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sábado, 20 de junio de 2009
Documentos Mercantiles
Los Documentos
Son todos aquellos elementos que informan o comprueban algo, en nuestra vida en sociedad,
suceden constantemente muchas cosas, algunas más importantes que otras.
Lamentablemente, los seres humanos no tenemos la oportunidad de ser testigos de todo lo
que acontece, ni tenemos la capacidad de guardar en la memoria un registro fiel de los
acontecimientos y los eventos que presenciamos o en los que participamos, incluso si una
persona logra hacerlo, tendría que convercer a otros que no lo recuerden, es por estas
razones que son tan importantes los documentos, por que nos ayudan a superar estas
barreras, ellos constituyen un apoyo invalorable.
Existen diferentes tipos de documentos.
*Documentos Escritos.
 *Docuemntos Audiovisuales.
 Docuementos Personales.
 Documentos Oficiales.
 Documentos Mercantiles.
Los Documentos Mercantiles surgen para registrar y dejar constancia de una actividad
mercantil. Al igual que otros tipos de documento, como son los personales o los oficiales, los
mercantiles guardan y proporcionan información sobre situaciones, hechos, acuerdos y
compromisos. Los documentos Mercantiles son negociable o no negociable.
Tipos de Documentos Mercantiles
Los Negociables: implican un compromiso de cambio por dinero o bienes.
Entre los Negociables se encuentran:
Cheque, El Pagaré y la Letra de Cambio.
Los No Negociables: registran información sobre operaciones comerciales no se da el
cambio de bienes.
Entre los No Negociable se encuentran:
Cotización, Órden de compra, Orden de entrega,
Facturas, Notas de Créditos y Notas de Debito.
DOCUMENTOS MERCANTILES
Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realización de una operación
mercantil. Estos pueden ser negociables y no negociables.
Características de los documentos mercantiles
Letra de cambio:
Documento mediante el cual una persona ordena, a otra que pague a favor de un tercero una
determinada cantidad de dinero.
Sus características son:
1.- Es una orden de pago.
2.- En su emisión intervienen tres personas (librador, librado y beneficiario)
3.- Debe llevar la firma del suscriptor.
4.- Cantidad en numero.
Pagaré:
Es un documento mediante el cual la persona que firma es denominada suscriptor, y esta
obligado a pagar incondicionalmente una cantidad de dinero en una fecha determinada.
Sus características son:
1.- Es una promesa de pago.
2.- Intervienen dos personas en su emisión (suscriptor y beneficiario)
3.- Debe de levar la firma del suscriptor.
Cheque:
Documento escrito a través del cual se ordena un instituto de crédito donde se tenga una cierta
cantidad de dinero.
Sus características son:
1.- Es un orden de pago.
2.- Posee un número que lo identifica.
3.- Cantidad en número.
Documentos mercantiles no negociables
Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de
contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación
mercantil.
Estos son:
Recibo:
Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se
expresa por concepto de dinero u otra cosa.
Sus características son:
1.- Lugar, día, mes año en el que se emite el recibo.
2.- Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende.
3.- Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega.
4.- Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo.
5.- Cantidad en números.
6.- Firma de quien emite el recibo.
Factura:
Es la nota que el vendedor entrega al comprador , en el que se detallan las mercancías
compradas.
Sus características son:
1.- Nombre y domicilio del comprador y el vendedor.
2.- Lugar , día, mes y año en el que se realiza la operación.
3.- Condiciones de pago.
4.- Mencionar los descuentos si los hay
5.- Instrucciones relacionadas con las cantidades , descripción y precios de las mercancías.
6.- Firma del comprador.
HIMNO DEL ESTADO ANZOÁTEGUI
HIMNO DEL MUNICIPIO FERNANDO DE PEÑALVER
Reciclaje de Blue Jean con adornos navideños
Actividad Económica.Sectores de la Actividad Económica
DOCUMENTOS MERCANTILES
1
EMBARAZO A TEMPRANA EDAD
LOS VALORES
Lunes Cívico 02/02/2015.Fabiana Castillo (2do "E")
COOPERATIVISMO
PROCESADOR DE PRESENTACIONES DE OPEN OFFICE
HOJA DE CALCULO DE OPEN OFFICE
1
SOFTWARE LIBRE
SISTEMA OPERATIVO LINUX
APLICACIONES DE LA COMPUTACIÓN
8
LAS TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN Y LA INFORMACION (TIC)
SERVICIOS DE CORREO ELECTRÓNICO
PRECAUCIONES RECOMENDABLES
PROBLEMAS DE LOS CORREOS ELECTRÓNICOS
FUNCIONAMIENTO DEL CORREO ELECTRÓNICO
CARACTERÍSTICAS QUE DEFINEN A PUERTO PÍRITU
ELEMENTOS DEL CORREO ELECTRÓNICO O E-MAIL
CORREO ELECTRÓNICO O E-MAIL
PARA REFLEXIONAR SOBRE LA LAGUNA DE PUERTO PÍRITU
UBICACIÓN GEOGRÁFICA PUERTO PÍRITU
EL ECOSISTEMA DE PUERTO PIRITU
BIOGRAFÍA DE DON FERNANDO PEÑALVER
RESEÑA HISTÓRICA DE PUERTO PÍRITU
2
DOCUMENTOS MERCANTILES
DOCUMENTOS MERCANTILES
Es toda constancia escrita de una transacción
comercial o de un aspecto de ella, que pueda
utilizarse para fines probatorios o de certificación
para las anotaciones en los libros de contabilidad.
Los documentos mercantiles se clasifican en:
negociables y no negociables.
 Los Documentos Mercantiles
Negociables son todos los que
pueden sustituir al dinero en
efectivo, ya que son susceptibles
de negociación.
 Los Documentos Mercantiles No
Negociables son los que sirven de
base para los registros en los
libros de contabilidad y a la vez
probar desde el punto de vista
legal la realización de una
operación mercantil.
Clasificación de los Documentos
Mercantiles Negociables:
Cheque: Es un documento mercantil escrito, a través
del cual una persona natural o jurídica, ordena a una
institución bancaria donde tenga establecida la
cuenta, que pague a favor de si mismo o de un
tercero cierta cantidad de dinero.
Características del Cheque:
 Es una orden de pago
 Contiene datos de seguridad del
documento como: serial de
identificación del Banco, número
de cheque, firma autógrafa
registrada del titular de la cuenta.
 Antes de ser cobrado,
depositado o traspasado, debe
ser endosado por el beneficiario
Elementos que lo conforman:
 Talón
 Sería del Banco y número de
cuenta
 Orden expresa a entregar un
monto al beneficiario
 Número de cheque
 Cifra en número que se ordena
a pagar al beneficiario
 Cantidad en letras que se
ordena a pagar beneficiario
 Lugar, día, mes y año en que
se emite el cheque
 Firma autógrafa registrada del
titular de la cuenta corriente
Letra de Cambio: Es un documento mercantil
mediante el cual una persona (librador) ordena a
otra (librado) que pague a favor de un tercero
(beneficiario) una determinada cantidad de dinero a
la fecha de vencimiento acordada.
Características de la Letra de Cambio:
1. Es una orden de pago
2. En su emisión intervienen
generalmente tres personas
(librador, librado y beneficiario)
3. El librado se compromete a
pagar la letra de cambio a su
vencimiento
Pagaré: Es un documento mercantil, mediante el cual
la persona que firma, llamada suscriptor, se obliga a
pagar incondicionalmente una cantidad determinada
de dinero en una fecha fijada
Características y elementos que conforman el Pagaré:
1. Es una promesa de pago
2. Debe contener el nombre
específico del pagaré
3. En su emisión intervienen dos
personas (suscriptor y
beneficiario)
4. Contiene lugar, día, mes y año
en que se suscribe el documento
5. Indica la cantidad de dinero a
pagar en números y en letras
6. Determina la fecha de su pago
7. Especifica el nombre de la
persona a quien o a cuya orden
debe pagarse
8. Contiene la expresión de si el
pagaré es por valor recibido y en
que especie, o por valor en
cuenta
9. Lleva la firma del suscriptor
Clasificación de los Documentos Mercantiles No
Negociables
Factura: Es la orden que el vendedor entrega al
comprador, en cual se detallan las mercancías
compradas
Elementos que conforman la factura:
 Nombre, Teléfono y dirección
del comprador y del vendedor
 Número de la factura
 Lugar, día, mes y año de la
emisión de la factura
 Condiciones de pago
 Instrucciones relacionadas con
las cantidades, descripción y
precios
 Firma del comprador
 Debe extenderse por duplicado;
el original se entrega al
comprador y duplicado queda en
manos del vendedor
Cotizaciones: Son documentos utilizados en el
departamento de compras para una negociación,
contienes una lista de precios de los productos o
servicios que ofrecen los proveedores a sus clientes
reales o potenciales
Orden de Compra: Es una orden escrita que se da al
proveedor que ofrezca las condiciones más
favorables para que envíe las mercancías
autorizadas por la empresa.
Nota de Débito: Es un documento por medio del cual
una empresa informa a otra el cargo en su cuenta
por conceptos especificados en la misma
Recibo: Es un documento en el cual quien lo firma,
reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo
se expresa por concepto de dinero u otra cosa
Elementos que lo conforman:
 Lugar, día, mes y año de la
emisión del recibo
 Nombre completo de la persona
a favor de quien se recibe
 Cantidad de dinero en letras y
números o mencionar el objeto
recibido
 Indicación del concepto o
motivo por el cual se realiza el
recibo
 Se realiza por duplicado. El
original a la persona que hizo el
pago y el duplicado para quien lo
recibe. En la copia se coloca el
sello para indicar que es
duplicado
 Firma
Nota de Crédito: Es un documento por medio del cual
una empresa notifica a otra la disminución del
importe de una factura, por concepto de descuento o
de anulación de operaciones.
Nota de Pedido: Es un documento emitido por la
empresa proveedora con fines de control interno. Se
extiende por duplicado o triplicado, el original queda
para la empresa proveedora y la copia se entrega al
cliente para control de su pedido.
Vale: Representa el derecho que tiene el tenedor o
beneficiario de recibir ciertos bienes o valores.
Ticket: Es un comprobante de pago que se emite en
operaciones que se realizan con consumidores o
usuarios finales.
Documentos Bancarios: Son los diversos formularios
que se utilizan para cada uno de los movimientos de
dinero en los Bancos (planillas de depósitos, retiros
y estados de cuenta).
Recibo de Caja: Son documentos que se elaboran
cuando por cualquier concepto se recibe dinero en la
empresa. Éste sirve de base en la contabilidad.
Comprobantes de Compra: Son documentos
adaptados a la organización interna de las empresas
para tramitar la adquisición de mercancía.
Complete el siguiente cuadro con la clasificación de
los Documentos Mercantiles Negociables que se
solicitan a continuación
Complete el siguiente cuadro con la
clasificación de los Documentos
Mercantiles No Negociables que se
solicitan a continuación
DEFINICION DE DOCUMENTOS MERCANTILES
Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de
débito y crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los
cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las
operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.
Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de
Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para
procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de
contabilidad.
Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar
estos documentos.
CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES
Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una
transacción comercial se puede utilizar para:
 Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.
 Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de
contabilidad son tan sólo un medio de prueba y en ciertos casos puede
convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo.
Por tal importancia estos documentos son clasificados en:
1. Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se
pueden negociar a través de endosos, descuentos en una entidad
financiera antes de su vencimiento.
2. Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que
sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez
pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.
A continuación se presenta todos los documentos mercantiles utilizados en la
practica de la contabilidad.
LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o
juridica dirigida a otra persona tambien natural o juridica, con el objeto de exigir que ésta
efectue el pago de una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o determinable.
MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO
Las modalidades de giro pueden variar segun el país donde se practique la contabilidad, pero
los principios siguen las modalidades de:
 A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta presentar el mismo
día de su giro o cualquier otro día para exigir su pago. No es muy usual hacer uso de
esta práctica.
 A días o meses vista. Esta modalidad tiene la característica de que el plazo de
vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptación de la letra, es decir la fecha
en que "a visto" el aceptante y firmado el compromiso de pagaría.
 A días o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se computa desde
la fecha en que la letra fue girada. En este caso se cuentan los días conforme al año
civil, es decir computando los días que tiene cada mes.
 A fecha fija. En esta modalidad se especifíca la fecha de pago en la letra de cambio.
MODELO DE LA LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio puede seguir el siguiente modelo:
El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente manera:
1. Valor o importe de la letra de cambio en números.
2. Fecha de emisión de la letra de cambio.
3. Número correlativo de letras de cambio que emite la empresa.
4. Plazo o fecha de vencimiento.
5. Letra o Unica.
6. Nombre del beneficiario.
7. Valor de la letra en forma literal.
8. Recibido.
9. Registro del nombre del deudor, su dirección y teléfono.
10. Firma del acreedor.
EL PAGARE
El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de
dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar firmado por las personas
que acuerdan efectuar el pago.
Este es un documento privado de crédito, que en su caso puede ser elevado a instrumento
público mediante el reconocimiento de firmas y rúbricas antes o después de la transacción.
El pagaré se diferencia de la letra de cambio por:
 Incluir la estipulación de intereses ordinarios y penales.
 No pueden ser girado a la vista sino:
o A días o meses fecha.
o A fecha fija.
Los pagarés peden ser de diferentes tipos:
1. Simple o a sola firma. Este tipo de pagaré está firmado solamente por el deudor quien
garantiza el cumplimiento de la obligación a la fecha de vencimiento.
2. Con garantía personal. Este tipo de pagaré establece que cuando existe la garantía
de otra persona quien en forma solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer
la obligación en la fecha de vencimiento en caso del incumplimiento por parte del
deudor.
3. Con garantía prendaria. Este tipo de pagaré garantiza la deuda con una prenda que
puede ser vehículos, joyas, títulos de propiedad, etc.
4. Con garantía hipotecaria. Este tipo de pagaré es utilizado en casos de que exista una
garantía hipotecaria como un bien inmueble, en este caso el acreedor puede gestionar
el remate del bien para recuperar el valor de crédito si no fue satisfecha la obligación
en la fecha de vencimiento.
5. Mixto. Este tipo de pagaré es utilizado cuando existe la combinación de las garantías
mencionadas. Como por ejemplo: el crédito se otorgue con garantías personales y
prendarias.
FORMATO DE UN PAGARE
El formato de un pagaré puede tomar el siguiente modelo:
Para el llenado del pagaré se procede de la siguiente manera:
1. Importe en cantidad de la deuda.
2. Nombre completo del deudor.
3. Fecha de vencimiento de la obligación.
4. Nombre del beneficiario o acreedor.
5. Importe literal.
6. El porcentaje de interés ordinario.
7. El porcentaje de interés penal en caso de mora.
8. Nombre del garante.
9. Fecha de emisión del pagaré.
10. Firma del deudor.
11. Firma del garante.
EL CHEQUE
El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe ser pagado contra
presentación del cheque en cajas de Bancos.
Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su nombre en forma
parcial o total de los fondos depositados en poder del librado o Banco.
CARACTERISTICAS DEL CHEQUE
El cheque tiene las siguientes características:
 El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe tener, fondos depositados
y disponibles en el Banco girado o haber recibido de éste autorización para girar
cheques en virtud de una apertura de crédito.
 El cheque se puede girar por dos modalidades:
o Al portador.
o Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o jurídica.
FORMATO DE UN CHEQUE
Por lo general el cheque tiene el siguiente formato:
En la emisión de cheuqes se deben cumplir con los siguientes requisitos:
1. Cantidad en cifras.
2. Fecha de emisión del cheque.
3. Nombre del beneficiario.
4. Cantidad en letras.
5. Firma del girador o librador.
6. Número del cheque.
7. La clave o número de cuenta.
EL RECIBO
El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita
haber recibido de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o
en especie y sirve de comprobante de pago.
Existen varios tipos de recibos, entr las más importantes tenemos los recibos
de:
 Recibo de Caja de Ingreso.
 Recibo de Caja de Egreso.
 Recibo de Alquiler.
 Recibo de Depósito en cuenta corriente.
 Recibo de Depósitos en garantía.
 Recibo de Depósitos en custodia.
 Recibo de Depósito a plazo fijo.
 Recibo de Depósito judicial.
RECIBO DE CAJA DE INGRESO
Es un documento que se emite para respaldar la recepción de efectivo o
cheque por ventas al contado, cobranzas al cliente y otros deudores.
El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente
estructura:
Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la
correlatividad de los mismos.
La emisión se efectúa de la siguiente forma:
1. Importe en numeral.
2. Nombre de quién se recibe el efectivo o cheque.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripción del pago.
5. Número del cheque y el banco.
6. Lugar y fecha de emisión.
7. Firma de cajero, en señal de haber recibido conforme.
RECIBO DE LA CAJA DE EGRESO
Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de
bienes y servicios al contado o pago de deudas de la empresa.
El formato de los recibos de caja de egreso pueden seguir la siguiente
estructura:
Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la
correlatividad.
La emisión se efectúa de la siguiente forma:
1. Importe en numeral.
2. Nombre del beneficiario a quién se paga el efectivo.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripción del pago.
5. Lugar y fecha de emisión.
6. Firma del cajero en señal de haber pagado conforme.
7. Firma del beneficiario.
RECIBO DE ALQUILER
Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueño de casa,
por el dinero que recibe del inquilino.
El formato del mencionado recibo sigue el siguiente modelo:
RECIBO DE DEPOSITO EN CUENTA CORRIENTE
Es un documento que firma y sella la entidad financiera, como constancia de
haber recibido una determinada cantidad de dinero dentro una transacción
realizada a alguna cuenta corriente o caja de ahorros de la empresa. Estos
fondos son de libre disponibilidad del depositante, quien puede retirar en forma
parcial o total mediante el giro de cheques o a través de cajeros automáticos
que todos los bancos tiene este servicio.
RECIBO DE DEPOSITO A PLAZO FIJO
Este documento mercantil es emitido por el Banco, que especifica el plazo del
depósito que puede ser de 30, 90, 360, etc. días y la tasa de interés que
reconoce el Banco.
En este tipo de depósitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa
de interés.
El depósito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital más
intereses.
RECIBO DE DEPOSITOS EN GARANTIA
Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber recibido
valores, títulos de propiedad, etc. como garantía de un préstamo otorgado, de
modo que la devolución se efectuará una vez satisfecha la deuda tanto en
capital como intereses devengados hasta la fecha de vencimiento.
RECIBO DE DEPOSITO EN CUSTODIA
Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado
como constancia de haber recibido valores, joyas, documentos y otros, las que
serán devueltas al término del tiempo establecido previo pago de una comisión.
RECIBO DE DEPOSITO JUDICIAL
Este documento es la constancia del depósito que se efectúa en una entidad
financiera por orden del Juez. Para su retiro se requiere el endoso de la misma
autoridad.
LA FACTURA
La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga un vendedor al
comprador por la venta de bienes y servicios, con detalle de los bienes y servicios vendidos,
precios y condiciones.La factura representa para el adquiriente la prueba de propiedad de lo
bienes o servicios comprados, desde el punto de vista contable esto permite:
 Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la constancia de una cuenta
por cobrar para el vendedor.
 Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque que respalda el
nacimiento de una obligación, para el comprador.
 Se utiliza para fines estadísticos y para el control del movimiento de las mercaderías
y cuentas por cobrar.
Introducción
La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos
verbales se hayan sustituido desde tiempos muyremotos por la constancia escrita de los pactos o
acuerdos celebrados.En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se dé en el campo
mercantil se hace constar en algún documento y, en caso de que su importancia lo justifique,el
documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado.De lo expuesto se infiere que
las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión yrecepción de documentos de
diversas índole.
Documentos Mercantiles:
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su
objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio.
Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas,el cual se entrega a el cliente que ha hecho
una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de
una costosa maquinaria;pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita,
reduciendo asíen gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.
Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de
características formales,sino todos los que puedan sustituirlos ytomen otra forma como ocurriría en
ultimo extremo con la correspondencia.
Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y
auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros.
Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos.Si se trata de
una gran empresa de ventas por departamentos,habrá en ella muchos dependientes atendiendo a
la venta en los distintos lugares en que se divide;al mismo tiempo cierto número de compradores estará
adquiriendo mercancías del mercado local,nacional o internacional.En todos los departamentos de venta
se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas,el cual se entrega en caja y luego se envía
a depositar al banco;a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero.Tratándose de
unaorganización de la clase que hemos descrito,sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin
emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil.
Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transacción mercantil facilitan
la conclusión de está,informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de las
operaciones ysirven de autorización para hacer la anotación de los libros de contabilidad.
En conclusión,podemos decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia
escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:
a. Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.
b. Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Con respecto a lo dicho en segundo término conviene observar que los libros de contabilidad son tan sólo
un medio de prueba,y aunque en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir
un fallo,nunca servirán para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito yrevestido de las
características legales:puede decirse entonces que aún los libros de contabilidad pierden valor sino están
apoyados en un archivo de documentos bien organizado.
Nuestro Código de Comercio vigente establece al respecto en su artículo 124,entre otras cosas que:
" Las obligaciones mercantiles ysu liberación se prueban":
a. Con documentos públicos.
b. Con documentos privados.
c. Con facturas aceptadas.
d. Con telegramas.
e. Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.
IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL
La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico
y disposiciones legales para impresión,archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan
en las operaciones mercantiles.Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre
dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de
un lote de mercancías,identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición
interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras,haciendo mención de la
fecha y número de una solicitud de compras,el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo
establecido.
CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos que se utilizan en las empresas mercantiles son tan variados y complejos como las
propias operaciones,pero aquísolo se explicarán los que mas comúnmente se utilizan,atendiendo a la
siguiente clasificación:
1.
a. Comprobantes de compras, El procedimiento que se adopte para las compras,como todo
el sistema de contabilidad,deben adaptarse a la organización interna de la empresa.El
departamento encargado de la compras ha de recibir aviso de las mercancías que necesiten él,o
los departamentos de ventas,lo cual suele hacerse mediante solicitudes de compras o
requisiciones de material,en virtud de las cuales se transmita la adquisición de las mercancías
en las cantidades que dichos documentos indiquen.Teniendo como base estos documentos y
una vez consultados los precios a los distintos proveedores,se procede a enviar la orden de
compra a aquél que ofresca, como es natural,las condiciones más favorables.En caso de que
las mercancías sean recibidas conforme,se libra un cheque a favor del proveedor si la condición
acordada hubiera sido que el pago sea al contado,o bien se registra una obligación a su favor, si
hubiera establecido que el pago fuera a crédito, siempre utilizando como base para la anotación
en los libros la factura expedida por el proveedor.Abarca, como pudimos ver al principio,cuatro
etapas que dan lugar a los comprobantes siguientes:
2. Documentos corrientes
 Solicitud de compra, El departamento de compras,de no existir éste, quien haga sus veces,actuará de
acuerdo con una solicitud por escrito aprobada por un empleado suficientemente calificado que
represente alguno de los departamentos en que la empresa se divida.Por ejemplo el Departamento de
ventas puede solicitar que se le tramite la adquisición de artículos que se destinan a la reventa.
 Orden de compra, Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisición autorizada por la
empresa.Si está tiene un departamento de compras,la orden de compras suele hacerse en una hoja
impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en una simple carta firmada por el propietario
de la empresa o por su subordinado,y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al
representante del proveedor.
 La factura, Consiste en una relación detallada de las mercancías compradas,debe contener los nombre
y domicilios tanto del vendedor como del comprador,la fecha, las condiciones,las instrucciones del
embarque y las cantidades, descripción y precios de las mercancías.
 Las notas de debito, Si las mercancías llegan averiadas son de calidad inferior a la requerida o se
comprueba la falta de algún artículo, es preciso obtener un ajuste en el precio que haya cargado el
proveedor.
a.
b. Comprobantes de ventas, Los procedimientos que se siguen para la venta de mercancías pueden
ser mas muysimples o más complicados,según sea la magnitud yparticularidades de cada empresa.
En empresas de pequeñas de venta al por menor no se hace mas registro que el de ingreso a caja
por el importe de las ventas, en otras de mayor importancia la maquina donde se registran las ventas
produce un ticket, el cual se entrega a el cliente.
c. Comprobantes de operaciones bancarias, Los cheques han ocupado el lugar del dinero efectivo en
las operaciones mas importantes que requieren el cobro y pago del mismo.En contabilidad suelen
considerarse a los cheques como numerario.Cuando una empresa hace uso de los cheques,se da
por sentado que previamente a depositado dinero en el banco sobre el cual libra sus cheques,y sus
depósitos pueden estar constituídos en gran parte por cheque de sus clientes.
1.
a. La letra de cambio, Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en virtud de
la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad de dinero que
exprese.Documento mercantil mediante el cual una persona (el librador) concede un crédito a
otra (el librado) comprometiéndose esta última a pagar el importe señalado a la fecha
de vencimiento acordada.Como documento mercantil es un instrumento negociable
cuya propiedad puede transferirse,de forma que el librador puede diferir del tenedor de la letra.
Asimismo,la letra de cambio puede presentarse en una entidad financiera al descuento,es decir,
la entidad financiera paga al tenedor el importe de la letra antes de la fecha de vencimiento y se
encarga de cobrársela al librado llegada la fecha del vencimiento.
2. Documentos de crédito
Según el artículo 410 a 485 del Código de Comercio:
Es un documento a la orden, en virtud del cual una persona – el Librador – emite y ordena a otra – el
Librado – que acepte pagar y pague,en cierto plazo, a un tercero (Beneficiario) o a su orden una suma de
dinero que se determina en la Letra de Cambio.En otros términos,es una orden que se da a una persona
para que pague a un tercero cierta suma de dinero en un determinado plazo.
Requisitos que debe llenar una letra de cambio.
Según el artículo 410 del Código de Comercio:
a.
b. La denominación de la "Letra de Cambio"o "Única de Cambio"expresada en el mismo texto del titulo
y en el mismo texto del titulo y en el mismo idioma empleado en la redacción del documento.También
puede usarse la cláusula "a la orden". Con esto se busca mayor claridad en el documento y evitar
confusiones.
c. Orden pura y simple de pagar una cantidad determinada de dinero.Es decir que no este sometida a
condición alguna y que la cantidad sea expresada con precisión en la moneda que se va a pagar. Si
la cantidad se expresa en números y letras y existe disparidad,valdrá la cantidad expresada en
letras.Si se expresa en números yhay diferencia, valdrá la cantidad menor.
d. El nombre del que debe pagar:librado,girado u obligado directo.No necesariamente su firma.La
ausencia del nombre del librado determina la nulidad del titulo.En caso de empresa,debe
mencionarse el nombre exacto,porque de otra manera es nula.
e. Librada la letra y aceptada por el girado se hace necesario saber cuando deberá éste cancelar su
valor y, por lo tanto, cuando deberá presentársele al cobro.Para ello debe indicarse en forma precisa
la fecha de vencimiento o fecha de pago.Si el vencimiento no estuviera indicado,se considera
pagadera "a la vista". A partir del vencimiento es exigible el pago de la letra y esta devenga intereses
moratorios.En cuanto al vencimiento,la letra de cambio puede ser:
 A día fijo.
 A cierto plazo de la fecha.
 A la vista.
 A cierto termino vista.
 Si tienen otro tipo de vencimiento son nulas.
a. Lugar donde debe efectuarse el pago y a la falta de esto se considerará como lugar de pago el
domicilio del librado designado al lado del nombre de esté.
b. Nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago beneficiario.
c. La fecha y lugar donde la letra fue emitida.Si no se indica el sitio se considerará como suscrita en el
lugar designado al lado del nombre del librador.
d. La firma del que gira la letra – librador,girador,emitente –. Este requisito es indispensable para la
validez de la letra de cambio.
Casos:
a. El librador,el librado y el beneficiario pueden ser personas distintas.
b. El librador y el librado pueden ser una misma persona.
c. El beneficiario puede ser el mismo que emite la letra o sea que el librador y beneficiario serían la
misma persona.
Según el artículo 419 del Código de Comercio,toda letra de cambio aunque no sea girada expresamente
a la orden,es transmitible por medio de endoso.Este debe ser puro y simple y toda condición a la cual
aparezca subordinado,se considerará no escrita.El endoso parcial es nulo e igualmente el endoso "al
portador"según el artículo 420.El endoso transmite todos los derechos derivados de la letra de cambio y
es valido aunque no se designe el beneficiario por cuanto el tenedor se considera portador legitimo de la
misma.
De acuerdo al artículo 433 la aceptación se expresa por la palabra "acepto"o equivalente.Debe estar
firmada por el librado.Su simple firma puesta en la cara anterior de la letra equivale a su aceptación.
El pago de una letra de cambio puede ser garantizado por medio de aval. Esta garantía se puede prestar
por un tercero aún por un signatario de la letra. Se expresa por medio de las palabras "bueno por aval"y
debe estar firmada por el avalista.Este se obliga de la misma manera que aquel por el cual se ha
constituido garante y cuando ha pagado la letra tiene el derecho de proceder contra el garantizado y
contra los garantes del mismo.
El portador de una letra de cambio debe presentarla a su pago,el día en que es pagadera ó en uno de los
dos días laborables que le siguen.
La negativa de aceptación o de pago debe constar por medio de un documento auténtico o protesto por
falta de aceptación o por falta de pago.
Todas las acciones derivadas de la letra desde cambio contra el aceptante,prescriben a los tres años,
contados desde la fecha del vencimiento.
Sintetizado lo expuesto se puede decir que una letra de cambio válida es aquella que cumple con todos
los requisitos exigidos por la ley, en este caso el artículo 410 del Código de Comercio,y que crea una
serie de obligaciones yderechos entre el librador,el librado y el beneficiario.Es más,si posteriormente la
letra de cambio se transmite mediante endoso yse garantiza por medio de un aval, también quedarán
ligados por derechos yobligaciones el endosante,el endosatario y el avalista.
 Endosante es la persona que en un momento determinado posee el derechos de cobrar la letra de
cambio y puede,por tanto, transmitir dichos derechos a otra persona mediante su firma en reverso de la
letra.
 Endosatario es la persona que recibe la letra por intermedio del endoso yque adquiere,por tanto, los
derechos que se le transmiten.
 Avalista es la persona que garantiza el cumplimiento de una obligación yque lo manifiesta por medio de
su firma en el anverso de la letra de cambio.
Es necesario recordar que el librador tiene una obligación,que es la de garantizar el pago de la letra. En
otros términos,que si la letra no es pagada por el librado que acepto pagarla,el librador tendrá que
cancelar la letra en razón de encontrarse "obligado en regreso".Esta última obligación no puede ser
excluida por el librador:la Ley lo prohíbe terminantemente.
Por su parte, el librado no tiene obligación de aceptar la letra, pero una vez que la acepta, asume
definitivamente la obligación de pagarla y no puede eximirse de dicha obligación.
Cuando el librado se niega a aceptar una letra cambio,se puede recurrir al protesto que es el acto público
por el cual se deja constancia del requerimiento formulado al librado ó al aceptante para que acepte ó
pague la letra, y de la negativa de hacerlo.Para ello se prepara una solicitud dirigida a un Notario Público,
en la cual se le pide a este funcionario que se traslade al lugar donde se encuentra el librado para que
deje constancia de su negativa de aceptar la letra. En la ciudades o pueblos donde no hay Notario,el
protesto puede hacerse por intermedio de un juezo de un Registrador.
El protesto es importante porque de no hacerlo,el beneficiario puede perder entonces la posibilidad de
exigirle al librador que pague la letra.
Este problema puede eliminarse con la cláusula "sin aviso y sin protesto",incluida en la letra.
Su forma suele ser como lo indica el siguiente ejemplo:
Aceptado
para ser
pagado
sin
protesto
y sin
aviso.
Barcelona,
___ de
_____ de
20___
___________________de ___________de 20___ Por Bs ********************
se servirá Ud. __________________________mandar pagar por esta
___________________ de cambio a la orden de ______________________ la
cantidad de Bs. _________________________________________________
Valor___________________________________________ que cargara en cuenta
a:
A __________________ Su atto S.S. y amigo
____________________
N°__________________ _______________________________
a. El pagaré, Es un documento de crédito en virtud del cual una persona promete formalmente pagar
una deuda en determinada fecha posterior.Es un título valor o instrumento financiero;documento
escrito mediante el cual una persona —el emisor— se compromete a pagar a otra persona —el
beneficiario— una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente.Los pagarés
pueden ser al portador o endosables,es decir,que se pueden transmitir a un tercero. los pagarés
pueden emitirlos individuos particulares,empresas o el estado.
Según el artículo 486 al 488: Es una promesa o compromiso unilateral de pago escrita,en virtud del cual
una persona natural o jurídica se obliga a pagar a otra ó a su orden,una cierta suma de dinero en una
fecha determinada.
De acuerdo al artículo 486,los pagares deben contener:
a. La fecha de emisión yfirma del documento.
b. La cantidad en número y letras.
c. La época de su pago, es decir, la fecha de vencimiento.
d. La persona a quien ó a cuya orden debe ser pagado.
Al pagaré se aplican las siguientes disposiciones similares a las establecidas para las letras de
cambio :
a. Los plazos en que vencen, es decir, los vencimientos:a día fijo , a cierto plazo de la fecha, a la
vista y a cierto termino vista.
b. Lo relativo al endoso.
c. Los términos para la presentación,cobro protesto.
d. Lo referente al aval.
e. Lo relativo al pago y al por intervención.
f. Lo concerniente al protesto.
g. Los términos de la prescripción.
e. La expresión de si es por valor recibido y en que especie ó por valor en cuenta.
El portador de un pagaré protestado por falta de pago,tiene derecho a cobrar de los responsables:
a. El valor de la obligación.
b. Los intereses desde la fecha de protesto.
c. Los gastos del protesto.
d. Los intereses de estos desde la demanda judicial.
e. Los gastos judiciales que hubiese desembolsado.
Su forma suele ser como lo indica el siguiente ejemplo:
Bs. 105.000,00
Barcelona:14 de Mayo de 2003
A Sesenta días fecha-----------------------------PAGARE A LA ORDEN
Ciento cinco mil con 0/0 céntimos --------------------------------------BOLIVARES
EN EL Banco Mercantil______________________________________
VALOR RECIBIDO Con intereses al tipo 8% anual______________________
N° _____________ VENCIMIENTO Agosto _____8,20___
__________________________
Sr(a):
a. Su forma suele ser como lo indica el siguiente ejemplo:
CUENTASN° __________________
CHEQUE N° D – 433671
Barcelona , _______________de __________________de 20_________
Bs.____________________________________________________________
Páguese a la orden de________________________________________
La suma de__________________________________________ Bolívares
BANCO MERCANTIL
CARACAS – VENEZUELA
SUCURSAL BARCELONA ____________________________
b. El cheque, Es un giro a nombre del Banco donde se tenga establecida la cuenta.Constituye una
orden que el titular de la cuenta dirige a su banquero para que éste pague una determinada cantidad
al beneficiario que se indique o al portador.Es una orden o mandato de pago incorporado a un título
de crédito que permite al librador disponer,en favor de una determinada persona o del simple
portador del título, de fondos que tenga disponibles en un banco.El cheque deberá contener:la
denominación de cheque inserta en el texto mismo del título,el mandato puro y simple de pagar una
suma determinada de dinero,el nombre del que debe pagar (al que se denomina librado),que
por fuerza ha de ser un banco, el lugar de pago, la fecha y el lugar de la emisión del cheque,la firma
del que lo expide, al que se denomina librador.El librador o tenedor de un cheque podrá solicitar al
banco librado que preste su conformidad al mismo,con lo cual se acredita la autenticidad de éste y la
existencia de fondos suficientes en la cuenta del librador.El cheque puede ser librado para que se
pague a persona determinada,con o sin cláusula 'a la orden'o 'no a la orden';puede también ser
librado para que se pague al portador.El cheque al portador se trasmite mediante su entrega o
tradición;el cheque extendido a favor de una persona concreta,con o sin la cláusula 'a la orden', es
transmisible por medio de endoso.El endoso deberá ser total,puro y simple;deberá,además,
escribirse en el cheque y será firmado por el endosante.El endoso transmite todos los derechos
resultantes del cheque.El pago de un cheque podrá garantizarse mediante aval, ya sea por la
totalidad o por parte de su importe.Esta garantía podrá ser prestada por un tercero o por el librador.
El cheque es pagadero a la vista. Cualquier mención contraria se reputa no escrita.El librado podrá
exigir, al pago del cheque, que éste sea entregado con el "recibí" del portador.Se presumirá pagado
el cheque que después de su vencimiento se hallare en poder del librado.
c. Aval, Es el afianzamiento que presenta un tercero para el pago de una letra de cambio
independientemente de la obligación que contraen el aceptante y el endosante.Firma que se pone al
pie de una letra u otro documento de crédito,para responder de su pago en caso de no efectuarlo la
persona principalmente obligada a él.Es un término utilizado con frecuencia en la práctica de los
negocios para referirse a cualquier clase de garantía personal.Otras veces se utiliza este término
como sinónimo de fianza,por lo que sería el contrato por el que el avalista se obliga a pagar o cumplir
por un tercero (avalado), en el supuesto de no hacerlo éste.
En Derecho mercantil se denomina aval cambiario a un contrato perteneciente al género de la fianza
personal destinada a garantizar el pago de una letra de cambio.El aval es una obligación accesoria de la
obligación cambiaria,que es la principal,por lo que se extingue en el caso de hacerlo ésta.Es además
subsidiaria,pues el avalista sólo está obligado a pagar si el deudor no paga. Por las peculiaridades del
tráfico en el que se produce el aval cambiario,la subsidiariedad no se suele entender de una forma
estricta y basta con el incumplimiento del deudor para que se pueda reclamar el pago al avalista,sin
requerir ningún tipo de persecución especial de los bienes del deudor.Por ello,desde que llegado el
momento del cumplimiento el deudor no lo hace,el acreedor puede dirigirse tanto contra el deudor
principal como contra el avalista, pues entre ambos ha quedado establecido un auténtico vínculo
de solidaridad.En el caso en que el avalista se vea obligado a satisfacer la deuda adquirirá un derecho de
reintegro contra el deudor.El aval puede ser limitado para un periodo de tiempo marcado,con relación a
un caso específico,en cuanto a la cantidad o frente a una persona concreta,cuando sólo responde el
avalista frente a un acreedor individualizado o definido,y no frente a cualquiera.Este puede ser "absoluto
o limitado".
La persona que da un "aval absoluto",responde solidariamente del pago de la letra de la misma forma
que el librador y el endosante.
El "aval limitado"es el que reduce la garantía a tiempo,cantidad o persona expresamente determinados;
dado en estos términos,no produce mas responsabilidades que la que el firmante se impuso,ni da a éste
más derechos que contra la persona a quien garantizado y los endosantes anteriores.
El aval debe ser otorgado por escrito,pudiendo figurar en la misma letra cuyo pago se garantiza, o bien
en un documento separado.
Cuando el "aval" se extiende en la misma letra,basta escribir al lado de la firma del librador la firma del
avalista en la forma siguiente:
Por Aval
Marcos Garcia
a. Fianza, Obligación que alguien adquiere de hacer algo a lo que otra persona se ha obligado en caso
de que esta no lo haga. Que supone un pacto por el que un tercero asume la condición de obligado
con carácter subsidiario al pago,para afrontar el supuesto de que no cumpla el deudor principal
Leer más: http://www.monografias.com/trabajos13/documerc/documerc.shtml#docum#ixzz49RQJqsI9
DOCUMENTOS MERCANTILES
Origen.- Los documentos mercantiles surgieron como respuesta a la necesidad que sintió
el ser humano de respaldar sus actividades económicas con documentos que comprueben
la veracidad de los hechos y especialmente dejan memoria de ellos.
Definición.- Los documentos comerciales son la base de las transacciones comerciales ya
que son la fuente u origen de los registros comerciales contables constituyéndose en
documento de apoyo e información.
Normas para la elaboración de los documentos comerciales
1. Claridad en escritura.- Todo documento se redacta con sencillez para permitir la fácil lectura e
interpretación de los términos, signos y números que en ella aparezca. También consta la fecha,
nombre de los participantes, detalles en operaciones, firmas, números de cedula o RUC.
No se permite errores, letras sobrepuestas, enmendaduras, ni agregados confusos; se
debe usar una letra clara, los números deben ser perfectos para no dar lugar a dudas.
2. Numeración.- Todo documento debe numerarse previamente (numeración preimpresa), esta es una
condición necesaria.
3. Copias.- Además del original que es para el cliente, se debe agregar una o más copias, de acuerdo a
las necesidades de la empresa, estas copias generalmente se imprimen a diferentes colore y en ellas
se señala el destino y posterior archivo.
4. Escritura de cantidades.- Las cantidades totales se refieren al valor de archivos, productos, se
deben escribir en números y letras.
5. Subrayado.- Los totales de las sumas en facturas, notas de debito, notas de crédito, papeletas de
depósito, etc. Deben subrayarse con dos líneas paralelas horizontales.
6. Espacios en blanco.- los espacios en blanco que quedan después de la escritura de las cantidades.
Deben llenarse utilizando líneas de tal manera que no pueda agregarse nada.
7. Rectificaciones.- cualquier error cometido, ya sea en el nombre o el la cantidad no se corrige
borrando, se anula el documento y se procede a elaborar uno nuevo.
Clasificaron de los Documentos Mercantiles
Los documentos mercantiles se clasifican en dos grupos:
 Documentos Negociables.
 Documentos No Negociables.
Documentos Negociables.- son aquellos que completan la actividad económica comercial,
generalmente se utilizan para cancelar una deuda, para garantizar una obligación,
financiar una obra. La redacción de estas está fija a ciertas formalidades legales, las
mismas que requieren de un estudio e interpretación cuidadosa. Los documentos
negociables son aquellos con los cuales se puede comprar o vender cualquier bien y
además pueden convertirse en efectivo en el momento de su presentación. Los
documentos negociables más utilizados son: cheque, letra de cambio, pagaré, acciones de
sociedad anónima, etc.
Documentos No Negociables.- Son aquellos que se requieren para la buena marcha de una
empresa, ya que son de uso diario, constante y corriente; son indispensables para el
control de la empresa ya que permite sustentar los gastos, de la misma, es decir las
transacciones frecuentes y no frecuentes. Los documentos no negociables más usados
son: nota de crédito, nota de debito, recibo, vale de caja, vale de pago, etc.
Los documentos no negociables se clasifican en dos grupos:
 Documentos Regulados.-Son aquellos que desde el diseño, impresión y distribución deben seguir
ciertas regulaciones por organismos de controlestatal.
 Documentos No Regulados.- Son aquellos que no necesitan ser regulados por los organismos de
controlestatal.
Servicio de Rentas Internas (SRI)
Es una entidad técnica, un organismo estatal de control que se encarga de administrar la
correcta aplicación de impuestos por partes de los contribuyentes.
El SRI dentro de sus actividades difunde y capacitan los contribuyentes respecto a sus
obligaciones tributarias, concede, actualiza y cancela el registro único de contribuyentes,
recauda los tributos, intereses y multas, controla a los contribuyentes, conoce y resuelve
sus peticiones, reclamos, consultas, y recursos de los contribuyentes presentan a la ley.
Impuestos del SRI:
 Impuesto a la Renta.
 Impuesto al Valor Agregado - IVA
 Impuesto a Concisos Especiales – ICE.
 Impuestos a Vehículos Motorizados.
 Impuesto al los Legados, Herencias, Donaciones.
Obligaciones del Contribuyente:
Dentro de las obligaciones del contribuyente tenemos:
1. Obtener la Inscripción Única de los Contribuyentes – RUC: Es el numero de identificación
personal e intransferible de todas aquella personas naturales, nacionales o extranjeros que realicen
actividades económicas.
2. Aplicar un correcto sistema de facturación: Son los documentos que van a constituir la forma mas
fácil de declarar impuestos.
3. Llevar en un libro de cunetas los ingresos y egresos: En este libro se van a detallar la venta y
compra de productos que tienen IVA.
4. Declarar impuestos: esto significa que el contribuyente, se va acercar alSRI para pagar impuestos
de los productos que venda o posea.
Importancia de los comprobantes de venta:
 Los comprobantes de venta no solo sustentan la propiedad de algún bien, sino que también respaldan
su procedencia lícita.
 La entrega de comprobantes validos evitara que los fedatarios fiscales procedan a la clausura del
establecimiento.
 Evita que el consumidor pueda denunciar al comerciante que no entrega comprobantes de venta.
Factura
Concepto.- Es un documento no negociable, regulado que sirve como constancia
escrita de la transferencia de bienes a la sociedad, servicios vendidos; sustente
crédito tributario. Es emitida por compras mayores a cuatro dólares.
Partes de la factura:
 Encabezado.
 Cuerpo.
 Firmas.
Nota de Venta
Concepto.- Es un documento no negociable, regulado básico para evidenciar
la venta de vienes o servicios a los consumidores finales. No sustentan
crédito tributario para el efecto del IVA, pero sin gasto y costo. Es emitida
por compras menores a cuatro dólares o cualquier otro valor, siempre y
cuando el consumidor lo solicite.
Partes de la Nota de Venta:
 Encabezado.
 Cuerpo.
 Firmas.
Ticket de Caja
Concepto.- Es un documento no negociable, regulado básico para
evidenciar la venta de vienes o servicios a los consumidores finales. No
sustentan crédito tributario para el efecto del IVA, pero sin gasto y costo. Es
emitida por compras menores a cuatro dólares o cualquier otro valor, siempre y
cuando el consumidor lo solicite. Se diferencia de la nota de venta por que en
este es emitido por una caja registradora, y además va impreso el número de
serie y modelo la caja registradora.
Nota de Crédito
Concepto.- Es un documento no negociable, regulado que se emite
para modificaciones de las condiciones originales pactadas en una venta
anterior. Son constancias que entregan a los clientes que detallan
valores por los siguientes conceptos:
 Devolución total o parcial de algún bien vendido.
 Diferencia por excesos de precios en la mercadería.
 Para subsumar errores que hayan perjudicado los intereses del cliente.
 Aceptación de descuentos.
Para elaborar una nota de crédito se anota como referenciala factura, se realiza el
descuento correspondiente del IVA, los descuentos varían según la empresa y se imprime
en las imprentas autorizadas por el SRI.
Partes de la Nota de Crédito:
 Encabezado.
 Cuerpo.
 Firmas.
Clases de notas de crédito:
 Nota de Crédito Comercial.
 Nota de Crédito Bancaria.
Nota de Debito
Concepto.- Es un documento no negociable, regulado que se emite para
modificaciones de las condiciones originales pactadas en una venta anterior. Son
constancias que entregan a los clientes que detallan valores por los siguientes
conceptos:
 Recuperar costos tales como intereses por mora.
 Errores en Precios de mercadería.
 Cheques presentados, y por otros errores incurridos con posterioridad a la venta.
A menudo las empresas localizan los errores en los empleados que venden un
articulo a mayor o menor precio al hacer una suma o multiplicación, en este caso se
procede a emitir una nota de debito comunicándole el error cometido e indicar que
va a aumentar el saldo indicado.
Partes de la Nota de Debito:
 Encabezado.
 Cuerpo.
 Firmas.
Kardex
Concepto.- Las empresas venden sus mercaderías a crédito y para llevar el saldo de caja
cada cliente lleva el registro en cada uno de los clientes en tarjetas que se llaman kardex
de clientes.
Partes del Kardex:
 Encabezado.
 Cuerpo.
 Firmas.
Clases de Kardex:
 Kardex comercial
 Kardex Bancario
Liquidación de compra
Concepto.- Es un documento que emite el propio comprador en las adquisiciones de
bienes o servicios prestados a personas naturales que realizan operaciones no
habituales a personas que se dedican a actividades agropecuarias, a la pesca,
recolección de productos silvestres, de minería y en otras actividades similares, es
decir se emite bajo condiciones que a los vendedores no les permite cumplir con
sus obligaciones de inscripción del RUC y facturación.
Partes de la Liquidación de Compra:
 Encabezado.
 Cuerpo.
 Firmas.
Guía de Remisión
Concepto.- Es un documento no negociable, regulado que se emite con el propósito
de demostrar a las autoridades de control policial y tributario el origen y el destino
de los bienes que se están transportando.
Partes de la Guía de Remisión:
 Encabezado.
 Cuerpo.
 Firmas.
Papeleta de Depósito
Concepto.- Es un documento certifica que un banco o institución financiera
recibió una cantidad de dinero para depositar en una cuenta corriente o de
ahorros, para que tenga validez el documento debe tener la rubrica del
banco donde indique el nombre del cajero, el número de caja. En efecto las
papeletas de depósito son las constancias del dinero depositado en una
cuenta ya sea de una persona natural o sociedad.
Partes de la Papeleta de Deposito:
 Encabezado o encabezamiento.-Numero de documento, especificación de la cuenta, número de
cuenta o tarjeta, nombre del titular de la cuenta, lugar y fecha.
 Cuerpo.- El valor total del efectivo, total de cheques, número de cheques, total del depósito, firmas.
 Detalle del depósito.-Banco, número de cuenta, numero de cheque, deposito en efectivo, detalle del
cheque en otras plazas.
Papeleta de Retiro
Concepto.- Es un documento certifica que de un banco o institución financiera
se retiro una cantidad de dinero, para retirarlo de una cuenta corriente o de
ahorros, para que tenga validez el documento debe tener la rubrica del banco
donde indique el nombre del cajero, el número de caja. En efecto las
papeletas de retiro son las constancias del dinero retirado de una cuenta ya
sea de una persona natural o sociedad. En caso de un retiro de dinero se
necesita la autorización del titular de la cuenta.
Partes de la Papeleta de Retiro:
 Encabezado o encabezamiento.-Numero de documento, especificación de la cuenta, número de
cuenta o tarjeta, nombre del titular de la cuenta, lugar y fecha.
 Cuerpo.- El valor total del efectivo a retirar, firmas.
 Autorización.
Tarjetas Electrónicas
Concepto.- Es una credencial que emiten los bancos o instituciones financieras, es
personal e intransferible, la calidad de beneficiarios de una línea de debito o crédito,
es un acuerdo o un compromiso del cliente y del banco.
Clases de Tarjetas de Electrónicas:
 Tarjeta de Crédito.
 Tarjeta de Debito.
Partes de la Tarjeta Electrónica:
 Encabezado.
 Cuerpo.
 Banda electrónica.
Vale de Caja
Concepto.- Es un documento interno de carácter, provisional que se emite a fin de
dejar constancia de la entrega de dinero a un trabajador u otra persona relacionada
con la empresa. El vale de caja maneja moderadas cantidades de dinero.
Partes del Vale de Caja:
 Encabezado.
 Cuerpo.
 Firmas.
Vale de Caja Chica
Concepto.- Es un documento interno de carácter, provisional que se emite a fin de
dejar constancia de la entrega de dinero a un trabajador u otra persona relacionada
con la empresa. El vale de caja chica maneja pequeñas cantidades de dinero.
Partes del Vale de Caja Chica:
 Encabezado.
 Cuerpo.
 Firmas.
Comprobante de Ingreso
Concepto.- Es un documento que se emite para dejar constancia escrita del dinero
que recibe la empresa, ya sea un cheque o en efectivo, por ventas al contado, por
intereses ganados, etc.
Partes del Comprobante de Ingreso:
 Encabezado.
 Cuerpo.
 Firmas.
Comprobante de Egreso
Concepto.- Es un documento que se emite para dejar constancia escrita del dinero
que sale de la empresa, ya sea un cheque o en efectivo, por ventas al contado, por
intereses ganados, etc.
Partes del Comprobante de Egreso:
 Encabezado.
 Cuerpo.
 Firmas.
Recibo
Concepto.- Es un documento no negociable que evidencia entrega de dinero o
cualquier otra clase de bienes, cuando se trata de recibos por dinero estos valores
pueden ser por:
 Arrendamiento,
 Cobro de alguna factura.
 Abono de una cuenta.
Clases de recibos:
 Recibo Común
 Recibo de Caja
 Recibo de Arrendamiento
 Recibos de Saldo
Cheque
Concepto.- Es un documento negociable es una orden de pago inmediata que emite
el girador al girado, es una orden incondicional que el girador da al girado, es decir
una institución financiera autorizada a recibir valores en la cuenta corriente y a
pagar la cantidad que esta en el cheque.
Personas que intervienen en el Cheque:
 Dueño de la chequera – Girador
 Beneficiario – Librado
 Banco o institución financiera
Clases de Cheque:
 Cheque a la orden
 Cheque cruzado
 Cheque certificado
 Cheque al portador
 Cheque para acreditar en cuenta
Letra de Cambio
Concepto.- Es una orden de pago que el acreedor da a su deudor para que
pague en determinado tiempo y lugar el valor que se indica en el documento.
La letra de cambio es un documento de crédito que sirve para respaldar
transacciones realizadas a plazos, es una orden de pago escrita por lo que la
persona llamada deudor debe pagar el valor del documento en la fecha de
vencimiento al tenedor del documento.
Personas que intervienen en la letra de Cambio:
 Girador
 Girado
 Garante o Aval
 Portador
Omisión de requisitos de la letra de cambio:
 Si lo que faltare en la letra de cambio fuese el vencimiento se considerará pago a la vista.
 Cuando se omite el lugar donde se efectúa el pago se entenderá como la localidad designada junto al
nombre del girador.
 si en letra de cambio de cambio el monto esta escrito en letras y también en números será valedera la
cantidad en letras.
Propiedades de la letra de cambio:
 Es una orden incondicional de pago.
 Es transferible por endoso.
 Es pagadera en un plazo establecido.
 La letra de cambio puede garantizarse por un aval.
 Es un documento negociable.
 Puede ser nominativa o a la orden.
Formulas para calcular el Interés:
 Interés Anual  Interés Mensual  Interés Diario
Fecha de vencimiento de la letra de cambio:
 Letra de Cambio - A la vista
 Letra de Cambio - A día fijo
 Letra de Cambio - A cierto plazo de fecha
Pagaré
Concepto.- es un titulo mediante el cual una persona se obliga a pagar una
cantidad determinada en un tiempo establecido a favor o a la orden de otra
persona. Es decir el pagaré a la orden es una promesa incondicional de
pago por el cual se garantiza el cumplimiento de un contrato de préstamo.
Propiedades del Pagaré:
 constituye un titulo de crédito.
 Es una promesa incondicional de paga.
 Es un titulo a la orden.
 Es negociable.
 Devenga de intereses.
Personas que intervienen en el Pagaré:
 Beneficiario
 Deudor
 Garante
Requisitos del Pagaré:
 Nombre de la empresa o razón social.
 Denominación del documento.
 La promesa incondicional de pagar determinada suma de dinero.
 La indicaron del vencimiento.
 Nombre de la ciudad en donde realizarse el pago.
 Cantidad en números y letras.
 El interés anual.
 El interés por mora.
 Firma del garante y deudor (número de cedula, dirección y teléfono).
Contabilidad
Concepto.- es una ciencia, arte y técnica que registra en forma cronológica las
transacciones de una empresa en los diferentes libros contables con el objetivo de
determinar ganancia o pérdida durante el periodo contable.
Es ciencia porque tiene principios, leyes y normas.
Es técnica porque tiene habilidades y destrezas para registrar transacciones en libros.
Es arte porque involucra a la ciencia y la técnica
Operaciones Mercantiles:
Denominados también comerciales, constituyen el intercambio de bienes, valores y
servicios entre dos partes con el objetivo de satisfacer las necesidades de la colectividad,
es decir el recibe y el que entrega.
Clasificaron de la contabilidad
 Contabilidad general o comercial.- Se aplica en empresas que se dedican a la compra y venta de
bienes o productos.
 Contabilidad bancaria.- Se aplica en instituciones bancarias, por ejemplo bancos, cooperativas,
mutualistas.
 Contabilidad de servicios.- Se aplica en empresas u organismos que venden servicios, por ejemplo
clínicas, hospitales, aseguradoras privadas, hotelera, etc.
 Contabilidad de costos o industrial.- Se aplica en fábricas o industrias que se dedican a la
transformación de la materia prima.
 Contabilidad gurnamental.- Se aplica en instituciones o empresas públicas o pertenecientes al
estado, por ejemplo: colegios públicos, municipios, bancos, etc.
 Contabilidad agropecuaria.- Se aplica en el sector agrícola y ganadero.
Objetivos de la Contabilidad
OBJETIVOS PRINCIPALES
Determinar Resultados
Optimizar Recursos
Proveer Información Oportuna
Analizar e Interpretar
1. Conocer la estructura económica de una empresa a una fecha determinada.
2. Determinar los resultados económicos obtenidos durante el periodo contable.
3. Analizar e interpretar la información económica y financiera de la empresa a través de la emisión de
estados financieros.
4. Evaluar resultados u tomar decisiones.
5. Optimizar los recursos financieros de la empresa a través del controlpermanente de las actividades
contables de la misma.
Importancia de la Contabilidad
1. Determinar las ganancias o pérdidas durante el periodo contable.
2. Facilita el control del dinero.
3. Se obtiene productividad y aprovechamiento del patrimonio.
4. Permite conocer el movimiento de una empresa o institución financiera.
5. Lleva el control de las transacciones realizadas en el periodo contable.
Base Legal de la Contabilidad
 Ley de Régimen Tributario
 Ley de Comercio
 Las NEC
 Las NIC
Todos los comerciantes están obligados a llevar contabilidad en los términos que
establece el RTI.
La Contabilidad debe ser llevada bajo la responsabilidad y con la firma de un contador
legalmente autorizado.
La contabilidad se llevara por sistema de partida doble en el idioma castellano y en dólares
de los USA con sujeción a las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y las Normas
Internacionales de Contabilidad.
Obligaciones:
1. Están obligados a llevar contabilidad y declarar impuestos en base a los resultados de las sociedades.
2. Deben llevar contabilidad exclusivamente cuando cumplan con cualquiera de las siguientes
condiciones:
a. Opere con un capital superior a los $60000 al inicio de sus actividades al primero de enero de cada
ejercicio impositivo.
b. Que tenga ingresos brutos anuales superiores a $10000 en su ejercicio anterior.
c. Que tenga gastos y costos anuales del ejercicio anterior superior a $80000.
Nota: Las personas naturales que cumplan con la ley de llevar contabilidad deben llevar un
registro de ingresos y egresos.
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)
Los PCGA son enunciados básicos que dan las pautas de presentación y desarrollo de la
información contable, surgieron con la necesidad de contar con parámetros lógicos y
confiables que permitan comparar los estados financieros con otros estados financieros.
Entre los más importantes tenemos:
1. Ente Contable: Empresa con objetivos, metas y políticas bien planteadas y definidas.
2. Negocio en Marcha: Este principio implica la permanencia y proyección de la empresa en el
mercado.
3. Periodo Contable: Llamado también ejercicio contable, por lo general esta establecido en un año,
en el cual se determina ganancias o perdidas.
4. Uniformidad: Este principio señala que una empresa al usar un método de hacer la presentación de
los estados financieros.
5. Partida Doble: No hay deudor sin acreedor.
6. Realización: Las operaciones deben registrarse únicamente cuando se haya legalizado la transacción
económica.
7. Prudencia: Significa que se debe elegir entre dos valores, se deben optar por el mas bajo.
8. Costo Histórico: Los activos y pasivos de la empresa deben registrarse a su costo legal.
9. Unidad Unitaria: Es el dinero, el cual se utiliza como unidad de medida para todos los estados de
financiamiento.
Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC)
OBJETIVO
El objetivo de esta norma es prescribir las bases de presentación de Estados Financieros
de propósito general, para asegurar la comparabilidad con los Estados Financieros de
períodos anteriores
ALCANCE
 Esta norma es aplicable a todos los Estados Financieros preparados de acuerdo a las NEC.
 Los Estados financieros de propósito general tienen por objeto proporcionar información a los
usuarios que no están en posición de requerir informes
 Esta norma es aplicable a todo tipo de empresas incluidas bancos compañías de seguro.
 Utiliza terminología para empresas lucrativas. Las empresas comerciales del sector público aplican
los requerimientos de esta norma.
Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)
Estas normas han sido producto de grandes estudios y esfuerzos de diferentes entidades
educativas, financieras y profesionales del área contable a nivel mundial, para estandarizar
la información financiera presentada en los estados financieros.
Las NIC, como se le conoce popularmente, son un conjunto de normas o leyes que
establecen la información que deben presentarse en los estados financieros y la forma en
que esa información debe aparecer, en dichos estados. Las NIC no son leyes físicas o
naturales que esperaban su descubrimiento, sino más bien normas que el hombre, de
acuerdo sus experiencias comerciales, ha considerado de importancias en la presentación
de la información financiera.
Son normas de alta calidad, orientadas al inversor, cuyo objetivo es reflejar la esencia
económica de las operaciones del negocio, y presentar una imagen fiel de la situación
financiera de una empresa. Las NIC son emitidas por el International Accounting
Standards Board (anterior International Accounting Standards Committee). Hasta la fecha,
se han emitido 41 normas, de las que 34 están en vigor en la actualidad, junto con 30
interpretaciones.
Información Contable
La información que el contador presente al propietario o grupo accionario de una empresa
debe cumplir con las siguientes características a fin de que se puedan tomar de forma
oportuna o expresada.
¿Cómo debe ser la información contable?
1. Oportuna: los registros contables deben estar actualizados, no debe existir retrazo en la
información, de esta manera quienes están interesados en conocer elmovimiento en una cuenta
podrán recurrir a esta fuente de información.
2. Confiable: Todos los datos contables deben ser registrados en base a las normas, leyes, técnicas y
principios contables, con criterio profesional o aceptado.
3. Información Real: La información del contador debe estar sujeta al cumplimiento de las normas de
ética, con el objetivo de que las cifras presentadas en los balances transparentes y presentan la
realidad económica y financiera de la empresa.
¿Quiénes utilizan la información proporcionada por la contabilidad?
Niveles Operativos
Gerentes
Contadores
Accionistas
Propietarios
Usuarios
Internos
Jefes de Departamento
Organismos de Control
Instituciones Financieras
Clientes
Futuras Inversiones
Usuarios
Externos
Código de Ética del Contador
 Artículo 3.01. El contador público que desempeña un cargo en los sectores privado y público no
debe participar en la planeación o ejecución de actos que puedan calificarse de deshonestos o
indignos, o que originen o fomenten la corrupción en la administración de los negocios o de la cosa
pública.
 Artículo 3.02. Por la responsabilidad que tiene con los usuarios externos de la información
financiera, el contador público en los sectores público y privado debe preparar y presentar los
informes financieros para efectos externos de acuerdo con los principios de contabilidad
promulgados por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, aplicables al caso.
 Artículo 3.03. En las declaraciones de cualquier tipo que en el desempeño de su labor presente a las
dependencias oficiales tienen el deber de suministrar información veraz, apegada a los datos reales
del negocio, institución o dependencia correspondiente.
 Artículo 3.04. El contador público no debe solicitar ni aceptar comisiones ni obtener ventajas
económicas directas o indirectas por la recomendación que haga de servicios profesionales o de
productos a la empresa o dependencia a la que presta sus servicios.
 Artículo 3.06. El contador público que desempeñe un cargo en los sectores público o privado
solamente podrá firmar los estados o informes de las cuentas de la dependencia oficial o empresa en
que preste sus servicios indicando el carácter delpuesto que desempeñe.
Partida Doble
Es un principio de contabilidad, fundamental.
Características de la partida doble:
 No hay deudor sin acreedor.
 Doble anotación de deudor y acreedor.
 Igualdad numérica entre debe y haber.
 La suma del debe tiene que ser al del haber.
 Este principio es estable quo por lo menos en una transacción habrá una cuenta que recibe y otra que
entrega.
Relación de la Contabilidad con otras Ciencias
La contabilidad intercambia con otras ciencias principalmente de orden económico,
matemático, jurídico, pertenecientes a la técnica de información, y la ciencia de las
matemáticas, interacciones así:
 La Administración: Se ocupa en la optimización de los recursos alservicio de la entidad
económica.
 El Derecho: Es el que se encarga del manejo legal de las entidades económicas.
 La Matemática: Es un instrumento útil y valioso para los contadores de problemas financieros en la
empresa.
 La Informática: Se encarga del diseño e implementación de sistemas de información general
ofreciendo modelos y sistemas.
 La Sociología: Es el estudio de la realidad social del elemento humano de las actividades.
Con esto concluimos que ninguna ciencia es autosuficiente, es decir para poder
desarrollarse la contabilidad necesita de conocimientos y otras ciencias.
Clasificación de la Empresas
1. Por su naturaleza:
 Industriales
 Comerciales
 Servicios
2. Por el sector:
 Publicas
 Privadas
 Mixtas
3. Por la integración:
 Unipersonales
 Pluripersonales
4. Por el tamaño:
 Grandes
 Medianas
 Pequeñas
 Microempresas
Ecuación Contable o Patrimonial
Es la formula fundamental en la que se basa la contabilidad para desarrollar técnicamente
un sistema, es elemento fundamental de la contabilidad.
Elementos de la ecuación contable:
 Activo: Son todos los bienes y deudas a favor de la empresa.
 Pasivo: Son todas las deudas u obligaciones que tiene la empresa con terceras personas.
 Capital o Patrimonio: Es la diferencia entre en activo y el pasivo, el patrimonio es toda la
propiedad y derechos que tiene los accionistas, dueños o propiedades de la empresa frente a los
activos.
Ecuación contable o patrimonial:
Representación Grafica de La ecuación Fundamental:
Activo Pasivo
Patrimonio
Equivalencia del Patrimonio:
 A más resultados, significa utilidades o ganancias.
 A menos resultados, significa pérdida o déficit.
 Utilizando el + o – según corresponda.
Variaciones de la ecuación Patrimonial:
 La empresa comercial “ FI-MA B” inicia sus operaciones con los siguientes valores: efectivo
$30000; mercadería $50000; muebles y enceres $15000; equipo de oficina $8000; crédito por pagar
al Sr. Fabián Casco.
Activo
Pasivo
Patrimonio
 La empresa “FI-MA B” abre una cuenta corriente en el banco del Pichincha por $28500
Activo
Pasivo
Patrimonio
Nota: La variación esta en el Activo.
 La empresa “FI-MA B” paga al Sr. Fabián Casco con cheque Nº 01 la cantidad de $5000.
Activo
Pasivo
Patrimonio
Nota: La variación esta en el Pasivo.
 La empresa “FI-MA B” adquiere un equipo de computo por $5000, el 50% se cancela con cheque Nº
02 del banco del Pichincha, y el otro 50% a crédito documentado.
Activo
Pasivo
Patrimonio
Nota: la variación esta en el Activo y el Pasivo.
Cuenta Contable
Se denomina cuenta al nombre especifico que se encarga a un grupo de bienes, valores,
derechos u obligaciones que vienen características similares entre si, o cumple una misma
función. La cuenta es una herramienta que se utiliza en la contabilidad para identificar
hechos mercantiles y cuantificarlos.
Representación grafica de la cuenta contable:
Nombre de la Cta.
Debe Haber
o o
Debito Crédito
Balance o
Saldo
Partes de la cuenta contable:
 Debe: Aquí se anota todos los bienes o valores recibidos por la cuenta.
 Haber: Aquí se anota todos los bienes o valores entregados por la cuenta.
 Saldo: Es la diferencia entre la sumatoria total del debe con la del haber.
Clases de saldo:
 Saldo Deudor: Cuando la sumatoria del debe es mayor a la del haber.
 Saldo Acreedor: Cuando la sumatoria del haber es mayor a la de debe.
 Saldo Nulo: Cuando la sumatoria del debe y el haber son iguales.
¿Cómo debe ser planteado el nombre de la cuenta?
1. El nombre deber ser claro y completo.
2. No debe dar confusión con cuentas similares.
3. Debe tratar de agrupar a un gran numero de bines, valores, derechos u obligaciones.
Características de la cuenta activo:
 Primero debe ser deudor para ser acreedor.
Características de la cuenta Pasivo:
 Primero debe ser acreedora para ser deudora.
Cuantificadores en las cuentas deudoras y acreedoras:
 Para las cuentas deudoras: ¿Quién recibe? - ¿Qué ingresa?
 Para las cuentas acreedoras: ¿Quién entrega? - ¿Qué egresa?
Clasificación de las Cuentas:
1. Activo
2. Pasivo
3. Patrimonio
4. Ingresos
5. Gastos o Egresos
6. Costos
7. Orden
Codificaron de Cuentas
Es la utilización de números, letras y símbolos que representan grupos y subgrupos,
cuentas y subcuentas.
Sistema de codificación:
 Numérico: Esta formado por números.
 Alfabético: Esta formado por letras.
 Mixtos: Esta formado por números y letras.
Características de la codificaron de cuentas:
 Sencillez
 Claridad
 Amplitud
 Viabilidad
 Lógica
 Flexibilidad
 Autoverificabilidad
Importancia de la codificaron de cuentas:
 Nos ayuda a encontrar fácilmente a encontrar una cuenta.
 Nos facilita la organización de las cuentas.
Ventajas de la codificaron de cuentas:
 Facilita el archivo y ubicación de cuentas.
 Simplifica el manejo y procesamiento de una cuenta.
 Ayuda a identificar las clases de cuentas.
Plan de cuentas
Definición: Es un instrumento de consulta que permite presentar a la gerencia de estudio
financiero y estadístico, para la toma de decisiones y control adecuado.
Características: Son las siguientes:
 Sistemático en el ordenamiento y presentación.
 Flexible y capaz de aceptar nuevas cuentas.
 Homogéneo en las agrupaciones seleccionadas.
Estructura: Su estructura es de acuerdo a las necesidades de la información presente y
facturas de la empresa después de realizar un estudio minucioso.
Proceso Contable
Es el conjunto de fases a través de las cuales la Contaduría obtiene y comprueba
información financiera. De acuerdo con tal concepto, resulta sencillo inferir, que tanto la
Contabilidad como la Auditoria alcanzan sus objetivos a través del seguimiento de las
mismas fases de un proceso. Sin embargo, mientras la Contabilidad observa las fases del
Proceso Contable para obtener información financiera, la Auditoria sigue las mismas
etapas pero, para comprobar la corrección del producto de la Contabilidad. Este proceso
permite:
1. Conocer la información contable para cada año de contabilidad.
2. Facilita la evaluación y control de los recursos económicos.
3. Proporciona a los usuarios un conocimiento permanente del flujo de la información contable.
Relación de los elementos contables en un ciclo o proceso:
 Se relaciona con los PCGA, ya que sigue principios, leyes.
 Se relaciona con la partida doble, ya que habrá una transacción por lo menos en una cuenta.
 Se relaciona con la ecuación contable, ya que a medida que se desarrolla el proceso va necesitar de
esta ecuación.
 Se relaciona con la cuenta contable, ya que todo el proceso necesita de cuenta para seguir
correctamente el proceso.
Pasos del proceso contable:
Como explicamos anteriormente la vida de un negocio o de una empresa se divide en
períodos contables, y cada período es un ciclo contable recurrente, que empieza con el
registro de las transacciones en el diario y que termina con el balance de comprobación
posterior al cierre. Para comprender con más exactitud y cabalidad todos los componentes
del ciclo contable se necesita que cada paso se entienda y se visualice en su relación con
los demás.
Los pasos, según el orden en que se presentan, son los siguientes:
1.- Balance General al principio del período reportado:
Consiste en el inicio del ciclo contable con los saldos de las cuentas del balance de
comprobación y del mayor general del período anterior.
2.- Proceso de análisis de las transacciones y registro en el diario:
Consiste en el análisis de cada una de las transacciones para proceder a su registro en el
diario.
3.- Pase del diario al libro mayor:
Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y créditos de los asientos
consignados en el diario.
4.- Elaboración del Balance de Comprobación no ajustado o una hoja de trabajo (opcional):
Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en comprobar la
exactitud de los registros. Con la hoja de trabajo se reubican los efectos de los ajustes,
antes de registrarlos en las cuentas; transferir los saldos de las cuentas al balance general
o al estado de resultados, procediendo por último a determinar y comprobar la utilidad o
pérdida.
5.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor:
Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base en la información
contenida en la hoja de trabajo, en sus columnas de ajustes; se procede luego a pasar
dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos y
actualizados.
6.- Elaboración de un balance de prueba ajustado
7.- Elaboración de los estados financieros formales
Consiste en reagrupar la información proporcionada por la hoja de trabajo y en elaborar un
balance general y un estado de resultados.
8.- Cierre de libros
Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas temporales
de capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la
utilidad o pérdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales en el balance general se
convierten en los saldos iniciales para el período siguiente.
La próxima ilustración puede resumir los pasos del Ciclo Contable anteriormente
explicados:
Libro Diario:
Es el primer libro donde se detallan las transacciones:
Fecha Descripción Ref Parcial Debe Haber
Asiento Contable:
Es un mecanismo matemático que se utiliza para registra contablemente las transacciones
mercantiles que se realiza una empresa, hay tres tipos de asientos contables:
1. Asiento Simple: Es aquel en el que interviene una cuenta deudora y una cuenta acreedora.
Fecha Descripción Ref Parcial Debe Haber
2009-01-02
-01-
Equipo de Oficina
a. Caja
Valor a registrar por la compra de un computador. 700 700
2. Asiento Compuestos: Es aquel en donde intervienen dos o mas cuentas deudoras y dos o mas
cuentas acreedoras.
Fecha Descripción Ref Parcial Debe Haber
2009-01-
02
-01-
Equipo de Oficina
Útiles de Oficina
b. Caja
c. Bancos
Valor a registrar por la compra de un computador y un
telefono.
200
200
200
200
3. Asiento Mixto: Es aquel en donde interviene una cuenta deudora y dos o mas cuentas acreedoras o
viceversa.
Fecha Descripción Ref Parcial Debe Haber
2009-01-02
-01-
Equipo de Oficina 1000
500
500
d. Caja
e. Bancos
Valor a registrar por la compra de un computador.
Libro Mayor:
Es en donde se resumen todos los movimientos que tiene una cuenta según lo registrado
en el libro diario, generalmente se lleva en tarjetas individuales, es decir, un libro mayor
para cada una de las cuentas que intervienen.
El libro mayor se puede realizar de cuatro formas:
a. En forma de T.
b. A dos columnas, donde consta el debe y el haber.
c. A tres columnas, donde consta el debe, el haber y saldo.
d. A cuatro columnas, donde consta el debe, el haber, saldo deudor y saldo acreedor.
Fecha Descripción Parcial Debe Haber
Debe Haber Saldo
Debe Haber Saldo Deudor Saldo Acreedor
Balance de Comprobación:
Es un paso del proceso contable, este nos permite cortejarlas partes de una cuenta y
verificar si se cumple o no la partida doble.
Partes: Encabezado, Cuerpo del Balance y la Legalización.
Nº Cuentas Sumas Saldos
Debe Haber Saldo Deudor Saldo Acreedor
Total
-------------------- -------------------- ---------------------
Gerente Contador Auditas
Nº Cuentas
Sumas
Debe Haber
Total
-------------- ---------------- ---------------
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Nº Cuentas
Saldos
Saldo Deudor Saldo Acreedor
Total
-------------- ---------------- ---------------
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Documentos mercantiles

  • 1. sábado, 20 de junio de 2009 Documentos Mercantiles Los Documentos Son todos aquellos elementos que informan o comprueban algo, en nuestra vida en sociedad, suceden constantemente muchas cosas, algunas más importantes que otras. Lamentablemente, los seres humanos no tenemos la oportunidad de ser testigos de todo lo que acontece, ni tenemos la capacidad de guardar en la memoria un registro fiel de los acontecimientos y los eventos que presenciamos o en los que participamos, incluso si una persona logra hacerlo, tendría que convercer a otros que no lo recuerden, es por estas razones que son tan importantes los documentos, por que nos ayudan a superar estas barreras, ellos constituyen un apoyo invalorable. Existen diferentes tipos de documentos. *Documentos Escritos.  *Docuemntos Audiovisuales.  Docuementos Personales.  Documentos Oficiales.  Documentos Mercantiles. Los Documentos Mercantiles surgen para registrar y dejar constancia de una actividad mercantil. Al igual que otros tipos de documento, como son los personales o los oficiales, los mercantiles guardan y proporcionan información sobre situaciones, hechos, acuerdos y compromisos. Los documentos Mercantiles son negociable o no negociable. Tipos de Documentos Mercantiles
  • 2. Los Negociables: implican un compromiso de cambio por dinero o bienes. Entre los Negociables se encuentran: Cheque, El Pagaré y la Letra de Cambio. Los No Negociables: registran información sobre operaciones comerciales no se da el cambio de bienes. Entre los No Negociable se encuentran: Cotización, Órden de compra, Orden de entrega, Facturas, Notas de Créditos y Notas de Debito. DOCUMENTOS MERCANTILES Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realización de una operación mercantil. Estos pueden ser negociables y no negociables. Características de los documentos mercantiles Letra de cambio: Documento mediante el cual una persona ordena, a otra que pague a favor de un tercero una determinada cantidad de dinero. Sus características son: 1.- Es una orden de pago. 2.- En su emisión intervienen tres personas (librador, librado y beneficiario) 3.- Debe llevar la firma del suscriptor. 4.- Cantidad en numero. Pagaré: Es un documento mediante el cual la persona que firma es denominada suscriptor, y esta obligado a pagar incondicionalmente una cantidad de dinero en una fecha determinada. Sus características son:
  • 3. 1.- Es una promesa de pago. 2.- Intervienen dos personas en su emisión (suscriptor y beneficiario) 3.- Debe de levar la firma del suscriptor. Cheque: Documento escrito a través del cual se ordena un instituto de crédito donde se tenga una cierta cantidad de dinero. Sus características son: 1.- Es un orden de pago. 2.- Posee un número que lo identifica. 3.- Cantidad en número. Documentos mercantiles no negociables Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil. Estos son: Recibo: Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa. Sus características son: 1.- Lugar, día, mes año en el que se emite el recibo. 2.- Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende. 3.- Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega. 4.- Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo. 5.- Cantidad en números. 6.- Firma de quien emite el recibo. Factura: Es la nota que el vendedor entrega al comprador , en el que se detallan las mercancías compradas. Sus características son: 1.- Nombre y domicilio del comprador y el vendedor. 2.- Lugar , día, mes y año en el que se realiza la operación. 3.- Condiciones de pago. 4.- Mencionar los descuentos si los hay 5.- Instrucciones relacionadas con las cantidades , descripción y precios de las mercancías. 6.- Firma del comprador. HIMNO DEL ESTADO ANZOÁTEGUI HIMNO DEL MUNICIPIO FERNANDO DE PEÑALVER
  • 4. Reciclaje de Blue Jean con adornos navideños Actividad Económica.Sectores de la Actividad Económica DOCUMENTOS MERCANTILES 1 EMBARAZO A TEMPRANA EDAD LOS VALORES Lunes Cívico 02/02/2015.Fabiana Castillo (2do "E") COOPERATIVISMO PROCESADOR DE PRESENTACIONES DE OPEN OFFICE HOJA DE CALCULO DE OPEN OFFICE 1
  • 5. SOFTWARE LIBRE SISTEMA OPERATIVO LINUX APLICACIONES DE LA COMPUTACIÓN 8 LAS TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN Y LA INFORMACION (TIC) SERVICIOS DE CORREO ELECTRÓNICO PRECAUCIONES RECOMENDABLES PROBLEMAS DE LOS CORREOS ELECTRÓNICOS FUNCIONAMIENTO DEL CORREO ELECTRÓNICO CARACTERÍSTICAS QUE DEFINEN A PUERTO PÍRITU ELEMENTOS DEL CORREO ELECTRÓNICO O E-MAIL CORREO ELECTRÓNICO O E-MAIL PARA REFLEXIONAR SOBRE LA LAGUNA DE PUERTO PÍRITU UBICACIÓN GEOGRÁFICA PUERTO PÍRITU EL ECOSISTEMA DE PUERTO PIRITU BIOGRAFÍA DE DON FERNANDO PEÑALVER
  • 6. RESEÑA HISTÓRICA DE PUERTO PÍRITU 2 DOCUMENTOS MERCANTILES DOCUMENTOS MERCANTILES Es toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella, que pueda utilizarse para fines probatorios o de certificación para las anotaciones en los libros de contabilidad. Los documentos mercantiles se clasifican en: negociables y no negociables.  Los Documentos Mercantiles Negociables son todos los que pueden sustituir al dinero en efectivo, ya que son susceptibles de negociación.  Los Documentos Mercantiles No Negociables son los que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil.
  • 7. Clasificación de los Documentos Mercantiles Negociables: Cheque: Es un documento mercantil escrito, a través del cual una persona natural o jurídica, ordena a una institución bancaria donde tenga establecida la cuenta, que pague a favor de si mismo o de un tercero cierta cantidad de dinero. Características del Cheque:  Es una orden de pago  Contiene datos de seguridad del documento como: serial de identificación del Banco, número de cheque, firma autógrafa registrada del titular de la cuenta.  Antes de ser cobrado, depositado o traspasado, debe ser endosado por el beneficiario Elementos que lo conforman:  Talón  Sería del Banco y número de cuenta  Orden expresa a entregar un monto al beneficiario  Número de cheque  Cifra en número que se ordena a pagar al beneficiario  Cantidad en letras que se ordena a pagar beneficiario  Lugar, día, mes y año en que se emite el cheque  Firma autógrafa registrada del titular de la cuenta corriente
  • 8. Letra de Cambio: Es un documento mercantil mediante el cual una persona (librador) ordena a otra (librado) que pague a favor de un tercero (beneficiario) una determinada cantidad de dinero a la fecha de vencimiento acordada. Características de la Letra de Cambio: 1. Es una orden de pago 2. En su emisión intervienen generalmente tres personas (librador, librado y beneficiario) 3. El librado se compromete a pagar la letra de cambio a su vencimiento Pagaré: Es un documento mercantil, mediante el cual la persona que firma, llamada suscriptor, se obliga a pagar incondicionalmente una cantidad determinada de dinero en una fecha fijada Características y elementos que conforman el Pagaré: 1. Es una promesa de pago 2. Debe contener el nombre específico del pagaré 3. En su emisión intervienen dos personas (suscriptor y beneficiario) 4. Contiene lugar, día, mes y año en que se suscribe el documento 5. Indica la cantidad de dinero a pagar en números y en letras 6. Determina la fecha de su pago
  • 9. 7. Especifica el nombre de la persona a quien o a cuya orden debe pagarse 8. Contiene la expresión de si el pagaré es por valor recibido y en que especie, o por valor en cuenta 9. Lleva la firma del suscriptor Clasificación de los Documentos Mercantiles No Negociables Factura: Es la orden que el vendedor entrega al comprador, en cual se detallan las mercancías compradas Elementos que conforman la factura:  Nombre, Teléfono y dirección del comprador y del vendedor  Número de la factura  Lugar, día, mes y año de la emisión de la factura  Condiciones de pago  Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripción y precios  Firma del comprador  Debe extenderse por duplicado; el original se entrega al comprador y duplicado queda en manos del vendedor Cotizaciones: Son documentos utilizados en el departamento de compras para una negociación, contienes una lista de precios de los productos o servicios que ofrecen los proveedores a sus clientes reales o potenciales
  • 10. Orden de Compra: Es una orden escrita que se da al proveedor que ofrezca las condiciones más favorables para que envíe las mercancías autorizadas por la empresa. Nota de Débito: Es un documento por medio del cual una empresa informa a otra el cargo en su cuenta por conceptos especificados en la misma Recibo: Es un documento en el cual quien lo firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa Elementos que lo conforman:  Lugar, día, mes y año de la emisión del recibo  Nombre completo de la persona a favor de quien se recibe  Cantidad de dinero en letras y números o mencionar el objeto recibido  Indicación del concepto o motivo por el cual se realiza el recibo  Se realiza por duplicado. El original a la persona que hizo el pago y el duplicado para quien lo recibe. En la copia se coloca el sello para indicar que es duplicado  Firma Nota de Crédito: Es un documento por medio del cual una empresa notifica a otra la disminución del importe de una factura, por concepto de descuento o de anulación de operaciones.
  • 11. Nota de Pedido: Es un documento emitido por la empresa proveedora con fines de control interno. Se extiende por duplicado o triplicado, el original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para control de su pedido. Vale: Representa el derecho que tiene el tenedor o beneficiario de recibir ciertos bienes o valores. Ticket: Es un comprobante de pago que se emite en operaciones que se realizan con consumidores o usuarios finales. Documentos Bancarios: Son los diversos formularios que se utilizan para cada uno de los movimientos de dinero en los Bancos (planillas de depósitos, retiros y estados de cuenta). Recibo de Caja: Son documentos que se elaboran cuando por cualquier concepto se recibe dinero en la empresa. Éste sirve de base en la contabilidad. Comprobantes de Compra: Son documentos adaptados a la organización interna de las empresas para tramitar la adquisición de mercancía. Complete el siguiente cuadro con la clasificación de los Documentos Mercantiles Negociables que se solicitan a continuación
  • 12. Complete el siguiente cuadro con la clasificación de los Documentos Mercantiles No Negociables que se solicitan a continuación
  • 13. DEFINICION DE DOCUMENTOS MERCANTILES Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad. Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad. Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos. CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una transacción comercial se puede utilizar para:  Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.  Probar un hecho desde el punto de vista legal.
  • 14. Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo. Por tal importancia estos documentos son clasificados en: 1. Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento. 2. Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.
  • 15. A continuación se presenta todos los documentos mercantiles utilizados en la practica de la contabilidad. LETRA DE CAMBIO La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o juridica dirigida a otra persona tambien natural o juridica, con el objeto de exigir que ésta efectue el pago de una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o determinable. MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO Las modalidades de giro pueden variar segun el país donde se practique la contabilidad, pero los principios siguen las modalidades de:
  • 16.  A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta presentar el mismo día de su giro o cualquier otro día para exigir su pago. No es muy usual hacer uso de esta práctica.  A días o meses vista. Esta modalidad tiene la característica de que el plazo de vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptación de la letra, es decir la fecha en que "a visto" el aceptante y firmado el compromiso de pagaría.  A días o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se computa desde la fecha en que la letra fue girada. En este caso se cuentan los días conforme al año civil, es decir computando los días que tiene cada mes.  A fecha fija. En esta modalidad se especifíca la fecha de pago en la letra de cambio. MODELO DE LA LETRA DE CAMBIO La letra de cambio puede seguir el siguiente modelo:
  • 17. El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente manera: 1. Valor o importe de la letra de cambio en números. 2. Fecha de emisión de la letra de cambio. 3. Número correlativo de letras de cambio que emite la empresa. 4. Plazo o fecha de vencimiento. 5. Letra o Unica.
  • 18. 6. Nombre del beneficiario. 7. Valor de la letra en forma literal. 8. Recibido. 9. Registro del nombre del deudor, su dirección y teléfono. 10. Firma del acreedor. EL PAGARE El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago. Este es un documento privado de crédito, que en su caso puede ser elevado a instrumento público mediante el reconocimiento de firmas y rúbricas antes o después de la transacción. El pagaré se diferencia de la letra de cambio por:  Incluir la estipulación de intereses ordinarios y penales.  No pueden ser girado a la vista sino: o A días o meses fecha. o A fecha fija. Los pagarés peden ser de diferentes tipos: 1. Simple o a sola firma. Este tipo de pagaré está firmado solamente por el deudor quien garantiza el cumplimiento de la obligación a la fecha de vencimiento. 2. Con garantía personal. Este tipo de pagaré establece que cuando existe la garantía de otra persona quien en forma solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer la obligación en la fecha de vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor. 3. Con garantía prendaria. Este tipo de pagaré garantiza la deuda con una prenda que puede ser vehículos, joyas, títulos de propiedad, etc. 4. Con garantía hipotecaria. Este tipo de pagaré es utilizado en casos de que exista una garantía hipotecaria como un bien inmueble, en este caso el acreedor puede gestionar el remate del bien para recuperar el valor de crédito si no fue satisfecha la obligación en la fecha de vencimiento. 5. Mixto. Este tipo de pagaré es utilizado cuando existe la combinación de las garantías mencionadas. Como por ejemplo: el crédito se otorgue con garantías personales y prendarias. FORMATO DE UN PAGARE El formato de un pagaré puede tomar el siguiente modelo:
  • 19. Para el llenado del pagaré se procede de la siguiente manera: 1. Importe en cantidad de la deuda. 2. Nombre completo del deudor. 3. Fecha de vencimiento de la obligación. 4. Nombre del beneficiario o acreedor. 5. Importe literal. 6. El porcentaje de interés ordinario. 7. El porcentaje de interés penal en caso de mora. 8. Nombre del garante. 9. Fecha de emisión del pagaré. 10. Firma del deudor. 11. Firma del garante. EL CHEQUE El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe ser pagado contra presentación del cheque en cajas de Bancos. Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su nombre en forma parcial o total de los fondos depositados en poder del librado o Banco. CARACTERISTICAS DEL CHEQUE El cheque tiene las siguientes características:  El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe tener, fondos depositados y disponibles en el Banco girado o haber recibido de éste autorización para girar cheques en virtud de una apertura de crédito.
  • 20.  El cheque se puede girar por dos modalidades: o Al portador. o Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o jurídica. FORMATO DE UN CHEQUE Por lo general el cheque tiene el siguiente formato: En la emisión de cheuqes se deben cumplir con los siguientes requisitos: 1. Cantidad en cifras. 2. Fecha de emisión del cheque. 3. Nombre del beneficiario. 4. Cantidad en letras. 5. Firma del girador o librador. 6. Número del cheque. 7. La clave o número de cuenta. EL RECIBO El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago. Existen varios tipos de recibos, entr las más importantes tenemos los recibos de:  Recibo de Caja de Ingreso.  Recibo de Caja de Egreso.  Recibo de Alquiler.  Recibo de Depósito en cuenta corriente.  Recibo de Depósitos en garantía.  Recibo de Depósitos en custodia.  Recibo de Depósito a plazo fijo.  Recibo de Depósito judicial.
  • 21. RECIBO DE CAJA DE INGRESO Es un documento que se emite para respaldar la recepción de efectivo o cheque por ventas al contado, cobranzas al cliente y otros deudores. El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente estructura: Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad de los mismos. La emisión se efectúa de la siguiente forma: 1. Importe en numeral. 2. Nombre de quién se recibe el efectivo o cheque. 3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde. 4. Una breve descripción del pago. 5. Número del cheque y el banco. 6. Lugar y fecha de emisión. 7. Firma de cajero, en señal de haber recibido conforme. RECIBO DE LA CAJA DE EGRESO Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes y servicios al contado o pago de deudas de la empresa. El formato de los recibos de caja de egreso pueden seguir la siguiente estructura:
  • 22. Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad. La emisión se efectúa de la siguiente forma: 1. Importe en numeral. 2. Nombre del beneficiario a quién se paga el efectivo. 3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde. 4. Una breve descripción del pago. 5. Lugar y fecha de emisión. 6. Firma del cajero en señal de haber pagado conforme. 7. Firma del beneficiario. RECIBO DE ALQUILER Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueño de casa, por el dinero que recibe del inquilino. El formato del mencionado recibo sigue el siguiente modelo:
  • 23. RECIBO DE DEPOSITO EN CUENTA CORRIENTE Es un documento que firma y sella la entidad financiera, como constancia de haber recibido una determinada cantidad de dinero dentro una transacción realizada a alguna cuenta corriente o caja de ahorros de la empresa. Estos fondos son de libre disponibilidad del depositante, quien puede retirar en forma parcial o total mediante el giro de cheques o a través de cajeros automáticos que todos los bancos tiene este servicio. RECIBO DE DEPOSITO A PLAZO FIJO Este documento mercantil es emitido por el Banco, que especifica el plazo del depósito que puede ser de 30, 90, 360, etc. días y la tasa de interés que reconoce el Banco. En este tipo de depósitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de interés. El depósito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital más intereses.
  • 24. RECIBO DE DEPOSITOS EN GARANTIA Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber recibido valores, títulos de propiedad, etc. como garantía de un préstamo otorgado, de modo que la devolución se efectuará una vez satisfecha la deuda tanto en capital como intereses devengados hasta la fecha de vencimiento. RECIBO DE DEPOSITO EN CUSTODIA Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado como constancia de haber recibido valores, joyas, documentos y otros, las que serán devueltas al término del tiempo establecido previo pago de una comisión. RECIBO DE DEPOSITO JUDICIAL Este documento es la constancia del depósito que se efectúa en una entidad financiera por orden del Juez. Para su retiro se requiere el endoso de la misma autoridad. LA FACTURA La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga un vendedor al comprador por la venta de bienes y servicios, con detalle de los bienes y servicios vendidos, precios y condiciones.La factura representa para el adquiriente la prueba de propiedad de lo bienes o servicios comprados, desde el punto de vista contable esto permite:  Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la constancia de una cuenta por cobrar para el vendedor.  Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque que respalda el nacimiento de una obligación, para el comprador.  Se utiliza para fines estadísticos y para el control del movimiento de las mercaderías y cuentas por cobrar. Introducción La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muyremotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados.En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace constar en algún documento y, en caso de que su importancia lo justifique,el documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado.De lo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión yrecepción de documentos de diversas índole. Documentos Mercantiles: Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas,el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria;pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo asíen gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados. Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales,sino todos los que puedan sustituirlos ytomen otra forma como ocurriría en ultimo extremo con la correspondencia. Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos.Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos,habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide;al mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del mercado local,nacional o internacional.En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas,el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar al banco;a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero.Tratándose de
  • 25. unaorganización de la clase que hemos descrito,sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil. Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transacción mercantil facilitan la conclusión de está,informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones ysirven de autorización para hacer la anotación de los libros de contabilidad. En conclusión,podemos decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para: a. Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad. b. Probar un hecho desde el punto de vista legal. Con respecto a lo dicho en segundo término conviene observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba,y aunque en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo,nunca servirán para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito yrevestido de las características legales:puede decirse entonces que aún los libros de contabilidad pierden valor sino están apoyados en un archivo de documentos bien organizado. Nuestro Código de Comercio vigente establece al respecto en su artículo 124,entre otras cosas que: " Las obligaciones mercantiles ysu liberación se prueban": a. Con documentos públicos. b. Con documentos privados. c. Con facturas aceptadas. d. Con telegramas. e. Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil. IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión,archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles.Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías,identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras,haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras,el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido. CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS Los documentos que se utilizan en las empresas mercantiles son tan variados y complejos como las propias operaciones,pero aquísolo se explicarán los que mas comúnmente se utilizan,atendiendo a la siguiente clasificación: 1. a. Comprobantes de compras, El procedimiento que se adopte para las compras,como todo el sistema de contabilidad,deben adaptarse a la organización interna de la empresa.El departamento encargado de la compras ha de recibir aviso de las mercancías que necesiten él,o los departamentos de ventas,lo cual suele hacerse mediante solicitudes de compras o requisiciones de material,en virtud de las cuales se transmita la adquisición de las mercancías en las cantidades que dichos documentos indiquen.Teniendo como base estos documentos y una vez consultados los precios a los distintos proveedores,se procede a enviar la orden de compra a aquél que ofresca, como es natural,las condiciones más favorables.En caso de que las mercancías sean recibidas conforme,se libra un cheque a favor del proveedor si la condición acordada hubiera sido que el pago sea al contado,o bien se registra una obligación a su favor, si hubiera establecido que el pago fuera a crédito, siempre utilizando como base para la anotación en los libros la factura expedida por el proveedor.Abarca, como pudimos ver al principio,cuatro etapas que dan lugar a los comprobantes siguientes: 2. Documentos corrientes  Solicitud de compra, El departamento de compras,de no existir éste, quien haga sus veces,actuará de acuerdo con una solicitud por escrito aprobada por un empleado suficientemente calificado que represente alguno de los departamentos en que la empresa se divida.Por ejemplo el Departamento de ventas puede solicitar que se le tramite la adquisición de artículos que se destinan a la reventa.
  • 26.  Orden de compra, Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisición autorizada por la empresa.Si está tiene un departamento de compras,la orden de compras suele hacerse en una hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por su subordinado,y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al representante del proveedor.  La factura, Consiste en una relación detallada de las mercancías compradas,debe contener los nombre y domicilios tanto del vendedor como del comprador,la fecha, las condiciones,las instrucciones del embarque y las cantidades, descripción y precios de las mercancías.  Las notas de debito, Si las mercancías llegan averiadas son de calidad inferior a la requerida o se comprueba la falta de algún artículo, es preciso obtener un ajuste en el precio que haya cargado el proveedor. a. b. Comprobantes de ventas, Los procedimientos que se siguen para la venta de mercancías pueden ser mas muysimples o más complicados,según sea la magnitud yparticularidades de cada empresa. En empresas de pequeñas de venta al por menor no se hace mas registro que el de ingreso a caja por el importe de las ventas, en otras de mayor importancia la maquina donde se registran las ventas produce un ticket, el cual se entrega a el cliente. c. Comprobantes de operaciones bancarias, Los cheques han ocupado el lugar del dinero efectivo en las operaciones mas importantes que requieren el cobro y pago del mismo.En contabilidad suelen considerarse a los cheques como numerario.Cuando una empresa hace uso de los cheques,se da por sentado que previamente a depositado dinero en el banco sobre el cual libra sus cheques,y sus depósitos pueden estar constituídos en gran parte por cheque de sus clientes. 1. a. La letra de cambio, Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad de dinero que exprese.Documento mercantil mediante el cual una persona (el librador) concede un crédito a otra (el librado) comprometiéndose esta última a pagar el importe señalado a la fecha de vencimiento acordada.Como documento mercantil es un instrumento negociable cuya propiedad puede transferirse,de forma que el librador puede diferir del tenedor de la letra. Asimismo,la letra de cambio puede presentarse en una entidad financiera al descuento,es decir, la entidad financiera paga al tenedor el importe de la letra antes de la fecha de vencimiento y se encarga de cobrársela al librado llegada la fecha del vencimiento. 2. Documentos de crédito Según el artículo 410 a 485 del Código de Comercio: Es un documento a la orden, en virtud del cual una persona – el Librador – emite y ordena a otra – el Librado – que acepte pagar y pague,en cierto plazo, a un tercero (Beneficiario) o a su orden una suma de dinero que se determina en la Letra de Cambio.En otros términos,es una orden que se da a una persona para que pague a un tercero cierta suma de dinero en un determinado plazo. Requisitos que debe llenar una letra de cambio. Según el artículo 410 del Código de Comercio: a. b. La denominación de la "Letra de Cambio"o "Única de Cambio"expresada en el mismo texto del titulo y en el mismo texto del titulo y en el mismo idioma empleado en la redacción del documento.También puede usarse la cláusula "a la orden". Con esto se busca mayor claridad en el documento y evitar confusiones. c. Orden pura y simple de pagar una cantidad determinada de dinero.Es decir que no este sometida a condición alguna y que la cantidad sea expresada con precisión en la moneda que se va a pagar. Si la cantidad se expresa en números y letras y existe disparidad,valdrá la cantidad expresada en letras.Si se expresa en números yhay diferencia, valdrá la cantidad menor. d. El nombre del que debe pagar:librado,girado u obligado directo.No necesariamente su firma.La ausencia del nombre del librado determina la nulidad del titulo.En caso de empresa,debe mencionarse el nombre exacto,porque de otra manera es nula. e. Librada la letra y aceptada por el girado se hace necesario saber cuando deberá éste cancelar su valor y, por lo tanto, cuando deberá presentársele al cobro.Para ello debe indicarse en forma precisa
  • 27. la fecha de vencimiento o fecha de pago.Si el vencimiento no estuviera indicado,se considera pagadera "a la vista". A partir del vencimiento es exigible el pago de la letra y esta devenga intereses moratorios.En cuanto al vencimiento,la letra de cambio puede ser:  A día fijo.  A cierto plazo de la fecha.  A la vista.  A cierto termino vista.  Si tienen otro tipo de vencimiento son nulas. a. Lugar donde debe efectuarse el pago y a la falta de esto se considerará como lugar de pago el domicilio del librado designado al lado del nombre de esté. b. Nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago beneficiario. c. La fecha y lugar donde la letra fue emitida.Si no se indica el sitio se considerará como suscrita en el lugar designado al lado del nombre del librador. d. La firma del que gira la letra – librador,girador,emitente –. Este requisito es indispensable para la validez de la letra de cambio. Casos: a. El librador,el librado y el beneficiario pueden ser personas distintas. b. El librador y el librado pueden ser una misma persona. c. El beneficiario puede ser el mismo que emite la letra o sea que el librador y beneficiario serían la misma persona. Según el artículo 419 del Código de Comercio,toda letra de cambio aunque no sea girada expresamente a la orden,es transmitible por medio de endoso.Este debe ser puro y simple y toda condición a la cual aparezca subordinado,se considerará no escrita.El endoso parcial es nulo e igualmente el endoso "al portador"según el artículo 420.El endoso transmite todos los derechos derivados de la letra de cambio y es valido aunque no se designe el beneficiario por cuanto el tenedor se considera portador legitimo de la misma. De acuerdo al artículo 433 la aceptación se expresa por la palabra "acepto"o equivalente.Debe estar firmada por el librado.Su simple firma puesta en la cara anterior de la letra equivale a su aceptación. El pago de una letra de cambio puede ser garantizado por medio de aval. Esta garantía se puede prestar por un tercero aún por un signatario de la letra. Se expresa por medio de las palabras "bueno por aval"y debe estar firmada por el avalista.Este se obliga de la misma manera que aquel por el cual se ha constituido garante y cuando ha pagado la letra tiene el derecho de proceder contra el garantizado y contra los garantes del mismo. El portador de una letra de cambio debe presentarla a su pago,el día en que es pagadera ó en uno de los dos días laborables que le siguen. La negativa de aceptación o de pago debe constar por medio de un documento auténtico o protesto por falta de aceptación o por falta de pago. Todas las acciones derivadas de la letra desde cambio contra el aceptante,prescriben a los tres años, contados desde la fecha del vencimiento. Sintetizado lo expuesto se puede decir que una letra de cambio válida es aquella que cumple con todos los requisitos exigidos por la ley, en este caso el artículo 410 del Código de Comercio,y que crea una serie de obligaciones yderechos entre el librador,el librado y el beneficiario.Es más,si posteriormente la letra de cambio se transmite mediante endoso yse garantiza por medio de un aval, también quedarán ligados por derechos yobligaciones el endosante,el endosatario y el avalista.  Endosante es la persona que en un momento determinado posee el derechos de cobrar la letra de cambio y puede,por tanto, transmitir dichos derechos a otra persona mediante su firma en reverso de la letra.  Endosatario es la persona que recibe la letra por intermedio del endoso yque adquiere,por tanto, los derechos que se le transmiten.  Avalista es la persona que garantiza el cumplimiento de una obligación yque lo manifiesta por medio de su firma en el anverso de la letra de cambio.
  • 28. Es necesario recordar que el librador tiene una obligación,que es la de garantizar el pago de la letra. En otros términos,que si la letra no es pagada por el librado que acepto pagarla,el librador tendrá que cancelar la letra en razón de encontrarse "obligado en regreso".Esta última obligación no puede ser excluida por el librador:la Ley lo prohíbe terminantemente. Por su parte, el librado no tiene obligación de aceptar la letra, pero una vez que la acepta, asume definitivamente la obligación de pagarla y no puede eximirse de dicha obligación. Cuando el librado se niega a aceptar una letra cambio,se puede recurrir al protesto que es el acto público por el cual se deja constancia del requerimiento formulado al librado ó al aceptante para que acepte ó pague la letra, y de la negativa de hacerlo.Para ello se prepara una solicitud dirigida a un Notario Público, en la cual se le pide a este funcionario que se traslade al lugar donde se encuentra el librado para que deje constancia de su negativa de aceptar la letra. En la ciudades o pueblos donde no hay Notario,el protesto puede hacerse por intermedio de un juezo de un Registrador. El protesto es importante porque de no hacerlo,el beneficiario puede perder entonces la posibilidad de exigirle al librador que pague la letra. Este problema puede eliminarse con la cláusula "sin aviso y sin protesto",incluida en la letra. Su forma suele ser como lo indica el siguiente ejemplo: Aceptado para ser pagado sin protesto y sin aviso. Barcelona, ___ de _____ de 20___ ___________________de ___________de 20___ Por Bs ******************** se servirá Ud. __________________________mandar pagar por esta ___________________ de cambio a la orden de ______________________ la cantidad de Bs. _________________________________________________ Valor___________________________________________ que cargara en cuenta a: A __________________ Su atto S.S. y amigo ____________________ N°__________________ _______________________________ a. El pagaré, Es un documento de crédito en virtud del cual una persona promete formalmente pagar una deuda en determinada fecha posterior.Es un título valor o instrumento financiero;documento escrito mediante el cual una persona —el emisor— se compromete a pagar a otra persona —el beneficiario— una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente.Los pagarés pueden ser al portador o endosables,es decir,que se pueden transmitir a un tercero. los pagarés pueden emitirlos individuos particulares,empresas o el estado. Según el artículo 486 al 488: Es una promesa o compromiso unilateral de pago escrita,en virtud del cual una persona natural o jurídica se obliga a pagar a otra ó a su orden,una cierta suma de dinero en una fecha determinada. De acuerdo al artículo 486,los pagares deben contener: a. La fecha de emisión yfirma del documento. b. La cantidad en número y letras. c. La época de su pago, es decir, la fecha de vencimiento. d. La persona a quien ó a cuya orden debe ser pagado. Al pagaré se aplican las siguientes disposiciones similares a las establecidas para las letras de cambio : a. Los plazos en que vencen, es decir, los vencimientos:a día fijo , a cierto plazo de la fecha, a la vista y a cierto termino vista. b. Lo relativo al endoso. c. Los términos para la presentación,cobro protesto. d. Lo referente al aval. e. Lo relativo al pago y al por intervención. f. Lo concerniente al protesto. g. Los términos de la prescripción. e. La expresión de si es por valor recibido y en que especie ó por valor en cuenta.
  • 29. El portador de un pagaré protestado por falta de pago,tiene derecho a cobrar de los responsables: a. El valor de la obligación. b. Los intereses desde la fecha de protesto. c. Los gastos del protesto. d. Los intereses de estos desde la demanda judicial. e. Los gastos judiciales que hubiese desembolsado. Su forma suele ser como lo indica el siguiente ejemplo: Bs. 105.000,00 Barcelona:14 de Mayo de 2003 A Sesenta días fecha-----------------------------PAGARE A LA ORDEN Ciento cinco mil con 0/0 céntimos --------------------------------------BOLIVARES EN EL Banco Mercantil______________________________________ VALOR RECIBIDO Con intereses al tipo 8% anual______________________ N° _____________ VENCIMIENTO Agosto _____8,20___ __________________________ Sr(a): a. Su forma suele ser como lo indica el siguiente ejemplo: CUENTASN° __________________ CHEQUE N° D – 433671 Barcelona , _______________de __________________de 20_________ Bs.____________________________________________________________ Páguese a la orden de________________________________________ La suma de__________________________________________ Bolívares BANCO MERCANTIL CARACAS – VENEZUELA SUCURSAL BARCELONA ____________________________ b. El cheque, Es un giro a nombre del Banco donde se tenga establecida la cuenta.Constituye una orden que el titular de la cuenta dirige a su banquero para que éste pague una determinada cantidad al beneficiario que se indique o al portador.Es una orden o mandato de pago incorporado a un título de crédito que permite al librador disponer,en favor de una determinada persona o del simple portador del título, de fondos que tenga disponibles en un banco.El cheque deberá contener:la denominación de cheque inserta en el texto mismo del título,el mandato puro y simple de pagar una suma determinada de dinero,el nombre del que debe pagar (al que se denomina librado),que por fuerza ha de ser un banco, el lugar de pago, la fecha y el lugar de la emisión del cheque,la firma del que lo expide, al que se denomina librador.El librador o tenedor de un cheque podrá solicitar al banco librado que preste su conformidad al mismo,con lo cual se acredita la autenticidad de éste y la existencia de fondos suficientes en la cuenta del librador.El cheque puede ser librado para que se pague a persona determinada,con o sin cláusula 'a la orden'o 'no a la orden';puede también ser librado para que se pague al portador.El cheque al portador se trasmite mediante su entrega o tradición;el cheque extendido a favor de una persona concreta,con o sin la cláusula 'a la orden', es transmisible por medio de endoso.El endoso deberá ser total,puro y simple;deberá,además, escribirse en el cheque y será firmado por el endosante.El endoso transmite todos los derechos resultantes del cheque.El pago de un cheque podrá garantizarse mediante aval, ya sea por la totalidad o por parte de su importe.Esta garantía podrá ser prestada por un tercero o por el librador. El cheque es pagadero a la vista. Cualquier mención contraria se reputa no escrita.El librado podrá exigir, al pago del cheque, que éste sea entregado con el "recibí" del portador.Se presumirá pagado el cheque que después de su vencimiento se hallare en poder del librado. c. Aval, Es el afianzamiento que presenta un tercero para el pago de una letra de cambio independientemente de la obligación que contraen el aceptante y el endosante.Firma que se pone al pie de una letra u otro documento de crédito,para responder de su pago en caso de no efectuarlo la persona principalmente obligada a él.Es un término utilizado con frecuencia en la práctica de los negocios para referirse a cualquier clase de garantía personal.Otras veces se utiliza este término como sinónimo de fianza,por lo que sería el contrato por el que el avalista se obliga a pagar o cumplir por un tercero (avalado), en el supuesto de no hacerlo éste.
  • 30. En Derecho mercantil se denomina aval cambiario a un contrato perteneciente al género de la fianza personal destinada a garantizar el pago de una letra de cambio.El aval es una obligación accesoria de la obligación cambiaria,que es la principal,por lo que se extingue en el caso de hacerlo ésta.Es además subsidiaria,pues el avalista sólo está obligado a pagar si el deudor no paga. Por las peculiaridades del tráfico en el que se produce el aval cambiario,la subsidiariedad no se suele entender de una forma estricta y basta con el incumplimiento del deudor para que se pueda reclamar el pago al avalista,sin requerir ningún tipo de persecución especial de los bienes del deudor.Por ello,desde que llegado el momento del cumplimiento el deudor no lo hace,el acreedor puede dirigirse tanto contra el deudor principal como contra el avalista, pues entre ambos ha quedado establecido un auténtico vínculo de solidaridad.En el caso en que el avalista se vea obligado a satisfacer la deuda adquirirá un derecho de reintegro contra el deudor.El aval puede ser limitado para un periodo de tiempo marcado,con relación a un caso específico,en cuanto a la cantidad o frente a una persona concreta,cuando sólo responde el avalista frente a un acreedor individualizado o definido,y no frente a cualquiera.Este puede ser "absoluto o limitado". La persona que da un "aval absoluto",responde solidariamente del pago de la letra de la misma forma que el librador y el endosante. El "aval limitado"es el que reduce la garantía a tiempo,cantidad o persona expresamente determinados; dado en estos términos,no produce mas responsabilidades que la que el firmante se impuso,ni da a éste más derechos que contra la persona a quien garantizado y los endosantes anteriores. El aval debe ser otorgado por escrito,pudiendo figurar en la misma letra cuyo pago se garantiza, o bien en un documento separado. Cuando el "aval" se extiende en la misma letra,basta escribir al lado de la firma del librador la firma del avalista en la forma siguiente: Por Aval Marcos Garcia a. Fianza, Obligación que alguien adquiere de hacer algo a lo que otra persona se ha obligado en caso de que esta no lo haga. Que supone un pacto por el que un tercero asume la condición de obligado con carácter subsidiario al pago,para afrontar el supuesto de que no cumpla el deudor principal Leer más: http://www.monografias.com/trabajos13/documerc/documerc.shtml#docum#ixzz49RQJqsI9 DOCUMENTOS MERCANTILES Origen.- Los documentos mercantiles surgieron como respuesta a la necesidad que sintió el ser humano de respaldar sus actividades económicas con documentos que comprueben la veracidad de los hechos y especialmente dejan memoria de ellos. Definición.- Los documentos comerciales son la base de las transacciones comerciales ya que son la fuente u origen de los registros comerciales contables constituyéndose en documento de apoyo e información. Normas para la elaboración de los documentos comerciales 1. Claridad en escritura.- Todo documento se redacta con sencillez para permitir la fácil lectura e interpretación de los términos, signos y números que en ella aparezca. También consta la fecha, nombre de los participantes, detalles en operaciones, firmas, números de cedula o RUC. No se permite errores, letras sobrepuestas, enmendaduras, ni agregados confusos; se debe usar una letra clara, los números deben ser perfectos para no dar lugar a dudas. 2. Numeración.- Todo documento debe numerarse previamente (numeración preimpresa), esta es una condición necesaria. 3. Copias.- Además del original que es para el cliente, se debe agregar una o más copias, de acuerdo a las necesidades de la empresa, estas copias generalmente se imprimen a diferentes colore y en ellas se señala el destino y posterior archivo. 4. Escritura de cantidades.- Las cantidades totales se refieren al valor de archivos, productos, se deben escribir en números y letras.
  • 31. 5. Subrayado.- Los totales de las sumas en facturas, notas de debito, notas de crédito, papeletas de depósito, etc. Deben subrayarse con dos líneas paralelas horizontales. 6. Espacios en blanco.- los espacios en blanco que quedan después de la escritura de las cantidades. Deben llenarse utilizando líneas de tal manera que no pueda agregarse nada. 7. Rectificaciones.- cualquier error cometido, ya sea en el nombre o el la cantidad no se corrige borrando, se anula el documento y se procede a elaborar uno nuevo. Clasificaron de los Documentos Mercantiles Los documentos mercantiles se clasifican en dos grupos:  Documentos Negociables.  Documentos No Negociables. Documentos Negociables.- son aquellos que completan la actividad económica comercial, generalmente se utilizan para cancelar una deuda, para garantizar una obligación, financiar una obra. La redacción de estas está fija a ciertas formalidades legales, las mismas que requieren de un estudio e interpretación cuidadosa. Los documentos negociables son aquellos con los cuales se puede comprar o vender cualquier bien y además pueden convertirse en efectivo en el momento de su presentación. Los documentos negociables más utilizados son: cheque, letra de cambio, pagaré, acciones de sociedad anónima, etc. Documentos No Negociables.- Son aquellos que se requieren para la buena marcha de una empresa, ya que son de uso diario, constante y corriente; son indispensables para el control de la empresa ya que permite sustentar los gastos, de la misma, es decir las transacciones frecuentes y no frecuentes. Los documentos no negociables más usados son: nota de crédito, nota de debito, recibo, vale de caja, vale de pago, etc. Los documentos no negociables se clasifican en dos grupos:  Documentos Regulados.-Son aquellos que desde el diseño, impresión y distribución deben seguir ciertas regulaciones por organismos de controlestatal.  Documentos No Regulados.- Son aquellos que no necesitan ser regulados por los organismos de controlestatal. Servicio de Rentas Internas (SRI) Es una entidad técnica, un organismo estatal de control que se encarga de administrar la correcta aplicación de impuestos por partes de los contribuyentes. El SRI dentro de sus actividades difunde y capacitan los contribuyentes respecto a sus obligaciones tributarias, concede, actualiza y cancela el registro único de contribuyentes, recauda los tributos, intereses y multas, controla a los contribuyentes, conoce y resuelve sus peticiones, reclamos, consultas, y recursos de los contribuyentes presentan a la ley. Impuestos del SRI:  Impuesto a la Renta.  Impuesto al Valor Agregado - IVA  Impuesto a Concisos Especiales – ICE.  Impuestos a Vehículos Motorizados.  Impuesto al los Legados, Herencias, Donaciones. Obligaciones del Contribuyente: Dentro de las obligaciones del contribuyente tenemos:
  • 32. 1. Obtener la Inscripción Única de los Contribuyentes – RUC: Es el numero de identificación personal e intransferible de todas aquella personas naturales, nacionales o extranjeros que realicen actividades económicas. 2. Aplicar un correcto sistema de facturación: Son los documentos que van a constituir la forma mas fácil de declarar impuestos. 3. Llevar en un libro de cunetas los ingresos y egresos: En este libro se van a detallar la venta y compra de productos que tienen IVA. 4. Declarar impuestos: esto significa que el contribuyente, se va acercar alSRI para pagar impuestos de los productos que venda o posea. Importancia de los comprobantes de venta:  Los comprobantes de venta no solo sustentan la propiedad de algún bien, sino que también respaldan su procedencia lícita.  La entrega de comprobantes validos evitara que los fedatarios fiscales procedan a la clausura del establecimiento.  Evita que el consumidor pueda denunciar al comerciante que no entrega comprobantes de venta. Factura Concepto.- Es un documento no negociable, regulado que sirve como constancia escrita de la transferencia de bienes a la sociedad, servicios vendidos; sustente crédito tributario. Es emitida por compras mayores a cuatro dólares. Partes de la factura:  Encabezado.  Cuerpo.  Firmas. Nota de Venta Concepto.- Es un documento no negociable, regulado básico para evidenciar la venta de vienes o servicios a los consumidores finales. No sustentan crédito tributario para el efecto del IVA, pero sin gasto y costo. Es emitida por compras menores a cuatro dólares o cualquier otro valor, siempre y cuando el consumidor lo solicite. Partes de la Nota de Venta:  Encabezado.  Cuerpo.  Firmas. Ticket de Caja Concepto.- Es un documento no negociable, regulado básico para evidenciar la venta de vienes o servicios a los consumidores finales. No sustentan crédito tributario para el efecto del IVA, pero sin gasto y costo. Es emitida por compras menores a cuatro dólares o cualquier otro valor, siempre y cuando el consumidor lo solicite. Se diferencia de la nota de venta por que en este es emitido por una caja registradora, y además va impreso el número de serie y modelo la caja registradora. Nota de Crédito Concepto.- Es un documento no negociable, regulado que se emite para modificaciones de las condiciones originales pactadas en una venta anterior. Son constancias que entregan a los clientes que detallan valores por los siguientes conceptos:
  • 33.  Devolución total o parcial de algún bien vendido.  Diferencia por excesos de precios en la mercadería.  Para subsumar errores que hayan perjudicado los intereses del cliente.  Aceptación de descuentos. Para elaborar una nota de crédito se anota como referenciala factura, se realiza el descuento correspondiente del IVA, los descuentos varían según la empresa y se imprime en las imprentas autorizadas por el SRI. Partes de la Nota de Crédito:  Encabezado.  Cuerpo.  Firmas. Clases de notas de crédito:  Nota de Crédito Comercial.  Nota de Crédito Bancaria. Nota de Debito Concepto.- Es un documento no negociable, regulado que se emite para modificaciones de las condiciones originales pactadas en una venta anterior. Son constancias que entregan a los clientes que detallan valores por los siguientes conceptos:  Recuperar costos tales como intereses por mora.  Errores en Precios de mercadería.  Cheques presentados, y por otros errores incurridos con posterioridad a la venta. A menudo las empresas localizan los errores en los empleados que venden un articulo a mayor o menor precio al hacer una suma o multiplicación, en este caso se procede a emitir una nota de debito comunicándole el error cometido e indicar que va a aumentar el saldo indicado. Partes de la Nota de Debito:  Encabezado.  Cuerpo.  Firmas. Kardex Concepto.- Las empresas venden sus mercaderías a crédito y para llevar el saldo de caja cada cliente lleva el registro en cada uno de los clientes en tarjetas que se llaman kardex de clientes. Partes del Kardex:  Encabezado.  Cuerpo.  Firmas. Clases de Kardex:  Kardex comercial
  • 34.  Kardex Bancario Liquidación de compra Concepto.- Es un documento que emite el propio comprador en las adquisiciones de bienes o servicios prestados a personas naturales que realizan operaciones no habituales a personas que se dedican a actividades agropecuarias, a la pesca, recolección de productos silvestres, de minería y en otras actividades similares, es decir se emite bajo condiciones que a los vendedores no les permite cumplir con sus obligaciones de inscripción del RUC y facturación. Partes de la Liquidación de Compra:  Encabezado.  Cuerpo.  Firmas. Guía de Remisión Concepto.- Es un documento no negociable, regulado que se emite con el propósito de demostrar a las autoridades de control policial y tributario el origen y el destino de los bienes que se están transportando. Partes de la Guía de Remisión:  Encabezado.  Cuerpo.  Firmas. Papeleta de Depósito Concepto.- Es un documento certifica que un banco o institución financiera recibió una cantidad de dinero para depositar en una cuenta corriente o de ahorros, para que tenga validez el documento debe tener la rubrica del banco donde indique el nombre del cajero, el número de caja. En efecto las papeletas de depósito son las constancias del dinero depositado en una cuenta ya sea de una persona natural o sociedad. Partes de la Papeleta de Deposito:  Encabezado o encabezamiento.-Numero de documento, especificación de la cuenta, número de cuenta o tarjeta, nombre del titular de la cuenta, lugar y fecha.  Cuerpo.- El valor total del efectivo, total de cheques, número de cheques, total del depósito, firmas.  Detalle del depósito.-Banco, número de cuenta, numero de cheque, deposito en efectivo, detalle del cheque en otras plazas. Papeleta de Retiro Concepto.- Es un documento certifica que de un banco o institución financiera se retiro una cantidad de dinero, para retirarlo de una cuenta corriente o de ahorros, para que tenga validez el documento debe tener la rubrica del banco donde indique el nombre del cajero, el número de caja. En efecto las papeletas de retiro son las constancias del dinero retirado de una cuenta ya sea de una persona natural o sociedad. En caso de un retiro de dinero se necesita la autorización del titular de la cuenta.
  • 35. Partes de la Papeleta de Retiro:  Encabezado o encabezamiento.-Numero de documento, especificación de la cuenta, número de cuenta o tarjeta, nombre del titular de la cuenta, lugar y fecha.  Cuerpo.- El valor total del efectivo a retirar, firmas.  Autorización. Tarjetas Electrónicas Concepto.- Es una credencial que emiten los bancos o instituciones financieras, es personal e intransferible, la calidad de beneficiarios de una línea de debito o crédito, es un acuerdo o un compromiso del cliente y del banco. Clases de Tarjetas de Electrónicas:  Tarjeta de Crédito.  Tarjeta de Debito. Partes de la Tarjeta Electrónica:  Encabezado.  Cuerpo.  Banda electrónica. Vale de Caja Concepto.- Es un documento interno de carácter, provisional que se emite a fin de dejar constancia de la entrega de dinero a un trabajador u otra persona relacionada con la empresa. El vale de caja maneja moderadas cantidades de dinero. Partes del Vale de Caja:  Encabezado.  Cuerpo.  Firmas. Vale de Caja Chica Concepto.- Es un documento interno de carácter, provisional que se emite a fin de dejar constancia de la entrega de dinero a un trabajador u otra persona relacionada con la empresa. El vale de caja chica maneja pequeñas cantidades de dinero. Partes del Vale de Caja Chica:  Encabezado.  Cuerpo.  Firmas. Comprobante de Ingreso Concepto.- Es un documento que se emite para dejar constancia escrita del dinero que recibe la empresa, ya sea un cheque o en efectivo, por ventas al contado, por intereses ganados, etc. Partes del Comprobante de Ingreso:  Encabezado.
  • 36.  Cuerpo.  Firmas. Comprobante de Egreso Concepto.- Es un documento que se emite para dejar constancia escrita del dinero que sale de la empresa, ya sea un cheque o en efectivo, por ventas al contado, por intereses ganados, etc. Partes del Comprobante de Egreso:  Encabezado.  Cuerpo.  Firmas. Recibo Concepto.- Es un documento no negociable que evidencia entrega de dinero o cualquier otra clase de bienes, cuando se trata de recibos por dinero estos valores pueden ser por:  Arrendamiento,  Cobro de alguna factura.  Abono de una cuenta. Clases de recibos:  Recibo Común  Recibo de Caja  Recibo de Arrendamiento  Recibos de Saldo Cheque Concepto.- Es un documento negociable es una orden de pago inmediata que emite el girador al girado, es una orden incondicional que el girador da al girado, es decir una institución financiera autorizada a recibir valores en la cuenta corriente y a pagar la cantidad que esta en el cheque. Personas que intervienen en el Cheque:  Dueño de la chequera – Girador  Beneficiario – Librado  Banco o institución financiera Clases de Cheque:  Cheque a la orden  Cheque cruzado  Cheque certificado  Cheque al portador  Cheque para acreditar en cuenta
  • 37. Letra de Cambio Concepto.- Es una orden de pago que el acreedor da a su deudor para que pague en determinado tiempo y lugar el valor que se indica en el documento. La letra de cambio es un documento de crédito que sirve para respaldar transacciones realizadas a plazos, es una orden de pago escrita por lo que la persona llamada deudor debe pagar el valor del documento en la fecha de vencimiento al tenedor del documento. Personas que intervienen en la letra de Cambio:  Girador  Girado  Garante o Aval  Portador Omisión de requisitos de la letra de cambio:  Si lo que faltare en la letra de cambio fuese el vencimiento se considerará pago a la vista.  Cuando se omite el lugar donde se efectúa el pago se entenderá como la localidad designada junto al nombre del girador.  si en letra de cambio de cambio el monto esta escrito en letras y también en números será valedera la cantidad en letras. Propiedades de la letra de cambio:  Es una orden incondicional de pago.  Es transferible por endoso.  Es pagadera en un plazo establecido.  La letra de cambio puede garantizarse por un aval.  Es un documento negociable.  Puede ser nominativa o a la orden. Formulas para calcular el Interés:  Interés Anual  Interés Mensual  Interés Diario Fecha de vencimiento de la letra de cambio:  Letra de Cambio - A la vista  Letra de Cambio - A día fijo  Letra de Cambio - A cierto plazo de fecha Pagaré Concepto.- es un titulo mediante el cual una persona se obliga a pagar una cantidad determinada en un tiempo establecido a favor o a la orden de otra persona. Es decir el pagaré a la orden es una promesa incondicional de pago por el cual se garantiza el cumplimiento de un contrato de préstamo. Propiedades del Pagaré:
  • 38.  constituye un titulo de crédito.  Es una promesa incondicional de paga.  Es un titulo a la orden.  Es negociable.  Devenga de intereses. Personas que intervienen en el Pagaré:  Beneficiario  Deudor  Garante Requisitos del Pagaré:  Nombre de la empresa o razón social.  Denominación del documento.  La promesa incondicional de pagar determinada suma de dinero.  La indicaron del vencimiento.  Nombre de la ciudad en donde realizarse el pago.  Cantidad en números y letras.  El interés anual.  El interés por mora.  Firma del garante y deudor (número de cedula, dirección y teléfono). Contabilidad Concepto.- es una ciencia, arte y técnica que registra en forma cronológica las transacciones de una empresa en los diferentes libros contables con el objetivo de determinar ganancia o pérdida durante el periodo contable. Es ciencia porque tiene principios, leyes y normas. Es técnica porque tiene habilidades y destrezas para registrar transacciones en libros. Es arte porque involucra a la ciencia y la técnica Operaciones Mercantiles: Denominados también comerciales, constituyen el intercambio de bienes, valores y servicios entre dos partes con el objetivo de satisfacer las necesidades de la colectividad, es decir el recibe y el que entrega. Clasificaron de la contabilidad  Contabilidad general o comercial.- Se aplica en empresas que se dedican a la compra y venta de bienes o productos.  Contabilidad bancaria.- Se aplica en instituciones bancarias, por ejemplo bancos, cooperativas, mutualistas.  Contabilidad de servicios.- Se aplica en empresas u organismos que venden servicios, por ejemplo clínicas, hospitales, aseguradoras privadas, hotelera, etc.  Contabilidad de costos o industrial.- Se aplica en fábricas o industrias que se dedican a la transformación de la materia prima.  Contabilidad gurnamental.- Se aplica en instituciones o empresas públicas o pertenecientes al estado, por ejemplo: colegios públicos, municipios, bancos, etc.
  • 39.  Contabilidad agropecuaria.- Se aplica en el sector agrícola y ganadero. Objetivos de la Contabilidad OBJETIVOS PRINCIPALES Determinar Resultados Optimizar Recursos Proveer Información Oportuna Analizar e Interpretar 1. Conocer la estructura económica de una empresa a una fecha determinada. 2. Determinar los resultados económicos obtenidos durante el periodo contable. 3. Analizar e interpretar la información económica y financiera de la empresa a través de la emisión de estados financieros. 4. Evaluar resultados u tomar decisiones. 5. Optimizar los recursos financieros de la empresa a través del controlpermanente de las actividades contables de la misma. Importancia de la Contabilidad 1. Determinar las ganancias o pérdidas durante el periodo contable. 2. Facilita el control del dinero. 3. Se obtiene productividad y aprovechamiento del patrimonio. 4. Permite conocer el movimiento de una empresa o institución financiera. 5. Lleva el control de las transacciones realizadas en el periodo contable. Base Legal de la Contabilidad  Ley de Régimen Tributario  Ley de Comercio  Las NEC  Las NIC Todos los comerciantes están obligados a llevar contabilidad en los términos que establece el RTI. La Contabilidad debe ser llevada bajo la responsabilidad y con la firma de un contador legalmente autorizado. La contabilidad se llevara por sistema de partida doble en el idioma castellano y en dólares de los USA con sujeción a las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y las Normas Internacionales de Contabilidad. Obligaciones: 1. Están obligados a llevar contabilidad y declarar impuestos en base a los resultados de las sociedades. 2. Deben llevar contabilidad exclusivamente cuando cumplan con cualquiera de las siguientes condiciones: a. Opere con un capital superior a los $60000 al inicio de sus actividades al primero de enero de cada ejercicio impositivo.
  • 40. b. Que tenga ingresos brutos anuales superiores a $10000 en su ejercicio anterior. c. Que tenga gastos y costos anuales del ejercicio anterior superior a $80000. Nota: Las personas naturales que cumplan con la ley de llevar contabilidad deben llevar un registro de ingresos y egresos. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) Los PCGA son enunciados básicos que dan las pautas de presentación y desarrollo de la información contable, surgieron con la necesidad de contar con parámetros lógicos y confiables que permitan comparar los estados financieros con otros estados financieros. Entre los más importantes tenemos: 1. Ente Contable: Empresa con objetivos, metas y políticas bien planteadas y definidas. 2. Negocio en Marcha: Este principio implica la permanencia y proyección de la empresa en el mercado. 3. Periodo Contable: Llamado también ejercicio contable, por lo general esta establecido en un año, en el cual se determina ganancias o perdidas. 4. Uniformidad: Este principio señala que una empresa al usar un método de hacer la presentación de los estados financieros. 5. Partida Doble: No hay deudor sin acreedor. 6. Realización: Las operaciones deben registrarse únicamente cuando se haya legalizado la transacción económica. 7. Prudencia: Significa que se debe elegir entre dos valores, se deben optar por el mas bajo. 8. Costo Histórico: Los activos y pasivos de la empresa deben registrarse a su costo legal. 9. Unidad Unitaria: Es el dinero, el cual se utiliza como unidad de medida para todos los estados de financiamiento. Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) OBJETIVO El objetivo de esta norma es prescribir las bases de presentación de Estados Financieros de propósito general, para asegurar la comparabilidad con los Estados Financieros de períodos anteriores ALCANCE  Esta norma es aplicable a todos los Estados Financieros preparados de acuerdo a las NEC.  Los Estados financieros de propósito general tienen por objeto proporcionar información a los usuarios que no están en posición de requerir informes  Esta norma es aplicable a todo tipo de empresas incluidas bancos compañías de seguro.  Utiliza terminología para empresas lucrativas. Las empresas comerciales del sector público aplican los requerimientos de esta norma. Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) Estas normas han sido producto de grandes estudios y esfuerzos de diferentes entidades educativas, financieras y profesionales del área contable a nivel mundial, para estandarizar la información financiera presentada en los estados financieros. Las NIC, como se le conoce popularmente, son un conjunto de normas o leyes que establecen la información que deben presentarse en los estados financieros y la forma en que esa información debe aparecer, en dichos estados. Las NIC no son leyes físicas o naturales que esperaban su descubrimiento, sino más bien normas que el hombre, de acuerdo sus experiencias comerciales, ha considerado de importancias en la presentación de la información financiera.
  • 41. Son normas de alta calidad, orientadas al inversor, cuyo objetivo es reflejar la esencia económica de las operaciones del negocio, y presentar una imagen fiel de la situación financiera de una empresa. Las NIC son emitidas por el International Accounting Standards Board (anterior International Accounting Standards Committee). Hasta la fecha, se han emitido 41 normas, de las que 34 están en vigor en la actualidad, junto con 30 interpretaciones. Información Contable La información que el contador presente al propietario o grupo accionario de una empresa debe cumplir con las siguientes características a fin de que se puedan tomar de forma oportuna o expresada. ¿Cómo debe ser la información contable? 1. Oportuna: los registros contables deben estar actualizados, no debe existir retrazo en la información, de esta manera quienes están interesados en conocer elmovimiento en una cuenta podrán recurrir a esta fuente de información. 2. Confiable: Todos los datos contables deben ser registrados en base a las normas, leyes, técnicas y principios contables, con criterio profesional o aceptado. 3. Información Real: La información del contador debe estar sujeta al cumplimiento de las normas de ética, con el objetivo de que las cifras presentadas en los balances transparentes y presentan la realidad económica y financiera de la empresa. ¿Quiénes utilizan la información proporcionada por la contabilidad? Niveles Operativos Gerentes Contadores Accionistas Propietarios Usuarios Internos Jefes de Departamento Organismos de Control Instituciones Financieras Clientes Futuras Inversiones Usuarios Externos Código de Ética del Contador  Artículo 3.01. El contador público que desempeña un cargo en los sectores privado y público no debe participar en la planeación o ejecución de actos que puedan calificarse de deshonestos o indignos, o que originen o fomenten la corrupción en la administración de los negocios o de la cosa pública.  Artículo 3.02. Por la responsabilidad que tiene con los usuarios externos de la información financiera, el contador público en los sectores público y privado debe preparar y presentar los informes financieros para efectos externos de acuerdo con los principios de contabilidad promulgados por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, aplicables al caso.
  • 42.  Artículo 3.03. En las declaraciones de cualquier tipo que en el desempeño de su labor presente a las dependencias oficiales tienen el deber de suministrar información veraz, apegada a los datos reales del negocio, institución o dependencia correspondiente.  Artículo 3.04. El contador público no debe solicitar ni aceptar comisiones ni obtener ventajas económicas directas o indirectas por la recomendación que haga de servicios profesionales o de productos a la empresa o dependencia a la que presta sus servicios.  Artículo 3.06. El contador público que desempeñe un cargo en los sectores público o privado solamente podrá firmar los estados o informes de las cuentas de la dependencia oficial o empresa en que preste sus servicios indicando el carácter delpuesto que desempeñe. Partida Doble Es un principio de contabilidad, fundamental. Características de la partida doble:  No hay deudor sin acreedor.  Doble anotación de deudor y acreedor.  Igualdad numérica entre debe y haber.  La suma del debe tiene que ser al del haber.  Este principio es estable quo por lo menos en una transacción habrá una cuenta que recibe y otra que entrega. Relación de la Contabilidad con otras Ciencias La contabilidad intercambia con otras ciencias principalmente de orden económico, matemático, jurídico, pertenecientes a la técnica de información, y la ciencia de las matemáticas, interacciones así:  La Administración: Se ocupa en la optimización de los recursos alservicio de la entidad económica.  El Derecho: Es el que se encarga del manejo legal de las entidades económicas.  La Matemática: Es un instrumento útil y valioso para los contadores de problemas financieros en la empresa.  La Informática: Se encarga del diseño e implementación de sistemas de información general ofreciendo modelos y sistemas.  La Sociología: Es el estudio de la realidad social del elemento humano de las actividades. Con esto concluimos que ninguna ciencia es autosuficiente, es decir para poder desarrollarse la contabilidad necesita de conocimientos y otras ciencias. Clasificación de la Empresas 1. Por su naturaleza:  Industriales  Comerciales  Servicios 2. Por el sector:  Publicas  Privadas  Mixtas
  • 43. 3. Por la integración:  Unipersonales  Pluripersonales 4. Por el tamaño:  Grandes  Medianas  Pequeñas  Microempresas Ecuación Contable o Patrimonial Es la formula fundamental en la que se basa la contabilidad para desarrollar técnicamente un sistema, es elemento fundamental de la contabilidad. Elementos de la ecuación contable:  Activo: Son todos los bienes y deudas a favor de la empresa.  Pasivo: Son todas las deudas u obligaciones que tiene la empresa con terceras personas.  Capital o Patrimonio: Es la diferencia entre en activo y el pasivo, el patrimonio es toda la propiedad y derechos que tiene los accionistas, dueños o propiedades de la empresa frente a los activos. Ecuación contable o patrimonial: Representación Grafica de La ecuación Fundamental: Activo Pasivo Patrimonio Equivalencia del Patrimonio:  A más resultados, significa utilidades o ganancias.  A menos resultados, significa pérdida o déficit.  Utilizando el + o – según corresponda. Variaciones de la ecuación Patrimonial:  La empresa comercial “ FI-MA B” inicia sus operaciones con los siguientes valores: efectivo $30000; mercadería $50000; muebles y enceres $15000; equipo de oficina $8000; crédito por pagar al Sr. Fabián Casco. Activo Pasivo Patrimonio  La empresa “FI-MA B” abre una cuenta corriente en el banco del Pichincha por $28500 Activo Pasivo Patrimonio Nota: La variación esta en el Activo.  La empresa “FI-MA B” paga al Sr. Fabián Casco con cheque Nº 01 la cantidad de $5000. Activo Pasivo Patrimonio Nota: La variación esta en el Pasivo.
  • 44.  La empresa “FI-MA B” adquiere un equipo de computo por $5000, el 50% se cancela con cheque Nº 02 del banco del Pichincha, y el otro 50% a crédito documentado. Activo Pasivo Patrimonio Nota: la variación esta en el Activo y el Pasivo. Cuenta Contable Se denomina cuenta al nombre especifico que se encarga a un grupo de bienes, valores, derechos u obligaciones que vienen características similares entre si, o cumple una misma función. La cuenta es una herramienta que se utiliza en la contabilidad para identificar hechos mercantiles y cuantificarlos. Representación grafica de la cuenta contable: Nombre de la Cta. Debe Haber o o Debito Crédito Balance o Saldo Partes de la cuenta contable:  Debe: Aquí se anota todos los bienes o valores recibidos por la cuenta.  Haber: Aquí se anota todos los bienes o valores entregados por la cuenta.  Saldo: Es la diferencia entre la sumatoria total del debe con la del haber. Clases de saldo:  Saldo Deudor: Cuando la sumatoria del debe es mayor a la del haber.  Saldo Acreedor: Cuando la sumatoria del haber es mayor a la de debe.  Saldo Nulo: Cuando la sumatoria del debe y el haber son iguales. ¿Cómo debe ser planteado el nombre de la cuenta? 1. El nombre deber ser claro y completo. 2. No debe dar confusión con cuentas similares. 3. Debe tratar de agrupar a un gran numero de bines, valores, derechos u obligaciones. Características de la cuenta activo:  Primero debe ser deudor para ser acreedor. Características de la cuenta Pasivo:  Primero debe ser acreedora para ser deudora. Cuantificadores en las cuentas deudoras y acreedoras:  Para las cuentas deudoras: ¿Quién recibe? - ¿Qué ingresa?  Para las cuentas acreedoras: ¿Quién entrega? - ¿Qué egresa? Clasificación de las Cuentas: 1. Activo 2. Pasivo 3. Patrimonio 4. Ingresos
  • 45. 5. Gastos o Egresos 6. Costos 7. Orden Codificaron de Cuentas Es la utilización de números, letras y símbolos que representan grupos y subgrupos, cuentas y subcuentas. Sistema de codificación:  Numérico: Esta formado por números.  Alfabético: Esta formado por letras.  Mixtos: Esta formado por números y letras. Características de la codificaron de cuentas:  Sencillez  Claridad  Amplitud  Viabilidad  Lógica  Flexibilidad  Autoverificabilidad Importancia de la codificaron de cuentas:  Nos ayuda a encontrar fácilmente a encontrar una cuenta.  Nos facilita la organización de las cuentas. Ventajas de la codificaron de cuentas:  Facilita el archivo y ubicación de cuentas.  Simplifica el manejo y procesamiento de una cuenta.  Ayuda a identificar las clases de cuentas. Plan de cuentas Definición: Es un instrumento de consulta que permite presentar a la gerencia de estudio financiero y estadístico, para la toma de decisiones y control adecuado. Características: Son las siguientes:  Sistemático en el ordenamiento y presentación.  Flexible y capaz de aceptar nuevas cuentas.  Homogéneo en las agrupaciones seleccionadas. Estructura: Su estructura es de acuerdo a las necesidades de la información presente y facturas de la empresa después de realizar un estudio minucioso. Proceso Contable Es el conjunto de fases a través de las cuales la Contaduría obtiene y comprueba información financiera. De acuerdo con tal concepto, resulta sencillo inferir, que tanto la Contabilidad como la Auditoria alcanzan sus objetivos a través del seguimiento de las mismas fases de un proceso. Sin embargo, mientras la Contabilidad observa las fases del Proceso Contable para obtener información financiera, la Auditoria sigue las mismas
  • 46. etapas pero, para comprobar la corrección del producto de la Contabilidad. Este proceso permite: 1. Conocer la información contable para cada año de contabilidad. 2. Facilita la evaluación y control de los recursos económicos. 3. Proporciona a los usuarios un conocimiento permanente del flujo de la información contable. Relación de los elementos contables en un ciclo o proceso:  Se relaciona con los PCGA, ya que sigue principios, leyes.  Se relaciona con la partida doble, ya que habrá una transacción por lo menos en una cuenta.  Se relaciona con la ecuación contable, ya que a medida que se desarrolla el proceso va necesitar de esta ecuación.  Se relaciona con la cuenta contable, ya que todo el proceso necesita de cuenta para seguir correctamente el proceso. Pasos del proceso contable: Como explicamos anteriormente la vida de un negocio o de una empresa se divide en períodos contables, y cada período es un ciclo contable recurrente, que empieza con el registro de las transacciones en el diario y que termina con el balance de comprobación posterior al cierre. Para comprender con más exactitud y cabalidad todos los componentes del ciclo contable se necesita que cada paso se entienda y se visualice en su relación con los demás. Los pasos, según el orden en que se presentan, son los siguientes: 1.- Balance General al principio del período reportado: Consiste en el inicio del ciclo contable con los saldos de las cuentas del balance de comprobación y del mayor general del período anterior. 2.- Proceso de análisis de las transacciones y registro en el diario: Consiste en el análisis de cada una de las transacciones para proceder a su registro en el diario. 3.- Pase del diario al libro mayor: Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y créditos de los asientos consignados en el diario. 4.- Elaboración del Balance de Comprobación no ajustado o una hoja de trabajo (opcional): Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en comprobar la exactitud de los registros. Con la hoja de trabajo se reubican los efectos de los ajustes, antes de registrarlos en las cuentas; transferir los saldos de las cuentas al balance general o al estado de resultados, procediendo por último a determinar y comprobar la utilidad o pérdida. 5.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor: Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base en la información contenida en la hoja de trabajo, en sus columnas de ajustes; se procede luego a pasar dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos y actualizados. 6.- Elaboración de un balance de prueba ajustado 7.- Elaboración de los estados financieros formales
  • 47. Consiste en reagrupar la información proporcionada por la hoja de trabajo y en elaborar un balance general y un estado de resultados. 8.- Cierre de libros Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas temporales de capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad o pérdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales en el balance general se convierten en los saldos iniciales para el período siguiente. La próxima ilustración puede resumir los pasos del Ciclo Contable anteriormente explicados: Libro Diario: Es el primer libro donde se detallan las transacciones: Fecha Descripción Ref Parcial Debe Haber Asiento Contable: Es un mecanismo matemático que se utiliza para registra contablemente las transacciones mercantiles que se realiza una empresa, hay tres tipos de asientos contables: 1. Asiento Simple: Es aquel en el que interviene una cuenta deudora y una cuenta acreedora. Fecha Descripción Ref Parcial Debe Haber 2009-01-02 -01- Equipo de Oficina a. Caja Valor a registrar por la compra de un computador. 700 700 2. Asiento Compuestos: Es aquel en donde intervienen dos o mas cuentas deudoras y dos o mas cuentas acreedoras. Fecha Descripción Ref Parcial Debe Haber 2009-01- 02 -01- Equipo de Oficina Útiles de Oficina b. Caja c. Bancos Valor a registrar por la compra de un computador y un telefono. 200 200 200 200 3. Asiento Mixto: Es aquel en donde interviene una cuenta deudora y dos o mas cuentas acreedoras o viceversa. Fecha Descripción Ref Parcial Debe Haber 2009-01-02 -01- Equipo de Oficina 1000 500 500
  • 48. d. Caja e. Bancos Valor a registrar por la compra de un computador. Libro Mayor: Es en donde se resumen todos los movimientos que tiene una cuenta según lo registrado en el libro diario, generalmente se lleva en tarjetas individuales, es decir, un libro mayor para cada una de las cuentas que intervienen. El libro mayor se puede realizar de cuatro formas: a. En forma de T. b. A dos columnas, donde consta el debe y el haber. c. A tres columnas, donde consta el debe, el haber y saldo. d. A cuatro columnas, donde consta el debe, el haber, saldo deudor y saldo acreedor. Fecha Descripción Parcial Debe Haber Debe Haber Saldo Debe Haber Saldo Deudor Saldo Acreedor Balance de Comprobación: Es un paso del proceso contable, este nos permite cortejarlas partes de una cuenta y verificar si se cumple o no la partida doble. Partes: Encabezado, Cuerpo del Balance y la Legalización. Nº Cuentas Sumas Saldos Debe Haber Saldo Deudor Saldo Acreedor Total -------------------- -------------------- --------------------- Gerente Contador Auditas Nº Cuentas Sumas Debe Haber Total -------------- ---------------- --------------- Gerente Contador Auditas
  • 49. Nº Cuentas Saldos Saldo Deudor Saldo Acreedor Total -------------- ---------------- --------------- Gerente Contador Auditas