1. Administración de Proyectos en
Ambientes Ruidosos
Alex Domínguez
jadoming@mail.unitec.mx
Universidad Tecnológica de México –
UNITEC, www.unitec.mx
Conferencia impartida en el ITESM-CCM, septiembre de 2007

2. Proyectos y reacciones
Un proyecto es
un esfuerzo
para crear un
producto,
servicio o
resultado
único
Un proyecto
tiende a
romper un
conjunto de
reglas sobre la
forma de
trabajo
Estas expresiones
interfieren en la
transmisión y
entendimiento
de los mensajes
Un proyecto
genera en la
organización
•Rumores
•Chismes

3. Rumores y chismes en los proyectos
• Rumores en un proyecto
– Es una historia o un comentario acerca del
desarrollo del proyecto
– No se tiene certeza o confirmación de los
hechos que describe
– Es de dominio de todos las personas en los
que el proyecto tendrá impacto, más que de
una persona en particular
• Chismes en un proyecto
– Es un fenómeno de la comunicación que
pertenece a una persona en particular que
puede o no tener relación con el proyecto
– No está apoyado en hechos

4. El porqué del ruido: Un modelo de comunicación
Administrador
del
Proyecto
Clientes y patrocinadores
proveen dirección y
apoyo financiero
Equipo del proyecto
y proveedores
requieren liderazgo,
planeación y coordinación
Administradores y
personal en general
requieren coordinación y
apoyo en las negociaciones
Directivos
proveen estímulo y
apoyo organizacional
Comunicación
Informal
Comunicación
Formal
Dirección y
clarificación
Reportes de
desempeño
Reportes de
desempeño y
previsión
Lineamientos
del proyecto
Políticas de la
organización
Reportes de
estado y previsión
Dirección
del proyecto
Reportes
de estado
 Max Wideman
www.maxwideman.com

5. El ruido en la Administración de Proyectos
• El ruido se produce
– Como resultado de las expresiones emitidas en la
organización debido a la presencia del proyecto
– Cuando alguna parte de la organización no recibe
mensajes acerca del proyecto
– Cuando los mensajes recibidos no corresponden a los
hechos del proyecto
• El ruido pone en riesgo el significado de los mensajes
Codificar
Decodificar
Decodificar
Codificar
Mensajes
Realimentación –
Mensajes
Medio transmisor
Ruido
Ruido
Emisor Receptor

6. Efectos del ruido
Incremento
en los riesgos
del proyecto
Deterioro de
la Credibilidad

7. Algunas referencias
1. Brenner, R (2002). Responding to Rumors.
www.chacocanyon.com/pointlookout/020424.shtml
2. Brenner, R (2003). There is no Rumor Mill.
www.chacocanyon.com/pointlookout/030326.shtml
3. Burgess, H. and M. Maiese. Rumor Control.
www.beyondintractability.org/m/rumor_control.jsp
4. Clements, J. and C. Drake. Dealing with Rumors.
www.comminit.com/strategicthinking/stepicom/sld-1681.html.
5. Daniel, M. Rumor Management Strategy.
http://faculty.kfupm.edu.sa/mgm/danielm/Rumor%20Management%20Strategy.htm.
6. DiFonzo, N. and P. Bordia. How Top PR Professionals Handle Hot Air; Types of Corporate
Rumors, Their Effects, and Strategies to Manage Them: A study to the Institute for Public
Relations. http://www.instituteforpr.org/files/uploads/1999_RumorStudy.pdf
7. Kimmel, J. A. Rumors and Rumor Control: A Manager’s Guide to Understanding and
Combating Rumors. Lawrence Erlbaum Associates, Publishers. London, 2004.
8. PD Web page. Rumors/Urban Legends. http://home.att.net/~eccentricstar/cs_rumors.html
9. Yang, S. The Human Communication Process.
www.wam.umd.edu/~suyang/Ch%201_Spring05.ppt

8. El “efecto en masa” y el ruido
• El efecto en masa
– Las personas a menudo creen o hacen
cosas debido a que otras personas creen
o hacen lo mismo
– Tiene un comportamiento aleatorio
• Consecuencias en el ruido
– El ruido es cada vez más fuerte y difícil de
detener conforme avanza el tiempo
– Se convierte en aleatorio y persistente, lo
que conduce a un oscurecimiento o
reducción en la claridad de los mensajes
Created by Derrick Coetzee in Adobe Illustrator and
Photoshop. Its creator irrevocably releases all rights
to the image and grants it into the public domain.

9. Visualización del ruido en el proyecto: Curva S y
ruido
Desempeño
del Proyecto
Tiempo
Ruido
Umbral
Sobresaltos

10. Efectos del ruido en el desempeño 1: Interrupción
temporal
Desempeño
del Proyecto
Tiempo
Algunas causas:
• Reajuste en el programa
del proyecto
• Ausencia de algún
patrocinador o actor en
el proyecto
• Falta de recursos (no
humanos)
• Retraso en los insumos

11. Efectos del ruido en el desempeño 2: Cambio en
dirección o velocidad
Desempeño
del Proyecto
Tiempo
Algunas causas:
• Reajuste en el objetivo
o alcance del proyecto
• Limitación en recursos
(no humanos)

12. Efectos del ruido en el desempeño 3:
Desplazamiento
Desempeño
del Proyecto
Tiempo
Algunas causas:
• Urgencia extrema en la
visibilidad de algún
entregable o parte del
producto
• Adquisición súbita de
insumos para un mejor
desempeño del proyecto
• Incremento de recursos
humanos en actividades
específicas (en su caso)

13. Efectos del ruido en el desempeño 4: Interrupción
definitiva
Desempeño
del Proyecto
Tiempo
Algunas causas:
• No viabilidad del
proyecto
• Cancelación de recursos
no humanos
• Falta de apoyo total de
los patrocinadores del
proyecto
• Ausencia definitiva de
los actores principales
en el proyecto

14. Tipificación del ruido acorde a sus fuentes
Tipo de Ruido Fuente
Del entorno No permite que el administrador del proyecto emita o reciba los mensajes
correspondientes debido a interferencias del exterior
Fisiológico Interferencia debida a problemas físicos (dicción, fosas nasales,
paladar, etc.) que no permite que el administrador del proyecto emita o
reciba los mensajes correspondientes
Sintáctico Interferencia debida al uso incorrecto de las reglas de comunicación
(e. g., gramática, spanglish, etc.)
Psicológico Interferencia producida por frustración, tensión, enojo, etc.
Intelectual Interferencia causada por opiniones y puntos de vista
Cultural
(influencia)
Interferencia producida por actitudes arraigadas y preconcebidas.
Relacionada con ser “cerrado mentalmente”
Interno
(confusión)
Interferencia causada por la forma en la cual los mensajes son
emitidos
Semántico Interferencia causada debido al significado de las palabras; e. g., uso
de tecnicismos o spanglish

15. Categorización del ruido acorde con sus
intensiones
Tipo de Ruido Intensión
Prematuro Es una versión preliminar de lo que en el proyecto se espera sea
verdad
Malicioso Se genera para dañar al administrador del proyecto, algunos actores, o
para deteriorar las relaciones entre ellos
Extraordinario Se compone de historias increíbles alrededor del proyecto o sus
participantes con el fin de dar a conocer que se tiene información
confidencial o saber lo que ocurrirá
Casi verdadero Es el generado alrededor de un hecho verdadero dentro de un proyecto
con el fin de dar a conocer que se tiene información confidencial
Cíclico Es aquel que se presenta cada vez que un proyecto se lleva a cabo y
es originado por paradigmas o costumbres
Tendencioso Generado para hacer que el proyecto tome una dirección preconcebida

16. Atención en el tiempo del Administrador del
Proyecto al Ruido
Tiempo
Procesos de Inicio
Procesos de Planeación
Procesos de Control
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Atención
al ruido
Tiempo
Atención
alta
Atención
baja

17. Qué hacer: Acciones preventivas – Preguntas
preliminares
¿Cuál fueron los tipos de ruidos
que existentes en la organización
en proyectos anteriores?
¿Cómo se ha dado respuesta al
ruido en proyectos anteriores?
Iniciar la creación de un
catálogo de ruidos y respuestas
para ser consultado en
proyectos futuros
A Handbook of Noise in
Project Management
By Prof. B. A. Head
Howtodealwith
RumoursandGossips

18. Qué hacer: Acciones preventivas
Crear un plan de
comunicación global
(hacia el interior y exterior del
proyecto)
Hacer un esfuerzo para incrementar
y mantener la confianza y
credibilidad
Mantener informados a
los participantes y afectados por el
proyecto
Personalizar cada comunicación
Establecer un canal de
comunicación abierto (hotline)
Estar abierto a recibir cualquier tipo
de comentarios
Anticipar la ansiedad de los
participantes y afectados por el
proyecto
Llenar los huecos complementando
y repitiendo la información provista
Monitorear los posibles efectos del ruido con respecto a eventos externos, actitudes de
los participantes en el proyecto y comportamiento de los afectados por el proyecto

19. Qué hacer: Acciones correctivas – preguntas
preliminares¿Cuál es el tipo de ruido presente?
¿Cuánta verdad existe
en el ruido?
¿Existe algún punto que debe
aclararse?
¿El ruido es importante
para los participantes
en el proyecto?
¿Para quiénes? ¿Por qué?
¿Los participantes en el
proyecto están atentos
al ruido?
¿Cuál es su respuesta?
¿Desean saber acerca de él?
¿Es necesario proveer más
información para disipar el ruido?
¿Es necesario ser más abierto con respecto a
la información?
¿ Cuál es la preocupación
o ansiedad generada por
el ruido?
¿Se puede hacer algo constructivo
para reducirlos?
¿Cómo es mi relación
con los participantes
afectados por el ruido?
¿Puedo o debería hacer algo
para mejorar esta relación?
¿Existen personas creíbles y
confiables que puedan
ayudar a dispersar el ruido?

20. Qué hacer: Acciones correctivas (1)
• Evitar hacer ningún comentario
• En la medida de lo posible, determinar el
tipo de ruido en circulación
– Apoyarse en los “reporteros de ruidos”
(personas internas y externas al
proyecto)
• Determinar cuál parte del ruido es
originada por información verdadera o
falsa
– Preguntar a los participantes en el
proyecto sobre la fuente del problema
– Apoyarse en los “reporteros de ruidos”

21. Qué hacer: Acciones correctivas (2)
• Hacer un plan para disminuir el ruido y
remplazarlo por información confiable,
tomando en cuenta
– Información verdadera y
transmisible de acuerdo al nivel
jerárquico
– El nivel jerárquico en el cual se
encuentra el ruido y su fuente
– Fuentes de información confiables
– A través de la emisión de mensajes
claros, fuertes y concisos basados
en resultados obtenidos y
experiencia previa

22. Retos
• Siempre existe ruido nocivo durante todas las
fases de administración del proyecto
• El ruido siempre inicia desde la concepción del
proyecto
• Estar alerta acerca de los efectos negativos
del ruido
– Y sus consecuencias para el proyecto y su
administración
– En las actitudes de los participantes y
afectados por él
• Inhibir la actividad del ruido y su efectos a
través de
– La reducción o acotamiento de la
incertidumbre provocada por él
– La reducción de su credibilidad por medio
de comunicaciones formales efectivas

23. Restricciones
• Por lo general, los recursos para dar
una respuesta rápida al ruido no son
presupuestados
– Esto siempre ocurre si el proyecto
cuenta con recursos limitados
• Los actores y patrocinadores del
proyecto ponen poca atención a la
comunicación y demasiada atención
a las “prioridades técnicas”
• Una respuesta rápida al ruido no
siempre es posible si el proyecto se
encuentra descentralizado
Atención a prioridades técnicas

25. Gracias por su atención
Agosto 2007, México D.F.