letra.
• Designación del tomador: Datos identificativos del librador de la letra. Es decir,
razón social, nombre y dirección.
16. El Pagaré es un documento o título-valor de crédito, o una promesa escrita por la cual, una persona
se compromete a pagar a otra.
Personas que intervienen
El suscriptor o deudor. Es quien extiende y firma el pagaré, obligándose a cumplir el pago en el
documento.
El beneficiario o acreedor. Es la persona que presta dinero o vende mercaderías a cuyo nombre
está extendido el documento.
Modalidades en función a la garantía
El Pagaré se usa para operaciones de préstamos de dinero o venta de mercaderías a crédito, y
existen las siguientes modalidades a suscribir:
• A sola firma, cuando el Pagaré está firmado solamente por el deudor.
• Con garantía personal, cuando existe la fianza de otra persona
• Con garantía hipotecaria, responde su obligación de crédito con un bien inmueble.
• Con garantía prendaria, la deuda u obligación se garantiza con una prenda.
• Mixto, pueden ser con garantías combinadas
17.
18. El albarán es el documento mercantil mediante el cual se acredita la entrega del producto o servicio
acordado.
Los que intervienen en un albarán
• El que vende el producto o servicio: La parte prestataria se encarga de generar y emitir el albarán
detallando las condiciones acordadas en un presupuesto anterior.
• El que compra el producto o servicio: Es muy importante que, antes de firmar cualquier documento
comercial, el receptor revise que la mercancía ha sido recibida sin fallos.
Tipos de albarán
• Albarán valorado, Es el justificante de entrega que se adjunta con el producto ya entregado. Este
tipo de documento se utiliza por las empresas que facturan por períodos de tiempo determinados.
• Albarán sin valorar. Este tipo de albarán específico se utiliza como documento mercantil. Esto es
para que las empresas puedan dejar constancia de las operaciones comerciales que han efectuado.
19. Formato que tiene un albarán
• Número del albarán y fecha de emisión.
• Datos del comprador o cliente: nombre, apellidos o razón social, domicilio,
teléfono y CIF o NIF.
• Datos del vendedor
• Productos: especificación de los artículos que se envían, la cantidad y una
pequeña referencia de los mismos.
• Firma del receptor.
20. • Nota de pedido o de compra: Es un documento comercial mediante el cual una persona o
empresa formula un pedido de compra a un comerciante.
• Nota de ventas: Documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha
vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago.
• Remito o remisión: Se utiliza este documento comercial para ejecutar la entrega o remisión de
los bienes vendidos.
• Nota de débito: Comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber
cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma
indica.
• Nota de crédito: Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de
comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la
misma.
• Recibos: El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el
que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.
21. NOTA DE PEDIDO
NOTA DE VENTAS
NOTA DE REMISION
NOTA DE DEBITO
NOTA DE CREDITO
RECIBO
22. Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una compraventa de un bien o
servicio.
Documentan la entrega de servicios o productos con impuestos aplicables y precios.
Contienen un numero un numero reducido de datos, prescindiendo de lo que identifica el comprador,
si se desea se puede incorporar el derecho IVA .
23. Información necesaria de una factura
• Número de la factura
• Nombre o razón social del comprador y vendedor, ya sea una empresa o una persona física.
• NIF del comprador y vendedor, así como su dirección fiscal.
• Fecha de expedición.
• Fecha de operaciones cuando esta no coincide con la de expedición.
• Descripción del bien o servicio.
• El precio por unidad y el precio antes de impuestos de cada uno de los bienes o servicios.
• Si existe algún descuento o anticipo señalo.
• Impuestos
• El importe total.
• Si la factura está exenta de IVA se debe hacer constar citando la ley de IVA.
• En casos de facturación por el destinatario o de inversión del sujeto pasivo se debe mencionar.
• En caso de pertenecer al régimen especial de bienes usados o al régimen especial de agencias
de viaje también se debe consignar en la factura.
24. Existen muchos modelos y formatos de factura comercial y, aunque no existe un formato fijo de
factura comercial, la mayor parte de la información requerida es muy similar y común a todos los
modelos.
• Incluye los siguientes datos
• Número de factura
• Fecha de la factura
• Número de pedido
• Valor total de la venta
• Moneda
• Condiciones de pago
• Información relativa al importador y el exportador
• Información del exportador
• Numero de identificador fiscal del exportador
• Información del importador
• Numero del identificación fiscal del importador
